PIMISYS UNION P&G. Sistema de Información Contable. Manual de Usuario

Transcripción

1 PIMISYS UNION P&G Sistema de Información Contable Manual de Usuario Edición 2007

2 Tabla de Contenido TABLA DE CONTENIDO COPYRIGHT 1 PIMISYS UNION P&G 2 Licencia 3 Ventana Principal PIMISYS UNION P&G 5 Acerca de 6 Convenciones Utilizadas 7 Windows 7 Notación 13 Convenciones de procedimiento 14 Convenciones sobre el ratón (Mouse) 16 Cuentas 17 Plan de Cuentas Contables 17 Plan Único de Cuentas (P.U.C.) 17 Búsqueda de Cuentas Contables 22 Modificación de un Plan de Cuentas 25 Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas 26 Resumen de las Cuentas 27 Recodificación Cuenta 29 Plan de Cuentas Básico Predefinido 31 ii

3 Tabla de Contenido Documentos 33 Documentos 33 Modificación de un Documento 38 Eliminación de un Documento 39 Eliminar Movimiento Contable 40 Conexión/Desconexión Base de Datos 41 Conexión/Desconexion de la Base de Datos 41 Reportes 42 Listados Generales 42 Libros 44 Diario Mayor 44 Comprobante de Resumen 46 Mayor y Balances 48 Balance de Prueba 51 Balance General 54 Inventarios y Balance 56 Numeración de Libros 58 Auxiliares 60 Auxiliar de Documentos 60 Libro Auxiliar 63 Libro Auxiliar por Tercero 66 Libro Auxiliar por Centro de Costos 69 Auxiliar Comparativo 72 iii

4 Tabla de Contenido Numeración de Documentos Faltantes 75 Informes Entidades de Control 79 Ingresos y Retenciones 79 Retenciones de IVA 83 Retenciones de ICA 86 CGN Operaciones Reciprocas 89 CGN - Catalogo de Cuentas 92 Información Exógena 95 Reportes Configurables 102 Reportes Configurables 102 Ejecutar Reportes Configurables 104 Buscar Reportes Configurables 107 CRAC 110 CRAC 110 Utilizar Consultas CRAC 123 Administración 125 Datos Básicos 125 Datos Básicos Simples 125 Modificar un dato básico 127 Eliminar un dato básico 129 Datos básicos estructurados 131 Datos básicos estructurados 131 Terceros 133 iv

5 Tabla de Contenido Terceros 133 Buscar Terceros 138 Modificación de los datos de un Tercero 142 Eliminación de un Tercero 144 Anexo a Terceros 145 Anexo a Terceros 145 Buscar Anexo a Terceros 150 Tasas de Cambio 153 Tasas de Cambio 153 Modificación y Eliminación de una Tasa de Cambio 155 Índices de Ajustes por Inflación 156 Índices de Ajustes por Inflación 156 Compañía 158 Compañía 158 Buscar Compañía 160 Modificación de una Compañía 163 Eliminación de una Compañía 164 Errores en Compañía 165 Parámetros Exógena 166 Parámetros Generales 166 Grupos Exógena 168 Parámetros del trabajo del usuario 174 Parámetros del trabajo del usuario 174 v

6 Tabla de Contenido Configuración 176 Configuración 176 Documentación base de datos 178 Documentación de los objetos de la base de datos 178 Seguridad 180 Usuarios 180 Usuarios 180 Búsqueda de un Usuario 185 Modificación de un Usuario 188 Borrado de un Usuario 189 Grupos de Usuarios 190 Grupos de usuarios 190 Modificación de un Grupo de Usuarios 192 Borrado de un Grupo de Usuarios 193 Cambio de Clave 196 Cambio de Clave 196 Auditoria 198 Procesos 201 Ajuste por Inflación 201 Ajustes por Inflación 201 Eliminación o modificación de un Indice de Ajuste por Inflación 202 Ajustes por Moneda Extranjera 203 Ajustes por Moneda Extranjera 203 Cierres Anuales 204 vi

7 Tabla de Contenido Cierres Anuales 204 Reconstrucción de Acumulados 207 Reconstrucción de Acumulados 207 Errores 208 Listado de Mensajes de Errores 208 Errores en Menú 209 Errores de Conexión 210 Errores en configuración 211 Errores Generales 212 Errores en Reportes 214 Varios 218 Emisión de reporte 218 Formato de Fecha 220 Glosario 221 Índice 233 vii

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9 COPYRIGHT 2007 PIMISYS E.U Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma. Esta obra es propiedad intelectual de PIMISYS 1

10 PIMISYS UNION P&G Sistema de Información Contable PIMISYS UNION P&G tiene como objetivo principal mantener la uniformidad, centralización y consolidación de la información en una gran base de datos, donde se registre las actividades contables desarrolladas por las entidades privadas o públicas en cuanto a los procesos de gestión y control, permitiendo realizar una evaluación de manera permanente y confiable que servirá de base para mejorar la eficiencia en la administración. Permite a los administradores mantener una información confiable y oportuna que puede ser utilizada en cualquier momento del proceso para evaluar la situación financiera del ente. De igual forma la información estará centralizada y podrá manejarse en una gran base de datos la cual será integrada con otros módulos, permitiendo de esta forma interpretar la realidad financiera de la entidad la que servirá de apoyo a los planes, programas y decisiones a tomar. 2

11 Licencia La Versión de Demostración de PIMISYS tiene algunas limitaciones, las cuales se podrán solucionar licenciando el producto. Para licenciarlo debe llamar a los teléfonos de soporte de PIMISYS o hacer el respectivo Registro en Línea. Cómo Licenciar el producto? En caso de que el sistema le pida el número de la Licencia del Sistema, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione Licencia del menú Ayuda 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Licencia 3

12 3. Digite el Nombre de la Entidad y el NIT 4. Puede realizar una de las siguientes opciones: Registro en línea: con esta opción la aplicación se conecta a la página de PIMISYS y hace el registro automáticamente. Grabar: con esta opción puede realizar una llamada a los teléfonos de soporte que ofrece PIMISYS. 5. Si hace clic en el botón Grabar, aparecerá el siguiente cuadro de Diálogo 6. El número que aparece en el cuadro Clave debe dictárselo al personal de soporte de PIMISYS, para que le proporcionen el Número de Autorización en caso de que no lo tenga. 7. En la Caja de Texto Nº de Autorización digite el número de Autorización que fue suministrado por el personal de soporte. 8. Haga clic en el botón Aceptar. 4

13 Ventana Principal PIMISYS UNION P&G Para que los usuarios tengan mayor accesibilidad, PIMISYS UNION P&G maneja una ventana principal que le brinda comodidad al usuario. La ventana principal se encuentra dividida en las siguientes partes: Barra de título: contiene el nombre de la aplicación, el Sistema Manejador de Bases de Datos que se utiliza y el nombre del usuario que ha iniciado sesión. Barra de Menús: los diferentes menús que contiene la aplicación. Barra de herramientas: iconos de acceso rápido a las funciones más importantes de la aplicación. Área de trabajo: área donde se mostrarán los diferentes formularios. Barra de estado: en donde se muestran mensajes dependiendo de las operaciones que realice, el nombre de la compañía que esta utilizando el software y el año en que esta trabajando. 5

14 Acerca de Muestra la información del producto PIMISYS como el nombre del producto, nombre de la compañía dueña del producto, el nombre de la compañía que se encuentra autorizada para utilizar la aplicación, la versión, la fecha de actualización y los derechos de autor. Para observar esta información realice los siguientes pasos: 1. Elija Acerca de... del menú Ayuda. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acerca de PIMISYS (NOMBRE APLICACIÓN) 3. A continuación se explica la descripción de esta ventana 6

15 Convenciones Utilizadas Windows Breve descripción de Microsoft Windows Para los nuevos usuarios de Windows, esta sección ofrece una descripción general de las operaciones que se pueden realizar dentro de este entorno gráfico. Windows está diseñado para facilitar el uso de su computadora. Este entorno nos ayuda a tratar todo el trabajo cotidiano que se lleva a cabo con un computador. Microsoft Windows proporciona una interfaz que tiene elementos en común para diferentes programas de aplicación, tanto en la forma de compartir los datos como en la forma en que se controla su operación. Uso de las ventanas en las Aplicaciones PIMISYS Al igual que cualquier otra aplicación basada en Windows, Las Aplicaciones PIMISYS tienen una ventana principal del programa que visualiza el nombre de las aplicaciones "PIMISYS", en la barra de título. Esta ventana puede ser maximizada para que ocupe toda la pantalla, restaurada para que ocupe parte de la pantalla, o minimizada a un icono que se sitúa en la parte inferior de la pantalla. Para ampliar una ventana y hacer que ocupe toda la pantalla debe dar doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Maximizar. Para reducir una ventana a un icono debe hacer clic en el botón Minimizar. Para restaurar una ventana a su tamaño anterior, debe hacer doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Restaurar. Para cerrar una ventana debe hacer clic en el botón Uso de los menús En las Aplicaciones PIMISYS, los menús y las opciones funcionan de acuerdo con los convenios en Microsoft Windows. Los nombres de los menús aparecen en la barra de menús que se muestra en la parte superior de la pantalla. Para elegir un menú debe hacer clic sobre él, de esta forma se expandirá y seguidamente puede hacer clic en la opción deseada. 7

16 La siguiente ilustración muestra el menú Ventana abierto desde la barra de menús de la Aplicación PIMISYS Algunas opciones disponen de una combinación de tecla rápida listada a la derecha del nombre de la orden. Después de que se haya familiarizado con los menús y submenús, estas teclas rápidas pueden ahorrarle mucho tiempo. Todos los menús tienen sus equivalentes de teclado. Para seleccionar un elemento de un menú, debe pulsar la tecla Alt y la tecla correspondiente al carácter subrayado en el nombre del menú (p.e. Administración). Cuando el nombre de un elemento del menú aparece atenuado, no es aplicable a la situación actual, y por tanto, no está disponible. Cuando el nombre de un menú va seguido por una flecha, indica que es un submenú y cuando se elija aparecerá otro menú de opciones. Por ejemplo, cuando se selecciona el submenú Seguridad del menú Administración, aparecerá una lista con más opciones. Para definir la Seguridad es posible elegir entre Grupos, Usuarios y Cambio de Clave. Para cerrar un menú sin elegir ninguna elemento, haga clic en el nombre del menú de nuevo, o pulse Esc. 8

17 Uso de los Cuadros de diálogo Un cuadro de diálogo es una ventana que ofrece con frecuencia información y que siempre requiere una respuesta del usuario. Un cuadro de diálogo puede mostrar en pantalla solo un mensaje de estado, esperando hasta que seleccione Aceptar, o puede pedirle que especifique algún tipo de información. Los cuadros de diálogo pueden contener varios campos de información, tal como se describe a continuación. Para seleccionar un campo dentro de un cuadro de diálogo, siga estos pasos: 1. Haga clic sobre el campo deseado. 2. Pulse Alt+X donde X es la letra subrayada en el nombre del campo. Utilice el tabulador para pasar de un campo del cuadro de diálogo a otro. Utilice Shift +Tab para volver al campo anterior. Botones de Comando. Un botón de comando indica al cuadro de diálogo que realice una acción concreta. Nos referiremos a los botones de comando de la siguiente manera: Aceptar. Cuadro de Texto. Un cuadro de texto le permite escribir una línea de texto, como por ejemplo una fecha. En determinadas ocasiones un cuadro de texto contiene texto por defecto (que puede aparecer resaltado). Para introducir un texto diferente, simplemente escriba el nuevo texto, el cual reemplazará al anterior de forma automática. Para realizar cambios menores en un texto por defecto, pulse la tecla de flecha izquierda y corrija el texto utilizando la Barra Espaciadora o Suprimir y las teclas de Flecha. Casilla de lista. Una casilla de lista le ofrece una lista de opciones. Si la lista contiene más opciones de las que puede mostrar en pantalla, la casilla tendrá una barra de desplazamiento. Para seleccionar una opción, siga estos pasos: 9

18 1. Haga doble clic sobre la opción. 2. Utilice las teclas de Flecha para seleccionar la opción, y luego, pulse Enter. Casilla de lista editable: Una casilla de lista editable le ofrece la posibilidad de ingresar datos dentro de ella o de buscar la información que desea ingresar haciendo clic en el botón que aparece al lado derecho de la casilla. Para ingresar información en una casilla de lista editable, siga estos pasos: 1. Haga clic sobre la casilla. 2. Utilice la tecla Tab para desplazarse entre casillas, y luego, pulse Enter para editar. Lista desplegable. Los cuadros de diálogo utilizan listas desplegables cuando no disponen de espacio suficiente para mostrar una casilla de lista. La figura muestra un ejemplo de un cuadro de Diálogo con una lista desplegable. Para desplegar una lista debe proceder de la siguiente manera: 1. Haga clic sobre la flecha con la punta hacia abajo en el lado izquierdo de la lista. 2. Seleccione la lista desplegable y luego pulse las teclas Alt+Flecha hacia abajo. 10

19 Botón de opciones. Cuando las opciones de las que dispone se excluyen mutuamente, es decir, cuando solo puede seleccionar una opción, éstas se agrupan en botones de opciones. Los botones de opciones aparecen como círculos seguidos de texto. Una opción en cada grupo (la opción seleccionada en ese momento) posee un círculo oscuro. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación actual y no se pueden seleccionar. Para seleccionar un botón de opciones: 1. Haga clic sobre el botón de opciones. 2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada con el nombre de la opción. Si el nombre de la opción no posee una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que una de las opciones se encuentre rodeada por una línea de puntos. Utilice las teclas de flechas para desplazar el círculo oscuro a la opción deseada. Casilla de activación. Las opciones que se pueden activar y desactivar de forma individual aparecen en pantalla como casillas de activación. Si la casilla de activación está vacía, la opción está desactivada; mientras que una X en la casilla de activación indica que está seleccionada. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación y, por lo tanto, no se pueden seleccionar. 11

20 Para seleccionar o cancelar una casilla de activación: 1. Haga clic sobre la casilla de activación. 2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada del nombre de la casilla de activación. Si esta no tiene una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que la opción esté rodeada de una línea de puntos y, luego, pulse la Barra Espaciadora. 12

21 Notación Los términos importantes (donde fueron definidos por primera vez) aparecen escritos en Negrita - cursiva. Los nombres de los recuadros aparecerán en Negrita. Los botones se encuentran ilustrados con un gráfico alusivo a la orden seguido de su nombre respectivo en negrita. Por ejemplo, para referirnos al botón Aceptar se hará de la siguiente manera: Aceptar Algunos formularios contienen carpetas, folders o pestañas para su mejor manejo y entendimiento. Para trasladarse de una Carpeta a otra dentro del mismo formulario, basta con hacer clic en un separador que se encuentre desactivado. Nota: Un separador que se encuentre activado, tendrá su nombre en Negrita, y un separador que se encuentre desactivado, tendrá su nombre en letra normal. 13

22 Convenciones de procedimiento Los procedimientos que debe seguir se ofrecen en listas numeradas (1,2, etc.) La palabra elegir se emplea para indicar que se debe ejecutar una orden de un menú o de un cuadro de diálogo. La palabra seleccionar se emplea para destacar los campos o el texto en una lista, para seleccionar las opciones y barras de menú, y para seleccionar las opciones de un cuadro de diálogo. El botón Limpiar, limpia todas las cajas de texto, cuadros de lista, cuadriculas de datos, etc., con el fin de permitir realizar otra operación. Al hacer clic sobre este botón no borrará la información de la base de datos, únicamente la limpia de la pantalla. En todos los cuadros de diálogo, podrá utilizar la tecla Tab para desplazarse a través de los diferentes cuadros de texto o las diferentes opciones que se encuentren en el cuadro de diálogo. 14

23 Convenciones sobre el teclado Los nombres de las teclas se encuentran en Negrita - Cursiva, por ejemplo, Tab y Mayús. El signo más (+) existente entre los nombres de las teclas significa que se debe pulsar las teclas simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Mayús+Barra Espaciadora" significa que debe mantener pulsada la tecla Mayús y pulsar la tecla Barra Espaciadora. Una coma entre dos teclas significa que deben pulsarse consecutivamente, no simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Alt, T, X significa que se debe pulsar y soltar cada tecla consecutivamente y en ese orden. "Pulse Alt+W,L significa que se debe pulsar al mismo tiempo las teclas Alt y W y luego la tecla L. Puede elegir las órdenes de un menú con el teclado. Pulse la tecla Alt para activar la barra de menús y seguidamente pulse las teclas que correspondan a la letra subrayada del nombre del menú y del nombre de la orden. Para algunas órdenes también puede pulsar la combinación de teclas indicada junto a ellas. Para más aclaración de estos conceptos refiérase al manual de Microsoft Windows ver. 95 o posterior. 15

24 Convenciones sobre el ratón (Mouse) Si dispone de un ratón o Mouse con varios botones, revise que este configurado el botón izquierdo del ratón como botón principal. Hacer clic significa señalar un objeto y a continuación pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón. Por ejemplo, "Haga clic en el botón Aceptar". Hacer doble clic significa pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón dos veces. Por ejemplo "Haga doble clic en el cuadro del menú control del formulario Compañías". Uso del ratón (Mouse) El ratón controla un símbolo que se visualiza en la pantalla denominado el puntero. El puntero se mueve deslizando el ratón sobre una superficie lisa en la dirección en la que se desea desplazarlo. Si se encuentra fuera de la superficie de desplazamiento del ratón, puede levantarlo y ponerlo sobre la superficie de nuevo. El puntero se desplaza mejor cuando el ratón está colocado sobre la superficie plana. El desplazamiento del puntero del ratón sobre la pantalla no afecta al documento; simplemente indica una posición en la pantalla. Cuando se pulsa el botón del ratón, ocurre una acción en la posición del puntero. Cuando el puntero del ratón pasa por diferentes partes de las ventanas de las Aplicaciones PIMISYS, cambia su apariencia indicando la acción que se puede realizar con él en ese punto. Este puntero Aparece cuando señala La barra de menús y la barra de herramientas para elegir una orden o un botón, la barra de título para desplazar la ventana, o las barras de desplazamiento para desplazarse a través de un documento I El texto en un cuadro de texto o el texto en una celda en presentación Hoja de datos. Cuando se hace clic en el texto, aparece una barra intermitente vertical denominada punto de inserción o cursor. El límite de una fila o columna para cambiar la anchura de la columna o la altura de la fila. Las casillas del grillado sobre las cuales se puede ejecutar una acción 16

25 Cuentas Plan de Cuentas Contables Plan Único de Cuentas (P.U.C.) El Plan Único de Cuentas, es la herramienta más necesaria y esencial para llevar una Contabilidad de manera organizada. El PUC, busca uniformidad en el registro de Operaciones económicas, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Elaboración de un Plan de Cuentas 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl+ P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas Aquí encontrará cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Grupos y Ajustes por Inflación. Datos Generales: Corresponde a la información básica acerca de la nueva cuenta. Se encuentran datos como código, código rápido, nombre, naturaleza, moneda, cuenta de ajuste y código alterno. 17

26 Dinámica: Permite describir ampliamente la dinámica o comportamiento de la clase, grupo o cuenta que este señalada en el árbol de expansión. Grupos: Corresponde a la Información acerca del grupo al cual es miembro la cuenta. Ajustes por inflación: Es el reconocimiento en los estados financieros del efecto de la inflación. Por defecto quedara ubicado en la carpeta Datos Generales. 3. En el cuadro Identificación, digite el código de la Cuenta, tenga en cuenta que la mascara para definir los niveles del código de la cuenta es creados a través del cuadro de diálogo Configuración. Pej: se va a crear la cuenta auxiliar ; previamente se ha configurado el sistema con la siguiente mascara para las cuentas. Nombre del Nivel Cantidad de dígitos Entonces, Clase 1 Grupo 1 Cuenta 2 Subcuenta 2 Auxiliar 2 Subauxiliar 3 1 es el código de ACTIVO 11 es el código de DISPONIBLE 1105 es el código de CAJA es el código de CAJA GENERAL es el código de CAJA Nota: El formato especificado anteriormente, varia, según el tipo de Plan de Cuentas que usted utilice. Recuerde que para crear Cuentas de nivel auxiliar, primero debe crear cuentas de nivel superior. 4. Asígnele un Código Rápido a la Cuenta que esta creando. 5. Digite el nombre de la Cuenta en el cuadro de texto Nombre. 6. Seleccione la naturaleza de la Cuenta (Débito o Crédito). 7. Si la cuenta maneja Terceros, active el cuadro de Selección Terceros. 18

27 8. Si la cuenta maneja Centros de Costos, active el cuadro de Selección Centros de Costos. 9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable; En caso de que la opción seleccionada sea distinta de pesos es necesario insertar el código de la Cuenta de Ajuste teniendo como referencia el formato de dicha Cuenta; si no se acuerda lo puede buscar haciendo clic en el botón Buscar. 10. Si lo desea, puede Insertar el código alterno. Nota Cuando este creando una nueva cuenta, en la parte inferior del cuadro de diálogo, usted encontrará un árbol de expansión de las cuentas, el cual le ayudará como guía en la ubicación de las mismas. Haciendo clic derecho sobre el árbol de expansión puede realizar algunas operaciones básicas. 11. Trasládese a la pestaña Dinámica, dónde puede digitar la descripción de la Cuenta si lo desea. 19

28 12. Trasládese a la pestaña Grupos, donde puede seleccionar los grupos a los cuales pertenece la Cuenta, haciendo uso del cuadro de selección. 20

29 13. Trasládese a la pestaña Ajustes por Inflación, donde puede especificar si la cuenta maneja o no ajustes por inflación activando o desactivando la casilla que lo indica; luego proceda a ingresar los códigos de la cuenta de cruce y la cuenta de aplicación. Si no se acuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar. 14. Haga clic en el botón Grabar. NOTA: 1. El Plan de Cuentas se puede modificar o eliminar. 2. Usted también puede usar el Plan de Cuentas Básico Predefinido por el sistema, sin necesidad de que se ponga a la tarea de digitar todas las cuentas. 3. Puede recodificar una cuenta o mover la información a otra. 4. Cada una de las cuentas tiene la opción de observar un resumen anual sobre su manejo general. 5. Puede limpiar el formulario haciendo clic en el botón Limpiar. 21

30 Búsqueda de Cuentas Contables Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda. Código o Codigo Rápido de la Cuenta. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS* Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1 Si usted digita la primera letra del Nombre de la Cuenta o el Primer Número del Código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de las Cuentas que empiecen por esa letra o número. 22

31 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. 23

32 Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas Contables, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 24

33 Modificación de un Plan de Cuentas Una vez haya creado una o varias Cuentas, usted puede modificar la información referente a cada Cuenta. Para modificar una Cuenta debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta que desea modificar, o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del formulario, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la cuenta que usted desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón 4. Efectúe los cambios en cada una de las carpetas. Buscar. 5. Haga clic en el botón Grabar correspondiente a cada carpeta. 25

34 Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas Para eliminar una Cuenta siga los siguientes pasos: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del formulario, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la cuenta que usted desea eliminar o si lo prefiere haga clic en el botón 4. Haga clic en el botón Borrar. Buscar. 26

35 Resumen de las Cuentas Para obtener un resumen de una cuenta debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. Sitúese en el Árbol de Expansión. 4. Seleccione la Cuenta de la cual quiere obtener un resumen. 5. Haga clic derecho del Mouse, y elija del menú emergente desplegado la opción Resumen. 27

36 6. Inmediatamente aparecerá un cuadro de diálogo denominado RESUMEN DE LA CUENTA: XXX (XXX se refiere al nombre de la cuenta que eligió para obtener el resumen), en donde se mostrará el movimiento de la cuenta mensualmente, junto con el saldo inicial, Cierre Contable y Totales. Nota: En el ejemplo anterior se toma como base la cuenta del activo, pero este proceso se podrá realizar con cualquier cuenta Contable. 28

37 Recodificación Cuenta Es posible que en alguna ocasión necesite trasladar la información existente de una cuenta a otra. Para realizar estos ajustes debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl + P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas 3. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta. 4. Haga clic en el icono. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de cuenta contable 29

38 6. En el cuadro información Actual aparece el nombre de la Cuenta, a la cual le va a modificar el Número que la identifica. 7. En el cuadro Nueva información debe digitar el nuevo código que le va a asignar a la cuenta. Para finalizar debe hacer clic en el botón grabar si desea realizados. Guardar los cambios 30

39 Plan de Cuentas Básico Predefinido Para establecer un Plan de cuentas debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. Sitúese en el árbol de expansión de Cuentas. 4. Haga clic derecho en el botón del Mouse, le aparecerá un menú en donde encontrará la opción Plan de Cuentas Básico... (Así como se muestra en la imagen) 5. Luego de Seleccionar Plan de Cuentas Básico aparecerá un cuadro de diálogo llamado Plan Único de Cuentas (PUC) 31

40 6. Si desea agregar una cuenta debe seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar. 7. Aparecerá una ventana que anuncia que se está copiando las Cuentas 8. Luego de que termina de copiar las cuentas, aparecerá un cuadro de diálogo, en donde le anuncia el número total de cuentas que se copiaron. 9. Si desea agregar otras cuentas, debe seguir los pasos explicados anteriormente. 10. Si desea buscar una cuenta, la cual desea agregar haga clic en el botón Buscar. 11. Si desea salir de la ventana haga clic en el botón Salir. 32

41 Documentos Documentos Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de crear todos los documentos contables conocidos, como por ejemplo una Nota Débito, Comprobantes de Egreso, Notas Contables, Balance Inicial, Causaciones, Recibos de Caja, etc. Elaboración de un Documento 1. Elija Documentos del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Documentos, o presione las teclas Ctrl + D. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentos. 3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable el tipo de Documento que desea elaborar. 33

42 4. En el cuadro Número, aparece el número del documento en forma secuencial automáticamente. Si desea puede poner otro número, borrando el actual e insertando el nuevo. 5. Digite la fecha en que se elabora el documento, el sistema automáticamente muestra la fecha actual, pero si usted desea puede cambiarla borrando la fecha actual y colocando la nueva fecha. Ver Formato Fecha 6. En el cuadro de texto Concepto ingrese el concepto de creación del documento 7. Proceda a generar el asiento contable haciendo clic en la primera casilla de la tabla. 8. Ingrese el número de la cuenta o el código rápido de la cuenta en la columna correspondiente; si no recuerda ninguno de los dos, puede buscar cualquiera de ellos haciendo clic en el botón Buscar. Cuando ingresa la cuenta contable, en la parte inferior izquierda del formulario se muestra la ubicación de la cuenta contable en el movimiento actual. 9. Si la cuenta que selecciono maneja Centros de Costos, digite el Centro de Costos, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. Cuando ingresa el centro de costos, en la parte inferior derecha del formulario se muestra la ubicación del centro de costos en el movimiento actual. 10. Si lo requiere, ingrese el NIT/CC y el Nombre del Tercero con el cual tiene que ver la elaboración del documento, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. 11. Digite la Referencia y el Detalle del Movimiento. 12. Elija de la lista desplegable el Documento de Cruce. 13. Ingrese el número que identifica el Documento de Cruce, por omisión se encuentra sin asignar. 14. Ingrese el valor base del Movimiento. 15. Genere el asiento Contable. 16. Repita los pasos 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14 cuantas veces sea necesario para generar el asiento contable. 17. Ahora haga clic en el botón Grabar. 18. Si desea Imprimir el documento, haga clic en el botón Imprimir. 19. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el destino del Documento: Por pantalla, Impresora, Página en Internet o hacia un Archivo. El documento se verá de la siguiente manera: 34

43 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Notas: 1. Si los valores que el sistema muestra en los totales, no dan sumas iguales, es importante revisar de nuevo el movimiento Contable del Documento ya que la aplicación no dejará guardar los datos. 2. Si en el momento de hacer un movimiento, se equivoca, usted podrá eliminar el movimiento 3. Puede modificar la vista de la cuadrícula, haciendo clic derecho en cualquier parte de ella. 35

44 Las opciones se encuentran enmarcadas con un visto, están activadas. Para desactivarlas simplemente haga clic en cada opción. 4. Los documentos también se podrán Modificar o Eliminar. 5. En el momento en que usted este trabajando en el Sistema y ocurre un percance (Por ejemplo, se va la luz, o por algún Motivo se apaga el Computador), el documento, o la tarea que usted este realizando en ese momento no se va a perder. Cuando usted encienda de nuevo su computador, y entre a la aplicación PIMISYS UNION P&G, aparecerá un cuadro de diálogo de Recuperación. 36

45 6. Si desea crear otro documento o limpiar los datos que se encuentran en el formulario haga clic en el botón Limpiar. 7. Si desea grabar el documento actual con otra identificación, haga clic en el botón Grabar como 37

46 Modificación de un Documento Para modificar un documento, debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Documentos del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Documentos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentos. 3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable Tipo el tipo de Documento a modificar. 4. Digite el número del documento que desea modificar, e inmediatamente aparecerá toda la información referente a este documento. 5. Proceda a cambiar la información haciendo clic en cada casilla de la tabla que desea modificar. 6. Ahora haga clic en el botón Grabar. 38

47 Eliminación de un Documento 1. Elija Documentos del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Documentos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentos. 3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable Tipo el tipo de Documento que desea eliminar. 4. Digite el número del documento que desea eliminar, e inmediatamente aparecerá toda la información referente a este documento. 5. Haga clic en el botón Borrar. 39

48 Eliminar Movimiento Contable Para eliminar un movimiento contable proceda de la siguiente manera: a. Seleccione el movimiento a eliminar, haga clic derecho sobre él, y elija la opción Eliminar Movimiento, así como se muestra a continuación: b. Luego de elegir la opción aparecerá un cuadro de diálogo el cuál le preguntará si desea borrar el registro. 40

49 Conexión/Desconexión Base de Datos Conexión/Desconexión de la Base de Datos Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con las diferentes bases de datos que posea en la Red, o cambiar el usuario con que se esté trabajando. Para conectarse a una base de datos: 1. Haga clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Si usted ya se encuentra conectado a una Base de Datos, elija el botón Si del Cuadro de diálogo de desconexión en el que se pregunta si se desea desconectar de la base de datos actual. 2. Vuelva a hacer clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Aparecerá la ventana de Conexión a la Base de Datos. 3. Haga clic en el cuadro de texto Servidor y a continuación digite el nombre del nuevo servidor. 4. Haga clic en el cuadro de texto Usuario y a continuación digite el nombre del nuevo usuario o cuenta. 5. Haga clic en el cuadro de texto Clave y a continuación digite la clave de usuario. 6. Haga clic en el botón Aceptar. Nota: Si está utilizando como base de datos Microsoft Access, puede hacer doble clic en el gráfico de este cuadro para reparar y comprimir la base de datos. 41

50 Reportes Listados Generales Reporte del Plan de Cuentas Para elaborar un listado de Plan de Cuentas debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Listados Generales del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Plan de Cuentas. 3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Plan de Cuentas. 4. Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable Nivel. 5. Digite el código de la cuenta inicial y el código de la cuenta final; si no los recuerda los puede buscar haciendo clic en el botón Buscar. 6. La fecha aparecerá automáticamente; si desea que el reporte sea de otra fecha, borre la actual y escriba la nueva. 7. Haga clic en el botón Imprimir. 42

51 8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes Usted puede escoger el destino del reporte: por pantalla, impresora o hacia un archivo. 9. Haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES 43

52 Libros Diario Mayor Este Libro refleja un resumen general de todos los movimientos realizados en un periodo de tiempo según los documentos efectuados. Para generar un Reporte del Libro Diario Mayor debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Libros del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Diario Mayor. 3. Si hace clic en el botón Diario Mayor, se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Diario Mayor. 44

53 5. Elija el tipo de documento de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros del Reporte. 6. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte en el cuadro Rango de Fechas Tenga en cuenta que el formato de fecha. 7. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas, haciendo clic en las casillas de activación. 8. Digite la fecha de la impresión 9. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir. 10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo, impresora o página en Internet) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 45

54 Comprobante de Resumen Es un resumen del ejercicio Contable en un periodo de tiempo. Permite traer los saldos debito y crédito de todas las cuentas o subcuentas o auxiliares en las que se realizaron movimientos en el rango de fechas establecido en los parámetros del reporte. Para generar un Reporte del Comprobante de Resumen debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Libros del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Comprobante de Resumen 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Comprobante de Resumen. 4. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte en el cuadro Rango de Fechas. Tenga en cuenta el formato de la fecha. 5. Digite la fecha de la impresión. Ver Formato Fecha 6. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas haciendo clic en la casilla de activación 7. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir. 46

55 8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 47

56 Mayor y Balances Este libro contiene el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados. Para generar un reporte de Libro Mayor y Balance debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Libros del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Mayor y Balance. 3. Si Hace clic en el botón Mayor y Balances o presiona la combinación de teclas Ctrl + M, se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Mayor y Balance. 5. Elija el mes inicial, el mes final y el nivel de cuenta de las listas desplegables que aparecen en el cuadro Parámetros para el reporte. 6. Digite los códigos de las cuentas inicial y final, si no los recuerda haga clic en el botón Buscar. Si no digite o busque las cuentas, el reporte se mostrará sobre todas las cuentas. 7. Digite la fecha de la impresión. Ver Formato de Fecha 48

57 8. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar las casillas incluir Cierre Contable, Mostrar Firmas, impresión de Terceros y elegir el Tipo de moneda si desea modificarla. 9. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir. 10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: 49

58 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 50

59 Balance de Prueba Es un Informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias, que se muestran para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicación de la partida doble para los diferentes registros de los hechos económicos. Para generar un reporte de Balance de Prueba debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Libros del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Balance de Prueba. 3. Si Hace clic en el botón Balance de Prueba o presiona la combinación de teclas Ctrl + B, se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Balance de Prueba. 5. Elija el mes y el nivel de cuenta para el reporte, de las listas desplegables que aparecen en el cuadro Parámetros del reporte. 6. Digite los códigos de las cuentas inicial y final, si no los recuerda haga clic en el botón Buscar. Si no digita o busca las cuentas, el reporte se mostrará sobre todas las cuentas. 7. Digite la fecha de la impresión. 8. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar la impresión de Terceros, reporte comparativo (se debe elegir el mes y año a comparar ya que compara el mes actual con el anterior) y elegir el Tipo de moneda si desea modificarla. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas haciendo clic en la casillas de activación 51

60 9. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir. 10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: 52

61 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES A continuación se muestra un balance de prueba comparativo. Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 53

62 Balance General Es un estado financiero que permite reflejar la situación Financiera de la Empresa en un Periodo determinado de Tiempo. Para generar un reporte de Balance General debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Libros del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Balance general 3. Utilice la combinación de teclas Ctrl + G, se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Balance General. 5. Elija el mes y el nivel de cuenta para el reporte, de las listas desplegables que aparecen en el cuadro Parámetros del reporte. 6. Digite la fecha de la impresión. Ver Formato Fecha 7. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar la impresión de terceros, reporte comparativo (se debe elegir el mes y el año a comparar) y elegir el Tipo de moneda y la Tasa, si desea modificarla. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas, haciendo clic en la casilla de activación. 8. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir. 54

63 9. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 55

64 Inventarios y Balance Este libro refleja el inventario de iniciación y los balances generales de los ejercicios siguientes que la empresa realice. Para generar un reporte de inventario y balance debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Libros del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Inventario y Balance. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Inventario y Balance. 4. Elija el mes para el reporte, de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros para el reporte. 5. Digite la fecha de la impresión. Ver Formato Fecha 6. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas haciendo clic en la casilla de activación 7. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir. 56

65 8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo, impresora o página en Internet) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 57

66 Numeración de Libros Es la numeración de un libro totalmente en blanco para fines contables. Para generar un reporte de numeración de libros debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Libros del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Numeración de Libros. 3. Utilice la combinación de teclas Ctrl + N, se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Numeración de Libros. 5. Digite la página inicial y la página final para el reporte en el cuadro Rango de Páginas. 6. Digite el nombre del Libro. 7. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir. 58

67 8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 59

68 Auxiliares Auxiliar de Documentos Esta herramienta sirve para emitir reportes o informes referentes a los documentos que se han elaborado. Para generar un Reporte Auxiliar de Documentos debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Auxiliares del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Documentos. 3. Si hace clic en el botón Reporte de Documentos se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte de Documentos. 5. Elija el tipo de documento de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros del reporte. 6. Haga clic en el botón de opciones correspondiente al tipo de búsqueda que desea realizar (Por fecha o por número). 7. Si escogió por fechas, en el cuadro Rango de fechas digite la fecha inicial y la fecha final dentro de las cuales desea que se busque. Ver Formato Fecha 60

69 8. Si escogió por números, en el cuadro Rango de números digite el número inicial y el número final dentro de los cuales desea que se busque. 9. Como opción adicional puede incluir el Cierre Contable, haciendo clic en la casilla de activación 1. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha 2. Haga clic en el botón Imprimir. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: 61

70 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 62

71 Libro Auxiliar Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Plan de Cuentas. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel de subcuentas los registros efectuados en cada uno de los conceptos que lo integran. En las aplicaciones PIMISYS, usted podrá ejecutar reportes de las cuentas que desee. Para generar un Reporte de Libro Auxiliar debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Auxiliares del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro Auxiliar. 3. Si hace clic en el botón Libro Auxiliar o presione la combinación de teclas Ctrl + A se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar. 5. En el cuadro Rango de Cuentas digite la cuenta inicial y la cuenta final o ingrese los códigos rápidos asignados a cada cuenta; si no los recuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar. 6. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte, en el cuadro Rango de fechas. Ver Formato Fecha 63

72 7. Como opción adicional puede incluir el Cierre Contable, haciendo clic en la casilla de activación 8. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha 9. Si desea modificar el Tipo de Moneda, haga clic en la lista desplegable Moneda y si lo requiere ingrese la Tasa de Cambio. 10. Seleccione el Tipo de Documento del cual quiere que se genere el Reporte, si no selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generara el Reporte tomando todos los documentos. Haga clic en el botón Imprimir. 11. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: 64

73 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 65

74 Libro Auxiliar por Tercero En este libro se podrán reflejar todas las transacciones referentes a cada tercero. Por ejemplo si solo necesitamos el Auxiliar de la cuenta Clientes referentes a un tercero X, esta herramienta nos permitirá trabajar más rápidamente, y encontrar la información que necesitamos. Para generar un reporte de Libro Auxiliar por Tercero debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Auxiliares del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro Auxiliar por tercero. 3. Si hace clic en el botón Libro Auxiliar por Tercero o presiona la combinación de teclas Ctrl + O se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar por Tercero. 66

75 5. En el cuadro Rango de Cuentas digite la cuenta inicial y la cuenta final o ingrese los códigos rápidos asignados a cada cuenta; si no los recuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar. 6. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte, en el cuadro Rango de fechas. Ver Formato Fecha 7. Como opción adicional puede incluir el Cierre Contable, haciendo clic en la casilla de activación 8. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha 9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda si desea modificarlo y si es necesario ingrese la Tasa de Cambio. 10. Seleccione la Prioridad con que quiere que se genere el Reporte: Puede ser por Cuenta o por Nit. 11. Seleccione el Tipo de Documento del cual quiere que se genere el Reporte, si no selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generara el Reporte tomando todos los documentos. 67

76 12. En el cuadro Datos del tercero, digite el NIT/CC del tercero, o búsquelo haciendo clic en el botón Buscar. 13. Haga clic en el botón Imprimir. 14. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón verá así: Ejecutar. El reporte se EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 68

77 Libro Auxiliar por Centro de Costos En este libro se podrán reflejar todas las transacciones realizadas con referencia a cada Centro de Costo. Para generar un Reporte Auxiliar por Centro de Costos debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Auxiliares del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro auxiliar por Centro de Costos. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar por Centro de Costos. 69

78 4. En el cuadro Rango de Cuentas digite la cuenta inicial y la cuenta final o ingrese los códigos rápidos asignados a cada cuenta; si no los recuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar. 5. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte, en el cuadro Rango de fechas. 6. Como opción adicional puede incluir el Cierre Contable, haciendo clic en la casilla de activación 7. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha 8. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda si desea modificarla y si es necesario ingrese la Tasa de Cambio. 9. Seleccione la Prioridad con que quiere que se genere el Reporte: Puede ser por Cuenta o por Centro de Costos. 10. Seleccione el Tipo de Documento del cual quiere que se genere el Reporte, si no selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generará el Reporte tomando todos los documentos. 11. En el cuadro Datos del Centro de Costos, digite el código del Centro, o búsquelo haciendo clic en el botón Buscar. En el cuadro adjunto aparecerá la estructura del Centro de costos para que usted verifique si es el correcto. 12. Haga clic en el botón Imprimir. 13. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón verá así: Ejecutar. El reporte se 70

79 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 71

80 Auxiliar Comparativo Este libro permite hacer una comparación de las transacciones u operaciones realizadas en un período de tiempo con otras hechas en meses anteriores. Para generar un reporte auxiliar comparativo debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Auxiliares del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Comparativo. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Auxiliar Comparativo. 72

81 4. En el cuadro Parámetros para el Reporte, seleccione la opción, con la cual quiere que se genere el reporte, que son: Buscar por Rango de Cuentas o Buscar por una Lista especifica de Cuentas. 5. Si selecciona la Opción Buscar por Rango de Cuentas, el Cuadro de diálogo se verá como la gráfica anterior: a. En el cuadro Rango de Cuentas, digite la cuenta inicial y la cuenta final, o ingrese los códigos rápidos asignados; si no los recuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar. b. En el cuadro Opciones Adicionales, haga clic en el botón de opciones que sea necesario para su Reporte (saldos o movimientos). c. Si desea Listar Terceros y Mostrar Cuentas en Cero, haga clic en las casillas de activación correspondientes. d. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha e. Haga clic en el botón Imprimir. 6. Si selecciona la Opción Buscar por una Lista Especifica de Cuentas, el Cuadro de diálogo se verá de la siguiente manera: 73

82 a. En el cuadro Lista de Cuentas, digite la cuenta de la cual de la cual quiere generar el reporte, si no la recuerda haga clic en el botón Buscar y haga clic en el botón Agregar, si desea agregar otra cuenta, siga el mismo procedimiento y así sucesivamente hasta seleccionar la lista de Cuentas, de las cuales quiere que se genere el reporte. Si por algún motivo se equivoca seleccionando una cuenta y la agrega, puede quitarla, seleccionándola y haciendo clic en el botón Quitar. b. En el cuadro Opciones Adicionales, haga clic en el botón de opciones que sea necesario para su Reporte y haga clic en las casillas de activación correspondientes. c. Si desea Listar Terceros y Mostrar Cuentas en Cero, haga clic en las casillas de activación correspondientes d. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha e. Haga clic en el botón Imprimir. 7. Luego de hacer clic en el botón Imprimir aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 74

83 Numeración de Documentos Faltantes Este informe muestra los documentos que no se utilizaron en un rango de fecha determinado. Para generar un reporte auxiliar de numeración de documentos faltantes debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Auxiliares del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Numeración de documentos faltantes. 3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Numeración de Documentos Faltantes. 4. Elija el tipo de documento de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros del Reporte. 5. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte, en el cuadro Rango de fechas. Ver Formato Fecha 6. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha 7. Haga clic en el botón Imprimir. 75

84 8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 76

85 Documentos por Referencia Este ítem sirve para generar Reportes dependiendo las Referencias utilizadas en cada documento. Para generar un reporte de documentos por referencia debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Auxiliares del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Documentos por Referencia. 3. Si hace clic en el botón Documentos por Referencia se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Documentos por Referencia. 77

86 5. Digite la referencia. 6. Digite la cuenta o ingrese el código rápido asignado a la cuenta; si no los recuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar. 7. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte, en el cuadro Rango de fechas. Ver Formato Fecha 8. Como opción adicional puede incluir el Cierre Contable, haciendo clic en la casilla de activación 9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda, si desea modificarla y si es necesario ingrese la Tasa de Cambio. 10. Digite la fecha de impresión. 11. Haga clic en el botón Imprimir. 12. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo, impresora o página en Internet) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 78

87 Informes Entidades de Control Ingresos y Retenciones PIMISYS le ofrece la posibilidad de emitir reportes de certificados. Para generar un reporte de Certificados de ingresos y retenciones, debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Ingresos y Retenciones. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes- Certificado de Ingresos y Retenciones. 79

88 4. Marque Un tercero si desea imprimir el certificado de un tercero. 5. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en especifico. 6. Marque Todos los terceros si desea imprimir los certificados existentes de todos los terceros. 7. Si marcó Un tercero, en el cuadro NIT/CC digite la identificación del tercero al que le desea ver los certificados de ingresos y retenciones, si no lo recuerda puede buscarlo haciendo clic en el botón Buscar Terceros. 8. Si marcó Un certificado, en el cuadro Número digite el número del certificado que desea imprimir. 9. Si marcó Todos los terceros el aspecto del cuadro de diálogo será el siguiente: 80

89 10. En el cuadro Periodo, digite las fechas inicial y final para el reporte. Ver Formato Fecha 11. En el cuadro Opciones de Expedición, digite la fecha y seleccione la ciudad en la que se expedirá el reporte. 12. Haga clic en el botón Imprimir. 13. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón verá así: Ejecutar. El reporte se EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: Si marcó la opción un tercero o un certificado puede buscar un certificado de retención haciendo clic en el botón Buscar. 81

90 Si desea eliminar un certificado de retención creado con anterioridad haga clic en el botón Borrar. Haga clic en el botón reporte. Limpiar si desea cambiar la configuración para emitir el 82

91 Retenciones de IVA Para generar un reporte de Certificados de retenciones de IVA, debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Retenciones de IVA. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes - Certificado de Retenciones de IVA. 83

92 4. Marque Un tercero si desea imprimir el certificado de un tercero. 1. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en especifico. 2. Marque Todos los terceros si desea imprimir los certificados existentes de todos los terceros. 3. Si marcó Un tercero, en el cuadro NIT/CC digite la identificación del tercero al que le desea ver los certificados, si no lo recuerda puede buscarlo haciendo clic en el botón Buscar Terceros. 4. Si marcó Un certificado, en el cuadro Número digite el número del certificado que desea imprimir. 5. Si marcó Todos los terceros el aspecto del cuadro de diálogo será el siguiente: 6. En el cuadro Periodo, digite las fechas inicial y final para el reporte. Ver Formato Fecha 7. En el cuadro Opciones de Expedición, digite la fecha y seleccione la ciudad en la que se expedirá el reporte. 8. Haga clic en el botón Imprimir. 9. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón verá así: Ejecutar. El reporte se 84

93 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: Si marcó la opción un tercero o un certificado puede buscar un certificado de retención haciendo clic en el botón Buscar. Si desea eliminar un certificado de retención creado con anterioridad haga clic en el botón Borrar. Haga clic en el botón reporte. Limpiar si desea cambiar la configuración para emitir el 85

94 Retenciones de ICA Para generar un reporte de Certificados de Retenciones de ICA (Impuesto Municipal de Industria y Comercio de Avisos), debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Retenciones de ICA. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes- Certificado de Retenciones de ICA. 4. Marque Un tercero si desea imprimir el certificado de un tercero. 86

95 5. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en específico. 6. Marque Todos los terceros si desea imprimir los certificados existentes de todos los terceros. 7. Si marcó Un tercero, en el cuadro NIT/CC digite la identificación del tercero al que le desea ver los certificados, si no lo recuerda puede buscarlo haciendo clic en el botón Buscar Terceros. 8. Si marcó Un certificado, en el cuadro Número digite el número del certificado que desea imprimir. 9. Si marcó Todos los terceros el aspecto del cuadro de diálogo será el siguiente: 10. En el cuadro Periodo, digite las fechas inicial y final para el reporte. Ver Formato Fecha 11. En el cuadro Opciones de Expedición, digite la fecha y seleccione la ciudad en la que se expedirá el reporte. 12. Haga clic en el botón Imprimir. 13. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón verá así: Ejecutar. El reporte se 87

96 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: Si marcó la opción un tercero o un certificado puede buscar un certificado de retención haciendo clic en el botón Buscar. Si desea eliminar un certificado de retención creado con anterioridad haga clic en el botón Borrar. Haga clic en el botón reporte. Limpiar si desea cambiar la configuración para emitir el 88

97 CGN Operaciones Reciprocas Este informe muestra las transacciones financieras realizadas entre diferentes entes públicos. Para generar un Reporte de Operaciones Reciprocas debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes, Luego aparecerá un sub menú del cual debe elegir CGN Operaciones Reciprocas 2. Aparecerá el cuadro de diálogo CGN Operaciones Reciprocas. 3. En el cuadro Parámetros del Reporte en la casilla de lista Mes escoja el mes del cual quiere hacer el reporte. 4. Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable Nivel. 5. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha 6. En el cuadro Opciones Adicionales seleccione el Tipo de Moneda, el Mes y Año a Comparar (Puede comparar las operaciones reciprocas con un mes anterior), la Tasa, y aparecerán otras opciones, las cuales puede elegir haciendo clic en la casilla de selección cuando estas estén activas. 89

98 7. Haga clic en el botón Ejecutar. A continuación aparecerá la ventana Estado de Consulta, donde se informa el tiempo restante para finalizar el reporte. 8. El reporte se verá así: 90

99 Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón Limpiar. 91

100 CGN - Catalogo de Cuentas PIMISYS le ofrece la posibilidad de crear y ejecutar reportes especiales los cuales se deben presentar a Entidades de Control, uno de ellos es el Catalogo de Cuentas, el cual se debe presentar a La Contaduría General de la Nación. Este informe muestra el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, de la compañía. Para generar un reporte del Catalogo de Cuentas debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes, Luego aparecerá un sub menú del cual debe elegir CGN Catalogo de Cuentas 2. Aparecerá el cuadro de diálogo CGN Catálogo de Cuentas. 3. En el cuadro Parámetros del Reporte puede configurar los siguientes parámetros: - Mes: En esta casilla de lista escoja el mes del cual quiere hacer el reporte. - Nivel: Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable. - Fecha de impresión: Digite la fecha de acuerdo al formato de fecha. 4. En el cuadro Opciones Adicionales seleccione el Tipo de Moneda, el Mes y Año a Comparar y la Tasa. Aparecerán otras opciones, las cuales puede elegir haciendo clic en la casilla de selección cuando estén activas. 92

101 5. Haga clic en el botón Ejecutar. A continuación aparecerá la ventana Estado de Consulta, donde se informa el tiempo restante para finalizar el reporte. 6. El reporte se verá así: 93

102 Para exportar el documento a formato Excel, haga clic en el botón Exportar. Para copiar los datos en el portapapeles y pegarlos en otro programa, haga clic en el botón Copiar. Nota: Si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario CGN- Catálogo de Cuentas, haga clic en el botón Limpiar. 94

103 Información Exógena Para generar el reporte de Información Exógena previamente debe realizar la parametrización de los formularios Grupos Exógena y Parámetros Generales. Nota: Recuerde que la parametrización se realiza con el encargado de la información contable de su empresa y con el personal de soporte de PIMISYS, siguiendo la(s) resolucion(es) emitida(s) por la DIAN. 1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Información Exógena. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Información Exógena. 4. En el cuadro Parámetros del Reporte digite el rango de fechas inicial y final del reporte que desea generar. 5. Haga clic en el botón Exportar. 6. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabando Información del reporte, digite el nombre del archivo, seleccione la carpeta donde desea guardarlo y luego haga clic en el botón Guardar. 95

104 7. Luego aparecerá un cuadro que muestra el estado de ejecución del proceso 8. Si usted desea abrir el archivo creado, entonces haga clic en la opción deseada ante la pregunta del cuadro de diálogo presentado en pantalla Desea abrir el archivo Xxx.xls? 96