Configuración y Respaldo de Microsoft Outlook 2007

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1 de Chile Configuración y Respaldo de Microsoft Outlook 2007 Versión : 1.00 Preparado por Preparado para Autor : Soporte - STS : : Bárbara Orellana /Mauricio Allendes Fecha de creación : Viernes 29 de octubre de 2010 Revisado por : Gerardo Donoso Contreras STS- Subdirección de Telecomunicaciones y Servicios

2 Tabla de contenidos 1.- Introducción Configurar una cuenta Exchange en Outlook Comprobar la correcta configuración de Outlook 2007 (opcional) Respaldo de Outlook: Creación de un archivo.pst Descargar mensajes en Outlook Verificando el espacio liberado Respaldar Archivo.PST Área de Soporte

3 1.- Introducción El nuevo servicio de correo electrónico de la Universidad, Microsoft Exchange, consta de un modelo integrado de información, no solo de correos electrónicos sino también de calendario, contactos, notas, entre otros; permitiendo así, mantener la información en línea y poder revisarla desde cualquier parte. El cliente de correo recomendado por la para configurar nuestra cuenta de correo UC, es Microsoft Outlook 2007; puesto que, al ser aplicaciones similares, se comunican de mejor forma, permitiendo la sincronización completa de todas las carpetas, correos, contactos, tareas, etc. Por ello, en el siguiente instructivo se dará a conocer la forma de configurar nuestro correo electrónico en la aplicación recomendada, Microsoft Outlook Área de Soporte

4 2.- Configurar una cuenta Exchange en Outlook 2007 Para configurar nuestra cuenta de correo electrónico ya migrada a la nueva plataforma Exchange, en primer lugar ingresaremos a Inicio, Panel de Control, categoría Correo (Fig 1): Fig 1 Dentro de las opciones que nos sugiere esta categoría, seleccionaremos Cuentas de correo electrónico (Fig 2): Fig 2 Una vez dentro, debemos pinchar el botón Nuevo, para comenzar a completar los datos de nuestra cuenta de correo electrónico (Fig 3): Fig 3 Área de Soporte

5 Inmediatamente se desplegará una ventana con los distintos campos a completar. En ella indicaremos solamente el nombre y la dirección de correo electrónico, ya que la contraseña será solicitada nuevamente en el paso posterior. Una vez completados los datos, pincharemos en Siguiente (Fig 4): Fig 4 En esta etapa, se solicitarán los datos de Usuario y Contraseña. Para el caso del primero, es necesario que se escriba la dirección completa de correo electrónico (Fig 5): Fig 5 Área de Soporte

6 De esta forma, la aplicación le indicará que su cuenta ha sido configurada correctamente. Posterior a ello, debe hacer clic en el botón Finalizar (Fig 6): Fig 6 Finalmente, se informará respecto de la carpeta que almacenará la información de correo electrónico. Para confirmarlo y finalizar la configuración, pincharemos en Aceptar (Fig 7): Fig 7 *Nota: Es importante mencionar que la nueva plataforma permite mantener en línea los mensajes, por lo cual, una misma cuenta de correo puede configurarse en más de un equipo. Sin embargo, una vez que se complete la cuota total del correo necesariamente se deberán descargar los mensajes en carpetas locales; en Microsoft Outlook 2007 generalmente corresponden al archivo Outlook.pst (Ver punto 3) Área de Soporte

7 2.3.- Comprobar la correcta configuración de Outlook 2007 (opcional) Si percibe lentitud en el normal funcionamiento de su cliente de correo, aseguraremos una correcta configuración agregando el ticket: En redes rápidas, conectar utilizando HTTP primero y después conectar utilizando TCP/IP (Fig 1): Para llegar a esta opción, debemos seguir lo que a continuación se describe: Fig 1 - Ir al menú Herramientas, Configuración de la cuenta. - Hacer doble clic al nombre de la cuenta o pinchar el botón Cambiar. - Luego, seleccionar Más configuraciones, pestaña Conexión y Configuración de proxy de Exchange. - Seleccionar el ticket : En redes rápidas, conectar utilizando HTTP primero y después conectar utilizando TCP/IP. - Hacer clic en Aceptar, Siguiente y Finalizar. - Para comprobar los cambios, deberá reiniciar Outlook. Área de Soporte

8 3.- Respaldo de Outlook: Creación de un archivo.pst NOTA: Se asume que el cliente de correo no cuenta con el Archivo de datos de Outlook (Carpetas Personales). Inicie Microsoft Outlook y cree un nuevo archivo de datos personales desde el menú Archivo/Nuevo/Archivos de datos de Outlook, dejando la selección por defecto, clic en Aceptar (Fig 1 y 2): Fig 1 Fig 2 Cree el archivo de datos con el nombre Respaldo UC y guárdelo en la carpeta que por defecto utiliza Microsoft Outlook o si desea liberar espacio en el disco C:\ lo puede dejar en la unidad D:\ en una carpeta que usted defina (Fig 3): Fig 3 Área de Soporte

9 Luego coloque un nombre a la carpeta, el cual quedará visible en el cliente. A esta carpeta se irán los correos movidos desde el buzón, se recomienda Respaldo UC. Para confirmar, haga clic en Aceptar (Fig 4): Fig 4 Sobre la carpeta Respaldo UC, de un clic con el botón derecho del mouse y cree las Carpetas Bandeja de entrada y Elementos enviados (Fig 5, 6, 7): Fig 5 Fig 6 Fig 7 Área de Soporte

10 3.2.- Descargar mensajes en Outlook 2007 Recibe un mensaje que usted ha superado el límite de 950 MB de espacio en su cuota de correo, por lo cual no podrá enviar ni recibir mensajes. Desde la carpeta Bandeja de entrada que se encuentra debajo de Buzón (Nombre de usuario), seleccione los correos que desee mover (puede seleccionar gran cantidad de correos de una sola vez ayudándose con la tecla Shift y luego presionando la tecla Inicio o Fin según corresponda). Usted discrimina si los mueve por trimestre o semestre, haga esta acción también con los correos que se encuentran en los Elementos enviados (Fig 1): Fig 1 Luego de seleccionar los correos, con el puntero del mouse, haga clic sobre la selección con el botón derecho y muévalos (Fig 2) a la Bandeja de entrada que se encuentra en la raíz de la carpeta Respaldo UC. Haga esta acción también con los correos que se encuentran en los Elementos enviados (Fig 3) Fig 2 Fig 3 Área de Soporte

11 3.3.- Verificando el espacio liberado Ingrese a su cuenta de correo desde la página web de la universidad y posiciónese con el cursor del mouse sin hacer clic, en el nombre de usuario. Tal como lo indica la imagen, resaltará un cuadro que le informará el espacio del buzón en uso. Recuerde que si necesita liberar espacio en su cuenta de correo y borra los correos desde la página web (correo UC) también se eliminarán en su cliente Microsoft Outlook Área de Soporte

12 3.4.- Respaldar Archivo.PST Para iniciar el respaldo del archivo de correo, en primer lugar ubicaremos el Panel de Control, categoría de Correo y Archivo de datos (Fig 1): Fig 1 Seleccionar el archivo que contiene las Carpetas locales y pinchar en Abrir carpeta (Fig 2): Fig 2 De esta forma, se desplegará el explorador de Windows con exactamente el archivo a respaldar. Además, la fecha de modificación será, en la mayoría de los casos, la del día actual.(fig 3): Fig 3 Por último, para respaldar el archivo completo, copie el archivo que ya identificó, en un pendrive o DVD, dependiendo del tamaño de éste. Área de Soporte