DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA MANUAL AUDITORÌA DE PROCEDIMIENTOS INTERNA DE LA PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE LA

3 ASAMBLEA LEGISLATIVA PAA-08

4 PROCEDIMIENTOS MANUAL DE DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA ELABORADO POR ÁREA FECHA FIRMA Geovanny Leal Rosales Área Auditoría TI 27/07/2010 Avelino Álvarez Vega Subauditoría Interna COLABORADORES ÁREA FECHA Personal de la Auditoría Auditoría Interna 27/07/2010 APROBADO POR ÁREA FECHA Carlos Guillermo Mora Mora Auditoría Interna 04/11/2010 REVISADO POR ÁREA FECHA XX/XX/20XX APROBADO POR ÁREA FECHA XX/XX/20XX

5 PROCEDIMIENTOS MANUAL DE DE LA ASAMBLEA Página LEGISLATIVA 1 de 7 1. Descripción general del procedimiento. La Auditoría Interna de la Asamblea Legislativa dispone del Sistema de Gestión de Auditoría, como una herramienta de trabajo esencial, para realizar y administrar en forma sistematizada y ordenada el trabajo que desarrolla. El presente procedimiento define a nivel general las actividades y responsabilidades de los funcionarios de este órgano fiscalizador, requeridas para la ejecución del trabajo de auditoría con base en la utilización de este sistema de información. 2. Objetivo. Coadyuvar a disponer de un proceso sistematizado, ordenado y controlado de ejecución de los servicios de fiscalización en el sistema Audinet. 3. Alcance. Comprende la ejecución de los servicios de fiscalización, conforme al proceso de auditoría, en el Sistema de Gestión de Auditoría, que se ajusten al modelo de trabajo de esa herramienta. 4. Responsabilidades. El Auditor Interno, Subauditor Interno y cada uno de los demás funcionarios de la Auditoría, son los responsables de cumplir oportunamente con cada uno de los procesos que les corresponde ejecutar en el Sistema de Gestión de Auditoría. 5. Responsable de la revisión del Procedimiento. El administrador del Sistema de Gestión de Auditoría será el responsable de la revisión de este documento y de presentar las propuestas de actualización y modificación al Auditor Interno, para su aprobación, previa revisión del Subauditor Interno, por lo que cualquier observación o sugerencia de mejora, debe canalizarse con el funcionario Administrador. 6. Frecuencia de la revisión del procedimiento. Este procedimiento deberá ser revisado al menos una vez al año, o bien, cada vez que se requiera cambiar los procedimientos utilizados, para ajustarlos a la práctica adecuada o normativa modificada.

6 2 de 7 7. Consideraciones generales. Para los efectos del presente procedimiento, los términos siguientes se entenderán como se especifican en la columna de la derecha, en ese orden: Usuario Auditor Interno y Subauditor Interno Jefe o Encargado de Área Auditor Colaborador Asistente Administrativa Rol Dirección Auditor Encargado Auditor Asistente Administrativa Para conocer el proceso específico y detallado de cada uno de los pasos del procedimiento, debe consultarse el Manual de Referencia de Consulta Modulo Planning, elaborado para cada uno de los roles existentes en el sistema (Dirección, Auditores Encargados, Auditores y Asistente Administrativa). Además, como complemento, deben consultarse los Lineamientos para la utilización del Sistema de Gestión de Auditoría. 8. Documentos y registros aplicables. Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna (arts. 42, 43, 49, 61, 65, 67 y 73). Normas para el ejercicio de la auditoría en el Sector Público (normas 2.2.2, 2.7, 2.8 y 2.10). Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público (normas 202 a 209 excepto la 206 y las referidas a la auditoría financiera, operativa y de carácter especial). Normas para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna. The Institute of Internal Auditors (normas 2010, 2200, 2201, 2210, 2220, 2240, 2300, 2310, 2320, 2330, 2400, 2410, 2420 y 2440). Directrices sobre la comunicación de relaciones de hechos y denuncias penales por las auditorías internas del Sector Público. Lineamientos generales que debe observar la Auditoría Interna en la planificación anual de trabajo. Lineamientos para la utilización del Sistema de Gestión de Auditoría. Manual de Referencia de Consulta Módulo Planning (Dirección-Auditores Encargados-Auditores-Asistente Administrativa).

7 3 de 7 Manual Sistema de Gestión de Auditoría (Suite Audinet) elaborado por la empresa Alfa Group. Metodología para la elaboración del hallazgo de auditoría. Procedimientos de Administración de la Auditoría Plan Anual de Trabajo Procedimiento. 1. La Dirección solicita la elaboración del Plan Anual de Trabajo a los Auditores Encargados de las respectivas áreas, mediante oficio. 2. Auditor Encargado y Auditores elaboran el Plan Anual de Trabajo del Área de Auditoría asignada, en forma documental. Una vez ajustado y aprobado, cada responsable de Área envía el Plan de Trabajo a la Dirección, mediante correo electrónico. 3. La Dirección interactúa con el Auditor Encargado sobre el Plan Anual de Trabajo de su Área, por medio de correo electrónico, hasta su aprobación final por parte del Auditor Interno. 4. Dirección envía el Plan de Trabajo de la Auditoría a la Asistente Administrativa, vía correo electrónico, para que lo incluya en el Archivo Permanente. 5. Dirección incluye estudios del Plan Anual de Trabajo en el Sistema Audinet. 6. Dirección incluye en el sistema los nombres y permisos de los responsables que ejecutarán el estudio de auditoría en el Sistema Audinet (Dirección, Auditor Encargado y Auditor(es)), de acuerdo con lo establecido en el plan de trabajo. 7. Dirección asigna los estudios de auditoría incluidos en el Sistema Audinet a los respectivos Auditores Encargados, y envía la comunicación de la asignación mediante la opción definida en el sistema. 8. Dirección actualiza tiempo en el Sistema Audinet, en la opción Calendario. 9. Auditor Encargado inicia el estudio en el sistema con la asignación recibida. 10. Auditor Encargado agrega y modifica información requerida para la ejecución del estudio asignado, en lo que corresponda. 11. Auditor Encargado informa a la Dirección cambio de estado del estudio asignado, mediante tarea, para que sea aprobado por este último. 12. Dirección aprueba o rechaza cambio de estado al estudio. La acción se realiza de acuerdo con el Manual de Referencia de Consulta Modulo Planning-Dirección -.

8 4 de Dirección puede reversar estados de estudios cuando las circunstancias lo requieran. La acción se realiza de acuerdo con el Manual de Referencia de Consulta Modulo Planning-Dirección Auditor Encargado crea fases en el sistema Audinet. 15. Auditores, con el acuse de recibo de la asignación del estudio, elaboran y envían al Auditor Encargado, mediante correo electrónico, Plan de trabajo del estudio y posibles cuestionarios a aplicar, para su revisión. Dicho Plan deberá contener entre otros: el objetivo, alcance y programa de trabajo. 16. Auditor Encargado y Auditores del Área respectiva interactúan sobre el Plan de trabajo del estudio y cuestionarios, por medio de correo electrónico, hasta su aprobación preliminar por parte de este último. 17. Auditor Encargado remite Plan de trabajo del estudio a la Dirección, vía correo electrónico, para su correspondiente revisión. 18. Dirección revisa el Plan de trabajo del estudio y lo remite al Auditor Encargado, vía correo electrónico, con las respectivas sugerencias. 19. Auditor Encargado deberá considerar las sugerencias realizadas por la Dirección y si está de acuerdo, procede con la aprobación final del Plan de trabajo del estudio y los cuestionarios. De lo contrario interactúa con la Dirección por medio de correo electrónico, hasta llegar a un consenso para su aprobación. Una vez aprobado, remitirá dicho plan a la Dirección vía correo electrónico, para su control y seguimiento y al Auditor, para que prepare el programa de auditoría resumido. 20. Auditores elaboran, crean y envían Programa de trabajo condensado del estudio al Auditor Encargado, vía correo electrónico. 21. Auditor Encargado revisa, aprueba e incluye el programa de trabajo resumido del estudio en el Sistema Audinet. 22. Auditor Encargado ejecuta fases, crea y asigna instrucciones a los Auditores en el sistema Audinet. El informar de la asignación se hará mediante la opción definida en el sistema. 23. Auditores Encargados deberán informar a la Dirección de cualquier eliminación o cambio en las instrucciones, mediante la opción de tareas. 24. Auditor Encargado incluirá cuestionarios a desarrollar en el estudio, en el Sistema Audinet (de ser requeridos). 25. Dirección supervisa los estudios durante el proceso de ejecución en el sistema. Hacen observaciones y comentarios. La información se incluye de acuerdo con el Manual de Referencia de Consulta Modulo Planning-Dirección-.

9 5 de Auditor Encargado ejecuta y evalúa cuestionarios en el sistema Audinet (de ser requeridos). 27. Auditor Encargado remite resultado de cuestionarios evaluados a Auditor para lo que corresponda. 28. Auditor Encargado supervisa en línea el trabajo de los Auditores de su Área respectiva. 29. Auditores consultan Fases e Instrucciones. 30. Auditores generan Papeles de trabajo en el Sistema Audinet. 31. Auditores definen porcentaje de avance de los papeles de trabajo. 32. Auditores Encargados y Dirección, cuando lo estimen pertinente, realizan comentarios en los papeles de trabajo, para depurarlos y ajustarlos de forma definitiva. 33. Auditores generan fortalezas de los estudios de auditoría (de ser requerido), de acuerdo con los resultados obtenidos en los papeles de trabajo. 34. Auditor Encargado genera informe del estudio de acuerdo con el Manual de Referencia de Consulta Modulo Planning-Auditores Encargados Auditor Encargado envía el Informe de Auditoría al Auditor, vía correo electrónico, para su revisión y ajuste de formato. 36. Auditores revisan, ajustan formato y redacción al informe de auditoría, de conformidad con la herramienta 04 de los Lineamientos para la utilización del Sistema de Gestión de Auditoría y envían al Auditor Encargado, mediante correo electrónico. 37. Auditor Encargado revisa, presenta sus observaciones y ajustes al informe en coordinación con los Auditores, y una vez que ambas partes estén de acuerdo con el producto, el primero envía el Informe a la Dirección, mediante correo electrónico. 38. Dirección revisa informe de auditoría, incorpora los ajustes pertinentes en coordinación con el Auditor Encargado y remite a la Asistente Administrativa, vía correo electrónico. 39. Auditor Encargado crea Acta de Conferencia Final incorporando las observaciones emitidas por los funcionarios auditados. 40. Asistente Administrativa verifica que el informe de auditoría esté conforme con el formato establecido, y lo ajusta acorde con las técnicas secretariales, recoge firma y lo tramita. 41. Auditores crean Relación de Hechos (en adelante, RH ), de ser requerida.

10 6 de Auditores generan RH, ajustan de conformidad con la herramienta 05 de los Lineamientos para la utilización del Sistema de Gestión de Auditoría y lo remiten al Auditor Encargado, vía correo electrónico. 43. Auditor Encargado revisa, presenta sus observaciones y ajustes a la RH, en coordinación con los Auditores y una vez que ambas partes estén de acuerdo con el producto, envía RH a la Dirección, vía correo electrónico. 44. Dirección revisa RH, incorpora los ajustes pertinentes en coordinación con el Auditor Encargado y remite a la Asistente Administrativa, vía correo electrónico. 45. Asistente Administrativa verifica que la RH esté conforme con el formato establecido, y ajusta RH acorde con las técnicas secretariales, recoge las firmas del Auditor Interno, Jefe o Encargado de Área y del Auditor que elaboró RH, y lo tramita guardando los criterios de confidencialidad establecidos. 46. Auditores crean Denuncia Penal (en adelante, DP ), de ser requerida, en la opción de la RH. 47. Auditores generan DP, ajustan de conformidad con la herramienta 06 de los Lineamientos para la utilización del Sistema de Gestión de Auditoría y lo remiten al Auditor Encargado, vía correo electrónico. 48. Auditor Encargado revisa, presenta sus observaciones y ajustes a la DP, en coordinación con los Auditores y una vez que ambas partes estén de acuerdo con el producto, envía DP a la Dirección, vía correo electrónico. 49. Dirección revisa DP, incorpora los ajustes pertinentes en coordinación con el Auditor Encargado y remite a la Asistente Administrativa, vía correo electrónico. 50. Asistente verifica que la DP esté conforme con el formato establecido, y ajusta DP acorde con las técnicas secretariales, recoge la firma del Auditor Interno y lo tramita guardando los criterios de confidencialidad establecidos. 51. Todos los usuarios deben cargar tiempo a sus calendarios diariamente. La información se incluye de acuerdo con los Manuales de Referencia de Consulta Modulo Planning-Dirección-Auditores Encargados-Auditores Los reportes del sistema se encuentran asignados de acuerdo a los roles de los grupos Dirección, Auditores Encargados, Auditores y Asistente Administrativa; sin que interfieran entre ellos. 53. Para realizar cualquier cambio que se considere necesario durante el proceso de un estudio de auditoría, deberá ser comunicado previa autorización del Auditor o Subauditor Interno al Administrador del Sistema, mediante correo electrónico. En caso de ausencia de alguno de éstos (Dirección), la petitoria se gestionará con quien ejerce el rol de Dirección en el momento.

11 7 de Apóyese en el Manual de Referencia de Consulta Modulo Planning (Dirección- Auditores Encargados-Auditores-Asistente Administrativa) o en el Manual Sistema de Gestión de Auditoría elaborado por la empresa Alfa Group, para aclarar consultas o dudas que surjan en la aplicación de este procedimiento, y si no es suficiente solicite la colaboración del Administrador del Sistema.

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