Guía Documentos Tributarios Electrónicos en organismos públicos

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1 Guía Documentos Tributarios Electrónicos en organismos públicos Mayo 2012

2 2 Introducción El sistema para la gestión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en organismos públicos, es una aplicación de MercadoPublico.cl que se dispone a usuarios compradores y proveedores. Esta funcionalidad le permite realizar la recepción conforme en línea del DTE de los bienes o servicios adquiridos por su institución, entre otros beneficios. El uso del DTE en mercado público genera beneficios en cuanto a eficiencia, ahorro de recursos y en materia medioambiental. Gracias a esta aplicación, los compradores públicos pueden gestionar las facturas electrónicas de sus proveedores, a través de diferentes roles, contando con mayor información para aprobar o rechazar este documento. La aplicación permite aceptar total, parcialmente o rechazar en línea el DTE, de acuerdo a lo establecido en la ley que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la copia de la factura. Los proveedores, a su vez, pueden visualizar los estados de los documentos electrónicos emitidos y registrar el número de la orden de compra en el DTE, permitiendo un mejor seguimiento y facilitando la gestión de sus negocios. Esta aplicación incluye las siguientes características y mejoras: Contar con el rol para gestionar y/o para visualizar los DTE. Realizar una validación masiva de los DTE, verificando que los documentos electrónicos sean los mismos que mantiene el Servicio de Impuestos Internos (SII), de forma previa a la disponibilización de los DTE a los compradores públicos. Esto permite que las facturas electrónicas (entre otros documentos electrónicos) ya estén validadas en el aspecto de estructura y contenido, debiendo el comprador sólo aceptar, aceptar con reparos o rechazar el documento en La acción de validación del DTE requiere que los compradores públicos cuenten con firma electrónica para autentificar dicha acción, así como ser receptores de DTE ante el SII. Para ello es necesario incorporar el uso de la firma electrónica en su gestión. Si usted necesita obtener

3 3 su firma electrónica, ésta fue adquirida previamente por la Dirección ChileCompra y debe contactarse con Integrar la recepción conforme de la factura a través de la plataforma Ingresar por parte del proveedor- el número de orden de compra al DTE. En tal caso, la aplicación permite al comprador visualizar dicha orden de compra, lo que facilita su gestión. Recomendamos, por tanto, incentivar a sus proveedores en esta práctica. Visualizar, guardar e imprimir el PDF del DTE con código de barras incluido. Disponer, para su gestión, de los DTE que se generen a partir de la misma fecha en que esta aplicación es puesta a su disposición en

4 4 Alcance Este manual va dirigido a los usuarios compradores de MercadoPublico.cl que requieren operar/consultar los documentos tributarios electrónicos.

5 Gestión de Documentos Tributarios Electrónicos - Organismos Compradores 5 Pasos para operar con la aplicación de Documentos tributarios electrónicos Para operar con esta funcionalidad el usuario comprador debe generar dos acciones: 1. Ingresar al sitio público opción Aplicaciones y descargar el software Aplicación para Firma Electrónica. Al instalar la aplicación el usuario comprador podrá firmar con su certificado electrónico los documentos tributarios electrónicos (Ver Anexo 1). Para la utilización de esta aplicación el usuario requiere en Mercado Público contar con un Certificado de Firma Digital. 2. Para utilizar la funcionalidad debe registrarse en y dirigirse al menú principal del sistema, donde encontrará la opción Tributarios Documentos Al presionar la opción aparecen dos menús: a) Documentos Tributarios > Gestión de Documentos Tributarios Si se selecciona el menú Gestión de Documentos Tributarios se ingresará a un buscador de documentos tributarios, este buscador cuenta con dos modalidades de búsqueda.

6 6 b) Documentos Tributarios > Configuración de Plug-In Firma Digital. Si se selecciona el menú Configuración de Plug-In Firma Digital se ingresará a la siguiente funcionalidad: Después de ejecutar el link, debe salir de su sesión en y cerrar todas las ventanas abiertas del explorador. Descripción de la funcionalidad El usuario ingresará a un buscador de documentos tributarios, este buscador cuenta con dos modalidades de búsqueda. Documentos Tributarios > Gestión de Documentos Tributarios

7 7 Búsqueda simple: sólo debe ingresar el número de folio del documento (número de documento tributario) que desea buscar. Búsqueda avanzada: permite filtrar la búsqueda mediante rango de fechas, documento tributario manual o electrónico, tipo de documento (factura electrónica, factura exenta, factura de compra electrónica, etc.), rut del emisor del documento, estado del documento y unidad de compra.

8 Información de los resultados de búsqueda 8 Los resultados de búsquedas sólo contemplan los documentos que se encuentren correctamente válidos para ser gestionados, es decir en los que ya se realizó la validación de la estructura del documento, su firma y validación del contenido con el Servicio de Impuestos Internos (SII). En la información contenida en los resultados de búsqueda además de la información propia del documento, se obtiene información respecto del estado de validación del documento, del estado del documento, del número de la orden de compra y la fecha de alarma de vencimiento. Validación de documento: Es el estado que indica la validez del contenido del documento, la que es realizada con el SII. Alarma Vencimiento: La alarma de vencimiento es una alarma que indica la fecha tope en que debe ser respondido el documento. Esta fecha tope es la cantidad de días mínimo que estipula la ley para responder un documento tributario electrónico. Estado: Este campo indica el estado actual del documento, dentro del ciclo de gestión del documento. Orden de compra: El campo orden de compra indica la referencia a la orden de compra que tiene el documento, al presionar el identificador de la orden de compra, la aplicación permite visualizada, siempre y cuando tenga un origen válido en Mercado Público.

9 9 Funcionalidades Por cada documento tributario electrónico, se visualizarán las siguientes funcionalidades: Aceptar: Funcionalidad que permite responder electrónicamente un DTE en MercadoPublico.cl. Presionando el botón Aceptar el usuario podrá acceder a las opciones de Aceptar, Aceptar Parcialmente o Rechazar. Después de ejecutar estas opciones el usuario debe generar la respuesta en Responder un Documento Tributario Electrónico (DTE). Posteriormente a esto el usuario debe Enviar la respuesta. PDF: Funcionalidad que permite visualizar el documento en formato pdf. Adjunto: Funcionalidad que permite descargar el documento tributario electrónico en formato XML. Historial: Funcionalidad que permite visualizar el historial de cambios de estado del documento. Responder un Documento Tributario Electrónico (DTE) Responder un DTE es la aceptación total, parcial o rechazo formal que se le da al DTE. Esta respuesta es firmada electrónicamente, por lo cual hay un registro formal de que se aceptó o rechazó el documento. Para poder utilizar la presente funcionalidad, se debe instalar la componente que permite firmar digitalmente. Esta componente se descarga desde el sitio público en Plugin Factura Electrónica.

10 10 Solamente los usuarios que tengan el rol Administrador de Documentos Tributarios Electrónicos pueden responder documentos. Además estos usuarios deben contar con un certificado digital válido por el SII y no revocado, emitido por una entidad certificadora. La instalación de certificado digital se debe realizar según las instrucciones indicadas por la entidad certificadora que emitió el certificado. Por consideraciones de seguridad, es muy conveniente que al momento de instalar su certificado digital para ser utilizado con el Plug -In de firma electrónica, se seleccionen las siguientes opciones, las cuales deben ser consultadas con su proveedor de certificado digital: Habilitar protección segura de claves privadas Establecer el nivel de seguridad alto A continuación se visualiza la funcionalidad que permite responder electrónicamente un documento. Esta funcionalidad es accedida desde el icono Aceptar el documento.

11 11 Pasos para generar la respuesta a un documento: PASO 1. Completar la información del formulario 1. Seleccionar tipo de respuesta: Aceptar, Aceptar con reparos o Rechazar 2. Si la respuesta es Rechazar, el campo comentarios debe ser completado obligatoriamente, señalando el motivo del rechazo. PASO 2. Generar respuesta 1. Una vez completada la información requerida en el formulario, se procede a crear la respuesta mediante el botón Generar Respuesta ubicado al costado inferior izquierdo de la pantalla. Si la respuesta es generada con éxito se visualizará el mensaje La respuesta fue generada exitosamente al costado superior de la página. PASO 3. Enviar respuesta 1. Una vez realizado exitosamente el paso 2, la respuesta debe ser enviada al proveedor, presionando el botón Enviar Respuesta ubicado al costado inferior derecho de la pantalla. 2. El sistema preguntará si está seguro de enviar la respuesta al documento, si es así, presione Aceptar.

12 12 3. Se desplegará una pantalla en donde debe seleccionar el certificado digital con el cual desea firmar la respuesta del documento como se muestra en la siguiente imagen. Esta pantalla sólo se visualiza cuando el usuario firmante tiene más de un certificado digital cargado en su equipo. Una vez seleccionado el certificado con el cual desea firmar, presione el botón aceptar. 4. Luego se solicitará la contraseña de acceso al certificado.

13 13 Ingresada la contraseña, presione el botón aceptar. Una vez realizada la firma de la respuesta se desplegará el siguiente mensaje La respuesta fue firmada y enviada exitosamente. Al responder el DTE, éste cambiará de estado según la respuesta realizada: si se aceptó o aceptó con reparos el estado será Aceptado ; si el documento fue rechazado, el estado será Rechazado. Al refrescar la búsqueda de documentos se podrá reflejar el cambio realizado. Esta respuesta al documento se verá reflejada en el ambiente del proveedor donde podrá visualizar y descargar la respuesta del documento. Estados del DTE del Comprador A continuación se detallan los estados que se visualizarán en el organismo comprador. EN PROCESO DE PAGO: el documento es válido y está en proceso de pago. PROCESADO: El documento quedará procesado, una vez que se realice la validación automática interna (validación de esquema y firma) y la validación del documento contra SII devuelva un estado del documento que permita al usuario aceptarlo o rechazarlo. ACEPTADO: El documento es revisado y aceptado por el comprador, quedando listo para gestionar su pago. RECHAZADO: El documento es revisado por el usuario comprador y éste lo rechaza en la respuesta al documento.

14 14 Anexos ANEXO 1 Manual de instalación de componente de la Aplicación para Firma Electrónica. La presente guía está dirigida a usuarios con conocimientos avanzados en computación, se recomienda que las configuraciones indicadas a continuación sean ejecutadas por personal de soporte computacional de su organización o personal idóneo. Pre-requisitos Sistema Operativo: o Windows XP con Service Pack 1 o Superior o Windows Vista o Windows 7 Microsoft Internet Explorer Versión 6 o superior.net FRAMEWORK 2.0 o superior Usuario con permisos de administrador Certificado digital valido por SII. Instalación y configuración Paso 1 Desde descargar la componente Aplicación para Firma Electrónica. Esta acción debe ser realizada por un usuario con permisos de administrador del computador.

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18 18 La aplicación sugiere que por defecto la aplicación se instale para todos los usuarios que acceden al computador.

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