Integradora 4. Control de calidad, materiales e inventario.

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1 Administración de Operaciones Integradora 4. Control de calidad, materiales e inventario. Objetivo Al finalizar la actividad integradora serás capaz de: Comprender los conceptos del Comercio Electrónico Analizar los procesos para realizar las adquisiciones de materiales en forma electrónica Reconocer las opciones para el seguimiento y reducción del inventario, además de planear las mejoras logísticas del negocio. 1

2 Introducción En esta actividad se analizará la utilización del Internet en los procesos de adquisición del inventario y materiales. El comercio electrónico se define como el uso de las redes de comunicación para comprar y vender productos, servicios e información, por lo tanto, su utilización está cambiando la cadena de suministro de los negocios. Administración de la calidad total La administración total de la calidad implica que todas las áreas de productos y servicios son importantes para una organización por la que debe asegurarse que su funcionamiento sea sobresaliente. Áreas básicas Diseñar cuidadosamente el producto o servicio. Asegurar que se cumpla el diseño mediante los sistemas de la organización. 2

3 Aspectos importantes en la calidad Liderazgo y compromiso de la alta administración La calidad total debe de considerarse como una forma de vida en la empresa. Calidad enfocada al cliente En el enfoque de calidad, el cliente es primero; es la prioridad máxima de la empresa ya que sólo tendrán éxito si el cliente está satisfecho. Mejora continua Este concepto constituye la base de la administración de la calidad total, basándose en la mejora continua. Aspectos importantes en la calidad Respuesta rápida Para satisfacer las necesidades del cliente, se debe de responder rápido a sus necesidades, esto implica acortar los ciclos del producto y del servicio. Acciones basadas en hechos Los hechos son extraídos del análisis estadístico de ingeniería y manufactura y proveen las bases para la planeación, la revisión y seguimiento del desempeño, la mejora en las operaciones y la comparación con la competencia. 3

4 Aspectos importantes en la calidad Participación de los trabajadores El éxito en ambientes para la administración de la calidad total requiere que los empleados estén comprometidos y bien capacitados para participar en las actividades de mejora continua. Cultura orientada a la calidad total (TQM) La administración debe de crear un ambiente abierto y cooperativo para la introducción de la administración de la calidad total, los empleados deben de sentir que son responsables de la satisfacción del cliente. Costo de la calidad El costo de la calidad se forma por todos los costos que producen las actividades para la generación de la calidad, que no será 100% perfecta. El costo de la calidad se deriva de repetir el trabajo, desperdiciar lo que ya está hecho, repetir un servicio, hacer inspecciones y pruebas, cumplir con garantía. 4

5 Costo de la calidad Con base en las premisas de que: (a) las fallas tienen una causa, (b) es más económico prevenir que detectar y (c) el desempeño puede ser medido, los costos de la calidad se clasifican en: Costos de evaluación Costos de prevención Costos de fallas internas Costos de fallas externas Estándares y certificaciones Seis sigma (Six Sigma) La filosofía Seis sigma incluye métodos que utilizan las empresas para eliminar los defectos en los productos y procesos, entendiendo como defecto cualquier componente que no está dentro de los límites de las especificaciones del cliente. Six sigma es una medición de calidad y un programa de mejoramiento centrado en el control de un proceso para llevarlo a cabo desde su punto de inicio hasta el punto Six Sigma de desviación estándar, es decir, a un nivel de 3.4 defectos por millón de productos producidos. 5

6 Estándares y certificaciones Proceso de cinco pasos para seis sigma (Six Sigma) 1. Definición 2. Medición 3. Análisis 4. Mejoras 5. Control Estándares y certificaciones Certificación ISO El ISO 9001 consiste de una serie de tres estándares internacionales para los sistemas de calidad, que pueden aplicarse para propósitos del aseguramiento de la calidad externa. Establecen los requerimientos cuando un contrato entre dos partes requiere la demostración de las capacidades de los proveedores. Los requerimientos del sistema de calidad están definidos por tres actividades clave del proveedor: ISO9001 ISO9002 ISO9003 6

7 Control estadístico del proceso Existen herramientas de control de calidad estadístico que son comunes a los enfoques analizados son los siguientes: Diagramas de proceso Gráficas de las corridas Gráficas de Pareto (80-20) Hojas de verificación Diagramas de causa y efecto Diagramas de flujo de oportunidades Gráficas de Control Cadena de suministro La administración de la cadena de suministro SCM Supply Chain Management - por sus siglas en inglés, implica: El proceso óptimo y eficiente de la cadena de suministro de un negocio para satisfacer las necesidades del cliente, donde la eficiencia de toda la cadena de suministro es más importante que la eficiencia de las áreas individuales. La administración incluye todos los recursos y actividades necesarias para crear y entregar productos y servicios a los clientes. 7

8 Cadena de suministro Su objetivo es optimizar las prácticas internas del negocio, así como las interacciones externas con sus clientes y proveedores. Esto forma una compleja red de relaciones entre los socios de la cadena en cuanto a: Recursos Manufactura Entrega de productos El proceso consiste en la coordinación de materiales, información y flujos financieros entre todos los participantes del negocio. Cadena de suministro Flujo de materiales Flujo físico del producto de los proveedores a los consumidores. Flujo de reversa debido a la devolución de productos, ejecución del servicio, y procesos de reciclado y desperdicio. Flujo de información Datos de la demanda de producto. Transmisión de órdenes y pedidos de compra. Reportes de estado de la entrega de productos. Flujo financiero Información de crédito y formas de pago. Términos de crédito. Calendarización de pagos. Arreglos de títulos de propiedad y de consignación de productos. 8

9 Cadena de suministro Actividades de la cadena de suministro Las actividades de la cadena de suministro están relacionadas con el movimiento de bienes desde el suministro de materias primas hasta el consumidor final: Selección de proveedores Compra de materiales e insumos Programación de la producción Procesamiento de órdenes Control de inventarios Transportación Almacenamiento Servicio al cliente Cadena de suministro Objetivos estratégicos Coordinación interna de la manufactura y los procesos de negocios. Efectividad en la distribución y en la comunicación entre los canales de los diferentes socios. Respuesta al cliente de manera efectiva. Reemplazo del inventario por información precisa, utilizando la tecnología de información. 9

10 Modelos de Cadena de suministro Empresa tradicional, utilizando bases de datos de manera independiente: Modelos de Cadena de suministro Empresa que comparte bases de datos con el proveedor y el detallista: 10

11 Modelos de Cadena de suministro Empresa con información del cliente y el productor: Proceso de compras Las compras constituyen una función logística que se lleva a cabo para proveer a la empresa el material que requiere para su funcionamiento, teniendo como objetivos: Ayudar a identificar los productos y servicios que se pueden obtener externamente. Desarrollar, evaluar y determinar quién es el mejor proveedor, el mejor precio y la mejor entrega de los bienes y servicios. 11

12 Proceso de compras En manufactura la función de compras la lleva a cabo un agente que tiene autoridad legal para hacer contratos a nombre de la empresa. Puede ser que esta función sea auxiliada por compradores que realizan la función del abastecimiento de la empresa. En el caso de distribuidores, mayoristas o minoristas, compran todo lo que se vende, los productores, compran componentes y productos intermedios que transforman en productos finales. En estos casos, se debe de tomar una decisión importante: Decisión de compra o de producción. Propósitos del inventario El inventario es una cantidad en existencia de un artículo, producto o recurso utilizado en una empresa. Cuando se trata de una empresa manufacturera, el inventario se clasifica en: Inventario de materias primas Inventario de productos en proceso Inventario de productos terminados En el caso de los servicios, el inventario se refiere a los bienes tangibles que serán vendidos y a los abastos necesarios para ofrecer el servicio. 12

13 Sistema de inventarios Un sistema de inventarios está formado por el conjunto de políticas y controles que regulan los niveles de inventario y determinan los que se deben mantener, los momentos en que debe de reabastecer y el volumen de los pedidos. El inventario se controla comparando lo que se tiene, contra lo planeado. Ésta es una de las actividades más complejas por la incertidumbre que se sigue en el proceso. Volumen de inventarios Las empresas deben de mantener volúmenes de inventarios por las siguientes razones: Flexibilidad en las operaciones Cuando se hace una preparación para la manufactura, se incurre en costos, por lo que el tener inventarios permite reducir el número de veces que tenga que hacerse la preparación. Variaciones en la demanda del producto Si se conoce la demanda de los productos con exactitud, puede determinarse la cantidad que debe producirse del producto. 13

14 Volumen de inventarios Las empresas deben de mantener volúmenes de inventarios por las siguientes razones: Flexibilidad en el programa de producción. Las reservas disminuyen la presión del sistema de producción por cumplir con un volumen específico. Reservas para las variaciones en los tiempos de entrega de los materiales. Economías de escala en la preparación de pedidos. Cada pedido tiene relacionados costos de mano de obra y materiales que se minimizan por volumen. Sistemas de Inventarios Los sistemas de inventarios definen la estructura y las políticas para mantener y controlar las cantidades en existencia de los productos. En este sistema se toman decisiones y se llevan a cabo actividades como: Decidir las cantidades y tiempos adecuados para la compra. Decidir el proveedor o proveedores a quiénes se les realizará la compra. Ordenar productos por medio de pedidos. Dar seguimiento a los pedidos. Recibir los productos comprados. 14

15 Sistemas de Inventarios Sistemas para un solo período En el caso de un sistema de inventarios de una sola orden, deben de resolverse preguntas como: De qué tamaño debe de ser la orden? En este caso se tienen dos posibilidades: Una orden de tamaño grande, protegerá los costos de oportunidad al quedarse sin existencias. Una orden pequeña minimiza las pérdidas por los productos que no se vendan. Sistemas de Inventarios Sistemas para varios períodos Estos sistemas se utilizan para minimizar el riesgo de agotarlos inventarios por las variaciones en la utilización y/o adelanto temporal del abastecimiento. Las razones por las que se puede agotar la existencia, son las siguientes: La demanda acelerada. Un mayor adelanto con respecto al tiempo. Una demanda inesperada, a la vez de retrasos en las entregas. 15

16 Sistemas de Inventarios Los sistemas de inventarios para diversos períodos son: Modelos de cantidad fija de la orden (EQQ Cantidad económica de la orden, o Modelo Q). Se coloca una orden en el momento en el que el nivel del inventario llega a su punto de reorden. Modelo de períodos fijos (Sistema periódico, sistema revisado periódicamente o sistema de intervalo fijo entre órdenes y Modelo P). Se coloca una orden en períodos previamente establecidos, por lo que el modelo se activa por el tiempo. Modelos de Inventarios Modelos de cantidad Fija Establecen el punto en el que debe de colocarse una orden y el tamaño de la orden (Q). Características: Se expresa como: Cuando el inventario llegue a X unidades se coloca una orden por Y unidades. Supone un cierto grado de certidumbre que no es válido en todas las circunstancias. Se basa en que la demanda es constante y uniforme en un período de tiempo. Considera que el tiempo de entrega es constante. Supone que el precio por unidad del producto es constante. Los costos de colocación de la orden son constantes. Todas las demandas del producto serán satisfechas. 16

17 Modelos de Inventarios Modelos para períodos fijos de tiempo En estos modelos, el inventario se cuenta en momentos fijos de tiempo como semanas o meses. El conteo aplica cuando los proveedores visitan a sus clientes por períodos o se levantan las órdenes en línea. En otros casos, se utiliza para facilitar la planeación de la contabilidad de los inventarios. Las cantidades de las órdenes varían de período a período, y en general requieren un nivel más alto de existencias de reserva. Cierre Mantener un inventario o existencia de productos es una actividad de alto costo en las empresas, por lo que deben de ser cuidadosa en la forma de establecer sus políticas sobre cuándo y cómo reabastecerlos. En pequeñas empresas, el administrador puede tener el control sobre los inventarios y tomar decisiones con relativa facilidad, sin embargo, aún para esas empresas es necesario entender el ahorro en costos de la administración adecuada del inventario. 17

18 Cierre Conocer los tipos de costos asociados al inventario y aquellos que se relacionan con no tener disponibles los productos para su venta, le permite a la administración seleccionar el modelo o combinación de modelos para calcular: La cantidad óptima del inventario. El punto de reorden. El costo total anual del inventario. y con ello, tomar las mejores decisiones. Referencias Bibliográficas Chase, R. (2005). Administración de la producción y operaciones para una ventaja competitiva. (10a. ed.) México: Editorial McGraw Hill. Capítulo 7 Capítulo 9 Capítulo 14 18

19 Créditos Diseño de contenido: Lic. Dolores Lankenau C, MSI, MA Coordinador académico del área: L.I. Oscar Andrés Rodríguez Múgica, MATI Edición de contenido: Lic. María Teresa Grosso Espinosa, MEE Edición de texto: Lic. Alejandra Zaragoza Scherman Diseño gráfico: Ing. José Gpe. de los Santos Oviedo 19

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