Procedimientos de auditoría para Organizaciones de Pequeños Productores

Transcripción

1 Cntrl Intern De ls Criteris Generales FAIRTRADE Prcedimients de auditría para Organizacines de Pequeñs Prductres El instrument de auditría interna Faitrade es pr excelencia, el dcument de criteris genérics de cmerci just, cmplementad cn la lista pública de criteris de cumplimient emitid pr la certificadra, ya que brinda ls punts de cntrl sbre ls cuales la rganización recibirá la auditría externa de certificación. Cn base en ess criteris, y utilizand la más y mejres fuentes de infrmación psibles, cualquier rganización puede implementar prácticas internas de verificación ó auditría interna, que le permita identificar n cnfrmidades, que pueden ser slventadas en tiemp prtun antes de la auditría. Se recmienda realizar las auditrías internas preferiblemente cn un mínim de 3 meses antes de la auditría de certificación. Mens de ese tiemp pdría ser cntraprducente en el cas de encntrar n cnfrmidades cuyas medidas crrectivas impliquen un tiemp mayr, así cm recurss humans y ecnómics significativs de ls cuales n se dispnga en frma inmediata. Siguiend la estructura de las 4 seccines que cnfrman ls criteris genérics de cmerci just, se brindan a cntinuación recmendacines sbre cuáles instruments de verificación Pdrían ser utilizads para identificar n cnfrmidades y áreas de mejra. Guía de Prcedimients e Instruments de Verificación. (El evaluadr puede agregar trs prcedimients e instruments según las necesidades de cada cas y la dispnibilidad de ls instruments) Sección de ls criteris 1. Requisits Generales Recmendación de Prcedimients de auditría interna e Instruments de Verificación 1.1 Certificación Verificar que tdas las persnas labrand en las estructuras y departament estén infrmads de la certificación y que habrán auditrías regulares en las cuales habrá que prprcinar infrmación. 1.2 Ls Miembrs sn Pequeñs Prductres Para verificar este criteri, el primer pas es tener una lista de prductres actualizada cn la infrmación básica del prductr, cm nmbre, tamañ de finca, prducción, dependencia de la actividad, man de bra cntratada (permanente y tempral), trs según la definición de pequeñ prductr que le aplica al prduct de la rganización certificada. Cn esta infrmación que debe ser cmpleta y veraz, se puede calcular si la mayría de ls prductres pueden ser clasificads cm pequeñ prductr. La infrmación de esta lista debe pder ser verificada en camp, al visitar las fincas de ls prductres, pr l tant se hace imprescindible la implementación de un prces de actualización regular.

2 Sección de ls criteris 2. Cmerci Recmendación de Prcedimients de auditría interna e Instruments de Verificación 2.1 Trazabilidad Para verificar que el sistema de trazabilidad está funcinand acrde a ls parámetrs requerids, se recmienda realizar ejercicis de trazabilidad, tmand varis ltes de prduct al azar, y recrriend td el prces, tant a nivel físic cm dcumental. Cm instruments de verificación se pueden cnsiderar ls siguientes: - Dcument cn explicación del sistema de trazabilidad y el fluj de prduct claramente estipulad. - Registr de ls prducts btenids de sus miembrs, indicand el nmbre del miembr individual, la fecha de cmpra, el nmbre del prduct, el vlumen y el preci recibid pr el miembr. - Dcuments de ventas Fairtrade (FT), cn clara identificación de que es una transacción FT (pr ejempl, facturas, ntas de entrega) - Registr de tdas las ventas FT, indicand vlumen vendid, el nmbre del cmpradr y su númer de identificación de Fairtrade Internatinal, la fecha de la transacción y una referencia a ls dcuments de venta, de tal manera que el órgan de certificación sea capaz de vincular ests registrs cn ls dcuments de ventas crrespndientes. - En el cas de prcesamient de prducts FT, se debe llevar un registr que especifique la cantidad del prduct antes y después del prcesamient. - Marcación de ls prducts FT, cn el númer de identificación, ó las palabras Fairtrade Internatinal/Cmerci Just Fairtrade Ver prces para caca, azúcar de caña, jug té, en la sección Suministr Es necesari demstrar que el prduct que se está vendiend FT n tiene más de un añ de haberse prducid, antes de que la rganización se certifique. Para pder verificar este punt, se debe revisar la trazabilidad de ls ltes prducids en ese períd anterir a la certificación. 2.3 Cntrats Para revisar ls criteris de cntrats, la práctica más usada es la revisión de cntrats FT al azar y verificar que cumplen cn ls requisits establecids en la nrma, respect a la infrmación mínima que deben llevar. Pr este mism prcedimient se verifica también que ls cntrats FT n se hayan establecid en períds de suspensión ó des-certificación. 2.4 Us de la Marca Registrada Fairtrade El cumplimient de ls criteris sbre us de la marca registrada Fairtrade en material prmcinal, web y empaques de prduct, puede verificarse pr medi de dcuments escrits que demuestren que ls permiss han sid gestinads pr la rganización y trgads pr escrib pr Fairtrade Internacinal. Sección de ls criteris 3. Prducción 3.1 Manej de las Prácticas de Recmendación de Prcedimients de auditría interna e Instruments de Verificación Dentr de ls instruments de verificación psibles se encuentran: - Dcument cn identificación de riesgs, cn relación a ls

3 Prducción 3.2 Prtección Ambiental criteris del manej de prácticas de prducción. - Dcument y entrevistas a encargads crrespndientes, para determinar que hay un prcedimient para verificar y evaluar el desempeñ de ls miembrs cn relación a ests criteris. - Dcuments que demuestren que se ha infrmad y explicad ls requisits ambientales y labrales mencinads en el capítul de Prducción.(Pueden ser actas de reunines, material que se haya brindad a ls miembrs, vides, ftgrafías, trs) - Lista de miembrs que cultivan prducts de Cmerci Just Fairtrade, preferiblemente cn infrmación de las fincas referente a las prácticas de prducción y ls psibles riesgs (pr sectr, pr finca, pr cmunidad, trs). - Entrevistas a ls prductres para identificar si la infrmación fue bien entendida y si se requiere refrzarl. - Visitas a fincas para verificar que ls criteris de prducción se están cumpliend en las unidades de prducción. Manej ambiental El instrument de verificación prpuest es la entrevista a la persna de la rganización que tiene la respnsabilidad de dirigir las medidas perativas necesarias para que se cumplan ls requisits establecids en la sección 3.2 de Prtección Ambiental. El prpósit es asegurar que la persna cnce su nmbramient, sus funcines asignadas y ls temas relacinads, y es capaz de liderar el prces internamente, y explicarl a un auditr extern Fairtrade. Manej de plagas Para verificar el cumplimient de criteris en el manej de plagas se sugieren ls siguientes prcedimients e instruments: - Revisión de plan de capacitación que cntenga ls temas de manej de plagas especificads en el criteri (mnitre, frmas alternativas de cntrl, medidas para evitar desarrll de resistencia a plaguicidas, medidas de prtección, peligrs y riesgs de las persnas que aplican ls plaguicidas, trs) - Entrevista a prductres y trabajadres, para determinar: Si la aplicación de plaguicidas está basada en cncimient de las plagas y enfermedades, que puedan asegurar un mejr manej de ls prducts. Si he recibid capacitación Si implementan medidas de prtección persnal cm el us de equip de prtección y manej especial de cierts prducts. Si cncen ls peligrs y riesgs en el manej de plaguicidas. Si cncen el peligr de usar envases de plaguicidas para transprtar agua y/ aliments. Si cncen ls prcedimients de manej y almacenamient de envases (el triple lavad, etc.) Si cncen la lista de materiales prhibids y si están clars que n se deben usar ls de la lista rja. Si se usan medis alternativs al us de herbicidas - Registrs de capacitación a prductres y trabajadres, en manej de plaguicidas y la imprtancia del equip de prtección persnal. - Visitar área cn actividad humana (viviendas, cmedres, ficinas, almacenes similares) para verificar que se cumplen las znas de amrtiguamient especificadas en el criteri así cm la n fumigación aérea en esas áreas cn actividad humana. Entrevistar persnas de esas áreas para asegurarse que ess criteris se están cumpliend y n se aplican plaguicidas en esas áreas. - Visitar áreas de almacenamient central de la rganización, y pr bservación verificar el cumplimient de ls criteris relacinads

4 especificads en el punt de la nrma (Acces restringid, ventilación, etiquetad, infrmación sbre us, trs). - Visitar áreas de almacenamient en las fincas, para verificar: que se almacenan de manera segura que ls niñs n tienen acces a ess prducts. que td está debidamente etiquetads si hay equip para manejar accidentes y derrames en las áreas en dnde se hacen las mezclas, para que n se filtren al suel agua. que ls envases se manejan adecuadamente. - Revisar la lista de plaguicidas empleads en ls cultivs FT. Debe estar actualizada y tener indicad cuáles materiales se incluyen en la Parte 1 (Lista Rja) de la Lista de Materiales Prhibids (LMP) de Fairtrade Internatinal y en la Parte 2 (Lista Amarilla). (Véase el anex 2 de ls criteris genérics FT). Idealmente se deben ir dejand de usar aquells de la lista amarilla. - En el cas de excepcines para el us de plaguicidas, se debe verificar el permis escrit emitid pr la certificadra. Suel y agua Para verificar el cumplimient de criteris de suel y agua se sugieren ls siguientes prcedimients e instruments: - Revisión del mapa u tr instrument pr medi del cual la rganización pueda demstrar la identificación de las tierras en riesg de ersión de suel ya ersinadas en ls terrens dónde sus miembrs plantan cultivs de Cmerci Just Fairtrade. - Revisar en el plan de capacitación incluye infrmación sbre: us aprpiad de fertilizantes, así cm prácticas que reduzcan y/ prevengan la ersión del suel. us eficiente del agua aguas residuales (riesgs, prevención, tratamient) Entrevistar prductres y visitar fincas, para cnfirmar: la existencia e implementación de capacitación en este tema. si tienen infrmación e implementan medidas sbre us eficiente del agua - Dcument cn reprte de las medidas que la rganización y ls miembrs han puest en marcha para mejrar la fertilidad del suel. - Lista de fuentes de agua utilizadas para rieg y prcesamient de prducts FT.(Mapas, esquemas dnde se ubican). - Visitar ls lugares de prcesamient para verificar que el manej de aguas residuales está acrde a ls criteris. Se cmplemente cn entrevista a trabajadres invlucrads en ese prces, y se revisan dcuments que describan el prcesamient. Basura y desechs Para verificar el cumplimient de criteris de Basura y desechs se sugieren ls siguientes prcedimients e instruments: - Visitar fincas para verificar que las fincas están libres de basura y desechs peligrss. - Visitar lugares de almacenamient y eliminación de basura y desechs peligrss, bien las alternativas que la rganización esté manejand. - Revisión de dcuments, visita a finca y entrevista a prductres, que demuestren que la rganización ha dad a cncer prácticas para la reutilización de desechs rgánics. Organisms Mdificads Genéticamente (OMG) Bidiversidad Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Revisión de dcuments que muestren que la rganización ha infrmad y capacitad a sus miembrs sbre el n us de semillas material de plantación genéticamente mdificads para

5 ls cultivs de Cmerci Just Fairtrade. - Entrevistas cn miembrs para cncer las prácticas para evitar la cntaminación cn MG en las existencias de semillas - Revisión de lista de OMG cmercializads en el país, pr especia, pr característica y pr nmbres de marca. - Revisión de listas que estén a dispsición del públic, para saber qué prducts están dispnibles en el mercad cm OMG. - Plan de acción cn relación a ls OMG cn relación a búsqueda de semilla n-omg, al mantenimient de registrs de distribución de semilla pr prductr e infrmación de cantidad de semilla dada vrs cantidad de semilla teóricamente necesitada, según densidad de siembra declarada. - Revisión dcuments que muestren prcedimients de muestre Bidiversidad Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: Energía y emisines de Gases de Efect Invernader (GEI) 3.3 Cndicines Labrales Derech a la n discriminación - Entrevista a funcinaris de la rganización y prductres para Verificar: si se han identificad las áreas prtegidas si se reclectan prducts silvestres de cmerci just y si se manejan de acuerd a ls criteris si ha cncienciad a ls miembrs para que n lleven a cab actividades de reclección cacería de especies raras en peligr de extinción, y que n intrduzcan especies exóticas invasras - Observación en fincas - Cnsulta Ley nacinal cn relación al us de tierra agrícla. - Revisión de reprte de actividades para prteger la bidiversidad - Visita a cuerps de agua en el área de influencia de la rganización para verificar la existencia de znas de amrtiguamient. Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Visita a lugares de prces - Revisión de registrs de cnsum de energía - Revisión de registr de medidas de us más eficiente de la energía y reemplaz de las fuentes n renvables pr renvables cuand es psible - Revisión de reprte de prácticas para reducir las emisines de GEI e incrementar el secuestr de carbn. Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Entrevistas para identificar sentimients y realidades de discriminación, a: Trabajadres de la rganización y de la fincas Prductres Directivs Grups de persnas vulnerables a discriminación según la situación del cntext lcal - Revisión de expedientes labrales cn infrmación de las cndicines de trabaj y la salud del trabajadr. - Planilla ó Nómina - Revisión de cntrats labrales - Entrevista ó cnversatri grupal - Revisión de reglaments interns de disciplina para ls trabajadres

6 Libertad de Trabaj Trabaj infantil y prtección de la infancia Libertad de asciación y negciación clectiva Cndicines de emple - Revisión de plítica labral - Observación de actividades de ls lugares de trabaj Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Entrevistas para identificar psibles accines que estén limitand la libertad de trabaj, a: Trabajadres de la rganización y de la fincas Prductres Directivs Grups de persnas vulnerables a discriminación según la situación del cntext lcal - Revisión de expedientes labrales cn infrmación de las cndicines de trabaj. - Revisión de Planilla ó Nómina - Revisión de Cntrats labrales - Entrevista ó cnversatri grupal - Revisión de reglaments interns de disciplina para ls trabajadres - Revisión de Plítica labral - Observación de actividades de ls lugares de trabaj Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Revisión de Planilla ó Nómina - Observación de tds ls lugares de trabaj psibles - Entrevista a prductres para cncer su pinión respect al tema e identificar si hay riesgs de trabaj infantil - Entrevista a trabajadres (mayres y menres de 18 añs cuand curre) y sus familias cuand es accesible. - Revisión de dcuments dispnibles en dnde se especifiquen las funcines de ls trabajadres - Entrevistas cn persnas de la cmunidad cuand es psible. - Cnsulta de prcedimients para prevenir el trabaj infantil, cuand ests han sid definids pr la rganización. Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Revisar la declaración pr escrit de la libertad de asciación - Entrevista a trabajadres y sus representantes - Entrevista a sindicats cuand es el cas - Revisión de actas de reunines de trabajadres - Revisión de registrs de despid de trabajadres - Entrevista a persnas a carg del manej de recurss humans, y niveles gerenciales y directivs. - Revisión de Registrs-Actas de capacitacines brindadas a ls trabajadres - Revisión de Acuerds sindicales y/ Cnvencines clectivas Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Cnsulta Ley labral del país crrespndiente. - Revisión de Nómina ó planilla de empleads permanentes y temprales - Revisión cntrats labrales - Revisión del cntrl de hras trabajadas - Revisión de expedientes ó accines de persnal - Revisión de recibs de pag de salaris - Revisión de Manual de funcines - Entrevistas a: trabajadres permanentes y temprales, cntratads pr la rganización y también pr ls prductres, en las fincas que

7 Salud y seguridad labrales Sección de ls criteris 4. Negcis y Desarrll 4.1 Ptencial de Desarrll se visiten. - Entrevista cn encargad de recurss humans; encargad direct de pags. - Revisión de cálcul del trabaj a destaj cutas - Revisión de Plítica labral Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Revisión de plítica y/ manual de salud y seguridad labral. - Revisión de evaluación de riesgs labrales. - Revisión de estadísticas de accidentabilidad. - Inspección de lugares de trabaj (Calidad de aire; ruid; luz; señalización; rutas de evacuación; salidas emergencia; medidas de prtección cn relación a equip ó maquinaria peligrsa; infrmación sbre seguridad, acces a agua ptable, trs) que permita determinar la seguridad del lugar y el cumplimient de ests criteris. - Entrevistas a trabajadres. - Entrevista a encargad de área (Puede ser la misma persna de recurss humans, ó específic para salud y seguridad labral). - Revisión de manual de funcines y asignación de puests para verificar que persnas cn cndicines especiales n realicen tareas cnsideradas riesgsas para su cndición. - Revisión de registrs de capacitación a trabajadres Recmendación de Prcedimients de auditría interna e Instruments de Verificación Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Revisión del plan de desarrll de cmerci just, incluyend las actividades a financiar cn la prima de cmerci just. - Entrevistas a participantes en la elabración de ese plan para verificar su dmini del tema y capacidad de cmunicarl. - Revisión del acta de asamblea en dnde se aprbó el us de la prima de cmerci just. - Entrevista a prductres para verificar que cncen y pueden explicar el us de la prima decidid pr ells en la asamblea general. - Entrevista al encargad del manej cntable de ls fnds de la prima de cmerci just y revisión de la cntabilidad respectiva. - Revisión del infrme cn ls resultads del plan de desarrll de cmerci just, incluyend el infrme de us de la prima, que ha sid presentad a la asamblea general. - Entrevista a trabajadres y/ sus representantes para verificar que se han beneficiad de la prima de cmerci just, al mens en una de las actividades aprbadas pr la asamblea general. 4.2 Demcracia, Participación y Transparencia Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Revisión de ls siguientes dcuments: Estatuts y requisits de membresía Actas de Asamblea General cn lista de participantes firmada. El prpósit es revisar ls acuerds/ decisines tmadas y en la medida de l psible, ls métds utilizads y la regularidad cn que se celebra. Presentacines hechas e Infrmes entregads a ls

8 miembrs, incluyend el reprte anual de la rganización Manuales administrativs cuand están dispnibles. Regulacines internas. Sistema de archivs de dcumentación relevante. Se debe evaluar la agilidad cn la que se ubican y prveen la infrmación slicitada durante la auditría interna. Revisión de ls aspects más imprtantes del sistema cntable (ej: registrs de ingress y gasts, cuentas pr cbrar, cuentas pr pagar, prcedimients de cntrl intern para el manej de diner, registr de cuentas bancarias y registr de firmas, estads financiers entre trs). Resultads auditrías internas y externas. Registrs de capacitación a miembrs para mejrar el cntrl intern de ésts sbre la administración. - Entrevistas a: Junta Directiva, a prductres y clabradres, para verificar la implementación de ls estatuts. Prductres sbre la cnvcatria y sbre cóm se implementa la asamblea (tma de decisines, infrmes, trs). Asimism, cnsultarles cuál es su percepción de la apertura de la rganización para que ells puedan ejercer cntrl sbre la administración teniend acces a infrmación verbal y escrita. Encargad de la administración y trs clabradres que trabajen en esa área, para ver cóm está estructurada la administración en general. Persna encargada de la cntabilidad. 4.3 N Discriminación Para la verificación de este criteri, se pueden utilizar prcedimients e instruments de verificación cm ls siguientes: - Revisión de acta cnstitutiva ó estatuts de la rganización que cntiene ls requisits de membresía - Revisión de reglaments interns - Revisión de registrs de aplicacines de membresía (aplicacines recibidas, aceptadas, y rechazadas, y ls mtivs). - Entrevista a prductres que hayan slicitad membresía y hayan sid rechazads, para cncer su percepción de esa decisión (cuand es psible) y aún cuand ese rechaz esté ttalmente amparad al estatut y n invlucre discriminación. Permite al auditr intern sugerir crreccines en el prcedimient aplicad. - Realizar entrevistas a prductres y empleads de la rganización, enfcándse en aquells que pudieran pertenecer a grups en desventaja, si se cnce. - Revisión de dcuments relacinads cn prgramas establecids para grups minritaris/desfavrecids que se hayan identificad en la zna, cuand es el cas. Detectar la discriminación es un de ls rets más difíciles de la auditría scial, inclus para auditres interns que pueden cncer más a fnd la rganización y su cntext. De manera que es un criteri que requiere un esfuerz adicinal de investigación y cmunicación exhaustiva cn tdas las persnas invlucradas en la rganización. Es imprtante n sl determinar que n hay discriminación, per además, cncer la percepción de las persnas al respect.