B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

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1 CAPITULO IV: PROPUESTA DE UN MODELO DE AUDITORÌA BASADO EN EL INFORME COSO, PARA IMPLEMENTAR EL MONITOREO EN LAS ENTIDADES AUTONOMAS GUBERNAMENTALES, UBICADAS EN EL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR A. Generalidades Las Entidades Autónomas Gubernamentales, representan para los ciudadanos, la satisfacción de sus derechos y la vigilancia de sus obligaciones, en tal sentido afrontan una gran responsabilidad ante la sociedad en el manejo y administración de los recursos del Estado. La modernización de las mismas requiere un proceso continuo de monitoreo y de evaluación al cumplimiento de procedimientos, leyes, normas, políticas encaminadas a la consecución de los objetivos institucionales, ejecutándolos en forma transparente. En la investigación de campo se pudo conocer el interés que tienen las Entidades Autónomas Gubernamentales, sobre los beneficios y la utilidad de la implementación de un Modelo de Monitoreo por parte de Auditoría. Este capitulo presenta el desarrollo de la propuesta titulada Modelo de Auditoría basado en el Informe COSO, para implementar el monitoreo en las Entidades Autónomas Gubernamentales, ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador como alternativa de respuesta a las debilidades de control interno por falta de una adecuado Monitoreo. La propuesta ha sido elaborada en cumplimiento de los objetivos del capítulo con la finalidad de que cumpla con todas las expectativas y necesidades que enfrenta este tipo de Entidades en cumplimiento del Control Interno. 126

2 B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA Objetivo General Diseñar un Modelo de Auditorìa, Basado en el Informe COSO, que contribuya a implementar el Monitoreo en las Entidades Autónomas Gubernamentales, ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador. Específicos o Desarrollar un Plan de Monitoreo, que contribuya a la labor de Auditoria en las Entidades Gubernamentales. o Proponer un cuestionario de Monitoreo, que contribuya a medir los controles existentes en las Entidades Autónomas Gubernamentales. o Proponer una guía de evaluación del desempeño, que contribuya al fortalecimiento del Control Interno. C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA En la actualidad las auditorías de las Entidades Autónomas Gubernamentales frecuentemente realizan evaluaciones del Control Interno en sus diferentes áreas funcionales, es por ello que el contar con un Modelo de Monitoreo, basado en el Informe COSO, contribuirá al Fortalecimiento del mismo y a realizar eficaz y eficientemente cada una de las operaciones y la utilización adecuada de los recursos materiales, financieros y humanos. El Modelo de Auditoría basado en el Informe COSO para implementar el Monitoreo, aporta beneficios a las Entidades Autónomas Gubernamentales, ya que en él se presentan estrategias y lineamientos adecuados para obtener resultados favorables y lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales. 127

3 D. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Ante la globalización de las economías y los cambios constantes en las formas de competir durante los últimos años, obliga a las entidades cada vez más creen y establezcan mecanismos de control en las operaciones que se realizan en proceso de desarrollo, operativo y financiero. Es por ello que la investigación sobre la implementación del componente monitoreo, basado en el Informe COSO, de las entidades autónomas gubernamentales, ubicadas en San Salvador, contribuirá en gran medida al fortalecimiento y desarrollo de las mismas, lo que permitirá ofrecer uniformidad en los criterios a evaluar las diferentes áreas de la estructura organizativa de las entidades autónomas El enfoque de la investigación gira en torno al conocimiento técnico del componente Monitoreo, basado en el Informe COSO, tomando en cuenta es estudio de las Normas Técnicas de Control Interno, de la Corte de Cuentas de la República; las cuales ya esta señaladas para que sean cumplidas por las entidades autónomas gubernamentales y que están plasmada en diferentes medios bibliográficos, tomando en cuenta diversos criterios, objetivos y necesidades particulares del universo de estudio. E. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA Con el Modelo de Auditorìa basado en el Informe COSO, para contribuir a la implementación del Monitoreo en las Entidades Autónomas Gubernamentales se obtendrán los beneficios siguientes: a) Contaran con una de guía de evaluación del desempeño, que les permitirá evaluar la eficiencia del personal para el logro de los objetivos y metas propuestas. 128

4 b) Facilitará la realización del trabajo de los Entes Fiscalizadores, Auditorìa Interna y demás gerencias, departamentos y empleados que laboran en entidades autónomas gubernamentales. c) Con la implementación del Modelo las Entidades Autónomas, podrán tomar decisiones con mayor seguridad, que les permitan obtener resultados esperados. F. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LAS ENTIDADES AUTÓNOMAS El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. Positivas Negativas Interior Fortalezas Debilidades Exterior Oportunidades Amenazas El Análisis situacional de las Entidades Autónomas se realizó con base al FODA, en el cual encontramos que se destaca lo siguiente: o o o o o Fortalezas Cuentan con una Estructura Jerárquica propia. Son creadas a iniciativa del Gobierno Actividades propias de recaudación y gestión de fondos. Personería jurídica y patrimonio propio Ofrecen servicios necesarios para la población Oportunidades o Acceso o facilidad de obtener extrafinanciamientos a su presupuesto para cumplir y mejorar sus objetivos institucionales. o Realización de obras para la población con financiamiento externo. 129

5 o Fortalezas Cada Entidad posee un objetivo encaminado a prestar un servicio o beneficio a la población. o Acceso a los medios de comunicación. o Reconocimiento Nacional e Internacional de la Institución. o No permiten competencia entre si, por o presentar servicios diferentes para diferenciar necesidades de la población. Cuentan con un presupuesto anual, lo que le permite funcionar si ningún problema por todo el año. Oportunidades o Cuenta con el mejor acceso a ofertas competitivas en el mercado por obtener sus insumos. o Atender a grupos adicionales de clientes. o Coordinación con otras entidades organizaciones. o Crecimiento rápido del mercado. o Entrar a nuevos mercados o segmentos. o Ampliación de la cartera de productos. o Buena imagen ante los usuarios. o Acceso a convenios con ayuda extranjera. o Medios de comunicación favorables. Debilidades o Inexistencia de políticas de asignación de oportunidades formativas. o Dentro de las Instituciones Autónomas, el o o o o control interno, es calificado como Bueno, por lo que necesita ser fortalecido dentro de las mismas. No cuentan con un Comité de Auditoría. Los Auditores Internos, realizan funciones operativas. El seguimiento a observaciones de auditoría interna, externa y entes fiscalizadores, no se realiza oportunamente Burocracia en la prestación de servicios. Amenazas o Los sindicatos no pueden permitir una visión objetiva de las situaciones que se puedan presentar. o Entrada de nuevos competidores. o Incremento en venta de productos sustitutos. o Crecimiento lento del mercado. o Cambio en las necesidades y gustos de los consumidores. o Creciente poder de negociación de clientes y/o proveedores. o Desinterés y escasa voluntad política de las Autoridades Gubernamentales. o Programas dependientes de financiamiento externo a La falta de voluntad política del Gobierno. G. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MODELO A continuación se presenta gráficamente el modelo propuesto. 130

6 ESQUEMA DEL MODELO DE AUDITORIA BASADO EN EL INFORME COSO PARA IMPLEMENTAR EL MONITOREO EN LAS ENTIDADES AUTONOMAS GUBERNAMENTALES. ETAPA 1 ETAPA 2 MONITOREO EN MARCHA MABICOSO EVALUACIONES SEPARADAS RETROALIMENTACIÒN, MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS. LISTA DE CHEQUEO PLAN DE MONITOREO EVALUACIONES SEPARADAS RETROALIMENTACIÒN MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS. GUÌA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO ETAPA 3 GUIA DE MONITOREO PARA EVALUACIONES SEPARADAS. INFORME SEGUIMIENTO Elaborado por Equipo de Tesis. 131

7 Etapa 1: Monitoreo en Marcha DESARROLLO DE LA PROPUESTA El presente Modelo de Auditoría, se ha diseñado para mostrar técnicamente el desarrollo del Componente Monitoreo, basado en el Informe COSO, en las Entidades Autónomas Gubernamentales, ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador, para que éstas fortalezcan el Control Interno y se contribuya al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. El Modelo esta conformado por 3 etapas, las cuales se detallan a continuación: ETAPA 1: MONITOREO EN MARCHA Etapa 1: Comprende el enfoque del Informe COSO, a través del Monitoreo en Marcha (o Monitoreo Ongoing) el cual se desarrollará mediante de un Plan de Monitoreo en Marcha y una Guía de Evaluación del Desempeño. A continuación se presenta el esquema de la Etapa 1: LISTA DE CHEQUEO. MONITOREO EN MARCHA GUIA DE EVALUACIÒN DEL DESEMPEÑO LISTA DE CHEQUEO o REVISIÒN Y ACTUALIZACIÒN DE ESTRUCTURA JERARQUICA. o ACTUALIZACION DE MANUALES NORMAS, REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS. o SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DE AUDITORIA INTERNA, EXTERNA Y ENTES FISCALIZADORES. CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES. o o o o o INTRODUCCIÓN OBJETIVOS ALCANCE, POLÍTICAS, IMPORTANTES A CONSIDERAR PASOS METODOLÓGICOS PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO. Elaborado por Equipo de tesis 132

8 Etapa 1: Monitoreo en Marcha 1. ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR EN EL MODELO DE MONITOREO EN MARCHA (ONGOING) La Gerencia deberá monitorear la efectividad de los controles internos en el curso normal de las operaciones a través de actividades administrativas y de supervisión, comparaciones, reconciliaciones y otras acciones rutinarias, que le den la pauta que se esta ejecutando una supervisión adecuada al sistema de control interno. El monitoreo Ongoing está enfocado a: Máxima Autoridad Gerentes Jefes de Área Coordinadores Subalternos Usuarios Monitoreo Ongoing El Monitoreo en Marcha, por ser responsabilidad de la Máxima Autoridad, será evaluado a través de: o Seguimiento a actualización de Manuales, Reglamentos, Procedimientos, Políticas, Normas que deben implementarse en las Entidades Autónomas Gubernamentales para la ejecución de sus operaciones con eficiencia y cumplir con los objetivos y metas propuestas. o Implementar una Guía de Evaluación de Desempeño para que maximice la eficiencia en los empleados. 2. LISTA DE CHEQUEO. Para este cumplimiento se ha diseñado una lista de chequeo, tomando en cuenta las normas siguientes: a) La Gerencia deberá crear un equipo técnico para realizar el levantamiento de procesos. b) El equipo técnico debe planificar el trabajo de levantamiento de procesos. 133

9 Etapa 1: Monitoreo en Marcha c) Las gerencias involucradas se coordinan con el equipo técnico para revisión de procedimientos, normas, reglamentos, instructivos, manuales, etc. d) El equipo técnico realiza diagnostico actualizado de los instrumentos normativos. e) El equipo técnico a través de la lista de chequeo entrevista al personal responsable de los instrumentos normativos, que se ejecutan en el área sujeta a revisión. f) El equipo técnico entrega los resultados (conclusiones y recomendaciones)a la gerencia. g) La gerencia debe informar resultados a la máxima autoridad para su revisión y aprobación. h) La máxima autoridad debe comunicar oportunamente los cambios a todos los empleados. A continuación se presenta el proceso esquemático de la lista de chequeo: MONITOREO EN Máxima Autoridad Gerencia General. Gerencia de Procesos y Tecnología Jefe del Área de Procesos y Normas. Diagnóstico de Actualización de los procesos. Comunicar Oportunamente los cambios a todos los empleados. ESQUEMA LISTA DE CHEQUEO Elaboración Equipo tècnico de aplica Cronograma lista de chequeo Revisión y Aprobación por la Máxima Autoridad. Informe a la Gerencia General. Resultados. Resultados. Elaborado por Equipo de tesis. 134

10 Etapa 1: Monitoreo en Marcha A continuación se presenta la propuesta de lista de chequeo. LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERIFICACIÓN DEL MONITOREO EN MARCHA Nombre de la Entidad Gubernamental: Área: Fecha: Responsable del Área No. Correl. Descripción de Items de chequeo Se cumple Si No Comentarios 1 Verifique si la Entidad cuenta con una Estructura Jerárquica actualizada. 2 Confirme si la estructura jerárquica esta acorde a las necesidades de la entidad. 3 Indague si la entidad realiza una revisión, análisis y actualización de los Instrumentos Normativos Internos. 4 Verifique si está definida la misión y visión de la Entidad. 5 Indague si están definidos los niveles de autoridad y responsabilidad en los niveles jerárquicos. 6 Investigue si los empleados conocen las funciones del puesto que desempeñan. 7 Verifique si existen planes de capacitación en la entidad. 8 Verifique si los empleados están siendo evaluados conforme a los resultados de la entidad. 9 Verifique si existen parámetros definidos en relación a los perfiles de contratación de empleados. 10 Conocen los empleados el Código de Ética o la Ley de Ética Gubernamental aprobada en julio / Toma acciones preventivas y correctivas la máxima autoridad ante situaciones de faltas al reglamento interno de trabajo? 135

11 Etapa 1: Monitoreo en Marcha LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERIFICACIÓN DEL MONITOREO EN MARCHA Nombre de la Entidad Gubernamental: Área: Fecha: Responsable del Área No. Descripción de Items de chequeo Correl. 12 La máxima autoridad junto con los niveles gerenciales, dan seguimiento oportuno a las observaciones de auditoría interna, externa y entes fiscalizadores? 13 Existen procedimientos autorizados para subsanar las observaciones relevantes. 14 Indague si en la entidad se cuenta con un Comité de Auditoría. Se cumple Si No Comentarios 15 Indague si en la entidad se realiza un informe anual de los Controles Internos. Nombre del Auditor asignado: F: F: Firma y sello del Entrevistado Firma y sello del Auditor Elaborado por Equipo de tesis. 136

12 Etapa 1: Monitoreo en Marcha 3. GUÍA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO La Guía de evaluación del desempeño propuesta, es una herramienta que puede ser utilizada por la máxima autoridad, para medir la eficiencia de los recursos humanos con que cuenta la entidad y así contribuir a logro de los objetivos y metas a nivel institucional y a la toma de decisiones. a) Introducción CONTENIDO b) Objetivo del sistema de Evaluación del desempeño c) Políticas importantes a considerar y periodos de la evaluación d) Guía Metodológica de Pasos para la Evaluación del Desempeño e) Partes que componen el Formulario de Evaluación 137

13 Etapa 1: Monitoreo en Marcha a) Introducción Teniendo en cuenta que la Ley de la Corte de Cuentas de la República establece en el Decreto No. 438, Capítulo III, control Interno, Art. 26, Cada entidad y organismo del Sector Público establecerá su propio Sistema de Control Interno Financiero y Administrativo, previo, concurrente y posterior para tener y proveer seguridad razonable. En el cumplimiento de los objetivos, transparencia y confiabilidad de la información y teniendo presente que el desarrollo del recurso humanos, es fundamental para el éxito de las entidades autónomas gubernamentales y por tratarse del recurso mas importante en las entidades, es necesario contar con una herramienta que permita evaluarlo; en tal sentido, se ha diseñado una guía de evaluación del desempeño laboral, como contribución a que las entidades gubernamentales puedan aplicarla periódicamente y evaluar la eficiencia con que laboran sus empleados y asegurar que dichas entidades logren cumplan sus objetivos. Es necesario mencionar que la guía de Evaluación del Desempeño Laboral se ha elaborado de conformidad a lo dispuesto en las Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas, Capítulo II, No EVALUACION: El trabajo de los servidores públicos será evaluado periódicamente; su rendimiento deberá estar acorde a los parámetros de eficiencia establecidos por cada entidad. Los Gerentes de cada área o unidad en coordinación con la Gerencia General, serán los responsables de la evaluación del personal a su cargo. La sola presencia física del personal en las horas laborables no significa que su desempeño sea satisfactorio; por lo tanto, es necesario evaluar el cumplimiento efectivo de las tareas encomendadas. 138

14 Etapa 1: Monitoreo en Marcha b) Objetivos Los objetivos de esta guía son: 1. Satisfacer las expectativas de servicio que esperan los usuarios de las entidades autónomas gubernamentales. 2. Desarrollo de las habilidades y capacidades del personal. 3. Formular programas de capacitación. 4. Establecer una base objetiva para determinar el desempeño anual que merezca un reconocimiento al trabajador. 5. Brindar información objetiva para guiar las decisiones administrativas de la gestión en las Entidades Autónomas Gubernamentales, sobre capacitaciones, contrataciones, ascensos o incentivos salariales. c) Políticas de la Evaluación. El proceso de evaluación del desempeño laboral es similar a una sesión de supervisión del avance del trabajo. Durante la evaluación del desempeño, el jefe de departamento y el empleado se reunirán para revisar si se han alcanzado los objetivos que se establecieron con anterioridad y fijarán nuevos objetivos de desempeño para el período siguiente: La evaluación del Desempeño se aplica a todo el personal que cumpla los siguientes requisitos y políticas: 1. Ser trabajador con contrato indefinido 2. Esta evaluación es requisito para futuras prórrogas de contrato de Trabajo u otro contrato; 3. Las sesiones de evaluación como mínimo se realizarán dos veces al año. (semestre); 4. Deberá discutirse sobre las preocupaciones del empleado; 5. Es necesario utilizar técnicas de solución de conflictos y manejar éstas de una manera equitativa y en el menor tiempo posible; 139

15 Etapa 1: Monitoreo en Marcha 6. Se prestará atención a la calidad del ambiente de trabajo y realizar los ajustes necesarios; 7. Deberá utilizar técnicas de motivación del personal; 8. Se proporcionará una retroalimentación constructiva regular; 9. Se realizará reconocimiento de desempeño de los empleados proporcionando a éstos el tiempo y la oportunidad para comentar sobre la efectividad de sus jefes inmediatos; 10. Cuando se concerte, se modifique, se realice el seguimiento de los objetivos en la mitad del período o se evalúe, se deben firmar los respectivos formularios (Formato B y C), señalando la fecha de estos actos. De ser necesario se puede utilizar una hoja adicional para dejar por escrito sus modificaciones; 11. Con un mes de anticipación a la fecha establecida para la evaluación, la secretaria del área de Recursos Humanos envía a cada uno de los Jefes con personal a cargo, los formularios y las instrucciones para su diligenciamiento, colocando la fecha límite de entrega. 12. El formulario debe ser preparado y entregado a más tardar dos semanas después de haber concluido el primer semestre del año y cumplido la fecha que se ha fijado para la evaluación. 13. Una vez recibidas las evaluaciones, el Jefe de Recursos Humanos, revisa y procede conjuntamente con la máxima autoridad a establecer los reconocimientos a quienes tengan derecho, lo hace efectivo y archivo en el expediente del empleado Hoja de vida o Memoria Histórica y en los demás sistemas de información, se incluye en el boletín de novedades de Personal, cuando haya lugar a ello. El Jefe de cada Área deberá notificar al empleado de su evaluación final. 14. Si existen reclamaciones, el encargado(a) del Personal deberá tramitarlas ante la máxima autoridad, hasta tener la decisión final. 140

16 Etapa 1: Monitoreo en Marcha 15. Es necesario un permanente seguimiento y análisis por parte de la Gerencia Administrativa de los factores de evaluación y sus consecuencias en el ambiente laboral de las entidades autónomas gubernamentales y proponer su actualización. d) Guía Metodológica de Pasos para la Evaluación del Desempeño La metodología que se pone a disposición puede ser implementada por la máxima autoridad, pretendiendo conocer y mejorar el desempeño laboral de la institución; es necesario que la concertación sea precisa y objetiva y de que motive la responsabilidad del empleado y genere compromiso, se ofrecen como alternativas para complementar la planeación del trabajo concertado varios formatos que le ayuden al evaluador a desarrollar su trabajo con un horizonte concreto. Estos formatos guía para la concertación de objetivos (formatos B y C), Cronograma de Actividades (Plan de Trabajo Operativo), memoria histórica de la evaluación del desempeño (Formato - A), deben poseerlos tanto el máxima autoridad, el evaluador como el evaluado, para que cada uno conozca las obligaciones y al finalizar el período, la calificación definitiva no se preste a ambigüedades o dificultades que deterioren el clima organizacional. Durante el proceso de revisión de las capacidades y debilidades de un trabajador (resultados) pueden discutirse y facilitarse en el desarrollo de métodos para obtener el máximo de estas capacidades y encontrar maneras para corregir o minimizar las debilidades, por ejemplo una capacitación adicional. La Evaluación del Desempeño (Formato A y B) se convierte en la Memoria Histórica de la Evaluación del Desempeño del Personal. Permitiéndole este formato, tanto a la máxima autoridad, al evaluador como al evaluado, cotejar con el tiempo el desarrollo de su desempeño. 141

17 Etapa 1: Monitoreo en Marcha Así como está diseñado este instrumento, la máxima autoridad, las gerentes, los Jefes de Departamento, pueden hacer un seguimiento al trabajo mensual, bimensual, trimestral o cuando lo deseen. La finalidad, es guardar información de referencia para el momento de la calificación definitiva. A continuación le proveemos la guía para facilitar el proceso de evaluación del desempeño laboral. Pasos Concepto 1 La Unidad de Planeación Estrategia en conjunto con el Área de Recursos Humanos, serán los encargados de preparar la evaluación individualmente (Formato-A) en las fechas que la máxima autoridad ha fijado realizarlas. 2 El Área de Recursos Humanos, fija la fecha con el evaluado para presentarle la evaluación (Formatos A y B). 3 El Área de Recursos Humanos, entrega al evaluado copia de la evaluación, (Formatos A y B), para hacer una auto evaluación, concertada, revisada y firmada de que el empleado está de acuerdo con las evaluaciones. 4 Una vez revisada la evaluación (Formato A) por el evaluado, la sección 1, del Formato B, deberá ser complementada por el evaluado, el evaluador anotando las sugerencias, opiniones (aspectos positivos o negativos que hayan afectado el desempeño o que sean dignos de tenerse en cuenta para la calificación). 142

18 Etapa 1: Monitoreo en Marcha 5 Complementar la sección 2, del formato -B, anotando los objetivos y los resultados que se han consensuado en el Formato C, seguidamente deberá anotarse de forma consensuada el porcentaje que representa el grado de avance alcanzado en cada uno de los objetivos y resultados. 6 Se anota y valida en el formato- C, de forma consensuada los nuevos objetivos y los resultados que se han de alcanzar en el siguiente período, información que será necesaria para tomarla de base en las siguientes evaluaciones. 7 Se completa la sección 3, del formato B, por el Área de Recursos Humanos, anotando en la casilla A, la puntuación total que suman todos los factores de la evaluación. 8 El Área de Recursos Humanos, prepara la lista resumen de las calificaciones de todo el personal evaluado, Formatos D y E. 9 El Área de Recursos Humanos, facilita una copia del resumen de las calificaciones a la máxima autoridad, Formatos D y E 10 El Área de Recursos Humanos prepara el expediente de cada uno de los empleados y archiva las Memorias Históricas de Evaluación (Formatos A, B. C. D y E). A continuación se presenta en esquema la Evaluación de Desempeño. 143

19 Etapa 1: Monitoreo en Marcha Esquema de Guía de Evaluación del Desempeño MAXIMA AUTORIDAD GERENCIA GENERAL PLANEACION ESTRATEGICA CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y META JEFATURAS GERENCIAS EMPLEADOS Elaborado por Equipo de Tesis. e) Partes que integran el Formulario de Evaluación Formato A Evaluación del Desempeño. Contiene: 1. Información general del evaluado y el evaluador, 2. Instrucciones para llenar y analizar la evaluación, 3. Resumen de la evaluación, 4. Una Lista de áreas, y descripción de los factores de desempeño a evaluar. Para lo cual se debe considerar: La sección 1, del Formato A, deberá ser 144

20 Etapa 1: Monitoreo en Marcha complementada con información general en cuanto a datos del puesto evaluado y del evaluador. La sección 2, del Formato A, se refiere a recomendaciones que deben tomarse en cuenta para resolver los siguientes pasos; al momento de llenar los formularios de evaluación; La sección 4, del Formato A, contiene una lista de áreas, descripción y pesos de los factores de desempeño. En la columna rotulada con el nombre (Puntos Asignados) deberá anotar el valor del peso seleccionado en el escala de 1 a 5 puntos. De la misma forma deberá hacerlo para asignarle el puntaje a las siguientes áreas y factores que se están evaluando. Para obtener el puntaje total de los factores de desempeño, se suman los subtotales de cada una de las áreas del Formato-A de la sección 4. El valor resultante Se anota en la parte final del Formato A, en la casilla: Puntaje total Alcanzado. En la sección 3, del Formato A Una de las cinco casillas o recuadros, deberá ser marcada con la letra E, para tener criterio de seleccionar de la casilla, hacer lo siguiente: 1. Tomar de base el puntaje que aparece en la casilla rotulada Puntaje Total Alcanzado de la parte final de la sección 4 (Formato -A). Luego en la sección 3 del Formato B, compare los puntos alcanzados y ubique el rango a que corresponden. En el mismo momento, identifique el nombre con el que se rotula el rango (Excelente, buena, etc.) y luego marque en el Formato A, y en la sección 3 una de las cinco casillas. 145

21 Etapa 1: Monitoreo en Marcha Formato B Evaluación del Desempeño Contiene: 1. Sugerencias y opiniones que deben ser formuladas en forma concertada por el evaluado y el evaluador, 2. Evaluación porcentual alcanzada de los objetivos y resultados. 3. Resumen de la evaluación que debe llenar el evaluador y o encargado de recursos humanos. Formato C Guía para la Concertación de Objetivos Contiene: 1. Nombre y cargo del empleado 2. Fecha de concertación de objetivos 3. Tiempo de laborar en el puesto actual Descripción de objetivos y resultados esperados Formato D Resumen de las Calificaciones de Desempeño Contiene: 1. Período de evaluación 2. Nombre y cargo del personal evaluado 3. Calificación del personal evaluado Formato E Reporte Decisiones Administrativas de Contiene: 1. Período de evaluación 2. Nombre y cargo del personal evaluado 3. Comentarios, Incentivos, retribuciones y capacitaciones. 146

22 Etapa 1: Monitoreo en Marcha FORMATO A Nombre de la Entidad Gubernamental FECHA: / / Evaluación de Desempeño Laboral Sección 1. INFORMACIÓN GENERAL AREA O DEPARTAMENTO: DATOS DEL EVALUADO: Nombre: Fecha de ingreso: Puesto actual: Puesto al que se reporta: Tiempo en el puesto: OTROS DATOS: Periodo de evaluación: Del: Nombre del Evaluador: al: Puesto del evaluador: Sección 2. INSTRUCCIONES Concertación de Objetivos 1. Tramite este formato en la fecha señalada para realizar las evaluaciones 2. Defina conjuntamente con el empleado, los objetivos y resultados esperados con relación a la misión, metas, conducta laboral, productividad y dentro del marco de las funciones del empleado 3. Describa, plantee objetivos cuantificables y defina el período en el que se han de realizar. Evaluación de objetivos Cuando realice la evaluación, valore cada objetivo y escriba el porcentaje de ejecución o logro alcanzado. Sección 3. RESUMEN DE LA EVALUACIÓN Deficiente Buena Excelente Satisfactoria Muy buena 147

23 Etapa 1: Monitoreo en Marcha Sección 4. EVALUACIÓN DE LOS FACTORES DE DESEMPEÑO Considerando la complejidad del trabajo, la experiencia y capacitación del evaluado, indique en el recuadro de la derecha la calificación correspondiente. AREA: ADMINISTRATIVA DE PERSONAL. FACTOR DESCRIPCIÓN DEL FACTOR PESO PUNTOS ASIGNADOS 1. tiende a provocar problemas por su falta de 1 cooperación Cooperación con 2. Se le pide que coopere, ocasionalmente lo hace 2 compañeros voluntariamente 3. Se ofrece a ayudar a otros, siendo amable 3 4. Logra integrarse perfectamente como parte del grupo 4 5. Gran espíritu de cooperación e integración de 5 equipos de trabajo 1. El empleado falla a citas o a la entrega de los 1 resultados de su trabajo. Organización 2. Frecuentemente es necesario hacer aclaraciones 2 para que organice su trabajo y logre los resultados. 3. Algunas veces suministra oportunamente la 3 información necesaria para que los compañeros y colaboradores contribuyan al logro de los resultados. 4. Normalmente suministra oportunamente la 4 información necesaria para que los compañeros y colaboradores contribuyan al logro de los resultados. 5. Generalmente distribuye y asigna en forma 5 razonable el trabajo entre las personas a su cargo y sus decisiones contribuyen al logro eficaz de los resultados. 1. Su progreso es dudoso 1 Potencial de progreso 2. Su progreso dependerá de la corrección de algunas 2 deficiencias. 3. Aceptables posibilidades de crecimiento y desarrollo Grandes posibilidades de crecimiento y desarrollo 4 148

24 Etapa 1: Monitoreo en Marcha 5. Excelente potencial de progreso 5 Responsabilidad 1. Por lo general es indiferente, evita 1 responsabilidades. 2. Desempeña ciertas tareas renuentemente Acepta pero no busca mayores responsabilidades Trata de cumplir con su responsabilidad y enfrenta 4 emergencias. 5. Cumple con sus obligaciones y busca mayores 5 responsabilidades. Cumplimiento y oportunidad 1. Constantemente se retrasa al entregar su trabajo Tiende a ser lento Generalmente termina a tiempo Es puntual para entregar su trabajo Frecuentemente entrega su trabajo antes de lo 5 previsto. Calidad del trabajo 1. Tiende a ser inexacto y descuidado Irregular, a veces aceptable y a veces rechazable Su trabajo es aceptable Consistentemente cuidadoso, rara vez requiere 4 correcciones. 5. Trabaja con gran calidad, rara vez requiere 5 correcciones. Competencia Técnica y conocimientos del puesto. 1. Desconoce aspectos básicos de su puesto Insuficiente conocimiento de algunas actividades Tiene suficiente conocimiento para desempeñarlo Lo domina muy bien Dominio total del puesto, inclusive comprende otros 5 más. 1. Normalmente el volumen de trabajo que entrega es 1 insuficiente. Volumen de trabajo 2. Le es difícil sostener un ritmo adecuado de trabajo

25 Etapa 1: Monitoreo en Marcha 3. Ejecuta un volumen adecuado de trabajo Usualmente realiza más de lo que se espera Cumple con su trabajo y hace lo de otros puestos. 5 Planeación 1. Realizó sus actividades sin interés. No puso la atención a los errores y esto pareció no importarle. 2. A veces realizó sus actividades siguiendo las instrucciones. 3. Realizó sus actividades siguiendo instrucciones y en el tiempo planeado. 4. Normalmente planifica y cumple exactamente en el tiempo previsto con sus actividades. 5. Generalmente prevé y jerarquiza las actividades y tareas necesarias para el logro de los resultados específicos esperados Iniciativa 1. Usualmente debe indicársele lo que debe hacer Necesita ayuda y supervisión constantemente Realiza el trabajo sin pedírselo Procede voluntariamente al trabajo y hace 4 sugerencias prácticas. 5. Emprende nuevas acciones y hace seguimiento de 5 las mismas. 1. Fue extremadamente reservado y esto llegó a obstaculizar su relación con los usuarios. 2. Convivió solo con ciertas personas y no se metió en problemas. 3. Convivió cordialmente con personas de distintas áreas o departamentos, pero no se preocupó por mejorar la atención con los usuarios. Atención al usuario 4. Contribuyó a que el ambiente en su área de trabajo fuera agradable y participó en actividades para mejorar la atención de los usuarios que demandan un servicio o producto

26 Etapa 1: Monitoreo en Marcha 5. Establece y mantiene canales de comunicación con usuarios, superiores, compañeros y colaboradores, generando un ambiente laboral de cordialidad y respeto, además demuestra efectividad ante la demanda de un servicio o producto. 5 Asistencia y puntualidad. 1. Asistencia y puntualidad deficientes Es inconstante en su asistencia y en general es 2 impuntual. 3. Es constante en su asistencia y generalmente es 3 puntual. 4. Cumple exactamente los horarios establecidos Generalmente se presenta al trabajo antes del 5 horario establecido. 1. Con frecuencia muestra descuido en su arreglo y 1 presentación. 2. A veces da la impresión de descuido en su arreglo y 2 presentación. Presentación 3. Su arreglo personal y presentación son aceptables Su arreglo personal y presentación son buenos Su arreglo personal y presentación son excelentes. 5 Puntaje Total Alcanzado: Elaborado por Equipo de tesis. 151

27 Etapa 1: Monitoreo en Marcha FORMATO B Nombre de la Entidad Gubernamental Área: FECHA: / / Evaluación de Desempeño Laboral Sección 1. SUGERENCIAS Y OPINIONES SUGERENCIAS DEL EVALUADOR: OPINIÓN DEL EVALUADO: Sección 2. EVALUACIÓN DE OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOS A LOGRAR DESCRIPCIÓN POR PRIORIDAD % ALCANZADO RESULTADOS ESPERADOS FIRMA DEL EVALUADOR FIRMA DEL EVALUADO Reporte completo mostrado a mí y discutido FIRMA DEL GERENTE Elaborado por Equipo de tesis. FIRMA DEL ÀREA DE RECURSOS HUMANOS 152

28 Etapa 1: Monitoreo en Marcha Formato C Nombre de la Entidad Gubernamental: Área: CONCERTACIÓN DE OBJETIVOS DE DESEMPEÑO Nombre Del Empleado: Cargo del empleado: Fecha de concertación de objetivos: Tiempo de laborar en el puesto actual: OBJETIVO - METAS No. DESCRIPCION OBSERVACIONES OBJETIVOS ESPECIFICOS A LOGRAR RESULTADOS ESPERADOS Nombre y firma del Jefe de Departamento o Responsable de las evaluaciones Nombre y Firma del Empleado Elaborado por Equipo de tesis. 153

29 Etapa 1: Monitoreo en Marcha Formato D Nombre de la Entidad Gubernamental Área: RESUMEN DE LAS CALIFICACIONES DE DESEMPENO LABORAL Período de la evaluación: Fecha del informe: No. Nombre del Empleado Cargo Calificación Observaciones Puntaje Excelente Muy Buena Satisfactoria Alcanzado Buena Deficient e 0-13 Nombre y firma del Encargado de las Evaluaciones Nombre y firma del Gerente. Elaborado por Equipo de tesis. 154

30 Etapa 1: Monitoreo en Marcha FORMATO E Nombre de la Entidad Gubernamental REPORTE DE DECISIONES ADMIISTRATIVAS DATOS DEL EVALUADO: Nombre: Departamento: Fecha de ingreso: Puesto Actual: Puesto al que se reporta: Tiempo en el puesto: OTROS DATOS: Período de evaluación Nombre del evaluador : Del Puesto del evaluador: al No. NIVEL TÉCNICO ASISTENCIAL Incentivos- Retribuciones y Capacitaciones Observaciones 1 Ascenso 2 Traslado 3 Permanencia en el puesto 4 Capacitación 5 Otros Nombre y firma del Gerente General Nombre y firma del Jefe inmediato Elaborado por Equipo de tesis. 155

31 Etapa 2: Evaluaciones Separadas ETAPA 2: EVALUACIONES SEPARADAS Las Evaluaciones Separadas, corresponden a la etapa 2 del Modelo propuesto, están formadas por el Plan de Monitoreo Operativo y la Guía de Monitoreo para Evaluaciones Separadas; los cuales pretenden ser una herramienta modelo para el trabajo a desempeñar por el Auditor. El esquema de esta etapa es como sigue: Esquema de Metodología Propuesta para realizar Auto-evaluaciones Separadas AUDITORÌA INTERNA Evaluaciones Separadas AUDITORÌA EXTERNA ENTES FISCALIZADORES Seguimiento a observaciones oportunamente. Elaborado por Equipo de Tesis. 1. ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR EN LAS EVALUACIONES SEPARADAS. Las Evaluaciones Separadas son realizadas por Auditoria Interna, Auditoría Externa y Entes Fiscalizadores; a ellos, les compete mantener un constante monitoreo y 156

32 Etapa 2: Evaluaciones Separadas efectuar un seguimiento contínuo de las observaciones, tal como se explica a continuación: El monitoreo mediante evaluaciones separadas debe ejecutarse tomando en cuenta: o Ejecución de auditorias por parte de personal calificado de la Unidad de Auditoria Interna. o Ejecución de auditorias por parte de Auditoria Externa. o Ejecución de auditorias por parte de los Entes Fiscalizadores. Para la implementación del Componente Monitoreo se deben identificar y tomar decisiones preliminares de los otros componentes, ya que estos forman parte de la adecuada evaluación del Monitoreo: la Unidad de Auditoria Interna, la Corte de Cuentas, las Firmas Privadas de Auditoria y demás instituciones de control y fiscalización, evaluarán periódicamente la efectividad del sistema de control interno institucional. Para llevar a cabo las auto-evaluaciones a continuación se presenta el Desarrollo de la fase de Evaluaciones separadas, tal como se planteó anteriormente, estas consisten en el Desarrollo de un Modelo de Plan de Monitoreo y una Guía de Monitoreo. 2. DESARROLLO DE LAS EVALUACIONES SEPARADAS Como contribución a la gerencia de las Entidades Autónomas Gubernamentales, se ha diseñado el siguiente Modelo de Plan de Monitoreo para realizar evaluaciones separadas, función que compete a la Auditoría Interna de cada una de éstas entidades. 157

33 Etapa 2: Evaluaciones Separadas 3. Plan de Monitoreo para Evaluaciones Separadas. PLAN DE MONITOREO EVALUACIONES SEPARADAS PERÍODO Del de al de de 200_ Presentado por: 158

34 Etapa 2: Evaluaciones Separadas CONTENIDO Página INTRODUCCIÒN OBJETIVOS ALCANCE DEL TRABAJO a) Estructura del Control Interno b) Cumplimiento de Leyes y regulaciones aplicables c) Ejecución de pruebas d) Preparación y remisión de Informes CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 159

35 Etapa 2: Evaluaciones Separadas 3.1 INTRODUCCIÒN De conformidad al Art.34 de la Ley de la Corte de Cuentas, se debe establecer o crear la Unidad de Auditoría Interna, con el objeto de obtener comentarios y recomendaciones respecto al adecuado sistema de control interno (COSO), la transparencia y manejo de los Fondos Públicos, la razonabilidad de las cifras mostradas en los Estados Financieros a un periodo determinado y evaluar la confianza que puedan depositar los usuarios en la entidad, conforme a la gestión que se realiza. Es importante, que hoy en día las entidades gubernamentales, ejecuten mecanismos de monitoreo en todos los niveles jerárquicos, con el fin de cumplir con los siguientes objetivos: a). Confiabilidad en la Información Financiera. b). Eficiencia y Eficacia en las Operaciones. c). Cumplimiento de Leyes y Regulaciones existentes. La Auditoría Interna como tal, pretende apoyar a las entidades gubernamentales en lo siguiente: Mejorar los controles internos de las Entidades Autónomas, para contribuir al cumplimiento de objetivos institucionales. Apoyar en los diferentes niveles jerárquicos con recomendaciones que den soluciones innovadoras a los problemas que puedan presentarse en las Entidades Autónomas. Monitorear el servicio a los usuarios de las Entidades Autónomas por parte de los funcionarios y empleados. 160

36 Etapa 2: Evaluaciones Separadas 3.2 OBJETIVOS 1. Realizar una Auditoría financiera y Operativa, verificando el cumplimiento legal de las operaciones de las Entidades Autónomas. 2. Verificar los controles internos con que cuentan las Entidades Autónomas en todos los niveles jerárquicos, para evaluar los posibles riesgos de control existentes. 3. Verificar el cumplimiento a leyes y regulaciones existentes en lo competente a las Entidades Autónomas, Manuales y Procedimientos internos que contribuyan al cumplimiento de objetivos y metas institucionales. 4. Verificar si los Estados Financieros, presentan información razonable de las operaciones de las Entidades Autónomas de acuerdo a lo establecido legalmente. 5. Hacer pruebas para determinar si la entidad cumplió en todos los aspectos legales y regulaciones aplicables a las Entidades Autónomas. 161

37 Etapa 2: Evaluaciones Separadas 3.3 ALCANCE DEL TRABAJO El alcance del Modelo que se propone considera aspectos de cumplimiento de Normas de Auditoria Gubernamental (NAG), Normas Técnicas de Control Interno Específicas (NTCIE de acuerdo a la funcionabilidad de cada entidad gubernamental y aprobada por la Corte de Cuentas y publicada en el Diario Oficial), leyes y regulaciones existentes relativas a las Entidades Autónomas y demás leyes afines a la actividad de las Entidades Autónomas Gubernamentales; el alcance de este Modelo de Evaluaciones Separadas, se extiende a los siguientes puntos de control: a) Estructura del Control Interno 1) Verificar la existencia y autorización de los instrumentos normativos (instructivos, procedimientos, manuales, reglamentos, guías etc.), para el adecuado funcionamiento del control interno. 2) Realizar un análisis de la estructura del Control Interno, con base a COSO. 3) Revisar los documentos normativos existentes y verificar que estos estén estructurados conforme a las necesidades las entidades autónomas. b) Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables. 1) Verificar que en las entidades autónomas se haya cumplido con leyes, regulaciones y contratos aplicables a las operaciones efectuadas. 2) Verificar que los fondos gastados en proyectos estén de acuerdo con los términos aplicables en los contratos. 162

38 Etapa 2: Evaluaciones Separadas c) Ejecución de Pruebas. Esta etapa comprende el trabajo de campo, en la cual se elaboran los papeles de trabajo que contendrán la evidencia suficiente y competente que proporcionaran la base razonable para formular juicios, comentarios y recomendaciones respecto a las Entidades Autónomas. Para lo cual se desarrollaran los siguientes tipos de pruebas: Evidencia física Evidencia documental Evidencia testimonial Evidencia analítica d) Preparación y remisión de Informes. Consiste en la preparación de los informes sobre el sistema de Control Interno, los Estados Financieros, Cumplimiento a los aspectos legales y regulaciones aplicables a la Entidades Gubernamentales, como resultado del trabajo realizado y conforme a los resultados obtenidos expresados en comentarios y recomendaciones que mejoren y apoyen la labor que se realiza en todos los niveles jerárquicos. Los informes se emitirán directamente a la Máxima Autoridad, gerencias relacionadas al examen de Auditoría, con copia a la Corte de Cuentas (posterior a la lectura del Informe, comentarios y verificar el grado de cumplimiento por parte de la Administración. 163

39 Etapa 2: Evaluaciones Separadas e) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. NOMBRE DE LA ENTIDAD: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA ENERO A DICIEMBRE/2007 No. 1 OBJETIVO/META/TAREA 2 INICIO 3 FIN 4 COMENTARIOS SOBRE LA EJECUTORIA 5 % CUM 6 ACCIONES REQUERIDAS PARA LOGRO DE METAS DE AUDITORIA 7 Elaborado por Equipo de Tesis. F. F. Elaborado por Revisado y Autorizado por 164

40 Etapa 2: Evaluaciones Separadas A continuación se presenta la Guía de Aplicación para la utilización del cronograma de Actividades Propuesto: GUÌA DESCRIPTIVA Y EXPLICATIVA DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 1. Corresponde al espacio para ubicar el número correlativo de las actividades. 2. Corresponde al espacio diseñado para describir los objetivos y metas establecidos en cada una de las Entidades Autónomas Gubernamentales. Son definidos en el plan anual. 3. Corresponde a la fecha inicial de la auditoria 4. Se refiere a la fecha de finalización de la auditoria 5. Son con base al proceso de ejecución de la auditoria (procedimientos efectuados, fechas de proceso, etc.) 6. Corresponde al porcentaje de avance de la ejecución de la auditoria. 7. Se refiere a las actividades o acciones que se requieren para cumplir con el plan de trabajo anual. A continuación se propone el Modelo de la Guía de Monitoreo para Evaluaciones Separadas, que corresponde a la segunda fase de la etapa 2 del Modelo titulado Evaluaciones Separadas. Esta fase comprende cuestionario y programas diseñados para responder a la importancia del modelo de Auditoría basado en el Informe COSO, para implementar el monitoreo en las Entidades Autónomas Gubernamentales. 4. GUIA DE MONITOREO PARA EVALUACIONES SEPARADAS Para el desarrollo de esta guía, como una herramienta importante para evaluar el monitoreo en las evaluaciones separadas, se han desarrollado un modelo de cuestionario, que sirva como aporte para el trabajo del Auditor, el cual será herramienta para la recopilación de la evidencia. A continuación se presenta el cuestionario de Control Interno: 165

41 Etapa 2: Evaluaciones Separadas CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (CON BASE A COSO) COMPONENTE/ PREGUNTAS SI NO 1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Principal componente, donde se determina el diseño de operación y control, así como la participación activa del personal apoyando en forma permanente el cumplimiento de los objetivos y las funciones de la entidad. a) Integridad y Valores Éticos Incluye los criterios dirigidos a fomentar los valores y la conducta ética documentada de forma, así como el conocimiento y aplicación por el personal del ente: 1 Muestra la Máxima Autoridad interés por la integridad y los valores éticos? 2 Conocen todos los empleados de la entidad, sobre la Ley de Ética Gubernamental aprobada en julio de 2006? 3 Existen otras acciones utilizadas por la máxima autoridad para transmitir la importancia de la integridad y los valores éticos del personal de la entidad? 4 Sabe usted que hacer si encuentra (o se ve involucrado) en una potencial violación de las normas de conducta ética? 5 Informaría de manera formal sobre una violación potencial importante al Código de Conducta ética que sea de su conocimiento? b) Estructura Organizativa Permite difundir el esquema organizativo aplicado para cumplir los objetivos de la entidad. 1 La estructura organizacional es funcional, clara y del conocimiento general? 2 Los niveles de gerencia y jefatura, disponen de la información necesaria para cumplir sus responsabilidades y utilizar su autoridad? 166

42 Etapa 2: Evaluaciones Separadas CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (CON BASE A COSO) COMPONENTE/ PREGUNTAS SI NO 3 Los niveles actuales de delegación de autoridad se equilibran con el compromiso de la máxima autoridad y los niveles de responsabilidad asumidos? 4 La cantidad de personal y otros recursos asignados a las direcciones específicas son apropiados para cumplir las principales funciones y actividades 5 Revisa y modifica la gerencia, la estructura organizativa de la entidad de acuerdo a los cambios y condiciones? c) Autoridad y Responsabilidad Factor que identifica las fortalezas establecidas en las disposiciones estatutarias, legales y administrativas para la creación de la entidad para cumplir los objetivos institucionales. 1 Existe una adecuada asignación de autoridad y responsabilidad? 2 Considera que las disposiciones administrativas y legales establecen condiciones adecuadas para el cumplimiento de los objetivos institucionales? 3 Las responsabilidades asumidas por las áreas relacionadas han sido claramente identificadas, difundidas y aceptadas? Las normas e instructivos disponibles para el funcionamiento 4 eficiente de la organización son suficientes? 5 Los datos difundidos sobre el rendimiento institucional son reales y no incluyen actividades u operaciones significativas supuestas? d) Políticas y Prácticas de Personal Dirigido a evaluar los criterios globales sobre el manejo del recurso más importante de la institución, además, el que opera el control interno y orienta hacia su objetivo prioritario. 1 El reclutamiento y la selección del personal son realizados sobre bases competitivas y abiertas. 167

43 Etapa 2: Evaluaciones Separadas CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (CON BASE A COSO) COMPONENTE/ PREGUNTAS SI NO 2 Los reconocimientos por objetivos logrados son equitativos y razonables? 3 Está definido y difundido el plan de capacitación y entrenamiento dirigido al personal que ejecuta las actividades sustantivas de la entidad? 4 El personal directivo y el de operación está motivado para cumplir las metas y objetivos de la entidad? 5 El desempeño de trabajo es evaluado y revisado periódicamente con cada empleado? e) Competencia del Personal Está dirigido a calificar las cualidades personales y profesionales del personal, principal elemento del ministerio así como a evaluar la calidad de su desempeño. 1 Los requerimientos de conocimientos y destrezas se ajustan realmente a las necesidades de la organización y de los principales cargos o posiciones funcionales? 2 Existen mecanismos para demostrar que los funcionarios y personal en posiciones importantes (directores y niveles gerenciales, o jefes de departamento) cumplen el perfil y los requisitos de conocimientos y destrezas. 3 Considera eficaces las políticas de recursos humanos para mantener motivado al personal competente y confiable? 4 La evaluación al desempeño es el resultado del promedio aplicado por a) el propio servidor, b) el jefe inmediato y c) una tercera persona independiente conocedora de la actividad? 5 Los resultados de la evaluación al desempeño se utilizan para promover la participación activa del personal y su apoyo para el cumplimiento de los objetivos institucionales. 168

44 Etapa 2: Evaluaciones Separadas CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (CON BASE A COSO) COMPONENTE/ PREGUNTAS SI NO f) Filosofía y Estilo de Gestión de la Dirección El manejo de los instrumentos y los recursos para sensibilizar el apoyo del personal es permanente para la consecución de los objetivos de la institución y los profesionales. 1 Existe mayor exposición al riesgo en unas áreas o actividades sustantivas que en otras, ha sido identificado y difundido al personal? 2 Existe una estabilidad razonable en las posiciones importantes de dirección o gerencia y de destrezas operativas? (Ej.: puede calificarse como normal la rotación de personal) 3 La institución y muestra respeto por las funciones de Auditoría Interna, direcciones de Administración Financiera y de Operaciones demostrada por la adecuada asignación de recursos? 4 La máxima autoridad interactúa de manera suficiente con las unidades operativas y de apoyo? 5 Existe un ambiente de trabajo y de control que apoye la participación colectiva e individual? 2. COMPONENTE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 1 Realiza la máxima autoridad un análisis de riesgos para establecer los objetivos? 2 Los objetivos definidos en los planes de la Entidad son conforme a las metas que se desean alcanzar? 3 Los objetivos de la Entidad son actualizados y difundidos a todo el personal? 4 Cuenta la Entidad con un mecanismo que monitoree el cumplimiento de los objetivos establecidos? 5 Las acciones realizadas para comunicar los objetivos prioritarios de la entidad a todo el personal han sido eficaces? 169