REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR. (Acuerdo No. 1685)

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1 REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR (Acuerdo No. 1685) Gustavo Jalkh Röben MINISTRO DEL INTERIOR Considerando: Que, mediante Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 25, publicado en el Registro Oficial No. 378 de 17 de octubre del 2006, se expidió el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; Que, para facilitar la aplicación de la norma antes citada, es necesario contar con un reglamento interno que permita una adecuada administración y control de la utilización de los diferentes bienes, muebles e inmuebles del Ministerio del Interior; y, En ejercicio de las atribuciones que le confiere el Art. 154 numeral 1 de la Constitución de la República del Ecuador, Acuerda: EXPEDIR EL REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR. Capítulo I DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DE LOS SUJETOS Art. 1.- Ámbito de aplicación.- El presente reglamento se aplicará para la gestión de los bienes de propiedad del Ministerio del Interior así como de sus dependencias, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estén bajo custodia o manejo del Ministerio del Interior. Art. 2.- De los sujetos.- La administración y control administrativo de los bienes pertenecientes al Ministerio del Interior, se ejercerá a través de el/la Director/a de Gestión de Recursos Organizacionales, con sujeción al ordenamiento jurídico vigente. Art. 3.- De su cumplimiento.- La Dirección de Recursos Organizacionales del Ministerio del Interior, a través de la Unidad de Inventarios, se encargará del cumplimiento de las disposiciones 1

2 del presente reglamento, así como de las constantes en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Art. 4.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad del Ministerio del Interior o su delegado, orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes adquiridos o asignados para uso de la institución. Con este objeto el/la Subsecretario/a de Desarrollo Organizacional, designará a un/una Guardalmacén de Bienes, quien será el/la responsable de su recepción, registro y custodia. La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa de el/la servidor/a que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales. El daño, pérdida o destrucción del bien, por mal uso o negligencia comprobada, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad de el/la servidor/a que lo tiene a su cargo o de los/las servidores/as que acceden al bien por mantenimiento o reparación a petición de el/la usuario/a. El/la Guardalmacén de Bienes, sin perjuicio del registro contable que se efectúe de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de Finanzas, deberá tener información sobre los bienes que permitan mantener un inventario actualizado y reportarlo periódicamente al responsable de la Unidad de Inventarios de la Dirección de Gestión de Recursos Organizacionales. Art. 5.- Utilización.- Los bienes de control administrativo del Ministerio del Interior serán utilizados exclusivamente para el cumplimiento de labores institucionales y por ningún motivo para fines personales y particulares. Cada servidor/a será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas es responsabilidad del Jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación de manera que estos serán utilizados correctamente y para los fines de la institución. Capítulo II DE LAS ADQUISICIONES Art. 6.- De las formas de adquirir.- La adquisición de bienes se efectuará de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento general, y resoluciones e instructivos emitidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública. Art. 7.- Inspección y recepción.- Una vez concluido el trámite de adquisición de bienes, el/la Guardalmacén realizará la inspección y recepción de los bienes adquiridos de conformidad con los 2

3 términos contenidos en las especificaciones técnicas. Para los bienes de uso tecnológico o especial intervendrá un/una servidor/a experto/a en esa clase de bienes. El/la Guardalmacén es responsable por sus acciones u omisiones. Si en la recepción se encontraren novedades, se notificará de inmediato al responsable de la Unidad de Inventarios, a el/la directora/a Técnica de Recursos Organizacionales y a el/la Subsecretario/a de Desarrollo Organizacional, para que se tomen las acciones pertinentes. No podrán ser recibidos los bienes que no cumplan con las especificaciones técnicas. Capítulo III DE LOS BIENES Art. 8.- Del pedido.- Las subsecretarías y/o direcciones del Ministerio del Interior así como las unidades adscritas, deberán solicitar por escrito los bienes que requieran sobre la base de los requerimientos contemplados en el plan anual de adquisiciones, debidamente autorizado por la máxima autoridad o su delegado/a. Las solicitudes de bienes que sean requeridos para uso temporal y que existan en la bodega, serán requeridos directamente a el/la Director/a Técnico de Recursos Organizacionales, especificando con claridad el tipo de bien, la justificación, la unidad en la que se utilizará, el tiempo y la persona que asumirá la responsabilidad de cuidado y conservación. El/la Director/a Técnico de Recursos Organizacionales dispondrá al responsable de la Unidad de Inventarios que proceda de conformidad con la normativa vigente. Art. 9.- Uso y conservación de bienes.- El responsable de la Unidad de Inventarios conjuntamente con el/la Guardalmacén de Bienes realizará la entrega a el/la servidor/a que lo va a mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción, quien velará por la buena conservación de los bienes asignados, conforme las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes. Art Custodia y cuidado.- El cuidado y conservación de los bienes corresponde en forma directa a los/las servidores/as o funcionarios/as custodios/as. En el Despacho de las máximas autoridades y funcionarios/as de nivel jerárquico superior, el cuidado y conservación de los bienes estará a cargo de las personas designadas para el efecto. El/la Guardalmacén y el/la responsable de la Unidad de Inventarios serán los responsables de la custodia, almacenamiento y distribución de los bienes institucionales que se encuentren en bodegas. Capítulo IV 3

4 DEL MANTENIMIENTO Art Plan de mantenimiento.- El responsable de la Unidad de Mantenimiento de la Dirección de Recursos Organizacionales presentará al inicio del ejercicio económico el Plan Anual de Mantenimiento, el mismo que deberá contar con cronogramas de ejecución y el presupuesto referencial para aprobación de el/la Director/a Técnico/a de Recursos Organizacionales y el/la Subsecretario/a de Desarrollo Organizacional. Art Mantenimiento y reparación.- La Subsecretaría de Desarrollo Organizacional a través de la Dirección de Recursos Organizacionales y su Unidad de Mantenimiento, velarán por el mantenimiento y buen estado de los bienes. El cuidado y mantenimiento de los bienes muebles del Ministerio del Interior será preventivo y correctivo; el primero se lo efectuará en forma periódica y programada antes de que se produzca el daño, y el segundo cuando este suceda. Cuando el custodio de los bienes asignados a su persona note que estos, presentan fallas de funcionamiento o se encuentren en mal estado, ya sea por obsolescencia o deterioro, y requieran de reparaciones menores o mayores, solicitará por escrito a el/la Director/a de Recursos Organizacionales la respectiva autorización para que la Unidad de Mantenimiento proceda con la inspección del bien y tome las acciones correspondientes. La Dirección de Recursos Organizacionales autorizará la reparación de dichos bienes, para lo cual, deberá elaborarse una orden de trabajo numerada en el que se especificará el código, la marca, la descripción del bien, el daño, las partes que serán objeto de sustitución, el nombre de la persona o empresa que retira el bien y la fecha prevista para la entrega. Cuando se reintegre el bien reparado, las partes y piezas sustituidas, serán entregadas a el/la Guardalmacén, quien en conjunto con el/la usuario/a directo/a, firmará el acta de entrega recepción a conformidad de las partes. Aquellos bienes que se encuentren en mal estado u obsoletos y cuya reparación no fuera factible de realizar, se reportará a el/la responsable de la Unidad de Inventarios de la Dirección de Recursos Organizacionales, para que proceda conforme a lo establecido en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Se exceptúan de este procedimiento los vehículos al servicio del Ministerio del Interior y sus dependencias, que se regirán por los procedimientos establecidos en el correspondiente Reglamento Interno de Uso de Vehículos. Capítulo V DEL MOVIMIENTO DE BIENES 4

5 Art Movimiento Interno.- Los bienes podrán ser trasladados de una unidad administrativa a otra, previo el conocimiento de los administradores de los bienes, en este caso la Unidad de Inventarios y con la autorización de el/la Directora/a Técnica de Recursos Organizacionales. El traslado de los bienes se realizará de forma temporal hasta por 60 días, previo el conocimiento del usuario directo, quien tendrá la responsabilidad de cumplir con esta norma. Un traspaso temporal podrá ser renovado por una sola vez, transcurridos los 120 días se legalizará el traspaso definitivo. Para efectos del traspaso de bienes se suscribirá un acta de entrega recepción que manifieste la temporalidad del acto y la satisfacción de las partes. Quien autorice el movimiento interno de un activo fijo, sin observar estos procedimientos será personal y pecuniariamente responsable del mismo. Art Transferencia del usuario.- En caso de producirse un traslado administrativo o la renuncia de el/la servidor/a o funcionario/a custodio de los bienes, se responsabilizará a el/la servidor/a delegado por el Jefe de la unidad para que se encargue de su recepción y cuidado en forma transitoria, hasta que se determine la necesidad de utilización y/o retiro de estos bienes. Cuando se produce la separación, renuncia, destitución, comisión de servicios o traslado administrativo de un/una servidor/a, dicho servidor tiene la obligación de suscribir un documento en el que se obliga a realizar la entrega de los bienes a su cargo, en el plazo máximo de quince días, contados a partir de su separación del Ministerio del Interior, caso contrario acepta que no se le liquiden sus haberes y se suspenderá temporalmente el pago. El/la Director/a de Recursos Humanos tiene la obligación de comunicar por escrito la separación, renuncia, destitución, comisión de servicios o traslado administrativo de un/una servidor/a, a la Dirección de Gestión de Recursos Organizacionales. El/la Director/a de Gestión de Recursos Organizacionales dispondrá a el/la Guardalmacén que efectúe la correspondiente constatación física, que deje constancia de esta diligencia en la respectiva acta de entrega - recepción. Capítulo VI DEL INVENTARIO Art Constatación física.- El/la responsable de la Unidad de Inventarios, conjuntamente con un/una delegado/a de la Dirección de Gestión Financiera, realizarán la constatación física de los bienes de control administrativo por lo menos una vez al año, para lo cual deberá presentar al inicio del ejercicio económico un plan de constataciones físicas a el/la Director/a de Gestión de Recursos Organizacionales para su revisión y posteriormente se remitirá para aprobación a el/la Subsecretario/a de Desarrollo Organizacional. 5

6 Art Obligatoriedad de inventarios.- El/la Guardalmacén, al menos una vez al año, procederá a efectuar la toma de inventario, con el objeto de actualizar la base de datos y disponer de información correcta y confiable, presentará un informe en la primera quincena de cada año para conocimiento de el/la Director/a de Gestión de Recursos Organizacionales y de el/la Subsecretario/a de Desarrollo Organizacional. Capítulo VII DE LAS BAJAS Art Egreso de bienes.- El/la Director/a Técnico/a de Recursos Organizacionales dispondrá que por lo menos una vez al año, el/la responsable de la Unidad de Inventarios efectúe una inspección física en todas las subsecretarías, direcciones, dependencias y unidades administrativas del Ministerio del Interior, con el fin de determinar los bienes de control administrativo que se encuentran obsoletos, inservibles o que han dejado de usarse, para proceder de conformidad con las disposiciones contenidas en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Art Bienes perdidos.- En caso de existir pérdida de bienes, el/la servidor/a o custodio/a de los mismos, deberá comunicar por escrito sobre el hecho sucedido a el/la Subsecretario/a de Desarrollo Organizacional en un plazo de dos días hábiles, en el informe deberá detallar: código y características del bien, costo, unidad a la que pertenece, nombre de la persona que tenía a su cargo, fecha y hora. El/la Subsecretario/a de Desarrollo Organizacional, solicitará a el/la Subsecretario/a Jurídico/a que formule de inmediato, la denuncia penal respectiva, tendiente a comprobar la infracción e identificar a el/la o los/las responsable/es. Art Procedencia de la baja.- Los bienes perdidos, podrán ser dados de baja luego de transcurrido el plazo de la indagación previa y con la correspondiente desestimación fiscal con la que se ordene el archivo del proceso. Art Responsabilidades.- Durante la respectiva investigación que diere lugar por la pérdida de un bien, el/la Director/a de Gestión de Recursos Organizacionales previo informe de el/la responsable de la Unidad de Inventarios, solicitará a el/la Subsecretario/a de Desarrollo Organizacional que autorice y disponga a el/la Director/a de Gestión Financiera para que el valor contable del bien se cargue a una cuenta por cobrar para el/la servidor/a o funcionario/a custodio del bien. Art Régimen aplicable a las gobernaciones provinciales.- Los gobernadores provinciales aplicarán este reglamento en concordancia con el Acuerdo Ministerial de Desconcentración de Funciones No. 1085, publicado en el Registro Oficial No. 359 de 12 de enero del 2000, reformado con Acuerdo Ministerial No. 215 de 21 de octubre del 2008 y más normas que en lo posterior se lleguen a dictar. 6

7 Capítulo VIII DISPOSICIONES GENERALES Art Disposición de acciones de control.- Las acciones de control serán dispuestas por el/la Contralor/a General del Estado y se realizarán con la colaboración directa de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio del Interior, quienes colaborarán en las acciones de control dispuestas a petición del señor/a Ministro/a, cuando estime pertinente. Art Incumplimiento.- El incumplimiento del presente reglamento será sancionado por la máxima autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, para cuyo efecto se le notificará al servidor concediéndole el plazo máximo de treinta días para que cumpla con la obligación requerida por la institución. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera.- Las disposiciones referidas en el presente reglamento rigen de igual manera para el personal de seguridad del Sr./a. Ministro/a del Interior, que tenga asignado bajo su custodia y responsabilidad un bien de control administrativo de esta Cartera de Estado. Segunda.- Para el uso de formularios y registros, la Unidad de Inventarios de la Dirección de Recursos Organizacionales del Ministerio del Interior, utilizará los formularios y registros para el uso, control y mantenimiento de los bienes de control administrativo que se establecen en el presente reglamento y, además, o en sustitución, los registros impresos internos más adecuados para este fin. El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial. Comuníquese y publíquese. Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, a 10 de agosto del FUENTES DE LA PRESENTE EDICIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR 1.- Acuerdo 1685 (Registro Oficial 268, 31-VIII-2010). 7

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