UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS

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1 i UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS MODELO DE GESTIÓN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B. MANUEL BALABÚ YORGE VILLAVICENCIO Mayo, 2006

2 ii UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS MODELO DE GESTIÓN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B. Informe Final del Modelo de Gestión para Optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B. Presentado a la Universidad Simón Bolívar por: MANUEL BALABÚ YORGE VILLAVICENCIO Como requisito parcial para optar al título de Especialista en Finanzas Públicas en el Sector Universitario Realizado con la tutoría de la Profesora VIDALINA DE FREITAS Mayo, 2006

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4 iv AGRADECIMIENTO Primeramente a Dios, quien es el guía que nos da luz en los momentos difíciles, fortaleza para no derrumbarnos y nos acompaña en todo momento para alcanzar nuestras metas. Al personal de la Dirección de Servicios de la Universidad Simón Bolívar por permitirnos trabajar con ellos para el logro de esta tesis, sin ellos no hubiésemos logrado este objetivo. A la Universidad Simón Bolívar por brindarnos la oportunidad de realizar esta especialización, que nos enriqueció en nuestro crecimiento personal en el rol de profesionales. A todos nuestros profesores de Postgrado que nos ayudaron en nuestro crecimiento profesional, aportándonos herramientas que son de mucha utilidad en el desenvolvimiento profesional y en especial a la profesora María Anna Amerio y a nuestra tutora, profesora Vidalina De Freitas. A nuestros familiares por apoyarnos y brindarnos solidaridad en los momentos difíciles. A los compañeros de estudios del Postgrado por apoyarnos en la realización de esta tesis.

5 v DEDICATORIA A Dios. A mi padre, José de Jesús Villavicencio (Q.E.P.D) A mi hermano, Jesús Hebert Villavicencio (Q.E.P.D) A mi madre, hermanos y sobrinos. A todas las personas que les tengo aprecio. Yorge Villavicenio A mi madre, Merys Stredel A mi padre, Manuel Balabú A mi hija, Patricia Balabú Manuel Balabú

6 vi R E S U M E N El propósito de la presente investigación consistió en diseñar un Modelo de Gestión para Optimizar el Control de Inventario de Materiales y Suministros del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, en tal sentido, sobre la base de los objetivos específicos, se realizó el análisis de la situación actual de los procesos utilizados en el almacén del Departamento de Compras y Suministros para mantener el registro de los materiales y suministros, con la finalidad de establecer sus fortalezas y debilidades, se estudiaron los diferentes modelos de inventarios que se adaptan a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en este departamento, se efectuaron las recomendaciones para la implantación del modelo de gestión que permita la optimización del control de entradas y salidas de materiales y suministros de la misma. El estudio se enmarcó bajo la modalidad de investigación de campo de carácter descriptivo. La técnica e instrumento utilizado fue la documental, mediante la utilización de fichas bibliográficas y encuesta. El proyecto se desarrolló en tres fases: recopilación, análisis de información y la presentación de resultados. En la investigación se concluyó que el proceso de control de inventarios presenta debilidades, tales como: carencia de un sistema automatizado, falta de adecuados controles de inventarios y falta de una adecuada planificación de compras según las ventas y mercancías en existencia. Se recomendó, que para optimizar el modelo propuesto en esta investigación, es conveniente y necesario que el departamento, mantenga profesionales con experiencia en métodos y procedimientos inherentes al control de inventario; procurar contrarrestar los efectos inflacionarios especulativos, optimizar el control de entradas y salidas de materiales y artículos de oficina, el manejo contable, de costos y administrativo de los mismos. Palabras Clave: control, compras, suministros, almacén e inventario.

7 vii Contenido ÍNDICE Pág. Portada i Contraportada ii Hoja de aprobación iii Agradecimiento iv Dedicatoria v Resumen vi Índice vii- x Índice de cuadros xi Índice de gráficos xii Índice de figuras xiii Introducción 1 CAPÍTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Planteamiento del problema Delimitación espacial Delimitación temporal Acción social Sujetos sociales Objetivos del estudio Objetivo general Objetivos específicos Justificación e importancia 12 CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL Antecedentes de la investigación Bases teóricas Teoría de la administración Principios de la administración científica Principios de la administración científica de Taylor Otros principios implícitos de la administración 19

8 viii científica de Taylor Principios de eficiencia de Emerson Principios básicos de Ford Principio de excepción Teoría sobre modelos administrativos gerenciales Aplicables a la gestión de inventarios Teoría de inventario Origen de los inventarios Concepto de inventarios Clasificación de los inventarios Contabilización y valuación de inventarios Costo de los inventarios Administración de los inventarios Objetivos de la administración de inventarios Control interno de inventarios Bases del control interno de inventarios Control interno de compras Método de valoración de inventarios Importancia de un buen sistema de control de inventarios Los inventarios físicos El almacenamiento de las existencias La importancia financiera del inventario Razones para el mantenimiento de inventario Objetivos de la administración de inventarios Costos del mantenimiento de inventarios Factores asociados a la gestión de inventarios Stocks o inventario Modelos de inventario Servicio logístico al cliente Modelos para la demanda independiente y demanda 44 dependiente Lote económico 45

9 ix Justo a tiempo Sistemas de control de stocks Teoría sobre procesos administrativos Teoría sobre presupuesto y presupuesto público Presupuesto público Plan único de cuentas Teoría sobre adquisición de materiales y suministros Principios de contabilidad del sector público Bases legales Constitución de la República de Venezuela Ley Orgánica de la Administración Financiera Ley de Universidades Ley Orgánica de la Contraloría General de la República 77 CAPÍTULO III. MARCO ORGANIZACIONAL Marco Organizacional Antecedentes históricos de la USB Misión de la USB Estructura de la USB Dirección de Servicios 81 CAPÍTULO IV. MARCO METODOLÓGICO Tipo y diseño de la investigación Población y muestra Operacionalización de variables Nivel conceptual Nivel operacional Técnicas e Instrumentos de recolección de datos La entrevista La encuesta Observación directa Técnicas documental o fuentes bibliográficas 91

10 x 4.5. Confiabilidad y validez del instrumento Análisis y procesamiento de datos 92 CAPÍTULO V. PRESENTACION DE LOS RESULTADOS Análisis de la situación actual de los procesos 95 utilizados en el almacén de Departamento de Compras y Suministros Análisis cualitativo de la observación directa y 96 recomendaciones Análisis cuantitativo Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se 109 adaptan a la estructura y a los procesos que llevan en la USB CAPÍTULO VI. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN Modelo propuesto Justificación Fundamentación Estructura Administración de la propuesta Factibilidad Recomendaciones para la implantación del modelo 129 CAPÍTULO VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones 133 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 133

11 xi ÍNDICE DE CUADROS CUADRO Nº Pág. 1 Proceso administrativo y sus funciones básicas según diversos autores 56 2 Población y muestra 85 3 Definición de variables a nivel conceptual 87 4 Definición de variables a nivel operacional 88 5 Fortalezas y oportunidades 96 6 Debilidades y amenazas 97 7 Resultados de la encuesta 99 8 Formato propuesto para la recepción de mercancía Formato propuesto para reportes de material obsoleto o dañado Formato para solicitud de mercancía 126

12 xii ÍNDICE DE GRÁFICOS GRAFICO Nº Pág. 1 Control de inventarios Estructura de control de inventarios Normas y procedimientos Control sobre recepción de mercancías Niveles de inventarios Resultados de la encuesta Tiempo de requisición de compras Registro de entradas y salidas / registro contable Tiempo de envío de los movimientos de inventario al Departamento de Contabilidad Valoración de los inventarios 109

13 xiii ÍNDICE DE FIGURAS FIGURA Nº Pág. 1 Modelo tradicional de inventario 45 2 Modelo de Lote Óptimo 46 3 Modelo de compra especulativa. Evolución del precio del bien vs. la Inflación General 52 4 Modelo de compra especulativa. ahorro vs meses de compra 53 5 Secuencia de información para el control de inventarios 123

14 Introducción 1 INTRODUCCIÓN Los organismos que forman parte de la administración pública deben cumplir con una serie de requisitos para la ejecución de sus procesos administrativos basados en un Plan Operativo Anual, que se presenta ante el Ministerio de Planificación y Desarrollo, a fin de que el Estado pueda aprobar los recursos económicos necesarios para su funcionamiento. En este sentido, la Universidad Simón Bolívar requiere de unos controles adecuados de entradas y salidas de sus materiales y suministros con la finalidad de presentar los inventarios a costos reales. Como es sabido el proceso administrativo de las adquisiciones y la ejecución presupuestaria de los órganos de Poder Nacional se encuentran enmarcados por numerosas leyes, reglamentos, decretos, directivas, publicaciones y órdenes emanadas de las distintas instancias que en él intervienen. La disponibilidad presupuestaria de la Universidad Simón Bolívar y los múltiples trámites administrativos a cumplir ante los diferentes entes que intervienen, generan demoras desde el inicio del proceso del inventario hasta que se concreta la distribución de los materiales y suministros. Esta situación ha venido afectando sensiblemente la eficiencia de la ejecución presupuestaria por parte de la Universidad, generando como consecuencia las insubsistencias presupuestarias sobre la disponibilidad presupuestaria no comprometida, recursos éstos vitales para el apresto operacional y funcionamiento de la Institución. Después de evaluar la situación que atraviesa la Universidad se ha propuesto El Diseño de un Modelo de Gestión para Lograr la Optimización del Control de Inventario de Materiales y Suministros en la Universidad Simón Bolívar, con el objeto de presentar recomendaciones que permitan minimizar los tiempos de respuesta en los procesos administrativos, al momento de hacer las solicitudes de

15 Introducción 2 materiales y suministros y controlar el inventario, cumpliendo con las metas financieras establecidas en su Plan Operativo Anual y procurando evitar la dispersión en la asignación de recursos presupuestarios. Para el logro de este objetivo se tomaron en cuenta los criterios sustentados en las bases legales y administrativas que tiene la Universidad Simón Bolívar. El primer capítulo referido al Planteamiento y formulación del problema, donde se señala la justificación, los objetivos de la investigación, alcance y limitaciones. El segundo capítulo Marco conceptual referencial, donde se hace una revisión de la literatura relacionada con el problema a investigar, contiene los antecedentes de la investigación y de la Universidad Simón Bolívar, las bases teóricas y legales y la definición de términos básicos. El tercer capítulo Marco organizacional, donde se hace una breve reseña histórica de la Universidad Simón Bolívar y del departamento de Compras y suministros. El cuarto capítulo Marco metodologico explica la metodología utilizada y contiene el diseño y tipo de investigación, población y muestra, operacionalización de variables, técnicas e instrumentos de recolección de datos y su procesamiento. El quinto capítulo Presentación de los resultados el cual contempla el análisis y los resultados de la investigación dando cumplimiento a los objetivos específicos establecidos para este estudio. En el sexto capítulo Propuesta de la investigación se realiza una propuesta donde se pueden apreciar algunas recomendaciones a la hora de implementar el modelo para el control de entradas y salidas de los materiales y suministros. En el sextimo capítulo Conclusiones y recomendaciones donde se formulan las conclusiones del trabajo y se plantean algunas recomenaciones. Finalmente se presenta la bibliografía utilizada para el desarrollo de la investigación.

16 Capítulo I. Planteamiento del problema 3 CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1. Planteamiento del problema Todo organismo de la Administración Pública a nivel nacional debe cumplir con una serie de normativas para ejecutar sus procedimientos administrativos y activar medios de financiamiento para la adquisición de sus materiales y suministros, para ello se debe elaborar un Plan Operativo Anual y una asignación Presupuestaria. Ciertamente, este requerimiento de estructurar un Plan Operativo Anual que esté sustentado con el Presupuesto se origina de la visión de planificación en Venezuela, la cual describe Giordani (1998), como: Mecanismo ideológico que desarrolla el Estado con el propósito de legitimar su acción. El rol que la planificación ha cumplido debe ser entendido dentro de su propio devenir histórico, ligado a la forma del Estado y a la forma de régimen que ha prevalecido en el país durante el último cuarto de siglo (p. 106). Adicionalmente, desde el año 1999 a raíz de la aprobación de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, se han presentado reformas en el sector público y privado que han generado ciertas transformaciones a nivel institucional, generando cambios en sus organizaciones y en los procedimientos administrativos y de financiamiento. Entre estos procedimientos afectados se encuentra el área de compras públicas para la adquisición y control de inventarios de materiales y suministros, el cual refleja debilidades de control interno por no adaptarse a la nueva realidad legal del país, ya que los aspectos novedosos de la Constitución requieren de la actualización de la legislación que abarca las compras y contratos públicos, como por

17 Capítulo I. Planteamiento del problema 4 ejemplo la Ley de Licitaciones, que se ocupa de regular las compras de la administración pública en Venezuela. Los fondos para las adquisiciones de materiales y suministros de las universidades del sector público provienen de los ingresos ordinarios y extraordinarios del Estado. En el caso que compete a esta investigación, en la Universidad Simón Bolívar se ejecutan procedimientos administrativos y se solicitan los recursos financieros para adquisición de materiales y suministros con cargo a su Presupuesto. En la Universidad Simón Bolívar, los inventarios de materiales y suministros se encuentran en el almacén del Departamento de Compras y Suministros. De acuerdo con la política que la institución lleva a cabo con respecto al almacenamiento de materiales y suministros, este departamento es el único responsable de administrar el uso, custodia, existencia y control de entradas y salidas de los insumos solicitados por las diferentes unidades a través del sistema SAINT. No obstante, existen algunas unidades que son centros de compras y adquieren el material específico que utilizan. Éstas son: a) Biblioteca, que compra con su presupuesto los siguientes materiales: cintas magnéticas, códigos de barra para libros, las tarjetas Copy Card y etiquetas para las cotas de los libros. b) Dirección de Servicios Telemáticos, encargada de comprar todo lo relacionado con equipos de computación y sus accesorios. c) Dirección de Planta Física, a través del Departamento de Mantenimiento, tiene bajo su responsabilidad la supervisión, dotación y control de entradas y salidas de los materiales que se utilizan en el área de: herrería, plomería, carpintería, pintura y refrigeración. d) Dirección de Servicios Multimedia, está integrada por los siguientes departamentos:

18 Capítulo I. Planteamiento del problema 5 Departamento de Audiovisuales: encargado de prestar servicios de proyectores y retroproyectores a la parte académica que lo solicite. Sus insumos son: bombillos, lámparas y otros accesorios que estos equipos utilicen. Departamento de Producción Audiovisual: se encarga de los servicios de videos pre y pos (eventos, conferencias, entre otros). Su insumo principal son las cintas para los videos. Departamento de Producción de Multimedia: presta servicio de páginas WEB y su insumo principal es la adquisición de programas de computación para mantener actualizados los diseños de páginas WEB. La Dirección se encarga de pedir las cotizaciones para las compras de los insumos para las impresoras y cuando necesita materiales y suministros los pide a través de una requisición de materiales al almacén principal. e) La Unidad de Laboratorios: Está compuesta por seis laboratorios y se encarga de adquirir los insumos específicos de cada laboratorio. Hay un almacén central en la Unidad de Laboratorios donde se guarda la mercancía en tránsito y cuatro almacenes ubicados en el Laboratorio B (Química), en el Laboratorio C (Electrónica), en el Laboratorio D (Física) y en el Laboratorio E (Materiales). Todas las unidades que son centros de compras poseen su propio almacén. Estos almacenes compran sus materiales específicos, pero también tienen la facultad de adquirir materiales y suministros generales cuando no hay existencia en el almacén central. Por otra parte, a pesar de contar con una base legal para la administración del presupuesto para la adquisición de materiales y suministros, se observan debilidades en los centros de compras producto de la falta de control del inventario. Entre ellas se pueden mencionar:

19 Capítulo I. Planteamiento del problema 6 - la diferencia que existe entre la asignación y ejecución presupuestaria, manifestándose en la rendición y ejecución mensual del Presupuesto. Esto como producto de la carencia de un control centralizado en las compras y el stock de inventarios de materiales y suministros. - influencia de factores externos que inciden directamente en los procedimientos administrativos de control de costo de los inventarios, tales como: tipo de cambio, inflación, presentación de ofertas por parte de proveedores, entre otros. - limitaciones en los procedimientos producto de factores internos tales como: selección de proveedores y período de compras (demora). - demora en los procesos de contabilización de inventarios y compra de materiales y suministros, sin determinar la disponibilidad en la asignación presupuestaria e independientemente del nivel de gasto que implique. - incremento de los costos de los materiales y suministros en el proceso de adquisición, debido al largo período de ejecución de los procedimientos administrativos. - los proveedores no pueden dar garantía en la existencia de bienes (stock), debido al largo período de ejecución de los procedimientos administrativos. - retardo en la toma de decisiones y en el control administrativo para la adquisición de materiales y suministros. Los problemas antes mencionados afectan la eficiencia de la administración en el Departamento de Compras y Suministros, la cual no va acorde con la estructura operacional. Por tanto, aun cuando se hace indispensable cumplir con los requerimientos legales y administrativos, se deben tomar medidas efectivas planificadas en forma estratégica para que los procesos administrativos de adquisición y control de los inventarios de materiales y suministros, se cumplan en forma expedita, tomando en cuenta las metas pautadas del Plan Operativo Anual y en su Presupuesto Anual, los cuales incluyen las proyecciones económicas del enfoque

20 Capítulo I. Planteamiento del problema 7 tradicional normativo, considerando objetivamente los instrumentos de referencias para la asignación y distribución de los recursos financieros del Estado. De acuerdo con este planteamiento, en esta investigación se realizó un diagnóstico de la situación actual del control de inventarios sobre materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros, con la finalidad de presentar recomendaciones que permitan que los procesos administrativos sean efectivos y eficientes, siempre cumpliendo con las normativas legales que lo regulan. Esto permitirá el mejor desempeño organizacional, basado en una asignación presupuestaria suficiente, supervisada por los entes contralores durante su ejecución y en el cumplimiento de su Plan OperativoAnual, logrando el registro oportuno de los pagos generados a través de un modelo de control de gestión. La motivación e interés personal en el desarrollo de esta investigación surgió de la necesidad de dar respuestas oportunas en el plano operacional para el funcionamiento eficiente de la organización, considerando que se deben buscar posibles soluciones que permitan el cambio de los esquemas vigentes en los procesos administrativos para el control de inventarios de materiales y suministros por parte del Departamento de Compras y Suministros. Esta formulación de recomendaciones involucró aspectos como registro del inventario, procesos de compra de materiales y suministros, métodos de análisis de precios, costos, registro de proveedores, estrategias para las adquisiciones, stock de materiales y suministros (que por sus características puedan mantener el inventario a un menor costo), técnicas de negociación, técnicas para la reducción de costos, entre otros. Estos aspectos pueden permitir que los procesos administrativos sean más efectivos y cumplan sus funciones a tiempo determinado, cubriéndose así las expectativas del área operacional y funcional de la Universidad Simón Bolívar. Por otra parte, uno de los elementos que debe tomar en consideración el Departamento de Compras y Suministros y la alta gerencia de la Universidad es el

21 Capítulo I. Planteamiento del problema 8 peso determinante del control de inventarios para la operatividad efectiva de la organización. Aun en ambientes económicos estables la planificación no es un asunto fácil. Los procesos administrativos son por naturaleza de largo plazo y requieren estabilidad. En cambio, las fuerzas del mercado son dinámicas y otros factores como inseguridad en las entregas de materiales y suministros o deficiencias en su calidad, además de la carencia de una data confiable en los registros, dificultan la labor de acoplar un proceso volátil con un proceso estable. Por tanto, es imprescindible llevar un control de los procesos, tanto administrativos como operativos, para así lograr la optimización de los mismos con el propósito de obtener resultados rentables. Para llegar a este control en el área de almacén se deben tomar en consideración sistemas de inventario que ayuden a la gestión del administrador. Es por eso que existen diferentes modelos de inventario que ayudan a la labor de controlar los niveles permitidos de inventario, garantizando la minimización de los costos de inventarios y ayudando al cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. Cabe agregar que estos modelos facilitan el determinar la cantidad económica o tamaño óptimo de pedido que minimiza el costo total del inventario, logrando un balance entre los costos de adquisición y los costos de mantenimiento básico para no sobrepasar la asignación presupuestaria. Igualmente determinan el punto de reposición o re-orden y los niveles de inventarios máximos y mínimos. Esto ayuda a definir el stock de seguridad necesario para garantizar la satisfacción de los usuarios de ese inventario. Para poseer un inventario acorde con las exigencias de la organización se debe elaborar un modelo de gestión de stocks, así como determinar con qué frecuencia debe comprobarse el nivel de inventarios existente. Para ello se cuenta con los modelos de gestión:

22 Capítulo I. Planteamiento del problema Modelo Determinístico, donde la demanda y el tiempo de suministro es conocido. Este modelo se compone de dos sistemas: el primero de cantidad fija de pedido y el segundo de período fijo. 2.- Modelo Probabilístico, donde las demandas y los tiempos de suministros pueden ser aleatorios y ciertos, ciertos y ciertos, aleatorios y aleatorios, y ciertos y aleatorios. Como en el modelo anterior, existen dos sistemas: el de cantidad fija de pedido y el de período fijo. A fin de conocer cuál es el modelo de gestión gerencial de inventario para lograr la optimización del control de entrada y salida de materiales en el Departamento de Compras y Suministros, se efectuó un recorrido en la sede con la finalidad de tener una visión general del sistema que utilizan, lo cual permitió la recolección de la siguiente información: El proceso que se cumple actualmente para llevar el control de inventario está acompañado de una serie de formatos, los cuales son llevados a mano diariamente. No se realiza un cuadre diario de las entradas y salidas de materiales. No se cuenta con un sistema automatizado para el control de inventario. Se observó una pérdida de tiempo (horas-hombre) para contabilizar los inventarios en el almacén. En algunas oportunidades se ha requerido del suministro de materiales que no están disponibles en el almacén y se han comprado con carácter de urgencia. Existen varias áreas en la Universidad que realizan compras y cuentan con almacenes de materiales y suministros, lo que dificulta el control y la supervisión por parte del Departamento de Compras y Suministros.

23 Capítulo I. Planteamiento del problema 10 Gracias a esta evaluación realizada durante la etapa de diagnóstico para la presentación de la propuesta de investigación, se detectó el manejo inapropiado del control de los inventarios, los cuales se llevan en forma manual y obsoleta, incurriendo en costos elevados. Igualmente se pudo averiguar que el Departamento de Compras y Suministros no utiliza un sistema automatizado de inventarios que permita llevar una de gestión administrativa gerencial eficiente y efectiva, acorde a los requerimientos del área. Por tanto, si se aplicara un modelo de gerencia estratégica en cuanto a dirección y organización de inventarios y control automatizado, sería importante preguntarse si esto lograría mejorar los procesos administrativos y operativos en el almacén y de esta manera lograr la rentabilidad deseada. Por otro lado, en el presente estudio se propone el Diseño de un Modelo de gestión que permita optimizar el control de Inventario de Materiales y Suministros en el Departamento de Compras de la U.S.B., realizado bajo el esquema propio de las necesidades de los usuarios, ya que los sistemas contables automatizados con que cuentan algunas de las instituciones de este sector son paquetes comprados o sistemas desarrollados por analistas. En el primer caso, la contabilidad de la institución está amoldada a las características del software adquirido y no está sujeto a las particularidades reales de la institución. En el segundo caso, la organización cuenta con un analista de sistemas o contrata los servicios para el diseño del sistema Delimitación espacial El presente trabajo de investigación está orientado a diseñar un modelo de gestión que permita lograr la optimización del control de Inventario de Materiales y Suministros del Departamento de Compras y Suministros Delimitación temporal Se analizó el proyecto sobre las bases legales, jurídicas y reglamentarias que rigen actualmente a la Universidad Simón Bolívar, debido a que se dispone de

24 Capítulo I. Planteamiento del problema 11 documentación que soportó el estudio, y que permitió formular propuestas y recomendaciones no sólo en materia de planificación presupuestaria y de control de gestión de inventario, sino también en materia legal Acción social El diseño de un modelo de gestión que permita optimizar el control de inventario de materiales y suministros para del Departamento de Compras y Suministros, permitirá a los usuarios del mismo obtener nociones básicas para efectuar los respectivos análisis y apoyar las recomendaciones presentadas Sujetos sociales La Universidad Simón Bolívar, la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) la Oficina de Planificación del Sector Universitario (O.P.S.U.) y demás organismos que conforman el Sector Público, facilitaron información para el desarrollo del presente proyecto Objetivos del estudio Con base en el planteamiento del problema, se presenta el objetivo general y los objetivos específicos Objetivo general Diseñar un modelo de gestión para optimizar el control de inventario de materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros en la U.S. B Objetivos específicos Entre los objetivos específicos, se encuentran: Realizar un análisis de la situación actual de los procesos utilizados en los almacenes del Departamento de Compras y Suministros para mantener el

25 Capítulo I. Planteamiento del problema 12 registro de los materiales y suministros, con la finalidad de establecer sus fortalezas y debilidades. Estudiar los diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se adapten a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en la U.S.B. Realizar las recomendaciones para la implantación del modelo de gestión para lograr la optimización del control de entradas y salidas de materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros Justificación e importancia El estudio realizado para diseñar un modelo de gestión que permita optimizar el control de inventario se consideró importante debido a su grado de complejidad y la responsabilidad directa e indirecta tanto de los entes que intervienen internamente como de las organizaciones externas (ONAPRE y el Ministerio de Planificación). Por otra parte, es relevante resaltar que se incluyó en la investigación el concepto de modelo de control de gestión, el cual está considerado en la formulación de propuestas, ya que permitirá a la alta gerencia de la Universidad Simón Bolívar conocer y dar juicio de valor sobre la eficiencia con que se están llevando a cabo el control de inventario de materiales y suministros, así como conocer cómo se están utilizando los recursos económicos del presupuesto asignado, lo cual favorecerá no sólo al desempeño de las operaciones de la Universidad sino al cumplimiento de su misión ante el país. De acuerdo con los resultados obtenidos, si se aplican las recomendaciones que se presentan en esta investigación, el Departamento de Compras y Suministros podrá conocer si es eficiente el control de gestión en el inventario y sobre la base de la información recabada y el modelo elaborado se podría aplicar la filosofía de calidad total. Esta investigación servirá de marco referencial a futuras investigaciones que se realicen, con el propósito de mejorar y afinar la gestión. Esto es un factor motivador ya que no sólo permitirá conocer las actividades del Departamento de Compras y

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