SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LAS MIPYMES Y EL CONTROL DE INVENTARIOS

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2 VIII CIAEC 050 SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LAS MIPYMES Y EL CONTROL DE INVENTARIOS Rebeca Teja Gutiérrez Universidad Autónoma del Estado de México Adrián Trueba Espinosa Universidad Autónoma del Estado de México Suly Sendy Pérez Castañeda Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (México)

3 SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LAS MIPYMES Y EL CONTROL DE INVENTARIOS RESUMEN Las MIPYMES constituyen un sector estratégico para el desarrollo económico de México, ellas generan 72% de empleos, representan el 95% del total de las empresas activas, aportan el 40% de inversión y 52% del Producto Interno Bruto; sin embargo, tienen diversos problemas, destacando falta de uso de tecnologías de la información para el control de los recursos administrativos, teniendo como consecuencia que en el país cada año desaparezcan el 65% de las MIPYMES antes de 2 años de haber sido creadas (SE, 2010). En este trabajo se encontró que los sistemas comerciales ASPEL y SISTEMA 2000 no cuentan con sistemas de información integrales que permitan un control adecuado, esto derivado de un estudio realizado a una muestra de pequeñas empresas. Considerando esa desventaja, se planteó un sistema de información integral para las MIPYMES. Este sistema, en contraste con los comerciales, ofrece la interacción de módulos que permiten la proyección del estatus de las MIPYMES de una forma fácil y con ventajas competitivas sobre los comerciales. Palabras Clave: Sistema de Información, Inventarios, MIPYMES.

4 1. INTRODUCCIÓN Las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES) son un elemento fundamental para el desarrollo económico de los países, tanto por su contribución al empleo, como por la aportación al Producto Interno Bruto (PIB). En México, las MIPYMES, generan el 52% del PIB y contribuyen con el 72% de los empleos formales (SE, 2010); sin embargo, no se consolidan en el mercado. Al respecto, la Nacional Financiera ha reportado que a diario se conocen liquidaciones de MIPYMES por distintos factores administrativos que obstaculizan el crecimiento, desarrollo y competitividad; destacando cinco causas: a. Incompetencia o falta de experiencia de los administradores. b. Negligencia por parte de administradores. c. Falta de controles. d. Falta de capital suficiente. e. Falta de una identificación correcta del riesgo. Es de resaltar que el personal al frente de las MIPYMES, por lo general, no implementa controles administrativos para conocer y controlar los recursos de la empresa; de contar con ello podrían anticiparse a los problemas de rentabilidad y competitividad por falta de materia prima o mala programación de los recursos humanos. Es común observar que la mayoría de las veces los administradores son tomados por sorpresa en situaciones que pudieran haber sido anticipadas al contar con un sistema de control adecuado. La falta de información oportuna para la gestión de recursos materiales provoca una anarquía en el control de las existencias, entradas y salidas de productos, reflejándose negativamente en las ventas. Uno de los principales problemas son los inventarios; es común que cuando se tienen almacenados productos por mucho tiempo se incrementan los costos por almacenaje y pasivos por ese almacenaje. Al respecto, Solow et al., (1996) consideran que los inventarios, correctamente definidos, son los destinados para el consumo. El control de inventarios está integrado por técnicas para determinar cuándo deben reabastecerse los inventarios actuales? y cuánto debe

5 reabastecerse?, cuando estas actividades se hacen de forma manual se presentan problemas de abastecimiento. López (2008) comenta que las empresas no usan los Sistemas de Información (SI) para una correcta toma de decisiones y desconocen los apoyos que el gobierno proporciona en materia de capacitación, financiamiento, entre otros apoyos, causando un ineficaz abastecimiento de materias, generando un mal servicio y desorden en la empresa, afectando seriamente la rentabilidad y competitividad de la misma. Derivado de los comentarios anteriores, se evidencia la importancia de usar las tecnologías de la información en las MIPYMES para controlar recursos materiales (materia prima y artículos terminados) y humanos, para minimizar costos y gastos de producción. Es necesario introducir tecnología a las MIPYMES para hacerlas más competitivas, ya que las tecnologías de la información modifican la manera de cómo los negocios son conducidos, al ser sistemas que cambian metas, operaciones, productos o relaciones con el ambiente de las organizaciones para conquistar una ventaja sobre sus competidores (Laudon y Laudon, 2004; Aranda et al., 2010 y Graniel, 2011). 2. SISTEMA DE INVENTARIOS Mateos (2001) define etimológicamente la palabra sistema como el conjunto de principios articulados entre sí. Tersine (1999, citado por Sierra 2003: 31) menciona que un inventario consiste en la existencia de productos físicos que conservan en un lugar y momento determinado. Por otro lado, las Normas de Información Financiera (NIF, 2012) destacan que el rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envases de mercancías o la refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. Desde el punto de vista de Sierra et al., (2008), un inventario es el conjunto de recursos disponibles para satisfacer las necesidades operativas de los departamentos de producción y de ventas, considerando cuándo pedirlo? y cuánto pedir?, con orden y precisión.

6 Con lo anterior, se entiende por sistema de inventarios al conjunto de principios articulados entres sí que planifican y controlan con orden y precisión los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta. De ahí que los inventarios representan una proporción significativa de los activos en la mayoría de las empresas; es por eso que mientras el sistema de inventarios permita realizar una minimización en el porcentaje de éstos, se pueden generar grandes ahorros en cuestión económica de cada organización, pues se considera que los inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios. En el momento en el que se maneja un número importante de productos o variedades de éstos, una empresa tendrá que automatizar el sistema de inventarios con la finalidad de conocer de forma efectiva y acertada las cantidades de materias primas, productos en proceso o productos terminados de las que podrá disponer (Sánchez, 2004), a lo que Ponsot (2008) le llama el proceso de valorar las mercancías, para posteriormente valorar los inventarios, calcular el costo, definir el nivel de utilidad y establecer una producción con respecto al nivel de ventas. Para este proceso de valoración existen 3 diferentes formas (Guajardo, 1995): el Método del Promedio; el de Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS) y el de Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS). Asimismo, Tersine (1999, citado por Sierra 2003: 31) define tres tipos de inventarios: a) Materia Prima: productos que están esperando ser utilizados para la línea de producción, deben de ser modificados y transformados para convertirse en producto final; b) Producto en Proceso: son prácticamente convertidos en producto final pero están en producción en proceso y c) Producto Terminado: es el producto final en espera de ser vendido o distribuido. 3. CONTROL DE INVENTARIOS, PARTE PRIMORDIAL PARA LA PRODUCCIÓN El control es una función administrativa que comprende la observación y medición del rendimiento organizacional y las actividades ambientales, así como la modificación de los planes de actividades de la organización cuando se requiere

7 (O brien et al., 2006), esto incluye a la administración y control de los inventarios. Así, Martínez (2005) comenta que el control de inventarios consta de un trabajo técnico y de procedimientos utilizados para establecer, poner en efecto y mantener las cantidades óptimas de materiales requeridas para que la empresa cumpla con los objetivos planteados. Esto consiste en un ejercicio de control de existencias, tanto reales como en proceso de producción y su comparación con las necesidades presentes y futuras para poder establecer, teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda. Por lo que se considera al control de inventarios como parte del control interno, al ser este último un proceso donde se lleva a cabo la administración con el fin de evaluar ciertas operaciones con la seguridad razonable en tres principales categorías: a) efectividad y eficiencia operacional; b) confiabilidad de la información financiera y c) cumplimiento de políticas, leyes y normas. Lo anterior se relaciona con la producción, la cual Oz (2001) la define como el proceso de convertir materias primas en productos. Sin embargo, considera que la administración de la producción es más compleja que las de muchos servicios, debido a que, además de los clientes y el personal, incluyen factores no considerados en el sector servicios: compra y almacenamiento de materias primas, así como la administración de las líneas de producción y ensamble y por ende de recursos humanos. 4. DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información han tomado un rol importante en el control de la administración de una empresa desde que éstos surgieron. O brien et al., (2006) narran el desarrollo histórico de los Sistemas de Información (SI), comenzando en los años 60 s; en esa década los SI mantenían un procesamiento de transacciones, manteniendo registros, contabilidad, entre otras aplicaciones de procesamiento electrónico de datos (EDP), orientándose en la mejora de aplicaciones, ofreciendo a los usuarios a nivel gerencial reportes administrativos predefinidos. En los 70 s, los productos predefinidos generados por dichos Sistema de Información Administrativos no satisfacían las necesidades de información para la toma de decisiones de la gerencia, dando origen a los Sistemas de Información para la toma de Decisiones (DSS). Durante los 80 s surgieron más funciones para los SI con la

8 llegada de las microcomputadoras, paquetes de software de aplicaciones y las redes de telecomunicaciones; así, se desarrolló el concepto de Sistemas de Información Ejecutivo (EIS), el cual proporciona a los ejecutivos una forma fácil de obtener información crítica que requieren, en el momento adecuado y en formatos preferidos. Consecutivamente se presentaron descubrimientos en el desarrollo y aplicación de las técnicas de la Inteligencia Artificial (IA) en los SI de negocios, que pueden adaptarse por sí mismas basadas en las necesidades inmediatas del usuario. Los Sistemas Expertos (SE) y sistemas basados en el conocimiento funcionan como consultores de los usuarios al proporcionar consejo experto en áreas determinadas. Aun durante la década de 1980 se dio un concepto de una función estratégica para los SI, también conocido como Sistema de Información Estratégica, donde las Tecnologías de Información son un componente integral de los procesos, productos y servicios de negocios, los cuales ayudan a la organización a obtener una ventaja competitiva en el mercado global. A mitad de los 90 s surgieron los Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP), en los que su interface es común en todas las funciones de la organización, basada en computadoras en la que la integración y necesidad de compartir datos conlleva a una toma flexible de decisiones estratégicas. Interminablemente el crecimiento de Internet, extranets y otras redes globales está cambiando las capacidades de los SI en los negocios. Por otro lado, existe una clasificación de Sistema de Información que considera otros componentes; es el caso de los sistemas de contabilidad referido por O brien et al., (2006), que comenta que es uno de los más antiguos y más utilizados en los negocios, ya que lleva a cabo un proceso de registrar y reportar transacciones de negocio y otros eventos económicos. Una de las características de este tipo de Sistema de Información, comenta Oz (2001), es que ayudan a los administradores a controlar presupuestos mediante el rastreo de ingresos y gastos en un periodo determinado, comparándolas contra las cantidades predichas en el presupuesto, con la finalidad de conocer el desempeño financiero de la empresa. En otro contexto de la administración, los Sistemas de Información se clasifican de forma operativa y administrativa, los cuales se han implementando en el mundo de los negocios para hacer más competitivas a las empresas. La figura 1 muestra esta última clasificación.

9 Figura 1. Clasificación operativa y administrativa de los Sistemas de Información Fuente. O brien et al., (2006). De acuerdo a los diferentes tipos de sistemas de información, y considerando el interés que se tiene en este trabajo en conocer la importancia del manejo eficiente y oportuno de los recursos materiales en las MIPYMES, se establece que un sistema de información para el control de inventarios debe cumplir con las siguientes características: auxiliar en el control de los procesos, proporcionar formatos con información necesaria para la toma de decisiones y la información que genera, permitir que se establezcan estrategias para que las MIPYMES sean competitivas. En el mercado existen Sistemas de Información que ayudan a llevar los registros de las operaciones de las MIPYMES como: SAE, PROD 2.0, Sistematic, Contafiscal 2000, Producción 2000, Punto de Venta 2000, Administración 2000, entre otros; sin embargo, no todos los sistemas ofrecen una aplicación integral para realizar las operaciones que necesita una empresa o bien, se venden por módulos y no tienen una interface que les permita usarlos al unísono. Por todo lo anterior, esta investigación tiene como objetivo conocer el impacto que han tenido los sistemas de información comerciales para operar el inventario de las MIPYMES y contrastarlo con un sistema desarrollado por los autores donde se integran las operaciones en un solo sistema.

10 5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Existe una amplia gama de software en el mercado para que las MIPYMES lleven el control de las operaciones administrativas. La literatura en teoría presenta varias opciones para automatizar las actividades administrativas; sin embargo, en la práctica se cree que el software que permea en la MIPYMES no tiene las características de integración de módulos para una adecuada administración de las actividades. En este sentido, se plantea por un lado conocer el software que emplean y qué tanto impacto tiene en las actividades que requieren las MYPIMES y en segundo término, conocer las necesidades de las empresas y desarrollar un software que cumpla con las expectativas de las MIPYMES. 6. MÉTODOS Y MATERIALES La investigación se llevó en tres fases, el objetivo de la primera fue detectar una aproximación al problema sobre el uso de la tecnología para el control de las operaciones que implementan las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, para lo cual se aplicaron encuestas a MIPYMES de la zona oriente del Estado de México. Se determinó el tamaño de muestra, considerando una población de 360 empresas que conforman una cartera de clientes de una consultoría dedicada al comercio. La muestra se determinó por medio de Donde N = Total de la población = p = proporción esperada 0.05 q= 1-p d = precisión 3% La muestra fue de 130 empresas dedicadas a diferentes giros comerciales (ferretería, tlapalería, farmacias y abarrotes), el muestreo fue completamente al azar. Durante la aplicación de la encuesta, también se determinaron las necesidades de

11 software para las empresas. Información que se empleó para la llevar a cabo la segunda fase. El propósito de la segunda fue identificar los softwares comerciales más comunes entres las MIPYMES, que fueran utilizados como herramientas pare el control de sus operaciones. Y el objetivo de la tercera fase fue el desarrollo de un sistema de información creado en la UAEM Campus Texcoco. Para el desarrollo del Sistema de Información en la UAEM, se utilizó el modelo en espiral (Kendall et al., 1997). Se trabajó en conjunto con el patrón MVC, el cual permite un desarrollo flexible y adaptable de manera estática y dinámica, ya que las nuevas vistas pueden ser introducidas en la aplicación de manera estática y los objetos permiten su modificación durante su ejecución (Stelting y Maassen, 2002). Para la programación del sistema de información se utilizaron las siguientes herramientas: JAVA, NetBeans 6,8, MySQL y MySQL Workbench. Instalados en una Laptop Toshiba Satelite Modelo: L505D-SP6927R. La implementación física de la base de datos se realizó con el RDBMS MySQL 5,1 en su versión no comercial, por lo que no se necesitó de licencia alguna. MySQL se ejecuta como servidor que facilita un acceso multi-usuario. El diseño de las vistas se programó en lenguaje JAVA, con el entorno de desarrollo de NetBeans 6,8 (sin requerimiento de licencia), ya que permite el desarrollo de cada aplicación a partir de un conjunto de componentes o módulos de software. Se consideró el patrón de arquitectura de software MVC, el cual separa en tres elementos una aplicación, que son los datos, la interfaz de usuario y la lógica de control. Considerando que el modelo es el Sistema de Gestión de Base de Datos y la lógica de negocio, el controlador es el que recibe eventos de entrada de las vistas.

12 Por último, con los datos de la primera fase, la documentación de los alcances de los diferentes software comerciales (segunda fase) y el SI desarrollado (tercera fase), se determinó qué ventajas competitivas ofrece el SI de la UAEM sobre los sistemas comerciales. 7. RESULTADOS 7.1. CULTURA EMPRESARIAL SOBRE EL USO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los resultados que se obtuvieron en la encuesta fueron las siguientes: el 84% de las MIPYMES utilizan, para llevar sus registros y controles, una libreta o cuadernillo profesional; sólo el 2% utiliza un software para los controles y los que utilizan un software requieren de un tratamiento especial para el manejo de las mercancías, porque carecen de un sistema de inventarios, ya que el software utilizado es un auxiliar para los aspectos contables (figura 2). Figura 2. Herramientas utilizadas en el control de recursos Figura 3. Cultura sobre el uso de software empresarial Fuente: Elaboración propia con datos de campo, Fuente: Elaboración propia con datos de campo, Así mismo, se detectó una falta de cultura empresarial, visión e inversión en tecnología por parte de las MIPYMES, ya que el 63,2% no están dispuestas a desembolsar para la adquisición de un sistema de información y el 36,8% sólo disponen de 5 a 10 mil pesos para adquirir un software. El 36,8% mencionó que no cuenta con un software porque son muy costosos, el 39,5% porque no lo requerían y el 23,7% porque desconocían qué sistemas de información existentes pudieran serles útiles (figura 3).

13 El 92,1% comentaron que el uso de un software les ayudaría a establecer controles y tener información oportuna, eficaz y verídica. Se rebeló que el 71% de la MIPYMES consideran que el área de mayor problema de control es el de inventarios y almacén. El 26,3% señalaron que el problema lo tienen en el área de compras y ventas (figura 4). Figura 4. Área de mayor problema Figura 5. Requerimientos de los Sistemas de Información Fuente: Elaboración propia con datos de campo, Fuente: Elaboración propia con datos de campo, El 47,4% de las MIPYMES requieren de sistemas de información integrales, que les ayuden en el control y administración de los inventarios, los recursos humanos, en las compras y ventas, en el registro contable, en los aspectos de impuestos y en el control de las cuentas por cobrar y pagar (figura 5) SISTEMA DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS Y ADMINISTRATIVOS EN EL MERCADO Dentro de los sistemas de información más comunes entre las MIPYMES se encontraron el sistema de información ASPEL y Sistema 2000 como herramientas para llevar el control de las operaciones. El sistema ASPEL ofrece 6 sistemas de información (COI 5,7; NOI 4,5; SAE 4,6; PROD 2,0; CAJA 2,0 y BANCO 3,0) para cada operación específica de la empresa, se adquiere por separado y el costo está en relación a las siguientes características: Si es un nuevo usuario. Si es última versión.

14 Si se adquiere sin ningún usuario adicional. Si se adquiere con una Póliza de Soporte Técnico Básica. Si se envía a domicilio. El sistema es multiusuario, se paga una cuota por cada usuario que se adquiera. El sistema de información ASPEL está desarrollado en un lenguaje de programación bajo un Framework de ASPEL con base en C++, por lo que al realizar una modificación o hacerle mejoras resulta mucho más costoso. Este sistema de información es desarrollado para las micro, pequeñas y medianas empresas, para llevar el control de sus operaciones. Sin embargo, por el elevado costo que tiene, la gran mayoría de las MIPYMES no lo adquieren y los que lo adquieren sólo compran el COI (en sus diferentes versiones) para llevar el registro contable. El ASPEL es uno de los sistemas de información más comunes entre las MIPYMES, sin embargo la gran mayoría de ellas no lo adquieren por su elevado costo. El sistema 2000 ofrece 7 sub sistemas de información para cada operación específica de la empresa y su costo está en relación a las actualizaciones que se le vayan haciendo, los cuales son: Contafiscal 2000, Nómina 2000, Producción 2000, Bancos 2000, Control de Activos y Fijos 2000, Punto de Venta 2000 y Administrador Es mono usuario y cada licencia por usuario que se adquiera tiene un costo adicional. Para que el sistema funcione se adquiere una llave mono usuario, cuyo costo es adicional al del sistema, por lo que las MIPYMES no invierten en un sistema con costos elevados. El sistema 2000 está desarrollado en el lenguaje de programación de VisualBasic.Net, por lo que sus actualizaciones dependerán solo de Microsoft, porque solo él puede decidir la evolución del lenguaje de Visual Basic.Net. De manera que cuando existen modificaciones de leyes y reglamentos para el manejo de la información, el sistema 2000 estará en espera de las actualizaciones de Microsoft. Además, sus ejecutables son relativamente lentos y no es adecuado para aplicaciones grandes, como por ejemplo: multimedia, oficina, video juegos, editores gráficos, entre otros. Este sistema de información es desarrollado para las micro, pequeñas y medianas empresas, para llevar el control de sus operaciones. Es un sistema poco utilizado por las MIPYMES por que no ofrece más herramientas ni flexibilidad.

15 7.3. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA INVENTARIOS DESARROLLADO EN LA UAEM TEXCOCO El sistema está diseñado para ser utilizado por muchos giros empresariales, por lo que puede ser empleado por diferentes MIPYMES que estén interesadas en controlar los activos fijos e inventarios de materias primas y/o productos que se pondrán a la venta. La operación del sistema es por medio de pantallas e iconos alusivos a la actividad a ejecutar. El sistema es multiusuario; sin embargo, como está desarrollado bajo el patrón MVC permite adaptarse a un sistema mono usuario. El sistema de información propuesto ofrece los módulos presentados en la Tabla 1: Tabla 1. Módulos y descripción de actividades que ofrece el sistema. Módulo Qué ofrece? Identificación de la empresa Opción de PERIODOS Menú principal con la opción EMPLEADO Opción SEGURIDAD Menú Inventarios Contabilidad principal y ARTICULO opción de NUEVO Existencias de Artículos CLIENTES Venta Venta General y Detalles CRÉDITO PAGOS Registro de la empresa, donde se ingresa el giro, razón social o nombre, dirección, teléfono y su número de IMSS. Se registra el método de valuación (PEPS; UEPS y Precio Medio) que se utilizará en cierto periodo. Es el registro de empleados con sus datos personales. Se debe seleccionar el RFC y escribir la contraseña del empleado para ingresar al sistema. Catálogo de artículos terminados para su venta, solicitando datos específicos como el nombre, descripción, clasificación, ubicación, artículo, unidad de medida de artículo y el costo de la venta del artículo. Número de artículo, unidades existentes, máximo de artículos que deben existir, así como el mínimo de elementos que debe haber en almacén (stock), para poder llevar un buen control de inventarios, con el método de valuación elegido. Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico. Forma de pago de cliente, ingresando el nombre de la forma de pago y la descripción. Fecha de venta, de entrega, estado de pago, RFC de empleado, la forma de pago del cliente; en el registro de detalles se selecciona el número de venta almacenado, el número de artículo y se registra automáticamente el costo de venta en la subdivisión de artículos y en el momento de ingresar las unidades a vender, se llenan los campos de IVA de cada artículo, el importe sin IVA, el IVA total y el total neto de la venta. Se registra el crédito otorgado por la venta, ingresando el número de venta, la fecha, la fecha de vencimiento, el porcentaje, el importe de crédito, el estado de crédito. Número de crédito, fecha de pago, número de pago, cantidad, los intereses y el número de entrada de pago. ENTRADAS CONTABLES Se registran todas las entradas de pagos de la empresa, por lo tanto ya debe de existir un banco registrado con diversas cuentas, considerando en la

16 Menú de INVENTARIOS Módulo de COMPRAS DE MATERIA PRIMA Activo Fijo Módulo de CONTABILIDAD Módulo de Pedidos MATERIA PRIMA EXISTENCIAS CATÁLOGO DE PARTES Registro de una COMPRA Compras generales Detalles de la compra Registro de ACTIVO FIJO ASIGNAR ACTIVO FIJO DEPRECIACIÓN PÓLIZAS PEDIDOS Diario Egresos Ingresos Cheque ENTRADA DE ARTÍCULOS TERMINADOS ENTREGA DE MATERIA PRIMA ventana de bancos los datos más importantes, como el nombre del banco, dirección, teléfono, ejecutivo de cuenta y número de sucursal; en las cuentas de bancos, los datos requeridos son el número de cuenta, el saldo actual de cuenta y el número de banco. Nombre, descripción, clasificación, ubicación, unidad de medida y tipo de materia prima. Número de materia prima, el máximo de unidades, así como el mínimo de unidades o stock y las unidades existentes. Cantidad de materia prima necesaria para producir un determinado artículo, detallando la cantidad de la materia prima utilizado como un catálogo para el departamento de producción en proceso. La empresa puede mantener un catálogo de proveedores que surten la materia prima. Forma de pago de la materia prima a los proveedores y/o acreedores. Fecha de compra, de entrega de la materia, las horas, estado de compra, la forma en que se va a apagar, el número de proveedor y el personal que realizó la compra. Número de compra que se va a detallar, el número de materia prima, la cantidad que se compró y el precio al que se compró, generando automáticamente el resto de los datos, como es el importe, IVA por unidad, el IVA total de la compra, el total de la compra y la existencia de la materia. Nombre, fecha, costo, estado, número de póliza, número catálogo de activo fijo y número de depreciación. Empleados, considerando los datos como la fecha de asignación, fecha de devolución, el número de activo fijo y el número de empleado. Fecha, depreciación, número de catálogo de cuenta, porcentaje, método de depreciación. En esta vista se encuentra la opción de agregar la póliza en el momento de la captura de los datos; sin embargo, dentro del menú de contabilidad existe la misma opción. Para culminar el registro, se ingresa el monto total, el tipo de operación y el número de subcuenta de la póliza en el debe y haber correspondientes. Solicitud de artículo registrando la fecha de la solicitud, la cantidad solicitada, el número de artículo y quién la solicita. Costo unitario del artículo, la fecha de entrada de artículo, la cantidad que entró, el total de entrada, la hora de entrada y el número de pedido que se solicita. Entrega de materia prima a producción: hora, cantidad, el número de pedido, el número de compra y el total. FECHA DE ENTREGA DE Se registra el número de materia prima entregada y la MATERIA PRIMA fecha de entrega. Fuente: Elaboración propia con datos del sistema de información desarrollado, Discusión Al considerarse la tecnología de la información para la toma de decisiones como uno de los factores de competitividad empresarial, es preocupante observar que el 84% de las MIPYMES encuestadas siguen utilizando una libreta para el control de sus

17 mercancías, causando un ineficaz abastecimiento de materias, generando un mal servicio y desorden en la empresa, afectando seriamente la rentabilidad y competitividad de la misma, como lo mencionan diversos autores (Laudon y Laudon, 2004; López, 2008; Aranda et al., 2010; Graniel, 2011). El Sistema de Información para los recursos materiales fue elaborado para las MIPYMES, las cuales, en su gran mayoría, carecen de los recursos necesarios para obtener un sistema integral para ser administradas, lo cual se corroboró en la encuesta al ser el 36,8% que no adquirirían un software por los costos elevados y el 23.7% desconocen la tecnología. En temimos prácticos, el 60% no utilizan tecnologías de la información para administrar las empresas, lo que puede representar un factor de impacto en la desaparición del 65% de ellas. Considerando este problema, es necesario que las empresas tengan la posibilidad de adquirir un software que cubra las necesidades de administración. Desde este punto de vista se justifica plenamente el desarrollo del software propuesto. En un primer momento se detectaron los controles internos de inventarios, que de acuerdo a Martínez (2005), consiste en un trabajo técnico y de procedimientos para establecer el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda de recursos materiales que ofrece una empresa. Con esto se identificó que las empresas manejan un variado número de productos con diferentes presentaciones, muchas veces del mismo producto, por lo que las empresas se ven en la necesidad de automatizar el control de inventarios, corroborado por Sánchez (2004), de ahí que el sistema se desarrolló con la finalidad de que las empresas conozcan de forma efectiva y acertada las cantidades de materias primas, productos en procesos y productos terminados, como lo recomienda Tersine (1999, citado por Sierra, 2003: 31). Se identificó que el problema en el control de inventarios es la valuación de costos, lo cual es reforzado por Ponsot (2008). De manera que se consideraron los diferentes métodos de valuación que las empresas utilizan para valuar sus inventarios según Guajardo (1995). Otros problemas son el registro contable y la distribución de los materiales, comentado por Díaz (1999). Situación que se contempla en el sistema desarrollado para el control de la producción y control de inventarios señalado por Oz (2001).

18 Para desarrollar el sistema de información, fue necesario establecer los procesos y los procedimientos de gestión que indicó Franklin (1998), a través del manual de organización de inventarios, donde se describieron las acciones que deben ejecutarse para el control y administración de los inventarios, considerando los departamentos con los que se vincula el control de inventarios. Por lo cual, fue necesario representar los procesos y subprocesos del control de inventarios a través de diagramas de caso de uso con lo que se facilitó el análisis y diseño de las actividades de cada proceso, estableciendo los diferentes ciclos de transacción y operación de una empresa recomendados por Santillana (2007). Por otro lado, en términos de sistemas de información, en el presente trabajo se desarrolló un prototipo para ejecutar las operaciones requeridas sugeridas por Oz (2001), siendo las entradas, el procesamiento de datos, las salidas y almacenamiento, con el fin de optimizar el control de inventarios, apoyado en las tecnologías de información para la administración de recursos materiales, de tal manera que la propuesta de sistema de información brinda eficiencia para minimizar costos, tiempos y usos de recursos de información, como lo plantean O Brien et al.( 2006). Para el desarrollo del Sistema de Información se consideró el enfoque del ciclo de vida del modelo espiral, propuesto por Kendall et al., (1997), con lo que se permite que el sistema cubra las necesidades del usuario en diferentes niveles de aplicación, así como la reducción de riesgos de incertidumbre en el proceso de análisis y el cumplimiento de objetivos planteados. Además, a futuro podría crecer y ser modificado de acuerdo a la evolución de la teoría de la administración y actualizaciones fiscales. Existen varios software comerciales para el control de inventarios; sin embargo, los servicios que ofrecen están aislados en paquetes diferentes, por lo que hay que vincularlos para tener el servicio de forma integral y para lograrlo hay que hacer operaciones que deben realizar especialistas para evitar la pérdida de datos, trayendo como consecuencia un desembolso económico innecesario para la operatividad del proceso contable por la contratación de especialistas. Situación que muchas veces desanima al usuario a utilizar este tipo de sistemas.

19 El sistema de información propuesto, en comparación con los comerciales, cuenta con diferentes módulos y no es necesario adquirirlos por separado; este sistema permite llevar un control de las mercancías, determinar el método de valuación, así mismo llevar un control de los proveedores, pagos y créditos. Además, controla entradas, salidas y existencias de recursos materiales. En cuanto a las salidas de almacén, se vincula con la cartera de clientes y el control de las fechas de vencimiento de créditos. Permite llevar el control de los activos fijos y la depreciación de los mismos. En los movimientos de cobro a clientes y pago a proveedores, se vincula con cuentas de bancos. Cabe mencionar que cada movimiento realizado y/o capturado en el sistema generará las pólizas correspondientes (diario, póliza cheque e ingresos). Esto último no lo contempla ningún sistema comercial. En el aspecto técnico para el desarrollo de software, el sistema de información propuesto tiene ventaja sobre los sistemas comerciales, dichas ventajas se reconocen al utilizar un lenguaje de programación libre de licencias, con lo que se reducen costos y no hay dependencia de software comercial para el desarrollo de la implementación. El sistema ASPEL está desarrollado utilizando una herramienta llamada Network, cuya desventaja se presenta en la dependencia de códigos en todo el desarrollo del sistema, es decir, cuando se realiza una modificación genera problemas en cada una de las partes en que ésta fue aplicada, aumentando la utilización de recursos informáticos, lo cual ocasiona costos elevados debido a la capacitación de los programadores y el tiempo dedicado a dichas mejoras. El sistema de información 2000 está desarrollado en el lenguaje de programación VisualBasic.Net y no es compatible con sistemas operativos de LINUX. Además, las actualizaciones dependerán sólo de Microsoft, de manera que cuando se realizan modificaciones se estará en espera de las decisiones de Microsoft. Otra desventaja de este lenguaje de programación es que es relativamente lento en el desarrollo de ejecutables y no es adecuado para aplicaciones grandes, por lo que el sistema de información 2000 no ofrece más herramientas ni flexibilidad.

20 El sistema desarrollado por la UAEM tiene ventajas competitivas con relación al SAE y al Sistema 2000, debido a que el lenguaje de programación utilizado fue el Java para su desarrollo, lo cual permite ejecutarse en plataformas distintas a la de Windows; un ejemplo claro es que se ejecuta sin problemas en el sistema operativo LINUX. Otra ventaja es haber programado la aplicación con el Patrón MVC, lo que brinda capacidad de delegar responsabilidad en módulos; Modelo Vista y Controlador. Con ello hay capacidad de manejar de manera más sencilla la programación, permitiendo incluir varias vistas y controladores con posibilidad de modificar los componentes, ya que la dependencia que brinda este patrón es casi nula y la modificación es muy sencilla y baja en costos, debido a que el lenguaje JAVA es gratuito y libre, a diferencia de los Frameworks utilizados en el sistema ASPEL. El sistema que se desarrolló contempla la vinculación de módulos capaces de proporcionar información de manera integral, con lo que se pueden tomar decisiones de manera objetiva en menor tiempo, ya que si se utilizan los sistemas comerciales esta integración sería tardada y costosa. 9. CONCLUSIONES El 84% de las MIPYMES encuestadas utilizan una libreta para el control de mercancías. El 36,8% no adquirirían un software por los costos elevados y el 23.7% desconocen los sistemas de información. El 50% de las MIPYMES no utilizan software para controlar los procesos administrativos, por desconocimiento o por falta de recursos para adquirirlos. Los sistemas de información comerciales están diseñados bajo plataformas de programación que los hace caros y de acceso inalcanzable para las MIPYMES.

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