SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS GUÍA RÁPIDA

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1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA

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3 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA INTRODUCCIÓN La presente guía tiene como propósito orientar y facilitar a los responsables del Activo Fijo en los planteles de Educación Básica, en el registro, manejo y control de los bienes muebles propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios Educativos del Estado de Sonora. Aquí se dan a conocer los procedimientos vigentes para los trámites básicos como Altas, Bajas y Transferencias de mobiliario, así como los formatos indicados para cada uno de estos trámites y una serie de respuestas a preguntas básicas relacionadas con el tema. Es de suma importancia que todos los movimientos sean llevados a cabo en Tiempo y Forma, evitando con esto posibles observaciones en auditorias futuras. Para cualquier aclaración, duda o comentario al respecto estamos a su disposición en la Subdirección de Activos Fijos, con domicilio en Cerrada Hurtado Bodega 10-E, Col. El Llano, con tel o bien por correo electrónico a 1

4 S E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O S 1. Qué es un Inventario? PREGUNTAS BÁSICAS Es un registro, censo, relación, conteo o clasificación de los diferentes artículos con los que se cuentan, de los cuales debemos tomar sus características individuales para su fácil ubicación y reconocimiento. 2. Qué es la Cédula Censal? Es el documento en el que se concentra el registro total del inventario de los activos fijos asignados al Centro de Trabajo. 3. Qué es un Activo Fijo? Lo podemos definir como los elementos del patrimonio necesarios para el desarrollo de las actividades de cada Centro de Trabajo, tales como terrenos, edificios, medios de transporte, maquinarias, equipos informáticos, mobiliario, etc. 4. Qué bien debo de inventariar? Para decidir si un bien debe o no ser inventariado podemos basarnos en los siguientes puntos: Que su costo sea igual o mayor a $500.00, incluido el IVA Que su vida útil sea por lo menos de un año. Que no sea una refacción o componente, excepto en el caso de motores de vehículos. Que no sea un consumible. Aquellos bienes que no reúnan estos requisitos, pero por su utilidad y aplicación en el servicio pueden ser reportados para su alta en el inventario. 5. Quién es el responsable del inventario? El responsable inmediato es el Director del Plantel y en caso que en un Centro de Trabajo no se cuente con el Titular será el Supervisor de Zona. 6. Cómo mantengo actualizado el inventario? Realizando cada 6 meses la verificación del mismo, elaborando todos los movimientos de altas, transferencias, bajas, etc., reportando a la Subdirección de Activos Fijos, estos cambios para ser operados en el sistema de inventarios. 7. Qué hago con el mobiliario en mal estado? Cuando en el Centro de Trabajo existe mobiliario o equipo en mal estado físico, que 2

5 GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA por sus cualidades técnicas no resulte útil o funcional o que ya no se requiera para el servicio al cual se destinó, deberá elaborar un Acta Administrativa de Baja de Bienes muebles Obsoletos e Inservibles, anexando la solicitud de Activos para Baja Definitiva. La solicitud de baja solamente será aceptada si los bienes muebles se encuentran físicamente en el plantel y que estén registrados en la cédula censal. Es de suma importancia que los bienes permanezcan en el centro de trabajo hasta llevar a cabo el proceso completo y la autorización del H. Consejo Directivo de los Servicios Educativos del Estado de Sonora y en caso de ser bien Estatal la autorización será por parte del personal de la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones. 8. Cuáles son los requisitos para dar de Alta un bien mueble? - Llenar el formato, anotando correctamente sin tachaduras y enmendaduras los datos que en él se requieren (origen de los recursos, marca, modelo, número de serie y descripción: color, material del que está elaborado, etc.) - Para dar de alta las adquisiciones realizadas por programas como PEC, PROESA, PAE, Escuela Siempre Abierta, Niños Migrantes, Ingresos Propios, etc; o cualquier programa que surgiera con recursos directos de la Secretaría de Educación y Cultura, es requisito indispensable anexar al formato de alta copia de las facturas que amparen las adquisiciones correspondientes. - Para dar de alta el ganado se requiere anexar Acta de Nacimiento al formato de alta. 9. Qué es una transferencia? Es el traspaso de un bien de un Centro de Trabajo a otro, para lo cual se requiere elaborar el Formato de Trasferencia correspondiente, anotando correctamente los datos del bien mueble que se va a transferir debidamente sellada y firmada tanto del que entrega como el que recibe el bien, entregándose el original a la Subdirección de Activos Fijos, realizando simultáneamente la baja y alta del bien a transferir. 10. Qué hago cuándo se presente un siniestro en el plantel? El primer paso en caso de robo con violencia, es realizar la denuncia ante el ministerio público, el mismo día de acontecido el hecho. En caso de siniestro (incendio, robo, dañados, desastres naturales, etc.) se dará aviso a las autoridades correspondientes levantando un acta según sea el caso que se presente. 3

6 S E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O S Llenar el formato de Solicitud de relación de Activos para Baja por Siniestro. Llenar los formatos que el área de Seguros tiene formulados para tal evento, los cuales los puede consultar en el portal de la Secretaría de Educación y Cultura, en la liga de Seguros, reclamación en caso de siniestros 11. A quién y cómo reporto mi inventario? Directamente en la Subdirección de Activos Fijos, ya sea personalmente o por medio de paquetería, con los formatos debidamente formulados de cada uno de los trámites que requiere actualizar debidamente firmados y sellados en cada una de las hojas. Haciendo la aclaración que inmediatamente después de su adquisición sin importar la cantidad de formatos que se envíen se deberá formular las altas, esto es, no esperar el fin de ciclo escolar o periodos vacacionales para enviarlas, tomando en cuenta que todo el mobiliario en el momento que se registre automáticamente queda asegurado Qué es un Comodato? Contrato civil por el que una persona o institución entrega a otra a título gratuito una cosa no fungible (mueble o inmueble) para que la use por cierto tiempo o para un determinado servicio, con la obligación de restituirla una vez cumplidos éstos. La Institución deberá solicitar mediante oficio al inicio de cada año la actualización del Contrato, para analizar la posibilidad de renovación del mismo y hacer el trámite correspondiente. Los bienes asignados en Contrato de Comodato son intransferibles, por lo que no se puede cambiar de comodatario si no es por medio de la Secretaría de Educación y Cultura. Por ningún motivo se dará de baja bienes que se encuentren asignados por medio de Contrato en Comodato o Resguardo, para tal efecto se deberá elaborar el oficio de cancelación de dicho Contrato por parte del Comodatario (anexando fotos del bien). Siendo la Secretaría de Educación y Cultura y/o la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones los únicos facultados para autorizar el destino final del bien. Estos requisitos también aplican aquellas Instituciones y personas que tengan celebrado Contrato de Resguardo. 13. Qué responsabilidad tengo como Director ante la Subdirección de Activos Fijos? Mantener el inventario actualizado mediante la notificación de las altas, bajas, etc. 4

7 GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA en tiempo y forma. Dar buen uso, cuidado y mantenimiento del mobiliario asignado al Centro de Trabajo. Implementar las medidas de control que consideren convenientes ante sus subalternos, con el propósito de delegar responsabilidades en cuanto al uso, cuidado y control de los bienes muebles asignados al centro de trabajo. Todo bien mueble propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios Educativos del Estado de Sonora, debe permanecer en las instalaciones del plantel o del centro de trabajo asignado, salvo por motivos de reparación o baja definitiva del inventario. En cuanto al punto anterior, el Director del Plantel o responsable del Centro de Trabajo, deberá contar con la documentación que justifique el artículo faltante, ya sea el vale de salida o el acta administrativa de baja de bienes muebles. En el caso de sustitución del cargo de los Directores en las diferentes escuelas de educación básica y /o titulares de Centros de Trabajo, es responsabilidad del titular saliente presentar e incluir en el acta de Entrega-Recepción, la relación actualizada de los bienes muebles asignados a la escuela. Por su parte, el Director entrante tiene la responsabilidad de recibir y cotejar con el físico, el inventario existente de los bienes muebles asignados a la escuela, dentro de los 15 días hábiles posteriores a la toma del cargo. Si transcurrido el plazo establecido (15 días, el Director entrante no notificara cualquier irregularidad existente en el inventario, será responsable de los mismos, ante la Dirección General de Administración y Finanzas, el Órgano de Control Interno y Desarrollo Administrativo, y ante la Dirección General del área Educativa correspondiente). Es responsabilidad del Director de la escuela, solicitar a la Subdirección de Activos Fijos, la clave de inventario correspondiente a los bienes adquiridos en forma directa y/o por donación, programas especiales, etc. En el caso de los bienes donados, cuando se desconozca su costo (ya sea un bien mueble nuevo o usado), el Director de la escuela o responsable del Centro de Trabajo, tendrá la obligación de asignar un costo estimado de acuerdo al catálogo de artículos y precios que podrá consultar en el portal de la SEC en la liga de Inventarios. Corresponde al Director y/o Titular del Centro de Trabajo, etiquetar con el número 5

8 S E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O S de inventario los bienes asignados al Plantel. El responsable del Centro de Trabajo tiene la obligación de participar en forma activa en la verificación de los inventarios que realice la Subdirección de Activos Fijos, ya sea personalmente o bien asignando a una persona para este fin, que tenga conocimiento sobre los bienes asignados a la escuela, así como de la normatividad, procedimientos y con la disponibilidad para que esta actividad se lleve a cabo de forma ágil y concluya de manera eficiente. El Director del Centro de Trabajo estará obligado a dar seguimiento a los trámites que haya solicitado a la Subdirección de Activos Fijos. La inobservancia en la aplicación de las presentes normas, será sancionada por la Autoridad competente, conforme a las Leyes vigentes. SOLICITUD DE BAJA Los requerimientos para la solicitud de baja son: - El Acta de Baja de Bienes Muebles Obsoletos e Inservibles, así como el formato de solicitud de activos definitiva, debe estar correctamente requisitado, sin tachaduras ni enmendaduras, ni omitir los datos solicitados en el documento, así como los nombres, firmas y sellos requeridos. - Los números de Inventarios así como la descripción y precio de los artículos deben estar correctamente escritos y coincidir con la cédula censal, de lo contrario no procederá la baja del mismo. - A toda solicitud debe anexársele las fotografías de cada uno de los bienes a dar de baja. - Anexar dictamen técnico cuando se requiera. Cuándo se pide Dictamen Técnico? - En el caso de tratarse de equipo electrónico y de cómputo que su adquisición sea menor a 3 años. - Cuando el bien tenga un valor igual o mayor a $2, En el caso de equipo que pertenezca a Aula de Medios y Enciclomedias, requerirá dictamen técnico expedido únicamente por personal autorizado por la Dirección General de Informática de la SEC. - En el caso de Vehículos se requiere dictamen técnico, el cual será solicitado a quien corresponda por la Subdirección de Vehículos y Combustibles de la SEC. - Los bienes donados usados NO se requerirá dictamen técnico. El dictamen técnico deberá ser elaborado por una institución externa al Centro de Trabajo. 6

9 S E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O S BAJA DE ARTÍCULOS POR SINIESTRO Presentar ante la Subdirección de Cobertura Médica Estudiantil y de Seguros (Original y 2 copias) de los siguientes requisitos: - Acta de denuncia ante el ministerio público. - Acta Administrativa - Formato de reclamación de daños. - Cédula censal o vale de resguardo de los bienes siniestrados. - Formato de la relación de Activos para baja por siniestro de la Subdirección de Activos Fijos - Cotización por escrito de una casa comercial de los artículos robados. BAJA DE VEHÍCULOS, AUTOBUSES ESCOLARES Y AULAS MÓVILES: - Oficio de cancelación de Contrato de Comodato o Resguardo en su caso. - La Subdirección de vehículos y combustibles deberá dictaminar (taller) si el carro no tiene reparación o resulta incosteable y será la responsable de recoger la unidad automotriz. - Fotografías. - Original del formato de solicitud de transferencia a la Administración Central con clave del centro de trabajo: 26ADG001W. Cuando es solicitud de baja por siniestro de una unidad deberá contener: - Dictamen de pérdida total emitido por la aseguradora, - Parte de tránsito - Acta Administrativa para baja de bienes muebles obsoletos e inservibles. - Formato de solicitud de activos para baja definitiva. - Fotografías. - Copia del cheque emitido por la aseguradora. BAJA DE GANADO: Por fallecimiento, accidente, enfermedad y zoonosis, se requieren copias de: - Certificado de defunción o en su caso reporte del MVZ encargado del plantel del motivo de la muerte del animal y marcas externas (identificación documentada) - Acta Administrativa, solicitud de baja y anexar fotografía. BAJA POR VENTA - Acta Administrativa para baja de bienes muebles obsoletos e inservibles. - Formato de solicitud de activos para baja definitiva. - Fotografías de cada uno de los bienes. 7

10 S E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O S - Acta de entrega recepción de los bienes, por parte de la Dirección del plantel a la Sociedad de Padres debidamente firmada por los participantes, con sus respectivos testigos. - Recibo o constancia de la Sociedad de Padres sobre el beneficio obtenido por la venta (libro contable). BAJA DE AULAS DE MEDIOS Y ENCICLOMEDIAS - Acta Administrativa y relación de bienes a dar de baja. - Dictamen Técnico por parte de la Dirección General de Informática. - Fotografías de cada uno de los bienes. BAJA POR DESTRUCCIÓN: - En el caso de destrucción se deberá elaborar el acta administrativa haciéndose constar del acto correspondiente, con el mayor detalle en la forma en que se llevó a cabo e incluir fotografías del mismo. Así como constatar invariablemente que los bienes muebles que se incluyan en el formato de solicitud de baja, por sus características o las condiciones que guardan, se tiene la necesidad de su destrucción por el riesgo que representan en materia de seguridad, salubridad o medio ambiente, avalado por un dictamen de protección civil o de la Secretaría de Salud según se trate. Cuando se trate de bienes no localizados se procederá a notificar a la Unidad del Órgano de Control: - Como resultado del levantamiento físico del inventario de los bienes no sean localizados se efectuarán las averiguaciones necesarias para su localización. Si una vez agotadas la investigaciones correspondientes los bienes no son encontrados, se levantará acta administrativa acompañada del formato de bienes no localizados y se realizará la baja hasta que órgano de control lo autorice o en su defecto finque las responsabilidades correspondientes. 8

11 GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA FORMATOS QUE SE DEBERÁN UTILIZAR EN LOS DIFERENTES TRÁMITES 9

12 S E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O S 10

13 GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA 11

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19 GUÍA RÁPIDA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EN PLANTELES DE EDUCACIÓN BÁSICA NOTAS 17

20 S E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O S NOTAS

21 S E C R E T A R Í A D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A S U B D I R E C C I Ó N D E A C T I V O S F I J O S NOTAS

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24 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA SUBDIRECCIÓN DE ACTIVOS FIJOS Cerrada Hurtago, bodega 10-E, Col. El Llano Hermosillo, Sonora; tel. (662)

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