LOS BIENES DE PROPIEDAD DE

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1 P gina 1 de 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL LOS BIENES DE PROPIEDAD DE )2135(&Ï1 %2*27È'&0DU]RGH

2 P gina 2 de 2 CONTENIDO 0 35(6(17$&,Ï $7,9,'$'62%5($'0,1,675$&,Ï1'(%,(1(61$&,21$/( &/$6,),&$&,Ï1'(/26%,(1( Ë1',&(81,9(56$/'(,19(17$5, ELEMENTOS DE CONSUMO ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Elementos devolutivos en dep sito Elementos devolutivos en servicio /Ë7,&$6,167,78&,21$/(65(63(&72'(/26,19(17$5, MOVIMIENTOS DE ALMACƒN ENTRADAS AL ALMACƒN Compra de elementos Adquisiciones por caja menor Reintegros Sobrantes Recuperaci n Reposici n Renovaci n de equipos por cambio tecnol gico Indemnizaci n por Siniestro Transferencias recibidas de otras entidades SALIDA DE ELEMENTOS Suministros Baja de elementos Baja de bienes servibles Baja de bienes inservibles Procedimientos generales para dar de baja ComitŽ de Baja de Bienes Venta de bienes Transferencia a otras Entidades Desmantelamiento Desagregaci n de bienes Permuta Baja por exoneraci n de responsabilidad fiscal Destrucci n de bienes Aseguramiento de bienes... 19

3 P gina 3 de Reclamaci n por siniestros Siniestro por hurto Siniestro por pžrdida total por da os INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACƒN FORMATOS Entradas al almacžn Salidas de almacžn Traslado de elementos devolutivos SOFTWARE $/25,=$&,Ï1'(,19(17$5, (1',&,Ï1'(&8(17$6$(17,'$'(6'(9,*,/$1&,$<&21752/ ENTREGA Y RECIBO DEL ALMACƒN ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Edificios e Instalaciones Equipo de procesamiento de datos Maquinaria y Equipo Equipo de transporte Muebles y equipos de oficina Terrenos BIENES INTANGIBLES... 25

4 P gina 4 de (6(17$&,Ï1 Los manuales, en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos b sicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto que son herramientas tanto de orientaci n y permanente consulta sobre determinada materia, como de control interno. La expedici n y actualizaci n de los manuales en las entidades de car cter pœblico, es una funci n de la Alta Direcci n, derivada de diferentes normas, en especial las Leyes 42 y 87 de 1993 sobre Control de Gesti n y Control Interno; la Ley 489 de 1998, que regula el ejercicio de la funci n administrativa y define los principios y reglas b sicas de la organizaci n y funcionamiento de la Administraci n Pœblica; la Ley 872 de 2003 y su Decreto reglamentario 4110 de 2004, referido al Sistema de Calidad en las entidades del Estado y el Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta del Modelo Est ndar de Control Interno para el Estado Colombiano. La administraci n y control de los bienes constituye una de las funciones claves para cualquier Entidad, en tanto que el apoyo log stico es fundamental para cumplir cabalmente con las responsabilidades institucionales. Por otra parte, los bienes que las entidades de derecho pœblico manejen en desarrollo de sus funciones, tienen el car cter de patrimonio pœblico y por lo tanto la responsabilidad sobre su administraci n debe estar plenamente definida. En esta perspectiva, es pertinente contar con un manual que establezca los procedimientos para la administraci n de los bienes de propiedad del Fondo, que se enmarque dentro de estas directrices, pero que a su vez pueda aplicarse a las condiciones estructurales de FONPRECON como establecimiento pœblico del Orden Nacional adscrito al Ministerio de la Protecci n Social. Este Manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administraci n de bienes, particularmente los referidos a los elementos de consumo y devolutivos y por lo tanto, los principios, normas y procedimientos aqu establecidos ser n conocidos y aplicados obligatoriamente por los funcionarios del ÈUHD$GPLQLVWUDWLYDUHVSRQVDEOHVGHGLFKDVDFWLYLGDGHV\GHPiVWDUHDVTXHOHVRQ inherentes. Cada vez que sea necesario ser evaluado y actualizado formalmente por parte de la administraci n de la Entidad $7,9,'$'62%5($'0,1,675$&,Ï1'(%,(1(61$&,21$/(6 Entre las principales normas legales y reglamentarias que deben tenerse en cuenta, relacionadas con la administraci n de bienes, se enuncian las siguientes: Ley 80 de 1993: Ley de Contrataci n. Decreto 855 de 1994.

5 P gina 5 de 5 Decreto 4117 de 2006, modificatorio de los art culos 14, 15 y 17 del Decreto 855 de 1994, sobre venta de bienes y avalœo y enajenaci n de inmuebles. Resoluciones org nicas y reglamentarias sobre inventario, registro, responsabilidad y control de los bienes de la Naci n, expedidas por la Contralor a General de la Repœblica. Normas expedidas por la Contadur a General de la Naci n respecto de la contabilizaci n de activos y rendici n de cuentas. 2 &/$6,),&$&,Ï1'(/26%,(1(6 Para efectos de elaboraci n de inventarios y rendici n de cuentas, los bienes que pertenecen al patrimonio pœblico, se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicaci n en los siguientes Grupos Mayores: ¾ Grupo 1 ± Elementos de consumo ¾ Grupo 2 ± Elementos devolutivos ¾ Grupo 3 ± Inmuebles. A su vez, cada uno de los Grupos Mayores se dividen en AGRUPACIONES (63(&Ë),&$6ODVFXDOHVWDPELpQDGPLWHQ68%$*583$&,21(6SDUDILQHVGH un mejor orden en los inventarios. Tanto las agrupaciones como las subagrupaciones, est n conformadas por los correspondientes elementos o bienes, agrupados en estricto orden alfabžtico. Los elementos de consumo y los devolutivos al momento de incorporarse a los inventarios de una entidad, tžcnicamente entran al ALMACƒN, registr ndose por su correspondiente valor. As pues, el concepto de ALMACƒN significa el costo de los elementos devolutivos o de consumo en dep sito que se adquieren para el suministro a las diferentes dependencias para el desarrollo normal de sus actividades. Dichos elementos est n bajo la responsabilidad del servidor pœblico con funciones de Almacenista, al igual que aquellos elementos susceptibles de dar de baja que se encuentren en dep sito. Desde el punto de vista del uso, los elementos devolutivos pueden estar en dep sito (AlmacŽn) o en servicio. Los que est n en servicio, corresponden a aquellos que han sido entregados a los funcionarios para su utilizaci n en labores propias de la Entidad y por lo tanto quedan bajo su responsabilidad desde el momento en que los reciben. Otra clasificaci n que debe tenerse en cuenta es aquella relacionada con el grado de utilizaci n que sea posible hacer de ellos. En esta perspectiva, los bienes se consideran servibles o inservibles, dependiendo del estado de conservaci n u obsolescencia. Esta clasificaci n es importante para la administraci n, en tanto que constituye un soporte para las decisiones en lo que respecta al mantenimiento y depuraci n de los inventarios.

6 P gina 6 de Ë1',&(81,9(56$/'(,19(17$5,26 El inventario es la relaci n ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de una Entidad, en este caso el Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica. Este inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la Entidad, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales para evitar errores, pžrdidas, inmovilizaci n, deterioro, merma o desperdicio de elementos. (O LQYHQWDULR GH)2135(&21 EDVDGR HQ HO ËQGLFH 8QLYHUVDO GH,QYHQWDULRV VH enmarca en la siguiente estructura, cuya codificaci n se compone de tres d gitos, donde el primero de ellos corresponde al Grupo Mayor y los dos œltimos a la Agrupaci n. Por eso se separan por un gui n: GRUPO 1 ± ELEMENTOS DE CONSUMO $*583$&,Ï1 CONCEPTOS 1 ± 01 Aceites, Grasas y Lubricantes 1 ± 02 Combustibles 1 ± 03 Drogas, elementos Odontol gicos y Laboratorio 1 ± 04 Elementos para Construcci n e Instalaci n 1 ± 07 Insecticidas, Funguicidas y Herbicidas 1 ± 08 Elementos y Materias Primas para Construcci n 1 ± 10 ÒWLOHVGH(VFULWRULR'LEXMRHWF 1-11 V veres, Rancho y Licores 1 ± 12 Repuestos para Maquinaria y Equipo 1 ± 13 Utensilios de Uso DomŽstico 1 ± 15 Otros Elementos de Consumo GRUPO 2 ± ELEMENTOS DEVOLUTIVOS $*583$&,Ï1 CONCEPTOS 2 ± 02 Elementos Intangibles 2 ± 03 Elementos de Culto 2 ± 06 Equipos y M quinas para Comedor 2 ± 07 Equipos y M quinas de Comunicaciones 2 ± 08 Equipos y M quinas de Construcci n 2 ± 09 Equipos y M quinas para Deporte 2 ± 11 Equipos y M quinas para Medicina 2 ± 12 Equipos y M quinas para Oficina 2 ± 13 Equipos y M quinas para Transporte 2 ± 14 Herramientas y Accesorios 2 ± 16 Libros de Biblioteca, Mapotecas y Planotecas 2 ± 17 Llantas y Neum ticos 2 ± 18 Mobiliario y Enseres 2 ± 20 Vestuario, Ropa y Equipo

7 P gina 7 de ELEMENTOS DE CONSUMO Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. Antes de ser entregados como suministro a las dependencias para ser utilizados, generalmente esta clase de elementos permanece en dep sito, es decir, reposan en los almacenes o bodegas de la Entidad, una vez adquiridos. No obstante, por razones de costos, disponibilidad de espacio, estabilidad de precios en tžrminos contractuales y control de riesgos, la modalidad de provisi n de elementos de consumo a travžs de outsourcing ofrece ventajas que es conveniente aprovechar. 2.3 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por raz n de su naturaleza se deterioren. Desde el punto de vista de su uso, los elementos devolutivos pueden estar en dep sito o en servicio Elementos devolutivos en dep sito Los elementos en dep sito son el conjunto de bienes devolutivos utilizables tanto nuevos como usados, que se encuentran en almacenes y bodegas de la entidad. El servidor pœblico responsable del AlmacŽn responde administrativa y fiscalmente por el registro de los bienes en dep sito, el cual debe llevarse a travžs del programa sistematizado de inventarios con que cuenta la Entidad Elementos devolutivos en servicio Bienes en servicio es el conjunto de elementos devolutivos en uso por parte de los servidores pœblicos en las diferentes dependencias de la entidad. El servidor pœblico responsable del AlmacŽn debe llevar a travžs de listados, que se generan a partir del programa sistematizado utilizado para controlar el k rdex, el registro individual y por dependencia de los bienes devolutivos en servicio, para facilitar el oportuno y eficaz control de ellos y determinar las responsabilidades a que haya lugar. El registro de bienes devolutivos debe hacerse œnicamente a travžs de los respectivos comprobantes de salida de almacžn. Cuando un servidor pœblico de la entidad se retire, debe hacer entrega de los elementos devolutivos en servicio a su cargo al responsable del AlmacŽn, quien practicar el conteo de los bienes y cruzar contra el inventario de los elementos registrados. Si encuentra faltantes, elementos inservibles o de caracter sticas diferentes, descargar dichos bienes de los registros y solicitar al Contador su UHJLVWURDODFXHQWDGH³5HVSRQVDELOLGDGHV3HQGLHQWHV WRPDQGRFRPRVRSRUWHHO acta de la diligencia y el respectivo comprobante de salida de almacžn.

8 P gina 8 de /Ë7,&$6,167,78&,21$/(65(63(&72'(/26,19(17$5,26 En la administraci n de los bienes del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica, se deben tener en cuenta las siguientes pol ticas y las dem s que sean expuestas por las entidades de vigilancia y control y la. Los bienes que se adquieran, deben estar contemplados en el Plan General de Compras aprobado para la respectiva vigencia. Respecto de los elementos de consumo, la Entidad procurar su adquisici n a travžs de la modalidad de outsourcing, teniendo en cuenta los costos y riesgos que representa el mantener inventarios en dep sito. En todo caso, el control de entrega de elementos se har por parte del funcionario con responsabilidades sobre el almacžn y la persona que los reciba. Todos los elementos devolutivos estar n identificados con un nœmero, para lo cual se utilizar una plaqueta adhesiva, empleando adem s el sistema de C digo de Barras. FONPRECON solamente acepta transferencias de bienes, cuando provengan de entidades de car cter pœblico del orden nacional o territorial, siempre y cuando dichos bienes sean necesarios para el funcionamiento del Fondo y la operaci n no signifique erogaciones onerosas para la Entidad. En aplicaci n del principio de coordinaci n y colaboraci n proclamado en el DUWtFXOR GH OD /H\ de 1998, con el fin de lograr los fines y cometidos estatales, cuando dentro de los inventarios se tengan bienes que con base en una valoraci n no se requieran para el desarrollo de las actividades propias del Fondo, se considerar la posibilidad de transferirlos a otras entidades de derecho pœblico, bien sea nacionales o territoriales que justifiquen su necesidad, sin perjuicio de aplicar la alternativas de baja, atendiendo los procedimientos establecidos en el presente manual. Los elementos de uso comunitario, ser n cargados al inventario del jefe de la dependencia y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningœn servidor pœblico se le podr exigir firmar el recibo de los elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores. Toda persona que reciba bienes de propiedad del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica, ser responsable por su buen uso, custodia y conservaci n. Las responsabilidades por la perdida, da o, deterioro, disminuci n o mal uso de bienes, se determinar mediante la investigaci n administrativa o disciplinaria que se adelante conforme a la normatividad vigente. Si hay lugar a investigaciones de car cter penal, estas le corresponden a la Fiscal a General de la Naci n, previa denuncia. La responsabilidad de los servidores pœblicos respecto de la tenencia de elementos devolutivos cesar œnicamente: ¾ Cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su custodia y cuidado.

9 P gina 9 de 9 ¾ Cuando se efectuž la reposici n o pago de los bienes por parte del responsable o por la compa a de vigilancia o de seguros en las condiciones y caracter sticas de los faltantes, cuya aceptaci n sea autorizada por la entidad. ¾ Cuando se produzca fallo ejecutoriado de exoneraci n de responsabilidades administrativas y penales. La entrega de elementos devolutivos a personas vinculadas mediante contrato de prestaci n de servicios, se har con los mismos procedimientos aplicados a los funcionarios de planta y por lo tanto las responsabilidades ser n idžnticas. Est prohibido guardar bienes de propiedad particular en el AlmacŽn, cualquiera que sean sus caracter sticas. Todos los bienes del Fondo, deben estar asegurados por todos los riesgos. En los eventos de bajas definitivas, se proceder a solicitar su exclusi n de las p lizas correspondientes. El control de los bienes inmuebles se har a partir de los registros contables, sin que se requiera efectuar entradas al AlmacŽn. El control de la documentaci n que soporta la propiedad de tales bienes, se har por parte de la Oficina Asesora Jur dica. 4 MOVIMIENTOS DE ALMACƒN 4.1 ENTRADAS AL ALMACƒN La entrada de bienes al AlmacŽn segœn su origen, puede producirse por alguno de los siguientes conceptos: adquisici n, compra por caja menor, reintegros, traslados, sobrantes, transferencias, recuperaci n o reposici n Compra de elementos Son las operaciones mercantiles a travžs de las cuales la entidad adquiere los bienes mediante la erogaci n de fondos de conformidad con las disposiciones vigentes. La recepci n de los bienes debe realizarse en el AlmacŽn, segœn lo pactado en el contrato o pedido correspondiente. No obstante puede recibirse directamente en los lugares de utilizaci n y en todo caso el funcionario responsable del AlmacŽn verificar la operaci n. La entrada se perfecciona cuando el servidor pœblico con funciones de almacenista recibe los elementos y firma la factura o comprobante de recibo. Para que dicha persona reciba los bienes debe previamente confrontar las caracter sticas f sicas de los bienes objeto de la entrada referente a cantidad, clase, marca, estado, etc., contra los documentos que sustenten la operaci n. A la llegada de los bienes al AlmacŽn, el servidor pœblico con funciones de Almacenista, elabora el respectivo comprobante de entrada con base en la factura comercial y la orden de compra o contrato si fuere el caso.

10 P gina 10 de 10 En los contratos o pedidos donde se estipulen las especificaciones tžcnicas de determinados materiales o equipos y cuyo funcionamiento deba verificarse mediante pruebas, la recepci n en el almacžn se hace a titulo de dep sito y en forma condicional, mientras se produce el concepto sobre el resultado de dichas pruebas requeridas para su recibo a satisfacci n. A los bienes que se encuentren en el almacžn sin registros en inventarios, se les har el ingreso de la siguiente manera: se identificar n conforme a las agrupaciones segœn su gžnero y especie, con precios y caracter sticas y se elaborar el comprobante de ingreso con sus respectivas observaciones. Cuando se trate de elementos devolutivos, se proceder a su plaquetizaci n Adquisiciones por caja menor Son adquisiciones de bienes a travžs del sistema de fondos fijos reembolsables. En toda compra de elementos por este sistema, el funcionario responsable de la adquisici n debe entregar la factura en original y copia debidamente tramitada al AlmacŽn para que se produzca el respectivo comprobante de entrada y a su vez el respectivo comprobante de salida a nombre del funcionario que recibi el bien. El servidor pœblico con funciones de Almacenista, enviar las copias de los comprobantes de entrada y salida al responsable de la caja menor para su legalizaci n y tr mites pertinentes Reintegros Es la devoluci n al almacžn de bienes que no se requieren en una dependencia, para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados, pudiendo la administraci n optar por la habilitaci n, redistribuci n o baja de los mismos. El servidor pœblico con funciones de almacenista al recibir los bienes debe verificar su estado, clase, calidad, marca, modelo y dem s caracter sticas que se encuentren en el comprobante de inventario. Al encontrar conforme el bien, har la correspondiente entrada al almacžn. En el evento en que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan diferentes especificaciones, el servidor pœblico con funciones de Almacenista se abstendr de recibir el bien e informar por escrito al superior inmediato para que se investiguen los hechos y se establezcan las responsabilidades. Por ninguna raz n el servidor pœblico con funciones de Almacenista debe aceptar la sustituci n o reemplazo de bienes entregados inicialmente, por otros diferentes, o aceptar bienes da ados, deteriorados, con roturas o aver as sin haber determinado la causa del deterioro Sobrantes Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario, se determine que el nœmero de bienes es superior a los que se reflejan en los registros; esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, determinando la situaci n que los gener, para lo cual el servidor pœblico con funciones de Almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada por sobrante y el comprobante de salida de almacžn a nombre del funcionario que posee el bien; de ello se informa a la Secci n de Contabilidad para lo de su competencia.

11 P gina 11 de 11 El valor de los bienes sobrantes se determina por el valor de los bienes de iguales caracter sticas Recuperaci n Es la restituci n f sica de bienes que han salido del patrimonio de la entidad y que han sido descargados del inventario y de la contabilidad. En el evento de la recuperaci n de bienes, estos deben ingresar inmediatamente al AlmacŽn por medio del comprobante de entrada detallando las caracter sticas y especificaciones de los elementos. Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal en curso, deber informarse a la Secretar a General o a la dependencia que tenga la competencia sobre el control disciplinario interno y a la Unidad de Investigaciones Fiscales de la Contralor a General de la Repœblica para que cese o variž su valor Reposici n Es el proceso administrativo por el cual se reemplazan los bienes faltantes o los que han sufrido da os, por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros elementos iguales o de similares caracter sticas. De igual manera se produce reposici n cuando el proveedor reemplaza el elemento inicial por otro en cumplimiento de la garant a otorgada en la venta. La entrada de bienes por reposici n, debe soportarse con los siguientes documentos: ¾ Acta de baja del elemento faltante. ¾ Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes o la compa a aseguradora, ofreciendo los bienes que va a reponer y detalle de estos. ¾ Aceptaci n por parte del responsable de AlmacŽn e inventarios, de la viabilidad de la reposici n del bien. ¾ Acta o Concepto tžcnico de reposici n, que certifique que los bienes ofrecidos reœnen las mismas caracter sticas de los bienes faltantes. ¾ Informe de la Oficina Asesora de Planeaci n y Sistemas donde se indican las causas que originan la reposici n del elemento por garant a de venta, cuando se trate de equipos de c mputo y de sistemas; en caso de elementos diferentes, el informe debe proceder del responsable de su custodia y uso Renovaci n de equipos por cambio tecnol gico Cuando los elementos devolutivos sean reemplazados por otros que ofrezcan mejores ventajas tecnol gicas, pueden darse las siguientes situaciones:

12 P gina 12 de 12 Que los equipos en uso los conserve el Fondo. En tal caso se reintegrar n al AlmacŽn para determinar posteriormente su destino final. Que el proveedor reciba en parte de pago los equipos en uso. El ComitŽ de Bajas intervendr para recomendar la correspondiente operaci n, por efectos de entrega de los elementos al proveedor. Los nuevos elementos ingresar n por el valor el establecido en los respectivos documentos soporte o en su defecto, por el valor comercial. Cualquiera que sea la situaci n de reemplazo, se elaborar n los documentos y efectuar n los registros correspondientes a reintegros, bajas, ingreso al AlmacŽn y entrega de elementos Indemnizaci n por Siniestro Es el proceso administrativo por el cual se ingresan bienes a la entidad como consecuencia de la indemnizaci n que en cumplimiento de contratos de seguros, cancele la compa a aseguradora con la cual el Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica tenga suscrito p liza de seguro para amparar sus bienes, o la de un tercero que haya afectado un bien de la entidad. Una vez el Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica acepte que el bien a ingresar cubre el valor del bien siniestrado, el rea Administrativa y aprobar la indemnizaci n en especie, mediante comunicaci n en tal sentido a la compa a aseguradora. El ingreso de los bienes fruto de la indemnizaci n, se contabilizar en la cuenta,qghpql]dflrqhv FRPSDxtDV GH VHJXURV R HQ OD FXHQWD TXH SDUD WDO HIHFWR HVWDEOH]FD OD Contadur a General de la Repœblica. La compa a aseguradora, una vez realice la indemnizaci n, expedir un documento en el que certifique que los bienes entregados, quedan de propiedad del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica. Cuando apliquen erogaciones del Fondo por efecto del deducible establecido en las p lizas, se efectuar el ingreso al AlmacŽn por el valor indemnizado m s el incluido en el documento que establezca la diferencia a pagar por parte del Fondo, el cual corresponder al valor del bien Transferencias recibidas de otras entidades Hay transferencia cuando por voluntad de una persona jur dica se transfiere gratuita o irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de una entidad estatal, previa aceptaci n del funcionario administrativo competente, la cual se regula por las normas vigentes sobre la materia. Cuando FONPRECON reciba bienes a titulo de transferencia de una entidad estatal del orden nacional o territorial, el funcionario responsable del almacžn elaborar el comprobante de entrada por transferencia e informar a la Secci n de Contabilidad para los registros contables a que haya lugar. El comprobante de entrada se har con base en la resoluci n de baja de la entidad que hace la transferencia debidamente diligenciada y la cual debe

13 P gina 13 de 13 contener la relaci n de los elementos por agrupaci n de inventario, cantidad, valor unitario y valor total. 4.2 SALIDA DE ELEMENTOS La salida de elementos del AlmacŽn, se produce por solicitud de los jefes de dependencia, con la debida justificaci n. Cuando se trata de salida de elementos de consumo, implica su contabilizaci n como gasto, porque dichos elementos no son susceptibles de regresar al AlmacŽn como s lo son los devolutivos. Lo que caracteriza a estos œltimos es precisamente que su salida del AlmacŽn generalmente es transitoria aunque su permanencia en el servicio sea prolongada Suministros El jefe de la dependencia que requiera un bien, debe elaborar por escrito el pedido, en donde se especifique clara y detalladamente la clase de elementos y el nœmero de unidades, se alando la persona que los recibir, quien se har responsable administrativa y fiscalmente de su tenencia. La solicitud se env a al jefe de la Secci n de Servicios Generales o quien haga sus veces, para que este expida la orden de suministro. En los casos relacionados con elementos de consumo, dicha orden se har por el nœmero de unidades que se consideren posibles y necesarias, de acuerdo con los controles sobre consumo y existencias Baja de elementos Baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se retira definitivamente un elemento del patrimonio de la entidad, por alguna de las siguientes situaciones: por ser inservible, reposici n, renovaci n, obsolescencia, destrucci n, desmantelamiento, hurto o cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido, decisi n soportada a travžs de acto administrativo motivado, que adem s indica el destino final del bien. Los procedimientos para dar de baja un bien, difieren de acuerdo con las caracter sticas de este. Por eso hay que tener en cuenta si se trata de bienes servibles o inservibles, como criterio b sico para determinar su destino, teniendo como alternativas la venta directa o en pœblica subasta, la transferencia a otras entidades de derecho pœblico o la destrucci n La baja se perfecciona con el retiro f sico, la firma del acta de conformidad con el hecho que la origin y el descargo de los registros contables de inventario. El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida a los bienes de AlmacŽn, por motivos de destrucci n, entrega, desmantelamiento, venta, hurto, destrucci n u otra modalidad de retiro de elementos de inventario. El acta de baja definitiva ser suscrita por el Delegado de la en el ComitŽ de Bajas, por el Presidente y el Secretario del ComitŽ de Bajas; por el

14 P gina 14 de 14 funcionario responsable del AlmacŽn y por la persona autorizada de la instituci n pœblica que reciba el bien Baja de bienes servibles Es la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades, o de aquellos bienes que estando en servicio activo o dep sito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante tr mite administrativo de investigaci n, se determine que en el servidor pœblico a cuyo cargo se hallaban, no recae responsabilidad alguna o que habižndose establecido responsabilidad, se efectuž su pago o reposici n. La salida definitiva del AlmacŽn de bienes servibles, debe estar soportada por la correspondiente resoluci n de Ordenaci n de Baja, la cual constituye soporte del Acta de Baja. Dicha resoluci n deber contener la relaci n detallada y pormenorizada de los bienes muebles objeto de la operaci n, los grupos de inventario, los costos unitarios y totales y el destino que se dar a los mismos. El documento de salida definitiva del AlmacŽn, ser firmado por el Jefe de la Secci n de Servicios Generales y el funcionario responsable del AlmacŽn Baja de bienes inservibles Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia f sica, no son de utilidad para el servicio de la entidad, o que estando en servicio activo o en dep sito, el bien haya sido hurtado o haya desaparecido definitivamente del servicio Procedimientos generales para dar de baja El funcionario responsable del almacžn, solicitar ante la direcci n General del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica, una inspecci n sobre los bienes que considere sean susceptibles de baja, enviando un listado pormenorizado, donde se indica su estado de conservaci n y el costo o valor registrado en inventarios. El Director General trasladar la solicitud al ComitŽ de bajas de Bienes, para que evaluž los elementos de inventario y emita las recomendaciones del caso, procediendo de conformidad con lo establecido en el presente Manual ComitŽ de Baja de Bienes El ComitŽ de Baja de Bienes del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica, estar integrado as : El Jefe de la, quien lo presidir El delegado de la ; El Jefe de la Oficina Asesora Jur dica; El Jefe de la Oficina Asesora de Planeaci n y Sistemas y

15 P gina 15 de 15 El Jefe de la Secci n de Servicios Generales o quien haga sus veces, como Secretario del ComitŽ. El ComitŽ de Baja de Bienes, sesionar por convocatoria de su Presidente y podr n asistir como invitados con voz pero sin voto, los funcionarios y personas que su Presidente considere conveniente. Las funciones del ComitŽ de Baja de Bienes son las siguientes: 1. Inspeccionar semestralmente los informes del estado de conservaci n de los bienes del Fondo de Previsi n Social del Congreso presentado por el funcionario responsable del AlmacŽn. 2. Solicitar las aclaraciones y conceptos que considere convenientes para el ptimo cumplimiento de sus objetivos. 3. Evaluar las opciones en que los bienes sean susceptibles de reparaci n, recuperaci n, remate, venta directa, destrucci n por obsolescencia o aver a definitiva, renovaci n y dem s situaciones en que se vean afectados los bienes del Fondo y recomendar los aspectos necesarios para dar la adecuada destinaci n de los mismos. 4. Recomendar la contrataci n de peritos evaluadores calificados cuando lo considere conveniente. 5. Preparar los proyectos de actos administrativos a que haya lugar para los casos en que se recomiende la baja de bienes por remate, venta directa o destrucci n y recomendar la designaci n del funcionario responsable de comercializar los bienes que sean susceptibles de venta o remate, as como los procedimientos para la destrucci n conforme a las formalidades de ley. 6. Recomendar la apertura de ofertas de bienes dados de baja y dise ar un procedimiento para este efecto. 7. Estudiar las solicitudes presentadas por posibles compradores y recomendar a la la m s conveniente. 8. Recomendar las adjudicaciones segœn la modalidad de comercializaci n, a la mejor propuesta, definida esta como la que supere en cuant a a las dem s y al valor base establecido por el ComitŽ, o la de mayor conveniencia para la Entidad. 9. Recomendar la valoraci n de los bienes cuando no se hubiere presentado oferta para la venta de aquellos que se hayan destinado para la comercializaci n o cuando el valor ofrecido sea inferior al estipulado por el ComitŽ; en este caso debe existir informe escrito del funcionario responsable del AlmacŽn dirigido al ComitŽ. 10. Analizar los resultados econ micos de los procesos de comercializaci n y rendir los informes correspondientes ante la. 11. Atender las quejas que se presenten con ocasi n del proceso de bajas, comercializaci n o destino dado a los bienes comprometidos en este proceso.

16 P gina 16 de Preparar las actas, aprobarlas y trasladar copias de las mismas a la Direcci n General, a la Oficina de Control Interno, para el ejercicio de la supervisi n de las actuaciones del ComitŽ, y a la Oficina de la Revisor a Fiscal para que tenga conocimiento de ellas. La custodia de estos originales ser de responsabilidad GHOD6HFUHWDUtDGHO&RPLWp Venta de bienes Es la operaci n mercantil consistente en la transferencia del domino de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero, ya sea a una persona natural o jur dica. El valor que resulte del avalœo efectuado a los bienes a darse de baja, determinar la modalidad del procedimiento para la venta, en los tžrminos previstos en la ley 80 de 1993 y decreto 855 de 1994, o las normas que la modifiquen o adicionen. Procedimiento para la Venta Directa Una vez definido el valor de los bienes a dar de baja por venta, se fijar un aviso durante tres (3) d as h biles en lugar visible al pœblico, en las carteleras de la Sede Administrativa, indicando la descripci n de los bienes, cantidad, fecha y horas para su inspecci n, valor, plazo para el recibo de propuestas y toda informaci n que sea necesaria para la recepci n de ofertas en igualdad de condiciones. Dicho aviso tambižn se publicar en la p gina WEB de la Entidad. En las operaciones de venta directa, se aplicar el ržgimen de contrataci n estatal, para lo cual la Oficina Asesora Jur dica, apoyar al ComitŽ de Baja de Bienes en lo pertinente. Las propuestas ser n evaluadas por el ComitŽ de Baja de Bienes, para recomendar la m s favorable a la Entidad, de conformidad con los criterios de selecci n establecidos en la ley. Cumplido el anterior proceso, la trasladar la totalidad de los soportes a la Oficina Asesora de Jur dica, para el an lisis, concepto y elaboraci n del contrato de compraventa. Surtido este paso, se suscribir el contrato por las partes. Procedimiento para la venta en pœblica subasta De conformidad con el art culo 14 del Decreto 855 de 1994, modificado por el Decreto 4117 del 22 de noviembre de 2006 (Diario Oficial ), ³ODV HQWLGDGHV HVWDWDOHVSUHYLVWDVHQHODUWtFXORGHOD/H\GHSRGUiQGDUHQYHQWDELHQHVGH su propiedad que no requieran para su servicio por el procedimiento de remate o subasta, a travžs del sistema de martillo utilizado por las entidades financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia de Colombia, en los eventos en que la entidad respectiva as lo determine mediante acto administrativo, el FXDOXQDYH]H[SHGLGRGHEHUiVXUWLUHOWUiPLWHGHSXEOLFLGDGHVWDEOHFLGRHQHODUWtFXOR GHOD/H\GH

17 P gina 17 de 17 La del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica solicitar los servicios del Martillo, anexando una relaci n detallada de los bienes a vender con sus respectivos precios base del remate, como valores m nimos de venta aceptables para la entidad, indicando los sitios de almacenamiento de los bienes para su respectiva exhibici n. A esta solicitud se acompa ar copia de la resoluci n de ordenaci n de baja. La del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica escoger la entidad financiera encargada de realizar la pœblica subasta, atendiendo el principio de selecci n objetiva establecido en la ley. La fecha de la visita para la inspecci n de los elementos, determinaci n de la conformaci n de los lotes, eventual modificaci n del precio base del remate y dem s aspectos necesarios para llevar a cabo el proceso, se establecer conjuntamente entre la del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica y la entidad financiera favorecida Transferencia a otras Entidades ÒQLFDPHQWHSRGUiKDEHUEDMDGHELHQHVSRUODPodalidad de transferencia, en los casos en que previa recomendaci n del ComitŽ de Baja de bienes y a juicio del representante legal del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica o su delegado, deban entregarse a otra entidad estatal. Dichos bienes dados de baja mediante los procedimientos legales de rigor, ser n inventariados separadamente o por lotes uniformes, segœn su naturaleza, obsolescencia, valores registrados en libros o el mecanismo que estž utilizando la entidad para el manejo de inventarios y servicio que puedan prestar realmente. Este inventario debe anexarse al ofrecimiento formal que de tal transferencia haga FONPRECON a las entidades pœblicas escogidas como posibles beneficiarias. En todo caso la transferencia se sujeta a las disposiciones que regulan la materia. O da la recomendaci n del ComitŽ de Baja de Bienes, mediante acto unilateral el Director General del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica designar la o las entidades de derecho pœblico del orden nacional o territorial que recibir n la transferencia as aprobada. Estas personas manifestar n su interžs para actuar como beneficiarias de los bienes mediante respuesta suscrita por su representante legal. Escogida la persona o personas de derecho publico beneficiarias de la WUDQVIHUHQFLD VH SURFHGHUi D OD HODERUDFLyQ GH OD UHVROXFLyQ R FRQYHQLR ËQWHU administrativo, discriminando los bienes objeto de la misma y las condiciones en que aquella transferencia se realizar, de conformidad con las disposiciones del C digo Civil y el Estatuto de Contrataci n Pœblica. Suscrito el acto administrativo, se firmar el acta de entrega de los bienes en donde figuren estos, con sus caracter sticas, cantidad, valores registrados en inventarios, unidad de medida y estado en que se encuentran, conjuntamente por los Almacenistas o los funcionarios facultados por las entidades que realizan la transacci n y por la jefe de la Secci n de Servicios Generales del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica o quien haga sus veces.

18 P gina 18 de Desmantelamiento La operaci n de desmantelamiento ocurre cuando las partes de un bien son separadas, para aprovechar aquellas que pueden ser utilizadas, con lo cual se pierde la caracter stica inicial de dicho bien. El desmantelamiento puede darse cuando los costos de mantenimiento sean onerosos o cuando se presente pžrdida parcial o da o irreparable del bien. Para las operaciones de desmantelamiento, debe mediar la intervenci n del ComitŽ de Baja de Bienes, debiendo levantarse el acta respectiva, en la cual se discriminen las partes recuperadas y las desechadas por destrucci n, lo mismo que los correspondientes valores. Cuando se trate de equipos de c mputo, con base en el informe tžcnico de la Oficina Asesora de Planeaci n y Sistemas, se podr ordenar el desmantelamiento de bienes inservibles con reintegro al almacžn de las partes utilizables. En este caso, se proceder a dar de baja definitiva el respectivo bien y a su vez, dichas partes entrar n al AlmacŽn por el valor que se haya determinado para el efecto, de conformidad con lo expresado en la respectiva acta Desagregaci n de bienes Es la separaci n de las partes de los bienes en servicio o en bodega, que se encuentran registrados en los inventarios como una sola unidad. La desagregaci n de los bienes se realizar siempre que se requiera efectuar cambios en su configuraci n y el valor del componente a cambiar no se encuentre individualizado. En el evento que se requiera un cambio en un equipo de c mputo ya sea por reemplazo, reposici n, pžrdida o da o, sustituci n por cambios o actualizaciones tecnol gicas y el valor de los componentes no se encuentre discriminado, los porcentajes que se aplicar n en la desagregaci n ser n los siguientes: CPU 85% MONITOR 10% TECLADO 3% MOUSE 2% El almacžn e inventarios conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeaci n y Sistemas, desagregaran el costo hist rico del elemento, para determinar el valor porcentual de las partes que lo componen Permuta Es la operaci n mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible a cambio de otro elemento, sin perjuicio de lo previsto en la legislaci n civil vigente. En tal circunstancia, se dar de baja definitiva al elemento que se entrega y entrada al AlmacŽn al bien que se recibe.

19 P gina 19 de Baja por exoneraci n de responsabilidad fiscal Cuando, como resultado del proceso de responsabilidad disciplinaria o fiscal, se declare exonerado fiscalmente al investigado, se debe tramitar la baja por el valor de la exoneraci n, afectando la correspoqglhqwh FXHQWD GH ³5HVSRQVDELOLGDGHV 3HQGLHQWHV Si dentro del proceso se efectœa el pago del bien, se producir la baja descargando el respectivo valor de la misma cuenta. Si se efectœa la reposici n de bien por otro de similares caracter sticas, se producir la baja descargando el elemento de la cuenta Responsabilidades e ingresando al AlmacŽn el elemento repuesto. En el evento en que la Compa a Aseguradora cubra el valor del bien, se producir la baja descargando el valor de la cuenta Responsabilidades. Si el pago fue parcial, se surtir la baja en cuanto se cubra el valor total respectivo Destrucci n de bienes Cuando se establezca que los bienes objeto de la baja carecen de valor comercial en raz n de su obsolescencia, deterioro, aver a, rotura o cualquier otro hecho que impida su venta, se proceder a su destrucci n sin perjuicios a terceros. Para llevar a cabo esta operaci n, se elaborar un acta suscrita por el servidor pœblico con funciones de Almacenista, como responsable de los bienes a destruir, el Jefe de la Secci n de Servicios Generales y un delegado de la Direcci n General. La diligencia debe practicarse en horario y lugar previamente establecidos por la jefatura de la del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Republica, y esto en el curso de d as h biles de trabajo. Los escombros resultantes de dicha actividad, ser n retirados preferiblemente en veh culos de la empresa de aseo al servicio del Distrito Capital, previa solicitud de informaci n a la misma, de la naturaleza de los materiales Aseguramiento de bienes Todos los bienes adquiridos por FONPRECON, deben estar cubiertos por una p liza que cubra todos los riesgos. Cuando se produzcan ingresos y bajas definitivas de elementos, el Jefe de la Secci n de Servicios Generales o quien haga sus veces, deber reportar a la compa a aseguradora, la informaci n correspondiente para que esta, efectœe el ingreso y retiro de los bienes objeto del seguro Reclamaci n por siniestros Cuando se produzca la baja de un bien por siniestro, previa recomendaci n del ComitŽ de Bajas de bienes, el representante legal del Fondo de Previsi n Social del Congreso de la Repœblica o a travžs de su delegado, realizar los tramites legales pertinentes ante la aseguradora, que conlleven a la indemnizaci n del bien

20 P gina 20 de 20 (s).esto incluye en caso de veh culos, el traspaso del mismo a nombre de la compa a aseguradora Siniestro por hurto En el momento que se tenga conocimiento de los hechos, se realizar la baja descargando el bien (s) del inventario y cargando el valor del mismo a la cuenta de ³5HVSRQVDELOLGDGHV 3HQGLHQWHV HQ 3URFHVR ³ D QRPEUH GHO IXQFLRQDULR D FX\R cargo estuviese la custodia del bien en el momento del siniestro Siniestro por pžrdida total por da os En este caso, la baja solamente podr producirse cuando la compa a aseguradora remita la comunicaci n informando la perdida total. Para dar de baja, se proceder de la misma forma expresada en el numeral anterior. La entidad cancelar el deducible. Si se comprobare que el siniestro fue responsabilidad del funcionario a cargo, el deducible ser asumido por este. Solo VH GHVFDUJDUi GH OD FXHQWD GH ³UHVSRQVDELOLGDGHV HQ SURFHVR ³ FXDQGR VHD cancelado por el responsable. 5 INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACƒN 5.1 FORMATOS Entradas al almacžn La entrada de bienes a AlmacŽn se efectœa con el comprobante de entrada, documento que acredita el ingreso real del bien a la entidad, como œnico soporte para el movimiento de los registros en el AlmacŽn y en contabilidad. El comprobante de entrada se elabora en el AlmacŽn una vez recibidos los elementos adquiridos por la entidad, de conformidad con la orden de compra o el contrato; en original y tres copias, distribuidas as : -Original para anexarla a la cuenta con destino a la Contralor a -Una copia para Tesorer a para realizar el pago -Una copia para Contabilidad para los registros contables -Una copia para el AlmacŽn e Inventarios El comprobante de entrada, debe tener la siguiente informaci n b sica: -Nœmero de orden en forma ascendente y continua -Ciudad y fecha -Apellidos y nombre del proveedor -Nœmero de la Factura -Orden de Compra -Clase de Elementos: Devolutivos o de Consumo - Agrupaci n

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