UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

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1 UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS "ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN LA INDUSTRIA ARROCERA DEL MUNICIPIO DE EL PROGRESO, JUTIAPA". TESIS DE GRADO DINA MERCEDES CONTRERAS DÍAZ CARNET JUTIAPA, JULIO DE 2014 SEDE REGIONAL DE JUTIAPA

2 UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS "ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN LA INDUSTRIA ARROCERA DEL MUNICIPIO DE EL PROGRESO, JUTIAPA". TESIS DE GRADO TRABAJO PRESENTADO AL CONSEJO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES POR DINA MERCEDES CONTRERAS DÍAZ PREVIO A CONFERÍRSELE EL TÍTULO DE ADMINISTRADORA DE EMPRESAS EN EL GRADO ACADÉMICO DE LICENCIADA JUTIAPA, JULIO DE 2014 SEDE REGIONAL DE JUTIAPA

3 AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR RECTOR: VICERRECTORA ACADÉMICA: VICERRECTOR DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN: VICERRECTOR DE INTEGRACIÓN UNIVERSITARIA: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO: SECRETARIA GENERAL: P. EDUARDO VALDES BARRIA, S. J. DRA. MARTA LUCRECIA MÉNDEZ GONZÁLEZ DE PENEDO DR. CARLOS RAFAEL CABARRÚS PELLECER, S. J. MGTR. LUIS ESTUARDO QUAN MACK LIC. ARIEL RIVERA IRÍAS LIC. FABIOLA DE LA LUZ PADILLA BELTRANENA DE LORENZANA DECANA: AUTORIDADES DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES MGTR. LIGIA MERCEDES GARCIA ALBUREZ VICEDECANA: SECRETARIO: DIRECTORA DE CARRERA: MGTR. SILVANA GUISELA ZIMERI VELASQUEZ DE CELADA MGTR. GERSON ANNEO TOBAR PIRIL LIC. GLORIA ESPERANZA ZARAZUA SESAM NOMBRE DEL ASESOR DE TRABAJO DE GRADUACIÓN ING. JALY VIBETH CHEA MENENDEZ TERNA QUE PRACTICÓ LA EVALUACIÓN LIC. MIRNA TAMARA GARCIA LIC. SILVIA AZUCENA MOTTA ESPINA LIC. TANIA KARINNA TOBAR CERMEÑO

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6 Resumen Ejecutivo En el municipio de El Progreso, Jutiapa, actualmente se encuentran en funcionamiento 10 beneficios de arroz, los cuales forman parte de la Asociación de Arroceros de Guatemala (ARROZGUA), dicha entidad permite la realización de diversas operaciones, donde se debe llenar requisitos que esta asociación demanda. Las empresas arroceras tienen que cumplir con características idóneas para el resguardo del producto tales como: ventilación, iluminación, higiene entre otros. En la industria se almacena el producto en bruto, producto en proceso y producto terminado. Por ello, nace la inquietud de investigar cómo se lleva a cabo el control de inventarios en los beneficios. El fundamento que genera el interés, para la investigación de inventarios en la industria arrocera del municipio del Progreso Jutiapa, es de tipo interno ya que al momento de observar cómo se lleva a cabo el conteo del producto, se deja en evidencia que la mayoría de beneficios carece de un apoyo técnico o informático en el área de bodega que ayude al registro de producto existente. Para la presente investigación se estableció como variable de investigación la administración de inventarios, como sujeto de estudio, los propietarios y/o encargados de bodega, la información requerida se obtuvo a través de cuestionarios estructurados dirigidos a los sujetos arriba mencionados, se tomó el total de los beneficios para mayor confiabilidad de los datos. Los resultados de la presente investigación se muestran a través de un análisis comparativo en el cual se describe la forma en que los administradores de dichos beneficios llevan a cabo la administración de inventarios, la cual realizan de una forma empírica, así como también los encargados de bodega desconocen los diferentes métodos de valuación de existencias y controles en los inventarios. De los resultados se crea una propuesta que pueda ser de interés a quien lo desee. Con los datos ya obtenidos de dicha investigación, se propone una guía, en donde se describe a criterio una serie de pasos, que vendrá a mejorar el control administrativo de inventarios.

7 INDICE Página Introducción..i I. Marco de Referencia Marco Contextual Marco Teórico Administración de Inventarios Tipos de Inventario Métodos de Valuación de Existencias Modelo de Inventario Cantidad Económica de Pedido Control de Inventarios 23 II. Planteamiento del Problema Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos Variable e Indicadores Indicadores Alcances y Limites Alcances Limites.. 30

8 2.4 Aporte.. 30 III. Método Sujetos Población Instrumentos Procedimiento Diseño y metodología estadística.. 33 IV. Presentación de Resultados V. Análisis y Discusión de Resultados VI. Conclusiones VII. Recomendaciones 101 VIII. Bibliografía Anexos Anexo 1. Cuestionario estructurado dirigido a propietario Anexo 2. Cuestionario Estructurado dirigido a encargado de bodega Anexo 3. Guía de observación Anexo 4. Propuesta

9 Introducción La administración de inventarios como eficiencia en el control y el manejo de los mismos, es una herramienta importante para el funcionamiento de una empresa que requiera este tipo de control, pues es esta, que de manera acertada o con un bajo porcentaje en el margen de error es la que controla el total de existencias dentro de una bodega. Para las empresas es importante tener conocimiento de la administración de inventarios, esto les ayuda a mantener al día los inventarios en bodega, además permitirá un desarrollo administrativo dentro de la empresa. Esto genera un ahorro de recurso económico y tiempo, dando como resultado la mayor eficiencia en el control de los mismos. Las razones por la cuales se investigó el presente tema, son aquellas que al momento del acercamiento a este tipo de industria se hicieron evidentes el exceso y/o escases de inventario, demora en la entrega de producto, desconocimiento en niveles de inventario entre otras. Es por ello el interés por el desarrollo de la presente investigación, dándole importancia a los 10 beneficios activos del municipio de El Progreso Jutiapa. Al mismo tiempo que se facilita el estudio del tema pues se contó con información bibliográfica, asesoría profesional y entrevista requerida. La investigación buscó conocer la administración de inventarios que se utilizan dentro del área de bodega en los beneficios, siendo esta de tipo descriptiva. Dado el tamaño de la población se toma el total de la misma (10 beneficios de arroz) de esta manera se obtendrán con mayor grado de confianza los resultados, que proyecten los instrumentos utilizados. i

10 I. MARCO DE REFERENCIA 1.1 Marco Contextual a) Antecedentes Con el objeto de realizar la investigación, se tomó como referencia, estudios efectuados anteriormente relacionados con el tema de administración de inventarios, esto con el propósito de conocer aspectos, que pueden servir como guía para llevar a cabo la misma. Entre ellas se mencionan las siguientes: De acuerdo con Aguilar (2007), en la investigación de tesis Administración financiera de inventarios y su repercusión en la competitividad. Plasmó como objetivo general, determinar la repercusión que tiene la carencia o inadecuada administración financiera de inventarios en la competitividad de las empresas industriales textiles pequeñas, medianas y grandes de la ciudad de Quetzaltenango. Concluyendo que las empresas objeto de estudio, carecen o aplican de forma inconsistente los diferentes métodos y técnicas de la administración financiera de inventarios, por lo que no están manejando de forma óptima su inventario, lo cual repercute negativamente en su competitividad. Y recomienda implantar o aplicar consistentemente los diferentes métodos y técnicas de la administración financiera de inventarios para que manejen de forma óptima su inventario, minimicen costos sin perder calidad, tengan mayor liquidez y aumenten su competitividad. Según Cano (2010), en el estudio de tesis Administración y control de inventarios en los hoteles que prestan el servicio de restaurante en la cabecera departamental de Huehuetenango concretó como objetivo general, determinar cómo se aplica la administración y control de inventarios, en los restaurantes de los hoteles de la cabecera departamental de Huehuetenango. Concluyó que la forma de administrar los Inventarios de insumos básicos es a través de procedimientos y formas empíricas y rudimentarias que no permiten el crecimiento constante como empresas y recomendó implementar 1

11 consistentemente los diferentes métodos y técnicas de la administración financiera de inventarios para que los restaurantes de los hoteles de la cabecera departamental de Huehuetenango manejen de forma óptima su inventario, minimicen costos sin perder calidad, tengan mayor liquidez y aumenten competitividad dentro del ramo hotelero; para ello, se sugiere el uso de un sistema de administración y control de inventarios. Para el autor Rodríguez (2008), en la tesis Administración de inventarios de materia prima aplicado a una industria de alimentos balanceados para animales. Propuso como objetivo general, producir alimentos de calidad que puedan competir en el mercado de América del Norte y América Central, obteniendo una utilidad dentro de las condiciones de mercado de capital. Concluyó la industria procesadora de alimentos balanceados no lleva controles y registros que permitan una adecuada administración del inventario de materia prima, en lo referente a la recepción, consumo, devoluciones, tiempos de entrega de los proveedores y existencia por carecer de una guía técnicamente elaborada. Recomendó que es conveniente implementar el procedimiento de control interno, consistente en la toma de inventarios físicos periódicos, utilización de los formatos de control sugeridos, con lo cual se obtendrá un registro adecuado de los movimientos de ingreso, egreso y existencias de las materias primas. Según Luna (2009), en la investigación desarrollada sobre el Diseño de un modelo de administración de inventario de materias primas. Planteo como objetivo general, determinar cuánto es la cantidad a pedir de materias primas, en intervalos de seis meses, que permita satisfacer la demanda futura, así como el total abastecimiento de las mismas para la producción, logrando con ello evitar la escasez que provoca problemas dentro de la empresa lo que aumenta sus costos de inventario. Concluyó que en la actualidad la empresa no cuenta con programas, modelos o sistemas de inventario que contribuya a llevar un control del inventario de materias primas, lo que provoca problemas de escasez, excedencia y lentitud en la información del inventario disponible de éstas, lo que trae como 2

12 efecto atrasos de producción y fechas de entrega, pérdida de clientes, además que no permite al personal desempeñar eficientemente algunas de sus actividades diarias, recomendó que se debe implementar el modelo de inventario de materias primas propuesto, el cual se ajusta a las nuevas políticas de compra de la empresa, permitiéndole cumplir con sus niveles de demandas variadas durante el año, ayudando con ello a la reducción de costos y la satisfacción de los clientes. De acuerdo con Burrero (2011), en la investigación Diseño de un sistema de administración de inventarios en una Empresa dedicada a la producción y distribución de bebidas Gaseosas. Su objetivo general, determinar la cantidad de inventario que deberá mantenerse. concluyó que el inventario es de vital importancia dentro de la empresa debido a que es de donde se obtendrán los ingresos para subsistir; por lo que es necesario que exista una adecuada administración y control que permitan la disminución de costos innecesarios y el incremento de la eficiencia de su manejo y recomendó conociendo la importancia del inventario dentro de la empresa, se debe implementar y aplicar las herramientas y controles necesarios para que exista una eficiente administración de los mismos. b) Situación Actual Nivel Internacional Según la información publicada por la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación en Agricultura en el reporte del Seguimiento del Mercado del Arroz publicado en la FAO (2014), indica que la producción del 2013 a Julio de ese año se estimaba con un aumento de 1.1% respecto a la producción estimada para el 2012 con un pronóstico de millones de toneladas. Las estimaciones en la región Asiática representan aproximadamente el 91% de la producción mundial influenciado principalmente por India, China, Indonesia, Bangladesh y Tailandia. En el caso de América Latina y el caribe la producción arrocera reportada para el 2013 es de 28 millones de toneladas 1.9% mayor que en

13 Nivel Nacional Larios (2013), en relación a la información referida en el artículo Sube Cosecha y Demanda de Arroz, durante el 2012 cada guatemalteco consumió en promedio 13 libras anuales, mientras que en 2013 se calcula que aumentó a 13.4 libras, Everardo Sandoval, presidente de ARROZGUA, refirió que también se reporta un incremento en la cosecha anual y se calcula que llegará a las 700 mil libras en 2013, mientras que en el 2012 fueron 652 mil libras. Los principales departamentos productores son San Marcos, Quetzaltenango, Retalhuleu, Escuintla, Jutiapa, Santa Rosa, Chiquimula, Alta Verapaz, Izabal y Petén. A pesar del aumento de la producción, el precio promedio comercializado entre la industria local y los productores nacionales subió Q9.00 al pasar de Q en el 2012 a Q en el Nivel Local Para Elvira, (2014), aproximadamente en 1935 se dio la necesidad de procesar pequeñas cantidades de arroz que se cultivaron en el municipio y sus alrededores como Canoas, La Vega, Asunción Mita y la Cuesta del Guayabo. Se instalaron 14 beneficios y se compraron pequeños molinos para descascarar el arroz en una forma no muy tecnificada pero en cantidades considerables para su comercialización. Esto viene a incentivar a muchas personas para que se interesen en el cultivo. Un incremento de producción implicaba la necesidad de instalar maquinaria adecuada y eficiente dentro de los beneficios de arroz. Actualmente existen 10 beneficios de arroz en El Progreso, Jutiapa que cuentan con una capacidad de procesar 65,000 quintales al año cada uno, los cuales están afiliados a la asociación de arroceros de Guatemala (ARROZGUA), la cual se encarga de verificar el buen funcionamiento de dicha industria así como también apoyar en los Tratados de Libre Comercio como El DR-CAFTA (Dominican Republic-Central America Free Trade Agreement), o TLC (Tratado de Libre Comercio entre República Dominicana, Centroamérica y Estados Unidos de América), es un acuerdo bilateral que busca la creación de una zona de libre comercio entre los países firmantes, la cual facilita la importación de arroz a 4

14 Guatemala en la cual los beneficios afiliados a ARROZGUA tienen derecho al 30% de la importación basado en la cantidad que adquieran a nivel nacional en las épocas de cosecha que son de agosto a octubre en el norte del país y de octubre a enero en el sur-oriente del país. Beneficios de Arroz ubicados en el municipio de El Progreso, Jutiapa No. Beneficio DIRECCION 1 A 1 Calle 5-94 Z-4 El Progreso, Jutiapa. 2 B Aldea Las Flores, El Progreso, Jutiapa. 3 C Aldea El Valle, El Progreso, Jutiapa. 4 D Z. 2 Barrio el Bosque, El Progreso, Jutiapa. 1 5 E Z. 2 Barrio el Bosque, El Progreso, Jutiapa. 2 6 F Z. 2 Barrio el Bosque, El Progreso, Jutiapa. 3 7 G Aldea Las Flores, El Progreso, Jutiapa. 8 H 0 Av Z.4 El Progreso, Jutiapa. 9 I 1 Av Z.1 El Progreso, Jutiapa. 10 J Aldea El Peñón, El Progreso, Jutiapa. Fuente: elaboración propia (2014). 5

15 1.2 MARCO TEORICO a) Administración Para (Robbins, Coulter, Huerta, Rodríguez, Amaru, Valera y Jones 2009), es la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas. Según Koontz, Weihrich y Cannice (2008), es el proceso de diseñar y mantener un ambiente donde individuos, que trabajan junto a grupos, cumplen metas específicas de manera eficiente. Dentro de la administración existen cinco funciones gerenciales las cuales son: planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. Planear: es la selección de misiones y objetivos, así como las acciones para alcanzarlos lo cual requiere toma de decisiones. Robbins y Coulter (2007), definen a la planeación como el proceso que influye la definición de los objetivos o metas de la organización, la determinación de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades. La planeación consiste en fijar el curso de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización. Organizar: es la función de la administración que consiste en organizar, determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién toma las decisiones. (Robbins, et al 2009), es el proceso que consiste en crear la estructura de una organización. Integración de personal: la integración de personal consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. (Koontz, et al., 2008). 6

16 Dirección: función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados. Así lo establece (Robbins, et al., 2007). Reyes (2005), define a la dirección como aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. Controlar: según (Robins, et al; 2009), el criterio que determina la eficiencia de un sistema de control es qué tanto facilita el logro de los objetivos. Cuanto más ayude a los gerentes a lograr los objetivos de su organización, mejor será el sistema de control. Industria Es un grupo de firmas que ofrecen productos o servicios que son sustitutos cercanos unos de otros. De esta manera, los límites de la industria se encuentran determinados desde el punto de vista de un cliente, son sustitutos cercanos los productos con elevada elasticidad cruzada en la demanda, así lo estableció. (Hax y Majluf 2004). Para Silva y Mata (2005), la industria es una actividad económica mediante la cual se transforman materias primas o semielaboradas en un producto elaborado que tiene más utilidad para la humanidad incentivándose así la creación de riquezas. Abarcando con la denominación industria todas las actividades (económicas que no pueden considerarse como agricultura, comercio o transporte. 7

17 b) Inventarios Para Omenaca (2008), es la relación detallada de los elementos patrimoniales de una empresa. Según Muñoz (2009), es cualquier recurso mantenido en existencia que es o será utilizado por la empresa para satisfacer una necesidad de producción o de venta. Romero (2005), define como los bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, tales como la materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías, entre otros. Los inventarios están constituidos por todos los productos ya sean terminados en proceso de producción destinados a la venta, y se encuentran depositados en el almacén o bodega de una empresa. Los inventarios son materiales que permanecen ociosos los cuales las empresas almacenan para utilizarlos en un futuro. Entre los elementos que se conservan en inventario están materias primas, piezas, componentes, productos en proceso, producto terminado y suministros. Muchas veces las organizaciones utilizan los inventarios como un colchón para prevenir cualquier retraso. Los inventarios tienen un papel muy importante en las empresas porque generalmente se utilizan en costos asociados, que en algunos casos pueden alcanzar millones de quetzales (Anderson y Sweeney 2004). Mientras que Moya (2005), lo define como la acumulación de materiales que posteriormente serán utilizados para satisfacer una demanda futura. La función de la Teoría de los Inventarios consiste en planear y controlar el volumen fijo de los materiales en una empresa, desde los proveedores hasta la entrega a los consumidores. En toda compañía existen cuatro funciones principales que deben trabajar en forma coordinada, estas funciones son: compras, producción, finanzas, ventas. 8

18 Esquema No. 1 Cuadro de funciones de los inventarios Compras Productos Ventas Proveedores Producción Bodegas Distribución Mercado Fuente: (Moya, 2005). Compras: es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución (Centes, 2012). Productos: Ramírez (2008), conjunto de atribuciones tangibles e intangibles que incluye el empaque, color, precio, prestigio del fabricante, prestigio del detallista y servicios que prestan este y el fabricante. Ventas: es la consecuencia del trabajo empresario para captar clientes que estén dispuestos a pagar por el servicio o producto ofrecido, demandándolo, pues cubre alguna de sus necesidades y están dispuestos a pagar por ello un precio. (Hansen y Mowen, 2007) Administración de inventarios Anderson y Sweeney (2004), argumentan que una eficiente administración de inventarios maximiza la proporción de productos y servicios con la menor cantidad de recursos posibles, cuidando siempre el aspecto calidad, recurso humano, energético y recurso material. 9

19 Importancia de la administración de inventarios La administración de los inventarios es importante porque les permite a las empresas entre otras cosas: Planear los niveles máximos y mínimos de inventarios. Determinar tiempos de entrega y punto de orden. Determinar las cantidades óptimas de pedidos. Para Heredia (2013), describe que la administración de los inventarios, se refiere al equilibrio que debe existir entre la presencia física de stocks y la demanda efectiva del producto o servicio, esta relación debe ser de 1 a 1 o en su defecto de 1 a 2, en casos mayores se generará un sobre costo de almacenamiento o bodegaje que incrementará los costos del producto. Esta relación debe ser muy eficiente de tal manera que las necesidades empresariales de producción y comercialización sean acordes con los requerimientos del mercado. El primer componente del ciclo de conversión del efectivo es la edad promedio del inventario. El objetivo de administrar el inventario, es rotarlo tan rápido como sea posible sin perder ventas debido a los desabastos. El administrador financiero tiende a actuar como consejero o supervisor en los asuntos concernientes al inventario; no tiene un control directo sobre el inventario, pero si proporciona asesoría en su proceso de administración (Gitman, 2007) Tipos de inventarios a) Inventario perpetuo Sastra (2009), dice que se lleva en conjunto de acuerdo con las exigencias en el almacén por medio de un registro detallado que puede servir también como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales trimestrales o provisionales. También ese tipo de inventario ofrece un 10

20 alto grado de control por lo que los registros de inventarios están siempre actualizados. Una variante usual, llamada inventario perpetuo, consiste en dividir los artículos del almacén en tal forma que al hacer el recuento diariamente, se le da la vuelta a todo el almacén en un tiempo determinado, mínimo cada año, los ajustes resultantes se llevan a cabo inmediatamente. Escudero (2011), argumenta que el inventario perpetuo o inventario contable, consiste en anotar constantemente las entradas y las salidas de cada uno de los artículos (modelo, talla, color, entre otros) que comercializa la empresa. Permite conocer en todo momento, la existencia de stock, en unidades físicas y valor monetario. Gil (2009), agrega que anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. b) Inventarios intermitentes Continuando con Sastra (2009), se puede efectuar varias veces al año. Se recurre a él por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario registrable permanente al que se trata de cumplir la parte. Por su parte (Pérez y Bastos 2006) describen que en este tipo de inventario se moviliza una parte del personal para contabilizar todo lo existente en el stock, lo que conlleva paralizar la actividad durante un período de tiempo, las cantidades obtenidas deberán coincidir con los datos de los ficheros y si esto no ocurre, la situación se reconducirá a un segundo recuento debido a una desviación de inventarios. 11

21 c) Inventario final Continuando con Sastra (2009), se realiza al termino del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos. d) Inventario inicial Es el que se realiza al dar comienzo a las operaciones. El inventario inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que inicio el período contable. e) Inventario físico Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las exigencias. f) Inventario mixto Es una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse en un lote en particular. g) Inventario de productos terminados Este tipo de inventario es para todas las mercancías que se producen para vender al cliente. h) Inventario en tránsito Se utiliza con el fin de sostener las operaciones para abastecer los productos que unen a las compañías con sus proveedores y sus clientes respectivamente. Existe porque un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino. No puede tener una función útil para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte. 12

22 i) Inventario de materia prima Continuando con Sastra (2009), ES él se representan existencias de los insumos básicos de los materiales que habrá de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía. Se denomina inventarios de materias primas a aquéllos que están constituidos por los productos que van a ser procesados. Los inventarios de este tipo transmiten información relativa a la producción prevista y a su estacionalidad, a la eficacia de la planificación y la seguridad de las fuentes de suministros (Míguez y Bastos, 2006). j) Inventario en proceso Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y más de costos indirectos a la materia bruta, la que se llegará a conformar a ser un sub-ensamble o componente de un producto terminado, mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso. Según De la Fuente (2008), son los materiales que se encuentran en fases intermedias del proceso de producción. De igual manera, define un tipo de inventario que cabe clasificársele en el rubro de productos en proceso, siendo este el inventario de productos semiacabados, que son partes que ya han sufrido algún proceso de transformación y que están a la espera de algún otro proceso, de montaje. k) Inventarios a consignación Continuando con Sastra (2009), es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor. 13

23 l) Inventario máximo Debido al enfoque de control de masas de empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo, se mide en meses de demanda pronosticada. Rincón, Lasso y Parrado (2012), determina que es la cantidad de inventario máximo en existencia, que indicará que no se debe volver a realizar pedido de este artículo hasta no disminuir el límite indicado, de modo que exista una orden expresa por pedido de ventas. El tener demasiada existencia, más de la requerida de un artículo, indicará que se está perdiendo liquidez y rentabilidad del monto de dinero excedido en dinero de artículos almacenados. m) Inventario mínimo Siguiendo con Sastra (2009), es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén. n) Inventario disponible Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta. o) Inventario en línea Es aquel que aguarda a ser procesado en la línea de producción. p) Inventario agregado Se aplica cuando al administrar las exigencias de los únicos artículos representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica. 14

24 q) Inventario en cuarentena Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. r) Inventario de previsión Se tiene con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con respecto a los de seguridad, en los que de previsión se tiene a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto involucra un menor riesgo. s) Inventario de seguridad Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda Métodos de valuación de existencias Najarro (2008), indica que es la valorización de las existencias de materiales directos de una empresa al final de un periodo mensual o anual, ya que dependiendo del método, el valor de los inventarios tendrá precios actuales o precios antiguos o un valor promedio. a) Métodos de valuación de existencias Para valuar las cantidades de materiales directos que se trasladan al proceso de producción, es necesario definir bajo que método se ha de valorizar el precio de los materiales directos que están sujetos de trasformación. 15

25 b) Promedio periódico Consiste en establecer al final de un período, (sea semanal, quincenal, mensual, semestral o anual), el valor unitario de los materiales directos que se han recibido en dicho período y dividirlo entre el total de unidades recibidas. Tabla No. 1 Ventajas Desventajas El contar con un promedio periódico El precio unitario surgido de los facilita el cálculo para la promedios periódicos puede determinación del precio de las provocar que los costos de cantidades de materiales directos producción no estén ajustados a los que se trasladarán al proceso de precios actuales, como también las producción. existencias tendrán un valor mejor al precio de mercado. Fuente: (Najarro, 2008). c) Promedio continuo Consiste en la determinación del precio unitario por medio de realizar un cálculo al momento de ingresar un lote nuevo de materias primas con un precio superior al del último pedido. Tabla No. 2 Ventajas Desventajas Los costos de producción tienen un Requiere de cálculos constantes valor más cercano al precio de para establecer los nuevos precios mercado e igualmente el valor de unitarios al ingresar lotes nuevos de nuestras existencias estará más materiales directos. cercano a los precios actuales. Fuente: (Najarro, 2008). 16

26 d) Primero en entrar, primero en salir (PEPS) En este método debe tenerse mucho cuidado al valuar las salidas y al registrar los diferentes precios con que se valúa, ya que debe tomarse en cuenta al momento de evaluarse las salidas el precio de las materias primas que ingresaron primero. Debe observarse que los primeros que salen son las cantidades de los lotes más antiguos. Tabla No. 3 Ventajas Desventajas Los costos de producción resultan bastante económicos, porque los precios de las materias primas que Los costos de producción no son actualizados y puede provocar una utilidad aparente y las existencias se utilizan son de los antiguos, van a mostrar una situación que no quedando el valor de las existencias es real con el mercado. con los precios más actuales. Llegando en ocasiones a obtenerse utilidades ocultas, porque al vender dichas existencias a precios de mercado se produce una utilidad, resultando de la diferencia entre el precio de mercado y el precio registrado en libros. Fuente: (Najarro, 2008). e) Último en entrar, primero en salir (UEPS) En este método se aplica el criterio de valorar los materiales directos que se traslada al proceso de producción con el último precio que se tiene registrado en relación con las existencias o pedidos recibidos. El último precio se va utilizar conforme se van agotando las existencias con ese precio para continuar con las existencias del precio que le antecede. 17

27 Tabla No. 4 Ventajas Desventajas Los costos de producción son más El valor de las existencias, saldos o cercanos a los precios del mercado inventarios se encontrarán a precios o actuales. antiguos. Fuente: (Najarro, 2008). f) Precios de mercado En este método se valoriza cada cantidad que se traslada al proceso de producción de acuerdo con los precios de mercado, en virtud que para reponer los inventarios estos serán adquiridos al precio actual o precio de mercado. g) Re-expresión de inventarios Según Perdomo (2012) es la actualización del importe del inventario contenido en los estados financieros, motivado por el deterioro o mejora constante del poder adquisitivo de la moneda de un país. Para lo cual se tienen los siguientes métodos: Método de niveles generales de precios: sigue diciendo Perdomo que es el procedimiento de ajuste que tiene por objeto restablecer a quetzales actuales, aquellas transacciones operadas en quetzales anteriores, que tenían poder adquisitivo superior. Método de costos específicos: es el procedimiento que tiene por objeto asignar al inventario valores generados en el presente, dando reconocimiento a factores tales como la inflación, la oferta y la demanda, la plusvalía de bienes, la estimación defectuosa en la vida probable. h) El Método ABC, en los inventarios De acuerdo a lo que establece Gitman (2007), es una técnica de administración de inventarios que divide al inventario en tres grupos, A, B y C, en orden 18

28 descendente de importancia y nivel de supervisión, con base realizada en cada uno. en la inversión Para Sastra (2009), consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente. El análisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión. Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos B, con un valor medio abarcan un número menor de inventarios que los artículos C de este grupo y por último los artículos C, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios. Este sistema permite administrar la inversión en 3 grupos para poner atención al manejo de los artículos A, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente. i) Control de inventarios justo a tiempo Siguiendo con Sastra (2009), como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieren los inventarios y se insertan en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios. Es un proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la 19

29 cantidad de materias primas, respecto a los artículos terminados podemos decir que si se abastecen con rapidez, se reduce al costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reducen los inventarios de este tipo. Ventajas de un sistema de inventario De acuerdo con Perdomo (2011), la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad causando por inexistencia y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales Modelo de inventarios a) Modelo EOQ Para (Anderson et al., 2004), la cantidad económica de pedido no es más que el tamaño del lote que permite minimizar el total de los costos anuales de hacer pedidos y de manejo de inventario. Se basa en las siguientes suposiciones: La demanda es constante y determinada. El costo de los pedidos Co es constante y no depende de la cantidad pedida. El costo de pedir por unidad C es constante y no depende de la cantidad pedida. No se permiten déficit, cero inventarios o pedidos pendientes de sufrir. La posición del inventario se vigila constantemente. 20

30 No existe restricciones en tamaño del lote. Los costos relevantes son el de manejo de inventario y el costo fijo a pedir. Las decisiones referentes a un artículo pueden tomarse independientemente de las decisiones correspondientes a los demás. No hay incertidumbre al tiempo de entrega porque éste es constante. Muñoz (2009), manifiesta que el método de tamaño económico de pedido, recibe este nombre porque bajo este modelo se formula el costo anual de la política de función de inventarios como la función de la cantidad que se ordena, lo que permite encontrar el tamaño del pedido que minimiza el costo de la política. Para encontrar una expresión analítica para encontrar el tamaño económico del pedido bajo el modelo EOQ debe partirse de ciertos supuestos. La demanda por el artículo ocurre a una tasa constante durante todo el año. Todos los pedidos de abastecimiento tienen el mismo tamaño Q de artículos. Cada vez que se agota el inventario, en ese momento llega un nuevo pedido del abastecimiento y el inventario se eleva de inmediato al tamaño de pedido. b) Modelo del tamaño económico de lote Bajo el modelo EPQ (economic production quantity) el pedido completo llega a un momento determinado, como ocurre cuando el almacén de una planta recibe un pedido de abastecimiento de un proveedor externo. Cuando los pedidos se satisfacen internamente, es decir, cuando la propia empresa manufactura el producto en inventario no existe la necesidad de entregar el pedido completo en un momento determinado, sino que el pedido se satisface con base en la tasa de producción disponible (Muñoz, 2009), 21

31 c) Modelo EOQ con pedidos pendientes Seguidamente Muñoz (2009), señala que cuando el valor unitario o el volumen de los artículos en inventario es muy grande, no siempre conviene tener inventario disponible para atender de inmediato algún pedido en este caso, cuando un cliente no encuentra el inventario disponible para atender su pedido permite que se le entregue después esa práctica es usual en la venta de automóviles, muebles o electrodomésticos, por ejemplo cuando esto ocurre la empresa registrara la empresa del cliente y hará entrega del articulo luego del próximo abastecimiento del inventario; los pedidos así puestos en espera son llamados pedidos pendientes. Esta situación ocurre cuando la estructura del mercado lo permite, la competencia de la empresa también sigue una política de pedidos pendientes, ya que de otra forma se perdería al cliente si este tiene la opción de atender su pedido de inmediato con algún otro concesionario Cantidad económica de pedido (Robbins et al., 2009), manifiestan que es la técnica para equilibrar los costos de compras, pedidos tener en inventario y quedarse sin inventario, con el propósito de llegar a la cantidad optima de una orden de compra. Una de las técnicas más conocidas para llegar, matemáticamente a cantidad económica optima de una orden de compra es el modelo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP). El modelo CEP sirve para equilibrar los cuatro costos que implica colocar un pedido y llevar un inventario: los costos de compra (los precios de compra, más cargos de entrega, menos descuentos) los costos por colocar el pedido (papeleo, seguimiento, inspección cuando llega el articulo y otros costos del proceso); los costos por llevar el inventario dinero atado al inventario, almacenaje, seguros, impuestos, etc.). Y los costos por quedarse sin inventario (utilidades no obtenidas por los pedidos perdidos, costos por recuperar la preferencia del cliente y otros gastos erogados para acelerar los embarques demorados). Cuando conocemos estos cuatro costos, el modelo identifica el tamaño óptimo del pedido correspondiente a cada compra. El objetivo del modelo de la cantidad económica del pedido (CEP) es bajar al mínimo posible el total de los costos ligados a llevar 22

32 inventarios y a colocar pedidos. A medida que aumenta la cantidad del pedido, el inventario promedio aumenta, al igual que los costos por llevarlo. Sin embargo para Muñoz (2009), el modelo EOQ (economic order quantity), o de tamaño económico de pedido, recibe este nombre porque bajo este modelo se formula el costo (anual) de la política de administración de inventarios como función de la cantidad que se ordena en cada pedido, lo que permite encontrar en tamaño de pedido que minimiza el costo de la política. Para encontrar una expresión analítica del tamaño económico de pedido bajo el modelo EOQ, debe partirse de ciertos supuestos. La demanda por el artículo ocurre a una tasa durante todo el año. Todos los pedidos de abastecimiento tienen el mismo tamaño Q de artículos. Cada vez que se agota el inventario, en ese momento llega un nuevo pedido de abastecimiento y el inventario se eleva de inmediato al tamaño de pedido. Observe que bajo esta posición no existe desabastecimiento Control de inventarios Según Espinoza (2011), el control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias. El control de inventarios se refiere a la parte operacional de los inventarios, es decir, todas aquellas prácticas que se tienen en cuenta a la hora de almacenar el producto. Entre otras se encuentran: como se deben realizar en conteo de inventario, cada cuanto se debe realizar, cómo deben ser los registros en el manejo de inventarios (entradas, salidas, fechas, lotes), cómo realizar la 23

33 inspección de órdenes de recibo, cómo asegurar un adecuado almacenamiento, bodega, estantería, luz y ventilación. (Mora, 2011). a) Área de almacenaje Anaya (2008), esta área representa el espacio físico ocupado por las mercancías almacenadas en caso del almacenamiento en bloque, o bien por la infraestructura de estanterías o cualquier otro medio de almacenamiento empleado. En general, los metros cuadrados y cúbicos ocupados por esta área dependerán de factores tales como: Anchura de los pasillos. Dimensiones de los medios de contención empleados, tales como pallets, cestas, etc. Niveles de ubicación. Dimensiones de la estructura física de las estanterías diseñadas. Todo ello condicionado a la reglamentación vigente contra incendios y normas de seguridad, ya que suelen imponer la necesidad de un determinado número de corredores en función de los metros cuadrados del almacén. Para Coma (2009), el área de almacenaje es el local donde se depositan géneros de cualquier especie, generalmente mercaderías. En términos logísticos, sin embargo, un almacén se acostumbra a describir como el espacio en el que se depositan mercancías de forma adecuada, segura y ordenada, sin que sufran transformación. b) Áreas de carga y descarga Siguiendo con Anaya (2008), estas áreas están íntimamente ligadas al sistema de muelles existentes constituyen uno de los elementos más esenciales para un buen funcionamiento de la instalación. Las áreas de carga y descarga deberán ser lo suficientemente amplias para conseguir un trabajo fluido en los procesos de expedición, evitando la congestión de productos que se traduciría inexorablemente en retrasos en el reparto. 24

34 c) Transporte Continuando con Coma (2009), actividad importante para la optimización de los procesos logísticos que permite aprovechar los recursos de la empresas de manera óptima. Según Anaya, (2009), define al transporte como toda actividad encaminada a trasladar los productos desde un punto de origen hasta un lugar de destino. Aunque parezca obvio, sin embargo conviene matizar aquí tres conceptos concretos. Los puntos de origen y destino se deben encontrar en lugares geográficamente separados, ya que los traslados dentro de un área de trabajo, tales como una nave industrial, almacén, fábrica, etc. Que se realizan con máquinas especiales, se consideran a todos los efectos como actividades de manipulación de productos. Se entienden por mercancía, todo producto bien sea en forma de materia prima, componentes semielaborados o producto terminado, debidamente envasado, empacado, que constituye la base del tráfico mercantil. Se excluye por lo tanto dentro de este concepto, el transporte de otros productos tales como fluidos, energía eléctrica o similar que se realizan a través de medios espaciales como gaseoductos, o líneas de alta tensión así como los llamados transportes especiales de obra civil, etc. De una forma breve y simplista la función de transporte se ocupa de todas las actividades relacionadas directa e indirectamente con la necesidad de situar los productos en los puntos de destino correspondiente, de acuerdo con un condicionante de seguridad, rapidez y coste. Obviamente una perfecta ponderación de la importancia relativa de cada uno de estos factores en el servicio 25

35 que pretendemos dar, nos permitirá elegir el modo de transporte idóneo para satisfacer tanto las necesidades de los clientes como el esfuerzo económico (Anaya, 2009). d) Logística Daniels, Radebaugh y Sullivan (2004), describen a la logística o manejo de materiales, como la parte del proceso de la cadena de abasto que planea, implanta y controla el flujo y almacenamiento eficiente y eficaz de bienes, servicios e información relacionada desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer las necesidades de los clientes. La administración de inventarios es una herramienta que permite a las empresas tener un control adecuado dentro del área de bodega en cuanto a materia prima, producto en proceso y producto terminado, facilita la manipulación y manejo de inventario dentro de la misma así como también que tipo de métodos de valuación de existencias deben de considerarse en el área de bodega, además proporciona modelos de cantidad económica de pedido, los cuales ayudan a conocer el inventario que debe de mantenerse para evitar costos de almacenamiento debido al exceso de inventario, la cantidad de pedido a realizar, así como también la fecha a colocarse para evitar escases. La información mencionada anteriormente ayudará a la toma de decisiones en la empresa, contribuyendo al incremente de utilidades y crecimiento económico. 26

36 II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La industria arrocera es una de las principales actividades económicas en el país, según la Asociación Guatemalteca del Arroz (ARROZGUA). El municipio de El Progreso, Jutiapa, obtiene el primer lugar a nivel nacional donde se encuentran localizados el 56% de los beneficios afiliados y el 44% en el resto del país. La economía de este municipio está basada en la producción agrícola cuyo producto principal es el arroz, el cual es procesado en 10 beneficios, que tienen una capacidad de procesar 65,000 quintales al año cada uno. Mediante observaciones previas se presentan algunas deficiencias en cuanto al manejo y control de inventarios en lo que se refiere a: pedidos no entregados a tiempo o incompletos, falta de control en productos, control de entradas y salidas de existencia inadecuada, falta de verificación de vencimiento del producto, además una existencia prolongada del cliente previo al despacho del producto. Lo anterior se presenta a consecuencia de una inadecuada administración de inventarios. Lo señalado anteriormente podría presentarse debido que en estos beneficios del municipio no cuentan con un sistema de control de inventarios en bodega. Además los colaboradores desconocen la cantidad de producto existente dentro del área de bodega a la hora de atender un pedido. De mantenerse dichas situaciones corren el riesgo de que los clientes se retiren del beneficio sin adquirir ningún producto, teniendo así perdidas económicas y de producto. Considerando las consecuencias es conveniente realizar una investigación relacionada con la administración de inventarios en la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa con el objeto que los propietarios y 27

37 colaboradores conozcan las diferentes técnicas y métodos para llevar un adecuado control en sus bodegas. Debido a la situación antes mencionada se plantea la siguiente interrogante de investigación: Cómo se realiza la administración de inventarios en la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa? 2.1 Objetivos Objetivo General Determinar cómo se realiza la administración de inventarios en la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa Objetivos Específicos Describir la administración de inventarios que se da en esta industria. Identificar los tipos de inventarios que se aplican en la industria arrocera. Establecer el método que se utiliza para la valuación de existencias en estas empresas. Describir el modelo cantidad económica de pedido que se lleva a cabo dentro de las arroceras para reducir costos de mantenimiento. Identificar el control de inventarios que llevan dentro de las bodegas en cuanto a materia prima y producto terminado. 28

38 2.2 Variable de estudio Administración de Inventarios. a) Definición conceptual La administración de Inventarios igual que la administración de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen. Por una parte se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra hay que asegurarse que la empresa cuente con inventario para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos (Sastra, 2009). b) Definición operacional La administración de Inventarios es una herramienta que se utiliza para llevar un mejor control tanto en la materia prima, producto en proceso y producto terminado, además ayuda a la empresa a manejar las entradas y salidas en los inventarios. Para poder tener un buen manejo es necesario que se determine el tipo de inventario así como los métodos para valuar las existencias para poder determinar la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en la que deberá colocarse el pedido y la cantidad de unidades a ordenar Indicadores Administración de Inventarios Tipos de inventarios Métodos de valuación de existencias Cantidad económica de pedidos Control de inventarios 29

39 2.3 Alcances y limites Alcances La investigación se realizó en los 10 beneficios que actualmente están funcionando y se dedican al procesamiento y venta de arroz los cuales se encuentran ubicados en el municipio de El Progreso, Jutiapa, conformando el sector industrial de la región Limites El personal que labora en dicha industria raramente está disponible para dar información acerca del tema de investigación. La distancia entre cada beneficio es considerable ya que se encuentran ubicados en el área urbana y rural. No se hace mención de los nombres de los beneficios debido a la confidencialidad solicitada por parte de los propietarios de dicha industria. 2.4 Aporte El principal aporte es para los propietarios de la industria arrocera, brindándoles recomendaciones administrativas para determinar el tipo, método o modelo de inventario que mejor se acople a su beneficio y así evitar problemas de escasez, exceso y lentitud en el despacho de pedidos para no incurrir en pérdidas. A estudiantes y profesionales, el presente estudio de investigación proporciona material de apoyo o como referencia bibliográfica para trabajos afines posteriores. A la Universidad Rafael Landívar, como fuente de información sobre aspectos relacionados con la administración de Inventarios, ayudando a formar más criterios. 30

40 III. MÉTODO 3.1 Sujetos de estudio La realización de la presente investigación es de tipo descriptivo estudiando la variable o elemento de estudio denominado Administración de inventarios, teniendo como sujeto de estudio a los propietarios y encargados de bodega de las arroceras dedicadas a la compra y venta de arroz de El Progreso, Jutiapa. Se establecieron dos sujetos de análisis: Propietarios y/o administradores (10): los cuales proporcionaron información sobre el proceso administrativo utilizado en cada uno de los beneficios específicamente sobre Administración de inventarios. Encargados de bodega (10): quienes llevan el control de la producción almacenada en cada bodega de los beneficios de la industria arrocera. 3.2 Población Para efectos de obtener información más completa, se consideró el 100% de la población sujeto de estudio. 3.3 Instrumentos Los instrumentos que se utilizaron fueron los siguientes: Cuestionario estructurado, dirigido a los propietarios de la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa, con el objetivo de recopilar información sobre la forma en la que realiza la administración de los inventarios en dichos beneficios, la misma está compuesta por preguntas abiertas, cerradas y de selección múltiple. Cuestionario estructurado dirigido a los encargados de bodega de la industria arrocera del Municipio de El Progreso, Jutiapa, con el objetivo de 31

41 recopilar información acerca de cómo se realiza la administración de inventarios en bodega. Guía de observación Con el propósito de verificar algunos aspectos relacionados la Administración de inventarios y su aplicación, la cual consta de un cuadro de cuatro columnas en procedimiento. 3.4 Procedimiento Para realizar la investigación se realizaron los siguientes pasos: Presentación del tema a investigar. Realización de un cuadro de diagnóstico para el planteamiento del problema. Estructuración del planteamiento del problema, identificando el posible problema que se está dando en la administración de inventarios y se elaboró el objetivo general que nace de la pregunta central de la investigación. Recopilación de información de diferentes fuentes bibliográficas para realizar el marco referencial y marco teórico. Selección de indicadores con el propósito de establecer los objetivos específicos, pues ambos deben llevar una continuidad lógica. Definición de los sujetos de estudio, comprendidos por los 10 propietarios y 10 encargados de bodega de la industria arrocera. 32

42 Diseño del instrumento para la recopilación de la información, el cual se basó en un cuestionario estructurado dirigido a los propietarios y encargados de bodega de la industria arrocera. Se procedió al estudio de campo. Metodología estadística por medio de gráficas. Discusión de resultados con la información que se recopilo en la investigación de campo. Elaboración de conclusiones y recomendaciones acorde a los indicadores trazados para el desarrollo de la investigación. Diseño de la Propuesta. 3.5 Diseño y metodología estadística La presente investigación es de tipo descriptiva la cual según Mas (2010), manifiesta que tiene como objetivo primordial la descripción de la realidad, siendo sus principales métodos de recogida de información, la encuesta e incluso la observación. Los sujetos fueron identificados mediante los registros ARROZGUA, después de recopilar y analizar la información se presentó de forma descriptiva, en graficas de acuerdo con los instrumentos. 33

43 IV: PRESENTACIÓN DE RESULTADOS 4.1 Resultado del cuestionario estructurado dirigido a los propietarios y/o administradores de los beneficios de El Progreso, Jutiapa. Características de los sujetos: 1. Quién es el que dirige o administra la empresa? Gráfica No. 1 Interpretación: El 70% de los administradores de los beneficios son los mismos propietarios por considerar que son ellos los que manejan de mejor manera la empresa siendo de su propiedad, mientras el 30% de administradores son contratados por dicha industria. 34

44 2. Grado de escolaridad? Gráfica No. 2 Interpretación: De los propietarios encuestados en la industria arrocera el 70% cuentan con título a nivel diversificado a diferencia del 30% que son egresados de la universidad. 35

45 Indicador: Administración de inventarios 3. Cuenta la empresa con una planeación de actividades a realizar? Gráfica No. 3 Interpretación: El 90% de los propietarios y/o administradores encuestados de la industria arrocera, confirmaron contar con la debida planeación para realizar actividades, para una adecuada administración de los procesos administrativos internos, solamente en una empresa el propietario no planifica las actividades que realiza. 36

46 4. Cuáles de los siguientes planes tiene en su empresa? Gráfica No. 4 Interpretación: En 9 empresas los propietarios cuenta con planes dentro de la empresa como la Visión, misión y objetivos, en 4 manejan presupuestos, 2 implementan estrategias, en 3 la planeación y políticas, al hacer referencia a los programas, se determinó que ninguna empresa ha implementado planes a base de programas. 37

47 5. Delega autoridad a sus colaboradores para realizar tareas específicas? Gráfica No. 5 Interpretación: El 100% de los propietarios encuestados manifestaron que si delegan autoridad a sus colaboradores, con el propósito de obtener resultados favorables, también influir de forma positiva en la motivación e ir desarrollando el sentido de responsabilidad y eficiencia del trabajo. 38

48 6. La empresa cuenta con un organigrama que muestre la estructura de la organización? Grafica No. 6 Interpretación: Al momento del trabajo de campo el resultado reflejó que en 6 empresas el propietario cuenta con organigrama de la estructura de la empresa, manifestando que el propósito fundamental es ayudar en el diseño de manera clara y visible para todos los colaboradores, que permite al propietario conocer así el responsable de determinados resultados y en 4 empresas el propietario no ha elaborado el respectivo organigrama. 39

49 7. Cuántos empleados trabajan como responsables de bodega? Gráfica No. 7 Interpretación: Del 100% de empresarios que fueron encuestados, el 50% confirmó que cuentan con 7 empleados como promedio, para desarrollar actividades de recepción, almacenamiento, control interno, digitar, practicar inventario, carga y descarga de la producción, un 20% cuenta con un promedio de 5 empleados y el otro 20% con un promedio de 3 responsables de bodega. En base a la observación se pudo constatar que los colaboradores del área bodega en 3 beneficios son de 1 a 3, mientras que en 2 beneficios cuentan de 4 a 6 colaboradores y en 5 beneficios disponen de 7 a más. 40

50 8. Utiliza estrategias para el alcance y cumplimiento de los objetivos establecidos? Gráfica No. 8 Interpretación: 9 propietarios utilizan estrategias como: el optimismo, maximizar recursos, relaciones de calidad, practicar valores, para alcance y cumplimiento de objetivos mientras que 1 propietario pone en práctica ningún tipo de estrategia para alcanzar objetivos y metas planteadas. 41

51 9. Cómo comunica las decisiones a sus colaboradores? Gráfica No. 9 Interpretación: Los resultados de la encuesta establecieron que 8 propietarios comunican las decisiones a sus colaboradores de forma verbal, con el objeto de transformar la empresa, con el propósito de crear una cultura de aceptación y contribución del recurso humano; solamente 2 usan medios escritos para desarrollar en los colaboradores de la organización, las competencias comunicativas necesarias para el manejo adecuado de la comunicación interna. 42

52 10. Considera la opinión de los empleados para tomar alguna decisión? Gráfica No. 10 Interpretación: Los resultados de la encuesta indicó que 6 propietarios si consideran la opinión de los empleados para mejorar el ambiente laboral, implementar procesos de cambio, mientras 4 no toman en cuenta la opinión de sus empleados porque no lo considera necesario y de importancia. 43

53 11. Qué tipo de liderazgo ejerce en su empresa? Gráfica No. 11 Interpretación: Del total de encuestados al preguntarles sobre la forma de dirigir la empresa y las formas de liderazgo que persisten, 6 propietarios se inclinaron por ser autocráticos, comentaron que es para que los empleados conozcan la jerarquía que predomina en la empresa, mientras que 4 se caracterizan por dirigir los procesos administrativos y contables de forma democrática, con el propósito de mejorar los niveles de comunicación y elevar la productividad del colaborar. 44

54 12. Qué tipos de control aplica en la administración de la empresa? Gráfica No. 12 Interpretación: Los resultados del trabajo de campo, indicó que 8 propietarios practican el control preventivo, 1 solamente se inclinó por el concurrente y 1 el correctivo porque se interesa en los resultados finales, para corregir posibles desviaciones futuras para cumplir a cabalidad los estándares de calidad establecidos. 45

55 13. En qué clase de recursos aplica los controles administrativos? Gráfica No. 13 Interpretación: De conformidad a los resultados obtenidos en la encuesta, se determinó que el total de empresarios se inclinaron por controlar al personal, 9 el producto y el equipo técnico, 8 sobre la base de ingresos y egresos y 7 controlan la materia prima que utilizan para la producción del producto final. 46

56 Indicador: Tipos de inventarios 14. La industria cuenta con algún tipo de inventario? Gráfica No. 14 Interpretación: Al observar los resultados del manejo de algún tipo de inventario 8 propietarios afirmaron que si manejan inventarios en la administración y control interno, mientras 2 manifiestan no contar con ese tipo de información para tomar decisiones. 47

57 15. Actualmente ha tenido algún problema con el manejo de inventario? Gráfica No. 15 Interpretación: En base a los resultados obtenidos en la encuesta: 2 empresarios indicaron no tener problemas con el manejo de inventarios, mientras que 8 si cuentan con diferentes problemas en sus inventarios por cuestión de estacionalidad de la producción de materia prima. 48

58 16. Qué tipo de inventario administra dentro de la empresa? Gráfica No. 16 Interpretación: Según lo indicaron los 10 propietarios encuestados, el tipo de inventario que administran son los siguientes: 9 administran la materia prima y productos terminados, mientras que 5 manifiestan se concentran con el de productos en proceso y 2 aparte de llevar otro tipo de inventarios, también manejan inventarios de repuestos para contar con refacciones, con el propósito de evitar atrasos en el proceso productivo al momento de ocurrir algún fallo en la maquinaria. 49

59 Indicador: Métodos de valuación de existencia 17. De no contar con un método de valuación, de qué manera determina el costo de las existencias de inventario? Gráfica No. 17 Interpretación: En referencia al uso de métodos de evaluación de existencias 4 propietarios respondieron que no utilizan ninguna herramienta para establecer costos, pero que la única forma que les brinda datos comentaron lo siguiente: 2 propietarios argumentaron que determinan el costo por medio de las compras y 2 con datos de las ventas que realiza la empresa. 50

60 18. Algún problema con el método de valuación de existencias que aplica actualmente? Gráfica No. 18 Interpretación: De la totalidad de entrevistados conformado por 10 propietarios, se determinó que 3 no han tenido problemas con la aplicación de método de evaluación, mientras que 7 si cuentan con problemas como: no establecer con certeza el costo de los productos, que productos despachar primero, no rendir informes reales para tomar decisiones. 51

61 19. Conoce algún modelo de inventarios para mejorar controles internos? Gráfica No. 19 Interpretación: Del total de propietarios objeto de estudio; 6 propietarios manifiestan afirmativamente que conocen tipos de inventarios para mejorar los controles internos, pero que no lo han implementado, mientras que 2 empresarios desconocen la existencia de herramientas que mejoren los controles, y 2 totalmente no aplicarían ningún modelo para mejorar controles internos, por no interesarles este tipo herramienta. 52

62 Indicador: Cantidad económica de pedido 20. Ha tenido dificultad para determinar el costo del inventario? Gráfica No. 20 Interpretación: El resultado de la aplicación de la encuesta, determinó que 5 empresarios si tienen dificultad para determinar costos del inventario, caso contraro para 5 no han tenido ningún tipo de problema, para proporcionar datos a la administración para efectos contables. 53

63 21. Cómo determina usted el costo del inventario anual? Gráfica No. 21 Interpretación: En relación a esta interrogante los propietarios respondieron de la siguiente manera: 1 manifestó que se auxilia con los datos del costo de producción, 5 revelaron que costos y gastos de operación. 3 por datos estadísticos y 1empresario lo estima por medio del tanteo. 54

64 22. Cada cuánto tiempo estima el costo de mantener el inventario en bodega? Gráfica No. 22 Interpretación: Los resultados de la encuesta del total de propietarios de las empresas arroceras, al momento de preguntarles sobre el tiempo estimado para calcular el costo de mantenimiento afirmaron que: 1 lo estima por quincena, 6 lo calculan de forma mensual, 1 de forma trimestral y 2 al final de cada año o al ser necesario. 55

65 Indicador: Control de inventarios 23. Aplica usted el manejo y control de inventario dentro de la empresa? Gráfica No. 23 Interpretación: El 70 % de los encuestados respondieron que si manejan y controlan las existencias de bodega dentro de la empresa, debido a que hay comercios que hacen pedidos de productos, y la información es de utilidad, para establecer cantidades de producción, abastecer a los clientes, argumentaron que por medio del control se tiene la certeza de que un negocio está estable. El 20% no aplica ningún tipo control y el 10% restante desconoce los procesos de control interno. 56

66 24. Está satisfecho con el control de inventarios que utiliza actualmente? Gráfica No. 24 Interpretación: El 70% de los encuestados respondieron que si están satisfechos con el control de inventario que practican actualmente, señalaron que es importante el aplicar el control interno de inventarios, porque es el parámetro de las pérdidas y ganancias controlando así precios, caducidad de cada producto, control de despachos, entre otros, un 10% no le satisface los control que implementa, un 20% no practica ningún tipo de control. 57

67 25. Cómo llevan a cabo el control de inventarios en relación al de materia prima y producto terminado? Gráfica No. 25 Interpretación: El 90% llevan a cabo los registros de control de inventarios tanto el de materia prima y producto terminado, de forma escrita y por medio de sistema informático, el 50% hace uso de tarjeta Kardex y 20 % usa hojas de control, en la mayoría de casos argumentaron que la información que registran en los diferentes dispositivos, la utilizan para generar reportes de ingresos y egresos, datos para tomar decisiones. 58

68 26. Qué tipo de almacén tiene destinado su empresa para resguardo y control de inventarios? Gráfica No. 26 Interpretación: Del total de propietarios investigados sobre el tipo de almacén que destina su empresa para el resguardo y control de inventario: 3 cuentan con almacén de tipo abierto, 1 de tipo logístico y 6 tienen almacén general, se estableció que ninguna industria ha destinado el área de almacén para uso de distribución. 59

69 27. Cuáles son las dimensiones del área de almacenaje? Gráfica No. 27 Interpretación: De la totalidad de propietarios entrevistados 1 cuenta con dimensiones de área de almacenaje de 301 a 400 m 2, 4 cuentan con área específica de 400 a 500 m 2, y 5 con dimensiones de 501m 2 a más, para facilidad del desarrollo de las operaciones de carga y descarga de los productos. 60

70 28. El área de almacén cuenta con espacio específico para carga y descarga del producto? Gráfica No. 28 Interpretación: El total de propietarios indicaron contar con espacio suficiente para carga y descarga de sus productos, para facilitar los procesos de almacenaje, embalaje, ingreso y egreso de productos generales. Mediante la observación se pudo constatar que los 10 beneficios cuentan con espacio suficientemente amplio para facilitar el trabajo en cuanto a carga y descarga del producto. También se pudo observar que son de techo metálico por lo tanto son seguras para resguardar el producto. 61

71 29. Dentro de la empresa utiliza un medio de transporte para el producto? Gráfica No. 29 Interpretación: El 70% de propietarios de la industria arrocera respondieron que si utilizan un medio de trasporte para el producto, mientras que el 30% no cuentan con medios de transporte para movilizar la mercadería. Por medio de observación se pudo comprobar que 7 beneficios cuentan con medio de transporte como: camión y trocket, mientras en 3 solo cuentan con recurso humano para la movilización de producto dentro del área de bodega. 62

72 30. El vehículo lo utiliza también para hacer entrega de productos? Gráfica No. 30 Interpretación: Del total de propietarios encuestados se estableció que 7 utilizan los vehículos para traslado de productos para la industria y reparto de pedidos a los clientes, mientras que 3 no poseen vehículo. 63

73 31. Considera usted que el uso de modelos le ayudaría a reducir costos? Gráfica No. 31 Interpretación: Para efecto de minimizar costo de manejo de inventarios, sobre la implementación de modelos de control, se preguntó a los 10 empresarios, y se lo logró determinar que 5 afirmaron la utilidad de la aplicación de esta herramienta, 1 manifestó que no le proporciona mayor utilidad y 4 no aplican ningún modelo para bajar costos de manejo de inventario. 64

74 Empresas Guía de capacitación para la Administración de Inventarios 4.2 Resultado del cuestionario estructurado dirigido a encargados de bodega. Basado al instrumento de estudio y considerando los elementos e indicadores, en la investigación de campo se obtuvieron los siguientes resultados. Características de los sujetos 1. Grado de escolaridad? Grafica No. 32 Qué grado de escolaridad tiene? Primaria Básicos Diversificado Universidad Otros Interpretación: De los encargados de bodega encuestados el 50% cuentan con título académico a nivel diversificado mientras que el otro 50% solo tienen nivel básico. 65

75 Indicador: Administración de inventarios 2. Cuenta usted con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios? Gráfica No. 33 Interpretación: El 90% de colaboradores que laboran en bodega no cuentan con medidas de seguridad para llevar estrictos controles y registros de inventarios; 1 colaborador confirmó que si toma medidas de seguridad para llevar a cabo registros de movimientos de todo el inventario que tiene bajo custodia y responsabilidad. 66

76 3. La entidad tiene designada alguna persona responsable de las órdenes de compra de inventario? Gráfica No. 34 Interpretación: Del total de encargados de bodega que se encuestaron indicaron que en 7 empresas cuentan con una persona asignada como responsable de las órdenes de compra y en 3 empresas no existe ninguna persona encargada para llevar control de órdenes de compra y venta. 67

77 4. Los registros contables de inventario los lleva en línea con el departamento de contabilidad de la empresa? Gráfica No. 35 Interpretación: El 60% de colaboradores encuestados confirmaron que los registros contables de inventarios los lleva en línea con el departamento de contabilidad, con información escrita en libros de control interno y 4 no registra datos compartidos con la contabilidad de la empresa. 68

78 5. Qué tipo de estrategias utiliza dentro de la empresa para el movimiento y almacenamiento de los materiales? Gráfica No. 36 Interpretación: Al momento de la encuesta, al entrevistar al total de responsables de bodega, 6 utilizan como base el pronóstico de ventas, 5 se utilizan el sistema planificado de abastecimiento, y 3 además de otras estrategias implementan la cadena de suministros, para llevar control del movimiento y almacenamiento de productos, con la finalidad de contar con información, para rendir informes. 69

79 Indicador: Tipos de inventarios 6. Qué tipo de inventario maneja dentro del almacén? Gráfica No. 37 Interpretación: El 90% de los encargados de bodega, manejan inventario de materia prima y productos terminados, un 60% maneja inventario de productos terminados, se logró establecer que un 40% de los encuestados maneja inventario de repuestos con el propósito de mantener refacciones disponibles, para no interrumpir los procesos de producción. Se cotejo por medio de la observación que 9 beneficios manejan el inventario de materia prima y productos terminados, mientras 6 maneja inventario de productos ten proceso por ser los más importante para ellos. 70

80 7. Sabe usted que son modelos de inventarios? Gráfica No. 38 Interpretación: Del total de responsables de bodega que se encuestaron, solo el 1 colaborador manifestó que si conoce los modelos de inventarios, 7 no conocen ningún modelo de inventarios, para mejorar los controles internos y 2 no aplican ningún modelo. 71

81 Indicador: Métodos de valuación de existencias 8. Qué tipo de método utilizan dentro de la empresa? Gráfica No. 39 Interpretación: Del total de encargados de bodega que se encuestaron, 2 manejan y aplican el método PEPS, argumentaron que es el que se ajusta al tipo de actividad que desarrolla la empresa, 8 contestaron que no aplican ningún método para cuantificar los inventarios que manejan dentro de la empresa. Mediante a observaciones se pudo identificar que los beneficios no llevan un control adecuado en cuanto a la fecha de compra por lo que solo 2 de ellos manejan el método UEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), mientras que 8 beneficios no manejan ningún método dentro del área de bodega. 72

82 9. Tiene algún problema con el método de valuación de existencias? Gráfica No. 40 Interpretación: El 80% de los encargados de bodega, comentaron que si han enfrentado problemas al momento de rendir información a la administración de la empresa, debido a no tener conocimiento del uso de herramientas que les facilite el control interno del manejo de inventarios, un 20% indicaron que no han tenido inconvenientes de control interno. 73

83 10. Son consistentes y uniformes las operaciones durante todo el periodo contable con el método de valuación de inventarios que utiliza actualmente? Gráfica No. 41 Interpretación: Del total de colaboradores un 90% consideró que no son consistentes y uniformes las operaciones que realizan durante un periodo contable y un 10% consideró que los registros que lleva como control interno si son consistentes y uniformes, porque contabiliza el inventario haciendo uso de métodos de evaluación o cuantificación de existencias. 74

84 11. De no contar con un método de valuación, de qué manera controlan existencias? Gráfica No. 42 Interpretación: Al observar los datos de la encuesta realizada en la industria arrocera, se logró establecer que la forma de practicar conteo físico del inventario 4 evalúan los inventarios por medio del control de entradas y salidas, 1 realiza conteo diario y 6 no evalúan las existencias de inventario que manejan en la empresa. 75

85 Indicador: Cantidad económica de pedido 12. Cómo determina usted el costo del inventario anual? Gráfica No. 43 Interpretación: Del total de encargados de bodega que se encuestaron, al preguntarles sobre la forma de determinar el costo de inventario de forma anual, 1 afirmó que por medio de las compras y ventas, 3 lo practican al tanteo, 2 haciendo uso de la información de importación y exportación y 4 no determinan el costo anual del valor del inventario. 76

86 13. Ha tenido dificultad para determinar el costo del inventario? Gráfica No. 44 Interpretación: El 60% de encargados de bodega que se encuestaron, afirmaron que no han tenido dificultad para determinar costos de inventario, mientras 4 si han tenido dificultad para rendir información de costos a la administración. 77

87 14. De qué manera mide el costo de almacenamiento dentro de la bodega? Gráfica No. 45 Interpretación: Del total de responsables de bodega encuestados, 5 miden el costo de mantenimiento de forma quincenal, 1 aplica el valor de los intereses sobre inventarios y 4 indicaron que aunque conocen el requisito, pero no lo aplican para determinar costos. 78

88 Indicador: Control de inventarios 15. Qué técnica utiliza para controlar los inventarios dentro de la bodega? Gráfica No. 46 Interpretación: Del total de de responsables de bodega, 8 confirmaron que la forma para controlar los inventarios dentro de la bodega, se auxilian en las técnicas de estaciones de entrada y salida e identificación de productos, 3 controlan existencias apoyandose tambien en los niveles planeados de producción y 1 tiene imlementado el código de barras con el propósito de registrar controles internos. 79

89 16. Está satisfecho con el control de inventarios que está implementando actualmente? Gráfica No. 47 Interpretación: Del total de responsables de bodega, 8 manifestaron inconformidad con el control de inventarios implementado para el trabajo interno, registro y control de existencias, para 2 colaboradores el sistema disponible si consideran satisfactorio. Mediante a observaciones se pudo constatar que 2 beneficios están satisfechos con el orden de colocación del producto mientras que ocho no lo están porque les dificulta el despacho a la hora de atender pedidos. 80

90 17. Se ha presentado algún problema con el manejo de inventario actual? Gráfica No. 48 Interpretación: Del total de encargados de bodega, al preguntarles sobre la problemática del manejo de inventario, se estableció que 6 si han afrontado problemas con la administración de existencias y 4 no han tenido problemas al momento de manipular los inventarios. 81

91 18. Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios? Gráfica No. 49 Interpretación: El total de colaboradores afirmaron que existe un control de entradas y salidas, haciendo uso de libros de control interno, para los registros correspondientes. 82

92 19. Cómo llevan a cabo el control de Inventario en cuanto a materia prima y producto terminado? Gráfica No. 50 Interpretación: Del total de 10 encargados de bodega encuestados, 9 controlan el inventario con apuntes en libros internos, como fuente de información y soporte de los registros de los movimientos de inventario y 1 registra información en sistema computarizado, con el objeto de rendir informes a la administración de la empresa. De acuerdo a observaciones se pudo constatar que en 9 utilizan libro de apuntes mientras que en 1 lo hacen de manera computarizada. 83

93 20. Cuenta con área de almacenaje? Gráfica No. 51 Interpretación: Todos los colaboradores manifestaron que las arroceras cuentan con área de específica suficiente, para desarrollar actividades de almacenaje y que les permite desarrollar de buena forma las actividades de recepción y entrega de productos que la empresa ofrece a los consumidores. 84

94 21. Qué operaciones de forma general desarrolla en el área de bodega? Gráfica No. 52 Interpretación: Los resultados de la encuesta reflejaron que el 100% de los encargados de bodega desarrolla la actividad de movimiento y almacenamiento de productos, en comparación a otras actividades cotidianas, un 90% desarrollan actividades de recepción y descarga, entrega de productos y empaque, y el 80% complementan el mantenimiento y seguridad y el control de vehículos, ninguno maneja devoluciones 85

95 22. El área de bodega es el idóneo para resguardar físicamente y segura para almacenar los inventarios? Gráfica No. 53 Interpretación: La totalidad de colaboradores manifiestan contar con el área idónea para resguardar los inventarios, realizar actividades de carga y descarga de todos los productos que manejan en la empresa. 86

96 23. Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias, en el área de Bodega? Gráfica No. 54 Interpretación: El total de colaboradores argumentó, que practican inventario físico de forma periódica de forma quincenal, para llevar control de existencias y cotejo de valores, comparación de movimiento mensual y para medidas correctivas. 87

97 24. En el área de bodega se recibe inventario a consignación? Gráfica No. 55 Interpretación: La totalidad de colaboradores manifiestan que no reciben inventarios a consignación, por el compromiso que se acepta al momento de ingresar al almacén. 88

98 25. Se comprueba en la recepción de la mercadería que la misma sea entregada en su totalidad? Gráfica No. 56 Interpretación: Todos los colaboradores argumentaron que se comprueba en la recepción de mercadería que la cantidad recibida se la correcta para rendir informe a la administración para tomar decisiones de producción y comercialización. 89

99 26. Cumple con normas de seguridad dentro del área de almacenaje? Gráfica No. 57 Interpretación: Los 10 colaboradores argumentaron que si cumplen con las normas de seguridad para desarrollar las actividades laborales dentro del área de bodega. 90

100 27. Utiliza usted un área específica para carga y descarga del producto? Gráfica No. 58 Interpretación: Todos los entrevistados confirmaron que tienen destinada un área específica para carga y descarga de productos y para almacenar de forma fluida, todos los bienes de la empresa. 91

101 28. El área de bodega es de fácil acceso para almacenar el producto? Gráfica No. 59 Interpretación: La totalidad de entrevistados comentaron que el área de bodega reúne las condiciones necesarias para el fácil acceso tanto interno como externo, para almacenar la producción y la compra de materia prima. 92

102 29. Qué medio de transporte utiliza para movilizar la mercancía? Gráfica No. 60 Interpretación: El 80% de colaboradores utiliza vehículo tipo camión, para movilizar los productos, un 10% utiliza troque para manejo de carga interna y un 10% no hace uso de ningún transporte mecánico para entrega y movilización de productos. 93

103 4.3 Resultado de la Guía de observación aplicada en los beneficios de arroz del municipio de El Progreso, Jutiapa. A continuación se presenta el resultado de la guía de observación en los beneficios de arroz del municipio de El Progreso Jutiapa, que contiene una serie de pasos necesarios a tener en cuenta, por los propietarios y/o administradores de los beneficios de arroz, con el fin de mejorar la administración de inventarios. La guía se estructura en secciones I a la VIII, en la cual se incluye: I) La clasificación del arroz en bloques. De acuerdo a la identificación de los productos en los 10 beneficios tienen debidamente ordenados los productos en bloques, con el propósito de minimizar tiempos en el conteo físico de cada producto en existencia. II) El orden de colocación del arroz por calidad. En cuanto esta actividad el arroz por calidad en las 10 empresas observadas, colocan el producto separando cada uno y clasificándolos en: súper, extra, primera y pozol, para facilidad de despacho y ubicación del producto. III) Bodega suficientemente amplia para facilitar el trabajo: La infraestructura de los 10 beneficios es adecuada para la realización de las actividades que se llevan a cabo dentro del área de bodega, las cuales son amplias facilitando el trabajo y el despacho del producto. La estructura de block y techadas para el resguardo del producto. IV) Maquinaria necesaria para transportar el producto dentro y fuera de la bodega: Dentro del área de bodega se utilizan diversos transportes para la movilización del producto dentro del área de bodega, además se utiliza para la entrega de pedidos fuera del beneficio, se estableció que los 10 beneficios utilizan camión de reparto y troquet. V) Los productos están identificados por fecha de compra: De acuerdo a la observación se pudo constatar que 6 de los 10 beneficios cuentan con identificación de producto con fecha de compra como de empaque para la venta del mismo, en 4 no practican esta técnica para llevar un control efectivo. VI) Hojas de control para llevar el inventario: En cuanto al control de inventarios en 8 beneficios no usan formatos, para llevar a cabo las entradas y salidas de inventario dentro del área de bodega, solo hacen uso de cuaderno de apuntes. 94

104 VII) Equipo de cómputo para llevar el control de inventarios: Conforme a la visita a los beneficios de arroz, se estableció que el uso de equipo de cómputo sólo en 2 beneficios destinan tecnología para llevar el control de inventarios de forma computarizada para evitar conteos a diario y pérdidas en los inventarios. VIII) Encargado de bodega 1 o más: En base a la observación se pudo constatar que la totalidad de beneficios cuentan con un encargado de bodega. Quien es el responsable de llevar el control de entradas y salidas en los inventarios y rendir informes de existencias mensuales de almacén. 95

105 V ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS Conforme a la metodología aplicada para la realización de la investigación será necesario realizar la discusión e interpretación de resultados, la cual se confronta la teoría con los resultados de la investigación para dar a conocer los hallazgos principales en el estudio realizado y proporcionar así un mejor enfoque sobre la Administración de Inventarios en la Industria Arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa. Toda empresa dedicada a la producción debe de contar con una eficiente administración de inventario, la cual (Finney y Miller, 2009), establecen que es mantener disponibles todos los bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario y que el administrador deberá implementar todas aquellas medidas de control operativo que protejan los activos y el patrimonio de los socios, para asegurar su funcionamiento e integridad. En base al estudio realizado el 90% de los propietarios realiza una planificación de inventarios de manera empírica y un 10% no planifica sus actividades. Analizando los resultados obtenidos y relacionándolos con lo establecido por los autores, se confirma que los beneficios si cuentan con una planificación de inventarios a realizar, lo que les ayuda a tener existencias en bodegas, así mismo contar con precios actuales evitando pérdidas monetarias. Parte importante a tomar en cuenta en las empresas productoras son los Tipos de Inventarios; Sastra (2009), los determina de la siguiente manera: materias primas, productos semielaborados o en proceso, productos terminados y otros materiales y/o repuestos. En el estudio realizado, se comprobó que el 90% de empresarios y encargados de bodega administran el tipo de inventario de producto terminado, por considerarlo el de mayor importancia que genera ingresos para la empresa, también se estableció un 40% de propietarios los cuales manejan inventario de repuestos, para evitar contratiempos en los procesos de producción. 96

106 Según Najarro (2008), El Método de valuación de inventarios es la valorización de las existencias de materiales directos de una empresa al final de un periodo mensual o anual, ya que dependiendo del método, el valor de nuestros inventarios tendrá precios actuales o precios antiguos o un valor promedio. Se comprobó que 5 propietarios valúan existencias con el método primero en entrar, primero en salir (PEPS), 1 empresario implementa el método de valuación último en entrar, primero en salir (UEPS) y 4 no han implementado ningún tipo de método para establecer costos o valuación de sus existencias, manifestando que la forma de contabilizar el inventario es practicando conteos físicos de forma anual, esto influye desfavorablemente en la determinación final de costos, en la asignación del precio de venta de la mercadería y en la información financiera para integrarla en la contabilidad de la organización. Los datos como resultado de la encuesta dirigida a los colaboradores responsables del manejo de bodega, indica que un 20% maneja el método primero en entrar, primero en salir (PEPS), y un 80% no aplica ningún método para valuar existencias de productos. Para evitar los costos de almacenamiento es necesario conocer la Cantidad Económica de Pedido. Así lo establece Muñoz (2009), por ello indica que el objetivo principal es minimizar el costo de operación y del sistema de inventario y que la utilización de modelos de cuantificación de inventarios están representados con los costos relevantes y son el costo de mantenimiento en el inventario y costos de procura del repuesto o de tamaño económico de pedido, recibe este nombre porque bajo este modelo se formula el costo anual de la política de función de inventarios como la función de la cantidad que se ordena, lo que permite encontrar el tamaño del pedido que minimiza el costo de la política. Para encontrar una expresión analítica así como el tamaño económico del pedido bajo el modelo EOQ debe partirse de ciertos supuestos. Los arroceros tienen que tomar en cuenta los métodos de cantidad económica de pedido ya que de no contar con ellos siguen incurriendo en los mismos errores para determinar la cantidad de inventario con la que deben de contar para minimizar costos de 97

107 mantenimiento. De conformidad a resultados de la encuesta el 60% de empresarios, argumentaron que conocen modelos para determinar cantidades a producir, pero por falta de recursos técnicos no lo implementan, mientras el 40% no aplica ningún modelo, por no conocer la herramienta de control, siendo esta técnica importante e indispensable, para evitar producir cantidades de inventario innecesarias. Únicamente el 10% de responsables de bodega tienen conocimiento de la aplicación de modelos de cuantificación de lotes de producción para integrarlos a los inventarios, así mismo el 90% desconocen la importancia del uso de modelos matemáticos. Parte importante de la administración de inventarios es llevar un adecuado Control de Inventarios. De acuerdo con Espinoza (2011), es una herramienta fundamental en la administración moderna, permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias. El 70% de los propietarios respondió que es necesario e importante contar con información sobre el manejo y control de los artículos existentes en bodega. Por ejemplo el historial de producción, la caducidad para darle tratamiento o solución al control de inventario justo a tiempo, los niveles de producción adecuados, para surtir pedidos de los clientes. Es importante citar el 30% de propietarios encuestados, argumentaron desconocer los tipos control interno de inventario por tal razón no lo aplican. Para efectos de control del trabajo del encargado de bodega, al momento de la entrevista, el 80% no está satisfecho con el sistema de control interno de inventarios implementados la industria arrocera, por carecer de conocimientos técnicos y habilidades numéricas, les ha dificultado generar reportes con información idónea para los registros contables que manejan actualmente en la organización. 98

108 VI. CONCLUSIONES Al desarrollar el análisis de cómo se realiza la Administración de Inventarios en la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa, se concluye que: 1. El 70% de los empresarios la aplican de forma parcial y empírica, ya que no se contemplan todos los criterios básicos necesarios para realizar una efectiva administración de inventarios, se concentran de en su totalidad a controlar el recurso humano, por considerarse como el más oportuno, para el logro de objetivos y metas planteadas. 2. Se determinó que el 90% de los empresarios y colaboradores de bodega de la industria arrocera de la cabecera municipal de El Progreso, Jutiapa, dan prioridad a la administración del inventario de producto terminado. Se concluyó que la forma de administrar los inventarios es a través de procedimientos y formas empíricas y rudimentarias que no permite en su mayoría contar con información clara, veraz y exacta, para estandarizar los procesos de producción. 3. En las empresas objeto de estudio se estableció que el 50% de empresas utilizan el método Primero en Entrar, Primero en Salir (PEPS), el 10% implementan el método Último en Entrar, Primero en Salir (UEPS), y un 40% no tienen implementado ningún método para cuantificar las existencias, no obstante al entrevistar al colaborador de bodega, difiere en el uso del método a utilizar, para controlar las existencias de bodega. 4. El total de los propietarios de las industrias y colaboradores de bodega, no controlan de forma correcta las existencias de bodega, por carecer de conocimientos, sobre la función de los métodos matemáticos de rotación de inventarios, como: cantidad económica de pedido y punto de re-orden, sin embargo, poseen los elementos necesarios para calcular los productos, y así 99

109 obtener un número aproximado, tanto de las veces de renovación del inventario, como la cantidad de productos a producir, de conformidad a la estadística del movimiento diario de las existencias de bodega. 5. El hecho de tener un producto vendible el cual no posee un control o administración adecuada puede provocar en la industria una baja en las utilidades de forma intermitente, por otra parte la mala fluidez en el manejo de los productos de necesidad básica para los consumidores de dichas empresas pueden llevar un déficit o inclusive la pérdida de clientes. 100

110 VII. RECOMENDACIONES 1. Utilizar métodos administrativos de inventarios, que permitan eliminar el empirismo. Para ello, se deberá capacitar a los involucrados en su manejo, esto les permitirá conocer de manera técnica y oportuna como se distribuyen los recursos en el mantenimiento del inventario, y posteriormente analizar y conocer el comportamiento de las variables, tiempo de reposición, y demandas de los distintos artículos inventariados. 2. Desglosar los inventarios como: materia prima, productos en procesos y productos terminados, con el fin de conocer con exactitud el valor real de cada uno de los componentes de este rubro, lo cual le permitirá un mayor control y manejo de sus inventarios. 3. Implementar consistentemente los diferentes métodos y técnicas de la administración de inventarios, para que las industrias arroceras de la cabecera municipal de El Progreso Jutiapa, administren de forma óptima su inventario y disminuyan costos, sin perder la calidad de los productos. 4. Utilizar el cálculo de la cantidad económica de pedidos, para minimizar el costo total del inventario y evitar ineficiencias en la producción Los empresarios deben conocer de manera técnica como se distribuyen los recursos en el mantenimiento del inventario, para comparar si la cantidad de artículos almacenados guarda relación con el consumo, y determinar si la gestión de administración del inventario se están desempeñando según sus expectativas, no solo en cuanto a conformidad de registros y controles del inventario físico. 101

111 5. Elaborar un plan de redistribución de áreas de almacenamiento, colocando en cada área, los tipos de inventarios que se manejan en la actualidad, así mejorará el flujo de información, para que el personal de bodega, se anticipe a los cambios que puedan afectar el desempeño de las operaciones que se llevan a cabo cotidianamente. 102

112 VIII. BIBLIOGRAFIA 1. Aguilar, J. (2007). Administración Financiera de Inventarios y su repercusión en la Competitividad. Tesis. Guatemala: Universidad Rafael Landívar. 2. Anaya, J. (2008). Almacenes análisis, diseño y organización. España: Editorial ESIC. 3. Anaya, J. (2009). El Transporte de Mercancías en enfoque Logístico de la Distribución. España: Ediciones ESIC. 4. Anderson, D. y Sweeny, W. (2004). Métodos Cuantitativos para los Negocios. (9ª. ed.). México: Editorial Thomson. 5. Aritides, Silva. y Matta, M. (2005). La llamada Revolución Industrial. (1ª. ed.). Venezuela: Universidad Catolica Andres Bello. 6. Burrero, A. (2011). Diseño de un sistema de Administración de Inventario en una empresa dedicada a la producción y distribución de bebidas gaseosas. Tesis. Guatemala: Universidad de San Carlos de Guatemala. 7. Cano, A. (2010). Administración y control de inventarios en los hoteles que prestan el servicio de restaurante en la cabecera departamental de Huehuetenango. Tesis. Guatemala: Universidad Rafael Landívar. 8. Cegarra, J. (2012). La tecnología. Madrid: Ediciones Díaz de Santos. 9. Centes, R. (2012). Contabilidad, Cuaderno de trabajo I y II. (2da. ed.). Guatemala: Impresos Ramírez. 10. Coma, F. (2009). Almacenaje, Manutención y Transporte Interno en la Industria. España: Ediciones UPS. 11. Daniels, J., Radebaugh, L. H. y Sullivan, D. P. (2004). Negocios internacionales. (10ª. Ed). México: Pearson. 103

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117 108

118 Anexo No.1 UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR SEDE REGIONA DE JUTIAPA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Cuestionario dirigido a Propietario y/o Administrador de la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa. Buenos (días, tardes), mi nombre es Dina Mercedes Contreras Díaz, estoy realizando el trabajo de tesis titulado Administración de inventarios en la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa, para poder optar por el título de Licenciada en Administración de Empresas. La información que usted me proporcione, además de valiosa es confidencial, por lo que le agradezco su colaboración al responder cada una de las siguientes preguntas. DATOS DEL PROPIETARIO O ADMINISTRADOR 1. Quién es el que dirige o administra la empresa? Propietario Administrador Otro 2. Grado de escolaridad? Primaria Básico Diversificado Universitario Otros Especifique 109

119 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 3. Cuenta la empresa con una planeación de actividades a realizar? Si No Cuál? 4. Cuáles de los siguientes planes tiene en su empresa? Visión Programas Estrategias Misión o Propósito Presupuestos Objetivos Políticas Planeación 5. Delega autoridad a sus colaboradores para realizar tareas específicas? Si No Por qué? 6. La empresa cuenta con un organigrama que muestre la estructura de la organización? Si No Por qué? 110

120 7. Cuántos empleados trabajan como responsables de bodega? 1 a 3 4 a 6 7 a mas 8. Utiliza estrategias para el alcance y cumplimiento de los objetivos establecidos? Si No Cuáles? 9. Cómo se comunica las decisiones a sus colaboradores? Forma escrita Forma verbal Ambas 10. Considera la opinión de los empleados para tomar alguna decisión? Si No Por qué? 11. Qué tipo de liderazgo ejerce en su empresa? Autocrático Democrático Liberal 111

121 12. Qué tipos de control aplica en la administración de la empresa? Preventivo: El que intenta corregir antes que se dé una situación Concurrente: El que se realiza al mismo tiempo que surge la situación Correctivo: Se realiza después que surge la situación Otros 13. En qué clase de recursos aplica los controles administrativos? De materia prima De producto De personal De equipo De ingresos De egresos Otros TIPOS DE INVENTARIOS 14. La industria cuenta con algún tipo de inventario? Si No No Aplica Observaciones 112

122 15. Actualmente ha tenido algún problema con el manejo de inventario? Si No No Aplica Observaciones 16. Qué tipo de inventario administra dentro de la empresa? Si No No Aplica Observaciones MÉTODO DE VALUACIÓN DE EXISTENCIAS 17. De no contar con un método de valuación, de qué manera determina el costo de las existencias de inventario? 18. Algún problema con el método de valuación de existencias que aplica actualmente? 19. Conoce algún modelo de inventarios para mejorar controles internos? Si No No Aplica Observaciones 113

123 CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO 20. Ha tenido dificultad para determinar el costo del inventario? Si No No Aplica Observaciones 21. Cómo determina usted el costo del inventario anual? Costo de producción Costos y gastos operativos Datos estadísticos Por Tanteos 22. Cada cuánto tiempo estima el costo de mantener el inventario en bodega? Por quincena Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual Otros: 114

124 CONTROL DE INVENTARIOS 23. Aplica usted el manejo y control de inventario dentro de la empresa? Si No No Aplica Observaciones 24. Está satisfecho con el control de inventarios que utiliza actualmente? Si No No Aplica Observaciones 25. Cómo llevan a cabo el control de inventarios en relación al de materia prima y producto terminado? 26. Qué tipo de almacén tiene destinado su empresa para resguardo y control de inventarios? Almacén abierto Almacén de distribución Almacén Logístico Almacén general 115

125 27. Cuáles son las dimensiones del área de almacenaje? 50 a 100 m2 101 a 150 m2 151 a 200 m2 200 a 300 m2 300 a 400 m2 500 m2 a más 28. El área de almacén cuenta con espacio específico para carga y descarga del producto? Si No No Aplica Observaciones 29. Dentro de la empresa utiliza un medio de transporte para el producto? Si No No Aplica Observaciones 30. El vehículo lo utiliza también para hacer entrega de productos? Si No No Aplica Observaciones 116

126 31. Considera usted que el uso de modelos le ayudaría a reducir costos? Si No No Aplica Observaciones Gracias por su colaboración! 117

127 ANEXO No. 2 UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR SEDE REGIONA DE JUTIAPA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Cuestionario dirigido a encargado de bodega de la industria arrocera del municipio de El Progreso Jutiapa. Buenos (días, tardes), mi nombre es Dina Mercedes Contreras Díaz, estoy realizando el trabajo de tesis titulado Administración de inventarios en la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa, para poder optar por el título de Licenciada en Administración de Empresas. La información que usted me proporcione, además de valiosa es confidencial, por lo que le agradezco su colaboración al responder cada una de las siguientes preguntas. DATOS DEL ENCARGADO DE BODEGA 1. Qué grado de escolaridad tiene? Primaria Básico Diversificado Universitario Otros Especifique ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 2. Cuenta usted con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios? Si No Por qué? 118

128 3. La entidad tiene designada alguna persona responsable de las órdenes de compra de inventarios? Si No Por qué? 4. Los registros contables de inventario los lleva en línea con el departamento de contabilidad de la empresa? Si No Por qué? 5. Qué tipo de estrategias utiliza dentro de la empresa para el movimiento y almacenamiento de los materiales? Pronóstico de Ventas Política de inventarios Cadena de suministros Sistema planificado de abastecimiento TIPOS DE INVENTARIO 29. Qué tipo de inventario maneja dentro del almacén? Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Inventario de repuestos 119

129 7. Sabe usted que son modelos de inventarios? Si No Por qué? MÉTODO DE VALUACIÓN DE EXISTENCIAS 8. Qué tipo de método utilizan dentro de la empresa? Método PEPS Método UEPS Método Promedio Ponderado Otros: 9. Tiene algún problema con el método de valuación de existencias? Si No Por qué? 10. Son consistentes y uniformes las operaciones durante todo el período contable con el método de valuación de inventarios que utiliza actualmente? Si No Por qué? 120

130 11. De no contar con un método de valuación, de qué manera evalúa existencias? CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO 12. Cómo determina usted el costo del inventario anual? 13. Ha tenido dificultad para determinar el costo del inventario? Si No Por qué? 14. De qué manera mide el costo de almacenamiento dentro de la bodega? CONTROL DE INVENTARIOS 15. Qué técnica utiliza para controlar los inventarios dentro de la bodega? 16. Está satisfecho con el control de inventarios que está implementando actualmente? Si No Por qué? 121

131 17. Se ha presentado algún problema con el manejo de inventario actual? Si No Por qué? 18. Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios? Si No Por qué? Cómo llevan a cabo el control de Inventario en cuanto a materia prima y producto terminado? 20. Cuenta con área de almacenaje? Si No Por qué? 21. Qué operaciones de forma general desarrolla en el área de bodega? Recepción y descarga Movimiento y almacenamiento Entrega de productos Empaque Mantenimiento, sanidad y seguridad Control de vehículos Manejo de devoluciones Otros 22. El área de bodega es el idóneo para resguardar físicamente y segura para almacenar los inventarios? 122

132 Si No Por qué? 23. Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias, en el área de Bodega? Si No Por qué? 24. En el área de bodega se recibe inventario en consignación? Si No Por qué? 25. Se comprueba en la recepción de la mercadería que la misma sea entregada en su totalidad? Si No Por qué? 26. Cumple con normas de seguridad dentro del área de almacenaje? Si No Por qué? 123

133 27. Utiliza usted un área específica para carga y descarga del producto? Si No Por qué? 28. El área de bodega es de fácil acceso para almacenar el producto? Si No Por qué? 29. Qué medio de transporte utiliza para movilizar la mercancía? Gracias por su colaboración! 124

134 ANEXO No. 3 UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR SEDE REGIONAL JUTIAPA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Guía de observación de la industria arrocera del municipio de El Progreso, Jutiapa Objetivo: Recabar información para conocer las generalidades de la administración de inventarios en los beneficios del municipio de El Progreso Jutiapa. Nombre del Beneficio Dirección Fecha Aspectos a observar Si No Observación o comentario a) Clasificación del arroz en bloques b) Orden en colocación del arroz por calidad c) Bodega suficientemente amplia para facilitar el trabajo d) Maquinaria necesaria para transportar el producto dentro y fuera de la bodega e) Los productos están identificados por fecha de compra f) Hojas de control para llevar inventario g) Equipo de cómputo para llevar control en los inventarios h) Encargado de bodega 1 o más 125

135 ANEXO No. 4 PROPUESTA 126

136 Guía de capacitación para la Administración de Inventarios GUÍA DE CAPACITACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

137 Guía de capacitación para la Administración de Inventarios Índice Introducción 01 Objetivos 02 Propuesta 03 Capacitación 03 Importancia de la capacitación 05 Técnicas de capacitación 05 Contenido de la capacitación 06 Ejemplo método PEPS 08 Hoja de control de inventarios 09 Bibliografía 15

138 Introducción La administración de inventarios es una función administrativa la cual se debe considerar como fundamental, teniendo un impacto en todas las áreas de la empresa, porque requiere una buena parte de capital invertido. La presente Guía de Capacitación contribuirá a los participantes adquiriendo diferentes conocimientos por medio de una capacitación, la cual beneficiara a los propietarios y encargados de bodega de la industria arrocera, de manera que la empresa pueda tener un dato exacto en cuanto al manejo de los inventarios. En los contenidos de la presente capacitación se pueden mencionar: inventario, tipos de inventario y la documentación básica para la recepción, almacenaje y distribución de la materia prima, así como la realización de operaciones básicas de control de entradas y salidas de las diferentes mercaderías. 1

139 Objetivo general: Facilitar a los propietarios de las arroceras, la herramienta de capacitación, necesaria para la correcta administración de inventarios. Objetivos específicos: Proporcionar a los propietarios de las arroceras, una guía de capacitación para la administración de inventarios, permitiendo eficientemente el correcto control de entradas y salidas de los productos. Brindar a los propietarios de las arroceras, el contenido del programa de capacitación, para mejorar los conocimientos y habilidades, previendo situaciones que se deben resolver con anticipación. 2

140 Propuesta: La institución encargada de brindar la capacitación a los propietarios y encargados de bodega de la industria arrocera será el Instituto Técnico de Capacitación y Productividad (INTECAP), para fortalecer el manejo en la administración y control de inventarios. En cinco sesiones de cuatro horas, el periodo será el que disponga la empresa, el valor de la capacitación es de Q.1, El contenido del programa de capacitación contribuirá a que los participantes adquieran conocimientos teóricos prácticos, utilizando operaciones básicas desde la recepción de materiales, almacenamiento, así como a elaborar órdenes de compra, kardex, requerimientos de bodega, registros de materia prima e inventarios de productos terminados. Capacitación Es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles, para que desempeñen mejor su trabajo. La capacitación en todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en recursos humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal de toda organización. 3

141 Dos puntos básicos destacan el concepto capacitación. Las organizaciones en general deben plantar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada, que les permita enfrentarse, a su tarea diaria. No existe mejor medio, que la capacitación, para alcanzar los niveles de motivación y productividad. La capacitación mejora frecuentemente las cualidades de los trabajadores e incrementa su motivación, a su vez, conduce a una mayor productividad y a un incremento en la rentabilidad. Aunque están aumentando los presupuestos para capacitación en muchas compañías, debe observarse que la mayor parte de las empresas no ofrecen una capacitación adecuada y efectiva. 4

142 Importancia de la capacitación Qué beneficios recibo al capacitar mi personal? Conducir a una rentabilidad más alta y actitudes positivas. Mejorar el conocimiento de puestos en todos los niveles. Elevar la moral de la fuerza de trabajo. Ayudar al personal a identificarse con los objetivos de la organización. Crear mejor imagen. Mantener bajos los costos en las diferentes áreas. Promover la comunicación en toda la organización. Técnicas de capacitación Son los diferentes medios o formas que existen para proporcionar capacitación en una empresa, se puede resumir en esta forma: Capacitación en la práctica (CEP). Capacitación para enseñar el trabajo (CET). El aprendizaje programado. Las técnicas audiovisuales. La capacitación de vestíbulo o simulada. Capacitación por computadora (CPC). 5

143 Contenido de la capacitación Inventarios Es la acumulación de materias que posteriormente serán utilizados para satisfacer una demanda futura. Los inventarios permiten a la empresa tener un historial actual del comportamiento de las mercaderías, ayudando así a enfrentar la demanda de bienes. Funciones del inventario Ofrecer un almacenamiento de bienes para cubrir la demanda anticipada de los clientes. Tomar ventaja de los descuentos por cantidad, Protegerse de los precios altos (inflación). Protegerse contra inventaros agotados (clima, escases, proveedores). Permite que la producción vaya en camino a lo propuesto Permite a los propietarios tomar decisiones. Administración de inventarios Aumenta la proporción de productos con la menor cantidad de recursos posibles, cuidando siempre el aspecto de calidad, recurso humano y material. De esta manera incrementa la productividad de la empresa, por medio de métodos y sistemas para controlar los inventarios dentro de la bodega. 6

144 Métodos de valuación de existencias o inventario Es la valorización de las existencias de materiales directos de una empresa al final de un periodo mensual o anual, ya que dependiendo el método, el valor de los inventarios tendrán precios actuales o precios antiguos o un valor promedio. Existen diferentes tipos de inventarios o valuación de existencias, para este tipo de industria se recomienda aplicar el método Primeras en entrar, primeras en salir (PEPS). Ya que los productos se rotan rápidamente. Primero en entrar, Primero en salir. (PEPS) Los primeros artículos que entran al almacén o a la producción son los primeros en salir. Por lo tanto al finalizar el ejercicio, las existencias quedan prácticamente registradas a los últimos precios de adquisición. Para qué sirven los inventarios? Para ver de forma general, con lo que cuenta la empresa y así desarrollar las diferentes actividades, tales como: compras y ventas. 7

145 Ejemplo Arrocera Las Tres estrellas compra productos durante el mes de enero del año xx, los cuales detalla a continuación. 25qq de clase A (arroz extra) 40qq de clase B (arroz súper) 30qq de clase C (arroz primero) Durante el mes de febrero se compró: 15 de clase C (arroz de primero) 8 de clase A (arroz extra) 4 de clase B (arroz súper) Durante el mes de febrero se vendieron: 32 de clase A (arroz extra) 28 de clase B (arroz súper) 30 de clase C (arroz primero) Indicar las existencias de compras de arroz de cada clase en los meses de enero y febrero del año xx. Arrocera Las Tres Estrellas Método PEPS Entradas Salidas Existencias No. Fechas A B C A B C A B C 1 Enero Febrero Febrero Fuente: propia (2014). 8

146 Clase A febrero 1qq B enero 12 y febrero 4 C febrero 15 Ejemplo Cuadro modelo de control de inventarios PEPS. Arrocera Las Tres Estrellas 9

147 Registro de Existencias Ficha Kárdex Producto: Mínimo: Unidad de Compra: Unidad de Medida: Otra unidad de presentación: Proveedor: Código: Máximo: Contenido: Contenido: Ingreso Salida Saldo Documento Fecha Cantidad Valor.Q. Cantidad Valor.Q. Cantidad Valor. Q. Revisado por: Jefe de bodega. Arrocera Las Tres Estrellas 10

148 Requisición de Bodega Requisición a bodega Fecha: Área: Encargado de Área: Firma: Código Producto Unidad de Cantidad Costo Costo medida unitario Total. Q Total Q. Encargado por: Jefe de bodega Recibido por: Colaborador Arrocera Las Tres Estrellas 11

149 Orden de Compra Fecha: xx/xx/xx Departamento de: Código Descripción Minim0 Máximo Cantidad solicitada Unidad de compra Fecha ultima de compra Elaborado por: Jede de bodega Firma: Recibido por: Jede de compras Cotizado por: Asistente de compras Arrocera Las Tres Estrellas 12

150 Registro de materias Primas Sección: Proveedor Código Tipo y Fecha de Cantidad Conformidad o Fecha de sub tipo recepción existente incidencia caducidad o de producto Firma y fecha devolución. Arrocera Las Tres Estrellas 13

151 Arrocera Las Tres Estrellas 14

152 Arrocera Las Tres Estrellas 15

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