Manual de Normas y Procedimientos sobre. Control de Activos Fijos en FONATUR-BMO

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1 Manual de Normas y Procedimientos sobre Control de Activos Fijos en FONATUR-BMO Octubre de 2004

2 Í n d i c e Página I. PRESENTACIÓN 3 II. OBJETIVOS 4 III. MARCO JURÍDICO 5 IV. NORMAS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES 7 IV.1. DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES 8 IV.2. DE LOS INVENTARIOS 10 IV.3. DE LOS RESGUARDOS 12 IV.4. DE LOS EXPEDIENTES 13 IV. 5. DEL ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES 14 V. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN 16 V.1. V.2. PROCEDIMIENTO PARA EL ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES. 16 PROCEDIMIENTO PARA EL ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES. 19 V.3 PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES PROPIEDAD DE FONATUR-BMO. 21 VI. DIAGRAMAS DE FLUJO 2 3 VII. VIII. IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO SOBRE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS 3 5 FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO SOBRE ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES 4 0 FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO SOBRE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES 4 3 2

3 I. P R E S E N T A C I Ó N Con motivo de la nue va dinám ica que la Dire cción Gene ra l ha instruido, respe cto a l fortalecim iento financiero de la Entidad, con objetivos específicos planteados para lograr la eficiencia y rentabilidad, la Subdirección de Administración y Finanzas ha determ inado desconcentrar algunas funciones que se venían desarrollando en el Corporativo, a fin de que las sucursales y administraciones portuarias integrales desarrollen las actividades de carácter ope rativo y só lo quede n las funcio nes de dire cción, control, vigilancia y e valua ción en e l Corporativo, a excepción de aquellas funciones operativas que deban realizarse en el ámbito central, como es el pago de sueldos y salarios del personal adscrito a esta unidad y la adm inistración de los recursos materiales. Sobre este orden de ideas, las sucursales y adm inistraciones portuarias integrales deberán ejecutar diversas acciones con base en la presente normatividad para el Control de los Inventarios de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad en cada centro de trabajo, a fin de perm itir la custodia e ficie nte y el ade cuado mane jo del pa trimonio instituciona l. Al respecto, es importante mencionar que el presente manual tiene como base las disposiciones emitida s sobre la mate ria, estable ciendo la s no rmas jurídica s respe ctivas y lo s pro ce dim ientos de operación aplicables para llevar a cabo los trámites que permitan formalizar el control de los bienes muebles e inmuebles a travé s de l le va ntamiento y a ctualiza ció n de los inventa rios. En este sentido, el presente documento comprende los procesos mediante los cuales se determine e l contro l de lo s bie nes mue ble s e inmuebles, ta les como e l le vantam iento y a ctualiza ció n de inventa rio s, e l pro ce dim iento pa ra a ltas y ba jas de bienes, así como la asigna ción de resgua rdo s de los bienes que se destinan para el uso y manejo de los trabajadores adscritos a cada uno de los centros de trabajo. Dicho documento, incluye objetivos, marco jurídico que lo rige, normas, procedim ientos de operación donde quedan establecidas las acciones efectuadas por el Corporativo y por las sucursales y administraciones portuarias integrales, diagramas de flujo, formatos e instructivos de llenado. 3

4 II. O B J E T I V O S Conta r con la no rmatividad pa ra aplica r el co ntro l de los a ctivos fijo s y los bie nes inm ueble s que integran e l pa trimonio de FO NATUR -BMO. Cumplir con los pro cedim ientos de o pe ra ción en mate ria de le va ntam iento y a ctua liza ción de inventa rio s de biene s muebles e inmue bles, propiedad de FO NATUR -BMO, así como, controla r la asigna ción de los bienes muebles a los traba ja do res media nte las ho ja s de resgua rdo. Ejecutar el manejo adecuado de los procesos, con la finalidad de mantener eficientemente el co ntro l de los inventa rios de bie nes muebles e inmuebles de FO NATUR-BMO, así como, responsabilizar al personal de los bienes, patrimonio de la Entidad, para manejar en forma adecuada el mobiliario, equipo y herramientas asignados para el desarrollo de sus funciones. 4

5 III. MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Adm inistración Pública Federal. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley Federal de Turismo. Ley de P resupuesto, Co ntabilida d y Ga sto Público Fede ra l. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley General de Bienes Nacionales. Ley de Adquisicione s, Arrendamiento s y Se rvicios de l Se cto r P úblico. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley de Planeación. Ley de Ingresos de la Fe de ra ción pa ra el e je rcicio fiscal 2004 y la de e je rcicios subsecuentes. Código Fiscal de la Federación. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Reglamento del Código Fiscal de la Federación. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 5

6 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2004 y el de ejercicios subsecuentes. Acuerdo por el que se resectoriza BMO, en el sector coordinado por la Secretaría de Turismo. Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Adm inistración Pública Federal. D.O.F. 10 de diciembre de Relación de entidades paraestatales de la Adm inistración Pública Federal sujetas a la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Adm in is tra ción Púb lica Fe dera l. D.O.F. 3 de septiembre de Ma nua l de No rmas y P ro cedimiento s sobre Adquisiciones, Arrendam ientos y Se rvicios e n FONATUR-BMO. Autoriza do por e l H. Conse jo de Administra ción e n su cua rta sesión de l 25 de abril de Ma nua l de No rmas y P ro ce dim ientos sobre Ba ja y Destino Fina l de los Biene s Muebles de BMO. Autorizado por el H. Consejo de Administración en su primera sesión del 25 de abril de Ma nua l de No rmas y P ro ce dim ientos de C ontabilida d de FO NATUR -BMO. Autorizado por el Com ité de Normatividad de FONATUR-BMO en la primera sesión ordinaria del 12 de febrero de Ca tá logo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Se rvicio s (CABMS). Emitido por la ASFP en su última actualización del 20 de junio de 2003 y actualizaciones posteriores. 6

7 IV. DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES IV. 1. NORMAS 1. La Subdirección de Administración y Finanzas, a través de la, será la respon sab le de e labo ra r la norma tividad ju ríd ico admin is tra tiva para e l C on tro l de los Activos Fijos de la Entidad. 2. Por su parte, en las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, los Gerentes Generales a través de sus Gerentes o Jefes administrativos, y el Gerente de Adm inistración, a través del Jefe del Departamento de Recursos Materiales serán directamente responsables del control y manejo de los inventarios y resguardos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad. 3. La, a través del Departamento de Recursos Materiales deberán vigila r y controla r e l a de cuado mane jo de lo s inventa rio s y resgua rdos de lo s biene s muebles e inmuebles de la Entida d. 4. Todos los ce ntros de traba jo, debe rá n e fe ctua r e l le va ntamiento de los inventa rios, ta nto de los activos fijos, como de los bienes inmuebles que se encuentren asignados en las Sucursales y Adm inistraciones Portuarias Integrales a su cargo, incluyendo el Corporativo. 5. Asimismo, se debe rá realiza r semestra lmente la a ctualiza ción a los inventa rios de a ctivos, co n la finalida d de conta r co n inve nta rios rea les de lo s bie nes muebles e inm ueble s asignados a cada centro de trabajo, por lo que en los meses de junio y diciembre de cada ejercicio será ejecutado este procedimiento. 6. De igual manera, será obligatoria la elaboración de hojas de resguardos, donde quede debidamente especificado los trabajadores a los cuales les sea asignado algún activo fijo para la realización de sus actividades. 7. Para mayor comprensión sobre el manejo del presente documento, se entenderá por: LEY.- Ley General de Bienes Nacionales. SECRETA RÍA.- Se cre ta ría de la Funció n P ública, a tra vés de la Unidad de No rmatividad de Adquisiciones Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal. ENTIDAD.- Las Entidades Paraestatales que con tal carácter, determ ina la Ley Orgánica de la Adm inistración Pública Federal y la Ley Federal de las Entidades Paraestatales que con tal denominación se identifica a FONATUR-BMO. CA BMS.- Catálogo de Adquisciones, Bienes Muebles y Servicios. BIENES.- Los bienes muebles instrumentales y de consumo de dominio privado de la Federación, que figuren en los inventarios de la Entidad. 7

8 BIENES INSTRUMENTALES.- Los co ns iderad os como imp lemen tos o medios para e l desarrollo de las actividades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada la naturaleza y finalidad en el servicio. BIENES DE CONSUMO.- Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la Entidad, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro globa l en sus inventa rios, dada su na tura leza y fina lidad e n e l se rvicio. BIENES NO ÚTILES.- Los que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten funcionales, no se requieran para el servicio al cual se destinaron o sea inconveniente seguirlos utilizando. DESTINO FINAL.- La determ inación de enajenar, donar, permutar, transferir, destruir u otorgar en dación de pago los bienes no útiles. BAJA DE BIENES.- La cance la ció n de los registros de los bienes en lo s inventa rio s de la Entidad. NORMA S.- Las normas para la adm inistración y baja de bienes muebles de las Dependencias y Entidades de la Adm inistración Pública Federal. VEHÍCULOS.- Vehículos terrestres. INVENTARIO.-Catálogo que muestra en forma ordenada el número de identificación del conjunto de bienes muebles que conforman el activo fijo de un centro de trabajo. RESGUARDO.-Es el documento que muestra el grupo de bienes instrumentales que conforman el activo fijo que un trabajador de FONATUR-BMO, tiene bajo su custodia para el desarrollo de sus actividades. IV. 2. DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES 8. Todos los bienes instrumentales propiedad de FONATUR-BMO, serán susceptibles de asignarles un número de inventario, el cual deberá ser integrado por: Los dígitos identificadores del ramo presupuestal de FONATUR-BMO. Los dígitos identificadores del centro de trabajo. La clave que le corresponda al bien de acuerdo con el CAMBS. El número progresivo que determ ine cada centro de trabajo, para cada bien. El año de adquisición. 9. Todos los bienes instrumentales, así como los bienes de consumo en su caso, propiedad de FONATUR-BMO, serán sometidos a los procesos productivos de la Entidad y deberán ser utilizados únicamente para el desarrollo de las funciones asignadas, por lo que cualquier otro uso que se les diera, se estará sujeto a las medidas administrativas de las Leyes aplicables en materia. 8

9 10. Tratándose de bienes inmuebles, éstos deberán ser integrados en el registro de inventarios denom inado Registro de Bienes Inmuebles (ARM-CAF-05), en el cual deberán contener: tipo de inmueble, número de inventario, ubicación, superficie, superficie construida, giro del inmueble, valor, características de la construcción, situación jurídica y valor de avalúo. 11. Todos los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Entidad deberán estar integrados en el programa de seguros y en la póliza múltiple de seguros. 12. Los controles de los inventarios, deberán llevarse en forma electrónica y los números serán congruentes con los que aparezcan etiquetados o emplacados en los bienes muebles, debiendo agruparse de acuerdo a la estructura que presenta el CABMS. 13. Derivado de lo anterior, deberán presentarse en todos los reportes por grupos debidamente especificados y cuantificados, integrando costos de adquisición, depre cia ción; así como, la info rmación rela tiva a la a dquisición. 14. Respecto a los bienes de consumo, se llevará un registro global denominado Registro de Bienes de Consumo para su control, m ismo que deberá contener las m ismas especificaciones del control de inventarios, integrando además la información que se genere dentro de su vida útil. 15. Todo bien instrumental adquirido deberá ser dado de alta en el inventario de cada centro de trabajo al momento de su adquisición y su valor corresponderá al registrado en la factura, sin considerar el impuesto al valor agregado. 16. De la m isma manera, para el caso de bienes de consumo adquiridos, deberán ser dados de alta en el Registro de Bienes de Consumo, al momento de su adquisición y su valor corresponde rá al registra do e n la fa ctura, sin conside ra r e l impuesto a l valor agregado. 17. Respecto a los bienes que sean producidos por la Entidad, el valor que se le asignará será de acuerdo al costo de producción y deberán registrarse consecutivamente para su control, en un registro destinado para estos bienes, denom inado Registro de Bienes producidos en FONATUR-BMO. 18. Cuando los bienes carezcan de valor de adquisición, éstos podrán ser determinados para fines adm inistrativos de inventario por el responsable de los Recursos Materiales, considerando el valor de otros bienes con características similares, o por el avalúo obtenido por los valuadores acreditados como tales en la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales, o en su defecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes. 19. Cuando se carezca del documento que acredite la propiedad del bien, el responsable de los Re cu rso s Ma te ria les, para e fe ctos de co n tro l adm in is tra tivo p ro cederá a e labo rar una acta donde se hará constar que el bien es propiedad de la Entidad y que figura en sus respectivos inventarios. 20. Cuando se carezca de licencias, permisos u otra documentación requerida para el uso o aprovechamiento del bien, el área de Recursos Materiales deberá conjuntamente con el área que las utilice, realizar las gestiones pertinentes para su obtención o reposición. 9

10 21. Cuando un servidor público extravíe un bien, la Secretaría a través de la autoridad competente, podrá dispensar el fincamiento de responsabilidades en que incurra, cumpliendo co n los té rm inos y co ndiciones e stable cidos e n e l Artículo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y el responsable resarza el daño ocasionado mediante la reposición del bien por uno igual o de características sim ilares al extraviado o el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igua l o equiva lente. 22. Toda la documentación relativa a los actos que se realicen conforme a las presentes normas, se deberá conservar en forma ordenada y sistemática, cuando menos por un lapso de tres años, excepto la documentación contable en cuyo caso se estará a lo pre visto po r las disposiciones aplicables. IV. 3. DE LOS INVENTARIOS 23. Todos los bienes deberán agruparse de conformidad con la estructura del CABMS y el número progresivo, corresponderá a cada bien según la cronología de su adquisición. 24. Para la presentación de los inventarios de bienes muebles, deberá utilizarse el formato (ARM-CAF-01), siempre firmado po r los se rvido res público s que inte rvienen en las principales etapas que corresponden a la elaboración, revisión y autorización. 25. Corresponderá a cada responsable de Recursos Materiales en cada centro de trabajo, llevar el registro y asignar los números de inventario, sin desfasar ningún número, deb ien do s iemp re ser con g rue nte co n la secuen cia nume ra l. 26. Por lo anterior, será responsabilidad del encargado de Recursos Materiales, de conform idad con las Leyes aplicables, la correcta asignación secuencial de números de inventario. 27. En cada centro de trabajo, por cada bien deberá existir un expediente donde se co nse rven los do cumento s de adquisició n y cua lquie r o tra e videncia que ampa re modificación o reparación que se le efectúe al m ismo, debiendo revisar y actualizar por lo menos una vez en cada ejercicio fiscal. 28. Pa ra la e labo ra ción de lo s inventa rios, se rá ne cesa rio rea liza rlo en una ho ja de cá lculo utilizando el programa Excel. 29. Por cada número de inventario, se elaborará una tarjeta, etiqueta o placa de identificación que se colocará en lugar visible del bien, con la finalidad de identificarlo a simple vista y se deberá sustituir cada vez que ésta se maltrate, se retire o sea ilegible. 30. Los inventa rios de los bie nes muebles propieda d de la Entidad en ca da centro de traba jo, deberán realizarse y verificarse cada semestre del ejercicio fiscal, en los meses de junio y diciembre co n la fina lidad de mantene r a ctua lizada la info rmación pa ra la toma de decisiones, debiendo integrarse con costos. 31. El método, período y tasa de depreciación, así como la fecha en la cual se inicia dicha depre cia ción, se rá pre cisado po r las á rea s de co ntabilida d e n cada centro de traba jo, a l momento de generar la póliza contable, apoyados en las normas y políticas del catálogo de cuentas. 10

11 32. Los inventarios semestrales, una vez autorizados por el Gerente General del centro de trabajo deberán ser remitidos a la Subdirección de Adm inistración y Finanzas, a través de la del Corporativo, dentro de los siguientes diez días hábiles después del cierre semestral, con la finalidad de conformar el inventario debidamente actualizado de la Entidad. 33. Asimismo, el co ntro l de lo s bie nes de consumo a l igua l que e l inve nta rio se realiza rá cada semestre del ejercicio. 34. De la misma mane ra, e l control de los bienes pro ducidos po r la Entida d, a l igual que e l inventario se realizará cada semestre del ejercicio fiscal. 35. De conform idad con lo dispuesto en el numeral 8 de la presente normatividad, todo bien deberá identificarse en el inventario de la siguiente manera: I I Los primeros cinco dígitos son los del ramo presupuestal al que identifica a la Entidad. 2.- Los siguientes dos dígitos serán los identificadores de los centros de trabajo: 01 Corporativo 02 Loreto 03 Los Cabos 04 Ixtapa 05 Cancún 06 Huatulco 10 Cuenca de México 13 API Los Cabos 14 API Huatulco 3.- El código alfanumérico de diez caracteres que precede, corresponde a la Clave del bien de acuerdo con el CABMS 4.- Los tres siguientes dígitos, corresponderán al número progresivo del bien 5.- Los últimos dos dígitos corresponderán al año de su adquisición Así, éste número identifica al camión pick-up, número 1 del consecutivo propiedad de FONATUR-BMO, ubicado en la sucursal Cancún, que fue adquirido en el año Cada grupo de caracteres deberá estar separado por un punto 36. Las áreas de Recursos Materiales en Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, incluyendo el Corporativo, serán las encargadas de realizar la verificación física de los inventarios. 37. Corresponderá a la Gerencia de Adm inistración, a través del Departamento de Recursos Materiales del Corporativo, realizar las revisiones técnico administrativas de los inventarios de las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, con la finalidad de unificar criterios en la aplicación de las normas, así como de apoyar con la capacitación a estas pa ra la integra ción a de cuada de lo s inventa rios. 11

12 IV. 4. DE LOS RESGUARDOS 38. El resgua rdo individua l tiene po r obje to contro la r la asigna ción de biene s mue bles a los servidores públicos, por lo que el registro se llevará mediante dispositivos electrónicos a través del programa destinado para este fin. 39. El resguardo individual se denom inará Cédula de Resguardo (ARM-CAF-02) y debe rá co ntene r la siguie nte info rmación: Del usuario: nombre completo, iniciando por el apellido paterno, materno y nombre (s), número de empleado, puesto, área de adscripción y ubicación, así como su firma de conform idad. De los bienes: Número de inventario, descripción general del bien, marca, modelo y número de serie. En el caso de los vehículos y otros equipos que lo requieran se deberá registrar el número de motor. Nom bre y firma del responsable de su elaboración, así como del responsable de su verificación. 40. Cada servidor público que utilice para el desarrollo de sus actividades encomendadas, algún bien instrumental, el área de Recursos Materiales deberá elaborar mediante el formato (ARM-CAF-02) una cédula de resguardo, donde se especifiquen los bienes resguardados. 41. Al momento de su ingreso de cualquier servidor público a la Entidad, y una vez asignadas sus funciones y bienes, el área de Recursos Materiales en Sucursales y Administraciones Portuarias Inte grales, incluyendo e l Corporativo, debe rán mediante e l formato (A RM- CA F-02) elaborar la respectiva cédula de resguardo. 42. Cuando un servidor público, por cualquier causa deje de laborar en algún centro de trabajo de FONATUR-BMO, el área de Recursos Materiales de éste, será el encargado de recibir los bienes en resguardo e informar mediante escrito al área de Recursos Humanos, la entrega de los bienes, con la finalidad de liberar al servidor público del resguardo. 43. Todo se rvido r público que requie ra la ex clusión de a lguno de los bie nes integra dos en su resguardo por no tener la custodia, deberá solicitar mediante el formato (ARM-CAF-03), debidamente autorizado por el Gerente de su área, su elim inación al área de Recursos Mate riales. 44. De co nfo rm idad co n lo esta ble cido en el Artículo 48 de la Le y de P resupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal; cuando un servidor público extravíe un bien, el área de Re cu rsos Ma te ria les deberá le van ta r una Acta como cons ta n cia de los he ch os y cump lir co n las fo rmalidades estable cidas en la s disposiciones le gales aplicables, pues corresponderá a la Secretaría, a través de la autoridad competente, dispensar el fincamiento de responsabilidades, siempre y cuando el responsable resarza el daño ocasionado mediante la reposición del bien por uno igual o de características sim ilares al extraviado o el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igua l o equiva lente. 12

13 45. Cuando un bien sea robado o siniestrado, el resguardante deberá dar aviso de inmediato a las áreas de Recursos Materiales, a fin de que éstas procedan a levantar una acta adm inistrativa como constancia de hechos, misma que deberá ser entregada al servidor público re sgua rdante, a fin de que le vante una a cta a nte la a uto ridad co rrespondie nte y así da r cumplim iento a las fo rmalidades estable cidas en las disposicio nes lega les aplicables. 46. En caso procedente, las áreas de Recursos Materiales en las Sucursales y Adm inistraciones Portuarias Integrales, incluyendo el Corporativo, serán las responsables de solicitar la reposición del bien a la aseguradora contratada, debiendo avisar a la Ge ren cia de Admin is tra ció n para su con tro l en e l trámite de repos ición. 47. Corresponderá al área de Recursos Materiales de cada centro de trabajo, llevar el control de los movimientos de los resguardos de bienes. 48. Solamente se podrán hacer cambios en los resguardos de bienes, a través de las áreas de Recursos Materiales en cada centro de trabajo, con la finalidad de verificar en cada movimiento los números de inventario y serie de los bienes. 49. En los resguardos, se deberán incluir los bienes de consumo; así como, los bienes producidos por la Entidad que estén en resguardo del servidor público. IV. 5. DE LOS EXPEDIENTES 50. Por cada bien instrumental que conforme el activo fijo, deberá existir un expediente (ARM-CAF-04), donde se conserven los documentos de adquisición y cualquier otra evidencia que ampare modificación o reparación que se le efectué al m ismo. 51. Dicho expediente, deberá contener la información básica del bien en su anverso referente a: descripción del bien, adscripción, número de inventario, documentos anexos, datos del proveedor, datos del resguardante, costo de adquisición, fecha de adquisición, fecha de co ntabiliza ció n, a plica ció n de la depre cia ció n, re gistro de re pa ra ciones mayo re s y da tos de la baja de activo fijo, entre otros. 52. En el reverso o interior, deberán existir los datos y/o la documentación correspondiente a las especificaciones de los cambios de resguardante, y la fecha y nombre de quien realice las actualizaciones. 53. Asimismo, los expediente s debe rá n conte ne r las fa cturas en o rigina l cuando sean adquiridas por cada centro de trabajo y en fotocopia, cuando sean adquiridas por el Corporativo, documentos que formarán parte integrante importante de la documentación de los expedientes. 54. En el caso de que las adquisiciones se ejecuten en el Corporativo, el área de Recursos Materiales deberá conservar la factura original, remitiendo copia de tal facturación al centro de trabajo donde quede radicado el bien adquirido. 13

14 55. Los expedientes de los bienes que conforman el activo fijo, deberán conservarse por las áreas de Recursos Materiales en cada centro de trabajo, con toda la información del bien. 56. Los expedientes de los bienes del activo fijo que hayan sido dados de baja, deberán co nse rva rse po r e l tiempo simila r a l que se aplica en la do cumenta ción contable (diez años). 57. Los expedientes deberán ser congruentes con los inventarios y deberán ser revisados y actualizados una vez cada ejercicio fiscal. 58. En cada revisión mencionada en el numeral anterior, se deberá elaborar el cálculo de la depreciación, de conform idad con lo establecido en el Código Fiscal de la Federación, con la información proporcionada por las áreas Contables de cada centro de trabajo. 59. Será responsabilidad en cada centro de trabajo, del encargado de Recursos Materiales, el resguardo y conservación de los expedientes de los bienes del activo fijo en un lugar especialmente destinado para tal fin. 60. Tratándose del expediente de bienes inmuebles, las Gerencias o Jefaturas Adm inistrativas en Su cu rsales y Adm in is tra cio nes Po rtuarias In teg rale s, deberán s olicita r la in fo rma ción co rrespo ndiente a la situa ció n jurídica de los biene s inmuebles pa ra e labo ra r los fo rmatos (ARM-CAF-05) e integrar los expedientes para conformar el inventarios de éstos, debiendo enviar el original de dicho formato a la, debidamente firmado por el Gerente General del centro de trabajo para su registro. IV. 6. ASEGURAMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 61. La Subdirección de Administración y Finanzas, a través de la en el Corporativo será la responsable de asegurar todos los bienes muebles e inmuebles que integre n e l pa trimonio de la Entidad. 62. Para tal efecto, la en coordinación con el Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo serán las responsables de llevar a cabo el proceso de a dquisición sobre e l aseguramie nto de los bie nes muebles e inmuebles que más convenga a la Entidad. 63. Para llevar a cabo tal acción, la en coordinación con el Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo deberán programar dentro del presupuesto de la Entidad de cada ejercicio fiscal, los recursos necesarios para hacer frente al gasto que se origine por este concepto. 64. Por su parte, los Gerentes Generales de Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, a través de sus Gerentes o Jefes Administrativos deberán contar con sus inventarios de bienes muebles e inmuebles debidamente actualizados, a fin de que la en coordinación con el Departamento de Recursos Materiales, a l so licita r dicha info rmación, cuente n con la do cumenta ción ve raz pa ra pro cede r a elaborar las bases y anexos técnicos necesarios para ejecutar el proceso de adquisición de l a seguram iento. 14

15 65. Debido al requerim iento de especificaciones técnicas para efectuar el proceso de adquisición de la pó liza de aseguram iento, la Ge rencia de Administra ción en e l Corporativo deberá contratar una asesoría que con base en su experiencia, datos curriculares y amplio conocimiento en la materia, proporcionen los beneficios más co nvenientes, que pe rm itan la e labo ra ció n de las base s y lo s anexos té cnicos ade cua dos para la Entidad. 66. La Entidad podrá cele bra r la co ntra ta ción pa ra e l aseguramie nto de los biene s muebles o inmuebles de mane ra anua l, bia nua l o tria nua l, según le co nvenga a los inte re ses de la misma, p revia la s olicitu d que se fo rmu le a n te la SHCP para comp rome te r re cu rso s de ejercicios fiscales posteriores, y siempre y cuando dicha solicitud se presente en tiempo y forma de acuerdo a las disposiciones que emita esta Dependencia Globalizadota, co ntando con ta l auto riza ción antes de inicia r el pro cedimiento de adquisición. 67. El procedim iento para la adquisición de la póliza de aseguram iento deberá efectuarse, de a cue rdo a lo estable cido e n el Manual de No rmas y P ro cedimie ntos en mate ria de Adquisiciones, Arrendam ientos y Servicios vigente y debidamente registrado en el acervo no rmativo de la Entidad en la Subdire cción de Comercia liza ción y Co ntro l de Ca lidad. 68. Es requisito indispensable, que todos los bienes muebles e inmuebles queden integrados dentro de la póliza de aseguramiento, por lo que aquellos bienes adquiridos de manera posterior a la contratación de dicha póliza deberán ser integrados a la m isma, mediante la solicitud que el Departamento de Recursos Materiales form ule ante la Aseguradora contratada. 69. En el caso de los bienes que se adquieran en las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, éstas a través de los Gerentes o Jefes Administrativos deberán solicitar por escrito a la Ge rencia de Adm inistra ció n, la inco rpo ra ción de los nue vos bienes a dquiridos, debiendo señalar el bien y sus características, así como anexar fotocopia de la factura pa ra se r integra dos a la póliza de aseguramiento. 70. Asimismo, cando se tra te de ba ja de biene s integrantes de l pa trimonio instituciona l, las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, a través de los Gerentes o Jefes Adm inistrativos deberán notificar por escrito a la Gerencia de Adm inistración la baja en la póliza de aseguram iento, a fin de que el Departamento de Recursos Materiales notifique dicha baja ante la Aseguradora contratada, debiendo anexar la relación de los bienes y la suma asegurada con la que se registró inicialmente su aseguramie nto. 71. Al recibir la solicitud de baja de los bienes, el Departamento de Recursos Materiales, deberá verificar que las sumas aseguradas que reportan los centros de trabajo, sean las equivalentes a las registradas al momento de la contratación de la póliza de seguros, requiriendo según sea el caso, el apoyo de las áreas Contables en el Corporativo para cotejar y determ inar las sumas reportadas. 72. Asimismo, el Departamento de Recursos Materiales efectuará el trámite correspondiente a la alta o baja de los bienes dentro de la póliza de aseguram iento que se tenga contratada, a fin de solicitar los endosos correspondientes. 15

16 V. PROCEDIMIENTOS V.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES. RESPONSA BLE RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES EN EL CORPORATIVO, SUCURSALES Y APIS RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES EN EL CORPORATIVO, SUCURSALES Y APIS NO. DE A CTIVIDA D A CTIVIDA D Recibe bienes muebles en el c entro de trabajo. Los revisa, y en el caso de recibirlos de manera satisfactoria, firma el acuse de recibo. Procede a utilizar el formato (ARM-CAF-01), en programa Excel, y captura la información requerida en los Inventarios. Agrupa los bienes recibidos de acuerdo al CABMS, por número progresivo según cronología del bien adquirido utilizando el formato (ARM-CAF-01). Identifica las altas en el Inventario. Identifica los bienes con tarjetas, etiquetas o placas de identificación en lugar visible. Registra la alta en el Inventario de los bienes, ya sean instrumentales o de consumo que fueron adquiridos y recepcionados, así c omo los bienes producidos en FONATUR- BMO. Procede a asignar los números de Inventario, sin desfasar ningún número, debiendo ser congruente con la secuencia numeral. Elabora e integra los expedientes (ARM-CAF-04). Conc luido el Inventario, imprime los formatos (ARM-CAF-01) y los firma como responsable de su elaboración. Recaba las firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y autorización. Determina las bajas de bienes por no ser útiles, robo o extravío, siniestro o cambio de asignación. En el caso de las bajas de bienes no útiles se llevará a cabo el procedimiento respec tivo, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos s obre E najenación y Destino Final de los Bienes en FONATUR-BMO. En el c aso de robo o extravío levanta un acta adminis trativa sobre los hechos ocurridos y otra acta ante la autoridad correspondiente por tratarse de bienes propiedad de la Nación. 16

17 V. PROCEDIMIENTOS V.1. PROCEDIMIENTO PARA EL ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES. RESPONSA BLE NO. DE A CTIVIDA D A CTIVIDA D En el caso de siniestro, adicionalmente a la actividad anterior, se le da aviso a la Aseguradora c ontratada y a la G erencia de Administración y proporciona la información solicitada para el reembolso del sinies tro. Identifica la o las bajas en el I nventario. Registra la baja en el Inventario de los bienes, ya sean instrumentales o de consumo que fueron adquiridos y recepcionados, así c omo los bienes producidos en FONATUR- BMO. En el expediente elaborado e integrado (ARM-CAF-04), s eñala todos los datos correspondientes a la baja: fecha del suceso, destino, causa, valores y observaciones según el caso. Conc luido el Inventario, imprime los formatos (ARM-CAF-01) y los firma como responsable de su elaboración. Recaba las firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y autorización. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN 21 Emite oficio, s olicitando Inventario c orrespondiente al cierre del semestre a todos los centros de trabajo, incluyendo el Corporativo. GERENCIA O JEFATURA ADMINISTRATIVA DE SUCURSAL O API 22 Recibe el oficio de solicitud y lo turna al área de Recursos Materiales, para que actualice y prepare en tiempo los inventarios. RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES Recibe instrucciones y procede a verificar físicamente los bienes que integran el Inventario del semestre inmediato anterior. Registra las altas y bajas en el Inventario para su actualización con los pasos antes descritos. Conc luido el I nventario, imprime los formatos (ARM-CAF-01) y los firma como responsable de su elaboración. Recaba las firmas de los servidores públicos encargados de la revisión y autorización. 17

18 V. PROCEDIMIENTOS V.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTREGA Y CONSERVACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES. RESPONSA BLE GERENCIA O JEFATURA ADMINISTRATIVA DE SUCURSAL O API NO. DE A CTIVIDA D A CTIVIDA D 27 Prepara oficio de envío, adjuntando la impresión del Inventario, debidamente firmado por los servidores públicos, as í como en medio magnético de Envía oficio e Inventario a la del Corporativo dentro de los primeros diez días hábiles posteriores al cierre semestral. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Recibe los Inventarios de las Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, incluyendo el del Corporativo. Procede a integrar el Inventario de la Entidad, quedando debidamente ac tualizado. FIN DEL PROCEDIMIENTO 18

19 V. PROCEDIMIENTOS V.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES. RESPONSA BLE RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES EN SUCURSALES, APIS Y CORPORATIVO NO. DE A CTIVIDA D A CTIVIDA D Una vez recibido el bien y conc luido el Inventario, procede a la asignación del mismo al trabajador que corresponda. Procede al llenado de la Cédula de Resguardo que corresponde al formato (ARM-CAF-02), verificando que el bien tenga números de inventario y de serie, as í como marca y modelo de és te. Asimismo, una vez as ignadas las func iones y bienes al personal de nuevo ingreso, procederá a elaborar la respectiva Cédula de Resguardo utilizando el formato (ARM-CAF-02). Una vez ac tualizadas las Cédulas de resguardo, procede a recabar las firmas de los usuarios de los bienes. Una vez recabadas las firmas en la Cédula de Resguardo, procede a firmarlas como responsable de la elaboración. Recabadas las firmas en la Cédula de Resguardo, procede a integrar el concentrado que servirá como complemento del Inventario. ÁREAS TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES, APIS Y CORPORATIVO 7 Solicitan mediante el formato (ARM-CAF-03) el cambio de asignación o la baja en la Cédula de Resguardo de alguno de los bienes que tengan bajo su custodia. RESPONSABLE DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES EN SUCURSALES, APIS Y CORPORATIVO Una vez c oncluido el Inventario, procede a la actualización de los formatos (ARM-CAF-02), o bien, recibe formato (ARM-CAF- 03). A simismo, c uando por necesidades de trabajo, s ean sus tituidos o entregados nuevos bienes al servidor público, procederá inmediatamente a recabar la información de los bienes y a ac tualizar la Cédula de Resguardo. A l momento de que un trabajador deje de laborar en el centro de trabajo, revisará los bienes que tenía en resguardo y mediante escrito informará al área de Rec ursos Humanos la entrega de los bienes, con la finalidad de liberar dicho resguardo. Verifica físicamente cada uno los bienes resguardados por el trabajador, revisando números de Inventario y de serie; así como marca y modelo de éstos. 19

20 V. PROCEDIMIENTOS V.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS CÉDULAS DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES. RESPONSA BLE NO. DE A CTIVIDA D A CTIVIDA D Revisa las Cédulas de Resguardo de los trabajadores, actualizando la información de los usuarios del que se descargue y al que se le asigne, así como la del o los bienes. Una vez actualizadas las Cédulas de Res guardo, procede a recabar las firmas de los usuarios de los bienes. Una vez recabadas las firmas en las Cédulas de Resguardo, procede a firmarlas como responsable de la elaboración. Recabadas las firmas en las Cédulas de Resguardo, procede a integrar el concentrado que servirá como complemento del Inventario. FIN DEL PROCEDIMIENTO 20

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