REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DE BIENES DE LA UNACH CAPITULO I

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1 REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DE BIENES DE LA UNACH CAPITULO I Art. 1.- DEL AMBITO El presente reglamento rige para los servidores de la Universidad Nacional de Chimborazo que tengan bajo su responsabilidad bienes que les permite cumplir con sus funciones. Art. 2.- DE LOS OBJETIVOS 1. Posibilitar la entrega oportuna de informacion relacionada con los activos, en forma concisa y clara para la toma oportuna de decisiones. 2. Determinar con precision a los custodios y unidades donde se ubican los activos. 3. Vincular apropiadamente el control contable con la administracion y custodia. 4. Facilitar a los custodios de los activos de un instrumento legal orientado al uso, conservacion y al conocimiento de los deberes y obligaciones relacionadas con los bienes que son sujetos de control. CAPITULO II Art. 3.- UNIDAD RESPONSABLE DE LOS BIENES.- La unidad de control de bienes sera la responsable del control de los bienes institucionales. Art. 4.- FUNCIONES Son funciones de la Unidad de Control de Bienes las siguientes: 1. Planificar, organizar, dirigir y ejecutar las actividades relacionadas con el registro detallad' y control de los activos de los bienes de la Universidad. 2. Suministrar oportunamente a todas las dependencias de la institucion los bienes, muebles y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a la disponibilidad. 3. Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado de los bienes de larga duraci6n, para la conciliacion correspondiente. 4. Actualizar el subsistema de registro y control de activos de los bienes. 5. Codificar cada uno de los bienes de la Universidad; 6. Realizar constataciones fisicas por lo menos una vez al alio en forma normal o cuando sea requerido por la autoridad competente, y cuando cambie el custodio a fin de determinar oportunamente las novedades significativas con respecto a la utilizacion, ubicacion y conservacion de los bienes. 7. Intervenir en los tramites de: Bajas, transferencias gratuitas, ingresos, egresos traspasos de activos de los bienes y preparar las actas correspondientes; 8. Mantener informacion sobre el movimiento de los bienes, personas responsables de la custodia y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de utilizacion y estado de conservacion. 9. Llevar registro actualizado de los bienes de la entidad calificados como activos con los datos de las caracteristicas generales y particulares como: Marca, tipo, valor, fecha de.-scion, color, numero de serie, dimensiones, etc.; 10. Proporcionar al Departamento de Contabilidad los movimientos del mes producidos en los activos de los bienes de la Universidad; A fin de que estos concilien con los registros y con las cuentas del Mayor General. NORMATIVE) INSTITUCIONAL 292

2 11. Cumplir con las normas y procedimientos para el control de los bienes Sujetos de Control. 12. Intervenir en la reception de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los contratos celebrados. CAPITULO III DEL CUIDADO Y EMPLEO DE LOS BIENES DE LARGA DURACION Art. 5.-CUIDADO DE LOS BIENES.- La responsabilidad en la tenencia y conservacion de los bienes corresponde a los funcionarios y trabajadores a quienes inmediata o directamente se hubieren entregados los bienes para el uso. Art. 6.- EMPLEO DE LOS BIENES.- Los bienes a los que se refiere este reglamento, solo se emplearan para los fines propios y nnicos relacionados con las actividades de la Universidad Nacional de Chimborazo. Es prohibido el uso de dichos bienes para fines politicos, electorales, o para otras actividades extratias al servicio de la institution. Art. 7.- RESPONSABILIDADES.- Las responsabilidades respecto a la conservacion de los bienes, cesard solo cuando el egreso o baja correspondiente se hubiere concluido y los saldos a cargo de los funcionarios y trabaj adores respectivos, de haberlos, se encuentren cancelados. Art. 8.- REGISTRO DE LOS BIENES.- La unidad de control de bienes realizard el registro de los activos, cumpliendo los siguientes procedimientos: 1. Mantener actualizados los registros pertinentes; 2. Participar en las entrega-recepción y actualizar los registros de los activos de los bienes de larga duration, 3. Intervenir en tramites de: bajas, transferencias, traspasos de los bienes de larga duraci6n y preparar las actas; 4. Vigilar que las distintas unidades administrativas mantengan los registros indispensables y produzcan la information adecuada; 5. Producir information trimestral sobre la existencia de los activos fijos en cada unidad administrativa. 6. Asesorar a las distintas unidades administrativas sobre la aplicacion del subsistema de control de activos fijos. Art. 9.- CONTROL PERIODICO.- La unidad de control de bienes realizard el control periodico de los bienes cumpliendo las siguientes actividades: 1. VerificaciOn de la codificacion de cada uno de los bienes. 2. Realization de constataciones fisicas, determinando las desviaciones significativas de utilization y conservacion de los bienes. 3. Verificaciones periodicas y sorpresivas sobre los siguientes aspectos: codificacion, estado, utilizacion, y custodio de los bienes. 293

3 CAPITULO 1V BASES CONCEPTUALES PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES Art Fundamentos Legates y Normativos La normativa y los fundamentos legales se ajustan a las disposiciones que consta en el Acuerdo No. 182 del 29 de diciembre del 2000, del Ministerio de Economia y Finanzas, publicado en el suplemento del Registro Oficial No. 249 de Enero del 2001, y que en use de sus facultadles legales, entre otros acuerda: Art.l. Aprobar y expedir los Principios del Sistema de AdministraciOn Financiera, los Principios y Normas Tecnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catalogo General de Cuentas, las Normas Tecnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y las Normas Tecnicas de Tesoreria, para su aplicacion obligatoria en las entidades, organismos, fondos y proyectos que constituyen el Sector Pliblico no Financiero, normativa que sustituye a los principios, normas tecnicas, catalogo de cuentas y clasificador presupuestario que se encuentran vigentes a la fecha. Art. 4. El presente Acuerdo esta en vigencia a partir del 2 de enero del Art BIENES DE LARGA DURACION Alcance Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuation, erogaciones, capitalizables, baja y control de los bienes de larga duration, except() la perdida de los mismos. Aspectos generates Para determinar los valores de contabilizacion de los bienes de larga duration, se tendra en cuenta los siguientes conceptos: 1. Costo de adquisicion: comprende el precio de compra más los gastos inherentes a la misma. 2. Valor de donacion: comprende el asignado para su correspondiente registro, incluyendo los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operation. 3. Valor contabie: comprende el costo de adquisicion o de donacion, más los incrementos o disminuciones durante la vida Util del bien. 4. Valor en libros; comprende el valor contable menos la depreciation acumulada. Los muebles e inmuebles seran registrados como Bienes de Larga Duration siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos: 1. Que scan bienes de propiedad privativa del Estado 2. Que estén destinados a actividades administrativas y/o productivas. 3. Que generen beneficios econornicos futuros. 4. Que su vida fail estimada sea mayor a un 5. Que su costo de adquisicion sea igual o mayor a 100 Mares Americanos. 6. a su naturaleza. NORMATIVO INSTITUCIONAI, 294

4 Art.12.- Valoracion Las inversiones en bienes de larga duracion deberan contabilizarse al precio de compra, incluyendo los derechos de importation, fletes, seguros, instalacion, impuestos no reembolsables, más cualquier valor directamente atribuible para poner el Nen en condiciones de operation y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deduciran del costo de adquisicion. Los gastos de financiamiento de las inversiones de larga duracion formaran parte del costo del bien, en la medida que sean devengados durante el periodo previo a su entrada en funcionamiento. Los gastos incurridos con posterioridad al periodo antes indicado, seran reconocidos como gastos de gestion. Art. 13.-Erogaciones capitalizables. Las adiciones, mejoras y reposiciones vitales destinadas a aumentar la vida util estimada, la capacidad productiva, o el valor de los bienes de larga duracion, deberan registrarse como erogaciones capitalizables del bien. Los costos asignados a las partes o piezas que se reemplacen o sustituyan, deberan disminuirse del valor contable del bien. Las reparaciones extraordinarias que aumentan significativamente la vida util estimada o la capacidad productiva de los bienes de larga duraci6n, deberan registrarse como erogaciones capitalizables del bien. Los gastos en reparaciones ordinarias, producto del mantenimiento y conservation de la capacidad de use del bien, deberan registrarse como gastos de gestion. Art. 14.-Disminucion y baja de bienes de larga duraci6n. La yenta, permuta, entrega como parte de pago, donation, exclusion de inventario u otra forma de traspaso de dominio de los bienes de larga duracion, debera registrarse, eliminando el valor contable del bien y la depreciation acumulada. La diferencia que se produzca entre los valores antes indicados constituird el costo del bien y se contabilizard en la cuenta respectiva del grupo gastos de gestion. El derecho monetario a percibir por la yenta o liquidation de los bienes de larga duracion, se registrard como ingresos de gesti6n. La utilidad o perdida por la liquidation de los bienes de larga duracion, se obtendra como resultado de la aplicacion del metodo indirecto. Art. 15.-Del Control de bienes de larga duraci6n. En el catalogo de cuentas institucional sera obligatoria la apertura de los conceptos contables, en terminos que permita su control e identification y destino o ubicacion. El valor contable de los bienes de larga duracion debera ser controlado en registros auxiliares bajo alguna de las siguientes opciones: 1. Cada bien en forma individual. 2. Por cada componente del bien, en la medida que la vida util de cada parte o pieza que lo conforme sea diferente. 3. Por el conjunto de bienes, cuando la adquisicion sea en una misma fecha y las partes o piezas de la compra conformen un todo 295

5 Art. 16.-DEPRECIACION DE BIENES DE LARGA DURACION Alcance Esta norma establece los criterios para determinar la perdida de valor por el uso, desgaste fisico u obsolescencia de los bienes de larga duracion. Vida fitil Los bienes de larga duraci6n destinados a las actividades administrativas, productivas o que se incorporen a proyectos o programas de inversion, se depreciaran empleando la siguiente tabla de vida tltil: TIPO DE BIEN VIDA UTIL ESTIMADA (ASIOS) Administ. Produccion Proyectos Edificaciones - HormigOn Armado y Ladrillo Ladrillo (o Bloque) Mixto (ladrillo o Bloque y Adobe o madera Adobe Maiera Maquinaria y Equipos 10 UPE* 10 Muebles y Enseres Instalaciones 10 UPE 10 Equi!.os de computacion Vehictilos 5 UPE 5 UPE Unidades de Produccion Estimadas. La vida Util de maquinarias, equipos, vehiculos e instalaciones especializadas, sera la establecida en los catalogos o especificaciones tecnicas del fabricante. Las reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones capitalizables obligaran al recalculo del monto de la depreciacion, en terminos de la reestimacion de la vida Otil del bien. Valor residual Para los bienes de larga duracion, se determinard un valor residual equivalente at 10% de su valor contable. NORMATIVO INSTITUCIONAI, 296

6 Metodo de calculo. La cuota de depreciacion proporcional de los bienes de larga duracion, destinados a actividades administrativas o incorporados a proyectos o programas de inversion, se determinard aplicando el metodo de linea recta, basado en la siguiente formula: CDP = Valor contable (-) Valor residual Vida fitil estimada.n = Niimero de meses a depreciar el activo. /12 xn La cuota de depreciacion proporcional de bienes de larga duracion, destinados a actividades productivas, se determinard aplicando el metodo de unidades de tiempo o unidades de produccion, basado en la siguiente formula: CDP = Valor contable (-) Valor residual Total unidades de tiempo o produccion estimadas. En los bienes de larga duracion destinados a las actividades productivas, que por sus caracteristicas sean imposible emplear el metodo de unidades de tiempo y producci6n, se aplicard el metodo de linea directa. La depreciacion determinada bajo el metodo de linea recta, preferentemente se registrard al termino de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada mediante el metodo de unidades de produccion, se contabilizard en funcion del proceso productivo. Art. 17.-Contabilizacion La depreciacion se reflejard en la contabilidad mediante la amortizacion periodica, prorrateada en funcion del valor contable del bien, durante el tiempo establecido en la tabla de vida util, desde la fecha que se encuentra en condiciones de operation y cumpla el objetivo para el cual fue adquirido. Para contabilizar la depreciacion, se empleard el metodo indirecto, manteniendo en las cuentas de bienes de larga duracion el valor contable y en cuentas complementarias la acumulacion de la amortizacion respectiva. El monto de la depreciacion de los bienes destinados a las actividades administrativas se reflejard como gastos de gestion, en cambio la originada en procesos productivos o en proyectos o programas de inversion, incrementard el costo del producto esperado. Art. 18.-AMORTIZACION DE CARGOS DIFERIDOS Los costos acumulados de software de base o de aplicacion y versiones de actualization, registrados como inversiones diferidas, se distribuiran como gastos de gestion proporcionalmente durante la vida util estimada. Los gastos prepagados se amortizaran a la fecha de expiration, use o devengamiento. Art. 19.-Contabilizacion En la contabilizacion de la amortizacion se empleard el metodo indirecto, manteniendo en las cuentas de cargos diferidos el valor contable y en cuentas complementarias la acumulacion de aquella, de acuerdo con el tiempo transcurrido. 297 Al termino del tiempo estimado de amortizacion de los cargos diferidos se procederd a liquidar las cuentas que intervinieron en el proceso. NORMATIVO INSTITIICIONAL

7 Los gastos prepagados estaran exentos del procedimiento antes indicado, su regularizacion se registrard directamente contra la cuenta de gastos respectiva, hasta su extinci6n. Art. 20.-REGISTROS.-Para conciliar con los informer producidos por la Seccion de Control de bienes se han diseriado registros que contienen la informacion relacionada con las caracteristicas de los bienes, el codigo asignado en cuanto a la ubicacion, al usuario de los mismos, al tipo de bien y el nlimero especifico de ingreso a la Universidad. Art. 21.-CODIFICACION.-Para identificar cada uno de los bienes de la Universidad Nacional de Chimborazo se establece una codificacion numerica, que ubicados en los diferentes campos y niveles proporcionan informaci6n sobre: I. Tipo del bien; 2. Sub. Tipo del bien; 3. Clase del bien; 4. Codigo del bien; 5. Dirección, 6. Area; 7. SecciOn 8. Sub-seccion. La estructura y descripcion de la codificacion establecida para el control contable y fisico de los activos fijos podra incrementarse en funci6n del tamario y estructura organica de la institucion, volumen de bienes y demos niveles que se consideren necesarios para la identificacion de los bienes. Art. 22.-INGRESO DE BIENES AL PATRIMONIO UNIVERSITARIO.-Todos los bienes qr la Universidad ingrese por compra, transferencia gratuita, legados, donaciones y construcciones seran registrados como parte del Patrimonio institucional. Art. 23.-EGRESO DE BIENES.- Cuando se produzca la yenta de bienes mediante cualquiera de las modalidades, a saber, remate al martillo, remate en sobre cerrado o yenta directa o al producirse la baja o la transferencia gratuita de los bienes, se procedera a registrar el egreso del patrimonio universitario y la respectiva actualizacion en los registros. Art. 24.-TRASPASO DE BIENES.-_Es el traslado de los bienes, de una a otra unidad administrativa; esta situacion no afecta al patrimonio de la entidad por constituir un movimiento interno. Este proceso se realiza utilizando el formulario "Nota de Transferencia de Bienes", este movimiento se legaliza al llenar y firmar el formulario. Art. 25.-ENTREGA-RECEPCION Y ACTUALIZACION DE BIENES.- El cambio, la ausencia temporal o definitiva de los responsables de una dependencia, obliga a efectuar la entrega-recepción de los bienes entre los custodios entrante y saliente, participando la Seccion Control de Activos Fijos, la cual procedera a realizar la corstptacion fisica de los bienes en presencia de los responsables y concluir con la 1 -r.pcion de las correspondientes actas. Art. 26.-CONSTATACION FiSICA DE ACTIVOS FIJOS.-_Con la constatacion fisica de los Activos Fijos se persigue los siguientes objetivos: VADEMLCUM

8 1. Mantener actualizados los inventarios 2. Confirmar la ubicacion, existencia real de los bienes, y estado de conservacion. 3. Conciliar los saldos fisicos con los contables. 4. Realizar acciones correctivas necesarias en caso de establecerse faltantes. 5. Determinar bienes obsoletos o inservibles Art. 27.-ALCANCE Y PERIODICIDAD.- Las constataciones fisicas de los Bienes de Larga Duracion se realizaran por lo menos una vez al aiio y cuando lo requiera la autoridad competente en forma general y parcial, su periodicidad estard en funcion de los montos involucrados, movimientos, naturaleza y posibilidades de perdida Control Bienes, por iniciativa propia realizard las constataciones fisicas sorpresivas de los bienes que estén bajo la responsabilidad de un custodio, gesti6n que tambien concluye con la suscripci6n de la correspondiente acta y anexos. En estos casos sera necesaria la presencia del respectivo custodio o su representante legal. Art. 28.-REPOSICION DE BIENES 0 RECTIFICACION DE VALORES.-En cumplimiento a las disposiciones legales se ha diseilado el correspondiente procedimiento que permite identificar a los responsables, facilitando la reposicion de los bienes desaparecidos o dafiados totalmente sin justificacion, o la restitucion de los valores pertinentes. Art. 29.-RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACION DE LOS BIENES DE LARGA DURACION. Es responsabilidad en primer lugar, del senor Rector, velar para que se implante y mantenga en funcionamiento las disposiciones del presente Reglamento. En relacion a los bienes ubicados en las dependencias, y deaths unidades, la responsabilidad por el cumplimiento de las disposiciones contempladas en este reglamento corresponde a las respectivas autoridades, jefes departamentales y custodios que tengan a su cargo bienes.. Art. 30.-RESPONSABILIDAD POR LA CUSTODIA.-En cada dependencia, o unidad se identificard a los servidores encargados de la custodia de los bienes, y se mantendran registros individuales por cada clase de bien. La responsabilidad sobre el mantenimiento actualizado de tales registros recae en el titular de cada unidad. La responsabilidad de los bienes faltantes recae directamente en el custodio a cuyo cargo se encuentren dichos bienes. Cuando se produzca la ausencia definitiva de los servidores pertenecientes a una determinada unidad, el titular vigilard que se efectue la devolucion de los bienes entregados para uso de dicho servidor y asignard la responsabilidad de la custodia de los bienes, temporalmente, a otro servidor de la misma unidad, hasta tanto se produzca una reasignacion definitiva de los correspondientes bienes. Art. 31.-RESPONSABILIDAD POR EL USO.-Cada servidor universitario, sera responsable por el uso y conservacion de los bienes que utilice para el cumplimiento de sus funciones; con tal proposito Control de Bienes y para cada unidad se utilizard la documentacion respectiva. 299

9 Los Art. 32.-BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS.-_Los bienes que por su costo inferior a 100 Mares no reiman las condiciones necesarias para ser clasificados como activo de Larga Duraci6n, pero que tengan una vida superior a un alio, serail considerados como bienes sujetos a control, tales como los siguientes: 1. Util.:s de oficina: perforadoras, engrapadoras aguzadores, papeleras etc. 2. Utensilios de cocina: cucharas, cuchillos, bandejas, charoles, tazas. platos etc. 3. Instrumental e insumos medicos y de laboratorio: pipetas, buretas, tubos de ensayo, lancetas, reactivos quimicos en general, etc. 4. Publicaciones, pianos, revistas, periodicos etc. 5. Herramientas menores: desarmadores, martillos, playos, llaves, pinzas etc. 6. Utiles e Insumos de limpieza: escobas, trapeadores, atomizadores etc. 7. Pinturas, cuadros, placas, relojes de pared, nominativos. 8. Otros bienes que sin ser activos tengan una duraci6n mayor a un bienes de que trata este Reglamento estaran bajo el control de la Seccion de Control de Bienes y posteriormente la custodia directamente encargada a los servidores responsables de su use y conservacion. Este acto quedard respaldado con las firmas correspondientes de los servidores asignados. Art. 33.-INFORMACION PARA PROGRAMACION A continuacion se detallan las cuentas con los subtipos que se considera para el ingreso de los bienes de Larga Duracion. CODIGO DESCRIPCION BIENES MUEBLES MOBILIARIO MUEBLES DE OFICINA Y ADMINISTRACION ALFOMBRA r ANFORA ARCHIVADOR ARMARIO BANCA BUTACA CAJA MONEDERO CARTELERA CLOSET CORTINA ESCALERA ESCRITORIO ESTANTERIA MESA MODULAR PABELLON PERSIANA SOFA SILLA ' SILLON ' ' '02 MUEBLES DE USO EDUCACIONAL ANAQUEL ARCHIVADOR BUTACA 300

10 BANCA CABINA CANCEL CARTELERA CORTINA ESCRITORIO ESTANTERIA MESA MESON MODULAR PIZARRA PUPITRE SILLA TABURETE VITRINA MUEBLES DE USO RECREATIVO-DEPORTIVO MAQUINARIAS Y EQUIPOS EQUIPO DE OFICINA DE ADMINISTRACION CALCULADORA CAMARA FOTOGRAFICA EQUIPO DE SONIDO ESTRACTOR DE OLORES FAX FILMADORA GRABADORA LAMPARA MAQUINA DE ESCRIBIR RADIOGRABADORA REGULADOR DE VOLTAJE SUMADORA TELEVISOR VHS VENTILADOR EQUIPO EDUCACIONAL EQUIPO DE LABORATORIO DE INGENIERIA EQUIPO DE LABORATORIO CLINIC() EQUIPO DE LABORATORIO DE FISICA EQUIPO DE LABORATORIO DE QUIMICA FILMADORA PANTALLA DE PROYECCION PROYECTOR DE SLIDES RETROPROYECTOR SINTETIZADOR TELEVISOR VHS EQUIPO ASEO Y LIMPIEZA ABRILLANTADORA ASPIRADORA EQUIPO DE MEDICINA Y SANIDAD EQUIPO MEDICO EQUIPO ODONTOLOGICO 301

11 EQUIPO DE IMPRENTA Y PUBLICIDAD DUPLICADORA FOTOCOPIADORA GUILLOTINA ESPIRALADORA MAQUINA ANILLADORA MATRIZADORA DE PLACAS EQUIPO DE SEGURIDAD REVOLVER ESCOPETA EQUIPOS DEPORTIVOS E INSTRUMENTOS MUSICALES EQUIPO DEPORTIVO EQUIPO DE SONORIZACION INSTRUMENTOS MUSICALES EQUIPOS ELECTRICOS Y TELECOMUNICACIONES CENTRAL TELEFONICA CONSOLA DE OPERACIONES TELEFONO MAQUINARIA Y EQUIPO DE CONSTRUCCION MAQUINARIA Y EQUIPO INDUSTRIAL EQUIPO DE INGENIERIA EQUIPO DE LABORATORIO DE ELECTRICIDAD VEHICULOS AUTOMOVILES BUSES DOBLE TRACCION :, 004 MOTOS BICICLETAS HERRAMIENTAS C.A1 HERRAMIENTAS EQUIPOS SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS EQUIPO PROCESAMIENTO DE DATOS AMPLIACION DE MEMORIA COMPUTADOR CD EXTERNO HUB MOUSE MEMORIA REGULADOR DE VOLTAJE SCANER TARJETA DE SONIDO UPS C ZIP DRIVE SOFTWARE LIBROS Y COLECCIONES LIBROS Y COLECCIONES DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS '? LIBROS Y COLECCIONES BIBLIOTECA GENERAL 1 3. LIBROS Y COLECCIONES FAC. CIENC1AS EDUCACION NORM ATIVO INSTITUCIONAL 302

12 CAPITULO V DEL CONSEJO UNIVERSITARIO DE LOS NIVELES DE RESPONSABILIDAD Art. 34.-El Consejo Universitario implantard las politicas institucionales adecuadas y pertinentes al cumplimiento de las funciones del personal relacionadas con la administracion, gestion, custodia y control de los bienes y recursos materiales que constituyen el patrimonio de la Universidad Nacional de Chimborazo; amparadas en las leyes y reglamentos emitidos por la Contraloria General del Estado.. DEL RECTOR Ademas de las funciones asignadas al Rector, que constan en el estatuto, le corresponde la administraci6n de bienes de la UNACH, en el marco del presente reglamento, siendo las siguientes: Art. 35.-Dirigir y controlar los procedimientos relacionados con la organizacion, movimiento y custodia de los bienes patrimoniales para su cumplimiento en las direcciones, departamentos y unidades internas de catheter administrativo y en las diferentes unidades y dependencies institucionales.. Art. 36.-Designar las comisiones encargadas de realizar avalnos, donaciones, bajas, entrega y recepción de bienes, auditorias internas y otras afines, y su ejecucion segnn corresponda. Art. 37.-Estudiar y autorizar las solicitudes de bienes existentes en la Universidad asi como de traspasos, donaciones y bajas; para estas ithimas observard los reglamentos internos y de bienes del sector plablico. Art. 38.-Determinar los procedimientos en caso de detectarse faltantes, o destruccion prematura de Activos y las responsabilidades, de conformidad con el reglamento general de Bienes del Sector Pnblico. Art. 39.-Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales contempladas en el presente reglamento y las demas establecidas en la ley Orgonica de Administracion Financiera y Control. DEL PERSONAL RESPONSABLE DE LOS BIENES Art. 40.-Todo funcionario tiene la responsabilidad de mantener los activos que ha recibido para su desemperio, en correcto estado de funcionamiento, dandole las seguridades y protecciones en el ambiente de sus actividades. 303

13 Art. 41.-Notificar a la Unidad de Control de Bienes la necesidad de realizar el mantenimiento, reparation, reposicion o traspaso de activos, por intermedio del Jefe del departamento o autoridad que le represente. Art. 42.-Los bienes institucionales no podran ser alterados o reemplazados totalmente o en sus partes por atribucion del usuario. Art. 43.-Los bienes institucionales podran ser trasladados fuera de la Universidad tan solo en caso de labor social y/o academica debidamente autorizada y bajo la responsabilidad del custodio. Art. 44.-Se prohibe el encargo de los bienes a terceros Art. 45.-En caso de faltantes o destruction, el activo debe ser restituido contemplando la marca y caracteristicas del original. En caso de no existir en el mercado local o nacional, la reposicion se hard con elementos de caracteristica tecnicas similares asi como del origen de FabricaciOn. Se hard constar en un acta especifica previa a la incorporation al inventario correspondiente. Art. 46.-Los faltantes no seran cubiertos con el pago de su valor de inventario, el custodio debe observar y cumplir el presente reglamento Art. 47.-El custodio solicitard la constatacion oportuna a la unidad de Control de Bienes, del activo que presente fallas de fabrication o por circunstancias ajenas al uso correcto como: problemas de alimentation electrica, de la naturaleza, o por accidente fortuito, que ura vez, comprobadas y que conste en actas, determine la necesidad de reparacion o sustitucion del bien. Art. 48.-En caso de ausencia o fallecimiento del funcionario, se contard en la diligencia de constatacion con sus legitimarios o herederos; de faltar los Altimos, se contard con un agente fiscal del Canton Riobamba, de acuerdo al articulo 58 del Reglamento General de Bienes del Sector Pliblico. CAPITULO VI DEL TRANSPORTE Y DE LOS VEHICULOS Art. 49.-El uso de los vehiculos oficiales del patrimonio de la UNACH, se encuentra amparado en el sistema legal en vigencia: a) El articulo 13 de la Ley de RegulaciOn Economica y Control del Gasto PUblico, publicada en el Registro Oficial No. 453 del 17 de marzo de b) El capitulo VIII de Reglamento General de Bienes del Sector PUblico constante en el Registro Oficial No. 258 del 27 de agosto de c) 1.)s deen-tos y acuerdos de sustento legal publicados en los respectivos Registros oticiales que consta en el Vademecum Legal de la Contraloria General del estado, d) El presente Reglamento. NORNIATIVO INSTITITCIONAL 304

14 e) Las disposiciones legales publicadas en el Decreto Nro.1221 que contiene las normas de restriccion y austeridad en el gasto pablico., En el Registro Oficial Nro.265 del 13 de febrero del Art. 50.-En el Vademecum Legal de la Contraloria General del Estado se encuentran registrados como vehiculos: automewiles, bicicletas, buses, busetas, camiones, camionetas, furgonetas, jeeps, motocicletas, plataformas, tanqueros, trailers, volquetas, troles. Art. 51.-Los vehiculos de la UNACH se destinaran exclusivamente para el cumplimiento de labores oficiales como las administrativas, academicas y de servicios. Art. 52.-La asignacion personal de los vehiculos oficiales sera para el Rector y los Vicerrectores, en cumplimiento de las funciones institucionales. Art. 53.-El Rector de la UNACH asignard funciones para la autorizacion, conduccion, uso, custodia, mantenimiento y control de los vehiculos de la institucion conforme al articulo 383 de la Ley Organica Financiera y Control. Art. 54.-Los vehiculos llevaran una identificacion de la UNACH, el codigo, y logotipo en una parte visible y las placas de matricula oficial. Art. 55.-Los vehiculos del Rectorado y Vicerrectorados, estan exentos de las identificaciones, llevaran placas oficiales. DE LOS CONDUCTORES DE VEHICULOS DE LA UNACH Art. 56.-Los vehiculos de propiedad de la Universidad seran conducidos Unicamente por los profesionales del ramo, servidores de la institucien especificamente asignados para el efecto. Art. 57.-Para ser designado conductor de los vehiculos de la Universidad como automoviles, camionetas, camiones, buses, se requiere cumplir con los siguientes requisitos: a) Poseer el titulo de chofer Profesional. b) Aprobar los examenes medicos en general, visuales y reflejos. c) Someterse a las pruebas teorico-practicas que determine la UNACH. d) Acreditar experiencia de cinco aiios en vehiculos similares a los livianos automoviles y camionetas, pesados como: camiones y buses, segim sea el caso. e) Presentar cartas de honorabilidad. como Art Los conductores profesionales seran responsables de la seguridad, integridad y mantenimiento preventivo de los vehiculos asignados a ellos. Art. 59.-Los conductores deberan cumplir con los horarios y las agendas respectivas con el personal asignado para los desplazamientos. Art. 60.-El conductor que maneje bajos los efectos de alcohol u otros toxicos o que permita la conduccion y utilizacion de los vehiculos oficiales a terceras personas o miembros familiares, sera sancionado hasta con destitucion. 305 NORM ATIVO INSTITUCIONAL

15 Art. 61.-El conductor, diariamente revisard y hard el control de su vehiculo, observard los niveles de aceite, agua, liquido de frenos, presion de neumaticos, encendido, tension y estado de correas, luces y las demds partes, realizard el aseo diario del interior y exterior del automotor a su cargo. Art. 62.-El conductor sera responsable del lavado, engrasado y pulverizado que periodicamente se realice, asi como de efectuar el ABC, cumpliendo con los procedimientos institucionales. Art. 63.-Para los casos de mantenimiento el conductor presentard al Rector el "Requerimiento de mantenimiento y reparacion" para su aprobacion, el mismo que debidamente legalizado se adjuntard a la factura (s), como documentos habilitantes para el pago. Art. 64.-Para el abastecimiento de combustible, se deberan llenar las ordenes de combustible, debidamente aprobadas por el senor Rector de la Universidad. En los casos en los que se requiera combustible dentro y fuera de la ciudad o provincia el conductor deberd presentar la factura en el Departamento Financiero para su reposicion. CAPITUL 0 VII DE LA MOVILIZACION Art. 65.-El desplazamiento de los vehiculos se hard con la respectiva orden de movilizacion firmada por el Rector de la UNACH o su delegado, en la que constaran la fecha, motivo, tiempo requerido, lugar de destino, nombre del conductor, y los nombres de las personas comisionadas. y la determinacion del servidor a cuyo cargo esta el automotor. E! senor Rector podra designar al o los funcionarios de la instituci6n que deba controlar determinado vehiculo y emitir las correspondientes ordenes de movilizacion. Art. 66.-En las movilizaciones dentro y fuera de la provincia, los interesados solicitaran por escrito al Rector la necesidad para el use del transporte en la que conste el destino del desplazamiento, el justificativo, la agenda de actividades, el personal que participa (servidores, docentes, alumnos). Art. 67.-La responsabilidad para el cuidado, proteccion y mantenimiento del vehiculo en comisi6n, correspondera al jefe de la comision y al conductor. Art. 68.-En las comisiones de servicio fuera de la ciudad, el conductor portard la orden de movilizacion, que adjuntard a la liquidacion de viaticos. Art. 69.-Los conductores (custodios de los vehiculos) una vez terminada la jornada de trabajo 0 la Comision de Servicio, guardaran los vehiculos, en los patios de estacionamiento o garajes autorizados, donde la persona cncargada de la vigilancia - guardiania, registrars la hora de su ingreso. Art. 70.-El conductor y el usuario estan obligados a reportar de inmediato a la Unidad de Control de vehiculos las averias o percances que afecten al vehiculo y esta Unidad al Rector de la Universidad. 306

16 CAPITULO VIII DE LA UNIDAD DE CONTROL DE VEHICULOS Art. 71.-La Secretaria Administrativa y de Personal, sera la unidad administrativa encargada del control de los vehiculos de la UNACH. Art. 72.-La secretaria Administrativa y de Personal utilizard los formularios de registro y control, que se crean necesarios en cuanto a su inventario, tarjetas para el control, movilizacion, etc. Art. 73.-Concluida la jornada de labor, la unidad de control de vehiculos determinard los lugares en los que se guardaran los automotores y la responsabilidad de quien debe custodiarlos. CAPITULO IX DEL MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 74.-E1 mantenimiento de los activos fijos en general de la institution estard a cargo del departamento de infraestructura a traves de la unidad respectiva. Art. 75.-La conservation de los activos fijos correspondera a cada funcionario a cuyo cargo se encuentre. Art. 76.-El mantenimiento preventivo de los activos fijos, sera efectuada por los servidores de la seccion de mantenimiento de la institution. Art. 77.-La reparacion de los activos fijos institucionales cuando sea requerida, sera conocida previamente por la Jefatura de Control de Bienes, quien dispondra lo que fuere pertinente. Art. 78.-El mantenimiento y reparacion de los edificios, servicios e instalaciones, sera igualmente conocido por la Jefatura de Control de Activos Fijos para que se emita la orden de trabajo respectiva y de requerir se contara con la asesoria tecnica. Art. 79.-Los servidores de la seccion de mantenimiento, llevaran una tarjeta de control de mantenimiento y reparacion de los Activos Fijos. En todo aquello que no este previsto en el presente Reglamento, se aplicaran las disposiciones constantes en el Reglamento General de Bienes del Sector Pablico. RAZON: El presente Reglamento fue discutido y aprobado por el Honorable Consejo Universitario en sesi6n de fechal l de febrero del Lo Certifico: Dr. Arturo Guerrero H. SECRETARIO GENERAL 307

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