CONFERENCIA MAGISTRAL ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DE BODEGAS LUIS HURTADO RIERA

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1 CONFERENCIA MAGISTRAL ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DE BODEGAS CONFERENCISTA LUIS HURTADO RIERA Marzo 2011

2 QUÉ DEBEMOS ENTENDER POR ADMINISTRACIÓN Koonzt & O`Donnell : La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. George Ferry : Lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno. Henry Fayol : Prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Agustín Reyes Ponce : Conjunto sistemático de reglas, para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social. ADMINISTRACIÒN, es entonces la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros o de obtener resultados a través de otros.

3 LA ADMINISTRACIÓN COMO UN PROCESO

4 NIVELES ADMINISTRATIVOS DIRECTIVO ASESOR OPERATIVO AUXILIAR DESCENTRALIZADO

5 BODEGA O ALMACÈN La BODEGA o también llamada ALMACÈN, es el sitio donde se guardan o almacenan los inventarios y bienes de la empresa, para su posterior utilización. La BODEGA, es el corazón de una empresa. La piedra angular de todo negocio. El sitio donde se encuentra el capital de una compañía. La BODEGA, es una de las áreas más importantes de una empresa y dependiendo su estructura interna, ésta ocupa lugares tan trascendentales como un Departamento con secciones.

6 ETIMOLOGÌA La palabra Bodega o Almacén viene de la voz antigua ALMAGACEN, que procede del árabe: al makhzen = TESORO ADMINISTRACIÒN DE BODEGAS Administración de Bodegas, es parte de la Administración moderna, que se encarga de prever, planificar, organizar, integrar, coordinar, dirigir, ejecutar y controlar todas las actividades, que tienen que ver con la movilización de inventarios, desde y hacia los centros de consumo, cumpliendo fielmente con las políticas, procedimientos, normas y reglas dispuestas por la empresa.

7 BODEGAS CENTRALIZADAS = PRINCIPALES CARACTERÌSTICAS = El tiempo de manejo de los materiales es menor El nivel de existencias del inventario, puede determinarse más rápidamente. Mejor inspección, con el fin de obtener un funcionamiento más eficiente. Son necesarias menos personas para custodiar, despachar y controlar. El personal de estas Bodegas, se familiariza con todos los artículos almacenados. Hay menos retrasos en las entregas departamentales. Más fácil comprobación periódica del inventario. Se reducen los costos administrativos del almacenamiento. Todos los registros del Almacén están en el mismo sitio y funcionan bajo el control directo del J/B El personal se permanece ocupado : TIF, limpieza, Mantenimiento, etc..

8 BODEGAS DESCENTRALIZADAS PRINCIPALES CARACTERISTICAS Permite el almacenamiento de elementos afines. Rapidez en el despacho a clientes internos y externos. Eliminación de retrasos de producción, debido a la falta de sub Almacenes. Permite almacenajes cercanos a los usuarios. Mejor conservación de materiales especiales. Las BD podrán suministrar materiales durante el 2do. y 3er. Turno, por lo que el Almacén Central, permanecerá cerrado al terminar el 1er. Turno. Las BD reducen costos de manejo de stocks, ya que es abastecido una sola vez, para un periodo corto de producción a la semana.

9 INFORME DE DISPOSICIÒN Y CONSERVACIÒN DE LAS INSTALACIONES DE BODEGA Área: Bodega de Materiales Aspecto a evaluar : Pasillos Fecha de elaboración : No. PREGUNTA SI NO MEDIDA CORRECTIVA FECHA 1 Están marcados los bordes? 2 Están limpios y despejados? x x Marcarlos Están identificados? x Identificarlos Tienen fácil acceso? x Observaciones : Estas labores se realizarán a partir de las 17h00. Inspeccionado por : Fecha de revisión :

10 INFORME DE DISPOSICION DE LAS INSTALACIONES FISICAS DE BODEGAS Área: B / Materiales Evaluar a : Fecha : No. PREGUNTA SI NO MEDIDA CORRECTIVA FECHA Observaciones : Inspeccionado por : Fecha : TALLER

11 SEGURIDAD EN LAS BODEGAS Los robos, mermas, pérdidas, etc. en las Bodegas, se pueden evitar en un gran porcentaje, adoptando para ello ciertas medidas. No obstante, resulta casi imposible evitarlos en su totalidad Los inventarios no desaparecen sin explicación, tampoco se pierden sin razón alguna. Algunas de esas razones pueden ser indeseables. Por ejemplo : Robos, incendios, evaporación, etc.. No obstante, todas son razones y el personal de las Bodegas siguen siendo responsables de ellas. Puede considerarse legítima cierta cantidad de pérdidas debido a esos motivos, pero no hace desaparecer la responsabilidad de éste personal por esas pérdidas, ni constituye una excusa de las mismas.

12 ALGUNOS PASOS PARA EVITAR MERMAS, FALTANTES, ROBOS, ETC.. Las puertas y ventanas de las Bodegas, deben cerrarse con llaves que sólo permanecerán en manos del J/Bodegas. Los artículos clase A, deben almacenarse en pequeñas secciones bajo llave, de la Bodega Principal, en lo posible. El acceso a las Bodegas debe ser restringido. Una o dos personas de Bodega, deben acompañar a los visitantes durante su recorrido dentro de ellas, por cualquier motivo. Todo articulo saldrá de Bodega con su respectivo Egreso. Realizar constantes micro Tomas de Inventario Físico es recomendable. Verificar siempre antes de entregar a los clientes lo preparado. Cambio periódico de picaportes, cerraduras y candados. Verificar los medios de transporte propios o no, antes, durante y después de los despachos, garantiza la seguridad.

13 EJERCICIO TALLER 2 INSTRUCCIONES : Trace una línea para unir los sinónimos que constan en las columnas de abajo : BODEGA Resultado entre ingreso y egreso INVENTARIO Despacho SOBRANTE Kardex Computarizado : 4 Físico : 2 INGRESO Área de almacenamiento DEVOLUCIÓN Existencia FALTANTE Material que resta luego de haberlo pedido a Bodega EGRESO Mercaderías que entran a Bodega u otro lugar DIFERENCIA Entregar algo que se recibió

14 EJERCICIO TALLER DE AGILIDAD MENTAL Qué signo, + o -, hay que situar entre los números, para que las equivalencias den el resultado indicado y que al sumarlos, sean igual al total de horas que tiene el día? : a) = 9 b) = 8 c) = 0 d) = 7

15 STOCK MINIMO CÀLCULO DEL STOCK MÌNIMO EL STOCK MÌNIMO TIENE UNA ÌNTIMA RELACIÒN, CON EL CONSUMO DIARIO DE UN MATERIAL EN UN TIEMPO DETERMINADO ( # DE DIAS ), Y EL TIEMPO DE REPOSICIÒN QUE ESTIMAMOS PARA LA LLEGADA DEL PRODUCTO. Sm = Cd. Tr

16 LOS TIEMPOS DE REPOSICIÒN DEBEN SER ESTABLECIDOS POR CADA EMPRESA U ORGANIZACIÒN. TIEMPO DE REPOSICIÒN ESTIMADO DESDE EL MOMENTO QUE SE TRAMITA LA O/C o C/C INTERIOR DEL PAIS CIUDAD TIEMPO Guayaquil 3 Días Quito 4 Días Capitales de Provincia 7 Días Se considera transporte terrestre EXTERIOR Colombia 15 Días Otros países de Latinoamérica 20 Días Costa Este USA (NY, Norfolk, Miami) 30 Días Costa Oeste USA (LA, San Francisco) 25 Días Europa Central 45 Días Europa Oriental 60 Días Asia 60 Días África 90 Días Se considera transporte marítimo

17 TALLER ENCUENTRE EL STOCK MÍNIMO Y DE SEGURIDAD a) Un producto que se compra en Guayaquil, con un consumo de 900 kg por mes. b) Un Producto comprado en la Provincia del Pichincha cuyo consumo es de 400m c/24hrs. c) Un producto importado de Colombia, con un Cd de 10 litros. d) Importamos un material desde Taiwán : Consuno trimestral 1,500 galones. e) Importamos un producto desde Los Ángeles (USA). Consumo semestral 360 sacos de 100 libras de urea. f) Compramos un material en Quito cuyo consumo es de 800 pulgadas al año.

18 FIN

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