INFORME DE AUDITORÍA INVENTARIO DE BIENES OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INSTITUCIONALES PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL MIDEPLAN

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1 INFORME DE AUDITORÍA INVENTARIO DE BIENES OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INSTITUCIONALES PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL MIDEPLAN I. INTRODUCCIÓN El estudio se realizó considerando tanto el programa de trabajo de la para el año 2014 como la solicitud del señor Viceministro Luis Fallas Calderón mediante Memorando DVM recibido en esta el 10 de junio de II. OBJETIVOS DEL ESTUDIO Evaluar la Estructura de Control Interno de la Oficina de Administración de Bienes Institucionales de la Proveeduría Institucional en la Unidad Proveeduría con énfasis en el control de inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte de MIDEPLAN, incluyendo la normativa legal y técnica de la Ley General de Control Interno y de las Normas de Control Interno para el Sector Público de la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización. III. ALCANCE Abarca lo correspondiente al inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte al 26 de junio del IV. RESULTADOS A. CRITERIO 1. Ley General de Control Interno Nº 8292, artículos Nº 7, Nº 8, Nº 10 y 15. 1

2 2. Normas de Control Interno para el Sector Público aprobadas mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de la República Nº R-CO del 26 de enero 2009, publicadas en La Gaceta Nº 26 del 06 de febrero Normas 4.5, 4.4.1, y B. CONDICIÓN De acuerdo con la Ley General de Control Interno (LGCI) y las Normas de Control Interno para el Sector Público aprobadas mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de la República (NCISP), Nº R-CO del 26 de enero 2009, publicadas en La Gaceta Nº 26 del 06 de febrero Normas 4.5, 4.4.1, y , las actividades de control comprenden los métodos, políticas, procedimientos y otras medidas establecidas y ejecutadas como parte de las operaciones para asegurar que se están aplicando las acciones necesarias para manejar y minimizar los riesgos, con el propósito de realizar una gestión eficiente y eficaz. BIENES INSTITUCIONALES DE MIDEPLAN Número de clase (Presup.) Clase Cantidad 300 Maquinaria y equipo producción (Romanas y 3 encuadernadora) 310 Mobiliario y equipo oficina (CPU s, teclados, monitores, 1104 fotopiadoras, microcomputadores portátiles, sillas de espera y giratorias, proyector multimedia, impresoras láser, escritorios, etc) 330 Equipo de transporte ( Automóviles) Equipo de comunicación (Grabadoras periodísticas, 71 teléfonos, audífonos, fax, equipo de sonido, etc.) 350 Equipo educacional (Pizarras acrílicas, estantes grandes, 48 proyector, pinturas, etc.) 390 Equipos Varios (Cámara digital, cámara UPS (Fuentes de 72 poder), hornos microondas, máquinas destructoras, coffee makers, etc.) 320 Equipo médico y de laboratorio (Camilla de papanicolau, 29 dopler, bandejas de aluminio y de acero inoxidable, camilla exploración,etc.) 360 Maquinaria estacionaria y equipo para taller (Compresor, 2 taladro) Equipo de comunicación (Teléfonos inalámbricos, 129 grabadoras digitales, radios portátiles, cámaras de video, DVD & VHS, proyectores Epson negros, fax, televisores led, etc.) 2

3 Número de clase Clase Cantidad Equipo y mobiliario de oficina (Calculadoras, escritorios, 501 mesas para computadoras, escritorios, sillas giratorias de espera y ergonómicas, archivos de metal, sillas secretaria reclinables, relojes marcadores, aires acondicionados, mesas circulares, rectangulares y redondas, estaciones de trabajo, etc.) Equipo y programas de cómputo (Impresoras láser, 1079 UPS s, licencias para software, llaves maya, CPU s, monitores, teclados, antivirus Mcaffee 3 com, drives, licencias para keys, portátiles compac, impresoras inyección Equipo de transporte (Automóviles) Maquinaria y equipo diverso (Cámaras digital fotográfica, 62 percoladores, extintores, refrigeradoras, horno microondas, etc. ) Equipo y mobiliario educacional (Pantallas de plasma, 5 pizarras europing, etc.) Maquinaria y equipo para producción (Máquina lavado a 1 presi) Equipo sanitario de laboratorio e investigación (Equipo 11 sanit. de lab. e investig., cinturones araña, resucitadores, etc Piezas y obras de colección 8 Se evidenció que no se han incluido al 30 de junio de 2014 los bienes donados o traspasados al Mideplan de FOCEVAL, ya que los documentos de la donación fueron recibidos recientemente, aproximadamente 15 días, según argumentó la Encargada de la Oficina de Administración de Bienes Institucionales de la Proveeduría Institucional. A la fecha del estudio se observó que no se presentaron debilidades de control en cuanto al inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica en el diseño del sistema de control interno implantado por este Ministerio. 1. Resultados obtenidos sobre la supervisión constante La norma denominada Supervisión constante de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala que: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una 3

4 supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos. Se determinó que se está ejerciendo una supervisión constante sobre las actividades relacionadas con el inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación Nacional, situación que ha permitido que se cuente con el saldo actualizado del inventario mencionado de conformidad con la normativa legal y técnica en materia de control interno, en cuanto a la implementación de los componentes del control interno, con el fin de garantizar en forma razonable que la gestión llevada a cabo sea congruente con respecto a lo planeado; manteniendo en este caso concreto el control sobre las actividades del inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación Nacional. Al respecto, se evidenció la realización periódica en los registros, ya que se dispone del saldo actualizado del inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación Nacional. 2. Resultados obtenidos sobre protección y conservación del patrimonio La norma 4.3 denominada protección y conservación del patrimonio de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala que El jerarca y los titulares subordinados, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. Al disponerse de la información actualizada del inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación Nacional, se cuenta con los saldos vigentes de los bienes mencionados, razón por la cual se puede contar con la información para el control de operaciones y para la toma de decisiones respectiva, 3. Resultados obtenidos sobre documentación y registro de la gestión institucional La norma denominada Documentación y registro de la gestión institucional de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala que: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. A lo interno de la Proveeduría de MIDEPLAN se realizan revisiones de control periódicas al inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación 4

5 Nacional que permiten detectar y corregir oportunamente cualquier desviación, con el fin de implementar medidas que mejoren el sistema de control interno relativo a dicho inventario. No se observó a la fecha del estudio faltantes de inventario con respecto al recuento físico de los bienes institucionales. 4. Resultados obtenidos sobre verificaciones y conciliaciones periódicas La norma denominada Verificaciones y conciliaciones periódicas de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala que: La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Se determinó que en Oficina de Administración de Bienes Institucionales de Mideplan dispone de un inventario actualizado, tal y como se señala en la norma anterior, por lo que se pueden realizar inventarios periódicos y por consiguiente, se puede determinar las diferencias existentes y las medidas de control requeridas para conocer dónde se encuentran las diferencias del inventario, y se puede conocer las desviaciones y su origen, a efecto de implantar las acciones procedentes para corregir o ajustar los registros y, si es del caso, mejorar el control. V. CONCLUSIÓN La Oficina de Administración de Bienes Institucionales de la Proveeduría Institucional de Mideplan presenta razonablemente el sistema de control interno relativo al inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación Nacional, lo cual permite obtener una seguridad razonable de que el MIDEPLAN, a través de la Oficialía Mayor y de la Proveeduría Institucional está cumpliendo de manera razonable con los objetivos establecidos en la Ley General de Control Interno y en la normativa técnica contenida en las Normas de Control Interno para el Sector Público de la Contraloría General de la República. 5

6 VI. RECOMENDACIONES Al señor Luis Fallas Calderón, Viceministro de Planificación y Política Económica y a la señora Stephany Saénz Ledezma, la Señora Stephany, Directora Ejecutiva y Oficial Mayor, girar las instrucciones correspondientes a la Oficina de Administración de Bienes Institucionales de la Proveeduría Institucional con el fin de que se implante el contenido de las siguientes recomendaciones: 1. Depurar el Sistema de Registro y Control de Bienes del Ministerio de Hacienda en coordinación con dicho Ministerio junto con la Encargada de la Oficina de Administración de Bienes Institucionales de Mideplan para que exista concordancia con las diferentes clases de bienes patrimoniales activos. 2. Continuar manteniendo actualizado el saldo del inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación Nacional de conformidad con la normativa legal y técnica en materia de control interno, es decir, en cuanto a la implementación de los componentes del control interno, con el fin de garantizar en forma razonable que la gestión llevada a cabo sea oportuna y precisa; manteniendo en este caso concreto el control sobre las actividades del inventario de la bodega de materiales. 3. Continuar con la práctica de realizar inventarios físicos y revisiones de control periódicas al inventario permanente de mobiliario y equipo, aparatos electrónicos y digitales y obras de arte del Ministerio de Planificación Nacional de la Oficina de Administración de Bienes Institucionales de la Proveeduría Institucional la bodega de materiales con el fin de detectar y corregir oportunamente cualquier desviación, y que se puedan implementar medidas que mejoren el sistema de control interno relativo a dicho inventario. 6

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