MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

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1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 1 de 10 DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

2 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 2 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos ALCANCE RESPONSABLE DEFINICIONES DOCUMENTOS RELACIONADOS RESPONSABILIDAD SOBRE EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS IDENTIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS REGISTROS CONTABLES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN SERVINTE ASIGNACIÓN, RESPONSABILIDAD, MANEJO Y CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS ACTIVOS PROPIEDAD DE TERCEROS CONTROL FÍSICO DE LOS ACTIVOS FIJOS INVENTARIO FÍSICO ANUAL BIBLIOGRAFÍA... 10

3 1. INTRODUCCIÓN FUNDACIÓN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 3 de 10 En el marco de la ley 1314 de 2009 que consiste en la reglamentación de la convergencia de las normas contables colombianas a las normas internacionales, mediante los estándares aseguramiento de la Información de alta calidad, reconocidos internacionalmente. La Fundación Hospital Infantil Universitario de San José consciente de este cambio a nivel financiero y brindado la importancia desde el punto de vista operativo, contable y financiero que tienen los activos fijos, ha resuelto implementar mecanismos de administración y control de los mismos que están en cabeza de la Subdirección Administrativa y Financiera a través del área de activos fijos, los cuales permitirán un manejo sistemático y consecuente con el desarrollo de las actividades en torno al manejo, registro y control de dichos activos. Los activos fijos en el hospital son de importancia relevante para la situación financiera, por tal razón requieren un control permanente que direccione su custodia y conservación, el manual de administración y control de activos fijos, será un herramienta para dar cumplimiento a este propósito y se convertirá en un instrumento eficaz para ejercer el control de los mismos y a su vez contar con información real, actualizada y de calidad en los estados financieros de la institución. 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo General Establecer los mecanismos contables y administrativos para el manejo, identificación, responsabilidad, custodia, administración y control de los activos fijos en propiedad, comodato, leasing, alquiler, préstamo de terceros en la Fundación Hospital Infantil Universitario de San José. 2.2 Objetivos Específicos Generar una cultura de responsabilidad en todos los funcionarios y colaboradores, para manejar en forma adecuada los activos fijos del hospital asignado para el desarrollo de sus actividades. Implementar el manejo adecuado de los procedimientos de activos fijos, con la finalidad de mantener eficientemente el control de los inventarios de los mismos en el hospital. Mantener actualizada la información en el sistema acerca de los activos fijos en cuanto a responsabilidades, custodia ubicaciones y procesos de depreciación. Dar a conocer los procedimientos de entrada, salida, traslado, asignación, bajas e inventario de activos fijos del hospital que permitan ejercer un control y actualización de la información en el sistema. Estandarizar los conceptos para el manejo, control y responsabilidad de los activos fijos en el hospital.

4 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 4 de ALCANCE El contenido de este manual aplica para todos los activos fijos que se encuentran en la Fundación Hospital Infantil Universitario de San José, e involucra a todos los colaboradores que deben participar en la adquisición, administración y custodia de los activos fijos. 4. RESPONSABLE Coordinador de Activos Fijos Coordinador de Contabilidad Subdirector Administrativo y Financiero 5. DEFINICIONES Activo fijo: Elemento tangible que se deprecia.son considerados Activos Fijos todos los bienes tangibles de naturaleza permanente o relativamente permanente, destinados al servicio de las operaciones del Hospital. Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen estado pero que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del inventario no están siendo utilizados. Activos obsoletos: Aquellos activos que sin encontrarse en estado deficiente no tienen una eficiencia acorde con la necesidad del área y que ameritan su cambio. Aprovechamiento: Ingresos diferentes no provenientes de la actividad misional del Hospital relacionadas con la venta de un activo ya depreciado o sin valor contable para el Hospital. Avalúos técnicos: Es la determinación del valor de un activo y su estado por una persona especializada y autorizada para esta función. Conteo físico selectivo: Inventario por áreas en el cual se relacionan los activos existentes para luego efectuar la comparación con los registros contables. Depreciación: Es la estimación en pesos por el desgaste o uso de un activo dentro de su vida útil. Desvalorización: Es la disminución de valor entre el valor comercial y su costo. Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o la situación en que se encuentran para prestar un adecuado servicio. Herramienta de trabajo: Se emplea para referirse a utensilios resistentes (hechos de diferentes materiales) para realizar trabajos mecánicos que requieren la aplicación de una cierta fuerza física. Ejemplo: Alicates, martillos, serruchos, entre otros.

5 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 5 de 10 Mantenimiento: Gastos en que se incurre en un activo para mantener su eficiencia operativa en forma normal. Obsolescencia: La obsolescencia es la cualidad de obsoleto de un equipo, la cual surgirá a partir no de su mal funcionamiento sino porque su utilidad se ha vuelto insuficiente o superada por otro objeto que de alguna manera lo reemplaza. Plaqueta o sticker: Rotulo de identificación que puede ser metálico, acrílico o de algún material adherible a la superficie del artículo y el cual denota que este artículo ha sido registrado. Reparación: Gastos relacionados con el reemplazo o mantenimiento correctivo de partes del activo para su normal funcionamiento. Traslado de Activos Fijos: Reubicación de un activo, cambio de centro de costos y/o responsable. Uso o manejo de los activos: Es la utilización de los activos en las actividades propias del Hospital. Equipo Auxiliar: Se registran habitualmente como inventarios, y se reconocen en el resultado del periodo cuando se consumen. Ejemplo: cosedoras, perforadoras. Valorización: Es el aumento de valor de un activo, entre su valor comercial y el valor registrado o valor de costo. Vida Útil: Es el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado, tiempo durante el cual puede generar renta. Toda empresa para poder operar, para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos, los cuales, como consecuencia de su utilización, se desgastan hasta el punto de quedar inservibles. Algunos activos, por su naturaleza y destinación, o por el uso que se haga de ellos, pueden tener mayor vida útil que otros. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato para entradas y salidas de activos fijos (SDF-ACF-FM-5) Formato de traslado de activos fijos (SDF-ACF-FM-3) Formato de Acta de baja de activos fijos (SDF-ACF-FM-1) Formato para asignación de activos fijos (SDF-ACF-FM-4) 7. RESPONSABILIDAD SOBRE EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS La responsabilidad del manejo físico, el control y administración de los activos fijos está centralizada en la Subdirección Administrativa y Financiera a través de un área de activos fijos, que responderá por la ejecución y coordinación de todas las actividades referentes con los activos fijos ubicados en el Hospital. La responsabilidad sobre este control debe estar orientada sobre las siguientes premisas:

6 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 6 de 10 Los inventarios de activos fijos deben estar correctamente valorizados. La información contable debe ser equivalente al inventario físico de activos fijos. Los activos fijos asignados a cada área quedan bajo la responsabilidad de los coordinadores de área, no solo lo que respecta a su custodia, sino también al manejo adecuado y a su conservación, que a su vez puede ser delegado al personal colaborador sin perder el sentido de responsabilidad principal. La identificación y codificación del control físico debe estar unificado, contralado y sistematizado. Se programarán inventarios periódicos por áreas, los cuales serán coordinados por el área de activos fijos y los diferentes coordinadores de área. Se debe ejercer un control en cuanto a traslados y movimientos de activos fijos dentro y fuera del hospital. La información de los activos fijos debe estar siempre actualizada en el sistema de información SERVINTE. 8. CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS La clasificación de los Activos Fijos será el inicio del historial dentro del Hospital y desde el momento que el activo sea adquirido en calidad de propiedad, comodato, alquiler y/o leasing, se identificará, se asignará un responsable y se ingresará al sistema de información SERVINTE. Los Activos Fijos dentro de la Hospital se clasificarán de acuerdo con la resolución No de expedida por la Superintendencia Nacional de Salud: Construcciones y Edificaciones: Conformados por los edificios, terrenos, y construcciones en proceso. Equipo de Hotelería, restaurante y cafetería: Conformado por el mobiliario hospitalario que no sea equipo auxiliar y elementos de dotación hospitalaria tales como riñoneras, patos, pisingos, soportes de tv, persianas, canecas de basura, multitomas. Estos elementos serán controlados por el coordinador de área, mediante un inventario que se entrega al personal a cargo de acuerdo a los protocolos HOS-SEN-PT-3 Y HOS-SEN-PT-24, el cual debe ser verificado en cada cambio de turno. Equipo de Transporte: Conformado por todos los autos, camionetas y camperos Hospital. propiedad del Equipo de cómputo y comunicación: Conformado por todos los equipos de cómputo, impresoras, escáner, equipos de comunicación, servidores. No se consideran activos fijos las tarjetas de red, los discos duros internos, mouse y teclados. Equipo médico-científico: Conformado como todo el equipo considerado como biomédico. En este grupo se incluye el instrumental quirúrgico, el cuales contemplado por especialidad y será manejado como kit. Equipo de Oficina: Conformados por todo el mobiliario de oficina y equipo de oficina.

7 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 7 de 10 Maquinaria y equipo: Conformado por la maquinaria y equipo industrial. No se consideran activos fijos herramientas menores de trabajo que por su valor no constituyen llevarse a la cuenta del activo y su respectiva depreciación. Las herramientas de trabajo deben ser controladas por el coordinador de área, mediante un inventario que se entrega al personal a cargo, el cual debe ser verificado en cada cambio de turno. 9. IDENTIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS Todos los activos que ingresan al Hospital en calidad de propiedad deben tener una placa de identificación en un lugar visible, deberá estar elaborada en un material resistente al uso, al desuso y a cambios drásticos de temperatura. En aquellos casos en los cuales no es posible pegar la placa sobre el activo dada su delicadeza, esta se pega sobre un folder asignado para tal fin anotando el motivo respectivo y su marcación se hace con el pirograbador. Es responsabilidad del área de activos fijos marcar todos los activos fijos y llevar el control de las placas de identificación, así como de velar por que este proceso se haga antes de entregar el activo en las respectivas áreas. La numeración seleccionada para la identificación del activo, estará compuesta por un número de seis dígitos los cuales serán emitidos de manera secuencial e iniciará con el consecutivo Se considera procedente a partir de un inventario físico total identificar con plaqueta de inventario todos los activos, sistematizar el control numérico. Los activos fijos que ingresen al hospital y que son de cliente externo, cliente interno y/o terceros, deben traer la identificación respectiva del propietario de dicho activo, de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento SDF-ACF-PR-3, con el fin de facilitar el control y administración del mismo dentro del hospital. 10. REGISTROS CONTABLES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN SERVINTE Todos los activos fijos en propiedad, comodato, leasing, arrendamiento que ingresen al hospital deben estar registrados en el sistema de información SERVINTE. El área de activos fijos hará depreciaciones de los activos fijos utilizando el método de línea recta, siendo este coherente con el uso o deterioro del activo, la vida útil de cada línea de activos tal como lo establecen las normas contables. La vida útil de los activos fijos se determinará de acuerdo a lo establecido en el Decreto No de y establece de acuerdo al grupo de activos de la siguiente manera:

8 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 8 de 10 CLASE DE ACTIVO Construcciones y edificaciones Equipo de Hotelería, restaurante y cafetería Equipo de Transporte Equipo de cómputo y comunicaciones Equipo médico-científico Equipo de oficina Maquinaria y equipo VIDA ÚTIL 20 Años 10 Años 5 Años 5 Años 10 Años 10 Años 10 Años La vida útil de los activos fijos de menor cuantía cuyo valor no exceda 50 UVT, se registrará a un año. Los registros contables deben ir debidamente soportados con los formatos establecidos para la asignación de los activos fijos SDF-ACF-FM-4, así como los traslados formato SDF-ACF-FM-3 y las respectivas actas de baja con el formato SDF-ACF-FM-1. La entrada y salida de activos fijos debe regirse de acuerdo al procedimientosdf-acf-pr-3, establecido y la persona en cabeza de este es el coordinador (a) de activos fijos. Así mismo todos los activos fijos que ingresen a la institución en calidad de propiedad deben ser verificados y revisados por el antes de su asignación a un centro de costos y/o área mediante el formato SDF-ACF-FM-4. Los traslados de activos fijos entre áreas deben ser notificados previamente al área de activos fijos con el fin de verificar y actualizar los registros contables, dando pleno cumplimento al procedimiento SDF- ACF-PR-4. Ningún activo, podrá ser trasladado de un área a otra, sin estar previamente avalado y autorizado por el coordinador de activos fijos. La baja de activos fijos se debe regir por el proceso SDF-ACF-PR-1, utilizando los lineamientos allí consignados. 11. ASIGNACIÓN, RESPONSABILIDAD, MANEJO Y CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS La asignación de activos fijos estará a cargo del área de activos fijos y se direccionará mediante el procedimiento SDF-ACF-PR-5, además será ejecutada de acuerdo a las solicitudes generadas desde el área de compras. La asignación del activo fijo se hará mediante el formato SDF-ACF-FM-4, el cual será diligenciado por el área de activos fijos, donde se relacionará el centro de costos y/o área al cual se le asignará el activo, así como el nombre del coordinador y la firma que indica que esta persona asumirá la responsabilidad sobre el manejo y custodia del activo fijo entregado. Los Coordinadores de área deben asumir la responsabilidad directa del manejo, control físico y custodia de los activos fijos para apoyar los requerimientos de control exigidos por la institución en cuanto a movimientos, traslados, salidas y reingresos por reparaciones, mantenimiento y demás situaciones que se puedan presentar. En el caso de activos fijos que se pueden identificar por especialidad médica, la responsabilidad del manejo del activo recae sobre el coordinador médico. La responsabilidad de los activos fijos ubicados en las áreas comunes del hospital será de Seguridad.

9 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 9 de 10 La responsabilidad del adecuado manejo y custodia de los activos fijos en cada una de las áreas será del Coordinador de área, el cual responderá por perdidas, daños o deterioro por mal uso. Es deber del Coordinador de área entregar al personal colaborador a su cargo el inventario de activos fijos que facilite el desempeño de sus funciones y labores diarias, sin perder el sentido de responsabilidad principal sobre los mismos. En el momento que el personal colaborador se retire del Hospital debe hacer entrega del inventario de activos fijos designados a su Jefe inmediato y este debe firmar el paz y salvo. Cuando no se haga la entrega, es deber del Coordinador de área reportar a Gestión Humana la novedad con el fin que se tomen las medidas pertinentes, además de abstenerse de firmar el paz y salvo al colaborador, hasta que se verifique el estado del inventario entregado. Cada Coordinador de área tendrá la relación de los activos fijos a su cargo, mediante un acta de entrega generada de acuerdo al inventario físico, dicha acta debe estar firmada, asumiendo la responsabilidad sobre los mismos. Los activos fijos relacionados en las actas firmadas por coordinadores de área deben coincidir con los activos registrados a nivel contable y administrativo en el sistema de información SERVINTE. 12. ACTIVOS PROPIEDAD DE TERCEROS Cualquier elemento eléctrico, electrónico, máquina o dispositivo de cualquier tipo que ingrese al Hospital, que sea propiedad de un cliente externo, cliente interno y/o tercero y que no sea utilizado para las actividades diarias relacionadas con la razón social del Hospital, deberá presentarse ante el personal de seguridad en las puertas de acceso, quienes se encargarán de diligenciar la minuta de novedades, con el fin de ejercer control sobre la entrada y salida de elementos. El Hospital no se responsabilizará del uso o acontecimientos que sucedan con dicho elemento al interior del Hospital, quedando así en entera responsabilidad de su propietario Los activos fijos que ingresen al Hospital en calidad de demostración, préstamo, comodato, arrendamiento o leasing, deberán ser ingresados en conformidad a lo estipulado en el proceso SDF- ACF-PR CONTROL FÍSICO DE LOS ACTIVOS FIJOS El área de Activos Fijos programará un inventario total estableciendo un cronograma por áreas, con el fin de realizar la identificación numérica de cada uno de los activos fijos del Hospital, como punto de partida, debidamente conciliando en los registros y en los módulos del sistema de información SERVINTE. Una vez determinado el ajuste en pesos se debe seguir un control riguroso de cada uno de los movimientos de activos (Entradas, salidas, prestamos, reubicaciones, movimientos por mantenimiento o reparación, baja por obsolescencia o desuso, etc.).

10 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 10 de 10 El Coordinador (a) de activos fijos conjuntamente con cada coordinador de área, programará las verificaciones selectivas que permitan confirmar si los activos están correctamente ubicados en el respectivo centro de costos. Para este control se enviará el listado de los activos asignados al coordinador responsable y este lo devolverá debidamente firmado en señal de aceptación y confirmación de que los activos están en buen estado. Esta actividad se programará semestralmente, a través de un cronograma por áreas. 14. INVENTARIO FÍSICO ANUAL La Subdirección Administrativa y Financiera programará junto con las áreas de activos fijos, contabilidad y auditoría interna; la ejecución de un inventario anual, el cual se ejecutará de acuerdo a un cronograma establecido por áreas y su frecuencia se determinará de acuerdo a la rotación de los activos fijos que existan en el área. 15. BIBLIOGRAFÍA Decreto No de Ley 1314 de Resolución 1474 de PUC HOSPITALARIO Decreto 3019 de 1.989