Administración Municipal Cuadernillo de Formación Municipal

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1 Administración Municipal Cuadernillo de Formación Municipal

2 La Administración Municipal De acuerdo al Artículo 203 de la Constitución de la República de El Salvador, los municipios serán "autónomos en lo económico, en lo técnico y en lo administrativo", es decir, que pueden decidir libremente sobre su funcionamiento legal, contratación de empleados y empleadas, elaboración de sus planes de desarrollo y el uso que harán de los recursos económicos y humanos con que cuentan. Cuál es la labor primordial del gobierno local? Es administrar en función del bien común, y esto implica tener la capacidad de ordenar, organizar su funcionamiento y la prestación de los servicios... Un aspecto fundamental para el desarrollo de una buena administración municipal, es que las autoridades municipales conozcan, apliquen o implementen y den seguimiento a los instrumentos de administración municipal tales como: evaluación del desempeño laboral, manual de organización, funciones y descripción de puestos, control de bienes inmuebles y controles de existencia... El Concejo Municipal, como máxima autoridad del municipio, asume funciones de carácter político, pero el Alcalde o Alcaldesa, asume además funciones administrativas. 1

3 Qué le compete al Alcalde o Alcaldesa Municipal administrativamente? Ejercer las funciones de gobierno local y administración municipal, estableciendo las medidas necesarias para la buena marcha del municipio y darle seguimiento a las políticas emanadas del Concejo Municipal. Nombrar y remover a funcionarios/as y empleados/as cuyo nombramiento no estuviere reservado al Concejo, siguiendo los procedimientos de Ley... Realizar gestiones oportunas para lograr obtener asistencia financiera y técnica para llevar a cabo proyectos que impulsen el desarrollo del municipio. Supervisar oportuna y adecuadamente al personal municipal y la ejecución de proyectos... El Alcalde o Alcaldesa Municipal debe administrar los recursos del municipio y al personal municipal, sin descuidar la gestión política, social y financiera. Para mejorar la administración municipal, es necesario que el Alcalde o Alcaldesa se preocupe de sus funciones administrativas y le dé seguimiento a la aplicación de los instrumentos administrativos municipales, tales como: el diagnóstico operativo de funcionamiento interno de la municipalidad; el manual de organización, funciones y descriptor de puestos; la evaluación del desempeño laboral; el sistema de inventario de bienes muebles e inmuebles, su normativa, políticas y formas de registro, las políticas para el manejo de inventarios de bienes de uso y de consumo, su codificación y marco legal; la implementación de la unidad de relaciones públicas, las normas y procesos de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, conocida como LACAP. 2 2

4 Funciones y obligaciones del Concejo Municipal El Concejo Municipal es la máxima autoridad del municipio y las responsabilidades más importantes que le competen, se pueden agrupar en seis tipos de funciones que en términos generales encierran su trabajo. 1. Administrativas Realizar sesiones de trabajo donde se convoca a todo el Concejo; las sesiones pueden ser ordinarias y extraordinarias y serán celebradas en la Alcaldía, salvo que el Concejo decida otro lugar dentro de su jurisdicción. Las sesiones del Concejo serán públicas y en ellas podrá tener participación cualquier miembro de su comprensión, con voz pero sin voto, previamente autorizado por el Concejo; salvo que el Concejo acordare hacerlas privadas. Para celebrar sesión se necesita que concurra por lo menos la mitad más uno de los miembros del Concejo. Para que haya resoluciones se requiere el voto favorable de la mitad más uno de los miembros del Concejo, a menos que la ley exija una mayoría especial. En caso de empate el Alcalde tendrá voto calificado... Elaboración y aprobación del presupuesto municipal. Dar seguimiento a los proyectos que ejecutan y mantenimiento a todas las obras de uso comunal: vías de acceso, servicios de agua, energía eléctrica, mercados, cementerios, rastros, etc. 2. Legislativas Emitir ordenanzas y acuerdos que regulen el uso adecuado de los recursos, así como sancionar por mal uso de recursos y bienes del municipio. Administración Municipal 3

5 Emitir acuerdos de coordinación con otras instancias gubernamentales y no gubernamentales, así como con otros municipios. Emitir normativas que rigen el quehacer del municipio. Preparar y proponer los proyectos de ley de tarifas de impuestos. 3. Promoción de la participación ciudadana Promover la participación ciudadana en la toma de decisiones para resolver responsablemente los problemas locales. Desarrollar cabildos abiertos, consultas populares, vecinales y sectoriales, así como los otros mecanismos de participación ciudadana contenidos en el Artículo 116, del Código Municipal con Reformas al Mantener constante comunicación con la población. Promover la conformación de directivas comunales y otorgar personería jurídica a quienes la necesiten. 4. Promoción de lo económico y social Desarrollar la cultura, la conciencia democrática y cívica de la población. Promover acciones para mejorar la salud y la educación de la ciudadanía. Proteger y fomentar la conservación del medio ambiente. Fomentar el comercio, el desarrollo industrial, agrícola y ferias que beneficien al municipio. 4

6 5. Planificación del desarrollo Elaborar, aprobar y ejecutar planes de desarrollo urbano y rural. Planificación, ejecución y mantenimiento de las obras públicas necesarias al municipio. Promoción y financiamiento de programas de viviendas o renovación urbana. 6. Gestión Elaborar proyectos, buscar y establecer la comunicación necesaria con instituciones públicas y privadas que les permita obtener recursos para ejecutar proyectos de desarrollo y cualquier otro tipo de apoyo que beneficie al municipio. Dónde se establece el rol del Alcalde, Concejo y demás funcionarios Municipales? Se establece en el Título V, Capítulos del I al VI, Artículos del 36 al 59 del Código Municipal y sus Reformas al En el caso del Alcalde o Alcaldesa, es el/la administrador/a de los recursos financieros, logísticos y humanos del municipio, que puede delegarse en otra persona (Gerente) cuando la municipalidad es muy grande y el Alcalde o Alcaldesa tiene que dedicarse más a la labor de gestión y relaciones políticas y públicas. (Art. 50 Código Municipal Reformado al 2006). Una de las principales acciones de la administración pública es la eficiente administración de los recursos humanos y para que se pueda hacer adecuadamente se recomienda realizar un diagnóstico. Administración Municipal 5

7 Diagnóstico Operativo de Funcionamiento Interno Esta etapa es de suma importancia para las y los nuevos funcionarios, ya que les permite a través de un diagnóstico conocer como está realmente funcionando la municipalidad, si se están cumpliendo con los procesos establecidos en los instrumentos administrativos y financieros de la administración municipal. Para ello se recomienda: 1 Someter a concurso la contratación de una persona o empresa especializada en realizar este tipo de estudios o diagnósticos. 2 Solicitar a la persona o empresa seleccionada la realización de un FODA en recursos humanos, además un diagnóstico sobre los procedimientos operativos y la toma de decisiones, procedimientos financieros, así como una evaluación del grado de cumplimiento y rendimiento laboral, sus debilidades y áreas a fortalecer. Luego de conocer la situación en la que se encuentra la administración municipal es importante que las Alcaldías cuenten con los siguientes instrumentos: 6

8 Manual de Organización, Funciones y Descriptor de Puestos Tiene como objetivo general, promover el ordenamiento y mejoramiento interno de la municipalidad, identificando las tareas correspondientes a cada puesto y las exigencias o requisitos mínimos que debe tener el personal, esto permitirá establecer las necesidades de capacitación que se requieren, y/o contratar personal calificado e idóneo en cada plaza vacante, capaz de asumir responsabilidades con eficiencia y eficacia, de tal forma que permita una efectiva prestación de servicios a las y los ciudadanos. También permite facilitar y apoyar la formulación de lineamientos y la toma de decisiones para el crecimiento y desarrollo organizacional de la municipalidad, centrados en la importancia que tiene el recurso humano, mediante la acertada contratación del personal idóneo y apropiado a las necesidades específicas que tiene cada puesto de trabajo. Si la municipalidad ya cuenta con este manual, habría que revisarlo, actualizarlo y/o aplicarlo; de lo contrario se sugiere: Elaborar un organigrama general de la municipalidad y un organigrama por cada unidad o departamento, que ayude a entender mejor la estructura orgánica de cada uno y sus líneas jerárquicas. (Jefaturas inmediatas). Sostener reuniones de trabajo con el personal municipal, administrativo y de campo, mandos medios y jefaturas, con el propósito de evaluar en conjunto la labor por departamentos y rendimiento laboral de cada unidad. Establecer en reuniones de trabajo la dependencia jerárquica (Jefe o Jefa inmediata) de cada empleado/a, estableciendo claramente con todos los canales de comunicación y de solución de problemas... Administración Municipal 7

9 Comparar con el personal de cada unidad y/o departamento, el manual de organización, funciones y descriptor de puestos con los cargos y funciones actuales, con su nombramiento en planilla, verificando si está de acuerdo su asignación laboral al nombramiento, reorientando las funciones, tareas o traslados de personal si fuese necesario. Esto ayudará a tener una visión más clara de la organización municipal y ubicar a cada empleado/a en el cargo para el cual ha sido nombrado/a de acuerdo a sus capacidades. Esta es una de las áreas en las cuales el Alcalde o Alcaldesa Municipal debe estar constantemente pendiente de darle seguimiento, básicamente manteniendo reuniones periódicas con los mandos medios con el propósito de recibir información de las tareas asignadas y para comunicarse con sus subalternos/as (empleados/as). El desempeño y desarrollo de los recursos humanos de las municipalidades es fundamental para el éxito de la gestión municipal y sus resultados, por lo que también es necesario realizar evaluaciones... 8

10 La Evaluación del Desempeño Laboral El sistema de evaluación de desempeño no sólo sirve para determinar si un/a empleado/a efectúa bien su trabajo, sino también permite analizar la manera de mejorar su trabajo y formular lineamientos que permitan mejorar el desempeño y su contribución al logro de los objetivos y metas de la municipalidad. Esta evaluación permite mostrar a la jefatura inmediata y al empleado/a las posibilidades de crecimiento laboral y de desarrollo. Sus principales objetivos son: El desarrollo continuo del personal municipal... Formular programas de capacitación. Establecer criterios objetivos que merezcan un reconocimiento al empleado/a. Brindar información precisa para programas de capacitación, contratación, ascensos e incentivos salariales... Brindar un servicio municipal que satisfaga a las y los ciudadanos. Qué, cómo y cuándo evaluar? Se deben evaluar a las y los trabajadores con contrato por tiempo indefinido y los de ley de salarios... La evaluación deberá ser requisito para prorrogar contrato o nuevo contrato. Se debe realizar por lo menos dos veces al año, se sugiere en el primer y tercer trimestre. Administración Municipal 9

11 Los resultados se comparten, analizan y discuten con la persona evaluada... El evaluado o evaluada deberá hacer su propia auto evaluación. Los resultados se presentan al Alcalde o Alcaldesa. Si bien es cierto la administración de los recursos humanos es de vital importancia para el funcionamiento de la municipalidad, también lo es el correcto y eficiente manejo de los bienes del municipio, para lo cual se sugiere a los gobernantes realizar inventarios. 10

12 Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles de la Municipalidad Su finalidad es controlar las existencias de los activos y todos aquellos aspectos que tienen que ver con su manejo dentro del marco legal, las Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas (NTCI. 3-09/3-10/3-11/3-12/3-13/3-14/3-16/3-18), Artículo 31 del Código Municipal Reformado al 2006 y Artículo 25 de la Ley de la Corte de Cuentas. Su objetivo principal es mantener un registro y control actualizado de los bienes muebles e inmuebles municipales apegado al marco legal vigente. Para una responsable y sana administración se sugiere implementar las siguientes políticas, las cuales quedan a decisión del Concejo Municipal. No olvidar que las municipalidades deben contar con un Manual actualizado de los bienes muebles e inmuebles de cada año. Todo miembro del Concejo y Alcalde o Alcaldesa desde el momento en que toma posesión de su cargo es responsable de los bienes muebles e inmuebles del municipio. El Concejo, el Alcalde o Alcaldesa, jefes de departamentos o secciones responderán por la pérdida o daño del mobiliario y equipo a su cargo. Ningún bien cargado al inventario puede ser retirado de la unidad asignada, aunque esté inservible, ni aunque haya acuerdo municipal, sino hasta que haya sido descargado del inventario por contabilidad... Todas las adquisiciones de mobiliario y equipo que realice la municipalidad, deberán ser codificadas e inventariadas por contabilidad. Administración Municipal 11

13 Los bienes muebles e inmuebles destinados a actividades institucionales y productivas deberán depreciarse anualmente por el método de la línea recta, según las Normas de Contabilidad Gubernamental. EJEMPLO \\\\\\\\\ La compra de un vehículo cuyo valor fue de $25, en el año 2008, se depreciará en 10 años por un factor anual del 10% así: 2009= $ 25, x 10% = $ 2, = $ 22, x 10% = $ 2, = $ 20, x 10% = $ 2, Y así sucesivamente hasta depreciarlo por 10 años. Para edificaciones y obras de infraestructura se depreciará 2.5% por año por 40 años; para maquinaria productiva y equipo de transporte 10% por año por 10 años; otros bienes muebles 20% anual por 5 años. Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a las características de durabilidad. Se consideran bienes a inventariar todos aquellos con duración mayor de dos años y cuyo valor exceda a $ y de $ 5.71 en caso de libros de texto para consultas. Bienes durables: Aquellos cuyo costo unitario es mayor de $ Bienes no durables: Aquellos cuyo costo unitario es menor a $ Baja o descarga de bienes: El retiro de bienes que han perdido la posibilidad de uso debido a: obsoletos, desgaste, deterioro, pérdida, destrucción, mantenimiento o reparación onerosa y reposición. 12

14 Manejo de Inventarios de Bienes de Uso y de Consumo Las municipalidades en su gestión administrativa y de prestación de servicios adquieren, manejan y utilizan diferentes tipos de bienes de uso y de consumo, los cuales son mantenidos en inventario, a la espera de ser requeridos para ser utilizados y consumidos... Esta acción demanda un efectivo y oportuno control y registro de estos bienes y tiene como objetivo facilitar el control y manejo apropiado de diferentes inventarios de bienes de uso y consumo, aplicando y cumpliendo el marco legal vigente. En el Código Municipal Reformado al 2006, Artículo 31, dice: Son obligaciones del Concejo: literal 1. Llevar al día, mediante registros adecuados, el inventario de los bienes del municipio. Para lo cual el encargado de bodega debe de registrar todos los productos que ingresan y salen, debe además llevar un registro de saldos diarios en Kardex y enviar un informe mensual de existencias al Alcalde o Alcaldesa Municipal... Para la recepción de artículos o mercaderías por parte del proveedor, el encargado de bodega debe de verificar que lo que se recibe sea acorde a lo solicitado; para el despacho de productos o artículos a las y los empleados municipales existe un procedimiento que involucra a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), y se utiliza para controlar las salidas de existencias de productos, previa autorización de la jefatura de la UACI. Estos instrumentos están debidamente diseñados en el manual de gestión de la UACI, unidad que fue creada a través de la vigencia de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP). Administración Municipal 13

15 Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública Esta ley tiene por objeto regular las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, que deben celebrar las instituciones de la Administración Pública para el cumplimiento de sus fines; entendiéndose para los alcances y efectos de ésta, que la regulación comprende además los procesos enunciados en esta Ley. Esta Ley además, ya cuenta con un Reglamento de aplicación... A partir del 01 de enero del año 2001, la Ley entró en vigencia para las municipalidades, por lo que actualmente todas deben de contar con una Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales, llamada UACI. Esta unidad es la encargada de todos los procesos de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios que la municipalidad requiera, reservándose para el Concejo Municipal la adjudicación... Esto quiere decir, que no es la jefatura de la UACI, quien decide a quien le comprarán bienes o contratarán para la ejecución de obras o prestación de servicios, la UACI solamente debe cumplir con los procesos establecidos por la ley. La UACI depende jerárquicamente del Titular de la institución, en este caso del Alcalde o Alcaldesa, quien debe mantener una estrecha comunicación y control sobre el quehacer de esta unidad, tal como lo establece el Artículo 19 de esta Ley. 14

16 Quién establece las normas a seguir para realizar las compras y contrataciones de la administración pública? La establece el Ministerio de Hacienda a través de la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (UNAC), además asesora y capacita a las UACI de las diferentes instituciones. Quién establece la política de adquisiciones y contrataciones de las municipalidades? Cada Concejo Municipal establece su política de adquisiciones y contrataciones. Cuáles son las formas y montos de contratación? Licitación Pública: se invita públicamente a participar a todas y todos los interesados en proporcionar obras, bienes y/o servicios que no sean los de consultoría. Se aplica en el caso de montos superiores a $122, (635 salarios mínimos urbanos), considerando el salario mínimo a junio de 2008, en $ Concurso Público: se invita públicamente a participar a todas y todos los interesados en proporcionar servicios de consultoría. Se aplica en el caso de montos superiores a $38, (200 salarios mínimos urbanos)... Concurso Público por Invitación: desde el equivalente a $15, (80 salarios mínimos urbanos), hasta $38, (200 salarios mínimos urbanos)... Licitación Pública por Invitación: se elabora una lista de ofertantes y se les invita públicamente por escrito a participar en un concurso o licitación a un mínimo Administración Municipal 15

17 de cuatro ofertantes (en casos justificados pueden participar sólo dos). Se aplica cuando sean montos iguales a $15, (80 salarios mínimos urbanos) hasta $122, (635 salarios mínimos urbanos). Libre Gestión: es el procedimiento que siguen las municipalidades para adquirir bienes o servicios para sus necesidades cotidianas, también se usa en el caso de contratación de obras o consultores individuales que no pasen de $15, (80 salarios mínimos urbanos), deberá tener al menos 3 ofertantes. Este requisito no es necesario para montos menores a $1, (10 salarios mínimos urbanos). Contratación Directa: la persona contrata a una persona natural o jurídica sin seguir el procedimiento establecido en la Ley, pero manteniendo los criterios de competencia y tomando en cuenta las condiciones y especificaciones técnicas previamente definidas. Cuáles son los pasos a seguir para el proceso de contratación? Elaborar bases de licitación o concurso Convocatoria Retiro y derecho de bases Adendas y enmiendas Apertura pública de las ofertas Evaluación de ofertas Adjudicación 16

18 Notificación a las y los participantes Formalización del contrato Ejecución del contrato Si bien es cierto la buena administración de recursos humanos, de bienes y finanzas es importante, también lo es la relación de la municipalidad con sus ciudadanos/as, para lo cual un departamento o unidad de relaciones públicas y comunicaciones es de mucha ayuda a la labor de mantener las relaciones políticas tanto del Alcalde o Alcaldesa, como del Concejo Municipal. Por lo tanto, se sugiere la implementación de esta unidad o departamento. Administración Municipal 17

19 Relaciones Públicas Un área que descuidan muchas municipalidades es la de Relaciones Públicas, en la actualidad se hace necesario para ejecutar eficientemente la política de información y comunicación de doble vía, es decir, de la municipalidad hacia la comunidad y viceversa, mantenerla permanentemente informada y al mismo tiempo recibir insumos de las y los ciudadanos para retroalimentar la gestión municipal. Si no es posible establecer esta unidad, es necesario que algún funcionario o funcionaria desempeñe esta labor. Entre las funciones de la Unidad de Relaciones Públicas se destacan: Promover, establecer y mantener una adecuada comunicación interna entre funcionarios/as y empleados/as de las diferentes áreas municipales y externa con los diferentes sectores ciudadanos. Divulgar sistemáticamente a la comunidad los proyectos y programas que reflejan la labor desarrollada por la municipalidad. Canalizar a los diferentes medios de comunicación la información oficial emanada de las autoridades superiores. Planificar y coordinar las presentaciones del Alcalde o Alcaldesa y del Concejo Municipal, ante los diferentes sectores ciudadanos, en actividades como cabildos abiertos, comparecencias radiales, rendición de cuentas, diálogos con sectores ciudadanos, eventos culturales, deportivos, entre otros. 18

20 Coordinar con la Unidad de Proyección Social y Participación Ciudadana los programas culturales y artísticos que la municipalidad promueva para bienestar de la ciudadanía. Organizar y mantener el periódico mural de la Alcaldía. La persona que asuma este puesto o función debe tener las siguientes características: dinamismo, liderazgo, criterio e iniciativa, con facilidad de comunicación, buenas relaciones interpersonales y conocimiento del territorio y sectores del municipio. Para el caso de Alcaldías grandes se recomienda además que la persona encargada sea Trabajador/a Social, Psicólogo/a o Sociólogo/a, que tenga mínimo dos años de experiencia en áreas similares y que conozca paquetes de computación actualizados... Administración Municipal 19

21

22 Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH - cooperación técnica alemana - Programa de Asesoramiento en el Fomento Municipal y la Descentralización (PROMUDE/GTZ) Calle El Mirador y 91 Avenida Norte No Colonia Escalón, San Salvador, El Salvador. Telefax: (503) / / Corporación de Municipalidades de la República de El Salvador (COMURES) Calle Estadio 2 No. 33 Colonia Flor Blanca, San Salvador, El Salvador. Tel: (503) http: //www.comures.org.sv

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