Servicio de Administración y Enajenación de Bienes Administración del Inventario de Bienes Transferidos Auditoría Especial: HKA GB 098

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1 Grupo Funcional Gobierno Servicio de Administración y Enajenación de Bienes Administración del Inventario de Bienes Transferidos Auditoría Especial: HKA GB 098 Criterios de Selección Esta auditoría se seleccionó con base en los criterios generales y particulares establecidos en la Normativa Institucional de la Auditoría Superior de la Federación para la planeación específica utilizada en la integración del Programa Anual de Auditorías para la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2010, considerando la importancia, pertinencia y factibilidad de su realización. Objetivo Fiscalizar los procesos de registro y control para comprobar que la administración del inventario de bienes muebles e inmuebles transferidos, se ajustó a la legislación y normativa. Alcance Comprendió la evaluación de las acciones del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes (SAE) a efecto de contar con la normativa que regule la información que debe contener la base de datos en la que se registra y controla el inventario de los bienes transferidos, así como para su operación, supervisión y consulta; por medio de una muestra de revisión no probabilística, integrada por 1,438 registros de bienes muebles, de un universo de 41,820 y de 20 bienes inmuebles de un universo de 48, todos correspondientes a la Coordinación Regional Centro. Se verificó que el estado de los bienes se encontrara actualizado en la base de datos en la que el SAE lleva su registro y control. Se revisaron las acciones del SAE con el objetivo de supervisar el inventario de los bienes transferidos para su administración a cargo de las coordinaciones regionales; la antigüedad del inventario de los bienes transferidos para su administración y destino, así como la supervisión realizada a los Terceros de Largo Plazo (TLP) contratados y que tenían a su cargo los almacenes para la guarda y custodia de los bienes en administración. Antecedentes El 19 de diciembre de 2002, se publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el Decreto por el que se expidió la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público (LFAEBSP), mediante la cual se crea el SAE, con el objetivo de apoyar el cambio en la función pública y, en particular con la finalidad de reducir los costos de administración y custodia por la administración, operación y enajenación de los bienes a disposición del Gobierno Federal, así como para armonizar y evitar la duplicidad de los procedimientos que realizaban diversas instituciones y unidades administrativas. 1

2 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2010 Con la entrada en vigor de la LFAEBSP se buscó dar mayor transparencia y confianza a la administración de los bienes a disposición del Gobierno Federal, entre otros, bajo los criterios generales siguientes: Otorgar mayor certidumbre jurídica al tener una ley que defina y clasifique los bienes a disposición del Gobierno Federal, y norme los aspectos relativos a la administración, enajenación, donación y destrucción de éstos. Transparentar las actividades encomendadas al SAE, para lo cual se establece la obligación de rendición de cuentas periódicas al presentar informes a las entidades transferentes, a las secretarías de Hacienda y Crédito Público (SHCP), de la Función Pública (SFP), y a otras instancias fiscalizadoras. Establecer un sistema flexible a fin de que los bienes sean transferidos al SAE cuando así lo determinen las leyes o cuando así lo ordenen las autoridades judiciales o, en su caso, cuando las entidades determinen la conveniencia de transferirlos a dicho organismo. Normar mediante los procedimientos necesarios la administración y destino de bienes tan diversos como vehículos, inmuebles, cartera, derechos litigiosos y empresas, entre otros. Resultados 1. Evaluación del diseño del control interno El diseño del sistema de control interno del SAE, en la administración del inventario de los bienes transferidos para su administración y destino, presenta debilidades, ya que no cuenta con la normativa específica que regule la información que debe contener la base de datos en la que se registran los bienes, ni su supervisión, operación y consulta, lo que no permite evaluar la calidad y veracidad de la información que concentra, a efecto de llevar un estricto control de las existencias físicas de los bienes muebles e inmuebles, y coadyuvar a la toma de decisiones. Por la intervención de la Auditoría Superior de la Federación (ASF), la entidad fiscalizada informó que en la trigésima sexta sesión ordinaria de la Junta de Gobierno del SAE del 27 de septiembre de 2011, se presentó la nota titulada, integración y homologación de la información contenida en la base de datos en la que el SAE registra los bienes que le son transferidos, con referencia a los avances en el desarrollo de la nueva plataforma tecnológica de la institución. En concordancia con lo anterior, se constató que el Prosecretario de la Junta de Gobierno del SAE, notificó el acuerdo en el que dicho Órgano de Gobierno se da por enterado de la nota citada. Se constató que en dicha nota se señaló que en paralelo con los avances de la nueva plataforma, se tiene la finalidad de proporcionar a la Junta de Gobierno los elementos necesarios, así como la información que deberán contener los lineamientos para la operación consulta y supervisión de la base de datos de los bienes transferidos al SAE; también, se recalcó que en atención a los resultados de la revisión practicada por la ASF 2

3 Grupo Funcional Gobierno respecto a dicha base de datos, el SAE se obliga a informar puntualmente de los avances obtenidos; por lo que la observación se da por solventada. 2. Lineamientos para la operación, supervisión y consulta de la base de datos en la que el SAE registra los bienes transferidos La Junta de Gobierno del SAE no ha determinado la información que debe contener la base de datos en la que el organismo registra y controla el inventario de los bienes transferidos para su administración y destino, ni ha elaborado los lineamientos que regulen la supervisión, operación y consulta de dicha base de datos. La entidad fiscalizada manifestó que no cuenta con la plataforma tecnológica idónea para cubrir sus necesidades informáticas. Véase acción(es): HKA Programas, políticas y procedimientos para la supervisión y control del inventario de los bienes transferidos al SAE La entidad fiscalizada manifestó que el control de inventarios se encuentra plasmado en cada uno de los procedimientos, según la etapa en que se encuentren los bienes y proporcionó los procedimientos establecidos para el macroproceso de Bienes en los que se identificaron los correspondientes a Oficialía de partes, Recepción, Administración, Dictaminación, Destino, Ejecución de servicios y Post Destino ; sin embargo, no proporcionó evidencia documental que acredite la elaboración de programas y políticas que regulen la realización, control y supervisión del inventario de bienes en administración del SAE. Al respecto, el organismo argumentó que para la actividad cotidiana y permanente que implica la administración de bienes, no es necesario el diseño o emisión de programas y políticas que emite la unidad administrativa competente, sino que debe de existir un marco suficiente, también manifestó que está cubierto con los procedimientos existentes; y señaló que la referencia de programas, políticas y procedimientos es enunciativa y no limitativa, por lo que manifestó que para la administración de los bienes que realizan el SAE y sus unidades administrativas competentes, se han emitido: indicadores de proceso, indicadores de operación, métricas en el sistema SIAB, entre otros, lo cual se constató con dichos indicadores y métricas, por lo que la observación se da por solventada. 4. Actualización de la base de datos en la que se registra y controla el inventario de los bienes muebles transferidos al SAE Con el objetivo de constatar que el SAE mantuvo actualizada la base de datos contenida en el Sistema Integral de Administración de Bienes (SIAB), en la que registra y controla el inventario de los bienes transferidos, se determinó una muestra de revisión por juicio para su verificación física, de acuerdo con los subtipos en que se clasifican los bienes muebles, consistente en 1,438 registros de bienes muebles en administración al 31 de diciembre de 2010, lo que representó el 3.4% de los 41,820 registros de bienes, concentrados en la Coordinación Regional Centro. 3

4 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2010 De acuerdo con la base de datos referida, los registros de la muestra se encontraban en cuatro almacenes ubicados en el Estado de México, conforme a lo siguiente: MUESTRA Y UBICACIÓN DE LOS REGISTROS DE BIENES POR ALMACÉN Almacén Ubicación del almacén Total de Registros 33 Los Reyes Cuautitlán Izcalli Tepozotlán Toluca 214 Total 1,438 Fuente: Bases de datos de los bienes en administración al 31 de diciembre de 2010, contenidas en el SIAB. Con el inventario físico que se levantó en los almacenes de referencia, se obtuvieron los resultados siguientes: Almacén 33 De los 781 registros de bienes revisados, 66 no fueron recibidos en dicho almacén; 2, no se localizaron físicamente; de 11 registros su descripción no correspondió con la del SIAB; y de 6, correspondientes a vehículos, no se encontró registrado el número de serie en el SIAB, el cual fue identificado con el levantamiento del inventario físico. Almacenes 9648 y 9847 De los 41 registros correspondientes al almacén núm. 9648, se informó que éstos se encontraban en el almacén núm. 9847, lo que difiere de lo registrado, por lo que el total de registros revisados en el almacén 9847 ascendió a 443, de los cuales, 4 no se localizaron físicamente. Almacén 9928 Con el inventario físico realizado, se constató que de los 214 registros de bienes revisados, 4 no se localizaron físicamente; y de 2, la descripción del bien no correspondió con la registrada en el SIAB. De la base de datos del SIAB Con el análisis de la base de datos de los bienes en administración al 31 de diciembre de 2010, de los registros contenidos en la muestra, se determinó que 7 bienes asegurados tenían el estado de Comprometido para venta sin que constara en el registro del SIAB, el documento que declarara su abandono o decomiso, el cual es necesario para comercializar los bienes; y 2 registros tenían el estado de Entregado en administración y Comprometido para venta cuando existía un acta por la devolución de los bienes. De 822 registros no se contó con la evidencia fotográfica de los bienes que amparaba el registro. 4

5 Grupo Funcional Gobierno Por todo lo anterior, se concluye que la base de datos en la que el SAE registra y controla el inventario de los bienes, desde su transferencia hasta que concluye su administración, no se encontraba actualizada al 31 de diciembre de Por la intervención de la ASF, la entidad fiscalizada realizó actualizaciones al SIAB, de acuerdo con lo siguiente: Almacén 33 Se corrigieron los 66 registros que no fueron recibidos en dicho almacén y se modificó la descripción de los 11 que no se correspondían con la del SIAB; de los 6 registros, correspondientes a vehículos, el número de serie de 5 de ellos se corrigió en el SIAB y de 1 se acreditó su venta; de los 2, que no fueron localizados, 1 registro fue actualizado, debido a que no había sido recibido en dicho almacén y, del otro, se acreditó su venta. Almacenes 9648 y 9847 Los 41 registros correspondientes al almacén núm. 9648, se cambiaron en el SIAB al almacén núm. 9847; y de los 4 que no fueron localizados físicamente, uno fue encontrado y de los otros 3, se acreditó su venta. Almacén 9928 De los 4 registros que no fueron localizados físicamente, se acreditó su venta; y de los 2 registros de los que su descripción no se correspondió con la registrada en el SIAB, se acreditó que el sistema tenía la descripción correcta. De la base de datos del SIAB De los 7 bienes asegurados que tenían el estado de Comprometido para venta, sin que constara en el registro del SIAB el documento que declarara su abandono o decomiso, se justificó ese estado mediante la puesta a disposición de los bienes, pero no se desprende manifestación expresa por parte de la autoridad transferente en el sentido de que los bienes debieran mantenerse en el estado en que se recibieron; de los 2 registros que tenían el estado de Entregado en administración y Comprometido para venta, cuando existía un acta por la devolución de los bienes, se corrigió su estado a Bien devuelto ; y de los 822 registros sin fotografía, se acreditó la incorporación de las fotografías de 251 registros y de 447 registros acreditó su venta, quedando pendiente la inclusión de las fotografías de 124 registros. Véase acción(es): HKA Actualización de la base de datos en la que se registran y controlan los bienes inmuebles transferidos Se realizó un inventario físico de una muestra de 20 inmuebles para verificar que la base de datos, al 31 de diciembre de 2010, se encontrara actualizada, con lo que se constató que a la fecha de revisión, agosto de 2011, de los bienes en administración, 3 cambiaron su estado a bien vendido, pago total ; y 1 más, a bien en depositaría ; dicho estado se reflejó en la 5

6 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2010 base de datos referida. Se verificó que la descripción física y el domicilio de los bienes inmuebles coinciden con lo registrado en el SIAB. Por lo que se concluye que la base de datos del SIAB, que contiene el registro de los bienes inmuebles en administración al 31 de diciembre de 2010 considerados en la muestra, se encontró actualizada. 6. Metas establecidas para la administración del inventario de bienes transferidos al SAE Se constató que en el ejercicio fiscal de 2010, el SAE estableció metas en el proceso de administración del inventario de los bienes muebles e inmuebles transferidos, de acuerdo a lo siguiente: Bienes inmuebles Se identificaron tres indicadores estratégicos vinculados con el proceso de bienes inmuebles, con los resultados siguientes: Ventas : el monto de los ingresos programados a obtener por ventas se fijó en millones de pesos. Los resultados obtenidos fueron de millones de pesos, 46.9% por debajo de lo programado. Velocidad de puesta en venta (bienes recibidos a partir del 2008) : el tiempo promedio programado, desde la recepción hasta la puesta en venta de los bienes, fue de días en 2010; el tiempo real fue de días, 48.4% por arriba del tiempo programado. Eventos comerciales promedio : los eventos comerciales promedio programados por inmueble con destino de venta, fueron de 1.3 eventos; el resultado fue de 3.4 eventos comerciales por inmueble, es decir 2.1 eventos más de los programados. Bienes muebles Se identificaron tres indicadores estratégicos en relación con los bienes muebles, con los resultados siguientes: Ventas : el monto de los ingresos por obtener por ventas se fijó en millones de pesos; el resultado fue de millones de pesos, 26.4% por debajo de lo programado. Velocidad de puesta en venta (bienes recibidos a partir del 2008) : el tiempo promedio programado, desde la recepción hasta la puesta en venta de los bienes se fijó en días; el tiempo real fue de días en promedio, 41.7% por arriba de la meta programada. Velocidad de destrucción : el tiempo programado desde la emisión del dictamen para destrucción, hasta su destrucción se fijó en 88.5 días; el resultado obtenido fue de 91.8 días, 3.7% mayor al tiempo programado. Con lo anterior, se constató que el SAE estableció metas en el proceso de administración del inventario de los bienes muebles e inmuebles transferidos, en relación con el monto de los ingresos programados por obtener por la venta de bienes muebles e inmuebles, la velocidad de tiempo programado para la puesta en venta de bienes muebles e inmuebles, el número promedio de eventos comerciales para la venta de bienes inmuebles, así como para la 6

7 Grupo Funcional Gobierno velocidad del tiempo programado para la destrucción de bienes muebles; no obstante, se observó que las metas programadas para los indicadores referidos en el ejercicio fiscal de 2010, no fueron alcanzadas, y la entidad fiscalizada no explicó la razones por las que no se alcanzaron las metas referidas. Al respecto, durante el desarrollo de la auditoría, la entidad fiscalizada argumentó que las principales razones que influyeron en los resultados obtenidos fueron las condiciones adversas de los mercados secundarios de bienes en los que se participa; de igual forma manifestó que la meta de ventas no se alcanzó, debido a la contracción presentada en los mercados y la poca participación en los procesos comerciales; en razón de que la entidad fiscalizada expuso los motivos que influyeron en los resultados alcanzados, se da por atendida la observación. 7. Supervisión del nivel de inventarios Para supervisar el nivel de inventario de los bienes, la entidad fiscalizada implementó mecánicas con diversas herramientas, tales como: Tableros de Cumplimiento de Bienes Reservados para Donación y para Destrucción, así como de los Indicadores del Proceso de Bienes. De la revisión de dichas herramientas se comprobó que el SAE utiliza semáforos con los colores verde, amarillo y rojo, que indican el grado de cumplimiento que tienen cada una de las coordinaciones regionales en el proceso de bienes. Con lo anterior, se constató que la entidad fiscalizada instrumentó mecánicas, en el ejercicio fiscal 2010, con el objetivo de supervisar el nivel de inventarios en el proceso de administración y destino de bienes. 8. Antigüedad del inventario de bienes transferidos al SAE para su administración y destino En la base de datos de los bienes en administración (exceptuando los asegurados hasta en tanto se cuente con resolución judicial que determine su destino final) al 31 de diciembre de 2010, se identificaron 158,686 registros de bienes, concentrados en las diez coordinaciones regionales y en las oficinas centrales, de los cuales, 26,010 registros de bienes exceden de los 540 días que tiene el SAE como plazo para enajenar los bienes o los derechos litigiosos sobre los mismos, con lo que se comprobó que el 16.4% de los bienes que tenía el SAE en administración al 31 de diciembre de 2010 excedió el término legal de 540 días naturales en que el organismo debió darles destino. Por la intervención de la ASF, el organismo acreditó que de los 26,010 registros que excedían el término legal de 540 días para darles destino; durante el ejercicio fiscal de 2011, les dio destino a 6,569 registros; quedando pendiente el destino de 19,441. Véase acción(es): HKA HKA

8 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública Informes sobre la administración de los almacenes del organismo y de los Terceros de Largo Plazo contratados Se constató que el SAE realizó el Informe Ejecutivo de la Supervisión al Tercero de Largo Plazo (TLP), en materia de Recepción y Administración de Bienes Muebles (Reporte de Supervisión), de las visitas de supervisión realizadas a los almacenes y patios del TLP con contrato núm. SAE/0698/2010; sin embargo, el informe no contiene lo relativo a la administración que realizó el TLP de los almacenes que tuvo a su cargo durante el ejercicio fiscal de Durante el desarrollo de la auditoría, el organismo acreditó la incorporación al Informe Ejecutivo de la Supervisión al Tercero de Largo Plazo (TLP), en materia de Recepción y Administración de Bienes Muebles (Reporte de Supervisión), de lo relativo a la administración que realizó el TLP de los almacenes que tiene a su cargo. No se tuvo evidencia de los informes de supervisión sobre la administración de los almacenes del organismo y del TLP con contrato núm. SAE/0699/2010. Véase acción(es): HKA Informes de resultados sobre las supervisiones a las coordinaciones regionales La entidad fiscalizada no acreditó la elaboración de los informes que el área denominada Administración de Contratos debió efectuar como resultado de las supervisiones realizadas a las coordinaciones regionales, en los cuales se señale lo encontrado, tanto en la revisión documental, como en el trabajo de campo y se emitan las recomendaciones para implementar las mejoras. Véase acción(es): HKA HKA Minutas de trabajo de las visitas a las coordinaciones regionales y reportes de supervisión Con la revisión de las minutas de trabajo de las visitas del personal del SAE a los distintos almacenes del TLP del contrato plurianual núm. SAE/0698/2010, se constató que fueron realizadas a las coordinaciones regionales de Monterrey, Querétaro, Centro, Veracruz, Tuxtla Gutiérrez y Cancún. En las minutas, se detalla la ubicación y descripción de las condiciones del inmueble y del patio que integran el almacén, así como las medidas de seguridad con las que se cuenta, el perfil del personal del TLP y los requerimientos mínimos de equipo de cómputo y sistemas informáticos. Con lo anterior, se constató que el SAE realizó, en el ejercicio fiscal de 2010, visitas de supervisión a 6 coordinaciones regionales de las 10 que debía efectuar. No acreditó la realización de las visitas y, por tanto, tampoco la elaboración de las minutas a las coordinaciones regionales en Culiacán, Guadalajara, Hermosillo y Tijuana. De igual forma, no acreditó la elaboración de los reportes de las supervisiones realizadas a las coordinaciones regionales. 8

9 Grupo Funcional Gobierno Al respecto, el organismo manifestó que este reporte viene integrado en el Informe Ejecutivo de la Supervisión al Tercero de Largo Plazo (TLP), en materia de Recepción y Administración de Bienes Muebles (Reporte de Supervisión), lo cual se constató con la verificación de dichos informes. Véase acción(es): HKA Supervisión a los Terceros de Largo Plazo contratados Con el objetivo de verificar que las diez coordinaciones regionales del SAE realizaron las supervisiones mensuales en el ejercicio fiscal de 2010, respecto de la administración de los almacenes para la guarda y custodia de los bienes a cargo de los TLP, se solicitó a la entidad constancia documental que lo acreditara. En respuesta, la entidad fiscalizada manifestó que realiza la supervisión de los TLP mediante evaluaciones mensuales con base en indicadores de desempeño y proporcionó 114 evaluaciones de las 120 que debió realizar, con lo que se observó que el SAE realizó el 95.0% de las supervisiones mensuales. Al respecto, durante el desarrollo de la auditoría, la entidad fiscalizada proporcionó las 6 evaluaciones faltantes, con lo que se constató que el SAE realizó las 120 evaluaciones correspondientes, por lo que se da por atendida la observación. 13. Penalizaciones derivadas de las evaluaciones a los Terceros de Largo Plazo Para la administración de los bienes muebles, el SAE formalizó los contratos núms. SAE/0211/2010, SAE/0212/2010 y SAE/0213/2010 con dos TLP, los cuales estuvieron vigentes desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo de Para comprobar la aplicación de las penalizaciones establecidas en el contrato, por las actividades realizadas en forma deficiente por el TLP, se revisaron los indicadores de desempeño correspondientes a los meses de enero, febrero y marzo de 2010, las solicitudes de pago y las facturas correspondientes a los servicios contratados, por los meses mencionados. Se comprobó que, por los meses de enero a marzo de 2010, el SAE dedujo 1,332.8 miles de pesos durante el ejercicio fiscal del mismo año, por cumplimiento deficiente de los servicios contratados con los TLP, con números de contrato SAE/0211/2010, SAE/0212/2010 y SAE/0213/2010. Para los meses de marzo a diciembre de 2010, el SAE formalizó los contratos núms. SAE/0698/2010 y SAE/0699/2010, con dos TLP, que se encontraron vigentes del 1 de marzo al 31 de diciembre de En dichos contratos se estipuló que las penalizaciones comenzarían a aplicarse a partir del mes de junio del mismo año. Se constató que el SAE cobró las penalizaciones correspondientes al TLP, con núm. de contrato SAE/0699/2010 por 69.5 miles de pesos, de los meses de junio y julio de 2010, en diciembre de 2010, lo que significó un retraso de cinco y seis meses. 9

10 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2010 Se constató que al TLP con núm. contrato SAE/0698/2010 se le cobraron las penalizaciones correspondientes a los meses de junio y julio de 2010, por un monto de miles de pesos, en febrero de 2011, con un atraso de siete y ocho meses, respectivamente. Por la intervención de la ASF, el SAE acreditó la aplicación y cobro de las penalizaciones correspondientes a los meses de agosto a diciembre de 2010, al TLP con núm. de contrato SAE/0699/2010 por miles de pesos, en septiembre de 2011; y al TLP con núm. de contrato SAE/0698/2010 por 1,570.4 miles de pesos de los meses de agosto a diciembre de 2010, en octubre de 2011, por lo que la observación se da por solventada. Acciones Recomendaciones HKA Para que el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes determine, mediante su Junta de Gobierno, la información que debe contener la base de datos en la que el organismo registra y controla el inventario de los bienes transferidos para su administración y destino, y elabore los lineamientos que regulen la supervisión, operación y consulta de dicha base de datos. [Resultado 2] HKA Para que el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes establezca mecanismos de registro y control que permitan mantener actualizada la base de datos en la que se registra y controla el inventario de los bienes, desde su transferencia hasta que concluye su administración, y que las características y el estado de los bienes registrados en dicha base coincidan con lo que se tiene físicamente en los almacenes. [Resultado 4] HKA Para que el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes establezca los mecanismos de operación y control que le permitan evitar excederse del término legal de los 540 días que tiene como plazo para enajenar los bienes transferidos al SAE para su administración y destino. [Resultado 8] HKA Para que el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes, en lo subsecuente, elabore los informes que el área denominada Administración de Contratos debió efectuar como resultado de las supervisiones realizadas a las coordinaciones regionales, en los cuales se señale lo encontrado, tanto en la revisión documental, como en el trabajo de campo y se emitan las recomendaciones para implementar las mejoras. [Resultado 10] Promociones de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria HKA Ante el Órgano Interno de Control en el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes, para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que, en su gestión, no cumplieron con el plazo de 540 días naturales que tenían para enajenar los bienes contenidos en 26,010 registros de bienes, que el SAE tenía en administración al 31 de diciembre de [Resultado 8] HKA Ante el Órgano Interno de Control en el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes, para que realice las investigaciones pertinentes y, 10

11 Grupo Funcional Gobierno en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que, en su gestión, no elaboraron los informes relativos a la administración de los almacenes del organismo y de los almacenes a cargo de los Terceros de Largo Plazo, contratados por el SAE en el ejercicio fiscal de [Resultado 9] HKA Ante el Órgano Interno de Control en el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes, para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que, en su gestión, no elaboraron los informes de los resultados de las supervisiones llevadas a cabo en las visitas a las coordinaciones regionales durante el ejercicio fiscal de 2010, en los cuales se señale lo encontrado tanto en la revisión documental como en el trabajo de campo y se emitan las recomendaciones para implementar las mejoras. [Resultado 10] HKA Ante el Órgano Interno de Control en el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes, para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que, en su gestión, no realizaron al menos una visita anual a las coordinaciones regionales en Culiacán, Guadalajara, Hermosillo y Tijuana y, por lo tanto, no elaboraron las minutas de supervisión y los reportes de supervisión respectivos, durante el ejercicio fiscal [Resultado 11] Recuperaciones Operadas En el transcurso de la revisión se recuperaron recursos por 2,490.0 miles de pesos, con motivo de la intervención de la ASF. Resumen de Observaciones y Acciones Se determinó(aron) 11 observación(es), de la(s) cual(es) 5 fue(ron) solventada(s) por la entidad fiscalizada antes de la integración de este informe. La(s) 6 restante(s) generó(aron): 4 Recomendación(es) y 4 Promoción(es) de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria. Dictamen: con salvedad La auditoría se practicó sobre la información proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos; y se aplicaron los procedimientos de auditoría y las pruebas selectivas que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere sólo a las operaciones revisadas. La Auditoría Superior de la Federación considera que, respecto de la muestra auditada, el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes cumplió con las disposiciones normativas aplicables a la administración del inventario de los bienes transferidos para su administración y destino, excepto por los resultados que se precisan en el apartado correspondiente de este informe, y que se refieren principalmente a: La Junta de Gobierno no ha determinado la información que debe contener la base de datos en la que el organismo registra y controla los bienes transferidos para su administración y 11

12 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2010 destino, ni se han emitido los lineamientos que regulen la supervisión, operación y consulta de la base de datos. La base de datos en la que el SAE registra y controla el inventario de los bienes, desde su transferencia hasta que concluye su administración, no se encontraba actualizada al 31 de diciembre de 2010, pues algunas características registradas de los bienes no coinciden con lo que se tiene físicamente en los almacenes y por no tener el estado actualizado de los bienes de los registros revisados en la muestra. El 16.4% de los registros de bienes que tenía el SAE en administración, al 31 de diciembre de 2010, excedió el término legal de 540 días naturales en que el organismo debió darles destino. En los informes de supervisión correspondientes al Tercero de Largo Plazo con núm. de contrato SAE/0698/2010, no se identificó lo relativo a la administración de los almacenes; y tampoco se tuvo evidencia de los informes de supervisión sobre la administración de los almacenes del organismo y del Tercero de Largo Plazo con núm. de contrato SAE/0699/2010. La entidad fiscalizada no acreditó la elaboración de los informes que el área denominada Administración de Contratos debió efectuar como resultado de las supervisiones realizadas a las coordinaciones regionales. No se acreditó la realización de las visitas y, por tanto, tampoco la elaboración de las minutas a las coordinaciones regionales en Culiacán, Guadalajara, Hermosillo y Tijuana. Apéndices Procedimientos de Auditoría Aplicados 1. Evaluar el diseño del control interno respecto a la administración del inventario de los bienes transferidos. 2. Comprobar que la base de datos, en la que se registran los bienes muebles e inmuebles transferidos para su administración y control, esté integrada con la información que determinó la Junta de Gobierno del SAE. 3. Comprobar que la Junta de Gobierno del SAE emitió los lineamientos para la operación, supervisión y consulta de la base de datos en la que se registran los bienes muebles e inmuebles transferidos para su administración y destino. 4. Comprobar que el SAE implementó programas, políticas y procedimientos para realizar, supervisar y controlar el inventario de los bienes muebles e inmuebles transferidos para su administración y destino. 5. Comprobar que la base de datos en la que el SAE registra y controla los bienes encomendados para su administración, se encontró actualizada y con información 12

13 Grupo Funcional Gobierno veraz, en el ejercicio fiscal de 2010; de acuerdo a los resultados obtenidos de la muestra de auditoría. 6. Verificar que se establecieron metas para la administración del inventario de los bienes transferidos. 7. Verificar las acciones del SAE para reducir los inventarios y vigilar la antigüedad de los bienes transferidos. 8. Constatar los mecanismos y acciones que utilizó el SAE, para la supervisión de los Terceros de Largo Plazo que tienen a su cargo los almacenes para la guarda y custodia de los bienes en administración. Áreas Revisadas Las direcciones corporativas del Proceso de Bienes; de Operación, y de Finanzas y Administración. Disposiciones Jurídicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditoría practicada se determinaron incumplimientos en las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuación se mencionan: 1. Otras disposiciones de carácter general, específico, estatal o municipal: Contratos del SAE formalizados con los Terceros de Largo Plazo, cláusula décima octava; Acuerdo por el que se establecen las Normas generales de control interno en el ámbito de la Administración Pública Federal, artículo 13, fracción III; Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público, artículos 81, fracción VI, y 6 ter; Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público, artículos 7, fracción VII, y 26; Estatuto Orgánico del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes, 28, fracción XV, 39, fracción II, 40, fracción II, y 48, fracción XVII; Manual de Organización Específico de la Dirección Corporativa de Operación, función VII, del área de Administración Titular de Almacenes de Terceros y función VII, del área de Administración de Contratos; Manual de Procedimientos para la Supervisión del Tercero de Largo Plazo en materia de Recepción, administración y Destino de los Bienes Muebles, numeral 1.9, denominado Narrativa del procedimiento en materia de Verificación de Almacenes, y del numeral 1.13 denominado Criterios para la Operación del Procedimiento de Supervisión. Fundamento Jurídico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditoría Superior de la Federación para promover las acciones que derivaron de la auditoría practicada, encuentran su sustento jurídico en las disposiciones siguientes: Artículo 79, fracción II, párrafos tercero y quinto; fracción IV, párrafo primero; y párrafo penúltimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 13

14 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2010 Artículos 6, 12, fracción IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32, 39, 49, fracciones I, II, III y IV; 55, 56 y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante señalar que la documentación proporcionada por la entidad fiscalizada para aclarar y/o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditoría Superior de la Federación y que les dio a conocer esta entidad fiscalizadora para efectos de la elaboración definitiva del Informe del Resultado. Resultado Núm. 2 Como objetivo del SAE, la Junta de Gobierno ha establecido que, en paralelo con los avances en el desarrollo de su nueva Plataforma Tecnológica, también se desarrollen los programas y políticas necesarias que le permita dar cumplimiento de manera gradual, a las obligaciones que dicta la legislación y normativa del SAE, respecto a la base de datos. Resultado Núm. 4 Se acordó revisar los registros que fueron regularizados por la Coordinación Regional Centro del SAE, de manera conjunta con la ASF a fin de proporcionar evidencia que así lo acreditara, además de revisar los registros que quedaron pendientes. Resultado Núm. 8 La entidad informa sobre la reducción de 4,399 registros de bienes en administración, al pasar a bienes con destino definitivo, de lo informado el 9 de septiembre al 11 de octubre de Resultado Núm. 9, 10 y 11 Se instruyó al área competente para instrumentar medidas inmediatas para atender la observación; se anexa el calendario de visitas de supervisión para el ejercicio fiscal 2011 y copia simple del informe ejecutivo de las cuatro primeras visitas y las minutas de trabajo, correspondientes. 14

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