Universidad del Istmo. Facultad de Ingeniería ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO EN UNA EMPRESA IMPORTADORA Y COMERCIALIZADORA DE FRUTAS FINAS

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1 Universidad del Istmo Facultad de Ingeniería ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO EN UNA EMPRESA IMPORTADORA Y COMERCIALIZADORA DE FRUTAS FINAS JOHANA ISABEL REYES ARAGÓN Guatemala, Guatemala 28 de Mayo de 2009

2 Universidad del Istmo Facultad de Ingeniería ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO EN UNA EMPRESA IMPORTADORA Y COMERCIALIZADORA DE FRUTAS FINAS Trabajo de Graduación Presentado al Consejo de la Facultad de Ingeniería de la Universidad del Istmo para optar al título de: Ingeniero Comercial por JOHANA ISABEL REYES ARAGÓN Asesorado por: Licenciado Walfre Alcenio Alba Herrera Guatemala, Guatemala 28 de Mayo de 2009

3 Universidad del Istmo Facultad de Ingeniería A continuación presento el trabajo ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO EN UNA EMPRESA IMPORTADORA Y COMERCIALIZADORA DE FRUTAS FINAS Tema que fuera asignado por el Consejo de la Facultad de Ingeniería en el mes de Febrero de 2009 JOHANA ISABEL REYES ARAGÓN

4 DEDICATORIA Dedico mi trabajo de graduación a aquellos seres que amo con todo mi corazón, quienes con su apoyo, ayuda, confianza, aliento, corrección, y ánimos, hicieron de la culminación de mi carrera universitaria una realidad. A mi perfecto amor, Dios, que me motivó y guió hasta el último momento, con su amor eterno (Jeremías31:3) A la mejor mamá del mundo, Yrma Yolanda Aragón Chávez, quien estuvo cada día a mi lado, luchando contra viento y marea por brindarme un futuro mejor. Al mejor papá del mundo, Oscar Arnoldo Reyes Sagastume, quien fue mi ejemplo, ayuda y soporte. A la hermana más linda, Yolanda Iveth España Aragón, quien desde siempre ha sido mi ejemplo, compañera, amiga y apoyo. A mis tíos y otras mamás, quienes siempre me dieron aliento y palabras de ánimo, apoyándome en todo, en especial a mamá Ileana y tía Letty, que me dieron su apoyo incondicional.

5 A mis amigos, quienes han creído en mí, han orado por mí y han luchado conmigo, en especial a mi mejor amiga Keirith Saribeth Cuellar Calderón, quién siempre ha estado a mi lado creyendo en mí y conmigo. A mi asesor, Walfre Alba Herrera, quien me guió con excelencia durante todo el proceso.

6 AGRADECIMIENTOS A: Dios, quien cumplió su promesa No temas, porque yo estoy contigo; no desmayes, porque yo soy tu Dios que te esfuerzo; siempre te ayudaré, siempre te sustentaré con la diestra de mi justicia Isaías 41:10 Mis padres, por su apoyo, guía, corrección, lucha, ejemplo, soporte, ánimos, enseñanza, formación, y por estar en todo momento Mi hermana por su ejemplo, su enseñanza y su empatía. Mis tíos y mamas, por su aliento y ayuda. Mis amigos por sus oraciones, confianza, y sus palabras de ánimo Mis catedráticos por transmitirme todos sus conocimientos y hacerme crecer personal y profesionalmente.

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9 ÍNDICE DEDICATORIA AGRADECIMIENTOS Carta de autorización de impresión del trabajo de graduación Carta del asesor ABSTRACT 1 I. Inventarios I.1. Qué son los inventarios? 3 I.1.1 Tipos de inventarios 4 A. En relación al tipo de actividad de la empresa: B. En relación a la etapa del ciclo económico C. En relación a la contabilidad del mismo D. En relación a propiedad E. En relación a la cantidad F. En relación a la disposición G. En relación al tipo de ciclo económico I.1.2 Riesgos de los inventarios 7 A. Obsolescencia B. Merma

10 C. Deterioro D. Robo E. Siniestro I.1.3 Métodos de Valuación de Inventarios 8 A. Costo Promedio B. Promedio ponderado C. Promedio móvil D. PEPS E. UEPS F. Método detallista G. Costo identificado I.1.4 Costos relacionados con los inventarios 10 A. Costo de mantenimiento de inventario B. Costo de faltante de inventario C. Costo del pedido, embarque y recepción I.1.5 Sistemas de administración de inventarios 12 A. Método ABC B. Determinación del punto de reorden C. Just in Time D. Análisis integral Costo-Beneficio I.2. Estudio de una empresa importadora y comercializadora de frutas finas I.2.1 Generalidades I Historia 20

11 I Filosofía organizacional 23 a. Misión b. Visión c. Lema I Objetivos 25 I.2.2 Ventaja Competitiva 25 I.2.3 Productos 26 I.2.4 Mercado Meta 29 I.2.5 Competencia 31 I.2.6 Organización 32 I Organigrama 32 I Descripción de Departamentos 33 I Gerencia Administrativa I Gerencia Comercial I Gerencia de Operaciones I.2.7 Operaciones I Diagrama de relaciones 37 I Cadena de valor 39 I Cadena de suministros 40 I Proceso operacional 42 I Diagrama del proceso operacional 42 I Gestión de compras 43 I Pedido de producto 44 a. Emisión del pedido b. Revisión del pedido c. Aprobación del pedido d. Distribución documento e. Proceso de seguimiento

12 I Orden de compra 46 a. Proceso de cotización b. Proceso de selección de suplidor c. Emisión de orden de compra d. Revisión de orden de compra e. Aprobación de orden de compra f. Distribución documento g. Proceso de seguimiento I Internación de productos 48 a. Documentos de soporte b. Proceso de seguimiento I Gestión de inventarios 50 I Recepción de productos 51 a. Diseño de la planta b. Emisión documento de entrada c. Revisión de recepción del pedido d. Autorización de ingreso e. Distribución de documento f. Proceso de entrada de productos fuera de especificación I Almacenamiento 56 a. Condición del inventario b. Proceso de control de inventario c. Sistemas de almacenamiento d. Segregación I Pedido clientes 58 a. Emisión del pedido cliente b. Revisión del pedido cliente c. Aprobación del pedido cliente

13 d. Distribución de documento e. Proceso de seguimiento I Facturación 59 a. Emisión factura b. Revisión factura c. Aprobación factura d. Distribución de documento e. Proceso de seguimiento I Envió o despacho 60 a. Documentación b. Preparación del pedido c. Secuencia de despacho d. Horarios e. Aprobación f. Distribución de documento g. Proceso de seguimiento I Devolución de productos 62 a. Emisión de devolución b. Revisión de devolución c. Aprobación de devolución d. Distribución de documentos e. Proceso de seguimiento II. Identificación de un problema de administración de inventario II.1. Identificación del problema II.1.1 Metodología 65 II.1.2 Pasos para la identificación de los problemas 66 centrales II.2. Identificación de problemas para resolver cuantitativamente 79

14 III. Propuesta de solución para la gestión de inventarios 86 III.1. Una opción adecuada para dar solución al 87 problema de inventario III.2. Propuesta de solución: MRP, Material Requierement Planning 88 III.3. Comparación método actual vs. 100 sistema MRP aplicado a la empresa en estudio III.3.1 Método actual 100 III.3.2 MRP aplicado 103 III MRP aplicado paso a paso 104 III Comparación: método actual vs 113 sistema MRP IV. SÍNTESIS FINAL 119 V. REFERENCIAS 121 VI. ANEXOS 124

15 ÍNDICE ILUSTRACIONES I.Inventarios Tipos de inventario Ilustración 1: Tipos de inventario 4 Ilustración 2: Ciclo económico 5 Ilustración 3: Costo total de inventario 10 Métodos de Valuación de Inventario Ilustración 4: Gráfica ABC Costing 15 Ilustración 5: Punto de reorden 16 Ilustración 6: Just in time 18 I.2 Estudio de una empresa importadora y comercializadora de frutas finas Historia Ilustración 7: Historia de la empresa 21 Ilustración 8: Tendencia de crecimiento de la empresa 22 Ilustración 9: Instalaciones de la empresa 23 Ilustración 10: Productos Ilustración 11: Mercado meta 29 Ilustración 12: Participación de mercado 31 Ilustración 13: Organigrama 32 Operaciones Ilustración 14: Diagrama de relaciones 38

16 Ilustración 15: Cadena de valor 39 Ilustración 16: Cadena de suministros 41 Ilustración 17: Diagrama del proceso operacional 42 Ilustración 18: Gestión de compras 43 Ilustración 19: Origen de mercadería 44 Ilustración 20: Gestión de inventarios 50 Ilustración 21: Diseño de planta 52 Ilustración 22: Grados de calidad 54 II. Identificación de un problema de administración de inventario Identificación del problema Ilustración 23: Pasos para la identificación de problemas 66 Ilustración 24: Diagrama de problemas relacionados 70 entre sí Ilustración 25: Diagrama de problemas con los 71 departamentos asociados Ilustración 26: Diagrama de problemas con los 73 problemas asociados con problemas más frecuentes Ilustración 27: Diagrama de problemas asociados con 74 problemas centrales Ilustración 28: Gráfica Pareto 76 Ilustración 29: Diagrama de Ishikawa 77 Ilustración 30: Ponderación de los problemas por cada 78 gerencia Ilustración 31: Razones financieras de liquidez 79 Ilustración 32: Razones de actividad 81 Ilustración 33: Valor de los problemas identificados Ilustración 34: Problemas identificados y su valor 84

17 Ilustración 35: Gráfica del porcentaje de cada 85 problema respecto a las ventas III. Propuesta de solución para la gestión de inventarios Ilustración 36: Evolución de Tecnologías 86 Ilustración 37: Tecnología relacionada con el tiempo 87 entre unidades Gestión Actual Ilustración 38: Gestión de inventario actual 101 Ilustración 39: Itinerario de Naviera, ejemplo 102 Ilustración 40: Disponibilidad de embarcaciones, 103 mes marzo Sistema MRP Ilustración 41: Circuito de planificación 104 Ilustración 42: Inventario, mes de Marzo 105 Ilustración 43: Requerimientos y ventas reales 106 Ilustración 44: Pedidos programados 107 Ilustración 45: Reporte MRP 111 Comparación de sistemas de gestión de inventario Ilustración 46: Resultados método actual 114 Ilustración 47: Resultados sistema MRP 115 Ilustración 48: Comparación de resultados: 117 método actual vs MRP

18 ABSTRACT La empresa en estudio, es una empresa guatemalteca, fundada en mayo de 1993, que tras identificar la necesidad de la población guatemalteca de consumir frutas a lo largo del año, sus inversionistas decidieron emprender las operaciones de comercialización de frutas finas, tales como manzanas, peras y uvas a los supermercados. De 1993 para la actualidad han expandido sus actividades comerciales, distribuyendo más variedad de frutas y en diferentes canales que van desde supermercados varios hasta el mercado informal. Su filosofía organizacional está fundamentada en dos pilares: Máxima Calidad y Alta Satisfacción, apostando porque en todo momento que el cliente tenga contacto con la empresa, se dé una continuidad de servicio capaz de satisfacer sus necesidades, ofreciéndole los más frescos y de más alta calidad productos del mercado. Su ventaja competitiva es la Calidad, resguardando y controlando los productos que vende desde la producción del mismo. La empresa en estudio es parte de un grupo formado por empresas independientes y autónomas (agricultores y distribuidores) que trabajan el mismo producto y mantienen una relación comercial directa, llevando tal relación a una integración vertical, con la salvedad que su situación accionaria es de carácter independiente. El personal asciende a 130 colaboradores. La estructura organizacional es de tipo jerárquica y cuenta con tres departamentos: Gerencia Administrativa, encargada de gestionar el talento humano y todo lo concerniente con la administración de la empresa; Gerencia Comercial, sus funciones principales es la comercialización de productos y el control de los pedidos y Gerencia de 1

19 Operaciones, cuyo que hacer principal es velar por el mantenimiento del patrimonio fijo de la empresa y el manejo eficiente del producto. La cadena de suministros de la empresa inicia en las plantaciones de otros países. Al recibirse en el puerto guatemalteco se transporta en trailers refrigerados hasta las bodegas de la empresa, en donde es descargada con montacargas eléctricos. En las bodegas se realizan las operaciones de recepción, control de calidad, etiquetado, almacenamiento y despacho al público. Este estudio describe el andamiaje sobre el cual la empresa ejecuta todas sus operaciones, basadas en su filosofía, visión y misión, aplicando las formas organizacionales, metodológicas y de desempeño más adecuadas, todo lo cual le ha permitido ubicarse como una empresa de un futuro promisorio. La intención de realizar el presente estudio, radica en la idea de la autora de contribuir con el movimiento empresarial guatemalteco, dando a conocer los alcances de una empresa cuyas sólidas bases le han permitido un nivel de desarrollo satisfactorio. Así también, enfatizar en la importancia de las posibles mejoras derivadas de la aplicación del sistema Material Requeriment Planning (MRP) en la administración y control del inventario. 2

20 I. Inventarios I.1. Qué son los inventarios? Los inventarios son bienes tangibles, propiedad de una empresa, destinados a la venta o a la producción de bienes o servicios, tales como materias primas, productos en proceso, artículos terminados, material de empaque y otros que se consumen dentro del ciclo normal de operaciones de una empresa 1. Es decir toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o para actividades productivas. Otra definición es: Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos comprendidos en el activo circulante de una empresa y destinados a la venta, ya sea en su forma original, o después de haber sido elaborados o transformados parcial o totalmente 2. La razón de ser de los inventarios La razón fundamental de la existencia de los inventarios es que resulta físicamente imposible y económicamente impráctico que cada artículo llegue desde el productor al cliente final justo en el momento que surja la necesidad y en donde surja. Físicamente el proveedor podría llevar los productos al cliente justo en el momento deseado, pero, el costo en el que se incurre es demasiado elevado. 1 GIRÓNMONZÓN,D.A.,Deficienciasdecontrolinternoeneláreadeinventariosenunaempresa productoradecamas,tesisinédita,universidadsancarlosdeguatemala,guatemala, PERDOMOMORENO,A.Administraciónfinancieradelcapitaldetrabajo.Tesisinédita,UniversidadSan CarlosdeGuatemala,Guatemala

21 I.1.1 Tipos de inventarios Los inventarios tienen varias clasificaciones: A. En relación al tipo de actividad de la empresa: Inventariode MateriaPrima Tipodeactividad delaempresa Empresa industrialode transformacion Empresa Comercial Inventariode fabricación Inventariode mercancías Inventariode productosen proceso Inventariode productos terminados Ilustración1:Tiposdeinventario a. Inventarios de materia prima: Comprende los artículos y materiales básicos, que compran las empresas para la elaboración de sus productos. b. Inventarios de productos en proceso: Consiste en todos los elementos que intervienen en el proceso productivo antes de conformar un producto terminado. c. Inventarios de productos terminados: Comprenden los artículos y materiales que resultan del proceso productivo y que aún no han sido vendidos. d. Inventarios de mercancías: Comprenden artículos y materiales listos para ser vendidos; este tipo de inventarios lo utilizan aquellas empresas comercializadoras y no productoras. 4

22 B. En relación a la etapa del ciclo económico Inventario Inicial (+) Compras ( ) Ventas Inventario final Ilustración2:Cicloeconómicodelinventario a. Inventario inicial: Es el que se realiza al comienzo de las operaciones, es decir del ejercicio económico. Sirve para especificar la situación patrimonial con la que se parte el ejercicio operacional. b. Inventario Final: Es el que se realiza al cierre del ejercicio económico. Sirve para determinar la nueva situación patrimonial, después de haber efectuado todas las operaciones comerciales de dicho periodo. C. En relación a la contabilidad del mismo a. Inventario Físico: También llamado inventario real, ya que representa las cantidades exactas que realmente se encuentran en bodegas; es decir, es contar, pesar o medir todas las mercancías que se encuentren en existencia en la fecha de inventario (listado del stock realmente poseído). b. Inventario Teórico: Es la definición de unidades de inventario o valor obtenido, que proviene de los registros del inventario perpetuo en vez del conteo real. Es el inventario que se encuentra contabilizado; es decir, es el inventario que se tiene en los estados financieros de la empresa. 5

23 D. En relación a propiedad a. Inventario en Consignación: Es la mercadería que se entrega para ser vendida pero el título de propiedad lo conserva el vendedor. E. En relación a la cantidad a. Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de existencias que se debe mantener en almacén; basadas en la demanda pronosticada. b. Inventario Máximo: Es la cantidad máxima que se puede tener en stock, basada en la demanda pronosticada y la variación del excedente. F. En relación a la disposición a. Inventario en Cuarentena: Está conformado por aquellos artículos o mercadería que debe cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo. Generalmente se da en artículos de consumo. G. En relación al tipo de ciclo económico: a. Inventarios Estacionales: Se diseñan para satisfacer las fluctuaciones en la demanda. Se pronostica y determina el tipo de demanda y en qué forma varia a fin de tener los productos en los picos del ciclo pero no acumular exceso de cantidad en los momentos de baja demanda. b. Inventarios Cíclicos: Se emplean para operar según tamaño de lote. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad, se puede decidir 6

24 trabajar por lotes; así, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. I.1.2 Riesgos de los inventarios Así como los inventarios permiten a las empresas darle satisfacción al cliente, satisfacer la demanda y mejorar las ventas; también pueden llevar a las empresas a incurrir en costos elevados (por su mantenimiento) o bien en perdidas. Algunos de los riesgos que se corre son: A. Obsolescencia: Se refiere a la perdida de actualidad de algún producto en el consumo del mercado cuando el periodo de la economía está en auge, puede haber utilidad pero también perdida si las predicciones de los mercados no coinciden con la realidad 3. Esto se da mucho en productos tecnológicos, como las computadoras. B. Merma: Se presenta cuando el producto por estar almacenado largo tiempo pierde peso, tamaño, calidad o rendimiento. C. Deterioro: La permanencia de un producto en las bodegas de la empresa puede ser susceptible a que sufra daños en su presentación, contenido o calidad, que llegue a ocasionar una pérdida para la empresa. D. Robo: 3 Texto Administración Financiera III,

25 Se da con mayor probabilidad en empresas cuyos registros son ineficientes y permiten fugas, dando lugar a que empleados o externos roben, tomando unidades de stock, de forma ilícita. E. Siniestro: Son los riesgos que tiene una empresa de sufrir pérdidas por fenómenos naturales o por hechos realizados por el hombre. I.1.3 Métodos de Valuación de Inventarios La base primaria de la valuación de inventarios la constituye el costo. En el costo se debe incluir todos los desembolsos de efectivo, tanto directos como los indirectos, necesarios para llevar un artículo o mercadería a su condición de disponibilidad. Los principales métodos de valuación son: A. Costo Promedio: Se calcula dividiendo el importe acumulado de las erogaciones aplicables (costo de las mercancías) entre el número de artículos adquiridos. B. Promedio ponderado: Es un poco más exacto o más real para aquellas compañías que producen o comercializan diferentes bienes con diferentes costos o ventas. El promedio ponderado no generaliza a los productos, por el contrario, a cada uno le asigna un peso (ya sea ventas o costos o volúmenes) y luego saca el promedio; este promedio permite a las empresas tomar en cuenta la ponderación o importancia de cada producto, eliminando la afección de los límites que se da en el promedio normal. C. Promedio móvil: 8

26 Generalmente se emplea cuando se lleva un sistema de inventario perpetuo, el cual proporciona un nuevo costo unitario después de cada compra y no hasta el final del periodo, como sucede en el promedio ponderado. D. PEPS- primeras entradas, primeras salidas: Se basa en el supuesto que los primeros artículos que entran al almacén son los primeros en salir de él; se presume que el inventario está conformado por las compras más recientes y valorado a los costos más recientes, la valorización entonces sigue la tendencia del mercado. E. UEPS-últimas entradas, primeras salidas: Se basa en el supuesto que los últimos artículos que entran al almacén son los primeros en salir de él. Así, asigna los costos a los inventarios a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos. F. Método detallista: El inventario se valúa a precios de venta al por menor; es mucho más conveniente tomar un inventario a precios de venta al detalle, en lugar de tener que examinar las facturas para averiguar el costo unitario de cada artículo en existencia. Por lo tanto el importe de inventarios se obtiene valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de contribución bruta, y con esto se obtiene el costo por grupo de artículos producidos. G. Costo identificado: Ciertas empresas consideran factible determinar el costo de un artículo por sus características, tal es el caso de compañías de arte, vehículos, etc. En las que sus inventarios están conformados por mercaderías iguales, con características 9

27 individuales de número, marca o referencia. Que debido al tipo de producto, su costo se identifica plenamente al momento de venderse. I.1.4 Costos relacionados con los inventarios: Los inventarios están relacionados con diferentes costos entre los que se mencionan: Ilustración3:CostototaldeInventario A. Costo de mantenimiento de inventario: Se le llama también costo de existencia de almacén. Estos son los costos en que incurre una empresa para considerar los productos que satisfagan desembolsos en efectivo y oportunidades proyectadas de utilidades, por ejemplo: Impuestos de almacenes y bodegas Costo de capital invertido (intereses sobre el dinero invertido o costo capital) 10

28 Prima de seguros de inventarios Costo de almacenamiento (calefacción, alumbrado, refrigeración) Depreciación de equipos de almacenamiento Amortización de gastos de instalación Obsolescencia de quipos y productos. Etc. B. Costo de faltante de inventario: Son los costos que incurre la empresa por falta de stock, es decir aquellos costos que son generados por la pérdida de ventas por no tener los productos en el momento demandado, algunos ejemplos de costo de faltante de inventario son: Depreciación en producción. Pérdidas de ventas. Pérdidas de clientes. Pérdidas del crédito mercantil. C. Costo del pedido, embarque y recepción: Son los costos relacionados con la adquisición de materia prima o existencia, los costos de pedir las existencias, de embarcarlas y de recibirlas. Por ejemplo: Requisición de compra. Expedición de la orden de compra. Fletes, acarreos y maniobras. Descuentos por compra en cantidad masiva. Teléfono, fax, del pedido. Recibo o inspección de productos. Almacenamiento. 11

29 Contabilidad y auditoría de inventarios, etc. I.1.5 Sistemas de administración de inventarios: La gestión de los inventarios tiene por objeto: Minimizar la inversión del inventario, a fin de emplear los recursos que no se destinan a este fin en otros proyectos aceptables. Asegurar que la empresa cuente con existencias suficientes para hacer frente a la demanda cuando ésta se presente y para que las operaciones de producto y venta funcionen sin obstáculos. Existen diferentes métodos de control de inventarios entre los que se menciona: A. Método ABC Se basa en una ordenación de la mercadería en función de su importancia. Este ordenamiento se hace con el objeto de establecer mejores métodos de control y atención sobre los inventarios, que por su número o monto merecen una vigilancia y atención permanente o especializada. Se realiza a través del establecimiento de 3 grupos de inventarios, el A, B y C. Los grupos se establecen con base al número de partidas y su valor; se emplea el gasto o valor anual de los artículos, que no es más que la utilización anual de los artículos, medida expresada en unidades monetarias. 12

30 Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión. Son 3 las Clasificaciones: Los artículos A: incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos; es decir el 20% de los artículos que son el 80% del inventario. Los artículos B: abarcan un número menor de inventarios que los artículos C. Los artículos C: son lo que tienen un valor reducido de inversión pero constituyen gran parte del número de inventarios o artículos. El beneficio de este sistema es que permite a la administración enfocar esfuerzos en aquellos artículos que constituyen la mayor parte de nuestra inversión pero que en cantidad de unidades son mínimos. Ejemplo 4 La empresa XX produce 5 números de artículos. En la columna 1: el número de artículo. Columna 2: el consumo anual de unidades. Columna 3: Consumo total. Columna 4: los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total de artículos. Son 20 artículos cada uno representa el 5% dentro del total (100%/20 artículos = 5%). Columna 5: Representa la valoración de cada artículo. El valor de cada uno se calcula multiplicando su precio unitario por su consumo (columna 2 por columna 3). 4 FUCCI,R, TOMÁS,A. Gráfico ABC como técnica de gestión de inventario. Actualización: Monterroso, E. Junio

31 Columna 6: el porcentaje que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario Artículos No. Consumo Costo unitario % de participación Consumo ($) % del Anual (unidades ($) de C/ artículo Valorización consumo total ($) $ % $ 7, % $ % $ 12, % $ % $ 105, % $ % $ 12, % $ % $ 1, % Total $ % $ 138, % A partir de la tabla anterior, corresponde ordenar la columna 1 y 6 en sentido decreciente: Artículos No. Consumo Anual (unidades Costo unitario ($) $ $ $ $ $ 0.50 Total $ % de Consumo ($) participación de Valorización C/ artículo 20% $ 105, % $ 12, % $ 12, % $ 7, % $ 1, % $ 138, % del % Clasificación consumo Acumulado total ($) 75.95% 75.95% A 8.68% 84.63% A 8.68% 93.31% B 5.42% 98.73% C 1.27% % C 100% 14

32 Por lo tanto para este caso, el artículo 3 es de clasificación A El artículo 4 y 2 de clasificación B y los artículos 1 y 5 de clasificación C. Para los artículos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atención para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks. Para los artículos B se debe llevar a cabo un control administrativo intermedio. Para los artículos C utilizar un control menos rígido y podría ser suficiente una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar un sistema de revisión periódica para tratar en conjunto las órdenes surtidas por un mismo proveedor. Grafica ABC Costing Ilustración4:GráficaABCCosting B. Determinación del punto de reorden Se basa en la premisa del tiempo que transcurre desde la solicitud de pedido y cuando este entra en bodegas. Dado a que cuando se realiza el pedido este no se recibe inmediatamente, tanto por el número de días que tarda el proveedor en recibirlo y despacharlo como el tiempo que se 15

33 lleva en tránsito; el pedido debe hacerse con la anticipación prudente de tal manera que no se agoten las existencias. El punto de reorden determina el nivel mínimo de existencias que deben de haber antes de elaborar un pedido; es decir, es una señal indicando que las existencias de un artículo ha llegado a cierto nivel por lo que debe hacerse un nuevo pedido. Por ejemplo: Una empresa que necesita o posee 6 diferentes artículos para su venta posterior. Columna 1: Nombre del artículo Columna 2: Intervalo de entrega, es el intervalo para la recepción de productos medido en días; en este caso es de 3 días; 1 día para preparar el pedido, 1 día para transporte y 1 día para la recepción. Columna 3: es el consumo anual del producto Columna 4: es la utilización diaria. Se calcula dividiendo el consumo anual dentro de 365 días. Columna 5: punto de reorden. Se calcula multiplicando la utilización diaria por el intervalo de entrega. Es decir la columna 2 multiplicada por la columna Artículo Intervalo entrega días de Consumo anual (Kg) Utilización (Kg) diaria Punto de reorden (Kg) A B C D E F Ilustración5:Puntodereorden 16

34 C. Just in Time Como su nombre lo indica, este método busca la adquisición de inventarios y la inserción de los mismos en el proceso productivo de la empresa, justo en el momento en que se necesitan. Este método requiere un manejo de compras muy eficiente, con proveedores de suma confiabilidad y un sistema de manejo de inventarios que detalle las necesidades. Just in Time, busca la minimización de inventario estacionario, a través de la adquisición de los artículos en el momento de su uso. Este método busca el empleo de inventario relativamente bajos. Lo primero que se debe hacerse es la determinación y empleo del hábito de ir mejorando día con día, eliminando prácticas desperdiciadoras. Inicialmente se identifican las prácticas desperdiciadoras, generalmente se dan cuando se mantienen inventarios excesivos de producción, o se dan márgenes de tiempo excesivo para el reabastecimiento de materia prima, o productos con problemas de calidad, información defectuosa, tardía, imprecisa y falta de veracidad, entre otros. Tras la identificación de las prácticas desperdiciadoras, se busca la eliminación de las mismas, con una reingeniería de los procesos de desperdicio. Algunas de las ventajas del Just in Time son: Reduce el tiempo de producción. Aumenta la productividad. Reduce el costo de calidad. 17

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