INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO

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1 INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO Datos de Control Copia asignada a: Lic. Armando Gallegos Díaz. Fecha de implantación: 1 de diciembre de 2004 Puesto: Director General Adjunto de Control de

2 Página: 2 de Propósito del procedimiento. Contar con un documento administrativo que nos permita describir en forma pormenorizada los pasos a seguir por el personal involucrado en el inventario físico de de bienes de consumo, identificando las áreas responsables y los tiempos requeridos para su elaboración. 1.2 Alcance. El ámbito de aplicación de este procedimiento aplica a la Dirección General de Bienes Inmuebles y, a la Dirección General Adjunta de Control de Bienes, a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones, al Departamento de Almacén y al Órgano Interno de Control. 1.3 Referencia. Ley General de Bienes Nacionales. Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal. Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de Administración Pública Federal. 1.4 Responsabilidades. Es responsabilidad de la Dirección General de Bienes Inmuebles y la elaboración y vigilancia de este procedimiento a través de la Dirección General Adjunta de Control de Bienes y del Departamento de Almacén.

3 Página: 3 de Definiciones. Bienes de consumo: Artículos de oficina, papelería, material de limpieza, material eléctrico, material de ferretería, consumibles de computo, víveres, etc. Marbete: Formato divido en 3 talones que contienen los datos de identificación de cada uno de los bienes de consumo del Almacén y que son llenados conforme al conteo físico.

4 Página: 4 de 10 Políticas y Lineamientos 4. Corresponde al Departamento de Almacén, con la participación del Órgano Interno de Control en la Secretaría, el levantamiento físico de inventario de bienes de consumo al menos una vez al año en el mes de enero. 5. Cuando se determine la necesidad de practicar levantamientos físicos del inventario de bienes de consumo, el Departamento de Almacén comunicará, por escrito a cada una de las unidades administrativas que conforman la Secretaría, la suspensión provisional de servicios en el Almacén, dentro de un plazo que no podrá ser menor a 15 días ni mayor a 30 días, previos al inicio de los trabajos señalados.

5 Página: 5 de 10 Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (Clave) 1 Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales 2 Órgano Interno de Control 3 Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales 4 Dirección General Adjunta de Control de Bienes 5 Departamento de Almacén Solicita al Órgano Interno de Control, su intervención para el inventario físico a través de oficio, anexando el programa (contiene los bienes identificados y grupos de trabajo para los conteos). Recibe oficio y programa e informa sobre fecha, calendario y nombres del personal que intervendrán en el Inventario Físico a la Dirección General de Bienes Inmuebles y (DGBIRM) a través de oficio. Recibe oficio e informa a la Dirección General Adjunta de Control de Bienes (DGACB) de la respuesta del Órgano Interno de Control, para que avise a los Coordinadores Administrativos u Homólogos de la Secretaría. Avisa a los Coordinadores Administrativos u Homólogos de esta Secretaría mediante circular, que el Almacén permanecerá cerrado durante diez días hábiles y notifica al Departamento de Almacén, para que coordine con la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones las entradas de bienes de consumo. Coordina con la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones para que los días que permanezca cerrado el Almacén, no programe entradas de bienes de consumo. - Programa - Programa - Circular 6 Entrega en el primer día al Órgano Interno de Control listado de los bienes de consumo en existencia con fecha actual. - Listado 7 Órgano Interno de Control Elabora acta de inicio de inventario. - Acta 8 Verifica el primer día el último folio de entradas y salidas de bienes de consumo.

6 Página: 6 de 10 Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (Clave) 9 Grupos de Trabajos Proceden el mismo día a marbetear por código y localización de bienes. - Marbete 10 Realizan 1ero. y 2do. conteo, (3 días por conteo) y se asientan cantidades en los marbetes. - Marbete 11 Verifican que no existan diferencias entre el primero y segundo conteo. 12 Existen diferencias? 13 Realizan un tercer conteo. SI Conecta con la actividad número 14. NO 14 Órgano Interno de Control Verifica lo físico contra el listado que recibe el 1er día de los bienes de consumo en existencia. Listado 15 Hay diferencias? 16 Solicita al Departamento de Almacén justifique las diferencias. SI 17 Departamento de Almacén Revisa, justifica y, en caso de que persistan las diferencias se asienta en el acta, para su solventación. 18 Órgano Interno de Control Conecta con la actividad número 18. NO Levanta acta del cierre del inventario físico de bienes de consumo. - Acta

7 Página: 7 de 10 Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (Clave) 19 Órgano Interno de Control Dictamina el levantamiento de inventario físico de bienes de consumo. 20 Reporta por oficio a la Dirección General de Bienes Inmuebles y y a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, sobre los resultados. 21 Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales 22 Departamento de Almacén Recibe oficio de resultados y lo envía al Departamento de Almacén a través de la Dirección General Adjunta de Control de Recibe oficio de resultados y archiva todo lo relacionado al inventario físico de bienes de consumo en el expediente correspondiente, para su seguimiento. FIN DE PROCEDIMIENTO

8 Página: 8 de 10 Diagrama de Flujo INICIO Solicitar al Órgano Interno de Control, su intervención para el levantamiento de inventario físico a través de oficio. 1 Oficio Programa Recibir oficio y programa e informar sobre fecha, calendario y nombres del personal que intervendrán. 2 Oficio Programa Informar a la DGACB de la respuesta del Órgano Interno de Control. 3 4 Avisar a los Coordinadores Administrativos u Homólogos mediante circular que el Almacén permanecerá cerrado. 4 Circular 4 Coordinar con la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones, para que no programe entradas de bienes de consumo. 5 4Entregar en el primer día al Órgano Interno de Control listado de los bienes de consumo en existencia. 6 Listado 4 Elaborar acta de inicio de inventario. 7 Acta 8

9 Página: 9 de 10 Diagrama de Flujo Verificar el primer día el último folio de entradas y salidas de bienes de consumo. 8 Proceder los grupos de trabajo el mismo día a marbetear por código y localización de bienes. 9 Marbete Realizar 1ero. y 2do. conteo (3 días por conteo) y asentar cantidades en los marbetes. 10 Marbete Verificar que no existan diferencias entre el primero y segundo conteo. 11 Existen diferencias? NO Verificar Órgano Interno de Control lo físico contra el listado. 12 SI 14 Listado 15 Realizar un tercer conteo

10 Página: 10 de 10 Diagrama de Flujo Hay diferencias? NO Levantar el Órgano Interno de Control acta del cierre del inventario físico de bienes de consumo. 15 SI 18 Acta Solicitar al Departamento de Almacén justifique las diferencias. Dictamina el inventario físico de bienes de consumo Reportar por oficio a la DGBIRM y a la DGPOP, sobre los resultados. Revisar y justificar, en caso de que persistan las diferencias se asienta en el acta, para su solventación Oficio Acta Recibir oficio de resultados y enviar al Departamento de Almacén a través de la DGACB Oficio Recibir oficio de resultados y archivar todo lo relacionado al inventario físico de bienes de consumo. 22 Oficio FIN

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