: DIRECCION DE CONTROL : DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS

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1 IDAD DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MEMO CONTROL N ANT.. Memo Audi-Control N del 07/04/2011. MAT. Informe Final de Auditona al Inventario Municipal. VITACURA, DE : DIRECCION DE CONTROL : DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS Auditorla efectuada al Inventario Municipal. Por medio de la presente, remito a Ud. Informe Final de Cabe señalar que se dio total cumphmiento a los objetivos previamente establecidos respecto al alcance y profundidad de la Auditoria y los datos que no se encuentran detallados en este informe y que fueron ublizados como base de Cálculo y de Evaluación, se encuentran en poder de esta Unidad para las consult,eitft entes. Sa r ( ECIDR pc " CONTRot ONT ARAYA DE CONTROL SBA/psm Distribución: Dirección de Administracion y Finanzas Direccion de Informatica Direccion de Infraestructura Sr. Alcalde Administración Municipal Unidad de Auditorla Archivo

2 IDAD IDAD DE VITACURA DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MAT: INFORME FINAL DE INVENTARIO En cumplimiento al Programa de Auditoria de esta Contraloría y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley Art. 29 de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades se efectuó una Auditoria al Inventario Municipal. OBJETIVO: Establecer el grado de control en cuanto a bienes nuevos, traslados y dados de baja. ANTECEDENTES GENERALES El Decreto N º 10/1880 del 02 de Agosto del año 2007 Reglamento de Organización y Funcionamiento Interno. El Decreto N º 10/1728 del 29 de Junio del año 2011, Reglamento de Organización y Funcionamiento Interno (aprobado durante el transcurso de esta Auditoria.) El decreto N º 10/1734 de Junio año 2006, Reglamento sobre la Administración y de bienes de propiedad Municipal. Oficio Contraloria General de la Republica N del año 1992, Imparte Instrucciones Contabilidad General de la Nación.

3 IDA UNIVERSO DE LA MUESTRA El universo corresponde a una muestra aleatoria tomada en dependencias municipales, entre las cuales se reviso DAF, Secretaria Municipal, Administración Municipal, Asesoría Jurídica, SECPLA, DECOM, Administración Municipal equivalente de Dependencias que componen la Municipalidad a un % del total. EVALUACION DEL CONTROL ADMINISTRATIVO Se realizo una revisión de los bienes en uso en cada dependencia verificando el número de inventario y su ubicación física respecto del listado de la unidad de Abastecimiento. Se reviso el archivo de los Certificados de Alta que constituye el documento a través del cual se realiza la entrega del bien asignado a un usuario. 5.- ANALISIS DE LA MUESTRA: En la revisión efectuada a los bienes de uso, se pudo verificar que en su mayoría mantienen el lugar físico al que fueron asignados. La unidad de inventario realiza revisiones periódicas de inventario para actualizar sus registros. Sin embargo, se observó que existe un porcentaje considerable de bienes que fueron trasladados sin informar a esa unidad, perdiendo así la actualización de la información y vulnerando el Decreto Alcaldicio N9 10/1734 de Junio del año 2006 que reglamenta la administración de bienes de propiedad Municipal en su punto N 9 20.EI detalle de la revisión de los bienes de uso se refleja a través del siguiente cuadro.

4 IDA 5.1 Revisión de bienes en terreno (31 Mayo y 06 Junio atio 2011) N2 BIEN DE USO N9 INV. DEPENDENCIA ASIGNACION OBSERVACIONES 1 TRITURADORA 7286 DAF DAF/SUB.ADM 2 TRITURADORA 7964 DAF DAE/SUB.ADM 3 PERCHERO DAF DAF/SALAREUN 4 SILLA DAF DAF NO UBICADA 5 SILLA OPERAT DAF DAP/SECRETAR 6 ALFOMBRA 2645 DAF N2 ILEGEBLE 7 MOUSE 7945 DAF DAF INVENTARIO -INFORMATICA 8 TELEFONO DAF DAF/ 9 PENDRIVE DAF SIN FUNCIONARIO ASIGNADO 10 REL DAF DIRECTOR 11 PERSIANA 2244 DAF INV. ANTIGUO 12 GRABADOR-CD 2487 DAF NO UBICADO 13 PIZARRA FINANZAS PRESUPUESTO 14 SILLA VISITA FINANZAS PRESUPUESTO 15 SILLA VISITA FINANZAS PRESUPUESTO 16 CALCULADORA 6300 FINANZAS PRESUPUESTO 17 PERCHERO FINANZAS CONTABILIDAD 18 CALCULADORA FINANZAS PRESUPUESTO 19 CALCULADORA FINANZAS PRESUPUESTO 20 PENDRIVE FINANZAS SUBDIRECCION SE LLEVO A SECPLA 21 PENDRIVE FINANZAS SUBDIRECCION SE ILEVO A SECPLA 22 ESTAC. TRABAJO 9689 RENTAS SECRETARIA 23 SILLA OPERATIVA 9690 RENTAS OF. INSPECTOR 24 SILLA OPERATIVA 9797 RENTAS NO UBICADA 25 CALCULADORA RENTAS AUDITOR 26 PERCHERO RENTAS JEFE PATENTES 27 PLANTA RENTAS ASIGNACION XIMENA DELSO 28 CALCULADORA 8067 RENTAS AUDITOR 29 MAQ. FOTOGRAFICA CONVENIO SII 30 MAQ RENTAS NO UBICADA FOTOGRAFICA 31 CAJA FUERTE 8842 ADM. 32 MUEBLE CAJONERA ADM. 33 TV. 21 PULG ADM. 34 PISO PLEGABLE ADM. SALA CAFE 35 PERCHERO ADM. 36 TV. COLOR 20 P AD. 37 TRITURADORA 7965 AD. CALIDAD 38 APOYA PIES ADM. SECRETARIA 39 MACETERO VIDRIO 2293 F ADM. OF. SR ALCALDE NO EXISTE, SE QUEBRO TRASLADO DE EDIFICIO 40 PENDRIVE ADM. SR. ALDO SABAT NO UBICADO 41 PENDRIVE ADM. SR. ALDO SABAT NO UBICADO

5 Ji IDAD 42 ESCRITORIO SECPLA BODEGA 43 CALCULADORA SECPLA XIMENA NUÑEZ 44 CALCULADORA SECPLA ANA BAEZ SE LLEVO CALCULADORA A OFICINA DE PARTES 45 CALCULADORA SECPLA ANA PINTO 46 CARGADOR SECPLA ANA PINTO 47 ESCALERA ALUINIO SECPLA ANA PINTO 48 BASURERO 8882 DECOM SECRETARIA 49 ESTANTE MECANO 8665 DECOM BODEGA 50 ENCICLOPEDIA 3515 SEC. CONCEJALES 51 MANOS LIBRES 2956 SEC. CONCEJALES NO UBICABLE SRA. PAZ HIRART 52 TERMO SEC CONCEJALES 53 CALCULOFtA 8329 SEC. CONCESALES NO UBICABLE 54 GRABADOFtA SEC.MUNICPAL CONSFJAI F5 NO UBICACLE 5.2 OBSERVACIONES Traslados La muestra revisada permitió establecer que existen unidades en las cuales se han producido traslados sin informar al Departamento de Abastecimiento para que este actualice el inventario Municipal. Bienes No Encontrados Según el cuadro detalle de revisión de inventario existen bienes no encontrados, para lo cual el departamento de Abastecimiento deberá aplicar el procedimiento establecido en el Reglamento de Administración de Bienes Inventario. Equipamiento Computacional Inventariado a Dirección de Informática. El aná lisis permitió establecer que los bienes municipales que correspondan a equipamiento computacional, se adquieren por solicitud de la Dirección de Informática y son entregados e inventariados a Informática, quien a su vez asigna dichos bienes, pero no informa de su asignación final al departamento de Abastecimiento para su actualización. Polftica de Inventario Se pudo comprobar que existen bienes inventariados que por su naturaleza se consumen con el uso como es el caso de los bienes fungibles. Esta situación deberá ser revisada a fin de establecer una política de inventario que reflejé satisfactoriamente su destrucción por el uso.

6 IDAD Mantenimiento Estaciones de Trabajo La mantención y reparación de muebles de oficina la realiza la Subdirección de Servicios Generales, su eficiente función se aprecia al optimizar las partes que conforman las estaciones de trabajo con el fin de conseguir la operatividad del equipamiento de oficina. La optimización de las partes implica que, a modo de ejemplo, una cajonera adherida a la estación de trabajo con un inventario sea trasladada y adherida a una nueva estación de trabajo para completar el juego, perdiendo su inventario original. Esta situación es repetitiva y no es informada al departamento de Abastecimiento. 6.- CONCLUSION a",742\ En general el inventarichd4ibielt muebles es Ilevado satisfactoriamente por la unida de Inventaintca rga da del mismo, no obstante, el análisis de la muestra evidencio quelexistensituaciones susceptibles de ser mejoradas. El departamento de Abastecimiento deberá requerir de la Subdirección de Recursos Humanos la información de personal en cuanto a incorporaciones, traslados, renuncias y termino de contrato con el fin de mantener actualizado sus registros de asignación de bienes. El departamento de Abastecimiento deberá requerir de la Dirección de Informática la nomina de bienes computacionales con la respectiva asignación del funcionario municipal. La Subdirección de Servicios Generales debe informar al departamento de Abastecimiento los cambios realizados producto de mantenimiento y reparaciones de bienes muebles. Establecer mejoras en cuanto a la política de inventario vigente, si lo amerita modificar el reglamento de adquisiones de bienes muebles. Dar cumplimiento a las sanciones que establece el decreto 10/1880 del afio 2007, que reglamenta sobre la administración y control de los Bienes de propiedad Municipal, a quienes vulneran el reglamento.

7 IDAD EL cumplimiento y ejecución de las acciones tomadas, serán comprobadas durante un proceso de seguimiento del primer semestre del año 2012 Saluda atentamente a Ud. SER UMONT AFtAYA CONTFtALOR SBA/psm