BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL HOTEL BOUTIQUE 286

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1 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL HOTEL BOUTIQUE 286 MERIDA, NOVIEMBRE 2013

2 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL HOTEL BOUTIQUE 286 TUTOR ACADEMICO: ALEJANDRA CRUZ AUTOR: ADELMO GOMEZ MERIDA, NOVIEMBRE 2013

3 DEDICATORIA A Dios, quien es mi guía en todo momento, a mis padres en especial a mi madre Norma y mis abuelos que me acompañan y apoyan siempre, a mi tía Elizabeth por darme ese apoyo incondicional en todo momento. i

4 AGRADECIMIENTOS Agradezco a Dios por darme fuerza día a día, a mi familia especialmente a mi madre Norma, mi tía Elizabeth, mi hermanita Aura y mis abuelos Adelmo y Betty, porque son quienes me dan todo su amor y fundan en mi esas ganas de luchar y querer ser mejor cada día, a mi novia Kristy por su amor y comprensión y por apoyarme en mis logros y fracasos, a la familia Saccá quienes depositaron en mi la confianza y me apoyaron en todo momento, a mis amigos y compañeros, Inti, Leonardo, Carlos, Kayri, Adrian y muy especialmente Karen, Joaquin, Eduardo, Gregory y Gerardo los cuales me apoyaron y estuvieron conmigo durante todo el camino alentándome a ser mejor cada día, a la institución y sus profesores que me ensañaron no solo sobre la carrera, sino como ser una gran persona, en especial a la profesora Alejandra por estar conmigo en este último proceso, al Hotel Boutique 286 todos sus trabajadores en especial a Ionel por darme la oportunidad de aprender cada día en esa institución, Gracias a todos por estar en mi vida. ii

5 COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCION ACADEMICA COORDINACION DE INVESTIGACION BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO GENERAL DEL HOTEL BOUTIQUE 286 AUTOR: Adelmo Enrique Gómez Rivas AÑO: 2013 RESUMEN La investigación en curso se desarrolló específicamente en la Gerencia de Operaciones del Hotel Boutique 286, el mismo está ubicado en la ciudad de Puerto Ordaz estado Bolívar, donde se llevó a cabo un proceso de pasantías en el cual se comprobó la problemática reflejada en la que se determinó la aplicación de una Base de Datos para mejorar los procedimientos mediante los cuales se manejan y controlan los inventarios de dicha empresa. De esta manera se destaca que la Gerencia de Operaciones lleva a cabo todos sus procedimientos de forma manual lo que permitió al investigador la aplicación de una herramienta que permitiese automatizar los mismos, todo ello mediante la aplicación de una metodología de investigación descriptiva y el trazado de unos objetivos los cuales al ser estudiados con una población y muestra finitas específicamente de 1 arrojaron resultados favorables para la investigación lo que dio cabida a la aplicación de una propuesta en la que se estableció la aplicación de una Base de Datos para el control de inventarios. Descriptores: Bases de datos, Inventarios, Control, automatización. 3

6 INDICE GENERAL DEDICATORIA... i AGRADECIMIENTOS... ii RESUMEN... 3 INDICE DE FIGURAS... 7 INDICE DE ANEXOS... 8 INTRODUCCION... 9 FASE I LA EMPRESA Presentación del Estudio Presentación de la Empresa Nombre: Ubicación: Clasificación y Categorización: Misión: Visión: Objetivo General: Estructura Organizativa Hotel Boutique Área a desarrollarse la pasantía: Gerencia de Operaciones: FASE II EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos

7 2.3 Justificación Alcance FASE III MARCO TEORICO Antecedentes de la investigación Bases Teóricas FASE IV MARCO METODOLOGICO Tipo y Diseño de la Investigación Población y Muestra Técnica e Instrumento de Recolección de Información FASE V DIAGNOSTICO QUE SUSTENTA LA INFORMACION Presentación y Análisis de los resultados FASE VI LA PROPUESTA Presentación de la Propuesta Justificación Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos Estructura de la Propuesta Procesos Para la Creación de una Base de Datos Análisis de Requerimientos Diseño Conceptual Diseño Lógico

8 6.4.5 Diseño Físico Viabilidad de la Propuesta CONCLUSIONES REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

9 INDICE DE FIGURAS Estructura Organizativa Hotel Boutique Cuadro Comparativo Existencia Actual y Stock Grafico Explicativo del Cuadro Comparativo de Existencia Actual y Stock Diseño Conceptual Pantalla Principal de la Base de Datos

10 INDICE DE ANEXOS ANEXO 1 Imágenes de la Base de Datos ANEXO 2 Bitacora de Actividades

11 INTRODUCCION Los avances que se dan actualmente en la tecnología son unos de los que marcan la pauta en lo que se refiere al proceso de evolución, conociendo esto se debe hacer referencia a la aplicación de dichas tecnologías en las empresas, hogares y todos aquellos lugares en los que el humano pueda aplicarlos. En vista de ello la prestación de servicios se ha venido influenciando por la tecnología y las empresas han ido buscando mejores opciones para automatizar la forma de llevar a cabo los procedimientos necesarios para su adecuado funcionamiento. En este mismo orden de ideas, Venezuela es uno de los países que cuenta con muy poco acceso a las innovaciones tecnológicas, por lo que las empresas se ven forzadas en muchos casos a mantener sus procedimientos de forma manual. Específicamente para el desarrollo de esta investigación se determinó la problemática de una institución en particular la cual fue el Hotel Boutique 286, siendo esta una empresa prestadora de servicios básicos de alojamiento y alimentos y bebidas ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz del estado Bolívar, la misma es una institución que cuenta con un personal capacitado el cual se mantiene en la búsqueda de mejorar todos aquellos aspectos que puedan contribuir con la empresa. En este sentido, se debe hacer referencia a la investigación realizada la cual arrojó datos positivos y una gran receptividad por parte de la empresa, ya que la misma no contaba con ninguna herramienta que le permitiese establecer un control de inventarios de mercancías y esto 9

12 generaba la necesidad de optar por nuevas técnicas de control que para el caso del presente estudio fue la creación de una Base de Datos Seguidamente se explican los pasos o fases que se deben seguir para el proceso de la presente investigación Fase I, La Empresa: En esta fase se describe la información referente a la empresa donde se desarrolló la investigación. Fase II, El Problema: Se explica la problemática observada durante el desarrollo de la investigación se formulan los objetivos y se justifica el estudio que se está realizando. Fase III, Marco Teórico: Incluye todas aquellas investigaciones relacionadas con el estudio que se desarrolla así, como también aquellas bibliografías que permitan sustentar el mismo. Fase IV, Marco Metodológico: En esta etapa de la investigación se determinan todos aquellos aspectos metodológicos necesarios para justificar la problemática presentada. Fase V, Análisis de Resultados: Se exponen los resultados que arrojaron los datos recolectados previamente en el marco metodológico. Fase VI, Presentación de la Propuesta: Es la última etapa del estudio y en esta se enfoca en determinar la propuesta para solucionar toda la problemática. 10

13 FASE I LA EMPRESA 1.1 Presentación del Estudio El presente informe tiene como finalidad cumplir con lo que corresponde a la finalización del proceso de Pasantías Administrativas del VI semestre a través de la aplicación de los conocimientos obtenidos durante la carrera. Dichos conocimientos son los que permiten al pasante administrativo la realización de un estudio referente a un departamento de alguna empresa de la Hospitalidad, estudio que finalmente le permite al mismo optar por el título de Técnico Superior Universitario en Hotelería y Servicios de la Hospitalidad. 1.2 Presentación de la Empresa Nombre: Hotel Boutique Ubicación: La empresa se encuentra ubicada en la ciudad dentro de la urbanización Los Saltos, Municipio Caroní, Estado Bolívar, a 10 minutos del Aeropuerto. 11

14 1.2.3 Clasificación y Categorización: La empresa se encuentra clasificada según las Normas COVENIN como un Hotel Boutique con categoría de 2 estrellas (**), ofreciendo servicios básicos de alojamiento y alimentos y bebidas para aquellas personas que tienen como principal motivo de viaje los negocios, en otras palabras target ejecutivo Misión: Ser un Hotel Boutique con los más altos estándares de confort y calidad de servicio dirigido a atender viajeros corporativos, quienes consideran de gran importancia la privacidad, los servicios, la atención y el lujo 1.2.5Visión: Ser el Hotel número uno de la Ciudad de Puerto Ordaz, reconocido nacional e internacionalmente como el Hotel generador de experiencias únicas, por su modernidad, ubicación, servicios, calidez humana, calidad y excelencia; personalizado para cada uno de nuestros Huéspedes Objetivo General: Prestar el mejor servicio a su clientela basándose en la aplicación de los mejores estándares de calidad, tarifas y confort que lo caracteriza como Hotel Boutique, para satisfacer así las necesidades de sus huéspedes de manera eficaz y eficiente 12

15 1.2.7 Estructura Organizativa Hotel Boutique 286 Presidencia Gerencia General Gerencia de Administracion Gerencia de Operaciones Contraloria Reservas y Eventos Guest Service Recepción Ama de llaves Figura Nº 1: Estructura Organizativa Hotel Boutique 286 Fuente: Gerencia General (2013) 13

16 1.3 Área a desarrollarse la pasantía: Gerencia de Operaciones: El Hotel 286 presenta dentro de su organigrama la Gerencia de Operaciones la cual forma parte de los departamentos administrativos del mismo, dicha gerencia se encarga de planificar todo con respecto al área operativa y de producción del hotel como son; ama de llaves, Recepción, Mantenimiento, Inventario entre otros. De esta manera es posible notar que es un departamento con altas responsabilidades en el trabajo diario de la empresa. También la Gerencia de Operaciones presta apoyo a los demás departamentos administrativos con respecto a talento humano y control de recursos y materiales de la empresa. La Gerencia de Operaciones tiene dentro de su equipo de trabajo cuenta con un total de 15 empleados quienes ocupan distintos puestos operativos del hotel tales como: Gerente de Operaciones, Recepcionistas, Camareras, Lavandería y Servicio al Huésped cuyas diferentes labores se pueden enunciar de forma general como, recibir a la clientela desde su llegada al hotel, dar check-in y check-out, mantener limpias tanto las habitaciones como las áreas comunes del hotel, auditorias nocturnas, entre otras. Para dar una mejor explicación seguidamente se hará una descripción específica de los cargos relacionados a la Gerencia de Operaciones del Hotel 286 en orden según lo establece el organigrama. Gerente de Operaciones: Se encarga de que las actividades operativas realizadas en el hotel se cumplan de manera eficaz y eficiente, corroborando que los procedimientos establecidos para cada área sean ejecutados. Velando también por el 14

17 bienestar de los clientes tanto internos como externos. Por otra parte el gerente de operaciones también colabora con otros departamentos como son administración y contraloría apoyando en la revisión de las auditorias nocturnas y las cuentas por cobrar a huéspedes del hotel. Reservaciones y Eventos: Esta área del departamento como bien indica su nombre se encarga de las ventas de los servicios, salones, reservaciones y demás actividades relacionadas a la comercialización del hotel. Así como también de supervisar que las áreas de recepción, guest service y ama de llaves estén al tanto de las reservas y las llegadas del día. Guest Service (Servicio al huésped): Según la gerencia de Operaciones el personal de Guest Service está a cargo de recibir a los clientes y huéspedes desde su llegada al hotel, ayudar con el transporte del equipaje hasta su habitación y asegurarse de que el huésped se sienta cómodo durante toda su estadía. Por otra parte el personal de Guest Service presta apoyo a la recepción al momento del check in y check out y es un departamento de gran importancia para el Hotel 286 ya que son en gran parte la imagen principal del mismo. Recepción: Considerado la cara del Hotel y en muchos casos el departamento más importante para las empresas de alojamiento la Recepción tiene como funciones principal dar ingreso a los huéspedes, realizar el check out, las auditorias nocturnas y dar la información necesaria a los 15

18 clientes acerca de los servicios del Hotel. Por otra parte el departamento de recepción del Hotel 286 se encarga de hacer los respectivos cargos a las cuentas de los huéspedes por otros servicios prestados como Alimentos y Bebidas y lavandería. Ama de Llaves: La Gerencia de Operaciones considera al departamento de ama de llaves como el departamento con mayor conexión con la producción del Hotel ya que este se encarga de mantener todas las aéreas del hotel en perfecto estado, realizar la limpieza diaria de las habitaciones, baños públicos, aéreas comunes así como también hacer el lavado y planchado diario de la lencería que ha sido utilizada. 16

19 FASE II EL PROBLEMA 2.1 Planteamiento del Problema Los inventarios están en su mayoría están contenidos por productos que en muchos casos representan un alto porcentaje de la inversión o capital de la empresa, lo que demuestra que su principal objetivo es mantener en aumento la rentabilidad de la organización a través del uso adecuado de los mismos, este uso adecuado se logra estableciendo los métodos, stocks y procedimientos de distribución correspondientes para cada producto de acuerdo a sus especificaciones ya sean de acuerdo a su uso, tipo de producto o proveedor, entre otros Con respecto a lo anterior Müller (2005) expresa. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura (p. 2) En este mismo orden de ideas la gestión de inventarios consiste en la planificación y control del almacenamiento, distribución y uso de los recursos materiales, insumos, suministros y demás activos tanto fijos como circulantes que pertenezcan a una empresa, en función de esto Navarro, (1990) explica que la teoría de inventarios consiste en planear y controlar el volumen del 17

20 flujo de los materiales en una empresa, desde los proveedores hasta la entrega a los consumidores (p. 10). De esta manera se puede decir que los inventarios son parte importante de la producción y operación de las empresas debido a sus funciones dentro de la misma por lo que se debe ser muy cuidadoso, ya que si no se realiza el debido control pueden existir errores o faltas en la producción y como consecuencia pérdidas económicas. En concordancia con lo anterior se debe hacer referencia a las diferentes formas de controlar y planificar los inventarios de acuerdo con los fines económicos de una institución, ya que una empresa que se dedica a la venta de productos no presenta su flujo de inventarios de la misma manera que una empresa cuya principal fuente de ingresos es la venta servicios como es el caso de los Hoteles. Esto se puede diferenciar de varias maneras las cuales pueden ser el tiempo que se mantienen los productos en el almacén, la forma en la que se clasifican los productos o también las existencias mínimas, máximas y de seguridad que debe haber del producto para su venta. Para las empresas hoteleras sean estas grandes o pequeñas es muy importante que exista un control muy riguroso de todos los procedimientos que se llevan a cabo, ya que por ser empresas que prestan servicios a las personas tienen que asegurarse de que dichos servicios sean de excelente calidad. De esta manera se debe tomar en cuenta que todos aquellos insumos o suministros que formen parte de la prestación de estos servicios deben estar en existencia siempre en la empresa para que se puedan mantener los estándares, para que haya dicha existencia se debe tener conocimiento de cuantos productos son utilizados y cuantas veces se utilizan los mismos diaria, semanal o mensualmente para determinar las cantidades a comprar para abastecer el almacén. 18

21 El Hotel Boutique 286, Por ser una empresa de tan reciente constitución la misma se mantiene constantemente en la búsqueda de mejorar sus procedimientos de gestión y demás sistemas de trabajo para lograr sus objetivos de manera eficaz y eficiente. Dentro de aquellas gestiones en las que se debe hacer énfasis está la planificación y control del inventario de mercancías el cual es manejado directamente por el Gerente de Operaciones y el Contralor quienes llevan el control de los activos, insumos, suministros, etc. Utilizados para la operación del Hotel. En concordancia con lo anterior y conociendo que el Hotel cuenta con la existencia de formatos para las salidas, entregas y distribución de productos del inventario, se debe hacer mención a la falta de formatos para llevar un control de las entradas de mercancías a la empresa y formatos de solicitud de nuevas mercancías necesarias para la operación como por ejemplo cotizaciones y órdenes de compra, las cuales permiten a los departamentos de contraloría y administración planificar el uso de los recursos de los que se va a disponer para reposición o compra de nuevos productos. Sobre la base de lo anterior, en el Hotel Boutique 286 se puede decir que existe una falta de automatización de los procesos mediante los cuales se lleva el registro y control de los inventarios, dicha automatización se debe considerar de gran importancia ya que es un elemento de ayuda para los departamentos que se encargan de llevar estos registros, permitiendo a través de un sistema de bases de datos computarizado conocer todas aquellas informaciones referentes a la entrada, salida, existencia y estadísticas comparativas de productos del inventario, evitando el uso excesivo de formatos en papel que en la mayoría de los casos no son suficientemente útiles ya que no se cuenta con el personal ni el tiempo necesarios para mantenerlos en constante revisión y control. 19

22 En concordancia con lo anterior se propone la implementación de una herramienta tecnológica con el fin de llenar los vacíos de información sobre los inventarios que maneja la institución. Para dicha implementación se debe seguir una serie de procedimientos que permitan generar las debidas tablas de registros y las relaciones entre dichas tablas para luego mediante las asesorías correspondientes proceder a darle lógica a la misma permitiendo esto que cualquier usuario pueda ingresar y utilizarla sin dificultades En vista de los razonamientos que se han venido realizando, surgen las siguientes interrogantes Es funcional la implementación de una base de datos para mejorar la gestión de inventarios del hotel 286? Cuáles son los beneficios del manejo automatizado de los inventarios?, Qué importancia tiene un complemento automatizado para evitar fallas en los procesos de control de inventarios? 20

23 2.2. Objetivos Objetivo General Definir una herramienta tecnológica para el control de inventarios en la Gerencia de Operaciones del Hotel Boutique Objetivos Específicos Diagnosticar la situación actual en el manejo de inventarios de mercancía general del Hotel. Establecer las bases teóricas que permitan sustentar la investigación Determinar la herramienta tecnológica que será implementada para el control de inventarios del Hotel Boutique

24 2.3 Justificación Tomando en cuenta que para toda empresa el control de inventarios es de gran importancia se hace necesario que exista continuamente la correcta evaluación y control en el manejo de los mismos para que de esta manera se evite la salida excesiva de productos, la compra de productos sin tomar en cuenta su existencia, así como también evaluar la variación en el uso de los mismos para establecer el stock. Por otra parte dicha evaluación y control permite a otros departamentos analizar factores relacionados a los inventarios como son los costos, la asignación de presupuestos y en algunos casos la toma de decisiones. Como se ha podido evidenciar el Hotel Boutique 286 maneja una serie de productos que son de gran importancia para la producción y la adecuada prestación de servicios, lo cual genera la necesidad de llevar un inventario de los mismos, es allí donde recae la importancia de llevar un estricto control de dicho inventario debido a las altas variaciones que se presentan entre las existencias y los stocks de los productos haciéndose notorio que se para establecer este control se debe hacer énfasis en clasificarlas mercancías según su uso, prioridad y rubro, permitiendo así obtener con mayor facilidad la información necesaria de cada uno de ellos. 2.4 Alcance De esta manera se destaca que el propósito fundamental de la presente investigación va dirigido a la creación de un sistema automatizado de control de inventarios generales del hotel 286 con la finalidad hacer más 22

25 eficaces y eficientes las gestiones relacionadas a ellos, automatizar los procesos mediante los cuales se manejan los inventarios, mejorar los procedimientos para la compra de mercancías así como también determinar los límites de las existencias de los productos siendo estos límites máximo y mínimo. De igual manera al mejorar la gestión de inventarios se contribuye dando facilidades a otros departamento como lo son administración y contraloría quienes podrán llevar un registro más detallado de las mercancías y como afecta el costo de las mismas en la producción de la empresa 23

26 FASE III MARCO TEORICO 3.1. Antecedentes de la investigación Los antecedentes de la investigación son representados por todos aquellos estudios previos, realizados por distintos autores en relación con el que se desarrolla actualmente, En concordancia con ello Arias, (1999) expone Se refiere a los estudios previos y tesis de grado relacionadas con el problema planteado, es decir, investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con el problema en estudio. Debe evitarse confundir los antecedentes de la investigación con la historia del objeto de estudio en cuestión. (p. 13) De esta manera una de las tesis de grado seleccionada por su relación con el estudio que se realiza fue BASE DE DATOS PARA AUTOMATIZAR EL PROCESO DE AFILIACIÓN A LA TARJETA DE HOTELES VENETUR DEL VENETUR MARACAIBO, Rojas, C (2013) la cual tuvo como finalidad determinar una herramienta tecnológica que permitiese al hotel VENETUR Maracaibo llevar de manera automatizada todos los registros referentes a las afiliaciones del mismo a la tarjeta de Hoteles VENETUR para facilitar la forma de llevar a cabo los procedimientos. 24

27 Dicha investigación tuvo un resultado favorable siendo aplicado a una población y muestra única la cual fue el departamento de mercadeo y ventas de la empresa antes nombrada, de esta manera al conocer que el objetivo de la investigación antes expuesta fue logrado y sus resultados fueron los esperados se puede observar la relación que tiene la misma con el estudio que se realiza actualmente demostrando la importancia de las herramientas tecnológicas para facilitar y aumentar la productividad en las distintas áreas que se encuentran en las empresas hoteleras. PROPUESTA DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA EL CONTROL DE INENTARIOS DE BEBIDAS EN LOS OUTLETS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS HOTEL-CASINO-BINGO MARUMA INTERNACIONAL Garcia,(2005)El estudio presentado anteriormente tuvo como finalidad establecer un sistema para controlar el inventario de bebidas del HOTEL-CASINO-BINGO MARUMA INTERNACIONAL para el área de alimentos y bebidas. Para el desarrollo la investigación antes expuesta se seleccionó como población el departamento de alimentos y bebidas del Hotel-Casino-Bingo Maruma Internacional y de ella se tomó una muestra la cual fue específicamente los encargados de cada departamento donde se expendieran bebidas en la institución. Con respecto a lo anterior, se debe mencionar que los resultados de dicho estudio reflejan un punto de vista favorable a la aplicación de sistemas automatizados para llevar control de inventarios, lo que a su vez representa una relación directa con el tema ya que se enfoca en automatizar los procesos mediante los cuales se manejan o se lleva a cabo los inventarios para mejorar el rendimiento en la ejecución de los procesos. 25

28 Seguidamente se debe hacer mención a una de las tesis que se encontraron más relacionadas con el estudio que se está realizando actualmente, la cual fue DISEÑO Y CREACION DE UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DEL HOTEL VENETUR MERIDAAro, B(2010),la misma tuvo como objetivo Crear una herramienta tecnológica que permita automatizar el proceso de control de inventario de los productos que se encuentran ubicados en los diferentes almacenes del hotel VENETUR Mérida, así mismo la investigación antes expuesta demostró que la aplicación de técnicas informáticas para el control de inventarios es una herramienta que tiene una gran aplicabilidad en la empresa hotelera Bases Teóricas Las bases teóricas de toda investigación son todos aquellos estudios que permiten al investigador sustentar la problemática que se plantea, para ello Arias, (1999) explica que las bases teóricas "Comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado" Inventarios: Navarro, (1990) en su libro explica que se define un inventario como la acumulacion de materiales que posteriormente seran usados para saisfacer una demanda futura (p. 10). Lo que permite conocer que los 26

29 inventarios forman parte directa de las ventas de las empresas bien sean estas de productos o servicios. Con respecto a lo antes expuesto, es necesario mencionar que los inventarios deben llevar un control riguroso para que asi no exista perdida y se eviten las discrepancias. Sistemas de Informacion Los sistemas de información son aquellos que permiten el manejo de datos para lograr un objetivo de manera mas eficaz bien sea manualmente o a traves del uso de la tecnologia Stair & Reynolds, (1999) explican Un sistema de informacion es un conjunto de elementos o componentes interelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e informacion y para proveer un mecanismo de retroalimentacion para el cumplimiento de un objetivo. (p. 15) 27

30 Base de datos: Date & Ruiz Faudon, (2001) expresan, Un sistema de bases de datos es básicamente un sistema computarizado para guardar registros; es decir, es un sistema computarizado cuya finalidad general es almacenar información y permitir a los usuarios recuperar y actualizar esa información en base a peticiones. La información en cuestión puede ser cualquier cosa que sea de importancia para el individuo u organización. (p. 4) Después de las consideraciones anteriores, se hace necesario explicar que las bases de datos son sistemas de información automatizados que facilitan al usuario la recopilación de información a través de registros en los que podrá navegar y tomar la información necesaria. Los sistemas de bases de datos son comúnmente usados para el manejo de inventarios ya que permiten integrar fácilmente una cantidad relativamente ilimitada de datos que en dicho caso serían productos, así como también generar informes y conocer la cantidad de productos que entran y salen del inventario de manera más sencilla. Diseño de Bases de datos. El diseño de bases de datos es un proceso complejo para el cual se hace necesario aplicar 3 caracteristicas importantes que permiten definir las especificaciones de la base de datos segun las necesidades de quien la realiza. Dichas caracteristicas se organizan de la siguiente manera 28

31 Diseño Conceptual Es en este paso en el cual se definen los datos o informacion que sera procesada, cabe destacar que en la misma no se implementa el uso de la tecnologia. de esta manera Franch, (2005) expresa "En esta etapa se obtiene una estructura de la informacion futura de la BD independiente de la tecnologia que hay que emplear" (p. 8) Diseño Logico Franch, (2005) determina "En esta etapa se parte del resultado del diseño conceptual, que se transforma de forma que se adapte a la tecnologia que se debe emplear" (p. 8). de esta manera se puede referir que en la fase del diseño logico se determina cual es la mejor forma de adaptar la base de datos a los elementos tecnologicos que se utilizaran, puede decirse tambien que es en esta fase donde se explica como estara estructurada la misma. Diseño Fisico En la etapa de diseño fisico es donde se procede a la aplicacion o implementacion de la base de datos en el medio tecnologico que sera utilizado, mas especificamente se determinan los requerimientos para la creacion y se transforma la estructura expuesta en el diseño logico en una estructura real. Para enfatizar la informacion previa Franch, (2005) 29

32 sostiene"en esta etapa se transforma la estructura obtenida en la etapa del diseño logico, con el objetivo de conseguir mayor eficiencia; ademas, se completa con aspectos de implementacion fisica que dependeran del SGDB" (p. 8) Analisis de Requerimientos El análisis de requerimientos se basa en la determinación de las necesidades para la realización de un proyecto para lograr el objetivo que es la solución de una problemática, De esta manera Cortes, (1998) dispone El análisis de sistemas constituye una de las actividades primordiales en el desarrollo de cualquier proyecto de sistemas. Es en esta actividad en donde se elaboran todas las consideraciones técnicas, económicas y legales de un proyecto así como la comprensión y solución del problema que se plantea (p. 17) 30

33 FASE IV MARCO METODOLOGICO 4.1. Tipo y Diseño de la Investigación El tipo de investigación utilizado en el presente informe se puede determinar cómo investigación descriptiva, esto se comprueba ya que en el estudio que se expone se representa el comportamiento de un hecho de la realidad, en vista de ello Arias, (2006) establece que La investigacion descriptiva consiste en la caracterizacion de un hecho, fenomeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento (p. 27). En este mismo sentido se destaca que el diseño de la investigación es de campo ya que los datos que se obtienen para la realización de la misma son tomados directamente del área donde será aplicada. De esta misma manera Arias, (2006) comenta La investigacion de campo es aquella que consiste en la recoleccion de datos directamente de sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la informacion pero no altera las condiciones existetes. (p. 31) 31

34 4.2. Población y Muestra La población seleccionada para el presente estudio fue la gerencia de operaciones la cual cuenta con 1 Gerente de Operaciones, Así mismo, Arias, (2006) Explica La poblacion, o en terminos mas precisos poblacion objetivo, es un conjunto finito o infinitio de elementos con caracteristicas comunes para los cuales seran extensivas las conclusiones de la investigacion (p. 81). en este sentido la muestra del presente informe es la Gerencia de Operaciones y se considera finita ya que es proporcional a la población seleccionada, en consecuencia Morlés, (1994) afirma "La muestra es un subconjunto representativo de un universo o población." (p. 54) Técnica e Instrumento de Recolección de Información Como técnica de recolección de datos para el presente estudio se utilizó la observación participativa la cual se caracteriza porque el investigador toma los datos directamente del área donde se pretende realizar el estudio, en base a ello Arias, (2006) resalta "en este caso el investigador pasa a formar parte de la comunidad o medio donde se desarrolla el estudio" (p. 70). Seguidamente para la recoleccion de informacion se establecio como instrumento las anotaciones que, en el caso de la presente investigacion fueron en digital a traves del uso de tablas de excel 32

35 FASE V DIAGNOSTICO QUE SUSTENTA LA INFORMACION 5.1 Presentación y Análisis de los resultados El análisis de resultados se basa en examinar de forma detallada cuales fueron aquellos factores resultantes del instrumento y técnica de recolección de datos que permiten al investigador demostrar la existencia de una problemática real. EVALUACION DE INVENTARIO DE PRODUCTOS (AMENITIES) PARA DETERMINAR LAS FALTAS DE CONTROL PRODUCTO DESCRIPCION STOCK MINIMO UNIDADES STOCK MAXIMO UNIDADES STOCK DE SEGURIDAD UNIDADES UNIDADESEXISTENCIA ACTUAL RELACION EXIST.ACT/STOCK MAX. PAPEL HIGIENICO SCOTT PAQUETE 12 UNIDADES CHAMPÚ CAJA 280 UNIDADES ACONDICIONADOR CAJA 280 UNIDADES CREMA HUMECTANTE CAJA 280 UNIDADES JABON DE TOCADOR CAJA 240 UNIDADES AGUA MINERAL CAJA 24 UNIDADES KIT DE CAFÉ CAJA 240 UNIDADES Cuadro Comparativo Existencia Actual y Stock Fuente: Adelmo Gómez 33

36 Grafico N 1: Grafico Explicativo del Cuadro Comparativo de Existencia Actual y Stock Fuente: Adelmo Gómez Como se puede evidenciar en el grafico expuesto previamente en el Hotel Boutique 286 no existe ningún tipo de control con respecto a los pedidos de mercancía ya que en ningún momento se había establecido un stock para cada producto que pudiese determinar la cantidad máxima y la cantidad mínima de existencia para los mismos, siendo esta una de las causas más relevantes en lo que se refiere a la falta de manejo y control de inventarios, en vista de ello Vicens, Ortiz, & Guarch, (1997) expresan que los inventarios excesivos son costosos al almacen, pero si son insuficientes pueden dar como resultado perdidas de una porcion de mercado o empleados inactivos. Cabe destacar que dichos pedidos en exceso de 34

37 mercancia ocurren con la mayoria de los productos que conforman los inventarios de la empresa. 35

38 FASE VI LA PROPUESTA 6.1. Presentación de la Propuesta En la Actualidad, los avances tecnológicos así como también los avances que han tenido las empresas prestadoras de servicios han representado un gran cambio para la hotelería, estos avances han permitido que muchas empresas tengan un auge importante y se posicionen en el mercado más fácilmente. En este mismo sentido para una empresa hotelera tanto a nivel interno como externo, es necesario que cuente con productos tecnológicos innovadores que día a día hagan más eficaz la forma de llevar sus procesos contribuyendo así, con la satisfacción de los clientes tanto externos como internos. En concordancia con lo anterior, luego de haber realizado un estudio específicamente en el Hotel Boutique 286 se determinó que siendo una empresa reciente, con servicios tan innovadores, la misma no contaba con la correcta automatización de los procesos adecuada en cuanto al manejo de inventarios se refiere. El estudio expuesto reflejó resultados que fueron de suma importancia para la realización de la presente propuesta, ya que los mismos arrojaron datos que al ser analizados demostraron el descontrol en el manejo de inventarios que se presentaba en la empresa. 36

39 En vista de ello, se pudo conocer que el personal que labora en la empresa, específicamente en la gerencia de operaciones no está al tanto de la relevancia que tiene el manejo de inventarios, esto se debe a la inexistencia de una herramienta de control que permita a los usuarios conocer la existencia, entrada y salida de mercancía así como también las cantidades mínimas y máximas que debe haber de los productos en el almacén. En relación con el problema mostrado, se propone la utilización de una herramienta tecnológica que permita al Hotel Boutique 286 establecer el control de inventarios de forma automatizada, lo que dará mayor eficacia y eficiencia en la ejecución de las tareas y procesos referidos a ello. La herramienta que se utilizará es una Base de Datos creada mediante un manejador, en este caso Microsoft Access 2010 la cual permitirá llevar los registros de control de inventario para satisfacer las necesidades de la empresa con respecto al mismo. 6.2 Justificación En vista de la importancia que tiene la tecnología para las empresas hoteleras, la aplicación de técnicas, recursos o herramientas de control a través de ella permite que dichas empresas gocen de una mayor facilidad para llevar a cabo los procesos necesarios para la prestación de servicios. De esta manera la presente propuesta se justifica por el hecho de que al implementar una base de datos como herramienta de control, la gerencia de operaciones del Hotel Boutique 286 tenga la oportunidad de aumentar la productividad, evitando el uso excesivo de formatos en físico que de una u otra forma retrasan los procesos para la gestión de inventarios, así como 37

40 también de conocer con mayor eficacia la existencia de cada producto todo esto de manera automatizada. En este mismo orden de ideas la ejecución de una base de datos contribuye también con otros departamentos permitiendo establecer un mayor control de costos en cuanto a la compra de productos y establecimiento de precios se refiere Objetivos Objetivo General Diseñar una base de datos para la automatización de los procesos en el manejo del inventario de mercancías general del Hotel Boutique Objetivos Específicos Detallar los procedimientos necesarios para la creación de una base de datos Establecer los requerimientos para la implementación de una base de datos Realizar los respectivos diseños necesarios para la creación de una base de datos (conceptual, lógico y físico) 38

41 6.4. Estructura de la Propuesta Procesos Para la Creación de una Base de Datos Para determinar los procesos que se deben llevar a cabo para la creación de una base de datos se debe estructurar cada uno de ellos según su orden, de esta manera Franch, (2005) en su libro lo establece como etapas para el diseño de bases de datos (p. 7) de la siguiente manera. Diseño Conceptual: Se conoce como la etapa en la que se selecciona la información o datos que serán utilizados en la base de datos. Diseño Lógico: En esta fase se transforma el diseño conceptual para determinar el manejador de base de datos que será utilizado según las necesidades Diseño Físico: Esta es la última etapa en la cual se procede a la última transformación implementando lo creado en el diseño lógico directamente en la herramienta tecnológica Por otra parte antes de proceder a realizar cualquiera de estos pasos existe un aspecto importante para la creación o implementación de herramientas tecnológicas que es el análisis de requerimientos, en este se definen las características o recursos básicos de sistema con los que se debe contar para el uso de una herramienta tecnológica como la Base de Datos. 39

42 6.4.2 Análisis de Requerimientos Es necesario destacar todos aquellos aspectos que se requieren para aplicación de una base de datos teniendo en cuenta las necesidades del lugar donde se pretende implementar. Requerimientos Tecnológicos: Se refiere a los medios tecnológicos que se deben utilizar para el desarrollo de una Base de Datos Requerimientos de Hardware: Son los elementos tecnológicos tangibles en los cuales será establecida la base de datos. Computadora de escritorio o portátil con memoria RAM mínima de 1 Gb Teclado, monitor, mouse, impresora Requerimientos de Software: En este caso son los recursos tecnológicos intangibles necesarios para correr la base de datos. Windows Vista, 7 u 8 / Microsoft Office / Access 40

43 6.4.3 Diseño Conceptual En esta fase se procede a realizar el diseño conceptual donde se especifican los datos que serán utilizados para la creación de la base de datos. Seguidamente se debe hacer referencia a las características del diseño conceptual específicamente el planteado por Chen, (1976) el cual se determina como modelo entidad relación y que es representado por las siglas (E-R) el cual se caracteriza por representar las cualidades de las problemáticas en la realidad, expresando los datos a través de símbolos a los que nombra entidades y atributos. Para ir más profundo en lo que se considera el modelo E-R se deben determinar cuáles son aquellos símbolos que representan las entidades y los atributos a los que se refiere el autor antes nombrado. Entidades: Son representadas por un rectángulo y en ellas se resaltan los objetos de interés tomados del mundo real. Atributos: En ellos se expresan las cualidades de cada una de las entidades son también llamados campos, los mismos se exponen en óvalos. Relaciones: Las relaciones son características que se utilizan para relacionar una entidad con otra y son expresadas mediante óvalos. 41

44 REQUIERE N n DEPARTAMENTOS n TIENEN 1 INVENTARIO DE PRODUCTOS n PROVEE 1 n ENTRADAS TIENEN n PROVEEDORES n SALIDAS Diseño Conceptual Fuente: Adelmo Gomez (2013) 42

45 6.4.4 Diseño Lógico Esta etapa es el proceso en el cual se transforma la información representada en el diseño conceptual y se establece mediante que gestor será organizada la base de datos. Tabla 1: Productos En esta tabla se registran los productos que maneja el hotel y se lleva el inventario de los mismos. Atributos IDProducto: Representa el código único para cada producto Nombre: Hacen mención al nombre del producto Descripción: Representa la descripción de compra del producto Rubro: Determina a que rubro pertenece el producto Lugar: Establece el lugar en el cual será almacenado el producto IDCantidad: Describe la cantidad existente del producto en el inventario Tabla 2: Proveedores Esta tabla se dispone para reflejar los registros de los proveedores y todas sus características 43

46 Atributos: IDProveedor: Representa el código único establecido para cada proveedor RIF: Describe el registro de información fiscal del proveedor Nombre: Hace mención al nombre del proveedor Dirección: Representa la dirección del proveedor Teléfono: Número telefónico del proveedor del proveedor Tabla 3: Departamentos Esta entidad representa todos los departamentos que hacen uso de los inventarios del hotel Atributos: IDDepartamento: Código único que hace referencia a cada departamento Usuario: Nombre de usuario del departamento Nombre: Describe el nombre del departamento Extensión telefónica: Se expone el número de la extensión telefónica del departamento 44

47 Tabla 4: Entradas La tabla que se expone a continuación muestra todos aquellos registros de entrada de mercancía al almacén y permite llevar el control de las compras que se realizan. Atributos: IDEntradas: Determina un código único para cada entrada de productos al inventario. Factura Número: Representa el número de la factura de compra de los productos Fecha: Muestra la fecha de ingreso del producto al almacén IDProveedor: Atributo de relación con el código del proveedor IDProducto: Hace mención al código del producto IDCantidad: Representa la cantidad del producto Devuelto: Muestra la cantidad de producto devuelto en la factura Subtotal: Precio del producto sin el 12% del IVA IVA: Campo que calcula automáticamente el Impuesto al Valor Agregado Total: Total del precio del producto Tabla 5: Salidas En ella se registran todas las operaciones de salida de mercancía del almacén. Atributos: IDSalidas: Representa el código único que se dispone para cada salida de productos del almacén 45

48 RequisicionNúmero: Expresa el número de requisición mediante el cual fue pedido el producto Fecha: Muestra la fecha y hora de salida del producto IDDepartamento: Atributo relacional con el departamento solicitante IDProducto: Este atributo se relaciona con la tabla de productos IDCantidad: Cantidad de producto saliente, se relaciona directamente con la cantidad de producto en existencia Diseño Físico En esta etapa de la propuesta se dispone a transformar lo establecido en el diseño lógico directamente a la realidad utilizando un manejador de base de datos que para este caso fue Microsoft Access. 46

49 Diseño Físico de la Base de Datos Fuente: Adelmo Gomez

50 En este mismo sentido la base de datos se diseñó con el fin de satisfacer las necesidades de la Gerencia de Operaciones del Hotel Boutique 286, por lo tanto se crearon pantallas de fácil uso para dar la comodidad a los usuarios. Pantalla Principal de la Base de Datos Fuente: Adelmo Gómez (2013) 6.5. Viabilidad de la Propuesta Conociendo los aspectos importantes del uso de la tecnología en la actualidad, y luego de haber observado todos aquellos aspectos de la creación de una Base de Datos para el manejo de inventarios, se hace notable que la presente propuesta es viable y es factible, ya que el Hotel Boutique 286 cuenta con el talento humano necesario para la utilización de la 48

51 BD, así como también se debe hacer mención a que la misma no amerita ningún costo para la empresa ya que fue desarrollada en la presente investigación. Por otra parte dentro de las exigencias tecnológicas la empresa antes nombrada se mantiene siempre a la vanguardia de la tecnología lo que facilita la implementación de herramientas como la que se propone en la investigación realizada 49

52 CONCLUSIONES En vista de las consideraciones expuestas en la presente investigación, se hace notable la importancia del control de inventarios en las empresas hoteleras, ya que aun cuando los productos que se utilizan en el hotel no forman parte directa de la venta, son de gran aporte para la prestación de la mayoría de sus servicios. Por otra parte los resultados obtenidos en el estudio realizado demostraron que la aplicación de herramientas tecnológicas permite a las empresas la automatización de sus procesos lo que en la mayoría de los casos fomenta el aumento de la productividad, En este sentido el Hotel 286 siendo una empresa con tan poco tiempo en el mercado tiene aún necesidades por concretar las cuales se pueden ir resolviendo con el debido control y las gestiones adecuadas. 50

53 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Arias, F. (2006). El Proyecto de Invesigacion Introduccion a la Metodologia Cienifica. Caracas: Interprise Editorial. Arias, F. (1999). Proyecto de Investigacion. Caracas: Episteme, Oral ediciones. Aro, B. (2010). Diseño y Creacion de Una Base de Datos para el Control de Inventario del Hotel VENETUR Mérida. Mérida. Cortes, R. (1998). Introduccion al Analisis de Sistemas. Date, C., & Ruiz Faudon, S. L. (2001). Introduccion a los sistemas de bases de datos. En Introducción a los Sistemas de Bases de Datos (pág. 936). Pearson Educación. Franch, X. (2005). Introduccion al Diseño de Bases de Datos. Editorial UOC. Garcia, S. S. (2005). Propuesta de un sistema computarizado para el control de inentarios de bebidas en los outlets de alimentos y bebidas hotel-casinobingo maruma internacional. Merida. Muller, M. (2005). Fundamento de Administracion de Inventarios. Bogota: Norma. Navarro, M. J. (1990). Investigacion de Operaciones. San José, Costa Rica: Universidad Estatal a Distancia. Rojas, C. (2013). Base de datos para automatizar el proceso de afiliación a la tarjeta de hoteles venetur del venetur maracaibo. Merida. Stair, R., & Reynolds, G. (1999). Principios de Sistemas de Informacion. cincinati: Course Technologies. 51

54 Vicens Salort, E., Ortiz Bas, A., & Guarch, J. J. (1997). Metodos Cuantitativos Vol 1. Valencia: Servicio de Publicaciones Universidad Politecnica de Valencia. 52

55 ANEXO 1 53

56 1.1 Formato de Control de Amentéis y Materiales de Limpieza Fuente: Adelmo Gómez (2013) 54

57 1.2 Formulario de Entrada de Mercancia Fuente: Adelmo Gómez (2013) 55

58 1.3 Formulario de Salida de Mercancia Fuente: Adelmo Gómez (2013) 56

59 1.4 Informe de Inventario 57