SERVICIO POSTAL MEXICANO

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1 GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO DE BIENES DE ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO EN TODA LA JULIO 2012

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3 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 3 de 51 ÍNDICE 1. Introducción Objetivo del Manual 4 2. Marco Jurídico 5 3. Políticas Generales Procedimiento: Levantamiento Físico de Inventario de Bienes de Activo Fijo en todas las Unidades Administrativas de SEPOMEX en toda la República. 5. Anexos: Página 1. Instructivo de Actividades Previas para el Levantamiento de Inventario Físico y 18 Documental. 2. Formato de Aclaración de Datos para la Toma Física del Inventario de Activos Fijos Relación de Bienes de Activo Fijo determinados como Sobrantes Relación de Bienes de Activo Fijo Determinados como Faltantes Acta de Inicio del Programa de Levantamiento Físico de Inventario Acta Administrativa de Cierre de Levantamiento Físico de Inventario Acta Administrativa Extravío Formato Múltiple de Reasignación de Bienes de Activo Fijo Tarjeta de Resguardo de Motocicleta y Motoneta Tarjeta de Resguardo para Vehículos Mayores Tarjeta de Resguardo de Bicicleta y Triciclo Formato de Resguardo de Bienes Muebles en General Formato de Resguardo de Bienes de Acervo Cultural Glosario de Términos Vigencia. 51 7

4 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 4 de INTRODUCCIÓN Los cambios que se están llevando a cabo dentro de la Administración Pública Federal, tendientes a modernizar las acciones para alcanzar los objetivos establecidos, permiten el adecuado funcionamiento de las Dependencias Gubernamentales para atender las demandas de la sociedad, de acuerdo a los lineamientos del Gobierno Federal; de esta manera se cumple con el compromiso de una Administración Pública que contribuya al desarrollo del País. El Servicio Postal Mexicano respondiendo a estos cambios, mejora sus procesos, para lo cuál requiere de herramientas administrativas para incrementar la eficiencia y productividad, siendo éstas los Manuales de Procedimientos que describen de manera secuencial y metódica las distintas operaciones de que se componen los diferentes procesos operativos. Por lo anterior, la Gerencia de Almacenes e Inventarios con la asesoría técnica de la Gerencia de Organización, elaboró el presente Manual de Procedimientos para Levantamiento Físico de Inventario de Bienes de Activo Fijo en las Unidades Administrativas del Servicio Postal Mexicano en toda la República. Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para todo el personal del Organismo, responsable de realizar el levantamiento físico de inventario de bienes y contribuya a lograr los objetivos establecidos en el mismo. 1.1 OBJETIVO DEL MANUAL Proporcionar a las diferentes Unidades Administrativas que conforman el Servicio Postal Mexicano, una herramienta de trabajo que permita y facilite a los Encargados de los Inventarios, realizar el levantamiento físico del inventario de bienes de activo fijo, con el fin de optimizar los recursos humanos y materiales.

5 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 5 de MARCO JURÍDICO 1. Ley del Servicio Postal Mexicano. 2. Ley de Vías Generales de Comunicación. 3. Ley Federal del Trabajo. 4. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 5. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su Reglamento. 6. Ley General de Bienes Nacionales. 7. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 8. Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales. 9. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano. 10. Código Penal Federal. 11. Código Federal de Procedimientos Penales. 12. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. 13. Decreto que establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal. 14. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano. 15. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano. 16. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 17. Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. 18. Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 11/11/04). 19. Lineamientos Específicos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal. 20. Manual Administrativo de Aplicación General para los Recursos Materiales y Servicios Generales (DOF 16/07/2010, Reforma DOF 20/7/11 ) 21. Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Bajas de Bienes Muebles del Servicio Postal Mexicano, autorizadas por la H. Junta Directiva el 11 de octubre de 2005, notificado a través del Oficio No. DPE/625/ Y demás disposiciones aplicables en la materia.

6 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 6 de POLÍTICAS GENERALES 1. El contenido del presente Manual es de observancia general y obligatoria, para todo el personal que labore en todas las Unidades Administrativas que cuenten con bienes muebles de activo fijo propiedad del Organismo. 2. Cuando existan dudas en la interpretación de los procedimientos establecidos en este Manual, la Gerencia de Almacenes e Inventarios hará las aclaraciones pertinentes. 3. Cuando por necesidades de la Gerencia de Almacenes e Inventarios requiera la adecuación del presente Manual, ya sea por la modificación del procedimiento, por la asignación de más funciones o por disminución de las mismas, debe solicitarse la intervención de la Gerencia de Organización, para su análisis y presentación a aprobación ante el Comité de Mejora Regulatoria Interna de SEPOMEX. 4. La Gerencia de Organización es responsable de la publicación del presente Manual a través de la red interna de SEPOMEX y la Normateca.

7 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 7 de PROCEDIMIENTO 4.1 LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO DE BIENES DE ACTIVO FIJO EN TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE SEPOMEX A NIVEL NACIONAL Unidad Responsable: GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS.- ADMINISTRATIVAS DEL ORGANISMO COORDINACIÓN DE INVENTARIOS, Y TODAS LAS UNIDADES Propósito Establecer el procedimiento para el levantamiento físico de inventario de bienes de activo fijo en todas las Unidades Administrativas del Servicio Postal Mexicano a nivel nacional. Alcance Nivel Nacional Políticas 1. Los Titulares de las Unidades Administrativas del Organismo: Dirección General, Órgano Interno de Control, Direcciones Regionales, Metropolitana, Direcciones Corporativas, Subdirecciones de Área, Subdirecciones Regionales, Gerencias Estatales (C.R. s, C.O.R. s, C.O.M. s, Administraciones de Correos, Sucursales y/o Agencias), y Gerencias de Área, deberán designar de manera oficial, al Servidor (es) Público (s) encargado (s) de llevar a cabo el control del inventario en las Áreas a su cargo e informar a la Subdirección de Almacenes y Abastecimiento y/o Gerencia de Almacenes e Inventarios para su registro, así como del cambio de responsable que por cualquier motivo causó baja del Sepomex. 2. El personal que sea designado para llevar el control del inventario en las Unidades Administrativas del Organismo, serán los responsable del control adecuado de los bienes de activo fijo asignado a las Áreas de su adscripción, pero los responsables directos de cada bien será de los Servidores Públicos usuarios de los mismos, o responsable de cada unidad administrativa, por lo que deberá firmar el usuario el formato de resguardo individual y/o general. 3. El personal designado para llevar a cabo el control de inventario, a través del titular de cada unidad administrativa, deberá ser el enlace entre la Unidad Administrativa que representa y la Gerencia de Almacenes e Inventarios, para todo asunto relacionado con el inventario de bienes de activo fijo (altas en inventario, bajas por robo, accidentes, siniestros, extravío, etc.). 4. Sera responsabilidad del titular de cada unidad administrativa, conservar de manera ordenada un archivo de la documentación relativa a las solicitudes de registro y baja de bienes (alta, baja, reasignación, robo, siniestro, extravío, reposición, enajenación, etc.), así como cualquier modificación de sus inventarios, e integrar de manera individual los expedientes al efecto, así como el mantener un expediente individual de cada empleado que cuente con bicicleta, motocicleta y/o vehículo, debidamente resguardado y actualizado. 5. El personal designado para llevar a cabo el control de inventario, deberá contar con un listado actualizado y debidamente firmado por el Titular de su área de trabajo y por él mismo, así como contar con el total de los resguardos firmados y actualizados, o cualquier otro documento legal y administrativo relacionado con el control de los inventarios.

8 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 8 de El Director Corporativo de Administración y Finanzas a través del Subdirector de Almacenes y Abastecimiento y/o Gerencia de Almacenes e Inventarios, deberá proporcionar a la Dirección General, Órgano Interno de Control, Direcciones Regionales, Direcciones Corporativas, Subdirecciones Regionales y Corporativas, Gerencias Estatales (C.R. s, C.O.R. s, C.O.M. s, Administraciones de Correos, Sucursales y/o Agencias) y Gerencias de Área, los listados de inventario actualizados con registro de 5 días hábiles antes de dar inicio al levantamiento de inventario de acuerdo a las fechas que se establezcan por parte de la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas. 7. El Director Corporativo de Administración y Finanzas a través del Subdirector de Almacenes y Abastecimiento y/o Gerencia de Almacenes e Inventarios, deberá establecer los mecanismos necesarios para que se lleven a cabo en todas las Unidades Administrativas del Organismo, inventarios físicos totales una vez al año y por muestreo físico cada tres meses, conforme al anexo 1, de este manual y de común acuerdo al calendario que establezca la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas. 8. El Director Corporativo de Administración y Finanzas a través del Subdirector de Almacenes y Abastecimiento y/o Gerencia de Almacenes e Inventarios, elaborará una guía que servirá de base para que las unidades administrativas que conforman el servicio postal mexicano lleven a cabo en inventarios físicos totales una vez al año y por muestreo físico cada tres meses, conforme al anexo 1, de este manual y de común acuerdo al calendario que establezca la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas. 9. Los Inventarios por muestreo, deberán realizarse en todas las Unidades Administrativas del Organismo a nivel nacional y deben considerarse por lo menos el 30% del total registrado en su listado de inventario. Con relación a la fecha en que se lleven a cabo. 10. Del resultado del muestreo deberán conservar un expediente de la documentación generada para constancia y en el caso de ser necesario presentarla ante cualquier instancia fiscalizadora que la llegare a requerir. 11. De la actividad de muestreo físico, solo se remitirá a la Gerencia de Almacenes e Inventarios la documentación relacionada con las actas que para tal efecto se realicen, cédulas de reasignación de bienes o parque vehicular (vehículos, motocicletas y bicicletas), para actualización de registros, así como las actas administrativas que hayan sido formuladas por concepto de robo, extravío, siniestro o accidente, 5 días posteriores al término del muestreo. 12. Será responsabilidad del titular de cada unidad administrativa llevar a cabo el control del levantamiento de su inventario físico con respaldo en los documentos y archivos existentes, en las fechas establecidas para tal efecto por la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, a través del Subdirector de Almacenes y Abastecimiento y/o Gerencia de Almacenes e Inventarios 13. En el Interior del País, el Director Regional y/o Subdirector o Gerente Estatal y/o funcionario designado, deberán instrumentar los mecanismos para la integración y envío de los documentos generados resultado de los inventarios por cada estado, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la conclusión de los inventarios, debiendo remitir los documentos que acredite su cumplimiento a la Gerencia de Almacenes e Inventarios. 14. En el Distrito Federal, será responsabilidad de la Dirección General, Órgano Interno de Control, Direcciones Metropolitana, Corporativas, Subdirecciones, Gerencias, administraciones de correos, oficinas administrativas, etc., deberán instrumentar los mecanismos para la integración y envío de los documentos generados resultado de los inventarios por cada Dirección o Subdirección según se determine, dentro de los 5 días hábiles, debiendo remitir los expedientes que acredite su cumplimiento a la Gerencia de Almacenes e Inventarios, en las fechas establecidas.

9 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 9 de El levantamiento de inventario físico de bienes de activo fijo (mobiliario, equipo de oficina, equipo de operación, informático y acervo cultural), deberá llevarse a cabo de la siguiente manera a) Se Revisará en su caso que todos los bienes muebles y/o parque vehicular (vehículos, motocicletas y bicicletas), asignados a cada Unidad Administrativa cuenten con su etiqueta con código de barras b) En el supuesto caso de que durante el levantamiento de inventario físico total se localizan bienes que no cuenten con etiqueta de código de barras pero que se tiene el número de folio e inventario de la institución, deberá solicitar a la Gerencia de Almacenes e inventarios de manera oficial, correo electrónico o telefónica se le expida y envíe las etiquetas a la brevedad de lo posible, debiendo formalizar en su caso de manera oficial posteriormente para integrar el expediente. c) Se deberá revisar que la unidad administrativa a la que se le está efectuando el inventario físico, cuente con un expediente de control del inventario de bienes de activo fijo asignado al área, mismo que deberá contar con resguardos originales debidamente firmados y actualizados. d) En el caso de que durante el levantamiento de inventario se localicen bienes que no aparecen registrados en el listado de inventario, el personal designado para el levantamiento físico deberá elaborar del Formato Múltiple de Resignación de Bienes para regularizar y actualizar los inventarios de la oficina supervisada (anexo 8). e) Si durante la revisión de inventario, el titular de la unidad responsable reporta al personal designado bienes (mobiliario, equipo de oficina, equipo informático y equipo de operación) o parque vehicular (motocicletas vehículos y bicicletas) que hayan sido enajenados, robados, siniestrados, accidentes o extravíos, y bienes que no han sido localizados y que siguen pendientes de solucionar derivado de la práctica de inventarios anteriores, el personal designado deberá solicitar, a la unidad administrativa supervisada, copia de los documentos generados, estableciéndole en el acta de inventario los trámites legales y administrativos que se realizo (anexo 7). f) Si en el caso de la revisión física se detecta que el expediente de resguardos no se encuentran actualizados ni están en su totalidad, se deberá instruir al área supervisada para que en un tiempo perentorio se elaboren y/o actualicen las tarjetas de resguardo faltantes (anexos 9, 10, 11, 12 y 13). g) Por otra parte se deberá verificar que todos los bienes muebles en general, así como los vehículos mayores y menores en su caso, asignados a las Unidades Administrativas, deberán estar identificados con su etiqueta de código de barras. 16. Para la conclusión y termino del levantamiento físico del Inventario, se deberá instrumentar acta de inicio y de cierre de inventario como constancia de la revisión de inventario. 17. En el supuesto caso de que como resultado del inventario físico son reportados bienes propuestos para baja, que por su uso, condiciones físicas, antigüedad en el servicio y obsolescencia, no son susceptibles de reparación o reaprovechamiento, la Unidad Administrativa supervisada, deberá proceder a la concentración de estos bienes a la Gerencia Estatal (con cargo al Almacén de bajas), y en el caso del Distrito Federal y Zona Conurbada a la Gerencia de Almacenes e Inventarios a través de la Dirección Metropolitana o Direcciones Corporativas y en su caso en quien se delegue la actividad al efecto, deberán remitir los formatos correspondientes (movimiento 21 y 11). Anexo al Acta de Cierre. (Anexo 6). 18. En el caso de que como resultado del inventario físico son reportados bienes robados, siniestrados y accidentados, la Unidad Administrativa supervisada, deberá entregar copia de los documentos que se generaron, como es actas administrativas y del Ministerio Público, copia de oficios de comunicado a las instancias de seguros, relaciones laborales y jurídico.

10 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 10 de En el supuesto caso de que como resultado del inventario físico son reportados bienes de activo fijo que se encuentran registrados en unidades administrativas que por cierre de operaciones y/o cambio de estructura de estas oficinas cerraron sus operaciones las direcciones, subdirecciones o en quien se delegue esta actividad deberán enviar a la Gerencia de Almacenes e inventarios la documentación que se genero como es copia del acta administrativa de cierre, formatos de resignación de bienes con cargo a las áreas a las que fueron reasignadas debidamente firmadas por los encargados o responsables de estos supuestos, en el caso de que se determine su disposición final deberá remitir a las áreas responsables de su recepción la documentación que se necesita para su determinación final como es solicitud y relación de baja, formatos de reasignación de bienes y la entrega física de los mismos. 20. Así también y como resultado del inventario físico son reportados bienes extraviados, la Unidad Administrativa supervisada, deberá entregar copia de los oficios, en los que fueron remitidas las actas administrativas al Órgano Interno de Control y Gerencia de Relaciones Laborales en Sepomex, así como el requerir a estas instancias el Dictamen. 21. Es responsabilidad de la Dirección Regional y/o Subdirección, Gerente Estatal y/o del Coordinador Administrativo en cada Gerencia, ejercer un estricto control de las entradas y salidas de bienes de activo fijo por lo que deberán tener siempre actualizados sus registros con documentación soporte de las reasignación o Disposición Final de bienes que efectúan a las Unidades Administrativas de su jurisdicción. 22. En los casos de las Direcciones Corporativas, Subdirecciones y Gerencias en el Distrito Federal, la responsabilidad de tener siempre actualizados sus registros con la documentación soporte de las reasignaciones que se efectúen con otras áreas, corresponderá al titular de cada Unidad Administrativa. 23. Será responsabilidad de los Directores y/o Subdirectores, Órgano Interno de Control en Sepomex, Gerentes y del Director Metropolitano Directores Regionales ó Subdirector Regional, verificar que no quede ninguna Unidad Administrativa de sus áreas adscritas, sin llevar a cabo el inventario físico. 24. Será responsabilidad de los Directores y/o Subdirectores, Órgano Interno de Control en Sepomex, Gerentes y del Director Metropolitano Directores Regionales ó Subdirector Regional, verificar que sus áreas adscritas a las mismas remitan la entrega de documentación generada como resultado de sus inventarios físicos, al Subdirector de Almacenes y Abastecimiento y/o Gerencia de Almacenes e Inventarios dentro del tiempo establecido en el Programa. 25. Será facultad de la Gerencia de Almacenes e Inventarios, revisar la documentación enviada por las áreas como resultado de los inventarios, en la que las unidades administrativas reporten bienes faltantes y sobrantes; información resultante que en su caso será enviada a las Gerencias Estatales o de área y/o Subdirecciones para su seguimiento, hasta su conclusión. 26. Si como resultado de los inventarios se localizan bienes que si cuenten con número de folio e número de inventario, pero que no estén registrado en el listado de inventario de la oficina supervisada, no se deberá considerar como un sobrante, en este caso, corresponde a una reasignación de bienes no regularizada, de la que se deberá anexar al acta de cierre de inventario el Formato Múltiple de Alta y Baja por asignación de bienes (Anexo 8), ya que se trata de un traspaso no regularizado. 27. En lo que se refiere a bienes que se localizan físicamente en el área supervisada, pero que no existe manera de identificarlo ya que carece de etiqueta con código de barras o algún elemento que sirva para su identificación como es folio, inventario, serie, marca etc., mismo que no está registrado en el listado de inventario de la oficina supervisada, se deberá reportarse como sobrante, en el anexo que para tal efecto se indica en este manual e integrarlo al acta de cierre de inventario en el formato que corresponda, por otra parte deberá reportar estos bienes a la dirección o subdirección que corresponda para que en su caso realicen dichas instancias la consolidación de estos bienes que se encuentren en estos supuestos.

11 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 11 de Cabe mencionar que se deberán considerar como faltantes, aquellos bienes que estén registrados en el listado y de los que habiendo agotado las posibilidades de su localización, y por informes proporcionados por el área no fue posible su ubicación actual, se deberá señalar en el acta de cierre de inventario, misma que se instruirá a la unidad administrativa responsable para que en un término perentorio se formulen las Actas Administrativas por Extravío (Anexo 7); misma que deberán turnar mediante oficio al Órgano Interno de Control en el Sepomex, a Relaciones Laborales de oficinas Centrales y en su caso y por determinación superior a las instancias de Jurídico y Recursos Humanos de la del Sepomex para su curso respectivo hasta su conclusión. 29. Será responsabilidad de las Direcciones, Subdirecciones y Gerencias instruir a los titulares de cada Unidad administrativa, con relación a llevar a cabo el seguimiento o localización de los bienes determinados como faltantes de sus respectivas áreas, debiendo reportar en su caso a la Gerencia de Almacenes e Inventarios, aquellos bienes que hayan sido localizados, para su actualización correspondiente. 30. Será responsabilidad de las Direcciones, O.I.C en Sepomex, Subdirecciones, Gerencias Regionales o de área el Coordinar a los titulares de cada Unidad administrativa, para que en el ámbito de su competencia y a través del personal designado para llevar a cabo el control de inventario, la elaboración de las hojas denominadas; Carta de liberación de responsabilidad de adeudos de bienes de activo fijo, del personal que por cualquier motivo, causa baja del Servicio Postal Mexicano, esto derivado de que cada Unidad Administrativa y/o de área es quien tiene conocimiento de los bienes asignados a cada empleado adscrito a sus respectivas áreas y por ser ellos a quienes les hacen entrega física de los bienes para su reasignación o disposición final, debiendo informar a la Gerencia de Almacenes e Inventarios y Gerencia de Servicios al Personal del Sepomex, haciendo la aclaración que la inobservancia a esta disposición quedara bajo responsabilidad de la unidad administrativa en la que se encuentre adscrito el funcionario. 31. En el supuesto de que durante el inventario físico los responsables de Unidades administrativas reporten al supervisor de inventario designado, robos, siniestros y/o accidentes, o reposición de bienes, las Unidades Administrativas supervisadas deberán entregar al personal designado copia del expediente que se generó y/o en su caso instruir a la unidad responsable para que en un tiempo determinado, deberá enviar a la Gerencia de Almacenes e Inventarios y Seguros Patrimoniales según corresponda, la documentación generada, tomando como base lo establecido en el Manual Administrativo de Aplicación General para los Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Normatividad Interna que para tal efecto cuente el Sepomex. Por otra parte se hace manifiesto que una vez que se tenga conocimiento de que el robo, siniestro o accidente cuente con el pago de los bienes afectados por parte de la Aseguradora, deberán remitir a la Gerencia de Almacenes e Inventarios el formato de cancelación de registro con el movimiento de afectación que le corresponda (23 baja por robo, 24 baja por accidente, 27 baja por siniestro (inundaciones y/o desbordamiento de ríos por lluvia, temblores, derrumbes, etc.) Es conveniente aclarar que es responsabilidad de la unidades administrativas en contar con una copia en original del expediente de los inventarios practicados, asi como de los tramites legales o normativos que en su caso se establece en el numeral xiv del rubro de Disposiciones Finales, de las Bases Generales para el Registro, Afectacion, Disposiciòn Final y Baja de Bienes Muebles del Servicio Postal Mexicano que a la letra dice; Cuando un Servidor Público extravíe un bien, el Organismo a través del Órgano Interno de Control, podrá dispensar el fincamiento de las responsabilidades en que incurra, siempre que el responsable resarza el daño ocasionado, mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al del extraviado, o haga el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente, debiendo la Unidad Administrativa que extravíe un bien, informar y remitir copia de la documentación generada a la Gerencia de Relaciones Laborales y a la Subdirección Jurídica.

12 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 12 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN FORMA O DOCTO. GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS DIRECCIONES REGIONALES, METROPOLITANA, CORP. Y OIC SUBDIRECCIONES, GERENCIAS, ADMINISTRACIONES DE CORREOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN TODO EL PAÍS RESPONSABLE DEL CONTROL DE ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN GENERAL 1 Envía por medios electrónicos listados de inventario a las Direcciones Regionales, Corporativas, Metropolitana y O.I.C. y/o en quien se delegue la actividad. 2 Reciben listado de inventario y proceden al envío de los mismos a sus áreas adscritas, vía electrónica. 3 Reciben listado de inventario y lo entregan al personal designado como responsables del control del inventario. 4 Recibe listado de inventario, realiza el levantamiento físico de inventario total de bienes instrumentales y/o por muestreo físico según corresponda, conforme al instructivo de actividades para el Levantamiento físico de Inventario de bienes de activo fijo, consistente en lo siguiente: a. Revisión física de los bienes muebles asignados a la Unidad Administrativa en los grupos de Bienes Muebles en General, Acervo Cultural y Vehículos. b. Revisión documental de los expedientes de control del inventario de bienes de activo fijo. c. Elaboración del Formato Múltiple de Transferencia para regularizar traspasos no aplicados. d. Anexa Copia de Actas Administrativas instrumentadas previas al levantamiento de inventario por casos de robo, extravío, accidente y/o siniestro. e. Elaboración de las Tarjetas de Resguardo de los bienes que no cuenten con las mismas. f. Verificar que todos los bienes muebles en general, y los vehículos mayores y menores asignados, estén identificados con su etiqueta de código de barras que contiene N de folio e inventario. g. Instrumentación de Minuta de Trabajo. LISTADO CONTRA BIENES MUEBLES CONCUERDA AL 100 % Reporte electrónico de Inventario Listado de Inventario Anexo 1 Anexo 8 Anexos 7 Anexos 9, 10, 11, 12, 13 5 Firma y sella el listado de inventario, elabora y envía oficio a la Dirección y/o Subdirección Regional o Gerencia Estatal en el interior de la República y en el caso de Oficinas Centrales a la Dirección Metropolitana o Corporativas, informando que se encuentra debidamente integrado (continúa en actividad No. 12). Listado de Inventario y Oficio

13 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 13 de 51 RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN FORMA O DOCTO. LISTADO CONTRA BIENES MUEBLES NO CONCUERDA AL 100 % RESPONSABLE DEL CONTROL DE ACTIVO FIJO EN UNIDADES ADMINIS- TRATIVAS EN GRAL. 6 Concilia contra documentos de traspaso, verifica que no haya extravíos o robos, aclara diferencias y procede por tipo de anomalía. BIENES FALTANTES 7 Corrobora si el bien faltante fue enviado a otra Área, sin que se haya elaborado la cédula de transferencia entre Unidades Administrativas, en caso afirmativo, requisita el formato Múltiple para Transferencias para regularizar esta situación. 8 Agotadas las posibilidades de localizar el bien faltante, en su caso, elabora Acta Administrativa por extravío turnándola mediante oficio al Órgano Interno de Control en Sepomex y a la Gerencia de Relaciones Laborales (según corresponda). Con relación a los casos de robo, siniestro y/o accidente, turna la documentación correspondiente a la Gerencia de Seguros Patrimoniales y a la Gerencia de Almacenes e Inventarios, así como elabora la relación de bienes de activo fijo determinados como faltantes. Anexo 8 Anexos 4 y 7 9 Remite a la Gerencia de Almacenes e Inventarios, copia del Acta Administrativa por extravío acompañada de la copia del oficio que acredite su entrega al Órgano Interno de Control y/o Relaciones Laborales. Con relación a los casos de robo, accidente y siniestro remite copia del oficio turnado a la Gerencia de Seguros Patrimoniales, acompañado del formato de baja con el movimiento que corresponda (23 baja por robo, 24 baja por accidente o 27 baja por siniestro). BIENES SOBRANTES 10 Verifica que el bien mueble de que se trate tenga número de folio y/o de inventario, mismo que no está registrado en el listado de inventario y procede a realizar el movimiento de alta por transferencia en la cédula siguiente: a. Formato Múltiple para Transferencia de bienes movimientos 21 baja por asignación y 11 alta por reasignación. b. En caso de que los bienes no cuenten con números de folio e inventario se considerara como sobrante y elaborta relación de bienes de activo fijo determinados como sobrantes. Anexo 8 Anexo 3 11 Envía a la Dirección y/o Subdirección Regional Metropolitana o Dirección de Área o Gerencia el expediente de inventario acompañado con las actas de inicio y de cierre, actas administrativas por robo extravío, etc., en su caso, relación de faltantes y sobrantes, así como formatos de reasignación de bienes (de ser el caso), firmados por las áreas supervisadas.

14 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 14 de 51 RESPONSABLE DIRECCIONES REGIONALES O DE ÁREA GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS COORDINACIÓN DE INVENTARIOS PERSONAL DE LA COORDINACIÓN DE INVENTARIOS DE OFICINAS ACT. NO. DESCRIPCIÓN 12 Recibe expediente de inventario con oficio e integra la información y remite la evidencia documental junto con el total de listados de las diversas Unidades Administrativas que la integran, a la Gerencia de Almacenes e Inventarios. 13 Recibe expediente de inventarios con los soportes documentales anexos y turna a la Coordinación de Inventarios para su revisión. 14 Recibe expediente de inventarios con soportes documentales anexos, revisa que se encuentren en orden y turna a Oficinas de Inventarios, Bajas y Desalojos y/o de Inventario Vehicular y Venta, según corresponda, para su trámite respectivo. 15 Revisa caso por caso y turna al Área de Captura para su procesamiento en el sistema. ÁREA DE CAPTURA 16 Captura la información de acuerdo a las cédulas y demás documentos remitidos por la Unidad Administrativa correspondiente y emite archivos actualizados. COORDINACIÓN DE INVENTARIOS Y/O OFICINA DE INVENTARIOS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO Y/O GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS COORDINACIÓN DE INVENTARIOS COORDINACIÓN DE INVENTARIO Y/O AREA DE SISTEMAS 17 Archiva listados y demás documentos remitidos por la Unidad Administrativa. 18 Elabora oficio a la Dirección, Subdirección y/o Gerencia o unidad administrativa para el envío de los archivos de inventario actualizados y lo turna para firma a la Gerencia de Almacenes e Inventarios y/o Subdirección de Almacenes y Abastecimiento. 19 Firman oficio y entregan a la Coordinación de Inventarios para su envío. 20 Recibe oficio firmado y turna para su envío. 21 Remite vía correo electrónico o en forma impresa los listados de inventario actualizados a las Direcciones y/o Subdirección Regional, Dirección Metropolitana y Direcciones de Área. FORMA O DOCTO. Oficio y expediente y Doctos. Anexos Oficio, expediente y Doctos. Anexos Oficio, expediente y Doctos. Anexos Oficio, expediente y Doctos. Anexos Listados y cédulas Oficio Oficio y archivos Archivos actualizados GERENCIAS ESTATALES, SUBDIRECCIÓN REGIONAL METROPOLITANA Y DIRECCIONES DE ÁREA 22 Reciben archivos actualizados y resultados de la revisión a los expedientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO archivos actualizados

15 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 15 de DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS DIRECCIONES REGIONALES, METROPOLITANA, CORP. Y OIC SUBDIRECCIONES, GERENCIAS, ADMINISTRACIONES DE CORREOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN TODO EL PAÍS RESPONSABLE DEL CONTROL DE ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN GENERAL INICIO 1. Envía por medios electrónicos listados de inventario a las Direcciones Regionales, Corporativas, Metropolitana y O.I.C. y/o en quien se delegue la actividad. 2. Reciben listados de inventario y proceden al envío de los mismos a sus áreas adscritas, vía electrónica. 3. Reciben listados de inventario y lo entregan al personal designado como responsables del control del inventario. 4. Recibe listado de inventario, realiza el levantamiento físico de inventario total de bienes instrumentales y/o por muestreo físico según corresponda, conforme al instructivo de actividades para el Levantamiento físico de Inventario de bienes de activo fijo. listado vs bienes muebles concuerda al 100%? NO SI 5. Firma y sella el listado de inventario, elabora y envía oficio a la Dirección y/o Subdirección Regional o Gerencia Estatal en el interior de la República y en el caso de Oficinas Centrales a la Dirección Metropolitana o Corporativas, informando que se encuentra debidamente integrado. 6. Concilia contra documentos de traspaso, verifica que no haya extravíos o robos, aclara diferencias y procede por tipo de anomalía. BIENES SOBRANTES Procede por tipo de Anomalía? BIENES FALTANTES 13. Recibe expediente de inventarios con los soportes documentales anexos y turna a la Coordinación de Inventarios para su revisión Recibe expediente de inventario con oficio e integra la información y remite la evidencia documental junto con el total de listados de las diversas Unidades Administrativas que la integran, a la Gerencia de Almacenes e Inventarios. 10. Verifica que el bien mueble tenga No. de folio y/o de inventario, mismo que no está registrado en el listado de inventario y realizr el movimiento de alta por transferencia en la cédula siguiente: Formato Múltiple para Transferencia de bienes movimientos 21 y 11. Si no cuenta con No. de folio e inventario se considerara como sobrante y elaborta relación de bienes de activo fijo determinados como sobrantes. 11. Envía a la Dirección y/o Subdirección Regional Metropolitana o Dirección de Área o Gerencia el expediente de inventario acompañado con las actas de inicio y de cierre, actas administrativas por robo extravío, etc., en su caso, relación de faltantes y sobrantes, así como formatos de reasignación de bienes (de ser el caso), firmados por las áreas supervisadas. 7. Corrobora si el bien faltante fue enviado a otra Área, sin que se haya elaborado la cédula de transferencia entre Unidades Administrativas, en caso afirmativo, requisita el formato Múltiple para Transferencias para regularizar esta situación. 8. Agotadas las posibilidades de localizar el bien faltante, en su caso, elabora Acta Administrativa por extravío turnándola por oficio al OIC y/o Gerencia de Relaciones Laborales. Con relación a los casos de robo, siniestro y/o accidente, turna la documentación a la Gerencia de Seguros Patrimoniales y a la Gerencia de Almacenes e Inventarios, y elabora la relación de bienes de activo fijo determinados como faltantes. 9. Remite a la Gerencia de Almacenes e Inventarios, copia del Acta Administrativa por extravío con copia del oficio que acredite su entrega al OIC y/o Relaciones Laborales. Los casos de robo, accidente y siniestro remite copia del oficio turnado a la Gerencia de Seguros Patrimoniales, con formato de baja con el movimiento que corresponda (23 baja por robo, 24 baja por accidente o 27 baja por siniestro).

16 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 16 de 51 GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS Y/O SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO GERENCIAS ESTATALES, SUBDIRECCIÓN REGIONAL METROPOLITANA Y DIRECCIONES DE ÁREA COORDINACIÓN DE INVENTARIOS PERSONAL DE LA COORDINACIÓN DE INVENTARIOS DE OFICINAS Recibe expediente de inventarios con soportes documentales anexos, revisa y turna a Oficinas de Inventarios, Bajas y Desalojos y/o de Inventario Vehicular y Venta, según corresponda, para su trámite respectivo. 15. Revisa caso por caso y turna al Área de Captura para su procesamiento en el sistema. Área de Captura 16. Captura la información de acuerdo a las cédulas y demás documentos remitidos por la Unidad Administrativa correspondiente y emite archivos actualizados. 17. Archiva listados y demás documentos remitidos por la Unidad Administrativa. 18. Elabora oficio a la Dirección, Subdirección y/o Gerencia o unidad administrativa para el envío de los archivos de inventario actualizados y lo turna para firma a la Gerencia de Almacenes e Inventarios y/o Subdirección de Almacenes y Abastecimiento. 19. Firman oficio y entregan a la Coordinación de Inventarios para su envío. 20. Recibe oficio firmado y turna para su envío. Recibe oficio firmado y turna para su envío. 21. Remite vía correo electrónico o en forma impresa los listados de inventario actualizados a las Direcciones y/o Subdirección Regional, Dirección Metropolitana y Direcciones de Área. 22. Reciben archivos actualizados y resultados de la revisión a los expedientes. FIN

17 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 17 de ANEXOS

18 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 18 de 51 ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE ACTIVIDADES PREVIAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO Y DOCUMENTAL 1. Contar con un listado impreso y/o electrónico actualizado de inventario de bienes asignados a cada unidad administrativa, proporcionado por la Gerencia de Almacenes e Inventarios, oficina encargada de llevar el control de bienes de activo fijo del Sepomex. 2. Se recomienda que antes de iniciar la revisión de inventario físico, el personal comisionado para tal efecto, deberá verificar que todos los bienes inventariables, tengan colocada su etiqueta de código de barras. 3. En el supuesto caso de que durante el inventario físico existen bienes sin etiqueta de código de barras, pero que cuentan con alguna señal para identificar su número de folio e inventario, el personal comisionado deberá proceder a su identificación provisional por medio de cinta diurex, con marcador de tinta permanente de preferencia en color rojo o negro, procediendo de inmediato a solicitar vía correo electrónico o de manera oficial a la Gerencia de Almacenes e Inventario y/o Coordinación de Inventarios, se le expida las etiquetas con código que le corresponden para su colocación, debiendo indicar los datos correctos de los bienes con sus características marca y serie según corresponda para mejor ilustración. 4. Se recomienda que durante la revisión física de inventario, el personal comisionado, deberá utilizar algún mecanismo de control que le permita identificar que ya han sido verificados los bienes de alguna unidad administrativa a la que ya se llevó a cabo el inventario fisico, (se sugiere una etiqueta adherible, con la leyenda Inventario X, en color), a fin de que los bienes que ya fueron localizados durante el proceso no se confundan con los que aún no lo estén. Esta medida es fundamental para que al final resalten notablemente aquellos bienes que ya fueron conciliados contra el listado de inventario. 5. Al mismo tiempo, se sugiere ir señalando en el listado impreso los bienes que ya han sido identificados, utilizando marca textos en color o lápiz rojo, evitando escribir varias notas en el listado, para evitar confusiones al final de la confronta. 6. Es conveniente reportar en el formato indicado los bienes faltantes y sobrantes así como el de Aclaración de Datos para la Toma Física del Inventario de Activos Fijos, todas las diferencias que se deriven de la revisión, como lo son: N de folio e inventario, características del bien, color, área de ubicación, nombre del usuario y cualquier otro dato necesario. Estos formatos son importantes anexarlos en el acta de cierre de inventario al final de las actividades para las aclaraciones en el cruce de la información (Anexo 2). 7. En el supuesto caso de que en la revisión física se detecten bienes sobrantes (que no estén registrados en su listado y que no tengan placa de identificación del inventario) deben reportarlos en el formato Relación de Bienes de Activo Fijo determinados como Sobrantes (Anexo 3). 8. Así mismo, si durante el proceso y termino de la revisión física de inventario, se determinan bienes faltantes (que están registrados en los listados pero que no se tienen físicamente), la unidad administrativa supervisada, deberán reportarlos en el formato denominado Relación de Bienes de Activo Fijo determinados como Faltantes (Anexo 4), integrando a los documentos de trabajo, copia del Acta Administrativa formulada al responsable (Anexo 6), y copia de los oficios en los que se hizo del conocimiento a la Gerencia de Relaciones Laborales y al Órgano interno de Control en el Servicio Postal Mexicano

19 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 19 de Cabe mencionar que como parte de la revisión se deberá verificar que se cuente con todos los resguardos de bienes de activo fijo asignado a cada área, mismos que deben estar sellados y firmados por el usuario de los bienes, así como por el encargado del inventario (o el responsable de la Unidad Administrativa), en caso de que no estén completos, se deberá instruir a la unidad supervisada para que en un tiempo determinado, se elaboren y se firmen, de tal manera que estén al 100 %. 10. Una vez terminada la revisión, se debe elaborar la Minuta de Trabajo en la que se hace constar el resultado, anexando los documentos de trabajo que se hayan derivado de esta actividad, remitiéndola de inmediato a la Gerencia de Almacenes e Inventarios para la actualización de sus registros, adjuntando los anexos 2, 3, 4 y 7. Así como los listados de inventario de bienes muebles en general, vehículos y acervo cultural (si es el caso), y cualquier otro documento que haya servido para el levantamiento del inventario, mismos que deben foliarse e integrarse a la Minuta de Trabajo como parte integrante de la misma. 11. Finalmente, se les comunica que todo asunto integrado en la Minuta de Trabajo relacionado con reportes de robos, extravío, accidente y siniestro, quedaran bajo responsabilidad de la Unidad Administrativa supervisada, debiendo dar seguimiento de cada asunto hasta su cancelación de registros, de acuerdo a los procedimientos normativos y/o administrativos establecidos, anexando la evidencia documental del tramite generado ante las instancias correspondientes.

20 ADMINISTRATIVAS DEL EN TODA LA Hoja: 20 de 51 ANEXO 2 FORMATO DE ACLARACIÓN DE DATOS PARA LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN GERENCIA FOLIO INVENTARIO DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCA SERIE PRECIO UNITARIO UBICACIÓN EL JEFE DEL ÁREA 8 NOMBRE Y FIRMA EL RESPONSABLE DEL CONTROL DEL ACTIVO FIJO 9 NOMBRE Y FIRMA

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