Manual para el Control de Inventarios de Bienes Muebles

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1 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 1 de 49 Manual para el Control de Inventarios de Bienes Muebles Elaboró: Revisó: Autorizó: Puesto Seguimiento de Auditorias Subdirector Administrativo Director General Fecha Julio 01 del 2007 Julio 15 del 2007 Agosto 01 del 2006 Nombre y Firma C.P. Nellyda M. Reyna Flores Ing. Amadeo Bustos San Martín MC Francisco J. Hernández Luna R00/0807 F-CC-01

2 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 2 de 49 CONTENIDO Capítulo Tema Página 1 Introducción 3 2 Objetivo 4 3 Políticas 5 4 Normas Generales 8 5 Registro y Control de Bienes Muebles 10 6 Levantamiento Físico del Inventario 14 7 Recepción de Bienes Muebles 17 8 Resguardo de Bienes Muebles 19 9 Baja de Muebles por inutilidad o inaplicación en el 21 servicio 10 Baja de bienes muebles por robo, extravió y 24 accidente 11 Anexos Hoja de autorización del Manual para el Control de inventarios de Bienes Muebles. 49 2

3 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 3 de 49 INTRODUCCION El presente documento se ha integrado con el propósito de guiar en el proceso de planeación, elaboración organización y control de inventarios de bienes muebles, para así cumplir con las disposiciones establecidas por las autoridades competentes de la Administración Publica Estatal. El manual de procedimientos para el control de los inventarios de bienes muebles, constituye un instrumento normativo de carácter obligatorio, dentro del cual el Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca deberá utilizar con el propósito de llevar a cabo la administración de sus bienes muebles. 3

4 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 4 de 49 OBJETIVOS Proporcionar a los mandos responsabilidades de la administración de los bienes muebles del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca, la normativa de la sistematización de acciones y procedimientos para el adecuado manejo, registro y control del patrimonio mobiliario de Instituto, a fin de contribuir al aprovechamiento eficiente de los recursos de infraestructura y equipamiento 4

5 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 5 de 49 POLITICAS El levantamiento físico del inventario de bienes muebles de las áreas de responsabilidad del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca se hace por única vez y deberá contener la firma del Director General, la del Subdirector de Servicios Administrativos y Jefe del Departamento de Recursos Materiales y/o Servicios Generales y el que elabora el inventario en este caso el encargado de almacén y control de inventarios, este documento se actualizara conforme a las disposiciones establecidas por las autoridades de competencia. 1. Se deberá designar un supervisor que será responsable de inventario de bienes muebles que en este caso seria en encargado de Almacén y Control de inventarios como se especifica en el manual de Funciones del instituto. 2. Serán sujetos registro y control de inventarios los bienes muebles asignados del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca que forman parte de su patrimonio por cualquiera que sea su forma de adquisición. 3. El departamento de Recursos Materiales y/o Servicios Generales deberá atender las especificaciones que para el registro y control de los bienes patrimoniales dicta a la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz. 4. De acuerdo al art. 86 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz las dependencias y entidades deberán efectuar por lo menos en forma semestral, la revisión de los bienes muebles con la finalidad de mantener actualizado el inventario y resguardos. los responsables asignados al control de inventarios, deberán reportar los movimientos de altas y bajas, cambios de usuario y trasferencias que modifiquen la base de datos. 5

6 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 6 de Se realizara un catalogo que establezca la Institución como la marca el art. 89 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación de Bines Muebles ningún bien mueble se entregara a un servidor publico sin antes haya pasado por el control del almacén y este haya firmado el resguardo respectivo. 6. El servidor publico a la que se le asigne el bien tendrá la obligación de firmar un vale de resguardo respectivo, Así mismo cancelarlo al termino de su uso para que pueda ser liberada su responsabilidad, deberá ser como la marca el art. 93 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz, Los servidores públicos que tengan bienes muebles bajo su custodia, resguardo y uso derivado, serán responsables de su cuidado o en su caso de su reposición y del resarcimiento de los daños y perjuicios causados independientemente de las responsabilidades da que se haya lugar. Cuando los bienes estén asegurados se pagaran los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado. 7. La Dirección General del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca, a través de la Subdirección de Servicios Administrativos, preverá el establecimiento de control que permita la guarda y custodia de la documentación que amparare la propiedad de los bienes. 8. Los registros de los bienes deberán de contener la identificación cualitativa y cuantitativa de los mismos así como el número de inventario el cual será pirograbado al bien en lugar visible. Como lo marca el art. 88 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación de Bienes Muebles. 9. Compete a la Subdirección de Servicios Administrativos por conducto del departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales aplicar el uso y aprovechamiento de los bienes muebles puestos a disposición por cada área de 6

7 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 7 de 49 capacitación, así como ejecutar el destino final de la baja definitiva de los bienes muebles. 10. El personal que haga uso inadecuado de los bienes muebles que se encuentre al servicio del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca será sancionado con la marca el art. 46 fracc. III de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos al Servicios del Estado. 11. Cualquier movimiento de personal como es el caso de cambio de departamento o renuncia, no será autorizado por al Subdirector de Servicios Administrativos, si el usuario no presenta constancia de haber devuelto los bienes muebles que hasta ese fecha haya tenido. 7

8 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 8 de 49 NORMAS GENERALES La Subdirección de Servicios Administrativo, difundirá entre las áreas de responsabilidad, la normatividad vigente en materia de administración de bienes muebles y manejo de almacenes. El titular del Instituto Superior Tecnológico de Tantoyuca y los jefes de área son los responsables del inventario de los bienes muebles. Los bienes muebles para los efectos de las normas se clasifican en: Bienes muebles.- Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan la el Instituto, siendo susceptibles a registro individual dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Bienes Fungibles.- Son aquellos que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el instituto tiene un desgaste total o parcial, no siendo susceptibles de ser inventariado individualmente, dada la naturaleza y finalidad den el servicio. Todo bien al servicio del instituto forma parte del patrimonio cualquiera que sea su procedencia. El Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca establecerá los controles necesarios que permitan la guarda y custodia de la documentación que ampare la propiedad de los bienes muebles y los registros correspondientes de conformidad con las disposiciones legales vigentes. De aquellos bines muebles que no tenga acreditada su propiedad será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Administrativos elaborar una acta administrativa por falta de 8

9 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 9 de 49 documentos donde se asiente que una vez agotadas las investigaciones, no se localizo ningún antecedente y que además el bien que se trate figura en el inventario. Los bienes muebles que se adquieren para su incorporación al Instituto deberán se reportados en primer termino a su almacena antes de ser registrados y controlados en su inventario. Previa solicitud del departamento de recursos materiales y/o servicios generales, para proceder a la donación permuta y trasferencia y donación en pago de bienes muebles a terceros, solo se llevara a cabo con autorización de la subdirección de servicios administrativos previo acurdo con la Dirección General observando las previsiones contenidas en la de Adquisiciones, Arrendamiento y Enajenación de Bienes Muebles del estado de Veracruz. Compete a la Subdirección de Servicios Administrativos vigilar el uso y aprovechamiento racional de los bienes muebles adquiridos a las áreas operativas En caso de los bienes de desgaste de control interno, se entrega un bien nuevo a cambio de bien de dado de baja, en el caso de no contar con este, por ser de asignación se entregara un bien nuevo solo con la autorización y visto bueno del encargado correspondiente. 9

10 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 10 de 49 REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES La Dirección General y la Subdirección de Servicios Administrativos por conducto del departamento de Recursos Materiales y/o Servicios Generales, en base al Manual de Políticas y Lineamientos de la Secretaria de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz se establece lo siguiente: Serán los responsables de mantener actualizados los registros de inventarios, por lo que verificaran que los bienes muebles adscritos a las áreas de la Dirección General se encuentren identificados con su número de control y resguardo correspondiente. Estarán sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por su naturaleza y costo deban constituir activo fijo del instituto y que cumplan con las condiciones siguientes: Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en la capital del estado. ($ vigente 2007 ) Aquellos cuya vida útil sea superior a un año dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico y que no tenga la consideración de bienes de consumo. Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte de la capacidad de producción, servicio o que aumente la duración costo y/o uso del equipo mas allá termino normal previsto de vida. Todos los bienes que por su estructura física tengan un tiempo útil superior a un año por más pero que su costo no rebase a 15 salarios mínimos establecidos para alta en inventario, se considera de control interno. Dentro de los bienes del control interno se consideran las herramientas de desgaste (martillo, taladro, broca, desarmador etc.) Y los accesorios de oficina que su estructura de fabricación tengan una durabilidad superior a un año (regla de aluminio, tijera, engrapadora, silla, foliador, perforadora, desengrapador.etc.) Los bienes muebles enviados por almacén, trasferencias y donación se darán de alta a su valor de adquisición 10

11 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 11 de 49 Para que el bien se incluido en el inventario de bienes muebles se deberá proporcionar una descripción apropiada de cada una de ellos y por lo menos precisar: Nombre genérico del bien Copia de factura de adquisición, la cual contendrá numero, nombre del proveedor, fecha de adquisición y costo unitario Marca Modelo ( si se incluye desde la fabricación ) Estructura general de fabricación Color (predominado en el bien ) Medida, capacidad, peso o contenido (cuando ello marca una diferencia entre bienes homogéneos) No. De serie (si se incluye desde la fabricación ) Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien RFC/CURP ( de acuerdo a las disposiciones legales de población preferente CURP) Clave del departamento en el cual esta ubicado físicamente en el bien Dicha clave esta constituida por 11 dígitos de la unidad presupuestal, dos del año, dos del área, cuatro del clasificador sujeto del gasto y cinco de numero asignado del bien mueble y se deberá por los menos en forma semestral a la revisión de los bienes muebles a su cargo a fin de mantener actualizados sus inventarios. Tratándose de bienes muebles, que carezcan de valor de adquisición, el Director General del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca, le asignara el costo estimado levantando acta administrativa donde se asiente el procedimiento aplicado. Como menciona el art para controlar y registrar contablemente el valor de los bienes muebles que no tengan costo asignados o que no cuenten con la documentación que acredite su valor de adquisición poder ser valuados acuerdo a lo siguiente: I. A valor referencial de un peso II. A valor de reposición III. A valor de bienes similares IV. Mediante avaluó de un perito 11

12 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 12 de 49 V. Mediante avaluó interno de asesoría de un valuador independiente A efecto de evitar duplicidad en el registro, la dependencia implementara sistemas de identificación claros y visibles de los bienes que no cuentan con una etiqueta y que están en el proceso de alta que esta sea o este deteriorado Será la responsabilidad el instituto la aplicación de etiquetas estas se adherirán: Piezas fijas, nunca en piezas desprendibles En el vértice superior derecho de la parte se le de uso de manera principal En caso de equipos de computo en la parte posterior de chasis del CPU Será responsabilidad del encargado del almacén realizar en el sistema de inventario cualquier cambio de usuario o de ubicación, ya sea por cambio provisional (préstamo, mantenimiento preventivo o reparación o definitivo resignación o destrucción por cualquier siniestro natural o provocado) El registro de control de inventarios se deberá realizar de acuerdo a los siguientes motivos de ingreso: Adquisición (Factura) Comodato Donación Permuta Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del Estado Su clasificación para el registro de control de inventarios deberá realizarse de acuerdo con el objeto clasificador del gasto. Mobiliario y equipo de oficina Instrumentos Musicales Muebles Escolares Mobiliario y equipo de talleres Equipo Audiovisual y Fotográfico Bienes para Biblioteca 12

13 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 13 de 49 Mobiliario y equipo de biblioteca Equipos y Aparatos de Telecomunicaciones Bienes Informáticos Equipo de trasporte Animales de Trabajo y Reproducción Las necesidades de control, saber todos los equipos que por circunstancias de operan deben incrementar y/o disminuir sus componentes, aumentar el tiempo de vida normal, por exposición a ambientes extremos que los deterioren, desgasten o corran el registro de destrucción, por el ejemplo: Equipo computo (CPU, impresoras, scanner, etc.) Software Enciclopedias y material bibliográfico Mobiliario Escolar Equipo que por su naturaleza deba de estar aislado o no pueda estar a la vista Equipo de señalamiento y trafico vehicular Herramientas de desgaste(martillos, brocas, desarmadores etc) 13

14 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 14 de 49 LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO RESPONSABLE Instruir a jefe de departamento de Recursos Materiales y/o Servicios Generales mediante oficio pera que se realice el levantamiento físico del inventario de bienes muebles, estableciendo los lineamientos, instrumentos y plazos a observar. RESPONSABLE Jefe del Departamento de Recursos Materiales y/o Servicios Generales 1. Programa para la verificación del levantamiento físico del inventario de bienes muebles 2. Instruir y proporcionar los inventarios correspondiente actualizados al responsable de inventarios que efectuara la verificación física de los bienes muebles RESPONSABLE Encargado de almacén e inventarios 3. Planear las actividades del levantamiento físico del inventario 4. Instruir a los asistentes de servicios generales y mantenimiento y establece un calendario para llevar a cabo las actividades del levantamiento físico del inventario 5. Solicitar al responsable de almacén e inventarios, dependencia de la jefatura de Recursos Materiales y/o Servicios Generales, la capacitación y / o asesoría del personal encargado del levantamiento físico del inventario 6. Preparar formatos e instructivos que se utilizaran en el levantamiento físico del inventario Tarjeta Control Global de bienes mueble s Resumen de entrega de inventario Formato único de resguardo 14

15 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 15 de 49 Solicitud de Alta del Mobiliario Solicitud de baja y relación de bienes Formato de acta administrativa 7. Asesorar y/o capacitar al personal encargado del levantamiento físico y entregar las formas e instructivos al personal encargado del inventario físico 8. Verificar las condiciones que presenta los bienes muebles a inventariar Si los bienes muebles no se encuentran en buenas condiciones Se deberá concentrar en un lugar especifico para efectuar su baja (observar el procedimiento de baja de bienes muebles por inutilidad o inaplicación en el servicio) 9. Realizar en base a la inspección física el llenado de la de la tarjeta de control global de bienes muebles, utilizando datos sobre la descripción y valor de los bienes muebles, contenidos en la documentación existente, por ejemplo: salidas de almacén, facturas, trasferencias, vale de resguardo etc. En la tarjeta de control global de bienes muebles se deberá verificar y anotar el número de inventario que le corresponde a cada bien mueble, el cual se compone de 16 dígitos Ejemplo: ITSTA0702MA00003 ITSTA Estos primeros 5 dígitos son las siglas del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca 07 Dos dígitos del año en que se asigna el bien mueble al Inventario 02 Estos dos dígitos identifica al área a la que pertenecerá El bien mueble MA Dos dígitos son los que identifican de acuerdo al l clasificador del objeto del gasto Estos cinco dígitos, corresponden al numero consecutivo Asignado al bien mueble Los números que identifican el área a los que pertenecen serán los siguientes: 15

16 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 16 de Dirección General 02. Subdirección de Planeación y Vinculación 03. Subdirección Académica 04. Subdirección de Servicios Administrativos 10. Realizar el marcaje a los bienes muebles instrumentales, en un lugar visible sin afectar su apariencia, con el inventario correspondiente 11. Elaborar el formato de resguardo en original y copia, recabar la firma del usuario y entregarle copia del mismo. 12. Capturar la información de las tarjetas de control global de bienes muebles en equipo de computo, de acurdo al manual para el control de inventarios de bienes muebles diskette y listado impreso 13. El Jefe de Departamento de Recursos Materiales y/o Servicios Generales debe revisar el inventario, rubricar el listado en entregar por vía oficio al Subdirector de Servicios Administrativos 14. Analizar si los inventarios fueron afectados de acuerdo a la información que se tenía registrada en el listado de inventario, procediendo a revisar el listado contra el nuevo levantamiento físico real, efectuando los siguientes ajustes: corregir ubicaciones, descripciones, números de serie, modelo, etc. Para emitir un alta en el sistema completamente saneado. Depurando todos los errores de información del levantamiento físico del inventario. 15. Una vez realizado el inventario se presenta al Subdirector de Servicios Administrativos para que le de el visto bueno y firme 16. El Director General debe revisar el inventario de bienes muebles, rubricarlo y sellar el listado. 16

17 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 17 de 49 RECEPCION DE BIENES MUEBLES PROCEDENCIA Comité de Construcción de Espacios Educativos RESPONSABLE Encargado de almacén y control de inventarios 1. Recibir copia de acuse del oficio, vales de salida de almacén, para que se les asigne numero a de inventario e incorporarlos al sistema de inventario de bienes muebles 2. Continuar con el procedimiento de levantamiento físico del inventario 3. Guardad bajo su custodia y resguardo la documentación que soporte la llegan de los bienes muebles. PROCEDENCIA Adquiridos por Licitación Simplificada o Adquisición Directa RESPONSABLE Encargado de almacén y control de inventarios 1. Recibir acuse de oficio, factura o acta administrativa, asignar número de inventario a los bienes muebles recibidos, incorporados al sistema de inventarios de inventario para registros y darlos de alta. 2. Se tiene que buscar la garantía de bien mueble y tenerlo bajo su custodio para cualquier cambio o reclamación. 3. Continuar con el procedimiento de levantamiento físico del inventario PROCEDENCIA Equipamiento, donación, trasferencia, permuta o donación en pago 17

18 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 18 de 49 RESPONSABLE Encargado de almacén y control de inventarios 1. Revisar los bienes muebles y recibir copia de la documentación comprobatoria. 2. Convocar dos testigos de hechos y dos testigos de asistencia, para el levantamiento del acta administrativa, por indocumentación de bienes. 3. Proceder a elaborar, en original y cuatro copias, el acta administrativa en donde se señale la procedencia de los bienes muebles y en su caso, una relación de los mismos, firmando de conformidad a su término. Nota: cuando la documentación no comprobatoria no cuente con la descripción completa de los bienes, tendrá que tomarse directamente de los mismos. 4. Entregar un tanto del acta administrativa al proveedor y en su caso la relación anexa de los bienes muebles. 5. Revisar los bienes muebles que estén en óptimas condiciones, para que se les asigne número de inventario y darlos de alta en el sistema de inventarios. 6. Continuar con el procedimiento de levantamiento físico del inventario. 18

19 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 19 de 49 RESGUARDO DE BIENES MUEBLES RESPONSABLE Encargado de almacén y control de inventarios 1. Los resguardos podrán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien y de conformidad con la inscripción en el inventario, tales controles deberán verificarse y actualizarse cuando sea el caso en el marco de un programa semestral de verificación. 2. El encargado de Almacén y control de inventarios deberá establecer un control que permitan la guarda y custodia de la documentación originales que ampare la propiedad de los bienes, los registros correspondientes y los que por las características de cada bien se requieran de conformidad con las disposiciones legales respectivas. 3. Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles serán responsables, se de el caso, se su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. 4. Cuando los bienes esta asegurados, los servidores públicos a que se refiere el párrafo anterior los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado. 5. Los usuarios directo del bien deberán firmar los resguardos, que no tengan ninguna observación, en un plazo no mayor de 5 días hábiles a partir de la fecha de entrega del mismo. 6. Todo bien no resguardado se concentrara en el almacén para posteriormente la asignación a la persona que lo solicite de manera oficial, sin que esto implique la reposición del bien al área original. 19

20 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 20 de El los casos fortuitos o de fuerza mayor en las que no exista un titular en el área, todo movimiento de reubicación de bienes o cambio de usuario se ara únicamente con la autorización de la Subdirección de Servicios Administrativos. 8. En los casos en que los bienes deban salir de un instalación o de un edificio se deberá realizar un pase de salida del mismo y deberá de contar el con visto bueno del Subdirector de Servicios Administrativos con la finalidad del control de un posible cambio de ubicación o de usuario del bien. 20

21 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 21 de 49 BAJA DE MUEBLES POR INUTILIDAD O INAPLICAICON EN EL SERVICIO Procede a dar de baja los bienes muebles, previo cumplimiento de las formalidades establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz en la materia y además disposiciones aplicables en todos estos casos que se detallan a continuación. Por que su estado físico y calidades técnicas ya no resulten utilices o funcionales Los extraviados o robados Los que se hubieren deteriorado notablemente o destruido Los que yo no requieran para el servicio al cual se les destino Formen parte de un lote de muebles que desincorporen de una dependencia o entidad 10. Corresponde al encargado de almacén y control de inventario efectuar el trámite administrativo de baja, enajenación y destino final de los bienes muebles que figuren en sus respectivos inventarios, previo aviso de conocimiento a SEFIPLAN para que este proceda al trámite de autorización correspondiente ante el H. Congreso del Estado. 11. Será responsabilidad del encargado del almacén la guarda y custodia de los bienes que se encuentren en proceso de baja, en tanto no se obtenga las autorizaciones, tramites administrativos o se determine el destino final de los mismos. 12. La SEFIPLAN operara la baja del sistema informático de inventarios, previa entrega de las etiquetas de código de barras, acta de Subcomité de Adquisiciones de cada sector de al cual autorizo dicho movimiento donde se especifica los motivos que pueden ser, como lo marca el art. 95 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz, los bienes muebles de las instituciones que se encuentren inventariados podrán darse de baja mediante aprobación del subcomité y previo dictamen sobre el estado de los mismos. 21

22 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 22 de 49 Deterioro Obsolecia Destrucción Donación Extravió o Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad del gobierno 13. En caso de no contar con el código de barras, de los bienes a desincorporar del inventario general del Gobierno del Estado se deberá informar los motivos de dicho carencia. 14. En cuanto al procedimiento de enajenación al art. 94 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz, las instituciones dispondrán de sus bienes muebles inventariados, cuando proceda su enajenación se contara previamente con la autorización del Congreso del estado o de la Diputación permanente. 15. Y para la enajenación onerosa según el art. 96 la enajenación onerosa de bienes muebles cuyo valor exceda del equivalente de quinientos días de salario vigente en la capital de Estado, se hará mediante el procedimiento de subasta pública o restringida. RESPONSABLE Encargado de almacén y control de inventarios 1. Verificar las condiciones físicas y funcionales de los bienes muebles que serán dados de baja y concéntralos en un lugar especifico para su posterior desalojo 2. Elaborar en original y cuatro copias la solicitud de baja y la relación de bienes, acta administrativa para dar de baja los bienes muebles así como su respectivo dictamen técnico sobre el estado material de los bienes, además oficio para su envió a la Dirección General con copia de la Subdirección de Servicios Administrativos 22

23 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 23 de Presentar oficio y documentación de baja para firma de autorización del Subdirector de Servicios Administrativo 4. Recibir el oficio de contestación por la baja de bienes muebles y turnarlo para su registro. RESPONSABLE Subdirector de Servicios Administrativos 5. Revisar la documentación de baja, rubricar y sellar oficio, elaborar oficios y turnar a la SEFIPLAN y al encargado de la oficina de Adquisiciones para realizar la propuesta para el Subcomité. RESPONSABLE Encargado de almacén y control de inventarios 6. Recibir oficio y documentación para a baja de bienes muebles por la utilidad o inaplicación en le servicio. 7. Verificar que la documentación cumpla con la normativa establecida verificando lo referente a las condiciones físicas y funcionales de los bienes muebles instrumentales dados de baja. 8. Realizar el desalojo de los bienes muebles y concentrarlos en la bodega correspondiente conforme a las condiciones físicas y funcionales en que se encuentre. 9. Afectar los registros en la base de datos del sistema de inventarios de bienes muebles. 23

24 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 24 de 49 BAJA DE BIENES MUELBES POR ROBO, EXTRAVIO O ACCIDENTE RESPONSABLE Encargado de almacén y control de inventarios 1) Tener conocimiento de casos de extravió, robo o accidente de bienes muebles y convocar a dos testigos de hechos y dos de asistencia para proceder a levantar en original y cuatro copias el acta administrativa para baja de bienes muebles con fotografías como evidencia y la solicitud de baja de bienes, en la que se haga constar y se pormenorice la desaparición de los bienes. 2) Cuando se trate de robo, hacer del conocimiento de la autoridad legal competente (Agencia de Ministerio Público), el robo o extravió de los bienes muebles, cuando el valor actual de los mismos sea superior a cincuenta veces el salario mínimo diario. 3) En caso de extravió o accidente elaborar en original y cuatro copias, la manifestación de voluntad de reposición o pago del bien mueble, cuando el responsable del resguardo manifieste su conformidad al respecto. 4) Presentar oficio y documentación de baja para firmar de autorización de la Subdirección de Servicios Administrativo. RESPONSABLE Subdirector de Servicios Administrativos 5) Recibir oficio y documentación para la baja de bienes muebles por robo, extravió o accidente. 6) Revisar la documentación cumpla con al normatividad establecida verificando lo referente a las condiciones en que fueron robados, extraviados o accidentados los bienes dados de baja. 24

25 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 25 de 49 7) Elaborar en original y cuatro copias oficio para solicitar a la Contraloría Interna de SEV la elaboración del pliego preventivo de responsabilidades para la recuperación de bienes muebles, con copia a la Dirección General de Asuntos Jurídicos 8) Elaborar oficio de baja de bienes y turnarlo al departamento de recursos materiales y Oficina de Servicio Generales RESPONSABLE Encargado de almacén y control de inventarios 9) Recibir y verificar de baja de bienes muebles, afectar registros de inventario con base en la información del listado y archivar en expedientes. 25

26 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 26 de 49 ANEXOS FORMATOS TARJETA DE CONTROL GLOBAL (R00/0108 F-AI-01) VALE UNICO DE RESGUARDO (R00/0108 F-AI-02) RESUMEN DE ENTREGA DE INVENTARIOS (R00/0108 F-AI-03) ALTA DE BIENES MUEBLES (R00/0108 F-AI-04) SOLCITUD DE BAJA Y RELACION DE BIENES (R00/0108 F-AI-05) TRASFERANCIA INTERNA DE MOBILIARIO Y EQUIPO (R00/0108 F-AI-06) ACTA ADMINISTRATIVA (R00/0108 F-AI-07) CATALOGO DE BIENES (R00/0108 F-AI-08) LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO, ADMINISTRACION Y ENAJENACION DE BIENES MUEBLES. (DOCUMENTO EXTERNO DE LA SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACION DE ESTADO DE VERACRUZ ) 26

27 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 27 de 49 INSTRUCTIVO DEL LLENADO TARJETA DE CONTROL GLOBAL 27

28 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 28 de 49 Hoja No: anotar el numero de hoja ejemplo si el inventario tiene varias hojas, si se integra de varias cosas, se hará de la siguiente manera: 01 de 10, 02 de 10 hasta llegar a la 10 de 10. 1) No. De folio: se considera el folio al 0001 al inicio del inventario con números progresivos hasta su fin, ejemplo: si se inicia el inventario con la oficina de Dirección General y si termina la última hoja con el laboratorio de química la última hoja será la del último número de folio. 2) Fecha de elaboración: se anotara la fecha en que se elaboro el inventario. 3) Nombre del área: Especificar el nombre del taller, laboratorio, biblioteca, aula de usos múltiples etc. Se esta inventariando, tratándose de bodega y almacén si se contiene en su interior equipo de varias áreas, se tendrá que relacionar el equipo de un sola área o taller. 4) Datos de la unidad administrativa: ejemplo Lugar: Tantoyuca, Ver. Domicilio: Desv. Camino Lindero Tametate s/n Col. La Morita clave : 30EITS0003S 5) Numero de inventario: el numero de control de cada bien, de acuerdo a las indicaciones del manual 6) Fecha de ingreso: se anota la fecha den que se recibió el bien: día, mes y año (seis dígitos ) 7) Numero de factura : anotar el numero de factura que ampare la adquisición del bien que se incorporara al registro del inventario 8) Proveedor: Nombre o Razón Social del proveedor en donde se adquirió el bien 9) Marca: anotar la marca del bien ejemplo: PRINTAFORM, IBM. ACER 28

29 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 29 de 49 10) Modelo: anotar el modelo que tenga el bien físicamente o en la factura ejemplo : veriton 5600g, laser jet 2100 etc 11) Color: indicar el color del bien, ejemplo: café, gris, verde etc. 12) Numero de serie : anotar el numero de serie que tenga físicamente el bien o en la factura 13) Tipo de adquisición : anotar el tipo de adquisición del bien sujeto a la incorporación del inventario conforme a las siguientes claves: EA DO NP CD LP Enviado por almacén: si el bien se recibió por CAPFCE o del Comité de espacios educativos Donación: si el bien fue adquirido por donación de particulares, Empresas, etc (anexar acta de donación con su respectivo Numero de folio) Nacencia de Producción: si la producción del bien se realizo Instituto el valor del bien será estimado de acuerdo al valor actual Del mercado Compra Directa: Si el bien compro con recursos propios del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca Licitación Pública: cuando en bien se recibo por licitación pública TR Trasferencia, se anotara esta clave cuando el bien se trasfiere de Una Institución a otra SI Sin información: se anotara esta clave cuando agote el medio de Obtener la información y se desconozca la procedencia del bien Elaborando una acta administrativa 29

30 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 30 de 49 14) Valor del bien: se iniciara el importe del bien incluyendo el IVA tratándose de bienes muebles cuyo, valor de adquisición no se encuentra determinado, la unidad administrativa estimara su valor de adquisición para efector de inventario. 15) Descripción del equipo o mobiliario, accesorios y herramientas menores: anotar la descripción completa del bien según factura o vale de salida de almacén ejemplo silla, mesa binaria etc. 16) Ruta: indicar en esta columna el destino que actualmente tiene el bien de acuerdo a las siguientes claves: US DU RE DR Uso: Si el bien se encuentra en uso. Desuso: Si el bien se encuentra en desuso (anexar acta circunstancial Interna del por que se encuentra el desuso. Robado o Extraviado: Si el bien fue robado o extraviado (anexar Acta Administrativa para baja de viene muebles y/o de la agencia Del Ministerio publico según sea el caso. Descompuesto Reparar: si el bien se encuentra descompuesto y Si es posible su reparación indicar el costo aproximado de la reparación DB Dar de baja: Si el equipo o mobiliario se encuentra invisible y Requiera De la baja definitiva. RN Reasignación de numero: Anotar esta clave si al bien se le a reasignado el número de inventario 17) Nombre de usuario: Anotar nombre completo del usuario del o de los bines. 30

31 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 31 de 49 18) Subtotal: este deberá ser requisitado al final de cada hoja. 19) Total: Este se considera de acuerdo a la suma de las hojas anteriores dependiendo del número de cada hoja respectivamente. 20) Cantidad con letra: Se deberá anotar la cantidad del total con letra. 21) Responsable del control de inventario: Anotar el nombre completo, el cargo, RFC y firma. 22) Revisado: nombre completo y firma del Jefe de Recursos Materiales y /o Servicios Generales 23) Visto Bueno: nombre completo y firma del subdirector de servicios administrativos 24) Visto Bueno: nombre completo y firma del Director General del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca 25) Sello del Instituto Tecnológico Superior de Tantoycua, estampar el sello del Instituto en cada una de la tarjetas de control global. 31

32 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 32 de 49 VALE UNICO DE RESGUARDO 32

33 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 33 de 49 Hoja: anotar el numero de hoja ejemplo, si el resguardo se integra de 4 hojas se hará de la siguiente manera de: 1 de a, 2 de 2 etc. 1) Numero de folio: los vales de resguardo tendrán un número de folio consecutivo. 2) Fecha de elaboración: se pondrá la fecha día, mes y año en la que se realizo el vale de resguardo (seis dígitos). 3) Datos de la unidad administrativa: ejemplo Lugar: Tantoyuca, Ver. Domicilio: Desv. Camino Lindero Tametate s/n Col. La Morita clave : 30EITS0003S 4) Datos de usurario: en este parte se debe anotar el nombre completo, RFC, cargo, área a la que pertenece y firma de la persona que se hará responsable de los bienes muebles. 5) Numero de inventario: anotar el número de inventario que tiene asignado el bien mueble. 6) Descripción del bien: anotar la descripción y características físicas del bien. 7) Numero de serie: anotar el número de seria que tenga el bien o el de la factura. 8) Color: anotar el color del bien mueble. 9) Modelo: anotar el modelo que tenga el bien en la factura 10) Fecha de asignación del bien: indicar el día, mes y año en que se asigno el bien (seis dígitos ) 11) Valor del bien: indicara el costo unitario de cada bien y al final de la columna la suma total de valor de los bienes además de anotar con letras. 33

34 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 34 de 49 12) Estado físico : indicar el estado físico del bien 13) Total: anotar con numero el total de la suma del valor de lo bienes muebles que se registran en el resguardo 14) Cantidad con letra: anotar con letra el total de la suma de todos los bienes muebles que se registran en el resguardo 15) Elaboro : nombre completo y firma del encargado de la elaboración del resguardo 16) Autorizo el resguardo : nombre completo y firma de la persona que autoriza el cambio del resguardo, autorizara en este 17) Visto Bueno: nombre completo y firma del Subdirector del área que le dará el visto bueno al vale de resguardo. 18) Sello : sello del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca 34

35 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 35 de 49 RESUMEN DE ENTREGA DE INVENTARIO 35

36 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 36 de 49 1) Fecha de elaboración : se anotara la fecha en que se elabora el resumen del inventario 2) Hoja No: anotar el numero de hoja ejemplo si el inventario tiene varias hojas, si se integra de varias cosas, se hará de la siguiente manera: 01 de 10, 02 de 10 hasta llegar a la 10 de 10. 3) Datos de la unidad administrativa: ejemplo Lugar: Tantoyuca, Ver. Domicilio: Desv. Camino Lindero Tametate s/n Col. La Morita clave : 30EITS0003S 4) Nombre del ara inventariada: especificar el taller, la elaboración, aula de usos múltiples, administración de área según sea el caso. 5) Numero de hojas: indicar de cuantas hojas se compone el inventario, del taller, almacén, laboratorio, mantenimiento, aula de usos múltiples, administración etc. 6) Inicio con folio No.: en el inventario se considera de folio 0001 como la primera hoja (inicio del inventario) cuando con números progresivos hasta el final del mismo, ejemplo: si inicia el inventario con la oficina de administración, la primera hoja tendrá como folio No esa es la que se anotara en esta columna. 7) Termino en el folio No. Si el inventario de la administración, termino en el folio no este numero se anotara en esta columna. 8) Costo total: indicar la suma total de los artículos por taller, laboratorio, almacén etc. 9) Se entrega listado de inventario a solicitud de : se anotara el nombre de quien solicito el inventario el numero de oficio y la fecha de elaboración del oficio 36

37 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 37 de 49 10) Sello de la Institución : se plasmara el sello del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca 11) Elaboro: Nombre completo y firma de la persona que realizo el resumen inventario de bienes muebles. 12) Reviso: Nombre completo y firma de la persona que reviso el resumen del inventario. 13) Visto Bueno: Nombre y firma de la persona que le dio el visto bueno al resumen de inventario en esta caso seria el Director General. 37

38 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 38 de 49 ALTA DE BIENES MUEBLES 38

39 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 39 de 49 1) Hoja No: anotar el numero de hoja ejemplo si el inventario tiene varias hojas, si se integra de varias cosas, se hará de la siguiente manera: 01 de 10, 02 de 10 hasta llegar a la 10 de 10. 2) No. De folio: se considera el folio al 0001 al inicio del inventario con números progresivos hasta su fin, ejemplo: si se inicia el inventario con la oficina de Dirección General y si termina la última hoja con el laboratorio de química la última hoja será la del último número de folio. 3) Fecha de elaboración: se anotara la fecha en que se elaboro el inventario. 4) Nombre del área: Especificar el nombre del taller, laboratorio, biblioteca, aula de usos múltiples etc. Se esta inventariando, tratándose de bodega y almacén si se contiene en su interior equipo de varias áreas, se tendrá que relacionar el equipo de un sola área o taller. 5) Datos de la unidad administrativa: ejemplo Lugar: Tantoyuca, Ver. Domicilio: Desv. Camino Lindero Tametate s/n Col. La Morita clave : 30EITS0003S 6) Numero de inventario: el numero de control de cada bien, de acuerdo a las indicaciones del manual 7) Fecha de ingreso: se anota la fecha den que se recibió el bien: día, mes y año (seis dígitos ) 8) Numero de factura : anotar el numero de factura que ampare la adquisición del bien que se incorporara al registro del inventario 9) Proveedor: Nombre o Razón Social del proveedor en donde se adquirió el bien 39

40 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 40 de 49 10) Descripción del bien : Se anota el nombre que tiene el bien 11) Cantidad : Cantidad de bienes que se registran 12) Unidad de Medida: cuanto mide el bien alto. Ancho, largo etc. 13) Valor unitario : precio unitario del bien 14) Valor total : valor total de la factura 15) RFC: de la persona que va a utilizar el bien 16) Nombre: nombre completo del usuario del bien 17) Subtotal: este deberá ser requisitado al final de cada hoja. 18) Total: Este se considera de acuerdo a la suma de las hojas anteriores dependiendo del número de cada hoja respectivamente. 19) Cantidad con letra: Se deberá anotar la cantidad del total con letra. 20) Responsable del control de inventario: Anotar el nombre completo, el cargo, RFC y firma. 21) Revisado: nombre completo y firma del Jefe de Recursos Materiales y /o Servicios Generales 22) Visto Bueno: nombre completo y firma del subdirector de servicios administrativos 40

41 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 41 de 49 23) Visto Bueno: nombre completo y firma del Director General del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca 24) Sello del Instituto Tecnológico Superior de Tantoycua, estampar el sello del Instituto en cada una de la tarjetas de control global. 41

42 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 42 de 49 SOLICITUD DE BAJA Y RELACION DE BIENES 42

43 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 43 de 49 1) Fecha de elaboración: anotar la fecha de la ejecución de la solicitud de baja y la relación de bienes. 2) Hoja: indicar el número de hoja si l a solicitud se compone de 5 hojas ejemplo: hoja No. 01 de 01, hasta llegar a hoja 01 de 05. 3) Unidad administrativa: anotar el lugar clave y domicilio de la unidad administrativa. 4) Nombre del ultimo resguardante: anotar el nombre de la persona que te tenia el bien mueble bajo su responsabilidad con un resguardo firmado 5) Cargo: cargo del ultimo resguardante 6) Área : área a la que pertenece el ultimo resguardante 7) Causa de baja : indicar el motivo de la causa de la baja del bien mueble 8) No. Total de bienes : indicar el numero total de los bienes que se darán de baja 9) No. De inventario : anotar el numero de inventario que conserva el bien 10) No. De serie: indicar el numero de serie del bien 11) Modelo: anotar el numero de modelo del bien 12) Estado : indicar el estado físico y funcional de cada uno de los bienes conforme a las siguientes claves: 43

44 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 44 de 49 A aprovechable R re aprovechable O obsoleto D desecho 13) Descripción: nombre, características y especificaciones de cada uno de los bienes. 14) Valor: valor de cada uno de los bienes 15) Total : suma total de los costos de los bienes muebles 16) Cantidad con letra: cantidad con letra de la suma total de los costos de los bienes muebles 17) Evidencia fotográfica: poner la evidencia en fotografía del bien que se dará de baja 18) Elaboro: nombre completo y firma de la persona que elaboro este formato 19) Reviso: nombre completo y firma de la persona que revisa este formato 20) Visto Bueno: nombre completo y firma del Director General 21) Sello : plasmar el sello del instituto 44

45 Código: M-AI-01 No. Revisión: 00 Copia No. Hoja: 45 de 49 TRASFERENCIA INTERNA DE MOBILIARIO Y EQUIPO 45

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