PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO ACTA DE CONFERENCIA PREVIA. Fecha de la Conferencia Previa: martes 1 de abril de 2014

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1 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO ACTA DE CONFERENCIA PREVIA PROCESO 041 RSC 2014 PARA ACUERDO A LARGO PLAZO PROVISIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES Fecha de la Conferencia Previa: martes 1 de abril de 2014 Lugar: Clayton, Ciudad del Saber, Casa de las Naciones Unidas, Sala de Conferencias del 1er Piso. Se describen a continuación las preguntas y respuestas durante el acto de Conferencia Previa para el Proceso 041 RSC 2014 para Acuerdo a Largo Plazo para la provisión de servicios de Agencia de Viajes Pregunta 1: Se pueden hacer pagos semanales? Tal cual está redactada la forma de pago en el Término de Referencia el crédito que se estaría otorgando es de 45 días. Respuesta a Pregunta 1: No se harán pagos semanales. Los pagos se harán según se indica en el Término de Referencia en un plazo no mayor de 30 días luego de recibido el Estado de Cuenta. Pregunta 2: Hay que tener SABRE y AMADEUS? Una de las dos o las dos? Respuesta a Pregunta 2: Ver Enmienda 2. La empresa debe tener al menos uno de los dos programas que funcione de forma eficiente y que permita proveer el servicio. Pregunta 3: Hay posibilidades de la opción de Call Center? Respuesta a Pregunta 3: No es un requerimiento mandatorio que las Agencia de Viajes seleccionadas tengan call center. Si se ofreciera, sería un servicio adicional de la empresa. Pregunta 4: Sobre la compra o facturación/cotización de los servicios. La Agencia del Sistema de Naciones Unidas podrá solicitar cotizaciones a la segunda agencia. Cuando se utilizará la agencia secundaria? Respuesta a Pregunta 4: Tal cual se indica en la página 29 de 83, punto 35, Solicitud de los Servicios, se espera que haya una Agencia de Viajes Principal y otra Secundaria. El uso de la Agencia de Viajes Secundaria será a discreción de cada Agencia, Fondo ó Programa del Sistema de Naciones Unidas, cuándo: a) Cuando a juicio de la Agencia del Sistema de Naciones Unidas la capacidad de atención de la Agencia Principal está siendo ó será rebasada, como por ejemplo, en caso de desastres naturales ó situaciones críticas. b) Cuando a juicio de la Agencia del Sistema de Naciones Unidas hay no cumplimiento de los Términos de Referencia por parte de la Agencia de Viajes Principal.

2 Pregunta 5: Se está hablando de boletería, y hoteles, Congresos y traslados. Tendrá que asumir la Agencia de Viajes estos gastos? Uds. Cubrirían otros gastos como los de hotel? Respuesta a Pregunta 5: Se espera que la agencia de viajes esté en capacidad de brindar otros servicios conexos en caso necesario. No se tiene planificado que la agencia de viajes cubra estos servicios conexos con fondos propios. Si proveer estos servicios conexos tiene algún costo para la Agencia de Viajes, agradecemos lo indiquen en el formulario de Propuesta Financiera, Sección 7, en el apartado de OTROS GASTOS. Pregunta 6: Debería agregarse que la Agencia de Viajes debe tener permiso de la Autoridad de Turismo. Respuesta a Pregunta 6: Favor ver Enmienda 2 donde se agrega este documento como un requerimiento. Pregunta 7: Los años de servicio a considerarse son solamente en la República de Panamá? Respuesta a Pregunta 7: Los años de experiencia pueden ser a nivel nacional y/o internacional Pregunta 8: En qué tiempo tienen estimado poner el plan en funcionamiento? Debe llevarse en un período de ajuste tres meses, para que no haya fallas, para beneficio de ambas partes. Respuesta a Pregunta 8: Se espera hacer la transición en un mes aproximadamente, sin embargo, en caso necesario, se puede negociar este período con las Agencias de Viaje que resulten adjudicadas y alcanzar un acuerdo que sea aceptable para ambas partes. Pregunta 9: Por qué se solicita carta de garantía bancaria? Como se ejecutaría la carta? Respuesta a Pregunta 9: La carta de garantía bancaria es una de las formas aceptables en que las Agencias de Viaje pueden presentar su Garantía de Seriedad de la Propuesta. Solicitar una Garantía de Seriedad de la Propuesta es parte de nuestros procedimientos. La forma en que sería ejecutada se describe en la Sección 2, Punto 15.4 de los documentos de licitación. Pregunta 10: Y no se requiere en los años de ejecución una garantía de cumplimiento? Respuesta a Pregunta 10: No. No se requerirá garantía de cumplimiento. Página 2 de 6

3 Pregunta 11: Para los documentos que vienen de afuera, deben venir apostillados? Respuesta a Pregunta 11: No. Se puede presentar copia simple de todos los documentos. Pregunta 12: Las adendas a cualquier cambio cuando serán publicadas? Respuesta a Pregunta 12: Las adendas, aclaratorias y esta acta de conferencia previa serán publicadas tan pronto como sea posible en nuestro sitio: Pregunta 13: Cómo funcionarán los de los implantes? Ud. Dijo que hay dos opciones. Una con implante y otra sin implante? Respuesta a Pregunta 13: Ver Enmienda 2. La Agencia de Viajes que haya logrado el precio total más bajo mantendrá los espacios dedicados a los implantes. Los implantes estarán físicamente ubicados prestando el servicio de Agencia de Viajes, y el servicio de los implantes será prestado según se describe en la página 40 de 83, sección 8. Pregunta 14: En el Anexo B campo de país donde opera. No debería ser sólo Panamá? Respuesta a Pregunta 14: No necesariamente. La empresa puede tener operaciones en Panamá y otros países y esperaríamos que lo declaren. Recordamos a los oferentes que el Término de Referencia indica que las empresas deben tener oficinas en Ciudad de Panamá. Fin del Acta Página 3 de 6

4 PRE BID CONFERENCE MEETING Reference 041 RSC 2014 Long Term Agreement for the provision of Travel Agency Services Date of Pre Bid Conference: Tuesday, April 1, 2014 Venue: Clayton, City of Knowledge, UN House, Conference Room, Ground Floor. Find below questions and answers related to the above referenced bidding competition: Question 1: Can we have weekly payments? As it is declared in the Terms of Reference we would be providing 45 days credit. Answer to Question 1: There will be no weekly payments. Payments will be as indicated in Terms of Reference, no later tan 30 days after Statement is received.. Question 2: Do we have to have both SABRE and AMADEUS? Or is it one of the two? Answer to Question 2: See Amendment 2. Travel Agency must have at least one of the two softwares, functional and working so it can provide efficient services. Question 3: Are there possibilities of offering services using a Call Center? Answer to Question 3: Having a call center is not a mandatory requirement for this bidding process. If offered by any Travel Agency, such service would be an additional service Question 4: About the services provided by the Secondary Agency, please ellaborate on the procedure to use the secondary travel agency? Answer to Question 4: As indicated on page 26 of 75, Item 35, Service Requests (Call-Off Mechanism, A main Travel Agency and a Secondary Travel Agency will be declared. The Main Travel Agency shall be awarded with the implants. The Secondary Travel Agency will be used in the following circumstances: a) When in the opinion of the Agency of United Nations System the attention or capacity of the Main Agency is being or will be exceeded, such as, in case of natural disasters or critical situations. b) When in the opinion of the United Nations System Agency there is not compliance with the Terms of Reference by the Main Travel Agency. Página 4 de 6

5 The use of the Secondary Travel Agency shall be duly evidenced in writing and its use shall be pre-approved by the Management of each Agency of the United Nations System. Question 5: You are mentioning tickets and hotels, events and transfers from airport. Will the Travel Agency be expected to pay these expenses? Answer to Question 5: It is expected that the Travel Agency is able to provide related services if necessary. We do not expect that the Travel Agency pays for these services, however, we kindly request that Travel Agencies declare any other associated costs when filling out Section 7: Financial Proposal Form, under section OTHER EXPENSES. Question 6: ToRs should mention that Travel Agency must have the Autoridad de Turismo de Panamá permit. Answer to Question 6: Please refer to Amendment 2, where this requirement is added.. Question 7: The number of years of experience that are required have to be in Panama? Answer to Question 7: The number of years of experience can be in Panama or in other countries. Question 8: How long do you estimate that the new travel Agency should take to set up and start providing services? It should be at least 3 months so there are no difficulties and for the benefit of both parties.. Answer to Question 8: It is expected a transition period of 1 month approximately, however, if necessary, this can be negotiated with the awarded Travel Agency(s). Question 9: Why do you request a bank guarantee? How would it forfeited? Answer to Question 9: A bank guarantee is one of the aceptable documents to present a Proposal Security. Asking for this requirement is part of our procedures and the conditions for forfeiting are described in Section 2, Item 15.4 of the bidding documents. Question 10: Won t you require a performance security? Answer to Question 10: No. It is not a requirement. Question 11: Do any of the documents from abroad need to be apostilled? Answer to Question 111: No. You may present simple photocopies of documents. Question 12: When will you advise of amendments? Página 5 de 6

6 Answer to Question 112: Amendments, clarifications and pre bid conference minute as well as any other document related to this bidding process will be posted as soon as possible on our website: Question 13: How will the implants work? You mentioned 2 options with or without implants? Answer to Question 113: Please refer to Amendment 2. Travel Agency that offers the lowest Price will have the implants.. Question 14: In Form under Section 5, ítem 5, countries of operation. Shouldn t it be only Panama? Answer to Question 114: Not necessarily. Although we remind that the Terms of Reference indicate that Travel Agency must have offices in Panama City, offerors may have operations in Panama and other coutries, and we would encourage offerors to declare this information. End of Report Página 6 de 6

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