INVITACION A COTIZAR Nº

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1 INVITACION A COTIZAR Nº BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE DE 2010

2 RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES Para dar cumplimento al objeto de esta invitación, se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibición constitucional para contratar. Examinar rigurosamente el contenido de los Términos de Referencia, los documentos que hacen parte del mismo y las normas relacionadas con la contratación aplicable al presente proceso. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley y en los presentes Términos de Referencia. Examinar que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en los Términos de Referencia. Suministrar toda la información requerida a través de los presentes Términos de Referencia. Diligenciar totalmente los anexos contenidos en estos Términos de Referencia, si hubiere lugar a ello. Presentar las propuestas en original y dos (2) copias impresas, con el correspondiente índice y debidamente foliadas, de acuerdo a lo establecido en los presentes Términos de Referencia. Considerar que la oferta será rechazada si: o o o o o o o No ofrece los servicios requeridos. La oferta económica supera el presupuesto estimado. Se presenta por fuera del plazo o en lugar diferente al estipulado para su presentación. No cumple u ofrece los requisitos mínimos exigidos. No adjunta la garantía de seriedad de la oferta en los términos previstos en el presente documento. No adjunta la certificación de pago de sus obligaciones con la seguridad social y parafiscales. No adjunta los documentos que sean necesarios para considerar su viabilidad jurídica, financiera y técnica. Incurrir en cualquiera de las causales detalladas en el numeral 3.4. de la presente invitación.

3 CAPÍTULO Introducción Información General FIDUPREVISORA S.A. a través de la Gerencia Administrativa con el apoyo de la Gerencia de Tecnología e Información está interesada en adquirir nuevas Licencias con Software Assurance Open NL, de acuerdo a las condiciones de los presentes términos Idioma Las propuestas, comunicaciones, audiencias, providencias, aclaraciones, modificaciones y todo lo referente al desarrollo de la presente invitación, se harán en idioma castellano Régimen Legal La presente Invitación y el contrato que se derive de la misma se regulará por las normas de derecho privado y el Manual de Contratación de FIDUPREVISORA S.A., de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de Ley 1150 de 2007, así mismo, se aplicarán los principios de de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política Objeto Adquirir nuevas licencias con Software Assurance de Exchange CAL OLP NL, Windows Server CAL OLP NL, Office Estándar Edition OLP NL, Project Estándar Edition OLP NL y Visio Estándar Edition OLP NL. Para lo anterior, se deberá tener en cuenta las características descritas en el capitulo 5 o superiores a éstas. 2.1 Generalidades del Proyecto CAPÍTULO 2 GENERALIDADES DEL PROYECTO La presentación de propuesta dentro o con ocasión de la presente Invitación Publica, no genera obligación para FIDUPREVISORA S.A., para seleccionar y/o celebrar el Contrato. La presente es una mera invitación pública a presentar propuestas sometidas en su integridad al derecho privado Presupuesto

4 FIDUPREVISORA S.A., mediante el CDP No de 2010, cuenta con un presupuesto de Ciento setenta millones de pesos (COP$ ) disponible para cubrir los gastos emanados del contrato que resulte de esta Invitación Pública, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), si a éste hubiere lugar y demás impuestos, tasas, de carácter nacional legales vigentes al momento de la apertura del presente proceso de selección y demás costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve. Las ofertas que se presenten y que superen el valor disponible para el cubrimiento de este contrato, no se tendrán en cuenta para los efectos de esta invitación. Este presupuesto incluye el licenciamiento de software, instalación y consultoría requeridas para el desarrollo del proyecto. 2.3 Domicilio Para efectos de la presente Invitación Pública y para el contrato que de ella se deriven, se tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá D.C. 2.4 Cronograma de la Invitación ETAPAS FECHA Y HORA LUGAR Del 7 de Septiembre hasta el 15 de Septiembre de 2010 Publicación Términos de Referencia Recepción de observaciones a Términos de Referencia Cierre del plazo para entrega de propuestas Evaluación de propuestas y solicitud de aclaraciones Publicación del informe de evaluación Recepción de observaciones sobre el informe de evaluación Evaluación observaciones al informe de evaluación Notificación de Adjudicación Suscripción y legalización del contrato Del 7 de septiembre hasta el 10 de septiembre de 2010, 5:00 P.M. 15 de Septiembre de 2010, 5:00 P.M. Siete (7) días hábiles posteriores al cierre del plazo de entrega de propuestas Un (1) día hábil después de la evaluación Dos (2) días hábiles posteriores a la publicación del informa de evaluación Dos (2) días hábiles posteriores a la publicación del informa de evaluación Cinco (5) días después de la publicación del informe Dentro de los cinco (5) días siguientes a la adjudicación. Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2 y/o al correo electrónico FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2, Gerencia Administrativa. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2, Gerencia Administrativa. Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2 y/o al correo electrónico FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2, Gerencia Administrativa. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 5, Sala de Juntas. FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No Piso 2, Vicepresidencia Jurídica

5 2.5 Apertura De La Invitación A Cotizar La apertura de la Invitación Pública se llevará a cabo en la fecha y hora estipulada en el Cronograma de la Invitación, entendiéndose abierto el proceso con la sola publicación de los Términos de Referencia definitivos en la página WEB de la FIDUPREVISORA S.A. ( ). El plazo de la Invitación, entendido como el periodo que debe transcurrir entre la fecha de la publicación de los Términos de Referencia definitivos y el cierre del plazo para entrega de propuestas, podrá ser prorrogado antes de su vencimiento, cuando fuere necesario, plazo que se comunicará a través de la publicación de adendas suscritas por la Gerente Administrativo de la Entidad, donde se indicarán las razones que dieron lugar a ello. 2.6 Aclaraciones O Modificaciones Al Contenido De Los Términos De Referencia Los interesados podrán solicitar aclaraciones adicionales, en los plazos establecidos en el Cronograma de la invitación, radicando su petición escrita en la Gerencia Administrativa de FIDUPREVISORA S.A., ubicada en la Calle 72 No , Piso 2, Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la dirección La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las propuestas y, en consecuencia, las condiciones de los Términos de Referencia y la presente invitación habrán de tomarse como se expidieron inicialmente. No son admisibles ni se atenderán las consultas telefónicas ni las visitas personales. No se atenderán solicitudes que lleguen con posterioridad a las fechas señaladas, ni en horarios diferentes a los establecidos. 2.7 Acto De Cierre De La Invitación A Cotizar y Apertura De La Urna Las propuestas deben ser entregadas e introducidas en la urna respectiva ubicada en la Gerencia Administrativa de FIDUPREVISORA S.A, Calle 72 No piso 2, Bogotá D.C., conforme la fecha y hora establecidos en el Cronograma de la Invitación como plazo máximo para la entrega de éstas. En acto público que se realizará en ésta misma fecha, se procederá al cierre de la invitación y a la apertura de la urna que contiene las propuestas. En dicho acto se levantará un acta en la cual se relacionará el Nombre y/o razón social de los Proponentes. Las propuestas presentadas después de la fecha y hora de cierre de la invitación, serán devueltas sin abrir, al interesado. 2.8 Número Mínimo De Participantes De presentarse una única propuesta, ésta puede ser adjudicada si se ajusta y cumple con todos los requerimientos de tipo técnico, financiero, económico y jurídico. 2.9 Evaluación De Propuestas

6 FIDUPREVISORA S.A. realizará las evaluaciones jurídica, técnica, económica y financiera de las propuestas, dentro del término máximo estipulado en el cronograma de la invitación. El orden de evaluación, comprenderá, en primera instancia, los Requisitos Mínimos especificados y el capítulo 5 de este documento, seguido de las evaluaciones jurídica y financiera, considerados habilitantes para que la propuesta sea evaluada técnicamente. FIDUPREVISORA S.A. podrá solicitar hasta el momento de la adjudicación, por escrito o vía fax o mediante correo electrónico, dirigido al representante legal de la empresa o firma Proponente, las aclaraciones y explicaciones a que hubiere lugar, y si es del caso, solicitar que se alleguen los documentos necesarios para tal fin, sin que por ello los Proponentes puedan completar, adicionar, modificar o mejorar las mismas. El término de evaluación previsto en el presente numeral podrá prorrogarse Adjudicación De La Invitación A Cotizar La adjudicación se efectuará conforme se establece en el cronograma de la invitación. Dicho plazo podrá ser prorrogado por un lapso no mayor a la mitad del inicialmente fijado. Dentro del término previsto para la adjudicación, FIDUPREVISORA S.A. podrá solicitar a los Proponentes las aclaraciones que fueren indispensables para resolver inquietudes que se presenten con posterioridad al vencimiento del traslado del informe de evaluación de las propuestas. La adjudicación se efectuará al Proponente cuya oferta obtenga el mayor puntaje como resultado de la sumatoria de la totalidad de los parámetros previstos en el Capítulo 4 de estos Términos, siempre que la misma sea hábil y favorable según lo establecido en el los presentes Términos de Referencia y las consideraciones que lo rigen. Si como resultado de la evaluación, dos o más Proponentes obtuvieren igual puntaje total entre todas las ofertas, y éste fuere el mayor de la evaluación final, siempre y cuando se cumplan las condiciones antes previstas, se adjudicará al Proponente que de ellos hubiere obtenido en la evaluación del factor TECNICO la más alta calificación y en caso de persistir el empate se asignará a quien haya obtenido la mayor calificación ECONOMICA y si persiste el empate se definirá por sorteo Adjudicación al Proponente calificado en segundo lugar Si el adjudicatario de la presente Invitación Pública no suscribe el respectivo contrato o no otorga la garantía única dentro del término señalado, FIDUPREVISORA S.A. podrá adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, al Proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para FIDUPREVISORA S.A No Selección

7 Durante el transcurso del presente proceso de contratación, FIDUPREVISORA S.A. se abstendrá de seleccionar cuando existan causas que impidan la escogencia objetiva de las propuestas presentadas o por razones de conveniencia. FIDUPREVISORA S.A., podrá abstenerse de seleccionar y de contratar, sin que ello genere derecho a presentar reclamaciones por parte de los Proponentes, caso en el cual así se comunicará a los Proponentes, mediante publicación en la página Web Interpretación De Los Términos De Referencia Los presentes Términos de Referencia deben ser interpretados como un todo, por lo que sus disposiciones no pueden ser entendidas ni interpretadas de manera separada al que indique su contexto general. Los plazos establecidos en estos Términos de Referencia y en sus anexos se entenderán como días hábiles y los meses como calendarios, salvo que de manera expresa se indique lo contrario; cuando el vencimiento de un plazo no corresponda a un día hábil o no laborables, el vencimiento del plazo se trasladará al día hábil siguiente; el día sábado no se considera como día hábil. Los presentes Términos de Referencia harán parte del contrato que se celebre en virtud de la Invitación Pública Lucha Contra La Corrupción En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en el proceso de selección deberá informarse del hecho a la Oficina de Control Interno de Fiduciaria la Previsora S.A COMPROMISOS ANTICORRUPCIÓN Compromisos anticorrupción asumidos por el Proponente El Proponente apoyará la acción del Estado Colombiano y de FIDUPREVISORA S.A. para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas, y en este contexto deberá asumir explícitamente los siguientes compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir la ley colombiana: El Proponente se compromete a no ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago o dádiva a ningún funcionario en relación con su Propuesta, con el proceso de Invitación o de contratación, ni con la ejecución del Contrato que pueda celebrarse como resultado de su Propuesta. El Proponente se compromete a no permitir que nadie incumpla el compromiso anterior, bien sea empleado suyo o un tercero independiente que lo haga en su nombre. El Proponente se compromete al cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia, y especialmente de aquellas que rigen la presente Invitación y la relación contractual que podría derivarse de ella, y se impone la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de FIDUPREVISORA S.A., ni a cualquier otro funcionario público que pueda influir en la Adjudicación del contrato, bien sea directa o indirectamente, ni a

8 terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la Adjudicación, ni de ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de FIDUPREVISORA S.A., durante el desarrollo del contrato que se suscribiría de ser elegida su Propuesta Incumplimiento De Los Compromisos Si durante el proceso de Invitación, se comprobare el incumplimiento del Proponente, de los compromisos antes enunciados, se procederá al rechazo de la Propuesta presentada. En caso que FIDUPREVISORA S.A., advierta hechos constitutivos de corrupción de parte del Proponente durante el proceso de selección, tales hechos se pondrán inmediatamente en conocimiento de las autoridades competentes, a fin de que se inicien las acciones legales a que hubiere lugar. Si se comprobare el incumplimiento de dichos compromisos con posterioridad a la Adjudicación de la Invitación, o con posterioridad a la suscripción del contrato, ello será suficiente motivo para dar por terminado el contrato, y se harán exigibles las sanciones previstas en el contrato Información Por Medios Electrónicos La publicación en la página Web, se considera como medio suficiente e idóneo para que los Proponentes conozcan los actos que se expiden en el proceso de Invitación Pública, y con la presentación de su propuesta se entiende que aceptan este medio para la comunicación de las actuaciones de FIDUPREVISORA S.A., en la presente Invitación Pública: Los Términos de Referencia Las Adendas a los Términos de Referencia. La selección o la decisión de abstenerse de seleccionar. Otros documentos que hagan parte de la presente Invitación. CAPÍTULO Calidades De Los Proponentes Y De La Propuesta Calidades De Los Proponentes Podrán participar en la presente Invitación las personas jurídicas inscritas en el REGISTRO INTERNO DE PROVEEDORES O CONTRATISTAS de la FIDUPREVISORA S.A., sin perjuicio de que se pueda participar cualquier otro oferente, que desarrolle las actividades del objeto de la presente invitación y cumpla los requisitos adelante señalados y que en cualquiera de los casos se encuentren hábiles para contratar, así como consorcios o uniones temporales. Los Proponentes no deben encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones previstas en la constitución Política y la ley. La manifestación sobre ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, se entenderá hecha con la sola presentación de la propuesta.

9 El Proponente o cada uno de sus integrantes, cuando el mismo sea un consorcio o unión temporal, no debe aparecer relacionado en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. Si aparece reportado en este boletín, el Proponente deberá acreditar la manifestación en tal sentido en la carta de presentación, a la cual deberá anexar el cumplimiento de las disposiciones, contempladas en la Resolución Orgánica Nº del 26 de octubre de 2000 y 5246 del 14 de septiembre de 2001 de la Contraloría General de la República. Las calidades y demás requisitos exigidos a los Proponentes en estos Términos de Referencia deberán acreditarse mediante los documentos certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme a la ley colombiana, previstos en los presentes Términos de Referencia Presentación De Las Propuestas Con la sola presentación de la propuesta se entenderán aceptados todos los requerimientos previstos en los presentes Términos de Referencia tanto para participar como para la ejecución del futuro contrato. El contenido de las propuestas es de carácter reservado en la forma prevista en estos Términos de Referencia, en alusión a las normas señaladas. Después de entregadas las propuestas no se permitirá la adición y/o el retiro total o parcial de los documentos que las componen. Cada propuesta debe incluir el nombre del Proponente, su dirección, domicilio comercial y estar debidamente firmada por el representante legal de la empresa Proponente. En la propuesta es indispensable colocar en letra imprenta legible el nombre y apellidos completos de quien la suscribe. Los paquetes deberán indicar el nombre o razón social del Proponente, su dirección, la ciudad y país respectivos, a efectos de que sea posible notificarle cualquier decisión o comentario relevante con la propuesta por cualquier motivo, si el paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas no se asumirá responsabilidad alguna en caso de que la propuesta sea extraviada, abierta prematuramente, o simplemente refundida. No se admitirán propuestas complementarias o propuestas de modificaciones, que fueren presentadas por correo o fax ni entregadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre señalados. Las propuestas deberán ser presentadas en idioma castellano, impreso en original y dos (2) copias, legibles, de idéntico contenido, estar foliadas en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, incluyendo en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos en los Términos de Referencia, entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados, concordantes con la numeración indicada en esta invitación. Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una propuesta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. Se exige total concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos. De existir alguna diferencia la propuesta será rechazada.

10 En caso de existir discrepancia entre el valor unitario y el valor total de cada ítem, FIDUPREVISORA S.A. tomará para efectos de la evaluación de la propuesta el valor unitario. Todos los gastos que impliquen la preparación y presentación de la Propuesta estarán a cargo del Proponente. Si existiere discrepancia entre los valores en letras y en números, se tendrá en cuenta el valor en letras, siempre y cuando sea coherente con la invitación, sin perjuicio de que el contratante unilateralmente pueda dar por descartada la oferta, por los motivos señalados. La presentación de la propuesta implica el conocimiento de la legislación colombiana en materia de contratación, especialmente las normas señaladas en el Código de Comercio, el Código Civil, el Manual de Contratación de la FIDUPREVISORA S.A. y demás normas concordantes con el régimen de contratación de FIDUPREVISORA S.A. y la aceptación de todas las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes Términos de Referencia. Las ofertas se entregarán en sobres cerrados, debidamente rotulados como se indica a continuación, deben radicarse en la Calle 72 No piso 2 de la ciudad de Bogotá. Los rótulos deben contener la siguiente información: Señores: FIDUPREVISORA S.A. Invitación Número Propuesta (Indicar si es original o copia) NOMBRE DEL PROPONENTE. Contiene: folios Ciudad - País De dicha diligencia se levantará un acta, en la que se dejará constancia de las propuestas recibidas, la cual será suscrita por los miembros de las distintas áreas que se encuentren presentes y designados para tal efecto y por los Proponentes presentes. Con la presentación de la propuesta por parte del Oferente, queda plenamente demostrado que este último: Estudió completamente las especificaciones, formularios y demás componentes de estos Términos de Referencia y las aceptó. Recibió las aclaraciones necesarias por parte de FIDUPREVISORA S.A., sobre inquietudes o dudas previamente consultadas. Ha aceptado que los Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los servicios y obligaciones que se ejecutarán. Está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto del contrato y ha tenido en cuenta todo lo anterior y lo relativo a las condiciones geográficas, climáticas y de orden público para realizar su oferta, así como todas las

11 circunstancias necesarias para la debida ejecución del contrato en caso de ser elegido. Todos los errores y las deducciones que con fundamento en sus propias interpretaciones, conclusiones ó análisis, realice el oferente respecto de los Términos de Referencia de esta Invitación, son por su exclusiva cuenta, por tanto, FIDUPREVISORA S.A. no asume responsabilidad alguna por tales deducciones Condiciones de la propuesta Propuesta total: El Proponente deberá presentar una oferta total de carácter obligatorio que se ajuste en todos los aspectos a las condiciones de esta Invitación, según las especificaciones y requerimientos técnicos mínimos que deben incluir la totalidad de los conceptos solicitados. Propuestas parciales: No se aceptarán propuestas parciales. Propuestas alternativas: Los Proponentes podrán presentar ofertas alternativas y excepciones técnicas o económicas, siempre y cuando ellas no signifiquen condicionamientos para la adjudicación. Para que una propuesta alternativa pueda ser considerada, será necesario que se haya presentado una propuesta básica que reúna los requisitos exigidos para ser calificada y que esta última corresponda al Proponente que resulte adjudicatario de la invitación. En todo caso las propuestas alternativas deberán cumplir con los requisitos establecidos en los presentes Términos. Las propuestas alternativas se elaborarán en documento separado de la propuesta básica, se depositarán en sobre separado, cerrado, sellado y se identificarán como PROPUESTA ALTERNATIVA y el ítem para el cual se presenta. En el evento en que uno o varios Proponentes presenten ofertas alternativas a su oferta básica, FIDUPREVISORA S.A., estudiará la propuesta alternativa del Proponente cuya oferta básica haya resultado favorecida, de acuerdo con los criterios de estudio y calificación de las propuestas y de contener condiciones de favorabilidad para FIDUPREVISORA S.A., podrá ser seleccionada para la adjudicación del ítem correspondiente Documentos de la propuesta La propuesta deberá contener la información requerida, vertida en los documentos señalados a continuación, en ese mismo orden y con una tabla de contenido o índice, la cual es necesaria para su comparación y selección objetiva. Igualmente, debe adjuntarse completamente, la información requerida en los Anexos 1 al 5 de este documento. La no presentación de la información requerida en los anexos mencionados, dará lugar al rechazo de la oferta Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación (Proforma No. 1) deberá ser firmada por el Representante Legal del Proponente, quien señalará se encuentra debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales o con el documento de consorcio o unión temporal, y si no se encuentra autorizado por los estatutos, anexará el documento de autorización del órgano social competente, en el cual conste que está

12 facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la propuesta. La no presentación de la Carta de Presentación de la Propuesta, dará lugar al rechazo de la oferta Documentación adjunta Cada uno de los Proponentes individuales y cada uno de los miembros de un consorcio o unión temporal si es del caso, deberán adjuntar a la propuesta los siguientes documentos: a) Formato INFORMACIÓN GENERAL DE PROVEEDORES completamente diligenciado y con los soportes descritos (Anexo 5). b) Formato único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas del Departamento Administrativo de la Función Pública (LEY 190 DE 1995 y LEY 443 DE RESOLUCIÓN 580 del 19 de agosto de 1999). Para cada una de las experiencias relacionadas en este documento, deberán adjuntarse las certificaciones respectivas. c) Fotocopia del Número de Identificación Tributaria NIT o su equivalente. d) Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona natural o el Representante Legal de la persona jurídica. e) Certificado de existencia de representación legal, expedido por la Cámara de Comercio respectiva, con fecha de expedición no superior a cuarenta y cinco (45) días de antelación al cierre de la invitación y en donde conste haber sido constituida con una antelación no inferior a tres (3) años, que su vigencia será superior al término de la duración de la garantía ofrecida y que su objeto social prevé el desarrollo de las actividades objeto de la presente invitación. f) El representante legal de la firma deberá declarar bajo la gravedad de juramento, que a la persona jurídica a la cual representa, no se le han hecho efectivas Pólizas de Garantía de Cumplimiento y/o Calidad en su contra o le han sido impuestas multas o sanciones por entidades contratantes, en los últimos tres (3) años. El anterior término se contará a partir de la fecha de entrega de la propuesta para participar en la presente invitación, lo cual estará sujeto a verificación. Será rechazada la propuesta presentada por el oferente que haya sido sancionado en los últimos tres años. g) En caso de ser gran contribuyente, aportar el documento que así lo acredite. En todo caso deberá indicarse expresamente el régimen tributario al cual pertenezca. h) Las personas jurídicas que se presenten en consorcio y/o unión temporal, deberán cumplir con lo siguiente: A. Documento de constitución. Indicar el título conforme al cual se presenta la propuesta (Consorcio o Unión Temporal)

13 Designar el Representante del Consorcio o Unión Temporal para todos los efectos, indicando las atribuciones conferidas para comprometer al Consorcio o a la Unión Temporal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. En el caso de la Unión Temporal deben señalarse los términos y extensión de la participación de cada uno de los integrantes de la Unión, en la propuesta y en su ejecución, los cuales solo podrán ser modificados con el consentimiento previo y escrito de FIDUPREVISORA S.A. B. El acta de acuerdo debe contener, entre otras cosas, la siguiente información: Objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual será el mismo del contrato que llegare a suscribirse. Tiempo de duración, que no será inferior al término del contrato y por un (1) año más. La manifestación clara y expresa de la responsabilidad solidaria e ilimitada de los miembros del Consorcio ante FIDUPREVISORA S.A., y la responsabilidad limitada de las Uniones Temporales, según la participación de sus miembros en la ejecución del contrato, ante FIDUPREVISORA S.A. El porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del Consorcio y la Unión Temporal, según sea el caso. Manifestación expresa de que las partes integrantes no podrán revocar y/o modificar el Consorcio o Unión Temporal durante el tiempo que dure el contrato y su etapa liquidación. La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes de los mismos, según sea el caso. PARÁGRAFO: Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal de manera individual deberán cumplir y acreditar todos y cada uno de los requisitos y condiciones exigidos para las personas jurídicas atrás relacionados. En ningún caso se podrá participar con más de una (1) propuesta al tiempo, ya sea que se actúe como persona jurídica o como Consorcio o Unión Temporal. Las personas extranjeras deberán presentar los documentos exigidos con su correspondiente traducción al idioma castellano, debidamente consularizados y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores con arreglo a las leyes de la República de Colombia. Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar las propuestas mediante apoderados debidamente constituidos, con domicilio en Colombia y ampliamente facultados para presentar la propuesta, para suscribir y ejecutar el contrato, así como para representarla judicial y extrajudicialmente.

14 Dicho apoderado deberá mantenerse por el término del contrato y un (1) año más como mínimo, a menos que de conformidad con las normas vigentes tenga la obligación de establecer una sucursal en Colombia. En materia tributaria y contable, ya sea Persona Jurídica, Consorcio o Unión Temporal, se observarán todas las normas establecidas en la legislación Colombiana. El documento o contrato de constitución del consorcio o unión temporal de oferentes extranjeros: en el evento en que el oferente se presente en una de estas modalidades, deberá ser ajustado a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1.993, y su duración no podrá ser inferior a la vigencia del contrato principal y un (1) año más. i) Certificación vigente, expedida por la Contraloría General de la República, de que el Proponente o los miembros de la Unión Temporal o Consorcio no son responsables fiscales. j) Cuando el Proponente obre por conducto de un representante o apoderado, allegará con su propuesta, copia del documento legalmente otorgado en el que conste tal circunstancia y las facultades conferidas. k) Si existieren limitaciones en las facultades del representante legal para contratar y comprometer a la sociedad, deberá acreditar extracto del acta debidamente suscrita por el Secretario de la Junta Directiva o Junta de Socios o del órgano social que haga sus veces, según fuere la naturaleza jurídica del Proponente, expedida como lo determina el Código de Comercio, donde se indiquen claramente las facultades otorgadas para presentar oferta, contratar en el evento que sea beneficiado en la adjudicación de la invitación y firmar el respectivo contrato hasta por el valor total del mismo. l) El Proponente con su oferta deberá presentar copia legible de los estados financieros, que contenga por lo menos balance general, estado de resultados y sus respectivas notas, con corte a 31 de Diciembre de 2009 debidamente firmados por: o El Representante Legal o Contador Público o Y el Revisor Fiscal, si a él hay lugar según lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990 m) Certificación del Revisor Fiscal o el Representante Legal que indique el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales, así como los aportes al Sistema Integral de Salud y Pensiones con fecha de expedición no superior a 30 días a la fecha de cierre de la invitación. n) El Proponente acompañará fotocopia de la Tarjeta Profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios, tanto del Contador como del Revisor Fiscal, si a este último estuvieren obligados, expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la presente invitación. o) Póliza de Garantía de Seriedad de la Oferta: El oferente deberá suministrar conjuntamente con la oferta una póliza de garantía de seriedad de la oferta a favor

15 de FIDUPREVISORA S.A. por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la oferta, indicando claramente su vigencia, valor y objeto. Igualmente, la Garantía deberá acompañarse con certificado u otro medio idóneo donde conste que el tomador pagó la totalidad de la prima y que la garantía no se extingue aunque se produzca la terminación unilateral del contrato por parte de la compañía de seguros. La garantía debe consistir en una póliza de una compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia de reconocida experiencia, trayectoria e idoneidad en el país, con póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia y debe corresponder a las que se otorgan a favor de entidades privadas. El Beneficiario de las pólizas de seguro es FIDUPREVISORA S.A., NIT, La no presentación de la garantía de seriedad dará lugar al rechazo de la oferta. Cuando la oferta sea presentada por un Consorcio o Unión Temporal, las pólizas deberán ser tomadas a nombre del Consorcio o Unión Temporal, indicando sus integrantes. La Vigencia de la póliza deberá ser igual a la de la oferta, es decir, noventa (90) días calendario contados a partir del cierre de la invitación. FIDUPREVISORA S.A. se reserva el derecho de solicitar la ampliación del período de validez de la garantía de seriedad cuando sea necesario prorrogar el término de las ofertas. De igual manera, si se prorroga el plazo para la suscripción del contrato o para la constitución de la garantía única, el adjudicatario deberá prorrogar la vigencia de la garantía de seriedad, si la vigencia inicial no fuere suficiente. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza, será en todos los casos a cargo del oferente. Sanción por incumplimiento del oferente. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, la garantía de seriedad, se hará efectiva en favor de FIDUPREVISORA S.A. si el oferente seleccionado no se allanase a cumplir las obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia y especialmente: 1. Cuando el Proponente, solicite el retiro de su oferta después de presentada y durante el período de validez de la misma, salvo en caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente ocurrida a partir del momento de su presentación. 2. Cuando al serle adjudicado el contrato al OFERENTE, éste no proceda a la suscripción del mismo dentro del plazo establecido en los Términos de Referencia. 3. Cuando se compruebe que la información suministrada en la OFERTA, en algunos de sus documentos, no corresponde a la realidad o no cumple a la fecha de presentación de la misma con los componentes ofrecidos. 4. Cuando no entregue los documentos necesarios para la ejecución del contrato en el plazo establecido, una vez suscrito éste.

16 Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la oferta, FIDUPREVISORA S.A. adelantará los trámites legales pertinentes para obtener la efectividad de la misma. Devolución de la garantía. La garantía de seriedad, será devuelta por FIDUPREVISORA S.A. a los oferentes no favorecidos en la inscripción en el registro, cuando ellos lo soliciten. FIDUPREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes la presentación de documentos y/o aclaraciones a la oferta que se consideren necesarios y que no se encuentren enunciados en el presente numeral. El término para la solicitud de la documentación será el comprendido entre el cierre de recibo de propuestas y la adjudicación. El término para la recepción de los documentos y/o aclaraciones solicitados será el día hábil siguiente a la fecha de su solicitud. La no presentación de los documentos y/o aclaraciones antes citados dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibo de la solicitud es causal de rechazo de la oferta Oferta Técnica El Proponente deberá presentar una oferta técnica, que además de contener la información requerida punto a punto en el Capítulo 5 de estos Términos de Referencia, deberá acompañarse de los siguientes documentos: Certificados de cumplimiento de contratos similares El Proponente debe presentar como requisito mínimo tres (3) certificaciones sobre cumplimiento de contratos individuales de similares características al del objeto de esta Invitación. Dichas certificaciones deberán estar identificadas y etiquetadas mediante texto en la parte superior derecha, como CERTIFICACIONES MINIMAS. Las certificaciones deberán corresponder a contratos ejecutados o en ejecución, en el Territorio Colombiano o en el exterior, para los cuales su fecha de inicio, se encuentre dentro de los dos (2) últimos años, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación, expedidas por entidad contratante. Las certificaciones con calificación de calidad y cumplimiento regular, mala o expresiones similares o que no cumplan con el requisito mínimo del inciso anterior no serán tenidas en cuenta en el estudio técnico respectivo. Serán rechazadas las propuestas cuando no se cumpla con la cantidad de certificaciones mínimas exigidas. FIDUPREVISORA S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados. En las certificaciones expedidas por entidades oficiales colombianas bastará para su validez la firma del funcionario que las suscriba. Cuando el Proponente certifique contratos en los cuales participó en Unión Temporal o Consorcio, se le acreditará en la calificación la totalidad de la experiencia certificada. Al

17 menos uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá acreditar el requisito previsto en este numeral. Para que la certificación sea considerada como válida, debe cumplir con las siguientes especificaciones mínimas: Fecha de inicio: Indicar la fecha de inicio del contrato. Fecha de Terminación (si aplica): Indicar la fecha de terminación del contrato. Debe estar impresa en papel membreteado de la empresa que la expide y/o debe tener sello de la empresa sobre la firma, nombre claro, cargo y teléfono de contacto de quien certifica. Objeto del contrato, el cual debe ser de similares características al objeto de esta invitación. Tiempo de ejecución del Contrato, deberá acreditar el periodo de ejecución del contrato. Monto de la contratación: El monto de cada certificación aportada corresponderá, para contratos ejecutados, al valor final facturado, o, para contratos en ejecución, al valor facturado a la fecha de apertura de la invitación, y no podrá ser inferior al ochenta por ciento (80%) del valor de la propuesta. Para el caso de contratos ejecutados en el exterior, el monto se liquidará conforme la TRM del día de suscripción / inicio del contrato certificado, según el registro del Banco de la República. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, el monto certificado se tomará con base en el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes. Calificación: Cada certificación debe presentar la calificación (mala, regular, buena ó excelente) para los siguientes aspectos: o o o Oportunidad y Calidad en la ejecución del plan de trabajo. Oportunidad y Calidad en la entrega de los productos y/o servicios contratados. Oportunidad y Calidad en la atención y solución de problemas Certificados de Aseguramiento de Calidad ISO 9001 versión 2000 Es deseable que el proponente cuente con la certificación ISO-9001 versión 2000, que certifique la idoneidad de sus procesos, en los aspectos de calidad relacionados con la naturaleza del objeto de la presente invitación. Para el caso de consorcios o de uniones temporales, igualmente es deseable que cada uno de los integrantes cuente individualmente con esta certificación. La anterior certificación debe ser expedida por organismos nacionales o internacionales autorizados legalmente Certificación de Distribución Autorizada El proponente deberá demostrar que para este proceso de contratación cuenta con el respaldo del fabricante del Software y/o soluciones ofrecidas sobre los cuales se prestarán los servicios de suministro, soporte/mantenimiento y capacitación solicitados en los presentes Términos de Referencia, anexando en la oferta correspondiente un certificado expedido y firmado directamente por el fabricante, la sucursal o subsidiaria

18 de éste en Colombia, en la que conste que actualmente el proponente es un distribuidor autorizado de los productos por él manufacturados. Además se debe certificar una relación distribuidor-fabricante no menor a tres (3) años, con lo cual se garantiza una relación comercial, técnica y de transferencia de conocimiento estable. El no cumplimiento de cualquiera de las condiciones mencionadas anteriormente, será causal de rechazo de la propuesta Oferta Económica Todos los valores de la oferta deberán ser expresados en pesos colombianos; en caso contrario incurrirá en causal de rechazo. El proponente indicará que los valores unitarios son fijos y se mantendrán así desde la presentación de la propuesta y durante toda la ejecución del contrato, y que incluyen la totalidad de los costos directos e indirectos, tales como nacionalización, transporte, impuestos, imprevistos, e IVA si a ello hubiere lugar, y demás impuestos del orden Nacional que el cumplimiento del respectivo contrato conlleve. En caso de no expresar que éstos se encuentran incluidos en el valor de la propuesta, los mismos se entenderán comprendidos en dicho valor. Dichos valores deben relacionarse en el conforme las tablas del numeral 4.4. Evaluación Económica de este documento. El proponente debe considerar para determinar el valor de su propuesta, el riesgo cambiario y los posibles incrementos que puedan presentarse en los costos directos e indirectos que el cumplimiento del contrato conlleve durante toda su ejecución. Los precios de la propuesta deben mantenerse en firme a partir de la presentación de ésta y una vez suscrito el contrato se mantendrán fijos durante todo el tiempo de su ejecución Validez De Las Propuestas La propuesta deberá tener una validez o vigencia mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación Rechazo De Las Propuestas Se rechazarán aquellas propuestas que se encuentren en cualquiera de las siguientes circunstancias: No ofrecer los servicios requeridos Superar el presupuesto estimado Presentar la propuesta por fuera del plazo o en lugar distinto al estipulado para su presentación No cumplir u ofrecer los requisitos mínimos exigidos. No adjuntar la garantía de seriedad de la oferta. No presentar el certificado de Cámara de Comercio cuando haya lugar a ello.

19 No adjuntar el extracto del acta debidamente suscrita por el Secretario de la Junta Directiva o Junta de Socios o del órgano social que haga sus veces, según fuere la naturaleza jurídica del Proponente, expedida como lo determina el Código de Comercio, donde se indiquen claramente las facultades otorgadas para presentar oferta, contratar en el evento que sea beneficiado en la adjudicación de la invitación y firmar el respectivo contrato hasta por el valor total del mismo, cuando existieren limitaciones en las facultades del representante legal para contratar y comprometer a la sociedad. No adjuntar los estados financieros, que contenga por lo menos balance general, estado de resultados y sus respectivas notas, con corte a 31 de Diciembre de 2009 No diligenciar los anexos de estos términos. La no presentación de la Carta de Presentación (proforma No. 1). Cuando el Proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a las personas encargadas de la evaluación de las propuestas o de la adjudicación del contrato. La comprobación de que el Proponente se halla incurso en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades y/o incompatibilidades para proponer o contratar, establecidas sobre la materia en la legislación colombiana vigente. La omisión de alguno de los requisitos y anexos de la propuesta señalados como obligatorios en el numeral 3.2 del presente documento. No acreditar las calidades para participar previstas en el Capítulo 3 de este documento. Cuando la propuesta sea condicionada. Cuando la propuesta no ofrezca o cumpla con las especificaciones técnicas obligatorias requeridas en el numeral y el capítulo 5 de los Términos de Referencia. Las demás causales de rechazo señaladas en la ley y en los presentes Términos de Invitación.

20 CAPÍTULO 4 Evaluación Y Calificación De Las Propuestas FIDUPREVISORA S.A. realizará los análisis comparativos necesarios para adjudicar la presente invitación teniendo en cuenta los criterios de evaluación técnica y económica descritos a continuación, sobre una base de Dos mil (2000) puntos. La calificación de las propuestas se efectuará así: EVALUACION DE PROPUESTAS TOTAL Evaluación Jurídica Evaluación Financiera Habilitante Habilitante Evaluación Técnica 1300 Evaluación Económica 700 TOTAL Revisión Jurídica La evaluación jurídica no tendrá ponderación alguna. Se trata del estudio que debe realizar la Vicepresidencia Jurídica de FIDUPREVISORA S.A., para determinar si la propuesta desde el punto de vista jurídico se ajusta a lo exigido en los Términos de Referencia, de conformidad con el análisis y verificación de los documentos requeridos. Cuando las propuestas no cumplan con los requisitos exigidos, este informe las excluirá de ser consideradas en la adjudicación, y no se efectuará la evaluación de los demás factores previstos. 4.2 Revisión Financiera La evaluación financiera no tendrá ponderación alguna. El estudio financiero de las propuestas se efectúa con el fin de asegurar a FIDUPREVISORA S.A., la normal ejecución del objeto a contratar sin riesgos económicos y financieros. Para el efecto, la Vicepresidencia Financiera de la FIDUPREVISORA S.A., examinará la información reflejada en el Balance General con corte a Diciembre 31 de 2009, en lo relacionado con Capital de Trabajo, Nivel de Endeudamiento, Índice de Liquidez y Patrimonio. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, igualmente el estudio financiero se realizará aplicando los factores señalados en este numeral, con base en los porcentajes de participación y sobre la composición agregada de la información de cada uno de sus integrantes, contenida en los Balances Generales con corte a 31 de diciembre de 2009 y las notas explicativas a los Estados Financieros cuando éstas se requieran. El estudio financiero se efectuará teniendo como base los indicadores señalados a continuación. Capital de Trabajo

21 Se determina el capital de trabajo (CT), restando el activo corriente (AC) el valor del pasivo corriente (PC) reflejado en el Balance General a Diciembre 31 de Formula: CT = AC PC Criterio: Si CT > = al cincuenta por ciento (50%) del valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP), dicha oferta será ACEPTADA Si CT < al cincuenta por ciento (50%) del valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP), dicha oferta será RECHAZADA Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, el Capital de Trabajo se calculará con base en la composición agregada o sumatoria simple de los valores del activo corriente y el pasivo corriente que se registren en el Balance General a Diciembre 31 de 2009, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, aplicando la siguiente fórmula: CTC= (AC1+ AC2 + AC ACn ) - (PC1 + PC2 + PC PCn ) Donde: CTC AC (1...n) PC (1...n) Capital de Trabajo total del consorcio o unión temporal Activo corriente de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal. Pasivo corriente de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal. El resultado de aplicar la formula anterior para Capital de Trabajo del consorcio o unión temporal, deberá garantizar como mínimo el valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP). Si efectuado este estudio, se presenta capital de trabajo que no se cumple con las exigencias contenidas en este numeral, la oferta será RECHAZADA. Nivel de Endeudamiento Se obtiene el porcentaje de endeudamiento resultante de dividir el Pasivo Total por el Activo Total, reflejado en el Balance General a diciembre 31 de 2009 el resultado se multiplicará por 100, así: Formula: NE = (PT / AT) * 100 Para el caso de consorcios y uniones temporales, se calculará el Nivel de Endeudamiento con base en la composición agregada o sumatoria simple del Pasivo

22 Total y del Activo Total, que se registre en el Balance General a diciembre 31 de 2009, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, aplicando la siguiente fórmula: NEC = (PT1 + PT2 + PT PTn ) * 100 (AT1 + AT2 + AT ATn ) Donde: NEC PT (1 n) AT (1...n) Nivel de Endeudamiento del consorcio o unión temporal Pasivo Total de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal. Activo Total de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal. Para el estudio financiero se toman los estados financieros a 31 de diciembre de Los mínimos requeridos para que la propuesta sea considerada serán los siguientes: Capital de Trabajo: Mínimo el cincuenta por ciento (50%) del valor total de la propuesta Endeudamiento: Máximo 75% (setenta y cinco por ciento) Patrimonio (Expresado en SMMLV): Mayor o igual al cincuenta por ciento (50%) del valor de la propuesta Se deberá diligenciar el Anexo No. 1 - CUADRO DE CÁLCULO DE INDICADORES FINANCIEROS. 4.3 Evaluación Técnica 1300 Puntos Solamente las propuestas habilitadas jurídica y financieramente y que cumplan con los requerimientos técnicos mínimos, serán objeto de esta evaluación. Dicha evaluación comprende la verificación de los requisitos técnicos establecidos en los Términos de Referencia, de los cuales se examinará que las propuestas presentadas cumplan con los requisitos mínimos establecidos para cada ítem del cual se haya presentado propuesta. A partir de ello se calificará técnicamente y se dará más puntaje al Proponente que más ventajas técnicas ofrezcan para FIDUPREVISORA S.A. y así proporcionalmente a las demás propuestas. El esquema de evaluación Técnica se llevará a cabo de la siguiente manera: REQUERIMIENTOS EVALUABLES PUNTAJE Competencias 500 Experiencia, Capacidad Organizacional y Técnica del proponente 375 Valor Agregado 425 TOTAL 1300

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