Sistema Integral de Tesorería Módulo de Egresos Manual de Operación

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1 Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 1 de 38

2 CONTENIDO Breve descripción del Módulo Egresos... 3 Un recorrido a través del Menú principal... 3 Menú Archivos... 4 Compromisos Tipos de Contra-Recibos Beneficiarios Tipos de Beneficiarios Giros o Actividades Bancos Cuentas Bancarias Menú Control Presupuestal... 9 Disponibilidad Presupuestal....9 Fincamiento de Compromisos Contra-Recibos Emisión de Pagos Emisión de Orden de Pago-Recibo Consulta Consolidado de Pagos Menú Procesos Partidas Exentas Partidas Bloqueadas Autorizaciones Transferencia Electrónica (TEF) Menú Productos Consulta de Saldos Movimientos Pagos emitidos Ordenes de pagos Como salir del Guías Rápidas Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 2 de 38

3 EGRESOS Breve descripción del Módulo Egresos El módulo de Egresos es la herramienta que nos sirve para realizar las operaciones relacionadas con el gasto publico de la Tesorería, que van desde la formulación y Fincamiento de compromisos, la elaboración de Contra-Recibos y elaboración de pagos (cheques) del presupuesto de egresos, además de posibilitarnos la consulta de la disponibilidad presupuestal en cualquier momento. Estas operaciones afectan al presupuesto anual y al registro contable en forma automática. Figura 1 Pantalla Principal del Un recorrido a través del Menú principal Al ingresar al módulo de Egresos encontraremos una barra de menú textual que contiene todas las opciones que nos permiten realizar las funciones que el módulo tiene destinadas y que en adelante se irán describiendo una a una. En la parte inferior de la barra de menú podemos identificar una barra de herramientas, ésta contiene los accesos rápidos a las opciones del sistema, pero representadas en figuras denominadas iconos, por lo que en la descripción de cada una de las opciones del menú principal del módulo se hará mención de sus accesos rápidos correspondientes. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 3 de 38

4 Menú Archivos Para llevar a cabo el proceso de Control Presupuestal es necesario proporcionar al Sistema de una serie de catálogos que necesita para funcionar correctamente. Todos estos catálogos podrá darlos de alta por medio del menú Archivos del módulo de Egresos. Para adicionar, en cada uno de los catálogos, usted debe realizar los pasos siguientes: Primero seleccione el catálogo del menú de Archivos que desea dar de alta. Una vez seleccionado, aparecerá la pantalla correspondiente a dicho catálogo. Pulse el botón para adicionar, ubicado a un costado de la barra de navegación y proporcione la información que le sea solicitada en cada uno de los campos que conforman el catálogo. Para finalizar pulse sobre el botón Aceptar Repita este proceso tantas veces como registros desee capturar. Para realizar modificaciones o moverse a través de los registros utilice la barra de navegación que se encuentra en la parte superior de cada una de las ventanas de los catálogos. Para editar un registro, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón ubicado a un costado de la barra de navegación y posicione el cursor en el campo que se modificará Para finalizar pulse sobre el botón, para aceptar la captura. Para eliminar un registro, usted debe realizar los pasos siguientes: Posicione el cursor en el registro deseado y pulse el botón Para finalizar reitere la aceptación del borrado del registro Para imprimir cada uno de los catálogos, usted debe realizar los pasos siguientes: Presione sobre el botón Imprimir del catalogo seleccionado Descripción de cada uno de los catálogos que conforman el menú de archivos de este módulo: Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 4 de 38

5 Compromisos.- A través de la siguiente pantalla usted podrá capturar los compromisos mediante los pasos ya descritos anteriormente. En el campo llamado Asignado por el Sistema proporcione la palabra SI para que el Sistema genere automáticamente el folio de los Compromisos que se vayan a fincar o la palabra NO en caso contrario. El número que asigne al campo Folio es muy importante ya que el sistema generará los folios a partir de este valor. En días a transcurrir o día del mes se debe especificar los días de vencimiento del pago del compromiso contados a partir de la emisión del contra recibo (ver utilerías para el uso de esta opción). Figura 2 Ventana de captura del catálogo de Tipos de Compromisos Tipos de Contra-Recibos.- se generará a partir de la forma o ventana que a continuación se muestra. Siga los pasos mencionados al inicio del capítulo para el llenado del catálogo. Figura 3 Ventana de captura de Tipos de Contra-Recibos Si en el módulo de utilerías se eligió la opción de vencimiento a través del catálogo de contra recibos, deberá entonces proporcionar los días a transcurrir o el día especifico del mes (ver utilerías para el uso de esta opción). Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 5 de 38

6 Beneficiarios.- Al igual que el resto de los catálogos sigue la misma serie de pasos para su elaboración. Si requiere Consultar una cuenta contable pulse el botón Cuentas y proceda a realizar la búsqueda (ver del capítulo Contabilidad el punto Cuentas Contables). Utilice el botón Integración de Saldos para acceder a la consulta de Beneficiarios. Figura 4 Ventana de captura del catálogo de Beneficiario Tipos de Beneficiarios.- La ventana que muestra el catálogo es la siguiente: Figura 5 Ventana de captura de Tipos de Beneficiarios En ella podrá dar de alta todos aquellos tipos de beneficiarios que intervienen con el ayuntamiento, para hacerlo, tendrá que seguir los pasos descritos al inicio del capitulo. Giros o Actividades.- En esta opción, usted podrá dar de alta, eliminar o modificar Giros o Actividades. El catálogo se puede elaborar siguiendo los pasos descritos al inicio del capitulo. Figura 6 Ventana de captura de Giros o Actividades Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 6 de 38

7 Bancos.- En este catálogo se podrán dar de alta, modificar o eliminar todas aquellas instituciones bancarias con las cuales se tiene alguna relación. Además de poder obtener un listado de las mismas. Figura 7 Ventana de captura del Catálogo de Bancos Cuentas Bancarias.- En este catálogo se configurarán las cuentas de las diferentes instituciones bancarias, como son el número de cuenta, la aplicación contable, etc., además de poder realizar los movimientos que se redactan al inicio de este documento. La opción Banco Default permite que el banco seleccionado sea propuesto en la elaboración de cheques, cabe señalar que solo un banco puede tener esta opción habilitada. Figura 8 Ventana de captura del Catálogo de Cuentas Bancarias En el caso de y en pago electrónico la opción Predeterminada es para que la cuenta bancaria marcada se proponga en el pago electrónico, solo permite seleccionar una cuenta. Una cuenta bancaria si podrá tener la posibilidad de hacer pagos con cheque y de forma electrónica (TEF) Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 7 de 38

8 Cuando se desee cambiar el número de cheque deberá presionar con el botón derecho del mouse Editar y aparecerá la pantalla en la cual podrá modificar el número de cheque (SÓLO PODRA SER MODIFICADO MEDIANTE AUTORIZACIÓN) Nota: Solo se podrán modificar el número consecutivo de las chequeras, siempre y cuando sean un superior al actual. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 8 de 38

9 Menú Control Presupuestal Para realizar una afectación sobre el presupuesto de Egresos se utiliza un proceso llamado Control Presupuestal que consta de 4 pasos fundamentales, los cuales deben seguirse en el orden que a continuación se señala: Disponibilidad Presupuestal.- Para poder fincar un Compromiso es necesario verificar primero la disponibilidad que se tiene actualmente en el presupuesto para la(s) cuenta(s) que se verá(n) afectada(s). Para realizar la consulta de una cuenta contable y conocer la disponibilidad de presupuesto que contiene deberá realizar lo siguiente: Seleccione la opción de Disponibilidad, ya sea utilizando el botón de acceso rápido (el primero) que se localiza en la parte superior de la ventana principal de este módulo o eligiendo la opción Disponibilidad del menú Control Presupuestal. Figura 9 Ventana de Disponibilidad Presupuestal Ahora proporcione la Clave Presupuestal (compuesta por la U. Presupuestal, Responsabilidad y la Partida) que desea consultar. Puede auxiliarse si lo desea de los botones que aparecen al costado derecho de los campos de la clave presupuestal. Podrá visualizar la siguiente información (en un Acumulado hasta el mes actual, y en un Acumulado anual): lo ejercido, lo comprometido y la cantidad disponible de la cuenta que esta consultando. Nota: La información mostrada en esta pantalla es la disponible al momento de realizar la consulta. Para buscar una cuenta contable también se puede utilizar el botón Buscar localizado en la parte inferior de la ventana. Para esta búsqueda pulse sobre este botón, elija el registro a consultar y pulse el botón Aceptar. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 9 de 38

10 Para salir, deberá realizar lo siguiente: Pulse el botón de Salir, para volver al menú principal del módulo. Fincamiento de Compromisos.- Una vez que se verificó si existe disponibilidad de la cuenta a afectar se procede a establecer el Compromiso, para esto deberá seguir estos pasos: Para fincar un compromiso, deberá realizar lo siguiente: Seleccione la opción de Fincamientos, ya sea utilizando el botón de acceso rápido (el segundo) que se localiza en la parte superior de la ventana principal de este módulo o eligiendo la opción Fincamiento del menú Control Presupuestal. Figura 10 Ventana de Fincamiento de Compromisos Para adicionar un compromiso, usted deberá realizar lo siguiente: Pulse el botón Adicionar, para limpiar los datos a capturar Proporcione la información solicitada iniciando por el Tipo de Compromiso a realizar (descripción), que lo puede elegir con el ratón dando un clic en el botón ubicado a la derecha, y aparecerá un conjunto de Tipos de Compromisos que previamente dio de alta en el menú de Archivos. Proporcione la fecha del Compromiso (el sistema asigna automáticamente la fecha actual). Lo podrá hacer dando los números o utilizando el botón que tiene al lado derecho para cargar un calendario. Proporcione el número y la fecha de requisición (ver el paso anterior para la fecha). Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 10 de 38

11 Para proporcionar el beneficiario usted puede hacer uso del botón ubicado al lado derecho del dato. Si el beneficiario no esta dado de alta en el catálogo, en la parte superior de la ventana de Fincamiento de Compromisos se encuentra habilitado el botón Beneficiarios para que pueda dar de alta sin necesidad de salirse de esta opción (ver captura de Beneficiarios en menú de Archivos). Si el beneficiario no esta ligado a una cuenta contable no podrá crear el Fincamiento. Indique el Importe del Compromiso Ya que proporcionó todos los datos pulse sobre el botón Aceptar para grabar o el botón de Cancelar para abortar la operación. Con esto quedarían registrados los datos generales del Compromiso. Nota: Si requiere ver la orden de compra o servicio que generó ese compromiso, solo presione el botón de Orden C/S Para registrar los detalles de un compromiso, usted deberá realizar lo siguiente: Pulse el botón Detalles lo cual desplegará la ventana de Detalles del Compromiso. Aquí deberá realizar tantos registros como cuentas contables se comprometerán. Pulse sobre el botón Adicionar, y se limpiaran los datos para captura. Introduzca el Centro de Costo compuesto por: U. Presupuestal y U. Responsabilidad, ya sea dando los números o utilizando el botón del lado derecho para elegir de una lista, seleccione y pulse un clic con el ratón. Figura 11 Ventana de Detalles del Fincamiento de Compromisos Proporcione la Aplicación Contable, compuesta por: Rubro, Grupo, Mayor, Cuenta y Subcuenta, ya sea dando los números o utilizando el botón del lado derecho para elegir de una lista, seleccione y pulse un click con el ratón. En esta ventana se localiza un botón Cuentas que le permitirá consultar las cuentas contables. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 11 de 38

12 Si es una cuenta de egresos el sistema automáticamente identificará el Subprograma y si esa cuenta tiene más de uno, se posibilitara la opción para elegirlo. Proporcione el Importe del movimiento Seleccione el Tipo de Movimiento Y por ultimo pulse el botón Aceptar, para grabar o el botón de Cancelar para abortar la captura de ese movimiento. Verifique que la Suma del Fincamiento (los cargos y abonos) sea igual, de lo contrario no podrá salir de esta opción. Recuerde que al momento de efectuar un Compromiso el Sistema genera automáticamente una póliza, misma que sólo comprometerá el presupuesto de las cuentas de Egresos sin afectarlas contablemente. Para una mayor rapidez en la captura de detalles del Compromiso marque en la ventana de captura del compromiso la opción Mantener los Datos en los detalles de los Compromisos. Esto le permitirá lo siguiente: Primeramente al pulsar el botón Adicionar le propone el abono automáticamente, es decir asigna la cuenta contable del beneficiario, el importe del Compromiso y el tipo de movimiento (Abono). Si el beneficiario tiene más de una cuenta contable el sistema mostrará una nueva pantalla donde podrá elegir una de las cuentas. Solo deberá pulsar el botón Aceptar. Para el resto de los detalles a agregar el Sistema mantendrá los mismos datos como propuesta a los cuales les podrá hacer las modificaciones que considere conveniente y pulsar nuevamente el botón Aceptar. Para borrar un movimiento contable al compromiso, usted deberá hacer lo siguiente: Pulse sobre el botón Borrar, y se disminuirá el cargo o el abono. Si desea eliminar todos los detalles a la vez pulse sobre el botón Borrar (con el botón derecho del mouse) y elija la opción Todos los Movimientos. Para navegar entre los detalles del Compromiso utilice la barra de navegación o bien ubíquese directamente sobre los registros (parte inferior de la pantalla) y utilice las teclas de direccionamiento (,,, ) Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 12 de 38

13 Para salir del modo de captura de detalles de un compromiso, usted deberá hacer lo siguiente: Pulse sobre el botón Cerrar, y recuerde que las sumas de cargo y abono deberán estar cuadradas para poder salir. Con esto regresa a la ventana anterior de Compromisos. Nota: Si las sumas de los detalles no es igual a la indicada en el Compromiso el Sistema le propondrá igualarlo, para lo cual solo deberá pulsar el botón OK y automáticamente se actualizará el importe del Compromiso. Para eliminar un compromiso, usted deberá hacer lo siguiente: Primero deberemos borrar todos los detalles que tenga ese compromiso, haciendo la afectación (comprometido) del presupuesto en forma inversa. Pulse el botón de Eliminar. Para localizar un compromiso, usted deberá hacer lo siguiente: Para hacer una búsqueda, existe un botón que se encuentra en la barra de herramientas, de la siguiente ventana: Figura 12 Ventana de Fincamiento de Compromisos Pulse el botón y se abrirá una ventana donde podrá especificar parámetros de búsqueda. Figura 13 Ventana de búsqueda de Fincamiento de Compromisos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 13 de 38

14 Después deberá indicar la forma de localizar y ordenar los compromisos (por proveedor ó por compromiso). Si fue por compromiso dar (tipo y folio / descripción) y si fue por proveedor dar (número / nombre) o seleccionar utilizando el botón del lado derecho y dar un clic con el ratón. En el recuadro de Situación del Compromiso podrá elegir de entre las siguientes opciones: Surtida, Programadas, Pagadas o Todas. A continuación presione sobre el botón Buscar Y por ultimo deberá pulsar el botón de Aceptar, para cargar ese registro Para salir de la ventana de captura de compromisos, usted deberá hacer lo siguiente: Pulse el botón Salir que se encuentra en la barra de herramientas del lado derecho. Contra-Recibos.- La emisión de un Contra-Recibos es el paso siguiente al Fincamiento de Compromisos. Es en esta parte del proceso de Control Presupuestal en la que el presupuesto se verá afectado, es decir, el Sistema genera automáticamente una póliza de Diario con la cual afecta las cuentas contables involucradas en el o los compromisos que abarca el Contra-Recibo a emitir. Para elaborar un contra-recibo, deberá realizar lo siguiente: Seleccione la opción de Contra Recibos ya sea utilizando el botón de acceso rápido ( ) que se localiza en la parte superior de la ventana principal de este módulo o eligiendo la opción del menú Control Presupuestal. Figura 14 Ventana de emisión de Contra Recibos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 14 de 38

15 Para adicionar un Contrarecibo, usted deberá hacer lo siguiente: Sistema Integral de Tesorería Pulse sobre el botón Adicionar, y se limpiaran los datos para captura. Proporcione el Tipo de Contra Recibo a emitir, dando el número o seleccionarlo con el ratón dando un click y aparecerá un conjunto de Tipos de Contra-Recibos que previamente dio de alta en el menú de Archivos. Proporcione la Descripción del contrarecibo. Proporcione la fecha de Vencimiento, ya sea tecleando directamente los números o utilizando el botón que se encuentra al lado derecho, desplegando una ventana de calendario, elegir con un click del ratón. Proporcione el Beneficiario dando un número o utilice el botón del lado derecho del dato y seleccionar de una lista que previamente dio de alta en el menú de Archivos, elegir con un click del ratón. Pulse el botón de Fincamientos para que seleccione de una lista de disponibles, los que van a ser asignados a este. Utilice la barra de herramientas para pasar de un lado a otro los compromisos y pulse el botón de Aceptar para confirmar o Cancelar para abortar la operación. Una vez introducidos todos los datos pulse el botón Aceptar para grabar o el botón de Cancelar para abortar la captura. Figura 15 Ventana de Selección de Compromisos Para registrar las facturas de un Contrarecibo, usted deberá hacer lo siguiente: Pulse sobre el botón Facturas, que se encuentra en la parte superior de la ventana de captura, presentando la siguiente ventana: Figura 16 Ventana de Captura de Facturas Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 15 de 38

16 Pulse el botón para adicionar, ubicado en la barra de navegación y proporcione la información que le sea solicitada en cada uno de los campos que conforman la factura. Pulse sobre el botón Aceptar para grabar Repita este proceso tantas veces como facturas desee capturar Y por ultimo pulse el botón de Salir para regresar a la ventana anterior Para realizar modificaciones o moverse a través de los registros utilice la barra de navegación que se encuentra en la parte superior. Utilice el botón de Calcular para hacer la suma de todas las facturas, que deberá coincidir con el importe del Contrarecibo. Para visualizar los compromisos que se pagarán en el Contrarecibo, usted deberá hacer lo siguiente: Pulse sobre el botón Compromisos, que se encuentra en la parte superior de la ventana de captura. Figura 17 Ventana de los compromisos del Contra Recibo Para imprimir un Contrarecibo, usted deberá hacer lo siguiente: Pulse sobre el botón Imprimir, que se encuentra en la parte superior de la ventana de captura. Para eliminar un Contrarecibo, usted deberá hacer lo siguiente: Primero elimine las facturas utilizando la barra de navegación. Pulse el botón de Eliminar. Solo podrá eliminar a aquellos Contra-Recibos que estén en la situación de Capturado. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 16 de 38

17 Para localizar un Contrarecibo, usted deberá hacer lo siguiente: Para hacer una búsqueda, existe un botón que se encuentra en la barra de herramientas del lado izquierdo, de la siguiente ventana: Figura 18 Ventana de elaboración del Contra Recibo Pulse el botón y se abrirá una ventana donde especificar algunos parámetros de búsqueda. Figura 19 Ventana de búsqueda de Contra-Recibos Después indicar la forma de localizar: por proveedor, por el Contra-Recibos u Orden de pago. Si fue por Proveedor dar (número / nombre), por Contra-Recibos dar (tipo y folio / descripción) y si fue por Orden de pago dar (número). Puede seleccionar utilizando el botón del lado derecho y seleccionar de una lista. En el recuadro de Situación del Contra Recibo podrá elegir de entre las siguientes opciones: Programados, Pagados, Cancelados o Todos. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 17 de 38

18 Por último pulsar el botón de Aceptar para cargar el registro Para salir de la captura de Contrarecibos, usted deberá hacer lo siguiente: Pulse el botón Salir que se encuentra en la barra de herramientas del lado derecho. Emisión de Pagos- La emisión de un pago es el último paso del proceso de Control Presupuestal. Si no se han realizado los pasos anteriores (Disponibilidad Presupuestal, Fincamiento de Compromisos y Emisión de Contra-Recibos) no podrá realizar la emisión del pago. Al emitir el cheque se generará automáticamente una Póliza de Egresos, misma que realizará la afectación contable correspondiente a las cuentas del banco y del beneficiario. Figura 20 Ventana de Emisión de Pagos Para emitir un cheque ó realizar una transferencia electrónica (TEF), deberá realizar lo siguiente: Seleccione la opción de Emisión de Pagos ya sea utilizando el botón de acceso rápido (el cuarto) que se localiza en la parte superior de la ventana principal de este módulo o eligiendo la opción del menú Control Presupuestal. A continuación deberá seleccionar el registro del Contra-Recibos por el cual se emitirá el cheque. Esta selección la podrá realizar haciendo uso del botón Buscar localizado en la parte izquierda de la pantalla. (ver localización de Contra- Recibos). Pulse sobre el botón Adicionar, y se limpiaran los datos para captura. El sistema le propone por default la fecha (del día) y el banco (el marcado por default en el catálogo de Bancos) si desea puede cambiar estos datos. Para el caso del banco pulse el botón Bancos y elija el banco que desee. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 18 de 38

19 Como ultimo paso, verifique que los datos estén correctos y que la forma preimpresa que vaya a usar sea la indicada; presione el botón Imprimir para la emisión del cheque o Cancelar para abortar la operación. Para eliminar un cheque, usted deberá hacer lo siguiente: Pulse Eliminar, para desplegar la siguiente ventana: Figura 21 Ventana de Cancelación de Cheques Proporcione el concepto de la cancelación Pulse el botón de Siguiente para continuar o Cancelar para abortar la operación. Confirme la cancelación del cheque Visualice que los campos referentes a este pago se limpian pero el contra-recibo sigue todavía vigente para su posterior uso. Se Genera un registro de cancelación que lo podrá consultar en la consulta de Cheques Cancelados del menú Control Presupuestal. Para localizar un cheque, usted deberá hacer lo siguiente: Para hacer una búsqueda, pulse sobre el botón que se encuentra en la barra de herramientas del lado izquierdo, (ver búsqueda de Contra Recibos). Figura 22 Ventana de Búsqueda - Emisión de Pagos Para salir de la emisión de pagos, usted deberá hacer lo siguiente: Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 19 de 38

20 Pulse el botón Salir que se encuentra en la barra de herramientas del lado izquierdo de la ventana de Pagos. Emisión de Orden de Pago-Recibo.- En esta opción usted podrá realizar la impresión del formato de Orden de Pago, el cual se presentará después de haber indicado los parámetros que se muestran en la siguiente pantalla. Figura 23 Ventana de Emisión de Orden de Pago-Recibo Consulta.- En esta opción usted podrá realizar solo la consulta de Cheques que se encuentren cancelados. Pagos Cancelados.- A través de esta opción podrá realizar consultas de los pagos que han sido cancelados mediante el sistema, para localizar uno en particular solo de utilizar el botón Buscar. Figura 24 Ventana de Cancelación de Pagos Consolidado de Pagos.- Esta opción le permite ejecutar los pasos del proceso Control Presupuestal de una manera directa, es decir, podrá elaborar el fincamiento, el contra-recibo y la impresión del cheque sin salirse de la misma opción. Figura 25 Ventana principal de Consolidado de Pagos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 20 de 38

21 La pantalla de Fincamientos de Compromisos cuenta con dos botones en la parte inferior izquierda que son los que deberá utilizar para ingresar de manera directa al resto de los pasos del proceso de Control Presupuestal. (Contra Recibos y Cheques) Además podrá incorporar tanto beneficiarios como cuentas contables utilizando los botones respectivos. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 21 de 38

22 Menú Procesos Dentro de las herramientas con que cuenta el módulo, es necesario realizar procesos especiales como registrar tanto las partidas exentas como las bloqueadas y visualizar todas las partidas que fueron autorizadas para pago cuando no se tenía presupuesto. Partidas Exentas.- Aquí se realiza el registro de todas aquellas cuentas que debido a su naturaleza no pueden estar restringidas a lo presupuestado inicialmente, por lo tanto el estar registradas en esta sección las posibilitará para usar en un momento dado más de lo que se les asigno en el presupuesto anual. Seleccione del menú de Procesos la opción de Partidas Exentas. Figura 26 Ventana de Partidas Exentas Para adicionar una partida, usted deberá hacer lo siguiente: Pulsar sobre el botón Adicionar y se limpiaran los campos Proporcione la Aplicación Contable compuesta por: Rubro, Grupo, Mayor, Cuenta y Subcuenta ya sea directamente sobre los recuadros correspondientes o bien utilizando el botón de búsqueda. Si desea que la partida se agregue con todos los centros de costo marque este casillero, si no proporcione el Centro de Costo (U. Presupuestal y U. Responsabilidad) en el recuadro mostrado en la parte inferior de la pantalla. Pulse el botón de Aceptar para confirmar o Cancelar para abortar Para borrar una partida, usted deberá hacer lo siguiente: Pulsar sobre el botón Borrar y confirme Para borrar todos los registros de una partida pulse con el botón derecho del mouse sobre el botón Borrar y elija la opción Todos los Registros de esta Partida. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 22 de 38

23 Para imprimir la lista de partidas exentas, usted deberá hacer lo siguiente: Pulsar sobre el botón Imprimir Para salir de partidas exentas, usted deberá hacer lo siguiente: Pulsar sobre el botón Salir, para regresar al menú principal del módulo Podrá utilizar la barra de navegación para visualizar todas las partidas. Partidas Bloqueadas.- En caso contrario a las partidas Exentas aquí se realiza el registro de todas aquellas cuentas que debido a su naturaleza deben estar restringidas, por lo tanto el estar registradas en esta sección las posibilitará para que no se pueda ejercer nada de lo asignado en el presupuesto anual. Seleccione del menú de Procesos la opción de Partidas Bloqueadas. Figura 27 Ventana de Partidas Bloqueadas Los procedimientos para adicionar, borrar, consultar, imprimir y salir son los mismos que se describen en la sección de Partidas Exentas. Autorizaciones.- Esta opción permite consultar todas aquellas autorizaciones de presupuesto que fueron necesarias en el proceso de Fincamiento de compromisos debido a que estas excedieron el límite de presupuesto autorizado. Seleccionar del menú Procesos la opción Autorizaciones. Primeramente se mostrará la pantalla de filtros donde si lo desea puede elegir parámetros para filtrar las autorizaciones y pulsar el botón Aceptar. Si no desea ningún filtro pulse el botón Cancelar. Figura 28 Ventana de Filtros de Autorizaciones Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 23 de 38

24 Una vez pulsado el botón Aceptar o Cancelar aparecerá la pantalla de Autorizaciones donde podrá consultar e imprimir las autorizaciones aquí mostradas. Si desea realizar un nuevo filtro pulse sobre el botón Filtrar, ubicado en la parte superior de esta pantalla. Figura 29 Ventana de Autorizaciones Para imprimir la lista de partidas autorizadas, usted deberá hacer lo siguiente: Pulsar sobre el botón Imprimir Podrá utilizar la barra de navegación para visualizar todas las autorizaciones. Para salir de autorizaciones, usted deberá hacer lo siguiente: Pulsar sobre el botón Salir, para regresar al menú principal del módulo Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 24 de 38

25 Transferencia Electrónica (TEF).- Dentro de esta opción se podrá realizar la consulta, exportación y notificación de los pagos realizados a los proveedores mediante la Transferencia Electrónica (TEF). Exportar Archivo.- Podrá exportar los pagos emitidos por medio de la Transferencia Electrónica de Fondos (TEF), capturando datos como los son el banco, la cuenta bancaria, tipo de cuenta, etc., después presionaremos el botón Visualizar y se presentarán en pantalla los resultados de la consulta, una vez hecho lo anterior procederemos a presionar el botón de exportar, seleccionando el formato requerido por la institución bancaria. Figura 30 Ventana de exportar Archivo (TEF) Notificar Pagos.- Mediante esta opción se notifica al proveedor sobre el pago realizado a su favor, a través de la Transferencia Electrónica de Fondos (TEF), una vez que se ha realizado una consulta sobre los pagos transferidos, deberá presionar el botón de enviar notificación para que el proveedor pueda recibirla. Figura 31 Ventana de Notificar Pagos (TEF) Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 25 de 38

26 Consultar transferidos.- Esta opción nos permitirá consultar todos aquellos pagos que fueron realizados por medio de la Transferencia Electrónica de Fondos (TEF). Figura 32 Ventana de Consultar Transferidos (TEF) Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 26 de 38

27 Menú Productos Dentro de los productos con que cuenta el módulo, es necesario realizar consultas y tener informes impresos. Consulta de Saldos.- Desde aquí puede realizar una consulta de cualquiera de las partidas incluidas en el Presupuesto de Egresos, los resultados de la consulta incluyen el monto de lo presupuestado, lo ejercido, lo comprometido y el saldo de la cuenta seleccionada en un periodo de tiempo dado. Figura 33 Ventana de Consulta de Saldos Para buscar una partida, usted deberá hacer lo siguiente: Revise la sección de Consulta de Saldos del Manual del Presupuesto de Egresos. Movimientos.- Esta opción le proporcionará una forma de realizar consultas de manera mas detallada de los diferentes movimientos que se fueron dando en el proceso, como son: los Compromisos adquiridos, los Contra-recibos y Cheques expedidos u Órdenes de pago que fueron registrados y emitidos. También los movimientos de Beneficiarios y Circunscripciones. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 27 de 38

28 Compromisos.- Permite realizar consultas de todos los compromisos generados (y sus respectivos movimientos) a través del Sistema. Figura 34 Ventana de Consulta de Compromisos Proporcione todos los filtros necesarios para que obtenga la información deseada. Pulse el botón Consultar y aparecerán los datos seleccionados, ahí podrá navegar en ella, hacer ordenamientos, realizar una serie de consultas, tales como: movimientos del compromiso, póliza de egresos, Contra-recibo. Para esto deberá utilizar el botón derecho del mouse sobre la siguiente ventana: Figura 35 Ventana de Resultados de la Consulta de Compromisos Puede enviar el reporte a impresora o a pantalla y elegir entre un listado o un reporte a detalle (para esto utilice el botón derecho del mouse sobre los botones de impresión). Contra Recibos.- Utilice esta opción del Sistema para generar consultas de los Contra Recibos que se dieron de alta en el Sistema. Figura 36 Ventana de Consulta de Contra Recibos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 28 de 38

29 Para llevar a cabo consultas de Contra Recibos realice lo siguiente: Proporcione todos los filtros necesarios para que se visualice la información deseada. Pulse el botón Consultar y de acuerdo a los datos seleccionados se mostraran los registros que cuenten con esos conceptos, ahí podrá navegar en ella, hacer ordenamientos, realizar consultas sobre información relacionada con un contra recibo en particular, tales como: movimientos de facturas, compromisos, póliza de diario, póliza de cancelación y póliza de egresos. Para esto deberá utilizar el botón derecho del mouse sobre la siguiente ventana: Figura 37 Ventana de Resultados de la Consulta de Contra Recibos Puede enviar el reporte a impresora o a pantalla y elegir entre un listado o un reporte a detalle (para esto utilice el botón derecho del mouse sobre los botones de impresión). Pagos emitidos- Con el uso de esta opción podrá realizar consultas sobre los pagos emitidos. Figura 38 Ventana de Consulta de cheques expedidos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 29 de 38

30 Para realizar consultas de los Cheques Expedidos realice lo siguiente: Proporcione todos los filtros necesarios para que obtenga la información deseada. Pulse el botón Consultar y aparecerán los datos seleccionados, ahí podrá navegar en ella, hacer ordenamientos, realizar consultas sobre información relacionada con un cheque expedido en particular, tales como: movimientos de facturas, compromisos, póliza de diario, póliza de egresos y cheques cancelados. Para esto deberá utilizar el botón derecho del mouse sobre la los datos generados por la consulta. Puede enviar el reporte a impresora o a pantalla y elegir entre imprimir los cheques pagados o los cheques cancelados (para esto utilice el botón derecho del mouse sobre los botones de impresión). Beneficiarios - Consulta.- El uso de esta opción le permitirá consultar todos los movimientos relacionados con un beneficiario en particular, como son: compromisos, Contra recibos, Pagos emitidos, sus movimientos contables y facturas. Figura 39 Ventana de Consulta de Beneficiarios Para hacer uso de esta opción ejecute los siguientes pasos: Localice el beneficiario a consultar (Utilice el botón Buscar) Utilice los botones de esta forma, correspondientes a los diferentes movimientos que se relacionan con este beneficiario. Cada botón lo llevará a las diferentes pantallas de Consulta de los movimientos. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 30 de 38

31 Beneficiarios - Reporte.- Podrá analizar los movimientos de uno o varios beneficiarios de sus las facturas pagadas, los contra-recibos y cheques emitidos mediante esta opción. Figura 40 Ventana de Reporte de Beneficiarios Proporcione los datos necesarios que serán los filtros para emitir el reporte. Seleccione el tipo de reporte que desee, en forma de listado o ver los detalles. Presione Pantalla o Impresora, también puede exportarlos a Excel. Circunscripciones.- Esta opción le permite consultar aquellas partidas presupuestales relacionadas con la Obra Pública. Figura 41Ventana de Consulta de Circunscripciones Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 31 de 38

32 Para realizar una consulta realice lo siguiente: Seleccione la localidad y la Colonia que serán analizadas (Utilice los botones de búsqueda) Si desea ver los Saldos Presupuéstales de una partida en particular utilice el botón de Saldos Presupuéstales o bien de un doble clic sobre la partida. Para imprimir un reporte de las partidas mostradas en la pantalla pulse uno de los botones de impresión ubicados en la parte inferior de la ventana. Ordenes de pagos.- Utilice esta opción para generar un listado de las ordenes de pago generadas en un rango de fechas específico. Figura 42 Ventana de consulta de órdenes de pago Para generar el reporte realice lo siguiente: Proporcione el rango de fechas Presione el check Incluir firmas si desea Incluir estas Puede enviar el reporte a pantalla o a impresora Como salir del Cuando desea salir del módulo de Egresos, regresará al menú principal del Sistema. Para salir del módulo, usted debe realizar el paso siguiente: Seleccione del menú de Archivos la opción de Salir Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 32 de 38

33 Guías Rápidas ELABORACION DE FINCAMIENTOS Para dar de alta fincamientos realice lo siguiente: Antes de iniciar con el fincamiento, deberá verificar que el beneficiario exista en el catálogo: 1. Entrar a Archivos Beneficiarios 2. Antes de incorporar el beneficiario, verificar que no exista, presionando el botón Buscar 3. Si el beneficiario no existe, incorporarlo presionando el botón Adicionar 4. Proporcionar todos los datos del beneficiario y guardar el registro Si requiere modificar los datos del beneficiario presionar Si desea eliminar un beneficiario presionar Ahora deberá incorporar la cuenta contable que se ligará al beneficiario, ver Altas de cuentas contables Una vez ligada la cuenta contable y el beneficiario: En el módulo de Egresos, pulse sobre el menú Control Presupuestal y elija la opción de Fincamientos (también puede presionar el botón de acceso rápido) 1. Presionar el botón de Adicionar 2. Indicar el tipo de compromiso o bien buscarlo 3. El sistema le indicará si debe proporcionar el número de fincamiento o se hará la asignación automática. 4. Si aplica, proporcionar el número de requisición y fecha 5. Capturar del importe que será el mismo por el cual se emitirá el cheque 6. Establezca el beneficiario, indicándolo con número o si no lo conoce lo buscarlo con el botón Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 33 de 38

34 7. Presionar en detalles para insertar los movimientos del fincamiento Presionar el botón Adicionar, el sistema automáticamente propondrá el importe del abono a la cuenta del beneficiario Presionar el botón Aceptar Para los siguientes movimientos: Si el movimiento va a afectar a una cuenta de ingresos o de egresos, se deberá proporcionar el Centro de Costo Indicar la cuenta contable que se afectará Nota: Si no se conoce la codificación, presionar el botón de búsqueda Insertar el importe del movimiento y tipo Presionar el botón Aceptar Notas: Los fincamientos no pueden quedar descuadrados Deberá existir un abono a la cuenta del beneficiario por el importe exacto del fincamiento. Para eliminar fincamientos realice lo siguiente: 1. Seleccione el fincamiento que desee eliminar, presionando el botón de la pantalla principal de fincamientos 2. Presione el botón eliminar Notas: Sólo se podrán eliminar los fincamientos que no tengan contra-recibo asignado Cuando una partida presupuestal no tiene presupuesto no se podrá insertar el movimiento de compromiso, ver como dar Suficiencia Presupuestal a una Partida de Gasto. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 34 de 38

35 SUFICIENCIA PRESUPUESTAL A UNA PARTIDA DE GASTO Si la cuenta de egresos no existe: 1. Entrar al módulo de Contabilidad 2. En Archivos - Cuentas Contables se debe incorporar la cuenta en el catálogo (también puede presionar el botón de acceso rápido) Antes de incorporar la cuenta, verificar si existe en el catálogo, presionar el botón Buscar y proporcionar la descripción de la cuenta. Si la cuenta no existe, presionar el botón Adicionar e incorporarla en el mayor que corresponda y proporcionar los datos de la cuenta. Si la cuenta ya existe no deberá incorporarse Salir del módulo Una vez incorporada la cuenta contable: 1. Entrar al módulo de Presupuesto de Egresos 2. En el menú Presupuesto, seleccione la opción Elaboración, en donde se puede incorporar la partida presupuestal (también puede presionar el botón de acceso rápido) Presionar el botón Insertar El sistema advertirá que no se pueden insertar partidas con presupuesto, sólo con cantidad presupuestada cero, presionar OK Indicar la partida presupuestal que se insertará, la cual esta compuesta de: 1. Centro de Costo: Unidad de Responsabilidad y Unidad Presupuestal 2. Partida del gasto Nota: Si no se conoce la codificación, presionar el botón de búsqueda Una vez determinado la partida correcta que se incorporara presionar el botón Aceptar Salir de pantalla de elaboración de presupuesto La partida presupuestal ya está incorporada en el centro de costo ahora deberá dársele suficiencia Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 35 de 38

36 1. En el módulo de Presupuesto de Egresos, entrar a Presupuesto-Transferencias (también puede presionar el botón de acceso rápido) Presionar el botón de Insertar El sistema proporciona el folio automáticamente Indicar la descripción de la transferencia Presionar el botón de Aceptar Entrar al botón de Detalles 1. Presionar el botón Insertar e indicar la partida presupuestal que se ampliará o reducirá Nota: si no se conoce la codificación, presionar el botón de búsqueda 2. Indicar el tipo de movimiento: Ampliación o Reducción 3. Si se requiere que la distribución sea dividida entre los meses no cerrados, indicarlo. 4. Proporcionar el importe de la ampliación o reducción 5. Presionar el botón Aceptar Nota: Al salir de la pantalla de transferencias el sistema indicará si la transferencia no está cuadrada, no es condicionante que esté cuadrada para salir. Si la cuenta de egresos no tiene nivel presupuestal, no se podrá insertar en la transferencia. Ahora ya puede ejercer en esa partida de gasto. ELABORACIÓN DE CONTRA RECIBOS Para dar de alta contra-recibos realice lo siguiente: 1. En el módulo de Egresos, elija el menú Control Presupuestal Contra Recibos (también puede presionar el botón de acceso rápido). 2. Presionar el botón de Adicionar 3. Indicar el tipo de contra-recibo o bien buscarlo con el botón 4. Capturar la descripción que será la que aparezca en la póliza de diario Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 36 de 38

37 5. Proporcionar la fecha de vencimiento (si el sistema está habilitado con el control de pagos, se asignará automáticamente la fecha de vencimiento). 6. Presionar el botón Fincamientos y seleccionar los que amparen el contra-recibo 7. Presionar el botón Aceptar cuando este listo el contra-recibo 8. En el botón Facturas capturar las que le correspondan al contra-recibo (8 registros) 9. Presionar el botón Imprimir, si se desea imprimir el contra-recibo Para cancelar contra-recibos realice lo siguiente: 1. Seleccione el contra recibo que desee eliminar, presione el botón de la pantalla principal de contra-recibos. 2. Presione el botón de cancelación 3. El sistema pedirá que reafirme la cancelación 4. Al cancelar un contra-recibo, se genera una póliza de diario con los movimientos inversos originales Notas: Solo podrán ser cancelados los contra-recibos que tengan la situación de programados, esto es que no tengan cheque asignado. ELABORACIÓN DE CHEQUES Para dar de alta cheques realice lo siguiente: 1. Ingrese al módulo de Egresos y seleccione el menú Control Presupuestal Emisión de Cheques (también puede presionar el botón de acceso rápido). 2. Buscar el Contra-Recibo que se pagará 3. Una vez seleccionado el Contra - Recibo, presionar el botón Adicionar 4. Indicar la fecha de emisión del cheque, el sistema automáticamente propone la actual Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 37 de 38

38 5. Seleccionar en Bancos, el que pagará el cheque 6. Presionar el botón Imprimir Notas: Si está habilitado el sistema con control de pagos sólo se podrán hacer cheques de contra-recibos vencidos Si requiere hacer un pago de un contra recibo no vencido deberá: Entrar a elaboración de contra-recibos Seleccionar el contra-recibo, presionando el botón Buscar En el espacio de la fecha de vencimiento dar doble clic Y el sistema pedirá la contraseña para hacer el cambio Ahora ya puede designar la fecha de nuevo vencimiento Para cancelar cheques realice lo siguiente: 1. Seleccione el contra-recibo pagado que desee cancelar su cheque, presione el botón de la pantalla principal de pagos. 2. Una vez seleccionado, presione el botón de eliminación 3. Los cheques no pueden ser eliminados sino cancelados, así que el sistema pedirá la descripción de la póliza de diario que se generará automáticamente al cancelar el cheque, el sistema propone el número de cheque, puede elegir ese o asignar el que usted desee. 4. Ahora el contra-recibo esta listo para pagarse nuevamente Menú Sistema Menú Contenido Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 38 de 38