Unidad de Servicios para la Educación Básica en el Estado de Querétaro

Transcripción

1 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO Vigilar que los documentos presentados para el pago de bienes o servicios realizados a la Institución al fiscalizar cumplan con los requisitos indispensable establecidos en la normatividad para que se efectúe el pago correspondiente al proveedor o contratista. 2. ALCANCE Aplica para el trámite de los pagos de y contratistas. 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Las facturas deberán presentar el sello de recibido con la siguiente leyenda Recibí de conformidad los bienes y/o servicios, con la fecha del día de recibido, nombre y firma del usuario y nombre del área que recibe. 2. La aceptación y conformidad del bien o servicio se considera al momento que el área usuaria sella la factura de recibido, por lo que se deberá responsabilizar de verificar las especificaciones requeridas antes de sellar la factura. 3. Cuando el bien o servicio no cumpla con las especificaciones requeridas el área usuaria deberá notificar por escrito al Depto. de Adquisiciones para realizar las acciones conducentes. 4. Conforme a las disposiciones fiscales vigentes el área usuaria deberá enviar la factura en archivo electrónico XML y PDF vía correo electrónico (archivosxml@usebeq.edu.mx) al Depto. de Análisis s. 5. Todos los bienes de consumo, materiales o mercancías deberán contar con el Informe de Mercancías Recibidas (Para Uso del Almacén) (FM.FNRM.40) o Informe de Mercancías Recibidas (Para Compras Directas) (FM.FNRM.41) este último para recepción de equipo y consumibles de cómputo. Fecha de Elaboración Elaboró Revisó Visto Bueno 09 de Julio de 2014 Vigente a partir de 30 de Septiembre de 2014 Lic. María Silvia Escobedo Hernández Jefa de Depto. de Organización y Métodos Nombre, puesto y firma C.P. Roberto de Jesús López Jefe de Nombre, puesto y firma Lic. Victor Maldonado Razura Director de Administración Nombre, puesto y firma

2 Página: 2 de 6 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley para el Manejo de Recursos Públicos del Estado de. Código Fiscal de la Federación (Artículos 29 y 29 A) Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. Manual de Contabilidad. Catálogo de Cuentas Contables. de Trámite y pago de orden de pago (PR.FNRF.17). de Pago a, contratistas y lo relacionado a Programas Federales (PR.FNRF.10).

3 Página: 3 de 6 5. DIAGRAMA DE FLUJO TÉCNICO ADMVO. FISCALIZACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES TÉCNICO ADMVO. FISCALIZACIÓN AUXILIAR ADMVO. DE CONTABILIDAD SUBJEFE DE CONTABILIDAD INICIO 1. Recibe del Departamento de Adquisiciones la Autorización de pago a y contratistas acompañada de los documentos correspondientes. 2. Recibe del Departamento de Recursos Materiales el Informe de Mercancías Recibidas (Para Uso del Almacén) (FM.FNRM.40) o Informe de Mercancías Recibidas (Para Compras Directas) (FM.FNRM.41). - Anexa a la documentación previamente recibida. 3. Realiza la primera fase de la documentos y archivos electrónicos XML y PDF, entre otros revisando que la Factura cumpla con los requerimientos fiscales, importes, impuestos, retenciones y descuentos, además que sea lo solicitado en la Orden de compra (FM.FNCM.06) u Orden de Trabajo (FM.FNCM.14). 4. Sella la Orden de pago (FM.FNRF.16) y la Factura con la leyenda según el tipo de tipo de recurso y con el sello de Validadas facturas electrónicas XML y PDF. - Turna la documentación una vez recabadas las firmas de autorización. 5. Realiza la segunda fase de la documentos, asignando número de folio y registrando los conceptos en el archivo electrónico, turna la documentación. 6. Recibe la documentación, realiza el movimiento contable registrando la cuenta de gasto y meta en el Sistema de Contabilidad de acuerdo a la Orden de Pago (FM.FNRF.16). - Asigna número consecutivo de control. 7. Revisa los registros en el Sistema de Contabilidad y turna la documentación. 8. Relaciona la documentación para entregar al Departamento de Recursos s y se efectue el l Proveedor o Contratista conforme al procedimiento Pago a y contratistas (PR.FNRF.10). - Termina procedimiento. FIN

4 Página: 4 de 6 6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Responsable Secuencia Actividades Nota: Recibe del Departamento de Adquisiciones la Autorización de pago acompañada con los siguientes documentos: En caso de Proveedores: - Requisición (FM.FNCM.05) - Orden de compra (FM.FNCM.06) - Factura (Original) - Contrato o Convenio (copia) - Fianza (copia) cuando se haya realizado la adquisición por licitación En caso de Proveedores de servicio de arrendamiento: - Copia de la Requisición (FM.FNCM.05) - Copia de la Orden de compra (FM.FNCM.06) - Recibo de Arrendamiento firmado de visto bueno por el Área que lo solicitó - Contrato o Convenio (copia) En caso de Contratistas: - Orden de servicio (FM.FNCM.13) - Orden de trabajo (FM.FNCM.14) - Acta entrega-recepción (FM.DOAM.10) - Carátula de estimación (FM.DOAM.18) - Fianza (copia) - Factura (Original) - Contrato o Convenio (copia) En el caso de las facturas estas deberán entregarse en archivos XML y PDF. Cuando la Autorización de pago especifique que el realizar sea por transferencia electrónica la documentación tendrá que ser acompañada por el documento Datos Bancarios que especifiquen la cuenta bancaria para el depósito al Proveedor o Contratista. Recibe del Departamento de Recursos Materiales el Informe de Mercancías Recibidas (Para Uso del Almacén) (FM.FNRM.40) o Informe de Mercancías Recibidas (Para Compras Directas) (FM.FNRM.41). Anexa a la documentación previamente recibida de bienes de consumo, materiales o mercancías suministradas por el Proveedor. Realiza la primera fase de la documentos y archivos electrónicos XML y PDF, entre otros revisando que la Factura cumpla con los requerimientos fiscales, importes, impuestos, retenciones y descuentos, además que sea lo solicitado en la Orden de compra (FM.FNCM.06) u Orden de Trabajo (FM.FNCM.14). Recibe y revisa la factura en archivo electrónico XML y PDF, resguarda.

5 Página: 5 de 6 Responsable Secuencia Actividades Anota el número de cuenta contable del Proveedor en la Autorización de pago. Anota el ID de la Autorización de pago, el número de Factura y la fecha probable de pago en la Orden de compra (FM.FNCM.06) u Orden de Trabajo (FM.FNCM.14) archivándola. Fiscaliza en el Sistema de Planeación Estratégica (Formulación y Ejercicio del Presupuesto), captura el número de pago e imprime la Orden de pago (FM.FNRF.16) y sella de Revisado la Factura. Sella la Orden de pago (FM.FNRF.16) y la Factura con la leyenda según el tipo de tipo de recurso: - FAEB - Estatal - FAM 4 - Programas Federales y con el sello de validadas facturas electrónicas XML y PDF. fiscalización Auxiliar Admvo. de Contabilidad Subjefe de Contabilidad 7. REGISTROS Relaciona en archivo electrónico para control del flujo de documentos la Orden de pago (FM.FNRF.16) y recaba firmas de autorización conforme a los montos establecidos en las políticas del procedimiento Trámite y pago de Orden de Pago (PR.FNRF.17). Turna la documentación una vez recabadas las firmas de autorización. Realiza la segunda fase de la documentos, asignando número de folio y registrando los conceptos en el archivo electrónico, turna la documentación. Recibe la documentación, realiza el movimiento contable registrando la cuenta de gasto y meta en el Sistema de Contabilidad de acuerdo a la Orden de Pago (FM.FNRF.16). Asigna número consecutivo de control de acuerdo al Sistema de Contabilidad, turna para su revisión. Revisa los registros en el Sistema de Contabilidad y turna la documentación. Relaciona la documentación para entregar al Departamento de Recursos s y se efectue el l Proveedor o Contratista conforme al procedimiento Pago a, contratistas y lo relacionado a Programas Federales (PR.FNRF.10). Termina procedimiento. Código N/A Nombre del Registro Factura (Archivo electrónico XML) Almacenamiento en área de trabajo Tiempo de Lugar conservación 10 años Equipo de Cómputo Tiempo de retención en archivo muerto N/A Disposición final Eliminación Responsable del control del registro Subjefe de Contabilidad

6 Página: 6 de 6 El formato de Orden de Pago (FM.FNRF.16) que se utiliza en este procedimiento, está su control de registros en el procedimiento de Trámite y Pago de Orden de Pago (PR.FNRF.17). Los formatos de Requisición (FM.FNCM.05) y Orden de Servicio (FM.FNCM.13) que se utilizan en este procedimiento, está su control de registros en el procedimiento de Elaboración de Requisiciones y Órdenes de Servicio (PR.FNCM.01). Los formatos de Orden de Compra (FM.FNCM.06) y Orden de Trabajo (FM.FNCM.14) que se utilizan en este procedimiento, está su control de registros en el procedimiento de Selección de Proveedores y Contratistas para el Trámite de Adquisiciones y Asignación de Obra por Adjudicación Directa (PR.FNCM.03). 8. GLOSARIO Documentos soporte: Es la documentación comprobatoria del bien o servicio que se proporcionó. FAEB: Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal FAM: Fondo de Aportación Múltiple Fiscalización de documentos: Revisión de los comprobantes fiscales para poder realizar el pago de un servicio. N/A: No aplica SEP: Secretaría de Educación Pública. 9. ANEXOS N/A 10. CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN Número de versión Fecha de Vigencia Descripción del cambio Revisión general del procedimiento. Revisión de los documentos que debe presentar el Depto. de Adquisiciones para el Proveedores y Contratistas. Revisión de las actividades para llevar a cabo la documentos. Modificación de la política 1, se integran las políticas 2, 3 y 4. Lo anterior para determinar y enfatizar que la responsabilidad de las áreas usuarias en lo que respecta a la aceptación y conformidad de las especificaciones del bien o servicio, se genera al momento de sellar la factura de recibido. Además en apego al Código Fiscal de la Federación se define la obligatoriedad de enviar la factura en archivo electrónico XML y PDF al Depto. de Análisis.