MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO DECRETO NÚMERO ( )

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1 Página MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO DECRETO NÚMERO DE ( ) Por el cual se adiciona un Capítulo al Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 y se dictan otras disposiciones. EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 1 de la Ley 1231 de 2008; CONSIDERANDO Que es conveniente especificar que la regulación concerniente a la circulación de la Factura Electrónica como Título Valor debe contener tres etapas claramente diferenciadas: i) la creación de la Factura Electrónica; ii) la aceptación de ésta por parte del comprador del bien o servicio a efectos de que surja la Factura Electrónica como Título Valor y iii) la circulación de la misma. Que en el parágrafo del artículo 1 de la ley 1231 de 2008 se encargó al Gobierno Nacional reglamentar la circulación de la factura electrónica como título valor. Que de conformidad con el parágrafo del artículo 2 de la ley 1231 de 2008 la factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Que el artículo 6 de la ley 1231 de 2008 establece que La transferencia o endoso de más de un original de la misma factura, constituirá delito contra el patrimonio económico en los términos del artículo 246 del Código Penal, o de las normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen. Que en materia de circulación electrónica de títulos valores se debe generar confianza en todos los actores involucrados, emplear mecanismos confiables de identificación y comunicación y proteger los derechos de terceros, los titulares de derechos y el mercado de títulos valores en general. Que la Ley 527 de 1999, incorpora diversas disposiciones de las leyes modelo de comercio electrónico y de firma electrónica de UNCITRAL; autorizando y contemplando el uso de mensajes de datos en el ámbito de las operaciones de comercio electrónico y, los relativos a la autenticidad, integridad, originalidad y conservación de documentos electrónicos. Que la experiencia internacional ha demostrado que es crucial centralizar los procesos de creación y circulación electrónica de los títulos valores, de manera que se suplan los requisitos que demanda la regulación prevista para los títulos valores físicos, y a la vez se garantice un ambiente confiable, seguro y expedito para el efecto. GD-FM-017 V2

2 2 Que el Artículo 86 de la Ley 1676 de 2013 modificó el inciso tercero del Artículo 2 de la Ley 1231 de 2008, estableciendo: La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción ( ) Que la Ley 1753 de 2015, en su artículo 9, ordenó al Gobierno Nacional reglamentar la puesta en funcionamiento del Registro de Facturas Electrónicas, el cual será administrado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Este registro incluirá las facturas electrónicas que sean consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá la consulta de información de las mismas. Igualmente permitirá hacer la trazabilidad de dichas facturas electrónicas, bajo los estándares necesarios para el control del lavado de activos y garantizará el cumplimiento de los principios de unicidad, autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica. Que la Ley 1581 de 2012, consagró que La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada ley. Que según el Decreto 333 de 2014, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer la supervisión, vigilancia y control de las entidades de certificación. Que el Decreto Ley 2553 de 1992, establece a la Superintendencia de Industria y Comercio la obligatoriedad de investigación e imposición de sanciones por violación de las normas sobre control y vigilancia precios. Que el proyecto de Decreto, incluyen normas que obligan la adición de un Capítulo al Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de DECRETA: Artículo 1. Adiciónese el Capítulo 49 al Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015, que tendrá el siguiente texto: ASPECTOS GENERALES Artículo Ámbito de aplicación. El presente Capítulo tiene por objeto reglamentar la circulación de la Factura Electrónica como Título Valor. No se entenderá, bajo ninguna circunstancia, que modifica o deroga alguna normatividad de carácter tributario. Parágrafo. Para efectos de garantizar la seguridad y autenticidad de la información derivada del contenido, aceptación o rechazo de la factura electrónica como título valor, se deberá dar pleno cumplimiento a las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y Decreto 333 de 2014 en lo atinente a la firma digital. Artículo Definiciones. Para efectos del presente Capítulo se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

3 3 a) Administrador del Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor: Persona jurídica que presta los servicios de depósito e inscripción electrónica de la Factura Electrónica como Título Valor. El Administrador del Registro provee infraestructura, administra el sistema de inscripción electrónica y certifica el contenido e identidad del titular del derecho incorporado en la Factura Electrónica como Título Valor, garantizando los principios enunciados en el presente Capítulo. b) Adquirente: Comprador del bien(es) y/o beneficiario del servicio(s), que se obliga con el contenido de la Factura Electrónica como Título Valor, mediante la inclusión de su aceptación expresa o tácita. c) Inscripción Electrónica: Anotación electrónica que efectúa el Administrador del Registro para la circulación, transferencia, pago, o cualquier limitación, afectación o gravamen sobre los derechos incorporados en la Factura Electrónica como Título Valor. La Inscripción Electrónica será constitutiva del respectivo derecho y consecuente obligación. d) Certificado: Documento físico o electrónico expedido por el Administrador del Registro donde consta el contenido del registro de la Factura Electrónica, e identifica al titular del derecho contenido en la Factura Electrónica como Título Valor. Los certificados expedidos por el Administrador no constituirán título valor. e) Desmaterialización de la aceptación o rechazo: Es la sustitución del documento físico que contiene la aceptación o el rechazo del adquirente para ser representados por medio de inscripciones en el Registro de Facturas Electrónicas. f) Emisor de Factura Electrónica como Título Valor: Vendedor del bien(es) o prestador del servicio(s) que emite o expide una o varias Facturas Electrónicas como Título Valor; la cual debe haber sido aceptada y posteriormente registrada mediante Inscripción Electrónica en el Registro de Facturas Electrónicas en los términos dispuestos en el presente Capítulo. g) Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica: Es el Servicio que prestan personas jurídicas autorizadas para el efecto, con miras a facilitar la negociación de títulos valores mediante la provisión de infraestructura, servicios y sistemas, y de mecanismos y procedimientos adecuados para realizar las negociaciones. La negociación que se realice a través de estos sistemas no implica la transferencia del derecho incorporado en la factura ya que ésta sólo se realiza y perfecciona mediante Inscripción Electrónica ante el Administrador del Registro. h) Factura Electrónica como Titulo Valor: Mensaje de datos que soporta transacciones de venta de bien(es) y/o servicio(s), que para efectos de la circulación como título valor debe cumplir con los principios establecidos en el presente Capítulo y haber sido aceptada por el comprador e inscrita electrónicamente en el Registro de Facturas Electrónicas. i) Legítimo Titular: Persona Titular del derecho contenido en la Factura Electrónica como Título Valor, que aparezca en la Inscripción Electrónica llevada por el Administrador del Registro.

4 4 j) Depósito. Para los efectos del presente Capítulo, se entenderá por depósito la función del Administrador de Registro de Factura Electrónica de conservación de la factura electrónica como título valor para todos los fines que dispone la Ley, entre ellos tributarios, contables y para la expedición de certificaciones y constancias. k) Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. l) Reglamento de Funcionamiento del Administrador del Registro de Facturas Electrónicas: Documento mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a que se someterá el Administrador del Registro de Facturas Electrónicas y las partes involucradas en la circulación de la factura electrónica para realizar Inscripciones Electrónicas, comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos u otros medios conexos. El Reglamento debe establecer, entre otras, la forma como las partes fijarán la fecha de envío o remisión y de la recepción o entrega de mensajes de datos, así como la manera de verificar la identidad de las partes que interactúan a través del sistema de información del Administrador de Facturas Electrónicas o de quienes presten servicios de Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica y la autenticidad e integridad de sus mensajes de datos. L) Reglamento de Funcionamiento del Esquema Cerrado de Negociación Electrónica: Documento mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a que se someterá las Plataformas de Negociación Electrónica, que presten servicios de Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica y las partes involucradas en la circulación de la factura electrónica para efectuar transacciones, realizar comunicaciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos u otros medios conexos. DE LA EXPEDICIÓN Y ACEPTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Artículo Requisitos de expedición. Los requisitos para la expedición de la factura electrónica corresponden a los señalados en el Decreto de masificación de la DIAN. Artículo De la creación del título valor. El comprador del respectivo bien o servicio deberá aceptar o rechazar de manera expresa por medio electrónico o físico el contenido de la factura electrónica. Una vez aceptada, la factura electrónica tendrá para todos los efectos las características y prerrogativas de los títulos valores. La Factura Electrónica se considera irrevocablemente aceptada por el comprador del respectivo bien o servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma, o bien mediante reclamo dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En el evento en que el adquirente no manifieste expresamente la aceptación o rechazo de la factura electrónica, y el emisor pretenda endosarla, deberá dejar constancia de ese hecho en el título valor, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento. En el caso de presentarse una aceptación tácita, el Administrador del Registro de Facturas Electrónicas como Titulo Valor establecerá en el reglamento los requisitos para el registro de la factura electrónica como título valor. En virtud de lo anterior, en el registro se deberá dejar constancia de que la Factura Electrónica fue aceptada de manera tácita, a efectos de que sea claro para los posibles compradores.

5 5 Parágrafo 1. El adquirente que esté obligado a facturar electrónicamente o haya optado voluntariamente por este mecanismo, deberá aceptar o rechazar por medio electrónico el contenido de la factura electrónica. Parágrafo 2. Cuando se presenten situaciones especiales de fuerza mayor y/o caso fortuito que impidan al adquirente aceptar por medio electrónico el contenido de la Factura Electrónica; éste podrá hacerlo de manera expresa por medio físico. En este caso deberá desmaterializarse el documento físico conforme al procedimiento descrito en el Reglamento de que trata el artículo DE LA CIRCULACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA COMO TITULO VALOR Artículo Ley de circulación. La circulación de la factura electrónica como título valor se hará a través de la Inscripción Electrónica realizada a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas. Parágrafo. La negociación de Factura Electrónica como Título Valor podrá también llevarse a cabo a través de Plataformas de Negociación de los Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica, siempre y cuando: (i) las facturas cumplan con los requisitos señalados en el artículo 3º de la Ley 1231 de 2008 y (ii) las operaciones se sujeten a lo señalado por la Ley 527 de 1999 para la creación y circulación de documentos electrónicos y (iii) Las facturas electrónicas estén Inscritas Electrónicamente y se cumpla con los requisitos adicionales que señale el Gobierno para garantizar su trasparencia, formación de precios de mercado y participación de todos aquellos interesados que puedan ser vendedores o compradores. Artículo Inscripción Electrónica La Inscripción Electrónica a que se refiere el artículo anterior será constitutivo del respectivo derecho. La persona que figure en el registro será el titular del derecho. En consecuencia, los gravámenes, medidas cautelares o cualquier otra afectación respecto de la Factura Electrónica como Título Valor, se perfeccionará mediante su Inscripción Electrónica a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas. La Inscripción Electrónica en el Registro se sujetará a los requisitos señalados por el Administrador del Registro en su Reglamento, los cuales deberán estar publicados de forma permanente en su página Web. Artículo Principios de la Inscripción Electrónica. El registro para la circulación de la Factura Electrónica como Título Valor se regirá por los siguientes principios, sin perjuicio de los consagrados en el Decreto Ley 410 de 1971 y en la Ley 527 de 1999: a. Principio de prioridad: Una vez producido un registro no podrá practicarse ningún otro respecto de la misma Factura Electrónica como Título Valor o de los derechos sobre ella, que obedezca a un hecho producido con anterioridad en lo que resulte opuesto o incompatible con dicho registro. b. Principio de tracto sucesivo: Los registros realizados sobre una misma Factura Electrónica como Título Valor o de derechos sobre ella, deberán estar encadenados cronológica, secuencial e ininterrumpidamente, de modo que quien transfiere o transmite la Factura Electrónica como Título Valor o el respectivo derecho sobre ella aparezca previamente en el registro. c. Principio de rogación: Para la realización de cada registro se requiere solicitud previa del titular del derecho, por lo tanto, no proceden inscripciones a voluntad propia de quien administre el registro.

6 6 d. Principio de buena fe registral: La persona que aparezca como titular de un registro, se presumirá como legítimo titular de la Factura Electrónica como Título Valor o del derecho al cual se refiere el respectivo registro. Artículo Procedimiento para la puesta en circulación de las Facturas Electrónica como Título Valor. La transferencia de una Factura Electrónica como Título Valor, se llevará a cabo observando el procedimiento que se indica a continuación: 1. El Legítimo Titular de una Factura Electrónica como Título Valor negociada por fuera del Registro, deberá para efectos de circulación solicitar previamente su Inscripción Electrónica ante el Administrador del Registro de Facturas Electrónicas. 2. La transferencia de la Factura Electrónica como Título Valor se realizará mediante solicitud al Administrador del Registro. Dicha solicitud deberá ser realizada por el Legítimo Titular remitiendo mensaje de datos firmado digitalmente. El mensaje de datos deberá contener como mínimo lo siguiente: a. Tipo de Inscripción Electrónica. b. Número de la Factura. c. Nombre e identificación de las partes involucradas. 3. Una vez realizada la solicitud, el Administrador del Registro, garantizará la interoperabilidad entre registros, mediante la realizaciones de las validaciones del caso con respecto a cada solicitud de transferencia de una Factura Electrónica como Título Valor, observando para el efecto lo señalado a continuación: a. Que la solicitud corresponda a quien aparezca como Legítimo Titular. b. Que la Factura Electrónica como Título Valor transferida corresponda a la inscrita en el Registro. c. Que el valor de la Factura Electrónica concuerde con el valor de la obligación de la Factura Electrónica como Título Valor. d. Que la fecha del vencimiento de la Factura Electrónica como Título Valor sea posterior a la fecha en que se realiza la transferencia. e. Que el número de identificación tributaria y los nombres de las partes involucradas sean válidos. f. Que la(s) firma(s) digital(es) de la(s) persona(s) autorizada(s) que firma(n) la transferencia sea(n) válida(s), de acuerdo con lo señalado por la Ley 527 de Parágrafo. En caso de que la Factura Electrónica como Título Valor recibida no cumpla todas las validaciones, el Administrador del Registro rechazará la solicitud. OTRAS DISPOSICIONES Artículo Certificados. El Administrador del Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor certificará a solicitud del Legítimo Titular o interesado la información relevante y necesaria para ejercer los derechos en ella incorporados. El certificado deberá constar en un documento firmado por el representante legal del Administrador del Registro, o de la persona a quien éste delegue dicha función, y contener como mínimo lo siguiente:

7 7 a. Identificación del titular o titulares del derecho contenido en la Factura Electrónica como Título Valor. b. Identificación del obligado. c. El derecho que incorpora la Factura Electrónica como Título Valor. d. La fecha de vencimiento. e. En caso de existir, deberán indicarse las limitaciones, afectaciones o gravámenes sobre los derechos incorporados en la Factura Electrónica como Título Valor o cualquier otra limitación sobre la propiedad o sobre los derechos que derivan de su titularidad, sin perjuicio de las obligaciones de reserva que procedan. f. La identificación de la Factura Electrónica como Título Valor en el sistema del Administrador del Registro. g. Fecha de expedición del certificado y vigencia del mismo. h. De manera destacada, una advertencia en la cual se indique que el certificado no es un documento negociable y que no es válido para transferir la titularidad de los derechos incorporados en la Factura Electrónica como Título Valor. Parágrafo 1. Los certificados deberán expedirse, a más tardar, el día hábil siguiente a la fecha de solicitud. Parágrafo 2. El Administrador del Registro, a solicitud de quien demuestre un interés legítimo, podrá expedir constancia del contenido de la Factura Electrónica como Título Valor. Las constancias expedidas por el Administrador del Registro no podrán circular ni servirán para transferir la propiedad de las facturas inscritas electrónicamente y tendrán carácter exclusivamente informativo y probatorio. El certificado prestará merito ejecutivo conforme al artículo 422 del Código General del Proceso o las normas que lo modifiquen o complementen. DEL ADMINISTRADOR DEL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA COMO TÍTULO VALOR Artículo Requisitos del Administrador de Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor. La persone jurídica que ejerza las funciones de Administración de Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor, deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Ser entidad de certificación digital acreditada por ONAC, de acuerdo al Decreto Ley 0019 de 2012 b) Garantizar la continuidad de los mecanismos implementados para realizar las Inscripciones Electrónicas a través del Registro de Factura Electrónica. Para tales efectos, deberá asegurar el empleo de sistemas, recursos y procedimientos adecuados. c) Gestionar de manera eficiente y segura las inscripciones electrónicas, así como mantener actualizadas las bases de datos de los registros. d) Implementar sistemas de seguridad para garantizar las inscripciones que se realicen en el Registro de Factura Electrónica como Título Valor, así como los documentos que las soportan. e) Garantizar la protección, confidencialidad y debido uso de la información suministrada por el titular del derecho incorporado en la Factura Electrónica como Título Valor. f) Garantizar la prestación permanente del servicio.

8 8 g) Atender oportunamente las solicitudes y reclamaciones hechas por las partes intervinientes en el registro. h) Suministrar la información que requiera las entidades administrativas competentes o judiciales. i) Llevar el registro de los certificados expedidos. j) Informar al usuario dentro del día hábil siguiente las limitaciones, afectaciones o gravámenes que afecte la Factura Electrónica como Título Valor. k) Elaborar el reglamento mediante el cual se estipulen las condiciones legales y técnicas a que se someterá el Administrador del Registro de las Facturas Electrónicas y las partes involucradas en la circulación de la Factura Electrónica como Título Valor para realizar las inscripciones electrónicas, el cual deberá ser aprobado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Artículo Obligaciones del Administrador de Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor. El Administrador del Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor estará obligado a lo siguiente: a) Llevar el registro de todas las inscripciones electrónicas que se realicen con relación a las Facturas Electrónicas como Título Valor, de manera que se garantice la trazabilidad de las operaciones, la actualización, veracidad y totalidad de la información. b) Expedir el reglamento de funcionamiento del sistema de información y registro que administre e informar oportunamente las modificaciones a las partes involucradas en la circulación de las Facturas Electrónicas como Título Valor. c) Garantizar el correcto funcionamiento de los procesos bajo su administración, la continuidad de la prestación del servicio, la conservación de los mensajes de datos, la seguridad tecnológica y los mecanismos idóneos para determinar la forma del acuse de recibo de mercancías y la aceptación de la Factura Electrónica como Título Valor. d) Disponer, en todo momento, de la capacidad administrativa, operativa, técnica, tecnológica y de comunicaciones necesaria para realizar cualquier acto o transacción sobre la Factura Electrónica como Título Valor, que garantice su autenticidad e integridad desde su emisión y durante todo el tiempo de su conservación. e) Contar con un equipo de personas, una infraestructura física y tecnológica y unos procedimientos y sistemas de seguridad tales que se cumpla con lo dispuesto en el presente Capítulo. f) Identificar, controlar y gestionar adecuadamente los riesgos a los que está expuesto y los sistemas que este administra. g) Propender por la integridad, transparencia y eficiencia del mercado de la Factura Electrónica como Título Valor en el ámbito de los sistemas que administre. h) Garantizar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de Habeas Data y protección de datos.

9 9 i) Adoptar y mantener instrumentos y procedimientos eficaces para garantizar la recepción, archivo y conservación de los mensajes de datos, monitorear las operaciones que se realicen o registren por su conducto, proveer mecanismos que permitan identificar el seguimiento de los registros electrónicos de las operaciones y verificar el cumplimiento por parte de las personas que interactúan a través del Administrador de Registro de Facturas Electrónicas de las obligaciones que les asistan en tal calidad. j) Permitir y facilitar la realización de auditorías, por parte de las autoridades pertinentes. k) Contar con planes de contingencia para mitigar los riesgos que puede ocasionar la falla de su sistema de información. l) Mantener una base de datos actualizada en la cual se reflejen las tasas de descuento de la operaciones de compra y venta de Facturas Electrónicas como Título Valor inscritas en el Registro de Facturas Electrónicas, sin perjuicio del cumplimento de las normas establecidas en materia de habeas data. m) Monitorear la actividad de las Plataformas de Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica y denunciar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las posibles irregularidades que se presenten Artículo Funciones. El Administrador del Registro de Factura Electrónica como Título Valor tendrá las siguientes funciones: 1. Realizar y administrar las anotaciones electrónicas sobre las Facturas Electrónicas como Título Valor que hayan sido creadas a través del Registro, lo cual conlleva a: (i) La inscripción de la Factura Electrónica como Título Valor en el Registro, (ii) La transferencia de propiedad sobre la Factura Electrónica como Título Valor, (iii) Las cancelaciones de la Factura Electrónica como Título Valor y (iv) El registro de eventos que limiten la circulación de la Factura Electrónica como Título Valor, tales como embargos, prendas, garantías o cualquier otra limitación, afectación o gravamen sobre los derechos incorporados en la Factura Electrónica como Título Valor. 2. Cumplir con el depósito de las Facturas Electrónicas como Título Valor a que se refiere el literal j) del artículo del presente Capítulo. 3. Prestar servicios de información y certificación sobre las Facturas Electrónicas como Título Valor que hayan sido creadas a través del Registro, lo que supone, entre otros: (i) brindar información sobre las transacciones realizadas tanto a los usuarios como a los entes de control y vigilancia y, (ii) emitir constancias y certificados de la inscripción electrónica y del ejercicio de los derechos incluidos en la Factura Electrónica como Título Valor. Artículo Pagos Anticipados. Todos los pagos anticipados o plazos establecidos en las Facturas Electrónicas como Título Valor que hayan sido creadas a través del Registro, serán reportados por éste al Administrador del Registro mediante mensaje de datos firmado electrónicamente, y deberán ser validados por el Legítimo Titular a través de mensaje de datos firmado electrónicamente y dirigido al Administrador del Registro. Solo con la validación del Legítimo Titular se podrá hacer el registro pertinente de pago parcial. Artículo Otras operaciones. Cualquier persona podrá realizar operaciones de compra y venta de Facturas Electrónicas como Título Valor que hayan sido creadas a través del Registro, para lo cual, deberán cumplir con los requisitos señalados por el Administrador del Registro en el reglamento que deberá estar publicado de forma permanente en su página Web.

10 10 DEL ESQUEMA CERRADO DE NEGOCIACIÓN ELECTRÓNICA Artículo Autorización y prohibición. La persona jurídica que pretenda prestar los servicios de Plataformas de Negociación Electrónica del Esquema Cerrado de Negociación Electrónica, deberá estar autorizado previamente por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de acuerdo con la normatividad que expida. Asimismo, estará sometido a inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio. Parágrafo. Los Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica no podrán actuar como Administrador del Registro de Factura Electrónica como Título Valor, ni realizar Inscripciones Electrónicas. Adicionalmente no podrán realizar negociación de Facturas Electrónicas como Título Valor en las cuales obren como partes las sociedades matrices y subordinadas. Artículo Requisitos de organización. Quienes pretendan realizar las actividades propias de Esquema Cerrado de Negociación Electrónica deberán acreditar ante Ministerio de Comercio, Industria y Turismo el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Establecerse como sociedad comercial. b) Adoptar medidas para garantizar la continuidad y la regularidad de los mecanismos y dispositivos implementados para el funcionamiento del sistema de creación y negociación electrónica. Para el efecto, deberá emplear los sistemas, recursos y procedimientos adecuados y proporcionales al tamaño, frecuencia y complejidad de los negocios que a través de dichos sistemas se realicen, que establezca el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. c) Disponer de procedimientos administrativos y contables adecuados, mecanismos de control interno, técnicas eficaces de administración y control de riesgos e instrumentos eficientes de control y salvaguardia de sus sistemas informáticos. Artículo Deberes de las personas jurídicas que presten servicios de esquema cerrado de negociación electrónica. Las personas jurídicas que pretendan realizar las actividades propias de Esquema Cerrado de Negociación Electrónica tendrán los siguientes deberes: a) Expedir el Reglamento de Funcionamiento del sistema de información y negociación que administre. b) Llevar y mantener actualizado un registro de las Facturas Electrónicas como Título Valor que podrán ser negociadas por su conducto, que incluya las características e información necesaria para su correcta identificación y negociación. c) Llevar un registro de toda creación y negociación sobre las Facturas Electrónicas como Título Valor que se realicen por su conducto. d) Velar por el correcto funcionamiento de la Plataforma Tecnológica y los procesos bajo su administración. e) Identificar, controlar y gestionar adecuadamente los riesgos a los que está expuesta la entidad y los sistemas que administre. f) Propender por la integridad, transparencia y eficiencia del mercado de facturas electrónicas en el ámbito de los sistemas que administre.

11 11 g) Guardar estricta confidencialidad sobre toda información reservada de los sujetos cambiarios de la factura y los antecedentes relacionados con las negociaciones realizadas. Lo anterior, sin perjuicio de aquella información que deba reportar periódica o eventualmente a las autoridades, con relación a los sistemas y sus respectivas negociaciones, o de aquella información que deba entregar por decisión judicial o administrativa por funcionario competente. h) Disponer, en todo momento de la capacidad administrativa, operativa, técnica, tecnológica y de comunicaciones necesaria para realizar cualquier negociación sobre la factura electrónica. i) Mantener y conservar toda la información relativa a las negociaciones y los mensajes de datos que se realicen a través de sus sistemas. j) Adoptar y mantener instrumentos y procedimientos eficaces para garantizar la recepción de los mensajes de datos y monitorear las negociaciones que se realicen por su conducto, así como la de proveer mecanismos que permitan identificar el seguimiento de las negociaciones y verificar el cumplimiento por parte de las personas que interactúan a través de su sistema de información de las obligaciones que les asistan en tal calidad. k) Contar con procesos de auditoría respecto de las negociaciones que se celebren por su conducto. l) Contar con planes de contingencia para mitigar los riesgos que puede ocasionar la falla de su sistema de información m) Cualquier otra que establezca el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Parágrafo. Quienes presten servicios de Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica, estarán obligados a proporcionar a la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos, informes, registros, libros de actas, auxiliares, documentos, correspondencia y en general, la información que la entidad de supervisión estime necesaria en la forma y términos que les señale, cuando la información requerida y el acceso resulten necesarios para el cumplimiento de sus funciones de control. Así mismo, estarán obligados a proporcionar a la autoridad judicial o administrativa, que válidamente lo requiera, la información específica que sea requerida. Artículo Seguridad informática. Quienes presten servicios de Esquemas Cerrados de Negociación electrónica, de conformidad con el tamaño y complejidad de los sistemas que administren, deberán diseñar e implementar un plan de contingencia y continuidad para el manejo, procesamiento, difusión, conservación, protección y recuperación de la información relativa a las negociaciones que se realicen por su conducto. Dicho plan deberá abarcar los elementos necesarios para asegurar la continuidad del funcionamiento de los sistemas de negociación de las Facturas Electrónicas como Título, con la finalidad primordial de prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes, que se puedan presentar en cualquiera de los dispositivos tecnológicos y de comunicaciones que conforman el respectivo sistema de negociación de las Facturas Electrónicas como Título o de cualquier otro recurso necesario para su funcionamiento. Para estos efectos, se deberán combinar controles preventivos, de detección y correctivos, con estrategias de recuperación. Parágrafo. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, fijará los componentes mínimos, requisitos, condiciones y demás características del plan de contingencias y de continuidad de operaciones.

12 12 Artículo Exigencias a proveedores de comunicaciones. Quienes presten servicios de Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica deberán exigir a sus proveedores de servicios de comunicaciones, que cuenten con un plan de contingencia para prevenir y solucionar los problemas, fallas e inconvenientes que se puedan presentar en cualquiera de los dispositivos requeridos para el funcionamiento y operación del sistema, en el menor tiempo posible. REGLAMENTOS. Artículo Reglamentos. Todas las partes involucradas en la circulación de la Facturas Electrónicas como Título Valor, deberán acogerse directamente o por interpuesta persona, a los términos y condiciones establecidos en los reglamentos a que se refiere el presente artículo. Estos reglamentos deberán especificar como mínimo los mecanismos electrónicos para: a) Identificar al emisor de la Facturas Electrónicas como Título y el mecanismo que se utilizará para firmar digitalmente los documentos o comunicaciones que sean necesarios. b) Identificar al adquirente y el mecanismo que se utilizará para firmar digitalmente los documentos o comunicaciones que sean necesarios, especialmente para la firma de constancia de la recepción de los bienes comprados o servicios adquiridos y de su aceptación o rechazo respecto del contenido de la factura. c) Identificar al legítimo interesado y obligado de la Facturas Electrónicas como Título Valor y el mecanismo que se utilizará para firmar digitalmente los documentos o comunicaciones electrónicas que sean necesarios. d) Enviar mensajes de datos contentivos de órdenes, instrucciones o aceptaciones remitidos al Registro de Facturas Electrónicas como Titulo Valor o de quienes presten servicios de Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica, por parte del emisor; el adquirente y demás sujetos u obligados que surjan de la Factura Electrónica como Título Valor. En este caso, al Administrador del Registro de Facturas Electrónicas o de quienes presten servicios de Esquemas Cerrados de Negociación Electrónica establecerán formatos pertinentes para cada gestión. e) Establecer con certeza que la Factura Electrónica como Título Valor fue aceptada electrónica y explícitamente por el adquirente. f) Establecer con claridad la fecha de emisión, de recibo y de vencimiento de la factura. g) Expedir copias de la Factura Electrónica como Título Valor para todos los efectos tributarios y contables contemplados en la Ley, las cuales podrán ser verificadas por el interesado en línea, en la página web del Registro de Facturas Electrónicas. h) Establecer los formatos, procesos y mecanismos de firma digital que se utilizarán para la aceptación y demás actos comerciales. Parágrafo 1. Todas las comunicaciones, operaciones, registros y demás actos que se realicen a través del Administrador del Registro de Facturas Electrónicas o del Esquema Cerrado de Negociación Electrónica, conforme a las pautas indicadas en los Reglamentos, serán plena prueba entre las partes y no podrán desconocerse frente a terceros, autoridades administrativas o Jueces de la República.

13 13 Parágrafo 2. Para todos los efectos legales las copias de las facturas serán reemplazadas por constancias físicas o electrónicas que expida el Administrador del Registro de Facturas Electrónicas. Parágrafo 3. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo aprobará mediante Resolución los reglamentos, y sus modificaciones, que expida el Administrador de Registro de Factura Electrónica como Título Valor y el Sistema Cerrado de Negociación Electrónica. SUPERVISION Artículo Supervisión. De acuerdo a lo señalado en las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y los Decreto 2153 de 1992, 333 de 2014 corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio la Inspección, Vigilancia y Control del Administrador del Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor y del Esquema Cerrado de Negociación Electrónica. Artículo 2. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D.C., a los LA MINISTRA DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO CECILIA ÁLVAREZ-CORREA GLEN

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