BdClass-Presentación. SISTEMA BdClass ERP. Septiembre de 2007 CONFIDENCIAL

Transcripción

1 SISTEMA BdClass ERP Septiembre de 2007 CONFIDENCIAL

2 BdClass es un poderoso software de gestión compuesto por un conjunto de módulos o aplicaciones de software, cuya arquitectura permite administrar, controlar y gestionar las distintas actividades y procesos que se producen en una organización, estableciéndose como un software de gestión fundamental para la administración de una Empresa. Características BdClass : Modularidad Estandarización Tecnología Escalabilidad de datos Estabilidad Flexibilidad Facilidad de uso (intuitiva) Mejoramiento continuo Seguridad Modularidad Las aplicaciones o módulos BdClass están diseñados y construidos de modo que puedan ser utilizados como módulos independientes o integrados en una única arquitectura completa. Para este último caso se puede optar por su instalación total de una sola vez o escoger una incorporación paulatina, módulo a módulo, hasta completar toda la solución BdClass o la parte de ella que corresponda a los requerimientos particulares de su Compañía. Estandarización Estandarización de Pantallas, de Formatos de Informe, de Operaciones y Métodos de consulta, lo cual facilita, la interacción y operación de BdClass. Tecnología Las aplicaciones y módulos usan elementos de Tecnologías de Información (TI) estándares y de uso difundido. De este modo se asegura que BdClass se integre a los distintos ambientes tecnológicos que predominan en las distintas industrias. Escalabilidad de datos BdClass puede ser implementado sobre una Base de Datos de tamaño pequeño, medio o de gran escala, según sea la naturaleza de los datos y/o estado de crecimiento de la Empresa cliente Estabilidad Las aplicaciones o módulos se someten a estrictos procesos de control de calidad en los cuales se comprueba el comportamiento correcto de cada módulo y de toda la arquitectura aplicativa. Consecuentemente, BdClass se constituye en una solución estable, probada y sometida a un continuo proceso de incorporación de mejoras tecnológicas y de funcionalidades específicas. Flexibilidad Permite diferenciar usuarios versus funcionalidad y niveles de acceso (privilegios), cumpliendo el objetivo de ajustar el uso del software a la estructura organizacional establecida y modificarla si es necesario. Facilidad de uso (intuitiva)

3 Las aplicaciones o módulos BdClass están diseñados y construidos de modo de minimizar tiempos y costos de aprendizaje por parte de quienes los utilizan. Toda la definición gráfica, formatos, objetos utilizados, métodos de interacción y dialogos provistos apuntan finalmente a crear un ambiente de trabajo familiar y motivador. Así, para quien ha utilizado un módulo BdClass, le será muy fácil y simple su introducción en otro que se implemente. Mejoramiento continuo El compromiso de BdSystems frente a sus clientes y la definición estratégica asumida por la Empresa, redundan en un proceso permanente de incorporación de mejoras en sus módulos. Seguridad El control de acceso a través de perfiles de usuario permite proteger aplicaciones, funcionalidades y datos.

4 INTERFASE GRAFICA DE USUARIO La simplicidad de la interfase gráfica de las aplicaciones BdClass queda claramente reflejada en el uso de un número mínimo de objetos para la interacción de los usuarios. Rápidamente notará que todos los módulos de la familia Bdclass tienen una estructura y un diseño similar, basado en el uso de los objetos que se explican a continuación: Identificación de Cada Modulo Usted siempre conoce el módulo con el cual interactúa, pues BdClass tiene una identificación que individualiza cada módulo de la familia de productos. Considere el ejemplo de la identificación del módulo de Conciliación Bancaria que se muestra en la figura anterior. Es así que siempre reconocerá el ambiente de trabajo de dicho módulo por el fondo típico elegido para representar sus cualidades más representativas. Así para cada módulo se dispone de una representación específica que permite reconocer sin ambigüedades su ejecución. Las opciones y menús. Durante la ejecución de un módulo de la familia de productos Bdclass, siempre reconocerá los correspondientes menús y opciones que constituyen su funcionalidad. La siguiente figura, muestra, por ejemplo, el menú principal del sistema de Conciliación Bancaria.

5 Todo menú de opciones principales de un módulo consta de tres áreas perfectamente delimitadas: Títulos Aquí usted encuentra el nombre del módulo y las herramientas para minimizar, maximizar o salir del ambiente local de trabajo. Opciones Aquí usted tiene los grupos de funcionalidades que definen el sistema. En general, encontrará tipos de agrupaciones similares para los distintos módulos, como por ejemplo, entidades, procesos, informes, salir,etc. Cada una de estas agrupaciones contiene las funcionalidades necesarias para resolver los requerimientos del módulo. Por lo tanto, dentro de las agrupaciones usted encontrará las opciones que representan las funcionalidades específicas para cada módulo. Barra de Herramientas: Aquí usted dispone de un área con iconos que le permitirán, de una manera fácil, acceder a las funcionalidades más usadas en cada módulo. La Navegación El esquema de navegación de la familia de productos BdClass es simple y fácil de usar. Básicamente, consiste en utilizar el estándar de menú y opciones para acceder a las distintas funcionalidades de cada módulo. La representación gráfica de lo anterior se muestra en la siguiente figura: Note que en la figura anterior, algunas de las funcionalidades aparecen destacadas y otras no, por ejemplo la funcionalidad Conciliación Empresas se encuentra sin el color ennegrecido de la opción Conciliación Cartolas. Lo anterior, representa la forma como, en la familia de productos Bdclass, se indica una funcionalidad que, si bien existe dentro del módulo, se encuentra deshabilitada para el usuario que ejecuta la aplicación. El manejo de este mecanismo de privilegios y control de accesos, representa otra de las características estándares de la interfase de usuario de los Productos BdClass.

6 Interacción de datos La interfase gráfica típica de BdClass para actualizar o consultar datos es la que muestra la siguiente figura: Todas las acciones que tienen relación con datos de las distintas fuentes que componen la familia de productos BdClass, utilizan los siguientes elementos gráficos: Solapas identificadoras de los datos, Barra de herramientas con botones de actualización y submenú con opciones de actualización de datos: La barra de herramientas y el submenú de opciones son representaciones equivalentes para realizar transacciones sobre los datos y proveen dos opciones para hacer más simple el uso de la funcionalidad disponible. Usted puede usar indistintamente la barra de herramientas o el submenú de opciones, pues la funcionalidad asociada es exactamente la misma.

7 Barra de Herramientas Constituye una modalidad de interacción que consiste en utilizar directamente el icono correspondiente como forma de llamado a la funcionalidad especifica. Los iconos más representativos son los siguientes: Insertar Modificar Eliminar Imprimir Salir Opciones Constituye una forma de interacción clásica que permite mediante un pequeño menú que aparece sobre el formulario en pantalla mediante la acción del botón derecho de su mouse. Una vez en que este submenú de opciones está activo (como el la figura anterior), usted puede escoger la opción que desea tan sólo posicionándose en ella y utilizando el botón izquierdo de su mouse como elemento que permite la ejecución de la funcionalidad asociada a cada opción.

8 Modulo I : BdClass-Mi Escritorio El módulo BdClass-Mi Escritorio constituye el ambiente de ingreso a la arquitectura BdClass. Es un ambiente de trabajo que permite la interacción e integración de los distintos módulos componentes de la arquitecura. A través de este módulo usted puede acceder a las distintas aplicaciones o módulos de la arquitectura BdClass, es un ambiente de trabajo seguro y protegido, el cual, provee una única interfase de usuario simple y fácil de utilizar. Aquí usted, entre otras funcionalidades, puede acceder a módulos, personalizar claves de usuario, predefinir empresas e impresoras y, en general, definir el contexto en el cual se desea desarrollar una sesión de trabajo en la arquitectura BdClass. El módulo BdClass-Mi Escritorio es el elemento que integra a todos los componentes de la arquitectura, por lo tanto, cumple un objetivo de simplificar y facilitar los accesos y la navegación de usuario a través de la arquitectura. Así, el usuario no requiere conocer detalles sobre como ejecutar uno u otro módulo de la arquitectura, pues en su ambiente de trabajo se definen y manejan todas las variables necesarias para simplificar los accesos y permitir el acceso en forma rápida, segura y precisa a los distintos módulos componentes de la arquitectura. Al igual que todos los módulos del sistema de Gestión BdClass, el Módulo MI ESCRITORIO posee una presentación propia que lo identifica en forma única dentro de la arquitectura. Asociado al módulo MI ESCRITORIO, se encuentra el menú principal conformado por cuatro grupos de opciones, a saber: Aplicaciones, Opciones, Ayuda y Salir, las cuales se describen a continuación: Menú Mi Escritorio Aplicaciones Contiene el menú de aplicaciones que el usuario puede ejecutar para la empresa seleccionada o predeterminada. Estos módulos dependen de la empresa a la que se está accediendo y de los accesos otorgados al usuario en el módulo BDCLASS CONTRALOR. en el cual, se asignan y se otorgan privilegios de accesos a Empresas y a las Aplicaciones por Empresas.

9 Opciones Dispone para el usuario la funcionalidad necesaria para Seleccionar una Empresa, Predeterminar una Empresa, modificar su clave personal y secreta, predeterminar impresoras y reiniciar sesiones de trabajo. Estas funcionalidades dependerán de la modalidad de ejecución de la arquitectura, esto es mono o multiusuario y mono o multiempresa. Seleccionar Empresa Disponible sólo en la versión multiempresa, permite indicar al sistema la empresa que el usuario utilizará para la ejecución de los módulos de la arquitectura Bdclass. La selección de una empresa permite que se actualice la lista de módulos autorizados a ejecutar en la opción Aplicaciones de la barra de menú. BdClass mantiene una relación de seguridad entre su identificación de usuario, la empresa escogida y las aplicaciones que el usuario puede ejecutar en dicha empresa, de acuerdo a la relación de seguridad definida en el módulo BdClass CONTRALOR. En caso de estar bajo la modalidad monoempresa no necesitará utilizar esta funcionalidad, pues la empresa estará siempre predefinida. En este caso la barra Opciones no incluirá esta transacción. Predeterminar Empresa Disponible sólo en la versión multiempresa, permítela usuario definir que cada vez que se inicie una sesión de trabajo, el sistema asuma que utilizará la empresa que fue definida como predeterminada Si el usuario opta por no definir una empresa predeterminada, siempre recibirá, en forma destacada, el mensaje Por favor, seleccione una empresa. Ante este requerimiento, el usuario deberá deberá utilizar la funcionalidad Seleccionar empresa del menú de Opciones. En el caso de estar bajo la modalidad monoempresa no necesitará utilizar esta funcionalidad, pues la empresa estará siempre predefinida. En este caso, la barra Opciones no incluirá esta transacción. Modificar Clave Secreta Permite modificar y personalizar clave de usuario, con lo cual, se asegura que el uso de su identificación en la arquitectura Bdclass se encontrará protegida y restringida. Al modificar y confirmar la nueva clave de usuario, ésta quedará registrada en el sistema. A partir de la siguiente sesión, la nueva clave se utilizará para validar y proteger cada vez que se utilice su identificador para accesar el sistema. Es importante señalar, que la arquitectura Bdclass utiliza mecanismos de encriptación para registrao de claves, por lo tanto, se protege aún más la utilización de la identificación del usuario y su clave secreta. Reiniciar Sesiones de Trabajo Esta funcionalidad permite, dentro de una sesión de trabajo ya abierta, cambiar el usuario que interactúa con el sistema. El hecho de abrir una nueva sesión, automáticamente, cierra la sesión vigente y, a partir de la nueva conexión prevalecen las condiciones de seguridad y accesos del nuevo usuario. Es importante señalar que no es posible abrir una nueva sesión de trabajo con el mismo identificador y clave que se encuentra ya conectado. El usuario que cuente con los permisos de acceso otorgados para esta opción, reconocerá que ha cambiado la sesión de trabajo pues en la página de bienvenida se identificará al nuevo usuario que se ha conectado. Predeterminar Impresora La funcionalidad Predeterminar impresora permite definir cuál será la impresora, de entre las que se encuentran disponibles, que será considerada como primera opción al imprimir en el ambiente de trabajo Bdclass. Consecuentemente, si el usuario le indica al sistema conformidad con una impresora escogida, cada vez que se requiera un trabajo de impresión en el ambiente Bdclass, se asumirá dicha impresora como destino de dicho trabajo. En caso que el usuario no tenga definida una impresora predeterminada en su ambiente de trabajo, prevalecerá aquella definida como predeterminada en su instalación.

10 Ayuda Contiene información del tipo de licencia, modalidad de ejecución y clave de licencia. En esta opción, el usuario puede obtener información de la instalación de la arquitectura Bdclass. conocer, versiones, modalidades de ejecución, capacidades de procesamiento multiempresa, fuente de datos, etc. Salir A través de esta opción se abandona el ambiente de trabajo de la arquitectura BdClass. Al salir de la sesión, se produce un diálogo de confirmación que el usuario debe confirmar, ejecutándose la salida del ambiente de trabajo. Lo anterior, actualiza las variables de conexión y contexto del usuario, quién regresa a su ambiente operativo, desde el cual fue invocado Bdclass.

11 Modulo II : BdClass-CONTRALOR El módulo CONTRALOR es el segundo elemento básico del Software de gestión BdClass y junto al Módulo MI ESCRITORIO permiten que se puedan ejecutar correctamente y en forma segura los restantes módulos de la arquitectura de aplicaciones. A través de este módulo, el usuario cuenta con una interfase con la que puede definir las distintas empresas que se considerarán válidas en el sistema, para cada empresa se definen sus centros de costos y sucursales y los distintos tipos de documentos que regulan y controlan sus flujos y procesos. En el módulo CONTRALOR, también se definen los valores globales y locales que rigen en todo el sistema, así como también, se crean las distintas monedas e indicadores con sus correspondientes valores diarios, mensuales o anuales. Adicionalmente, este módulo permite definir los diferentes usuarios que participarán de las transacciones y procesos del sistema. Para cada uno de los usuarios se definen relaciones con empresas y, así mismo, los módulos para los cuales tendrá la posibilidad de acceder en cada una de ellas. Finamente, aquí se perfilan las distintas aplicaciones o módulos en cuanto a su funcionalidad particular para cada usuario. Es parte principal del módulo CONTRALOR el manejo de los elementos de seguridad de acceso y, también, constituye el punto único de definición de valores locales y globales que regulan el comportamiento general de los restantes módulos del Sistema de Gestión BdClass Desde el módulo Mi Escritorio se realiza la activación del módulo CONTRALOR, desplegándose en la parte superior del fondo de pantalla el menú principal conformado por cinco grupos de opciones, a saber: Entidades, Personas, Parámetros, Privilegios y Salir, las cuales se describen a continuación. Identificación del Módulo Menú de Opciones Entidades La funcionalidad de esta opción le permitirá definir las empresas y sus atributos principales de direcciones, empresas relacionadas, propietarios y representantes. Además, para cada empresa se define su estructura, esto es, sus centros de costos y sucursales asociadas. Finalmente, aquí también se definen los distintos tipos de documentos que regulan y controlan los flujos y procesos de cada empresa.

12 Empresas Esta opción permite registrar y mantener en detalle las empresas que se considerarán en el sistema. Para cada empresa se pueden definir sus datos básicos como Razón Social, Rut y datos más detallados como propietarios, Representantes, Direcciones, Contactos y Asociados o Mandantes según sea el caso. Estructura Esta opción permite registrar y mantener para cada empresa, los datos asociados a sus Sucursales y Centros de Costos que BdClass utilizará para controlar las imputaciones contables y definir controles de presupuestos. Adicionalmente, permite definir proyectos u obras en ejecución que serán controladas posteriormente por el módulo de activo fijo. Documentos Esta opción del menú Entidades permite el registro y mantención en forma centralizada de los distintos tipos de documentos y sus folios (preimpresos ó asignados BdClass), que serán considerados válidos en el sistema. Un documento es una unidad de información que permite almacenar datos y pertenece a un flujo de información determinado, como por ejemplo documentos por pagar, por cobrar, de ingreso, egreso, de despacho, etc. Personas Las Personas corresponden a toda aquella persona natural o jurídica que tenga una relación con la o las empresas definidas en el sistema, según los distintos roles que esta asume, esto es cliente, proveedor, etc. En este grupo de opciones es posible definir estos roles y sus atributos principales de direcciones, empresas relacionadas, propietarios y representantes. Clientes Esta opción permite registrar y mantener en detalle las Personas que se considerarán en el rol de Cliente para las distintas empresas definidas en el sistema. Para cada persona en rol de Cliente nacional ó extranjero, se pueden definir sus datos básicos como Razón Social, Rut y datos más detallados como propietarios, Representantes, Direcciones, Contactos y Asociados o Mandantes según sea el caso. Proveedores Esta opción permite el registro y mantención en detalle de las Personas que se considerarán en el rol de Proveedor, para las distintas empresas definidas en el sistema. Para cada Persona en rol de Proveedor, nacional ó extranjero, se pueden definir sus datos básicos como Razón Social, Rut y datos más detallados como propietarios, Representantes, Direcciones, Contactos y Asociados o Mandantes según sea el caso. Parámetros Esta opción corresponde al tercer menú del Módulo CONTRALOR, el cual permite definir los identificadores o valores locales para un conjunto de atributos globales del sistema tales como, estados civiles, tipos de sociedades, etc.. En segundo lugar, aquí se definen y actualizan con sus correspondientes valores los distintos tipos de monedas que se utilizarán por todos los módulos del sistema. Finalmente, se definen en este módulo los distintos tipos de Indicadores financieros o de otro tipo que se utilizan y sus correspondientes valores diarios o mensuales. Identificadores Esta opción permite registrar y mantener en el sistema los datos tipo Código-Glosa, válidos para el sistema. Estos valores son utilizados por los distintos módulos para estandarizar datos comunes (Actividades Económicas, Comunas, segmentos de clientes, etc...), y cuyo registro en cualquier módulo, es validado contra estos identificadores, de modo de controlar su posibles valores y la lógica asociada a cada valor. Dada esta estructura, es posible agregar, modificar o eliminar códigos asociados a un grupo de identificadores predefinidos. Monedas Esta opción permite registrar y mantener en el sistema las distintas monedas que se pueden utilizar y para cada una de éstas, también, es posible definir sus valores de cambio para distintas fechas de cálculo. Así de esta forma, se cumplen dos objetivos, a saber, la validación centralizada de las posibles monedas que se utilizan en el sistema y el almacenamiento de los tipos de cambios necesarios para los cálculos y conversiones en los distintos módulos.

13 Indicadores Esta opción permite el registro y mantención en el sistema de los distintos indicadores financieros que se pueden utilizar, y para cada uno de estos, también, es posible definir sus valores de índice para distintas fechas o rangos de fechas. Así también, se cumplen los objetivos de validación centralizada y el almacenamiento de los valores necesarios para cálculos en los distintos módulos. Privilegios En este grupo se definen usuarios válidos para el sistema y sus privilegios asociados. Los privilegios constituyen la definición de los accesos autorizados en el sistema para los distintos usuarios en cuanto a empresas, módulos y funcionalidades dentro de cada módulo. Usuarios Esta opción permite registrar y mantener en el sistema los distintos usuarios que serán reconocidos como válidos por los distintos módulos del sistema. Se puede definir acá, junto a la identificación, algunos atributos a los usuarios de modo de controlar su vigencia y duración dentro del sistema. Un usuario es identificado por un código único y un nombre, luego, al crear por primera vez un usuario el sistema le asigna una password ( clave ) por defecto, la cual obligatoriamente debe ser cambiada y personalizada por el usuario al ingresar por primera vez al sistema. Accesos Esta opción permite el registro y mantención en el sistema, de cada usuario, sus atributos de accesos y su perfil funcional dentro de cada módulo. Esto es, cuáles serán las empresas a que podrá acceder, para cada empresa cuáles serán los distintos módulos que podrá utilizar y, para cada módulo cuáles serán las opciones de menú permitidas. Salir A través de esta opción usted abandona la ejecución del módulo CONTRALOR y retorna el control al módulo MI ESCRITORIO.

14 Módulo XXX : BdClass Conciliación Bancaria Este módulo, permite realizar las tareas asociadas a un proceso Conciliación Bancaria de las cuentas contables de Bancos definidas en el módulo de Contabilidad Conciliación Bancaria permite registrar y mantener la información relacionada a las distintas Instituciones Financieras o Bancos, sus Cuentas Corrientes relacionadas e inscribir sus distintas transacciones o movimientos de cargos y abonos. Adicionalmente, el módulo de Conciliación Bancaria permite registrar las distintas cartolas bancarias emitidas por Bancos o Instituciones financieras para las distintas Cuentas Corrientes. Una vez realizado el registro de movimientos Bancarios, este módulo permite realizar procesos, tanto en forma manual como automática, para conciliar o desconciliar con el equivalente registro contable, de modo de generar el resultado final del análisis de las Cuentas Bancos. Finalmente usted, a través de este módulo, puede emitir o consultar por un informe con el estado y cuadratura del proceso de Conciliación, así como también por el registro histórico de movimientos conciliados por el sistema. Desde el módulo Mi Escritorio se realiza la activación del módulo CONCILIACIÓN BANCARIA, desplegándose el menú principal conformado por cinco grupos de opciones, a saber: Entidades, Procesos, Informes y Salir, las cuales se describen a continuación. Insertar Pantalla con el Menú de Opciones de Conciliación Bancaria Entidades, Procesos, Informes, Salir Entidades El grupo Entidades permite la definición o registro de aquellos elementos básicos y mínimos necesarios para el correcto funcionamiento y parametrización del módulo de Conciliación Bancaria. Esto es, registrar y mantener las entidades que corresponden a la información base sobre la cual se sustentan el resto de las funciones de Conciliación Bancaria. Las Entidades consideradas son el registro y definición de Bancos o Instituciones Financieras, considerando la definición de las cuentas corrientes asociadas y las distintas transacciones bancarias que se reflejan posteriormente como movimientos en las cartolas. Se considera además, el registro y mantenimiento de las Cartolas emitidas por

15 las Instituciones Financieras y de los Formatos que permiten la recepción y captura de los movimientos bancarios en modalidades distintas a la digitación a partir de un documento físico e impreso. Bancos o Inst. Financieras En esta opción se cuenta con toda la funcionalidad necesaria para crear, modificar, eliminar e imprimir la información de los distintos Bancos, cuentas corrientes y tipos de transacciones que representan los distintos movimientos bancarios. Cartolas Esta opción permite el registro, modificación, eliminación, consulta y emisión de las distintas cartolas bancarias y sus correspondientes folios y movimientos asociados, permitiendo a BdClass administrar el detalle de los movimientos bancarios que han afectado a una determinada Cuenta Corriente en un período de tiempo, con una funcionalidad amistosa que le permite al usuario la obtención de información a través de criterios de búsqueda, por Bancos, Cuenta Corriente o un rango de fechas. El registro de movimientos de cartolas puede ser manual y/ó automático y contiene validaciones que otorgan apoyo adicional al usuario para satisfacer un correcto ingreso. BdClaas administra también los estados de las cartolas, cuya denominación está definida como Ingresada, Validada y Conciliada, que están relacionados con los eventos de registro inicial, cuadratura de movimientos con saldos inicial/final y completamente pareada con movimientos contables, respectivamente. Formatos Esta opción está directamente relacionada con la facilidad de ingresar automáticamente las cartolas emitidas por Bancos. Su funcionalidad permite el registro y mantención de los formatos que corresponden a la estructura de los archivos acordada entre el Banco y su empresa, lo cual resultará en una transferencia de datos correspondientes a las cartolas, de modo que no sea necesario digitarlas para ingresarlas al sistema, cargándose automáticamente al sistema de Conciliación Bancaria. Procesos Esta opción agrupa todas los procesos y funciones que permiten y son necesarias para realizar una Conciliación Bancaria. Estas funciones son: Conciliación de Cartolas, con la alternativa de ejecutarse en forma manual, esto es partida a partida, o de manera automática o masiva, Desconciliación de Cartolas, el cual constituye el proceso inverso a la conciliación de Cartolas, Conciliación de Empresas o de movimientos contables y su inverso de Desconciliación de Empresas. Además, en este grupo se han agregado todas las funciones requeridas para realizar una carga automática, a partir de algún medio o archivo magnético de datos relacionados con cartolas bancarias o movimientos contables. Conciliación de Cartolas El calce de movimientos contables de la empresa con los movimientos informados por la Institución Financiera o Banco está disponible para su ejecución en virtud de un proceso manual de conciliación, o bien, a través de un proceso automático de conciliación Bancaria. Desconciliación de Cartolas Para considerar la funcionalidad de esta opción, es preciso señalar que cada vez que se realiza una conciliación de movimientos, se genera un identificador único, a través del cual se crea una relación entre los movimientos calzados. La Desconciliación consiste en desmarcar los movimientos conciliados, quitando el identificador de sus registros, lo cual significa que libera los movimientos para que puedan ser conciliados nuevamente. Conciliación de Empresa La conciliación de Empresas considera todos aquellos movimientos que sólo se ven reflejados en la contabilidad de su empresa, pues es posible que existan movimientos sólo con efecto contable, pero que igualmente deben ser pareados para finalizar el proceso de conciliación Al igual que la conciliación de cartolas, este proceso genera un identificador único para cada conciliación.

16 Desconciliación de Empresa El proceso de Desconciliación de Empresa tiene la misma lógica que la Desconciliación de Cartolas Informes En este grupo se encuentran los informes del módulo de Conciliación Bancaria. Para este módulo se han incluido dos informes, uno con la funcionalidad de emitir y consultar por el resultado final y cuadratura del proceso de conciliación y otro que permite acceder al registro histórico de movimientos conciliados Salir A través de esta opción usted abandona la ejecución del módulo CONCILIACIÓN BANCARIA y retorna el control al módulo MI ESCRITORIO.

17 Módulo XXX : BdClass Tesorería. El módulo TESORERIA es un elemento de enorme relevancia para el control y gestión de las operaciones de la Organización. En efecto, BdClass permite establecer un flujo continuo de información entre todos sus módulos aportando un marco de control, coordinación y agilidad a la labor administrativa asociada a todo el proceso. Entre otras funciones, cubre el Pago a Proveedores, Cobro a Clientes, Emisión y control de cheques,control de Cajas y Contabilización de estas operaciones. El módulo Tesorería aprovecha la integración de la funcionalidad y objetos provistos por los módulos de Contralor, Proveedores, Clientes, Contabilidad y el módulo de Conciliación Bancaria. El concepto central del módulo TESORERIA es el registro y control de operaciones de pago y recaudación sobre documentos provenientes de los módulos de Proveedores y Clientes Estas transacciones están reguladas en torno a ciertos Tipos de transacciones específicas y a través de Cajas de Recaudación y/o Pago definidas en el mismo módulo TESORERIA Desde el módulo Mi Escritorio, se activa del módulo TESORERIA, accediendo a siete grupos de opciones, a saber: Entidades, Cajas Diarias, Consultas, Doc./Cartera, Procesos, Informes y Salir

18 Entidades Este menú permite definir las Instituciones Financieras (Bancos), Talonarios de Cheques, Cajas y convenios, y también Transacciones de Caja que participarán en el procesamiento de los datos correspondiente a este módulo. Instituciones Financieras En esta opción se cuenta con toda la funcionalidad necesaria para crear, modificar o eliminar la información de los distintos Bancos y las Cuentas Corrientes en cada uno de esos Bancos, con que opera la Organización. Talonarios de Cheques Esta opción permite registrar los talonarios asignados por las Instituciones Financieras, proporcionando la funcionalidad para visualizar la lista de Talonarios para cada Cuenta Corriente y el estado de cada uno de los cheques correspondientes a cada talonario, entregando una herramienta útil para el control de stock de cheques disponibles. Cajas y Convenios En esta opción se registra y mantiene una ó más cajas, que la organización dispone para perfeccionar las transacciones con clientes y proveedores. En términos funcionales, la filosofía BdClass requiere de al menos una Caja en el sistema, que contempla un proceso de apertura, registro de transacciones y un proceso de Cierre, que aplicará el proceso de Contabilización para que los movimientos correspondientes en las cuentas contables asociadas, queden reflejados en la Contabilidad de la Empresa. Esta opción permite también el registro de convenios, de manera que la caja reconozca y administre transacciones que se originan conforme a lo establecido en un convenio de la empresa con una institución externa. Transacciones de Caja A través de esta opción, el usuario de BdClass da curso al Pago o Recaudación de los montos señalados en los Documentos definidos para tal efecto. Las Transacciones del módulo TESORERIA constituyen modelos de flujo y registro de información en torno a los objetos descritos hasta ahora, tales como, Documentos, Cajas y Cheques, permitiendo atender los flujos asociados a operaciones como pago a proveedores, pago de anticipos a proveedores, pagos de clientes (recaudación), anticipos de clientes, rendición de fondos, depósitos, protestos, entre otras transacciones. Cajas Diarias Esta opción permite registrar las operaciones de mayor frecuencia y volumen dentro del módulo TESORERIA, es decir, a través de ella, se aplican el conjunto de transacciones pre-definidas, dando atención así a los documentos por pagar y cobrar que provienen de los módulos de Proveedores y Clientes, respectivamente. La funcionalidad BdClass permite además visualizar las transacciones en curso y las contabilizadas. En Curso Esta opción es la puerta de entrada a la Generación de los Movimientos y a la Visualización de Movimientos previamente generados. De igual modo, permite monitorear la lista completa de Cajas-Diarias existentes, a través de filtros como una Entidad Caja específica, por Tipo de Caja (Recaudación o Pago), por Fecha de apertura, por Estado de la Caja-Diaria o una combinación de estas opciones. Adicionalmente, se puede visualizar la lista de Movimientos (operaciones de Tesorería) efectuados a través de esa Caja, Contabilizadas Repasar, no hay mucha claridad Consultas En base a esta opción de menú, usted puede examinar el estado, la marcha de una Caja en particular y las transacciones realizadas a través de ella. Documentos y Cartera Mediante las opciones de este menú usted puede consultar los registros correspondientes a los vencimientos de documentos por Cobrar / Pagar y consultar los Flujos pendientes, es decir, una lista de los documentos (cheques) emitidos / recibidos y la fecha de vencimiento asociado. Vencimiento de Documentos Esta opción permite la revisión visual y a través de un Informe impreso, con la lista de Documentos a ser Pagados o Cobrados, para lo cual se cuenta con un

19 set de opciones de Filtro, de modo que el usuario pueda determinar rápida y fácilmente la lista de Documentos de interés para realizar las operaciones de Tesorería. Flujos Pendientes Esta opción permite mantener un Control muy útil sobre los montos de dinero requeridos en la Cuenta Corriente para cubrir el pago de los cheques emitidos a distintas fechas. Igualmente, permite formarse rápidamente una visión exacta de los flujos de dinero que deberán hacerse efectivos para la Organización o Empresa en virtud de los documentos recibidos (cheques en custodia). Adicionalmente, se cuenta con opciones de filtro más específicas que el usuario igualmente puede utilizar separada o combinadamente, ya sea, por Banco, Número de Cuenta Corriente, Folio del cheque, Cuenta Contable asociada y Estado de los cheques (de interés para visualizar los cheques protestados, por ejemplo) Procesos BdClass a través de esta opción, permite que se puedan generar las funciones que permiten completar el ciclo asociado a una Caja, esto es, realizar el Cierre diario, Contabilizar los Movimientos registrados a través de ella y la impresión de cheques. Cierre diario Después que se ha efectuado el registro de todos los Movimientos que fueron requeridos, en una Caja-Diaria específica, esta opción permite cambiar el estado de la Caja-Diaria a Cerrada. La funcionalidad BdClass contempla la posibilidad de cierres provisorios y definitivos. Con éste último ocurren dos cosas: por una parte ya no es posible ingresar otros Movimientos en esa Caja-Diaria y en segundo término deja a la Caja-Diaria en condiciones de Contabilizar los Movimientos allí contenidos. Contabiliza Movimientos A través de esta opción, se pueden revisar los Movimientos registrados en una Caja-Diaria específica, o bien, tras la selección de la Caja-Diaria de interés, proceder a Contabilizar los Movimientos respectivos. Impresión de cheques Al ejecutar esta opción, podemos realizar la impresión de Cheques de modo masivo o selectivo, según sea el interés del usuario. Informes La opción de Informes contempla la emisión de nóminas de movimientos monetarios, que constituyen una herramienta de apoyo al proceso de Cuadratura y Cierre de Cajas, ya que puede ser visualizado y emitido por cada caja, para un grupo de cajas (sucursal), como resumen, o bien, con todo el detalle. Salir A través de esta opción usted abandona la ejecución del módulo TESORERIA y retorna el control al módulo MI ESCRITORIO

20 Módulo XXX : BdClass Proveedores El módulo BdClass-Proveedores es la solución que ofrece la arquitectura para el manejo de las cuentas por pagar de su Empresa. Junto con considerar el registro de los distintos documentos o transacciones que originan Cuentas por pagar, dispone toda la funcionalidad que se requiere para el control y cumplimiento de la normativa tributaria vigente. A través de este módulo se definen tipos de documentos, se registran documentos como facturas, notas de crédito y, en general, cualquier documento que genere obligaciones por pagar para la Empresa. Para los documentos registrados se pueden realizar transacciones de aprobación, contabilización, compensación con acreencias y solicitudes de pago hacia el módulo de BdClass- Tesorería. Además, se proveen funcionalidades para la generación de libros de ventas, libros de retenciones y para la impresión en formato oficial de dichos libros. Este módulo en conjunto con los módulos BdClass-Clientes y BdClass Tesorería constituyen una solución completa e integral para la administración de las Cuentas por Pagar y Por Cobrar en las organizaciones. Permite el registro de Proveedores Permite el registro de los documentos que constituyen las cuentas por cobrar. Permite compensar cuentas por cobrar y por pagar. Permite el control de los honorarios y la emisión de certificados tributarios. Permite controlar el libro de Compras.

21 Módulo XXX: BdClass-Clientes El módulo BdClass-Clientes es la solución que ofrece la arquitectura para el manejo de las cuentas por cobrar de su Empresa. Junto con considerar el registro de los distintos documentos o transacciones que originan Cuentas por cobrar, usted dispone de toda la funcionalidad que se requiere para el registro y cumplimiento de la normativa tributaria vigente. A través de este módulo se definen tipos de documentos, se registran documentos como facturas, notas de crédito y, en general, cualquier documento que genere obligaciones por cobrar para la Empresa. Para los documentos registrados se pueden realizar transacciones de aprobación, contabilización, compensación con cuentas por pagar, entre otras. Además, se proveen funcionalidades para la generación de libros de ventas y para la impresión en formato oficial de dicho libro. Este módulo en conjunto con los módulos BdClass-Proveedores y BdClass Tesorería constituyen una solución completa e integral para la administración de las Cuentas por Pagar y Por Cobrar en las organizaciones. Registro de Clientes Registro de los documentos que constituyen las cuentas por cobrar. Compensación cuentas por cobrar y por pagar. Control libro de ventas

22 Módulo XXX: BdClass-Activo Fijo El módulo BdClass-Activo Fijo provee toda la funcionalidad necesaria para registrar, controlar y realizar los procesos contables que requieren aquellos bienes de su Empresa que constituyen el ACTIVO FIJO. Este módulo constituye una poderosa fuente de datos en la cual se puede obtener toda la información relevante en términos de registro, transformaciones y amortizaciones que sufre un bien de uso durante su vida útil. A través de este módulo se registran los bienes en el kardex de Activo Fijo y sus transacciones más habituales tales como tasaciones, valorizaciones, toma de seguros,etc. Además, aquí se realizan los eventos contables que afectan a un bien de activo fijo durante su vida útil, tales como altas, reparaciones, reposiciones, bajas y retasaciones. Junto a estos eventos se ralizan los procesos de corrección monetaria y depreciación propios de este tipo de activos con que cuentan las organizaciones para generar sus recursos. El módulo BdClass-Activo Fijo resuelve de manera simple el conplejo problema del registro y análisis de cada evento y transacción asociada a los bienes de uso registrados en las cuentas asociadas Activo Fijo del balance de cada empresa.

23 Módulo XXX: BdClass-Contabilidad El módulo BdClass-Contabilidad constituye el elemento central de la arquitectura BdClass. Este módulo es una herramienta que permite llevar el registro contable de las transacciones que se producen durante la operación diaria de su negocio y, además, permite la preparación y confección de los estados financieros requeridos por su Compañía.. A través de este módulo usted puede definir planes de cuentas, abrir ejercicios y períodos contables, registrar en forma automática o manual las distintas transacciones en forma de comprobantes contables, obtener los distintos libros y balances de cada ejercicio. Además, se provee funcionalidad para análisis de cuentas, seguimientos de saldos por distintos conceptos y mecanismos de cierres diarios, mensuales y de final de cada ejercicio. El módulo BdClass-Contabilidad dispone además de una estructura paramétrica para definir distintos planes de cuentas, tipos distintos de balances y estados de resultados, según las aperturas que sean necesarias para una correcta gestión de su Empresa.

24 Registro diario de los eventos contables que se producen en la empresa y la preparación de estados financieros. Define el Plan de Cuentas, los ejercicios contables, los tipos de comprobantes y el manejo de correlativos. Análisis de cuenta en forma manual o automática a través de subsidiarios Definición controles de seguridad para cuentas contables. Generación y emisión de informes

25 Módulo XXX: BdClass-Presupuesto El módulo BdClass-Presupuesto es una herramienta de control y gestión que permite presupuestar y controlar ingresos y gastos durante un ejercicio contable de su Empresa. A través de una definión simple unidades a controlar, sus presupuestos para el ejercicio a medir, sus mediciones e informes de avance y resultado, la arquitectura BdClass provee todos los elementos necesarios para un correcto control de ingresos y gastos en su organización. A través de este módulo se pueden definir unidades presupuestarias, esto es unidades organizacionales a controlar, y para cada unidad se establecen sus centros de costos asociados. Se registran también cuentas presupuestarias, esto es conceptos medible, y para cada cuenta se establecen sus cuentas contables asociadas. Se establecen además ejercicios o períodos a presupuestar, se crea la correpondiente presupuestación para cada unidad presupuestaria en el ejercicio y se mide lo incurrido mediante una interfase hacia el registro contable. Finalmente, se proveen informes simples que muestran a nivel agregado o detallado el estado resultado presupuestario durante un período contable y acumulado para el ejecicio. Esté módulo, actuando en conjunto con BdClass-Contabilidad, constituye una herramienta simple y poderosa que permite administrar las metas de ingresos y gastos definidad para las distintas unidades presupuestaria de su Organización Es una herramienta de control de gestión operacional. Controla los ingresos y gastos por centros de costos. Define Unidades presupuestarias asociadas a centros de costos. Defines Cuentas presupuestarias asociadas a cuentas contables. Permite definir ejercicios presupuestarios Permite formular y controlar la ejecución del presupuesto.

26 Módulo XXX : BdClass - Existencias Permite el registro y control de bodegas de materiales, insumos o productos terminados. Permite la definición y el alta de artículos. Define los distintos documentos que regulan los movimientos del kardex de existencias. Permite el registro de recepciones a bodegas. Permite el registro de salidas a bodegas Permite la toma de inventarios Módulo XXX : BdClass - Ventas Permite el registro de Clientes Define vendedores por clientes. Define Listas de Precios Permite generar Notas de Ventas Permite la facturación de los despachos Módulo XXX : BdClass - Compras Permite el registro los proveedores Permite la definición de listas de precios. Permite la generación de Ordenes de Compras permite el control de las recepciones por ordenes de compras. Permite realizar compras para múltiples solicitantes