Sistema Integrado de Gestión INSTRUCTIVO PARA USUARIOS DE CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL

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1 Sistema Integrado de Gestión INSTRUCTIVO PARA USUARIOS DE CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL Versión 3 Proceso: GESTION DE APOYO A LA DOCENCIA Junio de 2013

2 Página 2 de OBJETIVO Brindar al usuario de cuenta de correo electrónico institucionalidad facilidad en la navegación al ingresar por web a su cuenta de correo. 2. DEFINICION Pop3: Protocolos de correo electrónico. Sirve para recuperar el correo desde una máquina distinta a la que lo recibe y que es el más utilizado en las conexiones habituales. Cada cuenta POP3 tiene su propia contraseña para mantener la privacidad del correo. Cuenta de Correo: (cuenta de , account). Servicio online que provee un espacio para la recepción, envío y almacenamiento de mensajes de correo electrónico en internet. Contraseña: Una contraseña o clave (en inglés password) es una forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso. Emcali: Proveedor de servicio de acceso a Internet. WebMail: Un webmail es un cliente de correo electrónico, que provee una interfaz web por la que acceder al correo electrónico. Hots: El término es usado en informática para referirse a las computadoras conectadas a una red, que proveen y utilizan servicios o de ella. 3. CONDICIONES GENERALES PASOS MANEJO DE LA CUENTA DE CORREO INSTITUCIONAL VIA WEB INTRODUCCIÓN Las cuentas de correo electrónico institucional se configuran en el Outlook Express o Microsoft Outlook con el protocolo POP3, la ventaja principal que tiene este protocolo es que carpetas, mensajes, etc. Se guardan en nuestro ordenador, con lo que nos permite leer el correo recibido sin estar conectado a la red. Además, al leer los mensajes y bajarlos a nuestro ordenador, liberamos espacio

3 Página 3 de 12 en nuestro buzón del Host, con lo cual tenemos menos probabilidades que por descuido se nos llene el buzón y no podamos recibir más mensajes. Es el ideal para conectarse siempre desde un mismo ordenador. Para hacer una buena administración de nuestro correo institucional, a continuación se relacionan las actividades que debe tener en cuenta: Cuenta de correo nueva, para obtener una cuenta de correo electrónico institucional el responsable del área de trabajo, debe comunicarse a la Ext. 224 para gestionar su solicitud, previa autorización de la administración (Vicerrectoria Administrativa). Cambio de usuario para la cuenta. El responsable de la cuenta de correo debe notificar por escrito el cambio de usuario (nueva persona responsable de la cuenta de correo electrónica) para la administración de la misma, igualmente solicitar inducción en el manejo de la herramienta Outlook Express o Microsoft Outlook para la administración de la cuenta en el equipo de cómputo. Cambio de nombre de la cuenta. Notificar por escrito el cambio de nombre de la cuenta (previa autorización de la administración Vicerrectoria administrativa), igualmente solicitar el cambio en la herramienta Outlook Express. Inducción para manejo del correo. Si desea capacitación en el manejo de la herramienta para la administración de su cuenta desde el link del Portal ( o desde la herramienta Outlook Express, debe comunicarse con nosotros Ext Backup de los correos: Para realizar la copia de seguridad de sus correos Outlook Express, deben comunicarse con nosotros o durante el mantenimiento preventivo de su equipo recordar al técnico. Cambio de clave: Cuando solicite cambio de clave por olvido o porque le acaban de asignar la cuenta, usted debe obligatoriamente cambiar este clave por seguridad de la información que administra. Administración del correo: Se realiza desde la plataforma del proveedor de acceso a Internet actual, desde la cual se crean los correos institucionales, se eliminan, se realiza cambio de claves y cambio de responsable de la cuenta.

4 Página 4 de 12 CAMBIAR LA CONTRASEÑA DEL CORREO INSTITUCIONAL Para cambiar la contraseña del correo electrónico institucional se debe ingresar a la página de la escuela: y dar clic en la siguiente imagen: Acceso al correo institucional Después se abre una nueva ventana en donde se ingresa la dirección completa del correo electrónico institucional que se desea modificar y la contraseña actual como se puede observar en la siguiente imagen.

5 Página 5 de 12 Nombre de la cuenta completo, clave y Clic en opción Entrar Al iniciar sesión observaremos la siguiente pantalla: Pagina Principal. El primer sobre mira correos, Redactar es para enviar, en herramientas puedes cambiar la clave entre otras cosas. NOTA: Cuando la cuenta de correo se configura en la aplicación Outlook en el equipo, al dar clic en la opción Enviar y Recibir automáticamente los correos bajan del Servidor de Correos en la Web y quedan definitivamente (localmente) en el equipo donde esta configurada la cuenta, es decir ya no podrá visualizarlos en la Web.

6 Página 6 de 12 Ingresado por la Opción General, en el menú horizontal encontrara el link que lo llevara al cambio de contraseña. Para cambiara la contraseña debe colocar la actual, posteriormente la que desea, la cual recomendamos sea combinada entre mayúsculas, minúsculas y números. Igualmente no coloque el nombre de sus hijos, mascota, porque son obvias, por lo cual serian fácil de adivinar. Al final envíe la notificación a otra cuenta de correo.

7 Página 7 de 12 Para redactar información, clic en el icono con el nombre. Adjuntar un archivo Enviar el documento. ADMINISTRACION CORREO EN OUTLOOK Para que funcione la contraseña en el Outlook, debe cambiarla ingresado por el link Correo que esta en el cabezote en el portal institucional ( como se indica anteriormente en esta guía. Existe varias herramientas para la administración de correo, los más comunes en la institución son el Microsoft Outlook y el Outlook Express que viene con el Sistema Operativo Windows. Para el ejemplo vamos a trabajar con el Microsoft Outlook (de todas formas la función es muy similar). Para configurar la cuenta en el Outlook, debemos ingresar por Herramientas y luego por Configurar cuenta y seleccionamos Nuevo para configurar la cuenta.

8 Página 8 de 12 Crear la cuenta. El Outlook nos permite crear carpetas para hacer una mejor administración de nuestro correos, cuando nos llega la información inicialmente esta en bandeja de entrada, una vez la revisemos, si consideramos que es bueno archivar el correo lo arrastramos hasta la carpeta que hallamos creado para el tipo de informan que nos llegue en el correo, por ejemplo si el correo es una cotización lo archivamos en cotizaciones.

9 Página 9 de 12 Se creó la carpeta cotizaciones y dentro de ella otras subcarpetas para agrupar el tipo de cotizaciones. En Outlook también puede ser personalizado colocando nuestros datos para que aparezcan cada que enviamos un correo, la opción se llama firma: Firma Y para editar los datos damos clic en el link Firma:

10 Página 10 de 12 En la firma también puede ir una imagen (logo). En esta ventana de firma puedes colocar una imagen (logo, foto, etc), puedes cambiar de color a la fuente (letra), el tamaño, la forma, negrilla. Una vez terminemos la edición, simplemente damos clic en el botón Aceptar.

11 Página 11 de 12 Digitar contaseña Una vez ingresamos al Outlook donde configuramos la cuenta de correo institucional después de loguearnos (ingresar nuestra contraseña) al hacer clic en el botón Enviar y Recibir automáticamente bajan los correos desde el correo Web (servidor de correos del proveedor), los correos no los volvemos a ver en la Web, ya quedaran residentes en el equipo a través del Outlook.

12 Página 12 de 12 Elaboró Revisó Aprobó Aprobación de Documento Nombre Cargo Firma Fecha Esperanza Botero Idarraga Roger Micolta Truque María Isabel Andrade García José Fernando Arroyo Valencia Profesional Universitario con funciones en la Coordinación de Sistemas Vicerrector Institución Universitaria Académica Vicerrectora Institución Universitaria Administrativa 29/05/ /06/2013 Rector 21/06/2013 Versión No. Fecha de Aprobación 2 01/06/ /06/2013 Control de Cambios Descripción de los Cambios Cambio de las instrucciones e imágenes explicativas. Cambio de las instrucciones e imágenes explicativas y cambio del eslogan institucional en el pie de página. Justificación del Cambio Cambio de Proveedor de Correos electrónicos. Actualización Cambio de Portal Institucional y cambio en el eslogan institucional.

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