MANUAL DE USO Y OPERACIÓN CONTRATO ESTATAL Nº DE 2012 PORTAL HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS, BAJO EL

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1 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN CONTRATO ESTATAL Nº DE 2012 PORTAL HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS, BAJO EL MODELO DE FÁBRICA DE SOFTWARE PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y EVOLUCIÓN DE LAS SOLUCIONES QUE SOPORTAN LA DIRECCION DE GOBIERNO EN LÍNEA SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN DE GOBIERNO EN de Colombia Derechos Reservados Bogotá, D.C, mayo de 2014

2 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Título: Fecha elaboración aaaa-mm-dd: Sumario: MANUAL DE USO Y OPERACIÓN DEL PROYECTO HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Este documento constituye el Manual de Usuario del Portal de Herramientas de Seguimiento Palabras Claves: Manual de uso, manual de operación Formato: DOC Lenguaje: Español Dependencia: Código: Categoría: Autor (es): Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Dirección Gobierno en línea- Soluciones y Servicios Tecnológicos. GLFS- CUG-XXX- Versión: 1.0 Estado: En Revisión MAN Julio Caicedo Gerente de Proyecto Consorcio Ubiquando GoNet Revisó: Diana Betty Clavijo Vargas Consultor Dirección de Gobierno en línea Rafael Londoño Carantón Asesor Dirección de Gobierno en línea Maria Fernanda Zambrano Esguerra Gerente Supervisión Interventoría JAHV McGregor Firmas: Aprobó: Francy Johanna Pimiento Quintero Directora Dirección de Gobierno en línea Victoria Eugenia Díaz Acosta Jefe de Oficinas de Sistemas Departamento Administrativo de la Función Pública Información Adicional: Ubicación: No aplica El archivo magnético asociado al documento está localizado en el repositorio del proyecto en la siguiente ruta: /02- HERRAMIENTAS/documentos/trunk/02.%20Fase%20de%20Ejecucion/03.%20Im plementacion/03.%20manuales%20de%20operacion/01.%20funcionales/

3 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN No aplica Consorcio Ubiquando-GoNet Creación del documento

4 TABLA DE CONTENIDO MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO DERECHOS DE AUTOR... 9 CRÉDITOS AUDIENCIA INTRODUCCIÓN MANUAL DE USO ADMINISTRACIÓN DEL MENÚ USUARIOS Y ROLES BANNER PRINCIPAL ADMINISTRAR LAS NOTICIAS ADMINISTRAR EL CALENDARIO ADMINISTRAR EL MODELO INTEGRADO ADMINISTRAR EL MENÚ LATERAL DE NORMATIVIDAD Y PLANES ADMINISTRAR DOCUMENTOS DE INTERÉS ADMINISTRAR PLANES ADMINISTRAR EL MATERIAL DE APOYO: VIDEOS, DOCUMENTOS Y MANUALES PREGUNTAS FRECUENTES ADMINISTRAR EL CHAT CONFIGURAR EL CONTADOR DE VISITAS CONFIGURAR LA URL DE FACEBOOK Y TWITTER CONFIGURAR LA PLANTILLA DE ATENCIÓN AL USUARIO VERIFICACIÓN DE INSTALACIÓN DE TEMA TERMINOLOGÍA

5 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA LISTA DE FIGURAS Figura 1. Opción administrar páginas de liferay Figura 2. Tipos de páginas en liferay Figura 3. Añadir menú de primer nivel Figura 4. Formulario para crear página Figura 5. Crear menú hijo Figura 6. Menús creados en el administrador Figura 7. Menús creados en el portal Figura 8. Editar menú Figura 9. Eliminar menú Figura 10. Confirmar la eliminación del menú Figura 11. Opción panel de control Figura 12. Panel de control Figura 13. Opción de administración de roles Figura 14. Opción de añadir rol Figura 15. Formulario de creación de rol Figura 16. Buscador de roles por palabra clave Figura 17. Acciones del rol Figura 18. Definir permisos de un rol Figura 19. Definir permisos de un rol en una aplicación Figura 20. Lista de permisos asociados Figura 21. Asignar miembros a un rol Figura 22. Ver usuarios asociados a un rol Figura 23. Opción de administración de usuarios Figura 24. Opción crear usuarios Figura 25. Formulario de creación de usuarios Figura 26. Acciones sobre los usuarios Figura 27. Opción desactivar usuario Figura 28. Filtro de búsqueda Figura 29. Eliminar usuario Figura 30. Opción de administración de organizaciones Figura 31. Formulario de creación de organizaciones Figura 32. Membresía del sitio Figura 33. Usuarios del sitio Figura 34. Opción para acceder a Mi Cuenta Figura 35. Opción Contraseña Figura 36. Botón guardar Figura 37. Acción ejecutada correctamente Figura 38. Opción Panel de Control Figura 39. Opción de usuarios y organizaciones Figura 40. Listado de usuarios del sistema Figura 41. Opción Contraseña Figura 42. Botón Guardar Figura 43. Opción de administración de plantillas de sitio web Figura 44. Opción añadir plantillas de sitio web Figura 45. Formulario de creación de plantillas de sitio web Figura 46. Contenido web del banner Figura 47. Valores del banner Figura 48. Salir del panel administrativo del portal... 40

6 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 49. Banner cargado correctamente en la página principal Figura 50. Eliminar información del banner Figura 51. Modificar URL amigable Figura 52. Acceder a la página oculta del detalle de la noticia Figura 53. Arrastrar contenido web Figura 54. Opción de seleccionar contenido web Figura 55. Seleccionar contenido web del histórico de noticias Figura 56. Histórico de noticias incluido Figura 57. Opción añadir contenido web Figura 58. Botón seleccionar estructura Figura 59. Seleccionar la estructura del detalle de la noticia Figura 60. Ingresar el detalle de la noticia Figura 61. Botón para incluir imágenes Figura 62. Propiedades de la imagen Figura 63. Carpetas del servidor Figura 64. Carpeta del servidor Figura 65. Botones examinar y upload de imágenes Figura 66. Imágenes subidas al servidor Figura 67. Imagen seleccionada Figura 68. Detalle de la noticia publicado Figura 69. Histórico de noticias Figura 70. Crear contenido web básico Figura 71. Formulario de contenido web básico en modo html Figura 72. Formulario de contenido web básico en modo diseño Figura 73. Modificar vínculo existente Figura 74. Crear noticia en el histórico Figura 75. Crear vínculo Figura 76. Contenido web de la noticia Figura 77. Valores de la noticia Figura 78. Noticias cargadas correctamente en la página principal Figura 79. Eliminar noticia Figura 80. Botón añadir evento Figura 81. Formulario de registro de evento Figura 82. Cambiar fecha de inicio Figura 83. Interfaz repetir evento Figura 84. Detalles del evento Figura 85. Invitar personas al evento Figura 86. Información del evento Figura 87. Añadir contenido web Figura 88. Copiar y pegar el contenido de la página secundaria Figura 89. Modificar página Figura 90. Editor HTML Figura 91. Opción de administración de contenido Figura 92. Opción administrar menú lateral Figura 93. Nuevo menú lateral Figura 94. Formulario de registro de menú lateral Figura 95. Ventana de menús padres Figura 96. Confirmación de eliminación de menú Figura 97. Eliminación exitosa de menú Figura 98. Ventana emergente de búsqueda de menú Figura 99. Opción documentos de interés Figura 100. Registrar documentos de interés Figura 101. Botón Examinar Figura 102. Documento adjuntado Figura 103. Buscar menús... 74

7 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 104. Registro de documento exitoso Figura 105. Opción de administración de contenido Figura 106. Opción de administración planes Figura 107. Administración de entidades Figura 108. Registrar entidades Figura 109. Seleccionar menú lateral Figura 110. Lista de vínculos asociados a la entidad Figura 111. Formulario de registro de vínculo de entidad Figura 112. Botón agregar documento de apoyo Figura 113. Formulario de registro de documento de apoyo Figura 114. Seleccionar documento Figura 115. Archivo adjunto Figura 116. Material registradocorrectamente Figura 117. Confirmar borrado de material de apoyo Figura 118. Contenido web de las preguntas frecuentes Figura 119. Valores de la noticia Figura 120. Preguntas cargadas correctamente Figura 121. Administración de Contenido Web Figura 122. Selección de editar del Contenido Web Figura 123. Crear pregunta Figura 124. Eliminar pregunta Figura 125. Opción administración - contenido Figura 126. Opción administrar amigos Figura 127. Interfaz de administrar amigos Figura 128. Agregar amigo Figura 129. Confirmar amigo Figura 130. Amigos del usuario administrador Figura 131. Eliminar amigo Figura 132. Chat instalado y configurado correctamente Figura 133. Pantalla de chat Figura 134. Ingreso al menú de configuración de Liferay Figura 135. Ingreso a los Ajustes del sitio en el menú de configuración Figura 136. Ingreso a los campos personalizados en el menú de configuración Figura 137. Ingreso a la configuración del contador de visitas Figura 138. Campos personalizados pertenecientes a la configuración del contador de visitas Figura 139. Campos personalizados en el panel de control Figura 140. Opción Sitios web en campos personalizados Figura 141. Ingreso a la configuración de permisos de un campo personalizado Figura 142. Permisos de campo personalizado Figura 143. Ingreso al menú de configuración de Liferay Figura 144. Ingreso a los Ajustes del sitio en el menú de configuración Figura 145. Ingreso a los campos personalizados en el menú de configuración Figura 146. Campos personalizados pertenecientes a la configuración de las urls de las redes sociales Figura 147. Campos personalizados en el panel de control Figura 148. Opción Sitios web en campos personalizados Figura 149. Ingreso a la configuración de permisos de un campo personalizado Figura 150. Permisos de campo personalizado Figura 151. Ingreso al menú de contenido de Liferay Figura 152. Ingreso a los contenidos web en el menú de contenido Figura 153. Administración de plantillas en el contenido web Figura 154. Administración de plantillas Figura 155. Información de Atención al Usuario para realizar la modificación... 99

8 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 156. Guardar información modificada Figura 157. Mensaje de éxito Figura 158. Ingreso al menú de páginas de Liferay Figura 159. Tema seleccionado para el Portal

9 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA DERECHOS DE AUTOR A menos que se indique de forma contraria, el derecho de copia del texto incluido en este documento es del Gobierno de la República de Colombia. Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones: 1. El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido. 2. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente. 3. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto engañoso. 4. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la República de Colombia. Todos los derechos reservados." 5. El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicación o servicio. Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, se debe solicitar el permiso entrando en contacto con la Dirección Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la República de Colombia. Página 9 de 102

10 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO CRÉDITOS E n un trabajo conjunto entre los consultores de la Dirección de Gobierno en línea, el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP y el Consorcio Ubiquando - GoNet, se ha generado el presente documento siguiendo los estándares establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de Gobierno en línea, para el proyecto HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS, BAJO EL MODELO DE FÁBRICA DE SOFTWARE PARA LAS INICIATIVAS DEL PLAN VIVE DIGITAL A CARGO DE LA DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Este documento fue revisado y aprobado por los consultores de la Dirección de Gobierno en línea, el DAFP y la interventoría JAHV McGregor Página 10 de 102

11 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA 1. AUDIENCIA E ste documento está dirigido a los integrantes de los equipos de la Dirección de Gobierno en línea, el DAFP, la interventoría JAHV McGregor y el Consorcio Ubiquando - GoNet que participan en el proyecto. Este documento es aplicable a la solución del proyecto HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO, el cual debe ser conocido por los miembros de los equipos del proyecto: IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS, BAJO EL MODELO DE FÁBRICA DE SOFTWARE PARA LAS INICIATIVAS DEL PLAN VIVE DIGITAL A CARGO DE LA DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA. Página 11 de 102

12 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 2. INTRODUCCIÓN A continuación se describen los pasos a seguir para llevar a cabo la configuración de las páginas y subpáginas del sitio web, menú de opciones, administración de usuarios y roles, plantillas del sitio web, configurar noticias, documentos de interés, material de apoyo, y administrar el chat, del Portal de HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO. La creación y adición de pantallas en el sitio web se realiza utilizando la interfaz de Liferay, el cual es un portal empresarial de código fuente abierto que permite entre otras funcionalidades mediante una interfaz gráfica, gestionar los usuarios que requieren acceder al portal, permite como usuario administrador crear diferentes roles o perfiles y asignar usuarios a los perfiles creados, visualizar información de forma agrupada acorde al perfil de cada usuario, determinar el área espacial donde será ubicada cada página para visualizar información. Permite también utilizar aplicaciones web que combinan datos o funcionalidades obtenidas de varios sitios web (mashup) como por ejemplo: Google Maps, Facebook, Twitter. Página 12 de 102

13 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA 3. MANUAL DE USO L as funcionalidades descritas en el presente capítulo tienen como base las plantillas y estructuras creadas en el proceso de configuración e instalación del portal web. Es necesario que el usuario administrador domine cada una de estas opciones, las cuales son fundamentales para administrar el contenido del portal. Los módulos administrables se enumeran a continuación. 1. Menú y páginas 2. Usuarios y roles 3. Banner principal 4. Noticias 5. Calendario de eventos 6. Modelo integrado 7. Menú lateral de normatividad y planes 8. Documentos de interés 9. Planes 10. Material de apoyo 11. Preguntas frecuentes 12. Chat 3.1 ADMINISTRACIÓN DEL MENÚ Crear menú o página Además de opciones de menú, a través de esta opción es posible crear páginas ocultas, es decir, páginas que no son accedidas a través del menú si no a través de enlaces internos del portal. Por ejemplo, los enlaces que se encuentran en el modelo integrado, los cuales solo pueden ser accedidos a través del modelo. Para iniciar ingrese a la página web del portal. Una vez en la página ejecutar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la opción Administración y luego la opción Páginas Página 13 de 102

14 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 1. Opción administrar páginas de liferay 2. Liferay presenta la interfaz para el manejo de páginas. Figura 2. Tipos de páginas en liferay Si va a incluir una nueva opción o menú de primer nivel, haga clic sobre la opción Páginas públicas que tiene el ícono de una página con el borde doblado de una esquina. Cuando las páginas solo van a ser visibles por usuarios registrados, haga clic sobre la opción Páginas privadas que tiene el ícono de una página con el borde doblado de una esquina. 3. Hacer clic en la opción Añadir página, la cual despliega una ventana emergente. Página 14 de 102

15 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 3. Añadir menú de primer nivel 4. Diligenciar el formulario visualizado en la ventana emergente. Figura 4. Formulario para crear página Página 15 de 102

16 Nombre: Es el nombre que se le va a poner al menú o página. MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Ocultar en el menú de navegación: Si se va a crear una página interna debe chequear esta opción, de esta manera no se mostrará en el menú principal. Tipo: Permite establecer el tipo de página o menú que se desea crear. En este caso seleccionar Página en blanco. 5. Seleccionar la distribución de la página. Las distribuciones de espacio ofrecido por liferay para la página en blanco son variadas, y se debe elegir la que se adapte a la necesidad de la página a crear. Algunas de las distribuciones ofrecidas son las siguientes: Distribución de 1 columna, distribución de 2 columnas, distribución de 3 columnas, distribución de 2 columnas con porcentajes de 30% para la derecha y 70% para la izquierda, distribución libre. 6. Finalmente hacer clic en el botón Añadir Página, ubicado en la parte inferior de la ventana. 7. Para crear un menú de segundo nivel (menú hijo) o para asociar una página oculta a alguna opción, el proceso es similar al de crear un menú de primer nivel. Hacer clic sobre el menú o página al cual se le quiere crear un menú o página de segundo nivel y posteriormente hacer clic en la opción Añadir sub página. Figura 5. Crear menú hijo Página 16 de 102

17 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA 8. A medida que se crean los menús o páginas éstas se van visualizando en la pantalla. Figura 6. Menús creados en el administrador En el caso de los menús su creación se valida en el portal. Figura 7. Menús creados en el portal Editar menú o página 1. Para editar los menús, hacer clic sobre el nombre del menú o página y seguir el mismo procedimiento descrito anteriormente, ya que las interfaces utilizadas son las mismas. Página 17 de 102

18 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Es importante tener en cuenta en la edición la URL amigable. Esta URL es creada por Liferay automáticamente y puede editarse para dirigir la navegación del portal a una dirección específica. Figura 8. Editar menú Eliminar menú o página 1. Para eliminar un menú o página de cualquier nivel seleccione el nombre del menú o nombre de la página y haga clic en el botón Eliminar. Posteriormente el sistema visualiza una ventana emergente en donde se solicita confirmar la acción de eliminar. Figura 9. Eliminar menú Página 18 de 102

19 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 10. Confirmar la eliminación del menú 3.2 USUARIOS Y ROLES 1. En el menú Administración seleccionar la opción Panel de control Figura 11. Opción panel de control 2. El sistema muestra los accesos para la administración de usuarios, sitios web, aplicaciones y configuración. Página 19 de 102

20 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 12. Panel de control Administración de Roles 1. En el menú de usuarios seleccione la opción Rol. Figura 13. Opción de administración de roles 2. Para añadir un rol dentro del portal, haga clic en la opción Rol del portal del menú Añadir. Página 20 de 102

21 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 14. Opción de añadir rol 3. El sistema visualiza el formulario para crear el nuevo rol, el cual debe ser diligenciado. Figura 15. Formulario de creación de rol 4. Para consultar las características del rol ubique el rol requerido o utilice el buscador por palabra clave Página 21 de 102

22 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 16. Buscador de roles por palabra clave Frente a cada rol el sistema presenta el botón de Acciones las cuales indican las acciones que pueden ejecutarse sobre el rol seleccionado.. Figura 17. Acciones del rol 5. El usuario debe hacer clic sobre la acción del rol que desea ejecutar: La acción Editar permite modificar la información, visualizando la misma interfaz de creación. La acción Definir Permisos realiza la configuración de los permisos asociados a un rol. Página 22 de 102

23 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 18. Definir permisos de un rol La interfaz de la acción Definir permisos presenta un menú dispuesto a la izquierda con los posibles recursos a ser asociados al rol mediante permisos, que según su tipo, se clasifican en: Panel de control, Administración de sitio web y Mi cuenta. En Panel de control se definen las acciones que el rol puede ejecutar sobre usuarios, sitios web, aplicaciones y configuración. En Administración se definen las acciones que el rol puede ejecutar sobre páginas, contenido, usuarios, configuración y aplicaciones. En Mi cuenta se definen las acciones que el rol puede ejecutar sobre la propia cuenta, sus páginas, sus tareas y sus solicitudes de aprobación. Un rol que acaba de ser creado no tendrá ningún permiso. Los recursos como portlets y visores se encuentran en el submenú Aplicaciones del ítem Administración de sitio web. Se debe seleccionar la aplicación y chequear los permisos requeridos. El administrador puede otorgar los permisos definidos en todas las aplicaciones (Añadir a Página o Ver), y acciones específicas de la aplicación. Página 23 de 102

24 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 19. Definir permisos de un rol en una aplicación Cuando el rol ya tiene permisos asociados, la interfaz muestra la lista de aplicaciones del portal asociadas en permisos al rol. Los permisos sobre la aplicación pueden ser editados haciendo clic sobre la aplicación, o eliminados con el botón correspondiente. Página 24 de 102

25 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 20. Lista de permisos asociados La acción Asignar miembros permite agregar miembros a un rol. Es posible agregar diferentes tipos de miembros como usuarios, sitios Web, organizaciones y grupos de usuario al rol seleccionado; para cada uno de ellos, se muestran los miembros asignados actualmente y los disponibles para ser asignados. Página 25 de 102

26 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 21. Asignar miembros a un rol Para asignar un miembro, solo debe chequear el cuadro ubicado en el nombre del miembro y para guardar los cambios se debe hacer clic en el botón Modificar asignaciones La acción Ver usuarios permite visualizar los usuarios asignados al rol seleccionado. Figura 22. Ver usuarios asociados a un rol Página 26 de 102

27 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Administración de Usuarios Figura 23. Opción de administración de usuarios 1. Para crear usuarios se debe hacer clic en la opción Usuario del menú Añadir de la sección Usuarios y Organizaciones. Figura 24. Opción crear usuarios 2. Diligenciar el formulario de creación del usuario. Página 27 de 102

28 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 25. Formulario de creación de usuarios 3. Las acciones a ejecutar sobre el usuario están disponibles haciendo clic en el botón Acciones. Figura 26. Acciones sobre los usuarios La acción Editar permite modificar la información correspondiente al usuario seleccionado, visualizando el mismo formulario de creación. Para eliminar un usuario se debe primero desactivar. Página 28 de 102

29 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 27. Opción desactivar usuario Una vez desactivado el usuario, utilizar el buscador de la sección Todos los usuarios, filtrando por Estado Inactivo, para encontrar el usuario que se acabó de desactivar. Figura 28. Filtro de búsqueda Finalmente sobre el usuario se ejecuta la acción Eliminar. Página 29 de 102

30 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 29. Eliminar usuario Administración de Organizaciones 1. Para crear una organización hacer clic sobre la opción Organización normal del menú Añadir y diligenciar el formulario. Figura 30. Opción de administración de organizaciones Posteriormente el sistema visualiza el formulario para crear la organización. Para finalizar hacer clic en el botón Guardar del panel de la derecha. Página 30 de 102

31 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 31. Formulario de creación de organizaciones 2. Las acciones a ejecutar sobre la organización están disponibles haciendo clic en el botón Acciones. La acción Editar permite modificar la información correspondiente a la organización seleccionada, visualizando el mismo formulario de creación. La acción Eliminar remueve directamente la organización sin necesidad de realizar el mismo procedimiento de los usuarios. Asignar usuarios como miembros del sitio Para que los usuarios registrados puedan ver y consultar los eventos creados en el calendario realice los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la opción Administración del sitio del menú Administración 2. En la parte izquierda del sitio, en la pestaña Usuarios, hacer clic en Membresía del sitio y posteriormente en la opción Usuarios. Página 31 de 102

32 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 32. Membresía del sitio 3. Hacer clic en el botón Asignar usuarios para visualizar la siguiente interfaz: Figura 33. Usuarios del sitio 4. Seleccionar los usuarios y hacer clic en el botón Guardar. Página 32 de 102

33 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Recordar Contraseña El procedimiento de recordar contraseña puede darse tanto para el administrador del sistema como para un usuario. En el caso de un usuario, el administrador puede efectuar dos procedimientos: modificar la pregunta de seguridad para que el usuario realice el procedimiento por sí solo, o modificarle la contraseña directamente. Cambio de contraseña o pregunta de seguridad 1. Ingresar a la cuenta de usuario como se muestra en la siguiente imagen: Figura 34. Opción para acceder a Mi Cuenta 2. Hacer clic en la opción Contraseña para cargar el formulario de modificación de datos. Página 33 de 102

34 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 35. Opción Contraseña 3. Hacer clic en el botón Guardar ubicado en la parte inferior de la pantalla. Figura 36. Botón guardar Si todo fue correcto, el sistema visualiza el mensaje Su petición ha terminado con éxito. Figura 37. Acción ejecutada correctamente Cambiar la contraseña de un usuario por parte del administrador El usuario administrador puede cambiar la contraseña o pregunta secreta de cualquier usuario. 1. Ingresar al panel de control. Página 34 de 102

35 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 38. Opción Panel de Control 2. Hacer clic en Usuarios y Organizaciones Figura 39. Opción de usuarios y organizaciones 3. En la parte inferior se muestra el listado de los usuarios del sistema. Hacer clic sobre el nombre de usuario al que se le quiere cambiar su contraseña. Página 35 de 102

36 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 40. Listado de usuarios del sistema 4. Hacer clic en la opción Contraseña para ingresar al formulario de modificación de datos. Figura 41. Opción Contraseña 5. Por último hacer clic en el botón Guardar ubicado en la parte inferior de la pantalla. Figura 42. Botón Guardar Página 36 de 102

37 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Administración de Plantillas de Sitio Figura 43. Opción de administración de plantillas de sitio web 1. Para crear una plantilla de sitio, el administrador debe hacer clic en el botón Añadir del menú Plantillas de sitio web Figura 44. Opción añadir plantillas de sitio web 2. Diligenciar el formulario de Nueva Plantilla de sitio web. Página 37 de 102

38 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 45. Formulario de creación de plantillas de sitio web 3. Las acciones que se pueden ejecutar sobre la plantillas están disponibles haciendo clic en el botón Acciones. Además de lo anterior, los administradores del portal pueden configurar la apariencia y el contenido de las plantillas creadas, editar la configuración, gestionar permisos para la misma, importar, exportar y eliminar la plantilla. 3.3 BANNER PRINCIPAL Crear contenido por primera vez 1. Crear el contenido web seleccionando la estructura y plantilla creadas para el banner. 1 1 Para cargar contenidos web al portal, tener presente la sección Creación de estructuras y plantillas del capítulo Aspectos Generales de Configuración del manual de configuración e instalación del portal de herramientas ubicado en /02- HERRAMIENTAS/documentos/trunk/02.%20Fase%20de%20Ejecucion/03.%20Implementacion/03. %20Manuales%20de%20Operacion/02.%20Tecnicos/. Página 38 de 102

39 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 46. Contenido web del banner 2. Ingresar los valores de la plantilla, los cuales corresponden a cada uno de los ítems visualizados en el banner. Figura 47. Valores del banner 3. Para agregar más información al banner, hacer clic en el símbolo más (+) que aparece en la esquina superior derecha del campo identificador e ingresar la información de los campos nuevamente. Página 39 de 102

40 4. Par finalizar hacer clic en el botón Publicar. MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 5. Cargar la página principal del portal, para esto salir de la opción de administración haciendo clic en la flecha ubicada en la esquina superior izquierda. Figura 48. Salir del panel administrativo del portal 6. Hacer clic sobre la opción Inicio del menú para ubicarse en la página principal. 7. Cargar el contenido web creado para el banner. 2 2 Para cargar contenidos web al portal, tener presente la sección Añadir Contenidos Web Básicos Creados Previamente del capítulo Aspectos Generales de Configuración del manual de configuración e instalación que se encuentra en /02- INTERNOHERRAMIENTAS/documentos/trunk/03. Fase de Ejecucion/03. Implementacion/03. Manuales de Operacion/02. Tecnicos. Página 40 de 102

41 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 49. Banner cargado correctamente en la página principal Editar y eliminar contenido Para editar la información del banner, abrir el contenido web y modificar la información visualizada. Para eliminar un ítem específico, hacer clic en el ícono menos (-), ubicado en la esquina superior derecha del campo identificador. Figura 50. Eliminar información del banner 3.4 ADMINISTRAR LAS NOTICIAS Para obtener mejores resultados y evitar que los usuarios al hacer clic sobre la noticia no vean su detalle, es necesario crear primero la página con el detalle de la noticia, después modificar la página que contiene el histórico de las noticias y finalmente crear la noticia en la página principal. Crear el detalle de la noticia 1. Crear una página oculta 3 con la distribución 2 columnas (30/70). 2. Una vez creada la página oculta, editar su contenido para modificar la URL amigable. 3 Ver capítulo Administración del menú. Página 41 de 102

42 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 51. Modificar URL amigable La URL amigable debe tener el siguiente formato: /noticias/[nombre de la página] Nombre de la página es cualquier nombre sin espacios y caracteres especiales, mediante el cual se va a identificar la página con el detalle de la noticia. Este nombre también se utilizará posteriormente para referenciar la página desde la noticia visualizada en la página principal. 3. Como se trata de una página oculta, no es posible acceder a ella a través de ninguna opción del menú. Por lo tanto se debe ingresar la URL manualmente: o IP del servidor][:puerto]/noticias/[nombre de la página] Figura 52. Acceder a la página oculta del detalle de la noticia 4. Arrastrar un visor de contenido web a la columna izquierda de la página. Página 42 de 102

43 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 53. Arrastrar contenido web 5. Hacer clic en Seleccionar contenido web. Figura 54. Opción de seleccionar contenido web 6. En la ventana emergente buscar la página del histórico de noticias creada, hacer clic sobre el nombre y finalmente hacer clic en el botón Guardar ubicado en la parte inferior de la ventana. Página 43 de 102

44 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 55. Seleccionar contenido web del histórico de noticias 7. La página debe ser similar a la siguiente imagen (de acuerdo al contenido del histórico), donde la parte izquierda contiene el histórico y la derecha está vacía. Figura 56. Histórico de noticias incluido 8. Arrastrar nuevamente un visor de contenido web, pero esta vez a la columna de la derecha. 9. Hacer clic en la opción Añadir. Página 44 de 102

45 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 57. Opción añadir contenido web 10. Hacer clic en el botón Seleccionar. Figura 58. Botón seleccionar estructura 11. Seleccionar la estructura Detalle de la noticia. Página 45 de 102

46 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 59. Seleccionar la estructura del detalle de la noticia 12. Ingresar el título y el contenido del detalle de la noticia. Figura 60. Ingresar el detalle de la noticia Página 46 de 102

47 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA 13. Para incluir imágenes en la noticia, hacer clic en el botón Imagen del editor de contenido. Figura 61. Botón para incluir imágenes 14. En la ventana emergente hacer clic en el botón Ver Servidor. Página 47 de 102

48 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 62. Propiedades de la imagen 15. En la nueva ventana emergente hacer clic en la carpeta con el nombre Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Figura 63. Carpetas del servidor 16. Hacer clic en la carpeta Imágenes-noticias. Si no existe debe crearla haciendo clic en el botón Create New Folder ubicado en la parte inferior de la ventana. Página 48 de 102

49 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 64. Carpeta del servidor 17. Seleccionar la imagen de su computador haciendo clic en el botón Examinar y una vez seleccionado hacer clic en el botón Upload para subirla al servidor. Figura 65. Botones examinar y upload de imágenes 18. Una vez cargada la imagen, su nombre aparecerá en la lista de archivos. Figura 66. Imágenes subidas al servidor Página 49 de 102

50 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 19. Hacer clic sobre el nombre de la imagen y validar que la ventana emergente se muestre correctamente. Figura 67. Imagen seleccionada 20. Hacer clic en el botón Aceptar para que se muestre en el editor de texto. 21. Finalmente hacer clic en el botón Publicar. Página 50 de 102

51 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 68. Detalle de la noticia publicado Página del histórico de las noticias Esta página contiene el historial de noticias del año y está ubicada en la parte izquierda del detalle de la noticia. Página 51 de 102

52 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 69. Histórico de noticias Crear el histórico de noticias por primera vez 1. Hacer clic en el menú Administración Contenido 2. Hacer clic en la opción Contenido Web del panel izquierdo. 3. Crear un contenido web básico haciendo clic en la opción del menú Añadir. Figura 70. Crear contenido web básico 4. Diligenciar el formulario visualizado, ingresando en Título el nombre con el que se va a reconocer la página del histórico. En el campo Contenido, el cual muestra un editor de texto, hacer clic en el botón Fuente HTML y copiar todo el texto del archivo CodigoHTMLHistoricoDetalleNoticias.txt (carpeta Páginas). Página 52 de 102

53 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 71. Formulario de contenido web básico en modo html 5. Hacer nuevamente clic en el botón Fuente HTML para visualizar de forma amigable el contenido cargado. Figura 72. Formulario de contenido web básico en modo diseño Por defecto tiene tres noticias de prueba para el mes de enero, las cuales sirven de guía para nuevas noticias. Página 53 de 102

54 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 6. Editar las noticias por defecto y hacer clic en el botón Publicar. Editar el histórico de noticias 1. En la opción de Contenido Web de Liferay se debe hacer clic sobre el nombre de la página del histórico de noticias. Una vez allí, el sistema visualiza el formulario de contenido web básico en modo diseño. 2. Si va a modificar el nombre de la noticia o eliminarla, basta con realizar dicho procedimiento en el editor, en un procedimiento similar a cualquier editor de texto. 3. Si va a modificar la URL de una noticia existente, hacer clic en el botón de edición de vínculos, modificar el campo URL de la ventana emergente y hacer clic en el botón Aceptar. Figura 73. Modificar vínculo existente Tenga en cuenta que el campo URL debe tener el formato: [dominio o IP del servidor][:puerto]/noticias/[nombre de la página] 4. Finalmente, cualquiera que sea la modificación, hacer clic en el botón Publicar. Crear noticias en el histórico 1. Si va a incluir una nueva noticia (en cualquier mes), debe ingresar el nombre de la noticia en la viñeta correspondiente. Si no existe la viñeta, debe dar enter en la Página 54 de 102

55 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA noticia anterior para que se muestre una nueva viñeta (similar a cualquier editor de texto). Figura 74. Crear noticia en el histórico 2. Hacer clic en el botón de vínculos, ingresar la URL en el campo URL de la ventana emergente y hacer clic en el botón Aceptar. Página 55 de 102

56 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 75. Crear vínculo 3. Finalmente hacer clic en el botón Publicar. Crear noticias en la página principal por primera vez 1. Crear el contenido web seleccionando la estructura y plantilla creadas para las noticias. Figura 76. Contenido web de la noticia 2. Ingresar los valores de la plantilla, los cuales corresponden a cada uno de los ítems visualizados en la noticia. El valor ingresado en el campo página debe corresponder al nombre de la página creada para mostrar el detalle de la noticia. Recuerde: o IP del servidor][:puerto]/noticias/[nombre de la página] Página 56 de 102

57 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 77. Valores de la noticia 3. Para agregar otra noticia presionar en el símbolo más (+) que aparece en la esquina superior derecha del campo identificador y llenar la información de los campos visualizados. 4. Hacer clic en el botón Publicar. 5. Cargar la página principal del portal, para esto, salir de la opción de administración haciendo clic en la flecha ubicada en la esquina superior izquierda. 6. Hacer clic sobre la opción Inicio del menú para ubicarse en la página principal. 7. Cargar el contenido web creado para las noticias, ubicándolo en la parte inferior izquierda (bajo el banner) de la pantalla. Página 57 de 102

58 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 78. Noticias cargadas correctamente en la página principal Editar y eliminar noticias de la página principal 1. Para editar la información de la noticia, abrir el contenido web y modificar la información visualizada. Si desea eliminar un ítem específico, hacer clic en el ícono menos (-), ubicado en la esquina superior derecha del campo NoticiaDAFP. Figura 79. Eliminar noticia Página 58 de 102

59 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA 3.5 ADMINISTRAR EL CALENDARIO Añadir evento 1. Hacer clic en el botón Añadir evento Figura 80. Botón añadir evento 2. En la ventana emergente, diligenciar el formulario con los datos requeridos. Figura 81. Formulario de registro de evento Página 59 de 102

60 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Nombre del evento Fecha de inicio: Por defecto carga el día actual pero puede ser modificada a cualquier fecha haciendo clic sobre la caja de texto. Figura 82. Cambiar fecha de inicio También se puede modificar la hora inicial del evento al hacer clic sobre la hora como se muestra a continuación. Fecha final: Por defecto carga el día actual del mes pero puede ser modificada de la misma manera que la fecha de inicio. Todo el día: Oculta las horas inicial y final del evento al seleccionarlo para que el evento dure todo el día como se muestra a continuación. Repetir: Al seleccionarlo se despliega la siguiente interfaz: Figura 83. Interfaz repetir evento Desde esta interfaz se selecciona los parámetros de configuración de repetir el evento: Página 60 de 102

61 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA - Se repite: Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente - Repetir cada: Cada cuanto se va a repetir el evento - Termina: Ninguna fecha final, Después de alguna ocurrencia, o un día específico. Al seleccionar semanalmente se despliega la opción Repetir el en la cual se puede seleccionar que días de la semana se quiere repetir el evento. Descripción del evento: En este editor se puede ingresar la descripción del evento, con imágenes y enlaces. Siguiendo con el formulario principal: Detalles: Se visualiza la siguiente interfaz: Figura 84. Detalles del evento Aquí se definen los detalles del evento, se selecciona el calendario a mostrar, la ubicación y permisos de quienes pueden ver el calendario. Invitaciones: Se visualiza la interfaz para invitar a personas, grupos, etc. al evento: Página 61 de 102

62 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 85. Invitar personas al evento Recordatorios: Los recordatorios del evento definen cada cuanto envíar recordatorios por . Clasificación: Categoría en la cual etiquetar el evento. Contenidos relacionados: Contenido en el cual relacionar el evento: entradas de blog, eventos de calendario, documento. 3. Editar los permisos del evento: Por defecto al crear un evento se cargan las listas desplegables y con el calendario del usuario en sesión y visible por el usuario en sesión. En esta versión de Liferay se maneja como calendario personal por defecto, en donde cada usuario puede crear sus propios eventos y solo él los puede ver. Pero el Superadministrador puede crear eventos en calendarios de cualquier usuario. Para que todos los usuarios registrados en el portal puedan ver y consultar los eventos, es necesario modificar la opción de la lista desplegable Calendario a DAFP: Y cambiar la opción de Visible por a Miembros del sitio web. Página 62 de 102

63 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA 4. Hacer clic en el botón Guardar. Editar ver y eliminar evento 1. Hacer clic sobre el evento para visualizar una ventana emergente con la información de éste. Figura 86. Información del evento 2. Hacer clic en el botón Editar y diligenciar el formulario visualizado, el cual es el mismo utilizado para la creación. 3. Para ver los detalles del evento, hacer clic en el botón Ver detalles. 4. Para eliminar el evento, hacer clic en el botón Eliminar. 3.6 ADMINISTRAR EL MODELO INTEGRADO Crear por primera vez las páginas 1. Crear el contenido web de cada una de las subpáginas creadas durante la configuración e instalación. Para esto, hacer clic en la opción del menú Descripción del Modelo y acceder a cada una de las páginas secundarias de éste. 2. Ubicado en la página seleccionada, la cual debe mostrarse en blanco (aún no se ha añadido el contenido), hacer clic en el botón añadir y a continuación arrastrar un Visor de contenido web a la página. 3. Hacer clic en añadir. Página 63 de 102

64 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 87. Añadir contenido web 4. En el formulario visualizado escoger la estructura y plantilla creadas para el modelo integrado. 5. En título, colocar el título de la página y en el editor de texto hacer clic en la casilla Fuente Html. 6. Copiar y pegar el contenido de cada una de las páginas secundarias, el cual se encuentra en la carpeta Páginas/Páginas secundarias Modelo Integrado, organizado internamente por cada una de las opciones del modelo integrado. Figura 88. Copiar y pegar el contenido de la página secundaria 7. Hacer clic en el botón Publicar. Realizar este procedimiento con cada una de las páginas secundarias. Página 64 de 102

65 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Editar las páginas 1. Ingresar a la página a modificar y hacer clic en la opción editar. Figura 89. Modificar página 2. Modificar el contenido en el editor HTML. Figura 90. Editor HTML Página 65 de 102

66 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO No se recomienda utilizar este editor para páginas con estilos, comportamientos y gráficas complejas. Lo recomendable es utilizar un editor externo y una vez se tenga la página hecha, copiar el código HTML y pegarlo en este editor. Nota: El contenido de los links debe ser creado dentro de la liferay como páginas públicas para cada una de los enlaces dentro del modelo. La URL amigable de cada página pública creada debe coincidir con los enlaces dentro del modelo. 3.7 ADMINISTRAR EL MENÚ LATERAL DE NORMATIVIDAD Y PLANES Crear y editar menús laterales La página de normatividad y planes contiene un menú lateral, el cual es administrable. 1. Ingresar a Administración Contenido Figura 91. Opción de administración de contenido 2. Se visualiza una página la cual muestra en el panel izquierdo la lista de los porlets de administración asociados al portal y en la parte central el listado de menú registrados en el sistema actualmente. Página 66 de 102

67 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 92. Opción administrar menú lateral 3. Hacer clic en el botón Nuevo. Figura 93. Nuevo menú lateral 4. Se visualiza la página de registro, en donde se indica con asterisco (*) los campos obligatorios. Página 67 de 102

68 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 94. Formulario de registro de menú lateral 5. El formulario contiene los siguientes campos: Módulo: Contiene los ítems Documentos de Interés y Planes, para indicar a que opción pertenece el menú que se registra. Nombre: nombre que se le da al ítem del menú. Descripción: descripción del menú. Menú Padre: esta opción permite asociar un menú de nivel superior al menú que se está creando. Al hacer clic en el botón (Seleccionar) se despliega una ventana emergente para seleccionar el menú superior o padre a asociar al menú que se está creando. El sistema valida que primero haya seleccionado el módulo. Con el icono se elimina la relación. Página 68 de 102

69 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 95. Ventana de menús padres 6. Seleccionar el menú haciendo clic sobre el icono. 7. Hacer clic en el botón Guardar. En caso de no realizar la creación del menú puede retroceder a la anterior página haciendo clic en el icono. Para editar un menú hacer clic cobre el botón Editar ( ). Se despliega una ventana con la información del menú seleccionado en el mismo formulario del de creación de menús. Eliminar menús laterales 1. Para eliminar un menú hacer clic en el ícono Eliminar ( ). 2. Se visualiza una ventana de confirmación para eliminar el registro. Página 69 de 102

70 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 96. Confirmación de eliminación de menú 3. Para confirmar hacer clic en el botón Aceptar. El sistema muestra el resultado de la ejecución en un mensaje. Figura 97. Eliminación exitosa de menú Búsqueda de un menú específico Se pueden realizar búsquedas rápidas digitando el nombre completo o parte de éste. Dependiendo del número de resultados, se visualiza un paginador con el que se puede navegar sobre la lista. Página 70 de 102

71 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 98. Ventana emergente de búsqueda de menú Para consultar nuevamente todos los menús hacer clic en el ícono listar todos. 3.8 ADMINISTRAR DOCUMENTOS DE INTERÉS 1. Ingresar a Administración Contenido 2. Seleccionar la opción Documentos de Interés del panel izquierdo. Figura 99. Opción documentos de interés Página 71 de 102

72 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 3. Para registrar un documento hacer clic cobre el botón Nuevo ( ) e inmediatamente el sistema despliega la ventana de registro. Esta interfaz tiene dos secciones: Datos Básicos: Esta sección corresponde a los datos del documento; título, descripción y el archivo o documento pdf a adjuntar. Listado de Menús Laterales: Corresponden a los menús laterales a los cuales se les asocia los datos básicos del documento a registrar. Figura 100. Registrar documentos de interés La sección de documentos básicos contiene los siguientes campos: Tab: Corresponde a la pestaña que se encontraba seleccionada al momento de iniciar el registro del documento. Título: Contiene el título del documento. Descripción: descripción del documento. 4. Hacer clic en el botón Examinar del formulario para seleccionar el documento pdf. Página 72 de 102

73 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 101. Botón Examinar Al hacer clic en el botón Abrir de la ventana visualizada, se adjunta el documento. Figura 102. Documento adjuntado Para quitar el documento debe hacer clic en el ícono ( Cambiar ícono). 5. En la sección del listado de menús laterales, el usuario puede seleccionar los menús a asociar al documento. Para ello, hacer clic en el botón Agregar ( ). Se despliega una ventana emergente con el listado de menús a seleccionar. Página 73 de 102

74 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 103. Buscar menús 6. Para seleccionar el menú hacer clic en el icono. Una vez seleccionados los menús, hacer clic en el ícono de la equis (X) ubicada en la esquina superior derecha de esta ventana. También es posible realizar búsquedas rápidas digitando parte o la palabra completa del nombre del menú a consultar. Además contiene un paginador con el que se puede navegar sobre la lista. 7. Por último al seleccionar todos los campos del formulario se debe hacer clic en el botón Guardar y el portal retorna a la página de menús laterales creados, mostrando un mensaje de registro. Figura 104. Registro de documento exitoso Para editar un documento hacer clic en el botón Editar ( ), en ese momento se despliega una ventana con la información de documento seleccionado y la posibilidad de editar los datos registrados. El proceso de edición es el mismo que el de creación de documentos. Página 74 de 102

75 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Para eliminar un documento hacer clic en el botón Eliminar ( ). 3.9 ADMINISTRAR PLANES 1. Acceder a Administración - Contenido Figura 105. Opción de administración de contenido 2. Hacer clic en la opción Administrar Planes del panel izquierdo. Figura 106. Opción de administración planes 3. Se visualiza la página de administración de entidades, la cual contiene la lista de planes creados actualmente. Página 75 de 102

76 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 107. Administración de entidades 4. Para registrar una entidad hacer clic sobre el botón Nuevo ( ), el cual despliega la ventana de registro. Esta interfaz tiene dos campos: Nombre: Corresponde al nombre que se le da a la entidad del plan. Menú: se refiere al menú al cual se le asociará la entidad a crear. Figura 108. Registrar entidades 5. Para seleccionar el menú lateral hacer clic en el icono. Página 76 de 102

77 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 109. Seleccionar menú lateral 6. Hacer clic en el icono para seleccionar el menú requerido. 7. Hacer clic en el botón Guardar para registrar la entidad. En caso de no realizar el registro de la entidad se puede retroceder a la página anterior con el icono. Para editar una entidad se debe hacer clic en el botón Editar ( ) y se despliega una ventana con la información de plan seleccionado y la posibilidad de editar los datos registrados. El proceso de edición es el mismo al de creación de planes. Para eliminar una entidad hacer clic en el ícono Eliminar ( ). El procedimiento de búsqueda es similar al expuesto en administrar normatividad. Vínculos de la Entidad Esta opción hace referencia a los vínculos asociados a una entidad del plan. Esta administración permite crear, eliminar, editar y consultar vínculos de entidades de plan. 1. Para acceder al registro de un vínculo hacer clic sobre el icono de algún registro de la lista de planes. Página 77 de 102

78 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 2. Se visualiza una ventana con el listado de vínculos asociados a la entidad del plan. Figura 110. Lista de vínculos asociados a la entidad 3. Para registrar un nuevo vínculo hacer clic cobre el botón ícono ( ) e inmediatamente se despliega la ventana de registro. Figura 111. Formulario de registro de vínculo de entidad El formulario contiene los siguientes campos: Título: título o nombre del vínculo a mostrar para la lista de links. URL Plan Estratégico Institucional: URL o link del plan estratégico institucional de la entidad. URL Plan de Acción Anual: URL o link del plan de acción anual de la entidad. URL Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: URL o link del plan de anticorrupción y de atención al ciudadano de la entidad. Página 78 de 102

79 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA URL Mapa de Riesgos de Corrupción: URL o link del mapa de riesgos de corrupción de la entidad. URL Plan Anual de Adquisiciones: URL o link del plan anual de adquisiciones de la entidad. 3. Hacer clic en el botón Guardar. Para editar vínculos hacer clic cobre el botón Editar ( ) y se despliega una ventana con la información de los vínculos del registro seleccionado y la posibilidad de editar los datos registrados. El proceso de edición es el mismo que el de registro de vínculos. Para eliminar vínculos hacer clic cobre el botón Eliminar ( Eliminar de la ventana de confirmación. ) y hacer clic en el botón El procedimiento de buscar vínculos es similar a los procedimientos de búsquedas descritos anteriormente ADMINISTRAR EL MATERIAL DE APOYO: VIDEOS, DOCUMENTOS Y MANUALES El procedimiento descrito a continuación es el mismo tanto para videos, documentos y manuales. Página 79 de 102

80 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Registrar material de apoyo 1. Para registrar un nuevo material de apoyo se debe hacer clic en el botón Agregar. Figura 112. Botón agregar documento de apoyo 2. Diligenciar el formulario visualizado en una ventana emergente. Figura 113. Formulario de registro de documento de apoyo El formulario contiene los siguientes campos: Título: Nombre del documento Categoría: Lista de categorías del documento Descripción: resumen sucinto del contenido del documento 3. Hacer clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo, el cual posee unos filtros de acuerdo al tipo de material de apoyo y archivo permitido. Página 80 de 102

81 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 114. Seleccionar documento 4. Al hacer clic en el botón Abrir de la ventana visualizada, se adjunta el documento. Figura 115. Archivo adjunto Para quitar el archivo se debe hacer clic en el ícono ( Cambiar ícono). 5. Hacer clic en el botón Publicar y verificar que el material se encuentra en la lista de material de la página. Figura 116. Material registradocorrectamente Página 81 de 102

82 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Editar y eliminar material de apoyo 1. Para editar el material de apoyo, seleccionar el ítem requerido haciendo clic en el cuadro de chequeo de la parte izquierda del material de apoyo y posteriormente hacer clic en el botón Editar. Se visualiza el formulario con los datos almacenados y se procede de la misma forma para la creación de material de apoyo. 2. Para eliminar un ítem, seleccionar el(los) material (les) requeridos y hacer clic en el botón Borrar. El sistema visualiza una ventana de confirmación. Figura 117. Confirmar borrado de material de apoyo 3.11 PREGUNTAS FRECUENTES Crear preguntas frecuente por primera vez 1. Crear el contenido web seleccionando la estructura y plantilla creadas anteriormente. Figura 118. Contenido web de las preguntas frecuentes 2. Ingresar los valores de la plantilla, los cuales corresponden a cada uno de los ítems visualizados en la pregunta. Página 82 de 102

83 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 119. Valores de la noticia El primer campo identificador es el utilizado para colocar el título de la página Preguntas Frecuentes. Los otros campos de identificador pueden estar vacíos. Si requiere agregar otra pregunta presionar en el símbolo más(+) que aparece en la esquina superior derecha del campo identificador y llenar la información de los campos desplegados. 3. Hacer clic en el botón Publicar. 4. Cargar la página principal del portal, haciendo clic en la flecha ubicada en la esquina superior izquierda. 5. Hacer clic sobre la opción Preguntas Frecuentes del menú para ubicarnos en la página correspondiente. 6. Cargar el contenido web creado para las preguntas frecuentes, ubicándolo en la parte central de la pantalla. Página 83 de 102

84 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 120. Preguntas cargadas correctamente Crear, editar y eliminar preguntas frecuentes Existen varias formas de ingresar a modificar las preguntas frecuentes y serán descritas a continuación. Primero que todo se debe tener en cuenta que para realizar cualquier acción sobre las preguntas frecuentes es necesario estar autenticado en el portal. Opción 1: En la administración del sitio ubicar el contenido web asociado a las preguntas frecuentes. Figura 121. Administración de Contenido Web Opción 2: Ingresar a la opción de preguntas frecuentes ubicada en el menú principal del portal, seleccionar la opción de Editar del contenido web, ubicada en la parte inferior de las preguntas frecuentes. Página 84 de 102

85 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 122. Selección de editar del Contenido Web Luego: 1. Para crear una nueva pregunta, abrir el contenido web creado para las preguntas, hacer clic en el ícono más, ubicado en la esquina superior derecha del campo preguntas y agregar la información de la nueva pregunta. Figura 123. Crear pregunta 2. Para editar la información de la pregunta, abrir el contenido web creado para las preguntas y modificar la información visualizada de la misma forma como se explicó el registro por primera vez. 3. Si desea eliminar una pregunta específica, abrir el contenido web creado para las preguntas y hacer clic en el ícono menos, ubicado en la esquina superior derecha del campo preguntas. Figura 124. Eliminar pregunta 3.12 ADMINISTRAR EL CHAT Para que el chat funcione correctamente es necesario que se configure la lista de amigos, los cuales son los que finalmente pueden chatear con el administrador del sistema. Configuración de amigos Página 85 de 102

86 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 1. Para asociar los amigos o usuarios que tengan permisos para chatear con el administrador del sistema, ingresar a Administración Contenido. Figura 125. Opción administración - contenido 2. Hacer clic en Administrar Amigos, del panel de opciones izquierdo en el grupo de opciones Contenido. Figura 126. Opción administrar amigos 3. Si visualiza la interfaz de la administración de amigos, la cual muestra inicialmente la información de los usuarios del sistema que no están en la lista de amigos del administrador. Página 86 de 102

87 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 127. Interfaz de administrar amigos 4. Para agregar un usuario a la lista de amigos seleccionar el icono mostrado en la siguiente imagen. Figura 128. Agregar amigo 5. Se mostrar una ventana de confirmación y se dará clic en el botón de Aceptar. Página 87 de 102

88 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 129. Confirmar amigo 6. Una vez agregado el amigo, la información del usuario se carga en la pestaña de los amigos del usuario. Figura 130. Amigos del usuario administrador 7. Para eliminar amigos, en la interfaz del punto anterior se debe hacer clic en el ícono ubicado al final de la fila. Figura 131. Eliminar amigo Página 88 de 102

89 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA 8. Validar el funcionamiento del chat. Figura 132. Chat instalado y configurado correctamente 9. Establecer una conversación con un amigo. Figura 133. Pantalla de chat 3.13 CONFIGURAR EL CONTADOR DE VISITAS Para administrar la configuración del contador de visitas se deben usar campos personalizados, los cuales van a ser recibidos por el contador como parámetros para actualizar su estado. Definir los valores de los campos personalizados 1. Una vez el usuario ha ingresado al sistema con sus credenciales, puede revisar los campos personalizados entrando al menú de administración Configuración Página 89 de 102

90 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 134. Ingreso al menú de configuración de Liferay 2. Cuando la configuración se ha desplegado, el usuario debe dirigirse hacia Ajustes de Sitio, y luego, a Campos personalizados Figura 135. Ingreso a los Ajustes del sitio en el menú de configuración Figura 136. Ingreso a los campos personalizados en el menú de configuración 3. La lista de campos personalizados es presentada cargada, se puede ver que en este caso, la longitud del contador está definida en seis dígitos y el método del contador es el de visitante exclusivo. Contadorlongitud: Este campo define cuántos dígitos van a ser usados para presentar el contador. Puede ser llenado por valores que van del 1 al 9. Página 90 de 102

91 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Contadormetodo: Este campo define si el contador de visitas va a tomar en cuenta todas las veces que la página es abierta, o si por el contrario va a tomar en cuenta sólo las veces que un nuevo visitante abre la página. Es importante recordar que este campo sólo puede tomar dos valores: -ip: Si el usuario desea que el contador aumente cada vez que la página sea visitada por un usuario diferente -page: Si el usuario desea que el contador aumente cada vez que la página sea visitada, sin importar si el visitante ya había abierto la página NOTA: Si el usuario está autenticado en el sistema, también puede entrar a esta pantalla haciendo clic en el contador de visitas, y una vez ahí, se recomienda hacer cambios exclusivamente en los dos campos mencionados en este manual: Figura 137. Ingreso a la configuración del contador de visitas Figura 138. Campos personalizados pertenecientes a la configuración del contador de visitas Página 91 de 102

92 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 4. A continuación, se debe revisar la creación de los campos personalizados y otorgar los permisos necesarios. Con este fin, ingresamos a Administración Panel de control Configuración - Campos personalizados. Figura 139. Campos personalizados en el panel de control 5. Hacer clic en la opción editar de Sitios Web Figura 140. Opción Sitios web en campos personalizados 6. Revisar que existan los campos personalizados creados, y para cada uno de ellos hacer clic en el botón Acciones y seleccionar la opción permisos. Chequear el cuadro de selección ubicado en la columna Ver, para los roles que queremos que conceder permisos. Página 92 de 102

93 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 141. Ingreso a la configuración de permisos de un campo personalizado Figura 142. Permisos de campo personalizado 3.14 CONFIGURAR LA URL DE FACEBOOK Y TWITTER Para administrar la configuración de las urls de las redes sociales de Facebook y Twitter se deben usar campos personalizados, los cuales van a tener almacenados las urls de cada una de estas redes sociales. Definir los valores de los campos personalizados 1. Una vez el usuario ha ingresado al sistema con sus credenciales, puede revisar los campos personalizados entrando al menú de administración Configuración Figura 143. Ingreso al menú de configuración de Liferay Página 93 de 102

94 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO 2. Cuando la configuración se ha desplegado, el usuario debe dirigirse hacia Ajustes de Sitio, y luego, a Campos personalizados Figura 144. Ingreso a los Ajustes del sitio en el menú de configuración Figura 145. Ingreso a los campos personalizados en el menú de configuración 3. La lista de campos personalizados es presentada cargada, se puede ver que en este caso, la url de facebook está definida con y la url de twitter está definida como Página 94 de 102

95 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 146. Campos personalizados pertenecientes a la configuración de las urls de las redes sociales 4. A continuación, se debe revisar la creación de los campos personalizados y otorgar los permisos necesarios. Con este fin, ingresamos a Administración Panel de control Configuración - Campos personalizados. Figura 147. Campos personalizados en el panel de control 5. Hacer clic en la opción editar de Sitios Web Página 95 de 102

96 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 148. Opción Sitios web en campos personalizados 6. Revisar que existan los campos personalizados creados, y para cada uno de ellos hacer clic en el botón Acciones y seleccionar la opción permisos. Chequear el cuadro de selección ubicado en la columna Ver, para los roles que queremos que conceder permisos. Figura 149. Ingreso a la configuración de permisos de un campo personalizado Figura 150. Permisos de campo personalizado Página 96 de 102

97 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA 3.15 CONFIGURAR LA PLANTILLA DE ATENCIÓN AL USUARIO Para administrar la configuración de la plantilla de Atención al Usuario que se encuentra en la sección de Contáctenos del menú principal se deben seguir los siguientes pasos. 1. Una vez el usuario ha ingresado al sistema con sus credenciales, debe entrar al menú de administración Contenido. Figura 151. Ingreso al menú de contenido de Liferay 2. Cuando la sección de contenido se ha desplegado, el usuario debe dirigirse hacia Contenido Web. Figura 152. Ingreso a los contenidos web en el menú de contenido 3. En la parte superior del menú de contenido web, seleccionar la opción de Administrar y dar clic en Plantillas. Página 97 de 102

98 MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Figura 153. Administración de plantillas en el contenido web 4. A continuación, se debe buscar la plantilla asociada a la Atención al ciudadano y selección Editar. Figura 154. Administración de plantillas 5. En la pantalla de editar plantilla, buscar la sección de Script y modificar el contenido HTML de la Atención del Usuario con la información que se desea actualizar. (Tener en cuenta que esta plantilla utiliza código HTML para una mejor visualización) Página 98 de 102

99 SOLUCIONES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DIRECCIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Figura 155. Información de Atención al Usuario para realizar la modificación 6. Dar clic en el botón de Guardar Figura 156. Guardar información modificada Figura 157. Mensaje de éxito Página 99 de 102

100 3.16 VERIFICACIÓN DE INSTALACIÓN DE TEMA MANUAL DE USO Y OPERACIÓN HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Para realizar la validación de la instalación del tema para liferay del DAFP se deben realizar los siguientes pasos: 1. Una vez el usuario ha ingresado al sistema con sus credenciales, debe entrar al menú de administración Páginas. Figura 158. Ingreso al menú de páginas de Liferay 2. En la sección de Páginas del sitio web, ubicarse en las páginas públicas. En esta pantalla se podrá apreciar el Tema Actual seleccionado para el Portal. Este tema debe ser DAFP. Figura 159. Tema seleccionado para el Portal Página 100 de 102