REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL VAUPES MUNICIPIO DE TARAIRA CONTROL INTERNO NIT

Transcripción

1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE LEY 1474 de 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: NAZLY HUERTAS RIVERA Periodo evaluado: Noviembre a Febrero de 2015 Fecha de elaboración: 09 de Marzo de 2015 Subsistema de Control Estratégico Es importante la definición y priorización para algunos métodos, como el servicio y atención en los diferentes puestos de trabajo con una orientación inherente al cargo desempeñado por cada funcionario con el fin de mejorar los métodos y funciones en el clima laboral. Se debe redefinir toda la estructura organizacional de la entidad en aras de tener claridad de su andamiaje y responsabilidades respectivas. Es de suma importancia la implementación de las pausas activas, para los funcionarios de la alcaldía de Taraira, puesto que ayuda y mejora el desarrollo de las actividades y ayuda para la salud. En el área de bienestar Institucional se debería tener en cuenta actividades donde se involucre la motivación personal y el compañerismo entre los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Taraira. Por parte del personal de la Entidad, se evidencian deficiencias organizativas, puesto que se requiere mayor atención a los mecanismos de control, la actividad de supervisión se acumula, ocasionando traumatismos en el seguimiento contractual que realizan los supervisores. Se dio cumplimiento al proceso de capacitaciones en la vigencia 2014 y fortaleciendo los conocimientos de los funcionarios de la administración municipal y también a la comunidad en general en diferentes áreas.

2 Tales como la segunda fase de archivo y la implementación de las tablas de retención documental en la que se está en el proceso de la implementación de la ventanilla única, la cual recepciona toda la correspondencia y es un avance para la administración la ejecución de los diferentes procedimientos. La ilustración del concejo municipal de gestión del riesgo, capacito a los funcionarios de la administración en el Plan de Contingencia, para que en un caso fortuito o de desastre se tomen las medidas de prevención, y se actúe de manera oportuna. Así mismo, los diferentes funcionarios de la entidad y personas de la comunidad, han logrado acceder a procesos de capacitación y asistencia con las diferentes entidades estatales y departamentales como el convenio con el SENA, se llevaron a cabo procesos de capacitación; tales como la capacitación de potabilización de agua y manejos de equipos de laboratorio y el FIC. Subsistema de Control de Gestión Se requiere hacer énfasis en la aplicación de controles y su uso en virtud de mejorar la ejecución de las actividades administrativas. La respectiva sensibilización en lo concerniente a las relaciones interpersonales, ética y valores y mecanismos de comunicación e interacción con los usuarios, con el claro propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el plan anticorrupción y de atención al ciudadano cuyo porcentaje de cumplimiento se calcula en un 65%, ya que se dificulta solucionar situaciones y la demora en los procesos administrativos. El área de almacén es importante implementar técnicas en los que se lleve un mejor control del inventario y crear unos formatos para cada proceso y gestionar los informes requeridos que

3 den cuenta clara del balance real de esta dependencia, con el propósito de no generar inconsistencias que repercutan directamente y de manera negativa en los procesos contables y financieros. Los funcionarios de la administración en algunos métodos administrativos es importante que reciba el apoyo adecuado, porque se hace que los procesos se retrasen, ya que la falta de personal hace que un funcionario maneje varios cargos y responsabilidades al mismo tiempo. Se está realizando la gestión para hacer los ajustes del nuevo MECI, de acuerdo a la exigencia del decreto 943 de 2014, por medio del cual establece la participación de entidades y organismos del ente municipal, para su debida implementación. Se esta implementando las tablas de retención documental, y la ventanilla unica, lo cual mejora el manejo de la diferente correspondencia y documentación tanto interna como externa, asi mismo el manejo adecuado del archivo y lo concerniente a el. La implementación de nuevas tecnologias nos permite avanzar de manera continua ya que su ejecución es de vital importancia en la entidad. Actualmente la administración, con apoyo de la ESAP, realizo el proceso de modernización de la restructuración con la planta de personal de acuerdo a las recomendaciones hechas por la Entidad, redefiniendo el manual de funciones, en los decretos 047 Y 048 del 24 de Noviembre de 2014, adopción de planta de personal, estructura y escala salarial y de viáticos, en la cual se implementó. Subsistema de Control de Evaluación Con el proceso de las auditorias realizado se midió las diferentes falencias que tienen las diferentes dependencias, de acuerdo a los hallazgos encontrados, se ha corregido las falencias, con esto se ayudan a mejorar el desempeño, y a corregir a tiempo los errores.

4 Los diferentes procesos son un poco demorados ya que hay dificultad en tiempo y forma, por parte de la oficina de control interno administrativo, para realizar los seguimientos a los planes de mejoramiento suscritos con las entidades de control de acuerdo a los tiempos establecidos y anexando el mayor número de soportes que evidencien su cumplimiento. Mayor atención y cumplimiento por parte de las dependencias con relación a los planes de mejoramiento suscritos y sus respectivas actividades. En el transcurso de la vigencia se puede evidenciar avances en el plan de desarrollo en el cumplimiento de las metas, de forma satisfactoria. En el seguimiento al plan de mejoramiento de la vigencia 2013, se hicieron los ajustes pertinentes encontrados por la Contraloría Departamental, en la subsanación de los hallazgos y de manera que se logró con el 100% del cumplimiento, después de un seguimiento arduo, con el fin de reflejar sus resultados con los ajustes hechos. Evaluación de desempeño integral realizado por el Departamento Nacional de Planeación se evidencia que dentro de los mejores resultados departamentales del Vaupés, se está en un nivel medio, con un porcentaje de 66.8 %, este resultado nos arroja un avance claro del cumplimiento del plan de desarrollo, por el estudio realizado por el DNP. El Sistema de Control Interno de la alcaldía municipal de Taraira se mantiene estable, está en el proceso de implementación del MECI, de acuerdo al decreto 943 de 2014, ya va en su primera etapa, se está adaptando y sensibilizando los diferentes funcionarios de la administración, con el fin de adaptarlo en su totalidad. Se está realizando control adecuado de las diferentes actividades establecidas y realizando los requerimientos pertinentes, seguimiento a los diferentes procesos dando cumplimiento a los diferentes entes de control. Estado General de Sistema de Control Interno La oficina de Control Interno, apoya continuamente a la administración en el desarrollo adecuado de sus funciones, dando cumplimiento dentro de los términos establecidos y cada vez avanza en la gestión de manera que se ha plasmado en diferentes encuestas publicadas por el DNP, se evidencia la eficiencia y eficacia en la que se optimiza los recursos y manejo

5 administrativo. Se esta exigiendo a los funcionarios los requerimientos que nos exige la ley en lo concerniente a informes y actualización de diferente información y pendiente del buen funcionamiento en la administración insistiendo de forma continua en los diferentes procesos. Recomendaciones Como principales recomendaciones la oficina de Control Interno en virtud del proceso de estandarización, referencia lo siguiente: Hacer mayor énfasis en los mecanismos de control preventivo y seguimiento. Es importante que la administración termine el proceso de implementación del MECI, que establece la normatividad en el decreto 943 de Todos los funcionarios deben respetar y velar por el cumplimiento de sus actividades de acuerdo a los parámetros definidos en la caracterización de procesos y procedimientos. Atender las sugerencias hechas en las auditorías internas realizadas con el fin de mejorar los diferentes manejos administrativos encaminados al desarrollo organizacional de la entidad. NAZLY HUERTAS RIVERA Jefe de Control Interno controlinterno@taraira-vaupes.gov.co