Instructivo de uso del. Módulo de Mesa de Entradas del. Sistema de Gestión de Proyectos (SGP)

Transcripción

1 Instructivo de uso del Módulo de Mesa de Entradas del Sistema de Gestión de Proyectos (SGP) Versión 1.1 Mayo/2008 Programa Nacional 700 Escuelas 1

2 Introducción Con el fin mejorar la gestión de los canales de comunicación entre la Unidad Provincial y la Coordinación central se pone en marcha el módulo de MESA DE ENTRADAS. El mismo ordenará y agilizará el envío de información en papel a la oficina de Buenos Aires. Para ello se registrarán en el sistema todos los documentos a ser enviados para que se genere una carátula de envío. La misma permitirá la registración rápida en la entrada a la oficina de la ciudad de Buenos Aires a través del código de barras que figura en ella. Asimismo se podrá hacer el seguimiento de la documentación enviada y realizar búsquedas de documentación enviada. Otro beneficio que ofrece el sistema es la asociación de la documentación en papel enviada a los objetos existentes en el SGP: licitaciones, obras, etc Ingreso al módulo Haciendo click en la zolapa MESA E/S se ingresa. Ingreso al módulo Elevación de nota 2 - Elevación de notas a Una vez en el módulo de MESA E/S se hace click sobre Notas de elevación a UES II y se accede a la pantalla siguiente: Nueva nota En esta instancia se puede realizar una búsqueda de alguna nota ya registrada en el sistema usando los filtros existentes. Más adelante en el instructivo se explica esto en la sección de búsqueda. Para registrar información se debe hacer click en el botón de Nueva Nota. Programa Nacional 700 Escuelas 2

3 3 Generación de nueva Nota Al ingresar dentro del área de carga de Nueva Nota se visualiza el siguiente formulario donde hay que completar los campos que figuran. Dentro de los mismos, y según la Etapa que se elija, se podrán elegir los documentos asociados al envío a realizarse. Otras solapas En el ejemplo vemos los Documentos Asociados a la etapa de Proyecto (en su solapa correspondiente). Aquí habrá que seleccionar la documentación a ser incluida. Cabe destacar que los Documentos Asociados a cada área varían según la etapa seleccionada. Por ejemplo, y a modo comparativo con la imagen anterior, pueden verse en la siguiente imagen los Documentos Asociados si se selecciona la etapa de Certificación. Programa Nacional 700 Escuelas 3

4 Finalmente habrá que hacer las asociaciones correspondientes en la solapa de Vinculado a para vincular a los elementos que correspondan del SGP. Allí se efectúa una búsqueda utilizando la lupa. Luego de encontrar la obra a la cual se van a asociar los elementos se selecciona la misma. En el caso que se estén enviando elementos asociados a la Certificación se va a tener que seleccionar cuáles de ellos como se muestra en la siguiente imagen a modo de ejemplo. Programa Nacional 700 Escuelas 4

5 Cabe aclarar que en el caso que se elija en el campo Etapa la opción Comunicaciones provincia el formulario se modifica de la siguiente manera y las otras solapas quedan desactivadas. Esta opción es para cualquier otro tipo de nota no catalogada dentro de las etapas que maneja el Sistema. Luego se haber completado la información se graba para poder proceder con la impresión de la carátula. Programa Nacional 700 Escuelas 5

6 4 Impresión de carátula Luego de haber grabado la información se llega a un formulario que resume lo cargado y permite generar la carátula en un archivo en formato PDF (para ver con el programa Adobe Acrobat Reader) e imprimir la misma para adjuntar a la documentación remitida a la oficina. La carátula tiene un formato como el que se muestra en la figura siguiente. Pueden verse en ella el resumen de la información cargada y un código de barras que permite el ingreso en la oficina de Buenos Aires. Programa Nacional 700 Escuelas 6

7 5 - Búsqueda de notas En el menú principal, tal como se indicó anteriormente, existe la posibilidad de realizar la búsqueda de una nota según los criterios o filtros que se ofrecen en la imagen. Programa Nacional 700 Escuelas 7

8 Puede verse una ventana emergente al presionar el botón Seleccionar Filtro que permite indicar los tipos de documento a filtrar en la búsqueda. Este tipo de búsqueda permite hacer el seguimiento de la documentación remitida. Ante cualquier consulta no dude en comunicarse con el área de sistemas del Programa: (11) int Programa Nacional 700 Escuelas 8