UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE QUERÉTARO

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1 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: ACTUALIZACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DEL CORPORATIVO Empresa: DANA DE MÉXICO CORPORACIÓN DE S. DE R.L. DE C.V. Memoria como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL Presenta: BALTAZAR ARAUJO ROSA ELENA Asesor de la UTEQ Aseso de la Organización M en C Salvador Medina Hernández Lic. Laura Campos González Santiago de Querétaro, Qro., Abril de 2014

2 RESUMEN Este proyecto se desarrolló en Dana de México Corporación S. de R.L. de C.V., empresa del sector automotriz. El proyecto consiste en actualizar las Descripciones de Puesto que desde hace cinco años no se habían revisado. Esto se hizo necesario puesto que recientemente la empresa ha sufrido una restructuración, además de la necesidad de trabajar en la atracción de talento y en el desarrollo de personal. El desarrollo se llevó en cuatro etapas que son: presentación del proyecto a los gerentes de cada área, presentación de talleres a todo el personal por áreas, revisiones de las descripciones de puesto y liberación de las descripciones por gerentes. Este proyecto ayudo a realizar actividades con un gran número de personas y a desarrollar la capacidad de impartir talleres, así como la gestión de hacer que el proyecto se llevara a cabo. (Palabras clave: actualización, descripción, puestos) 2

3 SUMMARY This project was developed in Dana de Mexico. It is a company in the automotive sector in which I took part directly. The project consisted on updating the job descriptions which had not been reviewed in the last five years. Actually the updating was necessary because the company had undergone some restructuring recently. Furthermore, it is the base to attract talent and to continue with the development plan for the rest of the personnel. The project was done in 4 phases: presentation of the program to managers of the Shared Service Center, presentation of workshops for all of staff involved, follow-up meetings to review progress in the job descriptions, and the release and sending of information to managers in order to get their approval and comments. Working on this project helped to me to develop my leadership skills to organize and teach workshops with a large number of people and manage the resources required to achieve a successful project. 3

4 DEDICATORIAS Todo el esfuerzo y trabajo que conlleva este proyecto lo dedico de manera especial a mi mamá, ella es mi inspiración para salir adelante y para superarme día a día. Ella que en vida fue mi apoyo incondicional y sé que lo seguirá siendo en todo momento. Ella que es mi ejemplo a seguir porque fue mujer luchadora incansable, que nunca se dio por vencida y me enseño que siempre hay que apoyarnos en alguien pero nunca rendirnos, ella que aún en la enfermedad supo dar lo mejor de sí demostrando que siempre hay algo que dar aunque las circunstancias no lo permitan. Mujer incansable, mi vida y mi todo. 4

5 AGRADECIMIENTOS Agradezco primeramente a Dios, por las grandes oportunidades que he tenido a lo largo de mi vida y de mi trayectoria profesional. Agradezco a la empresa Dana de México, por abrirme las puertas para iniciar con pequeños pero firmes pasos en esta nueva etapa de mi vida. Agradezco a mis asesoras en dicha empresa, ellas que dedicaron su tiempo y todo lo que ellas son para compartirme sus grandes conocimientos, por su paciencia, pero sobre todo por su apoyo. Agradezco a mi asesor de la UTEQ por su apoyo incondicional. Agradezco a todas las personas que creyeron en mí especialmente a mis familiares, amigos y conocidos 5

6 ÍNDICE Resumen.. 2 Summary.. 3 Dedicatorias... 4 Agradecimientos... 5 Índice... 6 I. INTRODUCCIÓN... 7 II. ANTECEDENTES... 8 III. JUSTIFICACIÓN IV. OBJETIVOS V. ALCANCE VI. ANÁLISIS DE RIESGOS VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA VIII. PLAN DE ACTIVIDADES IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS X. DESARROLLO DEL PROYECTO XI. RESULTADOS OBTENIDOS XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES XIII. ANEXOS XIV. BIBLIOGRAFÍA 6

7 I. INTRODUCCIÓN Se consideró importante la necesidad de actualizar los puestos del área de servicios compartidos, debido a la reciente restructuración del Corporativo. Esto traerá muchos beneficios para otras actividades que competen a la empresa. Para ello se realizó la investigación directa con el personal del área para hacer la actualización debida de los puestos. El desarrollo se llevó en cuatro etapas que son: presentación del proyecto a los gerentes de cada área, presentación de talleres a todo el personal por áreas, revisiones de las descripciones de puesto, y liberación de las descripciones por gerentes. Este proyecto ayudo a realizar actividades con un gran número de personas y a desarrollarnos la capacidad de impartir talleres, así como la gestión de hacer que el proyecto se llevara a cabo. 7

8 II. ANTECEDENTES Siendo el factor más importante dentro de una empresa, este proyecto tiene como finalidad la actualización de Descripciones de Puestos lo cual es base y fundamento de otras actividades relacionadas con el área de Recursos Humanos. Su importancia parte de organizar un departamento de Capital Humano en la empresa. Dana de México Corporación De S. de R.L. de C.V. está ubicada en Acceso III No. 7, Fraccionamiento Industrial Benito Juárez, Querétaro, Qro. C.P HISTORIA En el año 1904 un joven inventor e ingeniero Clarence Spicer, fundó Spicer Universal Joint Manufacturing Company, innovadora empresa que ganaba terreno en el sector automotriz, pero la fuerte competencia, la gran crisis económica y poca experiencia en este sector, llevó a Clarence, a unirse con un empresario de Nueva York Charles Dana, era un exitoso y visionario empresario de N. Y., que se unió a la compañía Clarence Spicer, trayendo consigo exitosos negocios y su experiencia para hacerla crecer de manera inimaginable. Más tarde quedaría totalmente a cargo de Spicer Universal Joint Manufacturing Company (1948). 8

9 La sólida unión de Spicer y Dana, brindó a Spicer Universal Joint Manufacturing Company un fuerte lugar en el mercado, expandiéndose así a otros países, diversificando sus productos: Lubricantes, componentes para vehículos pesados, forja, transmisiones, bielas, árbol de levas, frenos, etc. Desde el año 2006 la empresa es conocida como Dana Corporación posee la totalidad de las acciones de varias empresas y tiene presencia en más de 110 países. Misión Crear valor para nuestros clientes. Generar mejor rentabilidad para nuestros accionistas. Actuar como una Dana. Visión Ser el líder mundial en tecnología, en transmisión eficiente de energía y en soluciones de manejo de energía. 9

10 Su Filosofía Los colaboradores son nuestro recurso más importante. Principal propósito.- Proporcionar un valor superior a nuestros clientes, ganar dinero para nuestros accionistas e incrementar el valor de su inversión. Políticas de Dana Clientes Colaboradores Crecimiento Comunicación Calidad Tecnología Proveedores Planificación Organización Ciudadanía y Conducta Comercial 10

11 III. JUSTIFICACIÓN Debido a la revisión de estructura de la organización se hace necesario el desarrollo de herramientas de gestión que se ajusten a sus necesidades. Desde el área de Recursos Humanos, y en base al requerimiento de todas las áreas de servicio compartido, se ve conveniente la actualización de descripciones de puestos que permita establecer y delimitar las actividades de los puestos dentro de la organización. Este trabajo será punto de inicio para la elaboración de otras herramientas que promuevan la gestión eficiente de Recursos Humanos como Selección de personal, procesos de inducción, Evaluación de desempeño, Sistema de compensaciones, Diagnostico de necesidades de capacitación, Cultura organizacional, así como auditorías internas y externas. Adicionalmente, se pretende, mediante el estudio, detectar la problemática asociada a cada puesto, que permita plantear alternativas de solución. 11

12 IV. OBJETIVOS Dar a conocer a todos los empleados del corporativo las Descripciones de Puestos, en el cual se da a conocer de manera puntual cada una de las funciones. Delimitar las actividades de los puestos del corporativo y explorar la problemática de cada puesto, planteando oportunidades de desarrollo. Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y externas y los requisitos de los cargos establecidos y contribuir al cumplimiento de los objetivos funcionales establecidos en el Reglamento de la Organización. Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo. Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para entrenar, capacitar y orientar permanentemente al personal. Establecer las bases para mantener un sistema efectivo de control interno y facilitar el control de las tareas delegadas que. 12

13 V. ALCANCE El presente documento, debe ser de conocimiento de todo el personal del Corporativo, a través de sus respectivos Responsables. Se realizará durante el periodo enero abril del 2014, y será revisado en un tiempo no mayor a un año, y en caso de algún cambio se deberá comunicar a las personas responsables e interesadas para hacer las modificaciones correspondientes. Esta información será un soporte para las auditorias que darán soporte a todas las demás áreas. Este documento tiene carácter reservado y confidencial. 13

14 VI. ANÁLISIS DE RIESGOS Cuando se nos propuso este proyecto, se comenzó a analizar las posibles complicaciones que se podrían presentar, entre ellas se destacan las siguientes: La carga de trabajo en la que se encuentran todas las áreas de la planta y que por ende, todo el personal pone resistencia a participar en dicho proyecto. El personal tiene una idea errónea de que este trabajo solo le compete al Departamento de Recursos Humanos. La reciente restructuración que se ha vivido dentro de las áreas de servicio y que hay mucha confusión sobre cuál es el nombre actual de su puesto, cuáles son sus funciones reales dentro de la organización, a quienes reportan directamente, etc. La mayoría del personal no está enterado que hay un programa de desarrollo del personal y que las descripciones pueden servir para ello. En general se muestran reacios a colaborar. El tiempo que se propone para realizar dicho proyecto se ve muy justo y consideran que deberíamos dar más margen de tiempo. La última actualización que se realizó de las descripciones de puesto de corporativo fue en el

15 VII. FUNDAMENTACIÓN TEORICA Desde la época primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar sus objetivos que resultaban inalcanzables de modo individual, la administración ha sido fundamental para lograr la coordinación del quehacer humano. La organización y la división del trabajo generaron la necesidad de modelos para gestionar personas. La forma de enfocar la gestión de los recursos humanos ha cambiado en correspondencia con la dinámica del desarrollo social, influenciado por sucesos y filosofías como la revolución industrial, la administración científica y la psicología industrial. En la búsqueda de un buen desempeño del capital humano dentro de las organizaciones, los directivos están continuamente preocupados por cuestiones como políticas de selección, control de nóminas, capacitación, entre otras, Sin embargo, a menudo se deja de lado un concepto que puede llegar a ser fundamental para que dichos factores tengan éxito, hablamos del análisis y descripción de puestos de trabajo. Por lo tanto, el análisis y descripción de puestos de trabajo es un proceso que consiste en determinar mediante un riguroso estudio los elementos o características inherentes a cada puesto. (Harper y Lynch, 1992). 15

16 Pero el análisis y descripción de puestos como su nombre lo indica, está conformado por dos términos: por un lado, el análisis de puestos y por otro, la descripción de puestos. Algunos autores como Cuesta (2005), fusionan ambos términos; pero la mayoría de la literatura consultada trata los términos por separado para de esta forma definirlos minuciosamente. Por consiguiente, existen dos puntos de vista. Autores como Chiavenato (1999), opinan que la descripción de puestos es el punto de partida para el análisis de los mismos y la determinación de las especificaciones de los puestos. Otros como Mondy y Noe (199 7), Folch (1997), Cuesta (2000) coinciden en que el análisis de puestos proporciona la información necesaria para la definición de los requisitos o especificaciones de los puestos que se deben recoger con la descripción de puestos. Chiavenato, (1999) añade : La descripción del cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la period icidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. 16

17 En general, la descripción del cargo presenta el contenido de éste de manera impersonal, y las especificaciones suministran la percepción que tiene la organización respecto de las características humanas que se requieren para ejecutar el trabajo, expresadas en términos de educación, experiencia, iniciativa, etc. Es preciso señalar que en la descripción de puestos debe plasmarse no lo que se hace; ya que lo que se esté haciendo puede que sea erróneo y requiera una revisión; por eso, la descripción del puesto debe estar enfocada al puesto ideal y no a lo que realiza el ocupante. De esta manera podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para unificar los subsistemas que conforman la gestión de los recursos humanos. 17

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19 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES GRAFICA DE GANT No. ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Se realizan reuniones con personal de Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional (RH y DO) para establecer las bases del proyecto. 2 Se presenta el proyecto a los jefes de cada área. Se reúne al personal de todas las áreas para 3 parles a conocer la importancia y bases del proyecto Se reúne al personal por áreas para trabajar en conjunto las descripciones que les corresponden. Se reciben descripciones actualizadas las cuales se presentan a los jefes de cada área para validarlas. Una vez validadas por los jefes directos son revisadas por personal de RH para verificar el contenido. Se suben a la red para darlas a conocer a todo el personal. Se lleva a cabo una evaluación del proyecto con todos los participantes. RH y DO RH y DO RH Y DO RH y DO RH y DO RH y DO RH y DO RH y DO SEMANAS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

20 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS RECURSOS MATERIALES CARACTERISTICAS CANTIDAD/ TIEMPO OBJETIVO 1.Equipo de computo - Proporcionada por la empresa. - Esta asignada especialmente para practicantes. - Desde que entre a hacer mis prácticas se me asigno dicha computadora. - Herramienta principal para la elaboración y recopilación de información de todo el proyecto 2.Software - Excel y Word son básicamente los programas necesarios para recolectar toda la información. - A ello dedico el mayor tiempo durante la jornada. - Programas de gran utilidad para recopilar información y realizar talleres durante el proyecto. 3.Proyector - Equipo de apoyo para realizar proyecciones. - Tiempo establecido para realizar talleres. - Proyectar las presentaciones durante los talleres. 4. Formatos impresos de Descripción de Puestos. - Es un formato que ya existe en la empresa y que solo ha sido actualizado. - Se necesitan durante los talleres al personal. - Sirve para que cada trabajador realice la actualización de su puesto. 5. Lápices - Son imprescindibles para poder realizar los borradores. - Las necesarias para cada taller y las evaluaciones. -Realizar borradores de cada trabajador y las evaluaciones. 20

21 X. DESARROLLO DEL PROYECTO El presente proyecto se inicia ante la realidad de una reciente restructuración dentro de la empresa Dana de México, lo cual ha provocado grandes cambios tales como la unión de puestos, desaparición de puestos, cambios importantes en las actividades y funciones de los colaboradores. A ello también se suma la importancia de trabajar el desarrollo del personal lo cual implica la ubicar, aclarar, especificar y tener por escrito y documentado los recientes cambios. Sin esto difícilmente se puede programar la evaluación de desempeño, detección de necesidades en cuanto a capacitación y desarrollo de personal para su crecimiento dentro de la empresa. Ante éste panorama surge pues, la necesidad de actualizar las descripciones de puesto lo cual no se había hecho desde hacía aproximadamente cinco años. Con esta necesidad y urgencia se me hace la propuesta de participar en el proyecto. Se programa para que se trabaje en conjunto con personal de capacitación. Nos damos a la tarea de diseñar el proyecto para vender la idea primero a los Gerentes de cada área. Aquí nos encontramos con la primera dificultad puesto que la mayoría del personal cree que esa es tarea de Recursos Humanos. Y debido a la carga de trabajo no se le da la importancia necesaria para dedicarle tiempo a esta actividad. En este momento se propuso una idea convincente y que los empleados en general vean atractiva la necesidad de actualizar su 21

22 propia descripción de puestos para que a la hora de presentar el proyecto a todos, estén convencidos de que es necesaria e importante. Como primer paso es presentárselo a los Gerentes de cada área, ellos como cabeza y líderes del resto de la organización tienen la capacidad de influir sobre el resto del personal. Esto es base y fundamento para garantizar que el personal a su cargo acoja también la idea y participe activamente en el proyecto. Como segundo paso, es realizar los talleres para dar a conocer los conceptos básicos y la forma adecuada del llenado del formato. Este formato ha sido también actualizado y homologado para trabajar en todas las plantas de México. Por ello se ve necesario de que todos los empleados de cada área tomen dicho taller. Se asigna un día y un horario para cada área lo cual se ha consensado con los Gerentes en la primera reunión. Como tercer paso se revisan las descripciones, esto con la finalidad de verificar que el llenado del formato ha sido el adecuado. Se revisa la redacción incluso la ortografía para garantizar una buena presentación. Una vez que se ha revisado se pasa a los Gerentes de cada área para que liberen las descripciones. Si dan por bueno dicho documento, se pasa a las siguientes revisiones con el Gerente de planta y el director. Una vez liberadas las descripciones de puesto por todas las personas pertinentes, se ve la necesidad de subirlas a la red que comparte todo el 22

23 personal, para que ellos puedan acceder a todos los documentos en el momento en que lo requieran. Esto conlleva trabajar con el personal de Tecnologías de la Información, para que puedan a poyarnos a que esto sea posible. El método a seguir Talleres de descripción de puestos. Los talleres tienen una duración de dos horas se trabaja con información básica y posteriormente se establece un tiempo para que los empleados trabajen sus descripción en el nuevo formato. La idea es que el día que asisten al taller avancen un poco en la redacción y que si hay varias personas en una misma posición se puedan reunir para hacer una sola descripción. En el momento en que los colaboradores asisten al taller se comprometen a entregar en una fecha determinada, la descripción, para proseguir con las revisiones necesarias. Formato Técnica (Formato de Descripción de Puestos, por cuestiones de confidencialidad se anexa únicamente la portada) 23

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26 XI. RESULTADOS OBTENIDOS De acuerdo al cronograma que se propuso trabajar al principio del proyecto, se llevó a cabo tal y como se tenía planeado con algunas complicaciones, que no resultaron perjudiciales a su desarrollo o atraso de las fechas establecidas. FECHA Y HORA DEL ÁREA QUE ASISTE TALLER. 17 de Febrero AM Finanzas 24 de Febrero 12-2 PM Compras 03 de Marzo 8-10 AM Ventas 10 de Marzo 1-3 PM TI 17 de Marzo AM D.O.S PARTICIPACIÓN DE LOS INTEGRANTES Asisten todos los integrantes y su participación es la adecuada para trabajar con todo el compromiso. Asisten todos los integrantes y su participación es la adecuada para trabajar con todo el compromiso. Asisten todos los integrantes y su participación es la adecuada para trabajar con todo el compromiso. Asisten todos los integrantes y su participación es la adecuada para trabajar con todo el compromiso. Asisten todos los integrantes y su participación es la adecuada para trabajar con todo el compromiso. 26

27 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El precio de la reciente reestructuración y la poca información que se tiene de las descripciones de puestos, hace que a la hora de actualizar o en algunos casos crear la descripción no sepan con exactitud cuáles son sus roles y sus funciones, en donde terminan y en donde empiezan sus responsabilidades y sus obligaciones. En general hay mucha confusión sobre su puesto de trabajo. Se hace complicado entonces homologar una descripción que pueda servir para todas las plantas de México, ya que cada uno realiza funciones diferentes muy a pesar de que es la misma posición dentro del organigrama y que lleva la el mismo nombre. Se recomienda crear cultura de desarrollo profesional a los trabajadores, para que la próxima actualización de descripción de puestos no tenga las mismas complicaciones, a la hora de plantear y motivarlos a que realicen dicha actualización. Se recomienda no dejar pasar mucho tiempo para la próxima actualización de puestos. Darle seguimiento y en caso de restructuración o cambios en las funciones esenciales de los puestos realizar los cambios necesarios y comunicarlo a los interesados. 27

28 XIII. ANEXOS (Ver Taller de Descripciones de Puesto).

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60 XIV. BIBLIOGRAFÍA Chiavenato, Idalberto (1992): Administración de Recursos Humanos. México. Edit. McGraw-Hill. Chiavenato, Idalberto (1999): Administración de Recursos Humanos. Colombia. Edit. McGraw-Hill. Chiavenato, I. (2002): Gestión del talento humano. Bogotá. Edit. Prentice Hall. Fernández, Manuel. (1995): Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo. Madrid. Ediciones Díaz de Santos, S.A. García, María / Hierro, Enrique/ Jiménez, José. (2001): Selección de Personal- Sistema Integrado. Madrid. Editorial ESIC. Gómez-Mejia, L / Balkin, D y Cardy, R.(2000): Gestión de Recursos Humanos. España. Ed. Prentice Hall. Mondy, W. y Noe, R. (1997): Administración de Recursos Humanos. México. Edit. Prentice Hall Hispanoamericana, S. A.