DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE Secretaría administrativa ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACION SEGUROS GENERALES

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1 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACION SEGUROS GENERALES DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN DESCRIPCIÓN En Colombia las entidades del orden nacional tienen dentro de sus obligaciones la de velar por la conservación de la integridad del patrimonio del estado representado en los bienes, patrimonio e intereses respecto de los cuales las Entidades Públicas son titulares o por los cuales deban responder y, para tal fin, la Ley 42 de 1993 que regula la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen, en los artículos 101 y 107 consagra la responsabilidad fiscal que se genera para quienes no cumplan con el deber de amparar debidamente los bienes y/o el patrimonio estatal, de la siguiente forma: Art. 101 Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita le hagan las contralorías; (...) teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hubieren hecho oportunamente o en la cuantía requerida... Art Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten. En igual sentido el Código Único Disciplinario, restablece responsabilidad a los servidores públicos que teniendo bajo su responsabilidad la transferencia de los riesgos que recaen sobre bienes del Estado, no lo hiciesen por su valor real. En consideración a las disposiciones referidas, se concluye que quienes administran y tienen control sobre bienes fiscales, tienen el deber adicional de mantener debidamente asegurados los bienes que conforman el patrimonio del Estado, tomando las medidas necesarias para evitar la pérdida de los mismos. De conformidad con lo anterior y teniendo en cuenta que el Departamento del Guaviare posee bienes y patrimonio por cuya protección afronta responsabilidad de cara al Estado, con el presente proceso el Departamento del Guaviare pretende asegurar y proteger las

2 personas, bienes e intereses patrimoniales contra diferentes riesgos o sucesos imprevistos, mediante la selección de la Compañía de Seguros que suministre las pólizas. JUSTIFICACIÓN Es de suma importancia que la Gobernación del Guaviare, como entidad territorial adelante todas las acciones pertinentes, con el fin de atender la responsabilidad y necesidad de transferir los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los bienes y patrimonio de la Entidad, a través de la contratación de seguros, el DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE, requiere la constitución de las pólizas, de acuerdo con las condiciones técnicas y económicas establecidas en el Pliego de Condiciones y obedeciendo a la normatividad existente sobre la materia. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y REQUERIMIENTOS TECNICOS MÍNIMOS OBJETO Contratar las pólizas de seguro que otorguen la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales asegurables o aquellos por cuales sea o llegare a ser legalmente responsable el Departamento del Guaviare, descritos en el grupo I, así. GRUPO I GRUPOS POLIZAS Póliza de Todo Riesgo Daños Materiales Póliza de Seguro vehículos Póliza de Manejo Global para Entidades Oficiales Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual Póliza de manejo individual ALCANCE DEL OBJETO a) SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES: Ampara las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del Departamento del Guaviare, bajo

3 su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier titulo y/o por los que tenga algún interés asegurable, ubicados a nivel Nacional. El Departamento posee bienes como son, edificios, muebles y enseres, maquinaria, equipos eléctricos y electrónicos, equipos de laboratorio, obras de arte, sistema de seguridad física, sistemas de detección y extinción de incendio y otros, según se definen en los registros contables, los cuales están expuestos a riesgos de daños y/o pérdidas, que pueden afectar gravemente el patrimonio, tal es el caso de un evento de los denominados catastróficos (Terremoto o cualquier otra convulsión de la naturaleza). BIENES AMPARADOS Edificios Maquinaria y Equipo Muebles y Enseres Equipo Electrónico Vehículos y motos AMPAROS Y CLAUSULAS: - Incendio y/o rayo - Extended coverage (extensión de cobertura) - Daños por agua - Daños por anegación - Cobertura incendio y/o daño - AMIT Y HMACC - Terremoto, temblor y/o erupción volcánica - Cobertura de terremoto - Revocación de la póliza con aviso de 30 días. - Restablecimiento automático del valor asegurado por pago de siniestro, con cobro de prima adicional. - Amparo automático para nuevas propiedades $200 millones y aviso 30 días. - Rotura de vidrios - Honorarios profesionales - Gastos de extinción de incendio - Gastos de preservación de bienes - Gastos adicionales - Ampliación de aviso de siniestro 30 días - Traslado temporal de Maquinaria NOTA: Ver relación anexa. b) SEGURO DE VEHÍCULOS: Ampara los daños y/o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad o por los que sea legalmente responsable el Departamento del Guaviare o aquellos daños a bienes o lesiones o muerte a terceros que causen. La entidad cuenta actualmente con vehículos, cuya operación genera exposición a riesgos de daños y pérdida, así como la posibilidad de causar perjuicios a terceros, ya sea por daños a bienes, lesiones y/o muerte de personas; lo cual podría afectar el patrimonio de la Entidad y el servicio para el cual se encuentran destinados tales vehículos.

4 RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL - VEHÍCULOS Daños a bienes de terceros Muerte o lesión a una persona Muerte o lesión a dos o más personas RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL - MOTOS Daños a bienes de terceros Muerte o lesión a una persona Muerte o lesión a dos o más personas AMPAROS Y CLÁUSULAS: NOTA: Ver relación anexa. - Responsabilidad Civil Extracontractural. - Pérdida total por daños - Pérdida parcial por daños - Pérdida parcial y/o total por hurto - Amparo patrimonial - Terremoto - Asistencia jurídica en proceso penal - Asistencia en viaje - Incendio - Actos terroristas - Protección patrimonial - Primera opción de compra del salvamento para el asegurado. MAQUINARIA Y EQUIPO AMPAROS Y CLÁUSULAS: -Todo riesgo daño material incluyendo: - Acción directa de la energía eléctrica - Hundimiento del terreno, deslizamiento de tierra, descarrilamiento - Hurto calificado - Incendio interno - Daño o avería interna - Impericia y negligencia - Inundación, volcamiento, maremoto, ciclón, huracán, tempestad, vientos, cualquier convulsión de la naturaleza, enlodamiento. - Terremoto - Actos de autoridad - Amparo automático para maquinaria adquirida o recibida, sean nuevos o usados hasta por el 30% del valor asegurado y por 30 días. - Ampliación del aviso del siniestro a 30 días - Anticipo de indemnización 50% - Conocimiento del riesgo

5 - Modificaciones a favor del asegurado - Reposición o reemplazo para equipo fabricado hasta 3 años. - Revocación de la póliza 30 días de aviso y para el amparo de AMIT y HMCC el aviso será de 10 días. NOTA: Ver relación anexa. c) MANEJO GLOBAL SECTOR OFICIAL: Ampara los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes de el Departamento del Guaviare, causados por acciones y omisiones de sus servidores, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de la rendición de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado. d) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Ampara los perjuicios patrimoniales que sufra el Departamento del Guaviare, como consecuencia de la responsabilidad civil extracontractual originada dentro o fuera de sus instalaciones, en el desarrollo de sus actividades o en lo relacionado con ella, lo mismo que los actos de sus empleados y funcionarios en todo el territorio nacional. e) MANEJO INDIVIDUAL: La cobertura de este seguro se dirige a amparar lo correspondiente a delitos contra la administración pública, incluyendo el costo de la rendición de cuentas y los fallos de responsabilidad fiscal. AMPAROS Y CLAUSULAS: - Hurto simple - Hurto calificado - Abuso de confianza - Falsedad - Estafa - Personal no identificado - Revocación de la póliza con aviso 30 días - Delitos contra la administración pública. - Fallos con responsabilidad fiscal - Gastos de rendición y reconstrucción de cuentas. MANEJO INDIVIDUAL (TESORERA) AMPAROS Y CLAUSULAS: DELITO CONTRA LA ADMINISTRACION PUBLICA RENDICION Y RECOSTRUCCION DE CUENTAS FALLOS CON RESPONSABILIDAD FISCAL

6 MANEJO INDIVIDUAL (ALMACENISTA) AMPAROS Y CLAUSULAS: DELITO CONTRA LA ADMINISTRACION PUBLICA RENDICION Y RECOSTRUCCION DE CUENTAS FALLOS CON RESPONSABILIDAD FISCAL DURACION DEL CONTRATO El Departamento del Guaviare, requiere contratar las pólizas de seguros relacionadas en el objeto del proceso de selección, por un término mínimo de un (1) año. Estas deben ser expedidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos exigidos para su perfeccionamiento y ejecución del contrato. FORMA DE PAGO El Departamento, cancelará el valor de las primas objeto del proceso de selección en un (1) solo pago, una vez se expida la constancia de recibo a satisfacción por parte de la Secretaría Administrativa del departamento del Guaviare y presentada la correspondiente factura, PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO El compromiso presupuestal que demande el gasto que se derive del presente proceso de selección, cuenta para la vigencia 2008, con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 19 de junio de 2008 el cual contempla para el rubro seguros., un valor de DOSCIENTOS SESENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ oo), expedido por la jefe de presupuesto de la Secretaria de Hacienda Departamental SUPERVISIÓN La supervisión del contrato que se derive del presento proceso estará a cargo del secretario Administrativo del Guaviare. FUNDAMENTOS JURIDICOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

7 REGIMEN JURIDICO APLICABLE El proceso de selección y el contrato a suscribir como resultado del mismo, estarán sometidos a la legislación y jurisdicción colombiana y se rigen por las normas de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto No de 2008, las demás normas que la complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del presente proceso de selección. MODALIDAD DE SELECCIÓN La modalidad a utilizar para la selección es la Licitación Pública, en atención a que se trata de un servicio cuya naturaleza es compleja que no corresponde a condiciones técnicas uniformes y su valor corresponde a una mayor cuantía. La selección se efectuara bajo la ponderación de calidad y precio debido a que se requiere por el mismo costo la obtención de una mayor cobertura, las mejores condiciones técnicas adicionales a las mínimas solicitadas y el menor deducible. IDENTIFICACION DEL CONTRATO De acuerdo con la tipología contractual, se debe celebrar un contrato de seguro, que lo constituye las mismas pólizas de los seguros objeto de contratación, a las cuales les son aplicables los principios y normas que gobiernan el contrato de seguros establecidos en el artículo 1036 y s.s. del Código de Comercio. La minuta del contrato corresponderá al clausulado general de cada póliza que se encuentre depositado ante la Superintendencia Financiera por la aseguradora adjudicatarias, complementadas con las condiciones contenidas en el Pliego de Condiciones y ofrecidas en la propuesta presentada por el oferente. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO ANALISIS TECNICO Los aspectos técnicos básicos se estructuraron contemplando la exigencia del ofrecimiento de condiciones básicas y mínimas con base en las cuales los proponentes deben formular sus ofertas de tal forma que las mismas deberán enmarcarse dentro de todas las exigencias y requerimientos mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. Se destaca que básicamente las condiciones técnicas se establecieron considerando las que actualmente vienen aplicando en las pólizas contratadas y las que se consideran fundamentales para la adecuada cobertura de los riesgos a los cuales se encuentran

8 expuestos los intereses asegurables de la entidad. Cabe señalar que estas condiciones podrán ser objeto de ajuste con base en las condiciones que ofrezca el mercado asegurador dentro del curso del proceso de acuerdo con las solicitudes y observaciones que formulen las aseguradoras en el mismo. FACTORES DE SELECCIÓN JUSTIFICACIÓN De conformidad con lo estipulado en el Articulo 12. Ofrecimiento más favorable a la entidad y el numeral 3 del mismo; el Departamento ha determinado que para este proceso de contratación es aplicable la alternativa que señala: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de condiciones; teniendo en cuenta las características de las pólizas de seguros objeto de la contratación, las cuales se encuentran estructuradas en forma integral, es decir comprenden condiciones globales de cobertura y costo que no permiten desglosar su precio, adicionalmente por la libertad de tarifas del mercado asegurador, cada una de las compañías de seguros realiza su valoración, basada en variables que se derivan, entre otros, de su capacidad de ofrecimiento, cálculos actuariales de riesgos, respaldo de reaseguro y gastos propios de la operación. Por lo anterior, los factores de selección objetiva establecidos en los pliegos para comparar las propuestas obedecen estrictamente a criterios de calidad y precio como factores evaluables ESTIMACION, TIPIFICACION, Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y COBERTURAS RIESGOS En arreglo a lo establecido por el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y al análisis jurisprudencial sobre el equilibrio económico en materia de seguros, no se ha establecido asignación de riesgo que altere este equilibrio para la Licitación pública por considerar que se trata de una entrega que no amerita riesgo en la ejecución o plazo del mismo imputable a alguna de las partes. MECANISMOS DE COBERTURAS Teniendo en cuenta lo señalado por la jurisprudencia no existe riesgo para esta clase de contratación. Adicionalmente de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, en los contratos de empréstito, en los interadministrativos y seguro, objeto este último de la Licitación publica, no es obligatoria la exigencia de mecanismos de garantía para amparar el riesgo de incumplimiento de las obligaciones contractuales, razón por la cual solamente se exigirá a los proponentes la Garantía de Seriedad de Oferta establecida en el numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y modificada por el

9 artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, a efectos de garantizar el ofrecimiento y obligaciones que asumen los proponentes en la etapa pre-contractual y de desarrollo del proceso licitatorio hasta la suscripción de los seguros que sean adjudicados. Adicionalmente el mismo contrato de seguro por su naturaleza constituye un título ejecutivo. (Original Firmado) FABIO ANTONIO ACEVEDO VÉLEZ Secretario Administrativo Departamental

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