DEFINICION DE DOCUMENTOS PARA NOMINA
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- María Carrasco Moya
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1 DEFINICION DE DOCUMENTOS PARA NOMINA Cómo Definir Documentos? Los documentos que se relacionan a continuación permiten efectuar la contabilización de los procesos que se ejecutan en el módulo, tales como causación y pago de nómina, y aportes parafiscales y provisiones. Tipo de Comprobante Se deben definir los siguientes comprobantes: Tipo G: En este tipo de documento se registrara el pago de la nómina, se afecta contablemente la cuenta por pagar vs el banco o la caja donde se le consigno al empleado. Tipo L: En este tipo de documento se contabilizara la causación de nómina, y demás procesos propios del área Por proceso: Para cada uno de los siguientes procesos se debe definir un número de tipo de documento L Causación de Nomina: Para efectuar la contabilización de la liquidación de nomina Pago de Nómina: Para efectuar la contabilización del pago de nómina. Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales. Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones Pre liquidación de Contrato: Para realizar la contabilización del pre liquidación de contrato de trabajo. Para realizar la parametrización de estos documentos se debe ingresar por: Contabilidad Parámetros de Documentos - Definición de Documentos Al ingresar a la opción se observa la siguiente ventana
2 COMPROBANTE L OTROS. Dentro de este tipo de documento se realizaran contabilizaciones como la causación de la nómina, los parafiscales, las provisiones y la pre liquidación de contrato de trabajo. Al seleccionar el documento tipo L-Otros el sistema solicitara la siguiente información:
3 Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio. Descripción: La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad Desea Modificar Descripción de secuencias: Al seleccionar esta opción el programa permitirá modificar la descripción de las secuencias en el momento de elaborar de forma manual cada documento. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario se deja en blanco Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que se quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página o M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica. Número de Copias: Número de copias que se desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el tamaño del papel. Título: Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar. Leyenda: Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos de la empresa. Estos datos los imprime en el encabezado del documento.
4 Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento Cómo se elabora un generador de documento Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si se desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Multiusuario: Seleccionar la casilla si el documento se utiliza en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea Cifras: Seleccionar la casilla para que en los registros se aproxime al peso. No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia, imprimirá todos los documentos enviados, a la misma impresora, caso contrario solicitara siempre una impresora. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo. Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. COMPROBANTE DE EGRESO G- EGRESO El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en SIIGO se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Al seleccionar el documento tipo G- EGRESO el sistema solicitara la siguiente información:
5 Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio. Descripción: La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad Desea Modificar Descripción de secuencias: Al seleccionar esta opción el programa permitirá modificar la descripción de las secuencias en el momento de elaborar de forma manual cada documento. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario se deja en blanco Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que se quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página o M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica. Número de Copias: Número de copias que se desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el tamaño del papel. Título: Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar. Leyenda: Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos de la empresa. Estos datos los imprime en el encabezado del documento. Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos
6 o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento Cómo se elabora un generador de documento? Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si se desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Multiusuario: Seleccionar la casilla si el documento se utiliza en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea Cifras: Seleccionar la casilla para que en los registros se aproxime al peso. No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia, imprimirá todos los documentos enviados, a la misma impresora, caso contrario solicitara siempre una impresora. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo. Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
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