Jornada Informativa COST Programa de Cooperación Europea en Ciencia y Tecnología

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1 Jornada Informativa COST Programa de Cooperación Europea en Ciencia y Tecnología Cómo participar en las Acciones COST Aspectos prácticos para preparación propuestas María Vallejo CNC-COST Subdirección General de Relaciones Internacionales y con Europa (MINECO/SEIDI/SGRIE) IBIS (Sevilla) 14 marzo 2014

2 Qué son las Acciones COST? REDES de investigadores, tecnólogos, ingenieros y otros actores de ciencia e innovación que tienen financiación propia y pertenecen al menos a 5 países COST. Reciben una contribución económica basada en un PLAN de Trabajo Conjunto de 4 años de duración con objetivos claros, para realizar las siguientes actividades que son financiables: Reuniones del comité de gestión (MC) Reuniones científicas de grupos de trabajo (WG) Seminarios, Talleres y Conferencias científicas Visitas científicas de corta duración (Short Term Scientific Missions STSM) Cursos de formación (Training Schools) Diseminación y Publicaciones Promedio de financiación +/ por año y Acción participando 20 países

3 Actividades financiadas por COST (1) Meetings, Workshops and Conferences Las reuniones se organizan por el Comité de gestión (MC) de la Acción en cualquier país que participa en la red. Pueden ser de distintos tipos, reuniones del Comité de Gestión, de los Grupos de trabajo que forman la Acción, talleres de trabajo o conferencias que pueden abrirse a toda la comunidad científica interesada, para dar visibilidad a las oportunidades que proporciona la Acción COST Short-Term Scientific Missions (STSM) Son visitas de intercambio entre los investigadores que están cooperando en una Acción COST. Permiten a los científicos visitar una institución o laboratorio en otro país COST. El objetivo de estas misiones científicas de corta duración es reforzar la colaboración, compartir nuevas técnicas e infraestructuras que pueden no estar disponibles en su propio país. Están especialmente indicadas para los jóvenes investigadores.

4 Actividades financiadas por COST (2) Training Schools Las puede organizar una Acción COST sobre temas de investigación relacionados con la misma y proporcionan oportunidades de diseminación de las actividades de la Red. Proporcionan formación intensiva en temas de investigación emergentes en los laboratorios y organizaciones que participan en la Acción. Los participantes son principalmente, pero no exclusivamente, jóvenes investigadores que participan en la Acción Dissemination Activities and Publications La diseminación de los resultados científicos de la Acción y el impacto que la misma aporta son una de las actividades clave de COST ya que se pretende promocionar y apoyar la difusión de los resultados a otras redes COST, a la comunidad científica, a los decisores políticos, a los medios de comunicación y a la sociedad en general

5 COST Dominios Científicos Biomedicine and Molecular Biosciences (BMBS) Biomedicina y Biología Molecular Food and Agriculture (FA) Alimentación y Agricultura Forests, their Products and Services (FPS) Bosques, Productos y Servicios Materials, Physics and Nanosciences (MPNS) Materiales, Física y Nanociencias Chemistry and Molecular Sciences and Technologies (CMST) Química, Ciencias y Tecnologías Moleculares Earth System Science and Environmental Management (ESSEM) Ciencias de la Tierra y Gestión Medioambiental Information and Communication Technologies (ICT) Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Transport and Urban Development (TUD) Transporte y Desarrollo Urbano Individuals, Societies, Cultures and Health (ISCH) Individuos, Sociedad, Cultura y Salud Trans-Domain Proposals (TD) Transdominio para propuestas multidisciplinares

6 COST en España La delegación de COST en España está en el MINECO La labor de coordinación y gestión de COST la desempeña la Subdirección General de Relaciones Internacionales y con Europa (SGRIE) Cada país miembro designa a un Representante Nacional en el Comité CSO-COST (Committee of Senior Officials) - Almudena Agüero SGRIE-MINECO y además un Coordinador Nacional de COST (CNC) - María Vallejo SGRIE-MINECO La actual Presidenta del Comité CSO-COST es Ángeles Rodríguez-Peña Buzón contacto MINECO:

7 Acciones COST en Andalucía (Según datos proporcionados a 24 febrero 2014 de investigadores registrados aplicación e-cost) España participa con investigadores en los comités de gestión (CM) de las Acciones en curso De los cuales 114 son de investigadores de Andalucía, desglosados por provincias: 45 Participantes de Sevilla 26 Participantes de Granada 15 Participantes de Córdoba 14 Participantes de Málaga 8 Participantes de Cádiz 3 Participantes de Almería 2 Participantes de Jaén 1 Participante de Huelva

8 COST National Coordinator (CNC) Funciones (1) - Firma el "memorando de entendimiento (MoU) que permite la adhesión de nuestro país a las Acciones COST a través de la aplicación informática e- COST - Nombra a través e-cost a los representantes españoles en los comités de domino COST (9 dominios y uno multidisciplinar) y a los expertos evaluadores, principalmente para el dominio ISCH Individuos, Sociedad, Cultura y Salud que es muy amplio. Seguimiento de participación de los representantes y expertos - Nombra a los miembros titulares y/o suplentes españoles en los Comités de Gestión de las Acciones. En cada acción existen 2 miembros titulares españoles nombrados (cupo máximo por país) y en principio, un número ilimitado para los miembros suplentes. Seguimiento de participación de dichos miembros - Asesora a los participantes nacionales en materias relacionadas con las Acciones COST: participación y convocatorias a través del correo electrónico (Buzón de contacto: y por teléfono

9 COST National Coordinator (CNC) Funciones (2) - Constituye el enlace entre los científicos y el MINECO y entre éste y la COST Office en Bruselas - Seguimiento de las actividades COST (propuestas, acciones, eventos) de interés para España - Emisión a los investigadores participantes que lo solicitan, de certificados de participación en Acciones COST, firmados por el subdirector de SGRIE - Actividades de difusión: Participa en las jornadas informativas nacionales de COST. Asiste a las jornadas de formación organizadas por la oficina COST en Bruselas. Distribuye información proporcionada por la oficina COST en Bruselas - Informes de seguimiento de participación en las acciones a nivel nacional

10 Representantes Españoles de Dominios Científicos Cada país COST nombra (el CNC) representantes nacionales en cada uno de los Comités de Dominio (nueve áreas científicas en que está organizado COST y uno para el Área interdisciplinar), su mandato se extiende durante cuatro años. Son responsables del control de calidad de las Acciones, su valoración, seguimiento y evaluación Domain TUD ICT FPS FA FA ESSEM CMST BMBS MPNS ISCH TD DC Delegate BEGOÑA GUIRAO JUAN GARBAJOSA JUAN FERNANDEZ-GOLFIN ELENA IBAÑEZ JOSE JAVIER PUEYO (Chair) INMACULADA ORTIZ JESUS JIMENEZ-BARBERO ISABEL VARELA-NIETO MIGUEL RUBI CAPACETI JAVIER MOSCOSO OSCAR MILLET

11 Entender la nomenclatura de las Acciones Dominio Biomedicina y Biología Molecular (BMBS) Ejemplo Acción: Action BM primeras letras (BM) =DOMINIO al que pertenece la Acción, es el Dominio BMBS 2 primeros números (13) = Año de aprobación por el CSO, año últimos números (05) = Acción aprobada en quinto lugar durante el año 2013 Da una idea del tiempo que lleva la Acción BM1305 en marcha, recordemos que la duración de las Acciones es de 4 años

12 Cómo participar en una Acción COST? Esencialmente hay dos formas de participar en una Acción: Presentar una nueva propuesta para una Acción COST a la convocatoria abierta continuamente (Open Call) Unirse a una Acción ya aprobada La Oficina COST mantiene su web donde encontrar los consejos necesarios: Los CNC (COST National Coordinator) de cada país COST están a disposición de los interesados para aconsejarles En España, buzón MINECO:

13 Gestación de una Acción Cualquier investigador de un país miembro de COST puede plantear el inicio de una acción. Debe entrar en contacto con científicos de otros países interesados en participar en el proyecto (al menos cinco países distintos) Convocatoria pública abierta en dos fases Redactar un documento inicial (Propuesta preliminar en un formato simple) La propuesta es evaluada por el Comité del dominio en el que se inscriba la acción, las seleccionadas por el Comité de Dominio (unas 75 en total) presentarán la propuesta completa La Propuesta completa debe ajustarse a un formato previamente establecido: Texto legal (MoU) y Anexo técnico. Normalmente, la responsabilidad de la redacción recae sobre el coordinador de la propuesta La evaluación de propuestas por el comité de dominio, asistido, en su caso, por expertos es remitida al Comité de Altos Funcionarios (CSO) para su aprobación final

14 Quién puede participar en una Acción COST? los investigadores de centros de investigación, ubicados en un estado miembro de COST, que desarrollen un proyecto con financiación, y que quieran establecer o ya hayan establecido un contacto con otros grupos para formar una red los investigadores o grupos de investigación participantes en una Acción COST pueden estar adscritos a Universidades u OPIs. Las PYMEs pueden participar en colaboración con Universidades u OPIs los investigadores participantes en Acciones COST deben ser Doctores o Tecnólogos, adscritos a un grupo de investigación financiado, con independencia de su situación administrativa documento reglas de participación Enlace

15 Participación:Dimensión global La participación de instituciones de países no-cost (NCI) se puede realizar (beneficio mutuo). Participantes NCI pueden provenir de: - Países con acuerdo recíproco (Reciprocal Agreement countries): Argentina, New Zealand, South Africa; - Países vecinos (Near Neighbour countries): Albania, Algeria, Armenia, Azerbaijan, Belarus, Egypt, Georgia, Lebanon, Lybia, Montenegro, Moldova, Morocco, The Palestinian Authority, Russian Federation, Syria, Tunisia and Ukraine; - El resto del mundo 15

16 Solicitar una Acción nueva - Open Call Las Acciones COST son de temática abierta, a propuesta de los investigadores, y se presentan telemáticamente en dos fases (pre-propuesta/preliminary proposal y propuestas completas/full proposal) Fechas convocatoria 2014: Hay siempre una convocatoria abierta, con dos fechas de cierre cada año (marzo y septiembre) Actualmente, cierre de la convocatoria oc (16th collection date): 28 de marzo presentación preliminary proposal y 25 de julio full proposal para propuestas en los 9 Dominios Científicos Para TD Propuestas: 7 Marzo 2014 (Registro) y 11 Abril 2014 (Presentación) Decisiones de Acciones aprobadas previstas para Noviembre 2014 OJO este año no habrá convocatoria en septiembre (año transición H2020) Las pre-propuestas seleccionadas deben presentarse después como propuestas completas (full proposal) para su evaluación por paneles de expertos La última etapa de la evaluación es el Hearing, en este se defiende oralmente la propuesta ante los evaluadores

17 Calendario convocatorias Web- Open Call

18 Calendario convocatorias- Open Call-TDP OC September 2013 at 17:00 Registration of TDP Pilot Proposals closes 08 November 2013 at 17:00 - Collection Date TDP Pilot Proposals Step 1 - Challenge selection Feedback by External Experts made available to proposers mid February 2014 Step 2 - Implementation Plan Evaluation Feedback made available to proposers mid March 2014 Step 3 - TDP Panel Hearings 31 March May TDP Pilot Actions approved by CSO OC March 2014 at 17:00 Registration of TDP Pilot Proposals closes 11 April 2014 at 17:00 - Collection Date TDP Pilot Proposals Step 1 - Challenge selection Feedback by External Experts made available to proposers mid July 2014 Step 2 - Implementation Plan Evaluation Feedback made available to proposers mid September 2014 Step 3 - TDP Panel Hearings 30 September 2014 November TDP Pilot Actions approved by CSO

19 Iniciación de la Acción Tras la aprobación por el CSO de las propuestas a financiar Los países miembros manifiestan su intención de tomar parte en la acción mediante la firma de un MoU", documento básico que describe y sustenta la cooperación internacional de la Acción (categoría de Tratado Internacional) Una vez 5 países hayan firmado o manifestado su intención de hacerlo, puede comenzar la acción Los países nombran a los representantes en el MC (Comité de gestión) a través CNC Tiene lugar la primera reunión (kick off)

20 Comité de Gestión o Management Committee (MC) Comité de Gestión (MC) de una Acción Está compuesto por dos representantes titulares de cada país participante en la Acción y por suplentes (número ilimitado) Cada país (no cada representante) tiene un sólo voto Su función es supervisar y coordinar la implementación de una Acción COST (planificación científica de la acción, ejecución y supervisión, redacción de los informes intermedio y final) Gestiona el presupuesto de la Acción Nombramiento de los representantes de España en el MC (por el CNC) La elección entre los candidatos se hace teniendo en cuenta varios criterios: su participación en la propuesta, CV, expresión de interés, la opinión del proponente de la Acción y consenso en el grupo, dispersión geográfica y de centros. Cuando se nombra a un investigador se le envía un con instrucciones para su registro. Es responsabilidad y obligación de los representantes españoles en el MC facilitar la integración de otros investigadores españoles participantes en los grupos de trabajo y mantener informados a todos los interesados españoles en la Acción acerca del desarrollo de la misma.

21 Primera Reunión Kick-off Meeting Cuando se han adherido entre 8 y 10 países a una Acción ya oficialmente aprobada, el Science Officer convoca la primera reunión del MC de la Acción en Bruselas. La fecha de la primera reunión se considera la fecha de comienzo de la Acción Es conveniente que los dos representantes titulares españoles, o sus suplentes, asistan a esta reunión porque en ella se eligen el Chair y el Vicechair y se definen los grupos de trabajo Es recomendable que ambos representantes lleven una opinión conjunta porque sólo tienen un voto, y una estrategia pensada si tienen algún plan que proponer al resto de participantes españoles Los países miembros de COST que no se han adherido todavía a la Acción podrán enviar observadores a la primera reunión del MC, o a las siguientes durante el primer año de la Acción, pero no tienen derecho a voto si su país no ha firmado la adhesión a la Acción Se discutirá qué institución recibirá y gestionará el dinero asignado a la Acción. Este sistema de gestión, denominado Grant System, conlleva bastante carga burocrática para la institución que lo asume, que suele ser la del Chair de la Acción (firma acuerdo, previsión gastos anual)

22 Documentación CLAVE presentación propuestas Entrar en la Web y asegurarse de leer previamente con atención la información y guías para familiarizarse con las Acciones COST Guía SESA actualizada (COST Action Proposal Submission, Evaluation, Selection and Approval Guidelines) Existe una guía específica para el dominio Interdisciplinar (COST Open Call Guidelines for TDP Pilot) Ojear las FAQ (Frequently Asked Questions) de la web

23 Cómo puedo unirme a una Acción aprobada? 1. España ha aceptado el MoU de la Acción y ya nombró a sus representantes en el MC, en cuyo caso el grupo interesado debe ponerse en contacto con los españoles miembros titulares del MC y/o Chair de la Acción y ver cómo puede implicarse en alguno de los grupos de trabajo (WG) u otras actividades (experto o ser suplente en MC). 2. España no ha firmado el MoU de la acción que permite su adhesión a la misma, pero cuando uno o más grupos de investigación solicitan su interés en participar (expresión de interés) y su curriculum y experiencia son adecuados, el MINECO firmará la adhesión de España a la Acción y nombrará entre los investigadores españoles a 2 personas como miembros titulares del Comité de Gestión (MC) de la Acción y a los suplentes en caso necesario. La formalización de la participación de un investigador en el MC de una acción es a través del CNC mediante una aplicación informática e-cost al igual que la aceptación del Mou de la Acción par parte de España.

24 Consultas y búsquedas WEB COST:www.cost.eu Buscador introduciendo palabras claves en él pueden encontrar las Acciones que están relacionadas Consulta de una todas las Acciones COST de un dominio - Ejemplo BMBS Consulta de la información asociada a una Acción concreta: resumen, el MoU, países que participan, investigadores que forman parte del MC WEB Española HORIZONTE 2020 (mas-europa/otros-programas/cost) WEB MINECO SEIDI (Internacional-Actuaciones europeas-instrumentos del ERA)

25 Evaluación Propuestas (para 9 Dominios) Proceso de Evaluación en 2 etapas de duración aproximada 9 meses Proponentes presentan 4-5 paginas como propuesta preliminar Un numero variable miembros del Comité de dominio (min.3 evaluaciones/propuesta) evalúan propuestas preliminares basándose en 6 criterios puntuación 1 a 6 (máx: 36) Alrededor de un 15% de propuestas preliminares son invitadas a presentar propuestas completas (15-20 paginas) Propuestas completas evaluadas por un panel externo de evaluación (EEP) coordinado por el presidente del Comité de dominio EEP establece una clasificación de propuestas completas basándose en 14 criterios (umbral: 55/75) y recomienda las propuestas que se pueden presentar a los hearings. Tras los hearings, los Domain Committee Hearings deciden la lista final de propuestas recomendadas para financiación al CSO

26 Propuesta Preliminar:Criterios Evaluación I.1 RIGHT FOR COST? Is COST the best mechanism for achieving the Action's objectives? yes I.2 PUBLIC UTILITY/SCIENCE Does the proposed Action address real current problems/ scientific issues? yes no I.3 INNOVATION Is the proposed Action innovative? yes no I.4 IMPACT Would the proposed network make a significant difference in terms of knowledge, capacity building, social impacts, etc? yes no I.5 NETWORKING Are networking aspects well motivated and developed in the proposal? I.6 PRESENTATION Is the proposed Action presented in a clear and understandable way? Threshold: 25.2 points/maximum: 36 yes yes no no no

27 Cómo optimizar la pre-propuesta para pasar a la fase de propuesta completa? El título debe ser atractivo y reflejar el objetivo de la propuesta El resumen es esencial, además de sintetizar la propuesta debe destacar el carácter innovador, la oportunidad del tema, su impacto y el interés para Europa La propuesta debe incluir los puntos considerados como criterios elegibles (anexo III guía SESA), además de cumplir con los criterios de evaluación (anexo IV guía SESA) y seguir los epígrafes descritos en la platilla de propuesta preliminar (anexo V guía SESA) Señalar que no se pide financiación para la investigación Resaltar la importancia para Europa y comparar con el estado del arte del tema a nivel internacional Destacar la importancia para la sociedad

28 Full Proposal Template (Part I Draft Tecchnical Annex) A. ABSTRACT AND KEYWORDS B. BACKGROUND B.1 General background B.2 Current state of knowledge B.3 Reasons for the Action B.4 Complementarity with other research programmes C. OBJECTIVES AND BENEFITS C.1 Aim C.2 Objectives C.3 How networking within the Action will yield the objectives? C.4 Potential impact of the Action C.5 Target groups/end users D. SCIENTIFIC PROGRAMME D.1 Scientific focus D.2 Scientific work plan-methods and means E. ORGANISATION E.1 Coordination and organisation E.2 Working Groups E.3 Liaison and interaction with other research programmes E.4 Gender balance and involvement of early-stage researchers (ESR) F. TIMETABLE G. ECONOMIC DIMENSION H. DISSEMINATION PLAN H.1 Who? H.2 What? H.3 How?

29 Propuestas Completas: Criterios Evaluación SECTION A Science and Networking: 4 questions marks from 1 to 4 (weight 2) SECTION B Impact: 3 questions marks from 1 to 4 (weight 2) SECTION C Structure and organisation: 4 questions marks from 1 to 4 (weight 1) SECTION D Contribution to wider COST goals: 3 question marks from 0 to 1 (weight 1) Overall recommendations (Comments/Strength Weaknesses/invitation or not to DC hearings)

30 Recomendaciones para escribir la propuesta completa Aplicar todas las recomendaciones indicadas para la Preliminary Proposal La parte científica y el impacto son fundamentales (Section A-B marks from 1 to 4 - weight 2) La propuesta debe cumplir con los criterios de evaluación (anexo VI guía SESA) y seguir los epígrafes descritos en la platilla de propuesta completa (anexo VII guía SESA) Revisar los MoU de acciones ya aprobadas que son las propuestas completas y se publican en la página Web de COST. Es útil para los aspectos organizativos Indicar la participación de jóvenes investigadores y el equilibrio de género y proponer acciones que los fomenten Recoger las sugerencias/observaciones de los evaluadores de la Preliminary Proposal siempre que proceda, sabiendo que el panel evaluador será diferente

31 Hearings The Main Proposer is asked to give a minute presentation (typically supported by electronic slides) in front of the Domain Committee, followed by a minute Q&A session The DC decides the final ranking and the number of proposals to suggest for funding based on the following aspects: Leadership potential Motivation and drive Organisational skills Communication skills Understanding of COST tools and budget implications Response to comments received during the evaluation process The Main Proposer can be accompanied or substituted by a Secondary Proposer The COST Office does not disclose information to proposers on the number of proposals that are presented at the Hearings or on the ranking of their proposals after the previous steps

32 Recomendaciones para HEARINGS (presentación oral propuesta) Solo hay 1-2 semanas entre la notificación de que la Propuesta ha pasado a los Hearings y la fecha de los mismos El Domain Committee (DC) está formado por un grupo amplio de unas 30 personas, con la excepción del dominio ISCH, que está representado por su grupo ejecutivo de 4-5 representantes. La sala es grande, por tanto las diapositivas utilizadas deben ser legibles a una distancia de al menos 8 metros El proponente será normalmente el Chair de la Acción. Si es necesario, dependiendo del dominio al que se aplique, se puede ir acompañado de un segundo proponente que cubra determinados aspectos, pero no debe eclipsar al primero El DC valorará su capacidad de organización y liderazgo, motivación y habilidades de comunicación, comprensión de los instrumentos de COST e implicaciones presupuestarias, su capacidad de respuesta a comentarios recibidos durante el proceso de evaluación Los miembros del DC tienen experiencia en campos científicos muy distintos y por tanto, las preguntas pueden ser muy variadas. El proponente debe conocer perfectamente la propuesta científico-técnica, incluso las partes en que no es experto Aunque COST solo financia el networking, es indispensable un contenido y objetivos científico-técnicos en forma de WG, no WP como en el Programa Marco

33 Puntos que es conveniente tener en cuenta para HEARINGS Presentación: estado del arte científico, objetivos de la propuesta, carácter innovador, interés para Europa, necesidad de networking y herramientas que permitirán alcanzar los objetivos (workshops, STMS, training schools, etc) Indicar si se tiene experiencia en management y/o presentar planes para la gestión adecuada de la Acción con convenientes WG leaders, etc Los partners son los adecuados, son clave en el campo que se aplica, siempre teniendo en cuenta que la acción es abierta y nuevos socios se añadirán Indicar los posibles outputs: desde la creación de saber en conocimiento básico como la creación de un nuevo campo científico, siempre indicando sus posibles aplicaciones, aunque sean a largo plazo (es bueno indicar el valor económico, en ahorro, para la sociedad y/o la industria) Tener planes o hechos que demuestren que los output se van a hacer llegar a sus destinatarios (industria, autoridades, sociedad, según el caso) Indicar brevemente el porcentaje de investigadores jóvenes (ESR) y el balance de género e indicar planes para mejorarlos Es fundamental poner información que responda a las preguntas que los evaluadores de la Full Proposal hayan formulado

34 Propuestas del Trans Dominio (TD) Toda Propuesta Preliminar que no puede ser fácilmente asignada a un dominio de COST, porque su tema es extraordinariamente amplio e interdisciplinario, se considera como una propuesta de Dominio Trans (TD) y es evaluada por un panel 'ad hoc' de Evaluación En la actualidad el Transdominio aplica un proceso de evaluación piloto, con evaluación en dos fases, que en principio será el que se adopte para todos los dominios a partir de 2015

35 Otra documentación de interés Rules for Participation in and Implementation of COST Activities (COST doc 4112/13) Action Proposal Submission, Evaluation, Selection and Approval (COST doc 4113/13) COST Action Management (COST doc 4114/13) COST International Cooperation rules (COST doc 4115/13) COST Action Plan (COST 4156/12) Communication Plan (COST 4115/12) Plan for COST Strategic Activities (COST 4111/13) COST Position Paper (COST 4106/12) COST Strategy (COST 4157/11) COST Mission Statement (COST 4152/11) COST Strategy for Early Stage Researchers (COST doc. 295/09) COST response to EC Consultation (COST 4151/11)

36 EVALUADOR COST-Convocatoria Abierta

37 Grazzi Tak Gracias Tack Danke Merci Dakugim Paldies Hvala Dank U Ačiū Dziękuję Dankschen Obrigado Blagodarya Efcharisto Grazie Tänan Mulţumesc Kiitos Dêkuji Thank you Köszönöm szépen 37

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