DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN CIRCULAR: 073/2012[Disponible en facturación/circulares]

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1 FACTURACIÓN 31/10/2012 DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN CIRCULAR: 073/2012[Disponible en facturación/circulares] ASUNTO: DISPENSACIÓN REMOTA Con motivo de la entrada de los topes el 1 de noviembre de 2012, queremos recordarte que tienes a tu disposición la herramienta de DISPENSACIÓN REMOTA, Esta herramienta te permite seguir trabajando en tu oficina de farmacia sin ver alterado el curso de la dispensación y atención al paciente, proporcionándote toda aquella información que necesitas para una correcta dispensación. Recuerda que para acceder a ella, debes tener descargados los pertinentes certificados, en un ordenador portátil u otros ordenadores de la oficina de farmacia con acceso alternativo a internet fuera de la Netlan.Ante cualquier duda dirigirse al departamento de informática del COF. El uso de esta herramienta no es válido ante una caída de los servidores del SCS. El COF no tiene habilitado el uso de esta herramienta, por lo que no podrá realizar dispensaciones remotas para ninguna farmacia. Te adjunto un manual actualizado de la Dispensación Remota desde la Farmacia Virtual con la versión preparada para los procedimientos a tener en cuenta a partir del próximo 1 de Noviembre. También se adjunta como anexo las instrucciones a seguir para descargar los certificados necesarios para instalar la Dispensación Remota fuera de la Netlan, sin necesidad de usar el certificado del farmacéutico. Lo que se comunica para su conocimiento y efectos oportunos Las Palmas de Gran Canaria, 31 de octubre de 2012 Rocío Pulido Sánchez FARMACÉUTICA RESPONSABLE DE FACTURACIÓN

2 Dispensación Remota de Receta Electrónica desde la Farmacia Virtual (Versión Noviembre 2012)

3 Objetivo: Permitir a las farmacias poder atender a los pacientes con RE en los supuestos de emergencia que se les puedan plantear en sus oficinas de farmacia: - Caída de la línea de comunicaciones Netlan. - Corte o caída general del suministro eléctrico. - Avería crítica de los ordenadores de la farmacia. - Avería o mal funcionamiento de los programas de gestión de la farmacia. Por estos motivos, se ha desarrollado una herramienta que está operativa en la Farmacia Virtual, que permite la Dispensación propiamente dicha, a nombre de la oficina de farmacia. El aplicativo es sencillo, no tiene tanta funcionalidad como un programa de Gestión Farmacéutica, pero sí cuenta con los elementos necesarios que permiten realizar las dispensaciones necesarias mientras dure la incidencia en la Oficina de Farmacia. Los datos de Nombre de la especialidad, PVP y Precio menor son suministrados por la BBDD del COF, a igual que los productos pertenecientes a un conjunto homogéneo para la dispensación DOE y sustitución de EFs. El sistema de conexión empleado es el mismo que se venía utilizado por la opción de Bloqueo Remoto. Las farmacias podrán acceder a la Farmacia Virtual fuera del entorno NetLan, mediante cualquier ordenador que disponga de conexión a Internet, sea cual sea su conexión (ADSL, 3G, etc.), siempre y cuando el ordenador que se utilice tenga instalado un Certificado Digital expedido por el COF que permite tanto identificar inequívocamente la farmacia que se conecta como securizar la transmisión entre la farmacia y el CPD del COF. Tenga en cuenta que todos los equipos que se hayan preparado para realizar Bloqueo Remoto, ya están en disposición de realizar la Dispensación Remota. Cuando utilizar la Dispensación remota: Con la aparición de la RE las OF se han hecho totalmente dependientes de la Informática y de las comunicaciones telemáticas. Si uno de estos elementos falla, no podremos dispensar desde nuestras OF. Esto supone un grave quebranto tanto en la atención a los clientes como a la economía de la farmacia. Es importante comprobar su funcionamiento antes de que se produzca una emergencia, esto puede hacerse en cualquier momento, con un paciente y plan de tratamiento cualquiera, bien en RE o en Recetas Manuales o Informatizadas Cada vez que se utilizan estos aplicativos de Dispensación remota, quedan registradas con todo detalle cada una de las operaciones realizadas. El COF auditará regularmente

4 estas transacciones para corroborar que se han utilizado con la finalidad con la que han sido diseñadas y puestas a su disposición. Agradecemos de antemano la colaboración de todos, para que este sistema diseñado para ayudarnos en casos críticos, podamos mantenerlo activo, gracias a que se haga un uso adecuado del mismo. Cómo utilizar la Dispensación remota: 1) Elegir mediante el recuadro desplegable si se trata de realizar una Dispensación de RE, Dispensación en Papel o una Devolución. 2) Indicar un número de Operador, el que usted quiera, es un dato únicamente informativo para que usted pueda saber qué persona dentro de su farmacia ha realizado la dispensación, este dato no es transmitido al SCS. 3) Indicar el CIP del paciente y el número de su Plan de Tratamiento. En recetas en papel e informatizadas: A efectos de que el COF pueda realizar correctamente la Facturación de estas recetas, al seleccionarse esta modalidad de dispensación, se solicitará que se indique la existencia de un visado y su tipo, así de la receta pertenece a algún tipo de especial agrupación: 4) Pulsar el botón Pedir Datos. En esos momentos la Pasarela del COF solicitará al SCS las prescripciones pendientes para este paciente y sus datos correspondientes al tipo de aportación, tope asignado y acumulado mensual consumido del mismo (en los pacientes con límite) presentando estos datos en pantalla.

5 Se presentan las especialidades pendientes a dispensar para el paciente con los siguientes datos: 5) Se indicará el CN de cada una de las especialidades que se van a dispensar introduciéndolo con el teclado o pasándolo por un lector de código de barras. Si el producto es un DOE o siendo un EF desea hacer una sustitución del mismo por otro del mismo principio activo, pulse sobre el icono para abrir una ventana con los productos disponibles. Haga Click sobre el producto elegido. Se podrá indicar asimismo el motivo de la sustitución de un medicamento por otro, eligiendo el motivo del cambio, seleccionándolo del recuadro desplegable previsto para ello.

6 A tener en cuenta: Cada línea podrá seleccionarse o deseleccionarse para ser dispensada mediante el control previsto para ello independientemente de que se le haya indicado ya o no el CN del producto a dispensar. El Precio menor vendrá en rojo si hay desabastecimiento indicándose el Siguiente en precio en pantalla. Si pasamos el cursor sobre este precio un mensaje emergente nos indicará el precio menor del producto. Lógicamente si se dispensa por encima del precio menor deberemos indicar una incidencia en esta línea utilizando el control desplegable previsto para ello: El PVP vendrá remarcado en rojo si el producto elegido para dispensar supera el precio menor o siguiente en precio indicado. En estos casos debería indicarse la incidencia Urgencia si la farmacia está de guardia: La aportación aparecerá remarcada en rojo si el producto es no financiado: Cada vez que se selecciona o deselecciona una línea, se recalculan las aportaciones de cada línea (especialmente significativo para los pacientes con tope) y se presentan los nuevos importes en la cabecera. Los datos económicos que se visualizan son los siguientes: Límite: Si el cliente tiene tope/límite mensual viene informado por el SCS. Acumulado mensual: El que consta en el SCS hasta el momento. Acumulado nuevo: El que quedará si realizamos la dispensación. T.Pvp: El total a pvp de las líneas seleccionadas. Financiadas: Sumatoria total de las líneas con productos financiados. No Financiadas: Sumatoria total de los productos no financiados. A Pagar: Lo que tiene que pagar el paciente resultante de la suma de las aportaciones de los productos financiados (teniendo en cuenta su límite mensual) como el total del importe de los productos no financiados.

7 6) Una vez seleccionadas las líneas a dispensar y cumplimentadas las incidencias que pudieran corresponder, se pulsa el botón Dispensar. En ese momento se envía la orden al SCS para que esas líneas queden dispensadas en el Plan de Tratamiento del paciente. Pasado unos segundos, la pantalla se redibuja indicando la respuesta obtenida del SCS marcando las líneas dispensadas. Si las circunstancias lo exigieran, puede utilizarse el mismo método para Devolver una prescripción anteriormente Dispensada. Para ello utilice el selector de tipo de operación: Dispensar / Devolver. Obtención de las Prescripciones Dispensadas por la Oficina de Farmacia: Normalmente desearemos que todas las prescripciones Dispensadas pasen a nuestro programa de gestión, tan pronto sea posible. Para facilitar la labor de recordar qué prescripciones fueron dispensadas, se dispone de un botón Exportar datos, que nos permitirá obtener los datos necesarios para realizar dicho trabajo, sin necesidad de tener que anotar o fotocopiar ningún documento propiedad del paciente. Si pulsamos sobre dicho botón aparecerá la pantalla: Indicaremos el día del que queremos obtener las dispensaciones realizadas por la Farmacia Virtual, obteniendo el resultado bien en formato de visualización Web o en formato de tratamiento de información para que nuestro programa de Gestión lo importe y lo procese automáticamente.

8 Nota: Independientemente de que se ha implementado la posibilidad de acceder a la Farmacia Virtual fuera de la conexión NetLan, de estar activa ésta, se podrá utilizar indistintamente la NetLan o el Acceso externo para acceder a la Farmacia Virtual, y desde ella, acceder a la opción de Dispensación. El acceso fuera de la Red NetLan es útil ante la circunstancia por ejemplo de un corte de suministro eléctrico, en esas circunstancias podríamos hacer uso de un portátil con un Modem USB (que nos permite acceso a Internet sin tener corriente eléctrica en la Farmacia) Solicite más información al CAU del Colegio o a su Proveedor informático, si desea ampliar la información de qué sistemas serían necesarios o aconsejables para disponer en su Oficina de Farmacia de la posibilidad de utilizar la Dispensación Remota.

9 Anexo I. Instalación de Certificados y Acceso a la Web de Farmacia Virtual Pasos a seguir para conseguir la Dispensación Remota de prescripciones: 1) Descargar el Certificado Digital identificador de la Oficina de Farmacia y el Certificado de Entidad Emisora del COFLP, y guardarlos preferentemente en una Memoria USB (Pendrive). 2) Instalar los Certificados en los ordenadores elegidos para esta función (TPV, Servidor, equipos en red de la farmacia, portátiles, etc). Primer paso: Descarga de los Certificados: Acceder a la Farmacia Virtual desde el ordenador que utilizamos para la firma de RE. Introducir la tarjeta del farmacéutico para autenticarse en la Farmacia Virtual. Es importante, que si disponen de varias tarjetas, utilicen la tarjeta del Titular de la farmacia (suele ser la misma que utilizan para firmar recetas) y elegir la opción: Descargar Certificado Saldrá una ventana como esta : 35000_ A.pfx Pulsar en Guardar y grábelo en una Memoria USB (pendriver) para poderlo transportar, e instalarlo en cada ordenador que se desee. Aquí habremos descargado un Certificado único e identificativo de nuestra Farmacia. Esta operación se puede realizar tantas veces como sea necesario.

10 Ahora descargaremos el Certificado que se utiliza para securizar las transacciones. Utilizando el IExplorer indicar la dirección URL: y pulsar sobre el link que aparece en pantalla. Nos aparecerá una pantalla igual a la anterior, deberemos pulsar nuevamente en Guardar y lo grabaremos en la misma dirección donde guardamos el Certificado anterior (Memoria USB). Segundo paso: instalar los certificados en varios ordenadores. Aunque en el proceso de instalación aparecerán unas cuantas pantallas, el proceso es muy sencillo de llevar a cabo. Describiremos a continuación la instalación estándar en un ordenador Windows. Si tuviera alguna dificultad al hacerlo, póngase en contacto con su casa informática. Los certificados deberán instalarse abriendo la sesión de Windows con el usuario con el que se pretende acceder a la Farmacia Virtual (Administrador normalmente). Instalaremos primero el Certificado identificativo de la Farmacia. Para instalar el certificado en un ordenador basta con hacer doble clic sobre él y aparecerá la ventana: Hacemos clic en siguiente y aparecerá la siguiente pantalla

11 Pulsamos otra vez siguiente En la pantalla que nos aparece, en el campo contraseña tecleamos 1234, desmarcamos las posibles opciones que aparezcan y hacemos clic en siguiente

12 En la pantalla que nos aparece, otra vez pulsar sobre siguiente Hacemos clic en Finalizar

13 Nos saldrá un mensaje informando del éxito de la instalación. A continuación deberá instalar el certificado de Entidad Emisora del COFLP. Si es un equipo que ya se está usando en RE, es posible que ya lo tenga instalado pues es el mismo Certificado que se instaló para acceder a la Farmacia Virtual para la firma de dispensaciones. Los pasos a seguir son prácticamente los mismos que los descritos en el proceso de instalación del Certificado anterior. Al hacer doble click sobre el Certificado saldrá la pantalla siguiente. Pulsar sobre el botón Instalar certificado. Saldrán las siguientes pantallas, donde pulsaremos siempre: Siguiente

14 Los Certificados habrán quedado instalados en el ordenador. De esta misma manera, procederemos a instalar los certificados en tantos ordenadores con acceso a Internet como deseemos.

15 Acceso a la Farmacia Virtual fuera del entorno NetLan, para la realización de Dispensación de Prescripciones. Una vez instalado los Certificados descargados en un ordenador con acceso a Internet, podremos acceder a la Farmacia Virtual. La operación es exactamente igual al proceso que seguimos a la hora de firmar dispensaciones, para ello indicamos la siguiente dirección (URL) en el IExplorer: (Adsl externa) (Netlan) Deberemos elegir el certificado emitido expresamente para la conexión restringida a la Farmacia Virtual, en la que sólo es posible realizar el bloqueo de dispensaciones. El Certificado es fácilmente identificable, pues aparece el texto Farmacia y el número de SOE de la Farmacia. Juan Nadie Se accederá a la Farmacia Virtual donde se podrá ejecutar la opción de Dispensación remota.