PRESENTACIÓN UNA BASE SOFTWARE DE GESTIÓN
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- María Ángeles Zúñiga Gómez
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1 PRESENTACIÓN UNA BASE SOFTWARE DE GESTIÓN
2 0.1/ Qué es? Es un Software de Gestión COMERCIAL y administrativo, CREADO PRINCIPALMENTE PARA EMPRESAS DE SERVICIO. Ayuda a automatizar gran parte de los procesos, brinda la opción de contar con información en línea en todo momento, controlar eficazmente a grupos de trabajo, trabajar a distancia, generar un desarrollo de trabajo colaborativo entre distintas empresas, entre otras. 0.2/ Alianzas Somos partner de 4D, compañía francesa de software DE CLASE MUNDIAL, creadora de plataformas de desarrollo, con presencia en más de 50 países del mundo. Su visión es crear soluciones simples para procesos complejos. 4D ha ayudado a organizaciones grandes y pequeñas a alcanzar soluciones que se ajusten a las necesidades de cada mercado y segmento en particular. Algunas empresas del mundo que trabajan con 4D; Adobe, Motorola, Philips, MTV, Yahoo, Alstom, Allianz, Disney, Panasonic, Tetra Pak, HBO, entre otras. 0.3/ Los 17 puntos claves de UNA Base PROYECTOS 1. Administrar Proyectos en estado de Cotización o Negocio (Aprobado). - Presupuestar y gestionar negocios aprobados a través del módulo Proyectos. 2. Historial de la Cotización, cambios y modificaciones, fecha de creación, Usuario, etc. - Todas las modificaciones al Proyecto quedan registradas junto a quién lo hizo y cuándo. 3. Fecha de asignación de Proyecto. - Permite gestionar un Negocio hoy, y considerarlo para mañana en los Informes. 4. Filtros de clasificación según parametrización. - Módulo de Proyectos. - Listado de Cotizaciones. - Negocios y un conjunto de filtros de búsqueda que permiten. por ejemplo. encontrar rápidamente: - Todas las Cotizaciones de Ejecutivo 1. - Todos los Negocios de Director 3. - Etc.
3 5. Formatos de salidas para Cotizaciones tipo, fácilmente homologables a sus propios formatos. 6. Gasto Presupuestado Definir Gastos Presupuestados y comparación contra el Gasto Real de cada Servicio y del Proyecto total. 7. Facturación Podemos relacionar facturas de Venta al Proyecto, conocer el total facturado y cuánto nos queda por facturar. 8. Resultado y cierre de Proyecto Podemos ver el resultado final de un Proyecto, saber si todas las facturas de venta están emitidas y pagadas, y si todas las compras relacionadas están cerradas, para finalmente cerrar el Proyecto OC OC (Órden (Orden Compra) de Compra) 1. Emisión de Órdenes de Compra desde Proyectos y control sobre lo presupuestado por línea o por el total del Proyecto. 2. Múltiples forma de emisión de Órdenes de Compra. (Desde un ítem, varios ítems, gastos generales, otros gastos o desde la web). 3. Multirelación con DTC (Documentos tributarios de compra; Boletas, facturas, etc.). Y pagos asociados. 4. Vista de Órdenes de Compra sin DTC (Documento de compra) relacionados. 5. Envío automatizado a Proveedores por mail, vía html, PDF, o impresión normal. 6. Definición de condiciones de Pago. 7- Condiciones generales de Compra.
4 3. 3. DTC (Documento Tributario de de Compra) 1. Lista de DTC. 2. Ingreso rápido según relación de OC. 3. Libros de Compra y Retenciones. 4. Relación y validación mediante Órdenes de Compra. 5. Diferentes estados (por Revisar / por Pagar / Pagado). 6. Filtros de búsqueda múltiple. 7. Exportación a excel DTV DTV (Documento Tributario de de Venta) 1. Lista de DTV. 2. Filtros de búsqueda. 3. Exportación a excel. 4. Libro de Venta. 5. Facturas relacionadas a Proyectos. 6. Lista de facturas por Emitir. 7. Facturación electrónica ÓRDEN DE DE PAGO // CHEQUE // TRANSFERENCIAS 1. Órdenes de Pago asociadas a DTC s y OC. 2. Validación y aprobación de Pagos. 3. Programación de Pagos. 4. Relacionar cheques y/o transferencias. 5. Notificación de Pago automático a Proveedores. 6. Revisión de pagos vía web GASTOS GENERALES 1. Clasificación de Gastos Generales. 2. Filtros de búsqueda.
5 7. 7. RENDICIONES 1. Múltiples opciones para procesar Fondos por Rendir. 2. Relación a un Proyecto y/o ítems de un Proyecto. 3. Cruce de información entre DTC, DTV, OP y Cobros. 4. Estado Emitida / Atrasada / Cerrada BANCO 1. Control de cuentas bancarias. 2. Relación con Órdenes de Pago. 3. Asociación de ingresos con DTV. 4. Reporte de movimientos no conciliados CONTACTOS 1. Base de datos de Clientes y Proveedores. 2. Relación de contactos de una empresa y correspondientes cargos e información personal CATÁLOGO 1. Planificación de Catálogo para Servicios de Compra y Venta. 2. Definir valores de Compra y Venta predeterminadas. 3. Relación a OC y Negocios relacionados. 4. Asociación a Plan de Cuentas contable MÓDULO DE DE COBRANZA COBRANZA Y PAGOS Y PAGOS - Informe de facturas de venta por Cobrar por Cliente y por listado de factura. - Registro de acciones de Cobranza y Recordatorios. - Envío de carta de Cobranza automática. - Despliegue Clientes por Cobrar / Despliegue facturas por Cobrar / Despliegue acciones de Cobranza realizadas / Generación Acción de Cobranza/ Cierre Acción de Cobranza / Anular Acciones de Cobranza / Impresión Documentos por Cobrar. - Informe de DTC por pagar según vencimiento. - Emisión de Órdenes de Pagos a diversos documentos pendientes de pago en forma agrupada. - Previsualización de total a Pagar según selección. - Despliegue Documentos de Compra por Pagar / Generación de Órdenes de Pago según selección / Filtros de búsqueda.
6 TRÁFICO - Módulo de Control de Trabajo interno, por medio de Órdenes de Trabajo (OT). - OT asociadas a Proyectos. - Control de OT en Proceso / Vencidas. - Notificaciones vía mail de Flujo de Trabajo de una OT MÓDULO DE DE USUARIOS USUARIOS - Administración de Usuarios, Permisos y Accesos. - Creación de Usuarios. - Asignación de Permisos y Privilegios múltiples. - Asignación de Notificaciones. - Asociar Áreas de Negocio y Trabajo NOTIFICACIONES - Múltiples Notificaciones vía mail configurables. - Alertas vía mail de emisión de OC por montos altos. - Solicitud de validación de OC. - Validación de Orden de Pago. - Programación y envío de informes periódicos vía mail: - Negocios por facturar. - Facturas de Venta por vencer. - Total por Cobrar. - Cotización en Proceso. - Compras que excedan Gasto Presupuestado. - Respaldos diarios automáticos. 15. REPORTES / / INFORMES - Ventas / Compras y resultado por Área, Cliente, Periodo, Servicios y Categorías. - Análisis de Cotizaciones y razones de no aprobación. - Negocios Pendientes o Cerrados. - Negocios con Compras Pendientes. - Saldos por Justificar (OC). - Asignación de Proyectos por Periodos. - Otros.
7 16. ACCESO CLIENTE/SERVIDOR / SERVIDOPR Y WEB Y WEB - Accesos por medio de aplicación de escritorio para Mac y PC. - Accesos Web para funciones más relavantes. WEB 17. DESARROLLO COLABORATIVO En UNA Sistemas trabajamos en base al desarrollo colaborativo de todos nuestros clientes. Esto significa que cualquier idea o sugerencia que algún cliente pueda tener en realción al uso del software, nosotros la evaluamos, y si aplica para el negocio de toda la base, se lleva a cabo. Esto permite ahorrar significativamente en desarrollos adicionales, ademas de contar constantemente con nuevas herramientas y funcionalidades para el manejo de sus negocios. Más información: Teléfono: (56-2) Celular: (569) comercial@una.cl
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