MANUAL DE USUARIO SUAPORTE CONTENIDO.

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1 CONTENIDO INTRODUCCIÓN CÓMO SOLICITAR SU CLAVE DE ACCESO GENERACIÓN DE LA CLAVE CÓMO RECUPERAR LA CLAVE EN CASO DE OLVIDO ELABORACIÓN DE AUTOLIQUIDACIONES INSTALACIÓN DE PLUS Ubicar la base de datos INGRESAR EL EMPLEADOR Y EL PERIODO INGRESAR UN EMPLEADOR O EDITAR UNO EXISTENTE SELECCIONAR EL EMPLEADOR Y EL PERIODO CON EL QUE SE VA A TRABAJAR EN LA SESIÓN ADMINISTRACIÓN DE COTIZANTES CREAR UN NUEVO COTIZANTE O EDITAR UNO EXISTENTE Datos laborales Novedades Aportes a la administradora del fondo de pensiones del cotizante (Pensión) Aportes a la entidad promotora de salud del cotizante (Salud) Aportes a la administradora de riesgos profesionales del cotizante (ARP) Aportes parafiscales DESCUENTOS Descuentos por EPS Descuentos por ARP GENERACIÓN DE ARCHIVO OPCIONES DE BACK UP GENERACIÓN DE REPORTES REPORTE POR ADMINISTRADORA REPORTE CONSOLIDADO REPORTE POR CENTRO DE TRABAJO CARGAR DEL ARCHIVO PLANO CORRECCIÓN Y REDONDEO DE APORTES PARAFISCALES VALIDACIÓN AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS Y CONDICIONES RESULTADO DE LA VALIDACIÓN FILTROS REPORTES DE LA VALIDACIÓN OPCIONES DE ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA RESULTADO DE LA ACTUALIZACIÓN

2 REPORTES DE LA ACTUALIZACIÓN FIN DEL PROCESO DE VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS PAGAR LA PLANILLA GENERACIÓN DE COMPROBANTES RECUPERAR PLANILLAS GUARDADAS ELABORACIÓN DE PLANILLAS PARA PAGO ASISTIDO ELABORACIÓN DE PLANILLAS EN LA PÁGINA WEB

3 INTRODUCCIÓN ENLACE OPERATIVO, con su software SuAporte, facilita a través de Internet, la elaboración, validación y envío de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la seguridad social y parafiscales, permitiendo la conexión con los bancos para realizar el pago de ésta a través de una transacción electrónica de fondos. Una vez realizados los procesos anteriores, ENLACE OPERATIVO realiza el direccionamiento o envío de la información correspondiente a las novedades de los afiliados de las diferentes administradoras de la seguridad social y de los parafiscales. Este manual busca facilitar su interacción con el aplicativo SuAporte, mediante la descripción de cada uno de los pasos que debe seguir para completar satisfactoriamente el proceso. 1. Cómo solicitar su clave de acceso A través de ENLACE OPERATIVO usted puede hacer el pago de sus aportes de forma fácil, rápida y segura. Las empresas y cotizantes independientes deben registrarse inicialmente en nuestro aplicativo con el fin de recibir una clave de acceso. Se trata de una clave individual de cuatro (4) dígitos que le permitirá autenticarse en nuestra página Web transaccional. Para solicitar la clave de acceso realice el siguiente procedimiento: Ingrese a la página Web Haga clic en la opción Planilla Integrada. Seleccione el tipo de aportante que le corresponde (Gran empresas, CTA y temporales; Pymes y microempresas; independientes y servicio doméstico; o administradoras). 3

4 Haga clic en Solicite su clave, al lado derecho de la página. Inmediatamente aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. 4

5 Al hacer clic en Aceptar aparecerá el siguiente recuadro, en este debe hacer click en Registrarse. Luego aparece el siguiente recuadro: Diligencie los datos del aportante o empleador (empresas como independiente): seleccione el tipo de documento del aportante (NIT - Número de identificación tributario, CC - Cédula de ciudadanía, CE - Cédula de extranjería, PP - Pasaporte, TI - Tarjeta de identidad), luego digite el número del documento. 5

6 Diligencie los datos del usuario: seleccione el tipo de documento del usuario (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte o tarjeta de identidad), luego digite el número del documento. Haga clic en Continuar. Aparecerá el siguiente formulario. Si hace clic en el ícono de ayuda ubicado en la parte superior derecha del recuadro, aparecerá una ventana que contiene información de ayuda. Diligencie los campos del formulario. Importante: los datos que usted ingresará en este formulario son los que quedarán inscritos en el sistema. Verifique muy bien lo que diligencia en cada campo antes de finalizar el proceso, ya que, por ejemplo, los campos correo electrónico y número telefónico nos permitirán una eventual comunicación con usted. Algunos de estos datos son los enviados a las administradoras de seguridad social con el fin que éstas puedan aplicar su pago. Los campos que aparecen en el formulario de solicitud de clave son: 6

7 Datos del aportante Clasificación aportante: Independiente: si selecciona esta opción el formulario se reducirá para que solo diligencie los campos necesarios. Empresas CTA y temporales Servicio doméstico Pagador pensiones Razón social: es el nombre de la empresa o persona que hace el aporte (empleador). Forma presentación: Único: cuando el aportante no tenga más de veinte (20) sucursales o no cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola planilla. Consolidado: cuando el aportante tenga más de veinte (20) sucursales o cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola planilla, donde registre la totalidad de los cotizantes de todas las sucursales. Sucursal: cuando el aportante decida presentar una (1) planilla por cada sucursal. Los vencimientos para el pago de los aportes son los que le correspondería si la presentación fuera U - Única o C - Consolidado. Dependencia: el valor D aplica únicamente para las entidades estatales, del nivel central o territorial, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economía mixta u otras de carácter público que teniendo un solo número de NIT, paguen sus nóminas en forma separada por dependencia. Dirección: ubicación de la sede principal de la empresa. Departamento, ciudad: haga clic en la lista desplegable para seleccionar el departamento y la ciudad que le corresponde. Teléfono y fax: si no tiene fax, digite su número telefónico. Celular: si su empresa cuenta con un celular corporativo, inclúyalo aquí. 7

8 Correo electrónico: si su empresa cuenta con un correo corporativo, inclúyalo aquí. Tipo de persona: seleccione entre persona natural o persona jurídica, según corresponda. Tipo aportante: este campo tiene las siguientes opciones: Empleador Independientes Entidades o universidades públicas con régimen especial en salud Agremiaciones o asociaciones Cooperativas y pre-cooperativas de trabajo asociado Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales Organizaciones administradoras del programa de Hogares de Bienestar Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales Clase de aportante: seleccione una de las siguientes opciones: A: Grande - Más de 200 empleados. B: Pequeño - Menos de 200 empleados. C: Mipyme que se acoge a la Ley 590 de 2000 (para seleccionar la clase de aportante C, la empresa debe estar registrada como Mipyme ante el Ministerio de la Protección Social). D: Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010). I: Independiente (esta opción aparece por defecto si en Tipo de persona seleccionó Natural). Tipo pagador pensiones: encontrará las siguientes opciones: Empleador. Administrador de pensiones. Pagador de pensiones. Entidades o universidades públicas con régimen especial en salud. *Para un empleador o trabajador independiente, seleccione la primera opción. Tipo de acción: elija la opción que le corresponde entre: Concordato Reestructuración Liquidación Cese de actividades Normal 8

9 Fecha inicio de actividades: es un campo opcional y corresponde a la fecha de inicio de la compañía. Si desea ingresar la fecha haga clic en el ícono del calendario y seleccione la fecha. Fecha de fin actividades: opcional. Aplica para empresas que se encuentren en liquidación. Naturaleza jurídica: Pública Privada Mixta Organismos multilaterales Entidades de derecho público no sometidas a la legislación colombiana Aportes Esap y Ministerio: no aplica para las empresas privadas ni personas naturales (al seleccionar No, los campos para las tarifas Esap y Ministerio de Educación se desactivarán automáticamente). Si se trata de una empresa del sector público obligada a hacer aportes seleccione Sí y elija las tarifas respectivas. Actividad económica: seleccione la que le corresponde: Si no encuentra la que se ajusta a la empresa seleccione Otras actividades empresariales. Si los aportes se hacen para personal doméstico seleccione Hogares privados con servicio doméstico. Sección. División. Actividad. Una vez haya diligenciado los datos del aportante y verificado que los datos registrados son los que corresponden, haga clic en Continuar. Datos de contacto Es el primer usuario al que se le generará la clave de acceso. Allí deben digitarse los nombres, apellidos, dirección, teléfono, celular, departamento, ciudad, correo electrónico, seleccionar una 9

10 pregunta secreta, diligenciar la respuesta secreta (estos dos últimos campos serán utilizados como sustento en caso que olvide su clave) y seleccionar la respuesta a la pregunta. Desea el envío de información por correo electrónico: se envía información relacionada con el pago y la administración de la información del aportante. Si su empresa necesita usuarios adicionales, repita el proceso de solicitud de clave y nuestro sistema le solicitará los datos del nuevo contacto. ENLACE OPERATIVO hará la validación de seguridad pertinente para generar la nueva clave. Si el usuario ya tiene clave con otra empresa no debe diligenciar nuevamente los campos referentes a su información. Representante Legal Diligencie los datos del representante legal de la empresa o el nombre de la persona natural que aporta como independiente. Para avanzar a la siguiente etapa haga clic en Continuar y solo hasta haber diligenciado todos los campos, haga clic en Guardar. Importante (para empresas con sucursales o dependencias inscritas): si su empresa está registrada con tipo de presentación Sucursal o Dependencia debe inscribirla en el formulario de solicitud de clave diligenciando también los siguientes campos: Código sucursal: es el código que tiene inscrito cada una de las sucursales de la empresa ante las distintas administradoras. 10

11 Nombre sucursal: es el nombre de la sucursal que se está registrando. Dirección, ciudad, teléfono, fax. Representante legal: Se conservarán los datos diligenciados para la empresa. Serán editables en caso que se requiera hacer una modificación. Para agregar una nueva sucursal haga clic en Agregar sucursal o Continuar para guardar la sucursal creada y obtener su clave. 2. Generación de la clave Si el aportante y el usuario no se encontraban registrados en el sistema, al hacer clic en Continuar (formulario de solicitud de clave), aparecerá el siguiente mensaje mostrando la clave de acceso: Si una empresa ya está registrada en nuestro sistema y un usuario realiza el proceso de solicitud de clave, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: Para mayor seguridad y confidencialidad de su información, nuestras Líneas de Servicio al Cliente validarán la información enviada a través del formulario y una vez sea verificada, le 11

12 enviaremos la clave de acceso al correo electrónico registrado en el formulario, 2 días después de haber confirmado los datos. 3. Cómo recuperar la clave en caso de olvido Si olvida la clave de acceso, realice el siguiente procedimiento: Haga clic en Olvidó su clave? Ingrese el documento de la empresa o persona natural (sin dígito de verificación), el documento del usuario y haga clic en Continuar. El sistema le hará una pregunta clave. La clave será enviada a su correo electrónico, una vez responda correctamente la pregunta clave. 4. Elaboración de autoliquidaciones SuAporte Plus es el software gratuito creado por ENLACE OPERATIVO para simplificar la elaboración de sus planillas a través de archivos planos. Es fácilmente descargable desde Internet y cumple con todas las especificaciones de ley y normatividad vigentes, pues se actualiza de forma permanente y automática. Con él, usted podrá realizar las planillas desde su computador y simplemente conectarse para validar los archivos cuando vaya a efectuar el pago. A continuación le explicaremos los procedimientos desde la instalación del aplicativo hasta la generación y posterior envío del archivo plano. Ingrese a la página Web Haga clic en Planilla Integrada. 12

13 Seleccione el tipo de aportante que le corresponde (Gran empresa, CTA y temporales; Pymes y microempresas; independientes y servicio doméstico). Haga clic en Descargue SuAporte Plus, ubicado en el lado derecho. Importante: en el manual de usuario usted podrá conocer en detalle cada una de las opciones disponibles en SuAporte Plus, mediante capturas de pantalla que ilustran el proceso. Para descargar el manual haga clic en la pestaña SuAporte Plus del menú de la izquierda y seleccione la sub-pestaña Descarga e instalación. Allí tendrá la oportunidad de abrir directamente el archivo en formato PDF y guardarlo en algún directorio de su equipo Instalación de SuAporte Plus Para llevar a cabo la instalación haga clic en el banner Descargar y siga los pasos que le muestra la página. Tenga en cuenta que para instalar el software debe tener permisos de usuario administrador (autorizado para descargar software). 13

14 4.2. Ubicar la base de datos La primera vez que ingrese a SuAporte Plus aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar la ubicación de la base de datos. En esta ubicación es en donde se almacenará toda la información que usted ingrese a la aplicación. Es muy importante que no modifique manualmente ningún archivo de esta carpeta ya que puede ocasionar que SuAporte Plus no funcione correctamente. Después de seleccionar la ubicación, el sistema creará una carpeta y copiará una serie de archivos en ella. En los próximos ingresos al sistema, este cuadro de diálogo no aparecerá nuevamente Ingresar el empleador y el periodo Esta pantalla tiene las siguientes opciones: Ingresar un nuevo empleador o editar uno existente Seleccionar el empleador y el periodo con el que se va a trabajar en la sesión Importar archivo ENLACE OPERATIVO 14

15 Ingresar un empleador o editar uno existente Este formulario aparece al hacer clic en Nuevo o en Editar en la ventana Empleadores. Para poder continuar debe haber mínimo un empleador en el sistema, por lo tanto, la primera vez que ingrese debe crear uno nuevo. Tenga en cuenta que puede ingresar varios empleadores con el mismo tipo y número de documento, pero deben tener diferente código de sucursal. Para ingresar una sucursal, debe seleccionar en Forma presentación el valor Sucursal. En este momento puede ingresar el código y el nombre de la sucursal. Tenga en cuenta que el código debe ser único para el mismo empleador. 15

16 Si el empleador que está ingresando aporta a Esap y a Ministerio, seleccione la casilla Aporta a Esap y Ministerio, en Aportes Esap y Ministerio. En este momento usted puede escoger la tarifa para el cálculo del aporte de Esap y del Ministerio. Si se ingresa a esta ventana para editar un empleador que ya existe, los campos tipo de documento, número de documento, forma de presentación, código y nombre de la sucursal estarán deshabilitados para edición. Los demás campos pueden ser modificados Seleccionar el empleador y el periodo con el que se va a trabajar en la sesión Luego de ingresar empleadores, se debe escoger el periodo para el que se va a hacer la liquidación de aportes de los cotizantes del empleador. Importante: si se modifica el periodo, se perderá la información de las novedades ingresadas para cada cotizante en el que estaba registrado en el sistema como último periodo. La información no podrá ser recuperada. Antes de cambiar de periodo verifique que los datos del anterior ya no son necesarios. Debido a la importancia de una correcta selección en este paso, ofreceremos una explicación más detallada sobre cómo deben reportarse estos periodos. Supongamos que se hace el pago en el mes de septiembre, los periodos de pago que se deben reportar según la clase de aportante son: Clase de aportante Periodo cotización Comprende los subsistemas de Pensiones, Riesgos Profesionales y Parafiscales Periodo servicio Aplica solo para Salud (lo calcula automáticamente el sistema con base en el periodo de cotización) Más de 200 cotizantes Mes vencido (agosto) Mes anticipado (septiembre) Menos de 200 cotizantes Mes vencido (agosto) Mes anticipado (septiembre) Independiente Mes anticipado (septiembre) Mes anticipado (septiembre) 16

17 Ingrese el nuevo periodo o modifique el existente. Seleccione el empleador de la lista de empleadores disponibles y haga clic en Aceptar. Importante: si se ingresa un periodo diferente al último registrado, SuAporte Plus modificará los datos básicos de los cotizantes que tengan novedades como RET, VSP, entre otras. Importante: si usted desea conocer cómo realizar una carga masiva de información, diríjase al Manual de usuario de SuAporte Plus en la siguiente ruta: Administración de cotizantes En esta ventana aparecen todos los cotizantes registrados para el empleador seleccionado. Nota: los datos generales de los cotizantes no dependen del periodo, por lo tanto, los cotizantes registrados para un empleador se muestran independientemente del periodo con el que ingrese. Por el contrario, las novedades registradas a cada cotizante, que están relacionadas con el periodo, son eliminadas cada vez que éste se cambia. 17

18 Crear un nuevo cotizante o editar uno existente Para crear un nuevo cotizante seleccione Nuevo en la ventana Cotizantes. Para editarlo, selecciónelo en la tabla que aparece en la ventana Cotizantes y haga clic en Editar. Se abrirá la ventana para edición de cotizantes denominada Detalle cotizante. Esta ventana tiene los campos para ingresar todos los datos relacionados con los cotizantes y con sus novedades. En la parte superior, los datos básicos y en la central, se puede digitar la siguiente información: Datos laborales Novedades Aportes a la administradora del fondo de pensiones del cotizante Aportes a la entidad promotora de salud del cotizante Aportes a la administradora de riesgos profesionales del cotizante Aportes parafiscales 18

19 Datos laborales En esta pestaña se ingresan datos que normalmente no varían en el cotizante, como el salario, el tipo de cotizante, la ubicación laboral, etc. Cuando se ingresa el salario, SuAporte Plus automáticamente recalculará los aportes a pensión, salud, riesgos y parafiscales. Importante: si se modifican el tipo de aportante, el salario básico o el salario integral, se recalcularán todos los aportes. Cuando seleccione el departamento de la ubicación laboral, SuAporte Plus habilitará todos los municipios y las cajas de compensación familiar para este departamento. Por lo tanto, si modifica el departamento, tendrá que seleccionar nuevamente la caja de compensación Novedades En esta pestaña se ingresan las novedades del trabajador. Para registrar una, simplemente selecciónela. Si la novedad elegida necesita datos adicionales, ésta los pedirá en el momento de marcar la casilla correspondiente a la novedad. Por ejemplo, cuando se selecciona la novedad vacaciones, se piden los días de vacaciones del cotizante. 19

20 Cuando se modifica alguna novedad, se vuelven a calcular los aportes a pensión, salud, riesgos y parafiscales Aportes a la administradora del fondo de pensiones del cotizante (Pensión) En esta pestaña usted podrá ingresar los datos asociados a la administradora de fondos de pensiones a la que pertenece el cotizante. En el campo AFP podrá escoger la administradora a la que pertenece el afiliado. En el momento en que la seleccione, el sistema calculará automáticamente los aportes a pensión. Los días cotizados solo pueden ser modificados si se seleccionaron las novedades correspondientes. Los campos cotización voluntaria del afiliado y del empleador se cargan automáticamente cuando se ingresa una novedad Aporte voluntario (AVP) Aportes a la entidad promotora de salud del cotizante (Salud) En esta pestaña podrá ingresar la información correspondiente a la entidad promotora de salud a la que pertenece el cotizante. 20

21 En el campo EPS podrá escoger la entidad promotora de salud a la que pertenece el afiliado. En el momento en que la seleccione, el sistema calculará automáticamente los aportes a salud. Los días cotizados solo pueden ser modificados si se seleccionaron las novedades correspondientes Aportes a la administradora de riesgos profesionales del cotizante (ARP) En esta pestaña podrá ingresar la información correspondiente a los aportes hechos a la ARP a la que pertenece el afiliado. Ésta es la misma para todos los cotizantes de un empleador, por lo tanto se define al momento de crear o editar éste. 21

22 Los días cotizados solo pueden ser modificados si se seleccionaron las novedades correspondientes. Debe escoger una clase tarifa riesgos para que el sistema calcule la cotización obligatoria Aportes parafiscales En esta pestaña se podrá ingresar la información correspondiente a la caja de compensación familiar a la que pertenece el cotizante, así como los aportes al Sena y al Icbf. Los días cotizados solo pueden ser modificados si se seleccionaron las novedades correspondientes. El campo CCF tiene la lista de cajas de compensación familiar que pertenecen al departamento de la ubicación laboral. El valor del aporte será calculado automáticamente cuando se seleccione una CCF. También se permite ingresar los datos correspondientes a los aportes del Sena y del Icbf Descuentos Descuentos por EPS 22

23 Cuando se paga una incapacidad o una licencia de maternidad, o cuando hay un saldo a favor del empleador, se pueden ingresar estos valores en la ventana Descuentos por EPS. En la lista desplegable de la parte superior de la ventana se encuentran las EPS a las que pertenecen los cotizantes. Para poder ingresar valores para el pago de incapacidades o pago de licencias de maternidad, o los valores del saldo a favor, deben digitarse los números de autorización y de formularios respectivamente Descuentos por ARP Cuando se paga una incapacidad por accidente de trabajo, se hacen aportes a otros subsistemas o se tiene un saldo a favor del empleador por riesgos profesionales, se pueden ingresar estos valores en la pantalla Descuentos ARP. 23

24 Para ingresar valores para el pago de incapacidades o el valor del saldo a favor, deben digitarse los números de autorización y de formularios respectivamente Generación de archivo En esta ventana se debe seleccionar la ubicación del archivo que se va a generar. Una vez creado, debe enviarlo a ENLACE OPERATIVO a través de la página Web 4.7. Opciones de Back Up SuAporte Plus permite realizar copias de seguridad de sus datos. Para realizar una, utilice la opción Realizar Back Up ubicada en el menú Utilidades de la barra de herramientas o haga clic en el ícono resaltado a continuación. 24

25 A continuación aparecerá una ventana de diálogo donde usted debe ingresar la ruta en la que desea guardar el archivo que se generará con la información. Haga clic en la opción para seleccionar la ubicación. Luego de ingresar la ruta en la que desea guardarlo, haga clic en Generar. SuAporte Plus creará un archivo llamado BackUpSuAportePlus.bkp en dicho lugar. Este archivo incluye toda la información contenida hasta el momento en la aplicación. Recuerde que el Back Up es una copia de respaldo de una autoliquidación ya elaborada o pagada. Si usted va a utilizarla como base para una nueva planilla, debe modificar el periodo de cotización una vez restaure la información. Para restaurar un Back Up previamente creado, realice los siguientes pasos: Al abrir SuAporte Plus encontrará una primera ventana en la que debe seleccionar la empresa y posteriormente el periodo de cotización. Si no tiene empresas creadas en el aplicativo, haga clic en Nuevo y realice los pasos descritos en el numeral 2 de este manual, de lo contrario, haga clic en Aceptar y continúe con el paso 2. 25

26 Haga clic en el ícono Restaurar Back Up, ubicado en la parte superior. Aparecerá la siguiente ventana. Haga clic en la opción desde la que desea restaurar el Back Up. para seleccionar la ubicación 26

27 En esta ventana, seleccione la ubicación en la que tiene guardado el Back Up. Recuerde que el archivo correcto para restaurar la información debe tener el nombre BackUpSuAportePlus.bkp, tal como se muestra a continuación. Haga clic en Abrir para cargar el archivo. Nota: si el Back Up que va a restaurar le fue enviado desde ENLACE OPERATIVO, debe buscarlo en la carpeta en la que descargó el archivo desde su correo electrónico. Una vez seleccionado el archivo, haga clic en Restaurar. 27

28 Recuerde que al restaurar el Back Up se reemplazará toda la información que tiene actualmente en el aplicativo. El sistema le mostrará una ventana confirmando lo anterior, haga clic en Sí solo si está seguro. Una vez el sistema le informe que el Back Up se restauró con éxito, haga clic en Aceptar. El sistema automáticamente lo llevará a la ventana inicial de SuAporte Plus para que pueda comenzar a trabajar con la información que se restauró. Modifique el periodo según lo requiera y elabore la planilla. 28

29 Importante: al realizar una copia de seguridad, se guardará toda la estructura de la base de datos. Por lo tanto, cuando se restaure se sobrescribirán todos los datos que estén almacenados en ese momento Generación de reportes SuAporte Plus permite generar tres (3) tipos de reportes diferentes antes del pago para que usted revise la información de una manera más cómoda Reporte por administradora Este reporte permite filtrar todos los empleados que estén registrados en el aplicativo como cotizantes de una administradora específica y se puede exportar a Excel Reporte consolidado Este reporte genera un archivo, que puede ser impreso o exportado a Excel, en el que se relacionan todos los pagos que se efectuarán a cada subsistema de la seguridad social, incluyendo las administradoras, la cantidad de afiliados y el valor a cotizar a cada una, y por último totaliza la planilla. 29

30 Reporte por centro de trabajo Este reporte permite filtrar los empleados según el centro de trabajo al que hayan sido asignados. 30

31 5. Cargar del archivo plano Esta es la etapa 1: Crear la planilla A continuación se detallan los pasos necesarios para enviar la planilla a través de SuAporte y así proceder con el pago. Ingrese a la página Web, haga clic en Planilla Integrada y elija el tipo de aportante que le corresponde (Gran empresa, CTA y temporales; Pymes y microempresas, independientes y servicio doméstico; administradoras). Haga clic en el botón Acceda a SuAporte, ubicado en el lado derecho de la página. 31

32 Autentíquese en el sistema ingresando el documento empresa, el documento usuario y la clave asignada para la página Web transaccional de ENLACE OPERATIVO. Por último, haga clic en Ingresar. Si es la primera vez que usted se autentica debe leer los términos y condiciones, marcar la opción He leído y acepto los términos y condiciones de uso de SuAporte y hacer clic en Continuar. Por seguridad, el sistema le pedirá cambiar la clave. Una vez se encuentre autenticado, verá la siguiente pantalla: 32

33 En el lado izquierdo de la página encontrará las siguientes opciones: Administración de datos del aportante Administración de datos de usuario Actualizar la información con la que la empresa fue registrada en el formulario de solicitud de clave. Si un usuario maneja varias empresas, desde allí podrá desplazarse por cada una de ellas y relacionar las sucursales para las empresas que tienen ese tipo de presentación. Cambiar su clave personal y modificar los datos registrados de los usuarios. Autoliquidación de aportes Elaboración y pagos de las planillas. Consultas previas al pago Generar reportes de planillas liquidadas que todavía no han sido pagadas. Consultas postpago Informes de seguimiento Aportes de terceros Generar e imprimir los certificados de los pagos efectuados a través de ENLACE OPERATIVO. Generar reportes de los pagos efectuados por la empresa con el fin de llevar controles y seguimientos a sus pagos. Autorizar a un tercero o cliente a consultar sus pagos y realizar dicha consulta si fue previamente autorizado por su proveedor. En el menú principal seleccione Autoliquidación general y luego la opción Cargar archivo. 33

34 Aparecerá la siguiente pantalla: Allí puede elegir entre Archivo para cotizantes activos (es decir, cotizantes activos que incluyen dependientes, independientes, servicio doméstico, aprendices, etc.) o Archivo para pensionados (pensionados inactivos). Importante: si el archivo plano que adjuntará a la página es generado por un software autoliquidador de aportes, es fundamental verificar con el proveedor que dicho software se encuentre actualizado de acuerdo a los decretos y aclaraciones más recientes definidos por el Ministerio de la Protección Social. Archivo cotizantes activos: seleccione esta opción si va a cargar un archivo con empleados activos, es decir, que no sean pensionados, retirados o inactivos. Este archivo debe cumplir con la estructura establecida en la Resolución 1747 de

35 Archivo para pensionados: utilice esta opción cuando vaya a cargar los aportes de pensionados inactivos o retirados que ya no están laborando. Este archivo debe cumplir con la estructura establecida en la Resolución 2145 de Haga clic en la casilla de selección que corresponda al tipo de archivo plano de su empresa (para el ejemplo, adjuntaremos un archivo cotizantes activos). Luego haga clic en Seleccionar archivo. En el cuadro de diálogo que aparece, debe buscar y seleccionar el archivo plano en la ubicación donde se encuentre almacenado en su equipo. Cuando lo tenga seleccionado haga clic en Abrir. Observe que le aparecerá en pantalla la ruta del archivo plano en su computador, como se muestra en la imagen anterior. Haga clic en Continuar. El sistema validará que el archivo plano adjuntado esté acorde a la estructura reglamentada por el Ministerio de la Protección Social, comenzando con el registro tipo 1 y luego el registro tipo 2 en el orden de aparición de los datos en el archivo plano, luego procederá a informar las inconsistencias encontradas. En caso que su planilla al ser cargada no presente inconsistencias, aparecerá el total a pagar y el resumen por cada administradora Errores en el archivo plano Es posible que el archivo cargado contenga errores. Estos son detectados en la etapa 2: Validación. 35

36 Si se encuentra una inconsistencia en el archivo plano, el validador del sistema mostrará el siguiente mensaje: La pestaña Resumen errores lista los tipos y la cantidad de errores que contiene el archivo los cuales se detallan en las pestañas (Datos generales del aportante, Datos de los cotizantes y Totales). También pude hacer clic en Ver para conocer el detalle que desee o Continuar para revisar los errores en orden de acuerdo a como se encuentran en el archivo plano. En el mensaje se indicará el tipo de error que tiene, de la siguiente manera: Formato Indica el tipo de registro en donde encontró el error (1- Datos generales de la empresa, 2- Datos de los cotizantes, 4- Información de las EPS relacionas, 5- Información de las ARP relacionadas). Número línea Del archivo plano en donde encontró la inconsistencia. 36

37 Campo inicial En donde el validador encontró el error. Campo final Corrección automática Descripción En donde el validador encontró el error. En este espacio nuestra aplicación le informa si está en capacidad de corregir de manera automática el error. Muestra el error encontrado e indica los datos que debió encontrar en el archivo plano, según las posiciones encontradas en el error y con base en los datos de la empresa que el sistema le indica. En caso que su archivo tenga inconsistencias, el sistema pone a su disposición las siguientes opciones para solucionarlos: Regresar Corrección automática Corrección en línea Inconsistencias en Excel Solicitar aporte Cancela la carga realizada y le permite regresar para cargar otro archivo. Corrección automática de errores en IBC, cotización a pensión, salud, riesgos profesionales y parafiscales e informará en la columna Corrección automática, Sí si es posible la corrección o No si no lo es. Permite hacer las correcciones a su archivo plano directamente en la aplicación SuAporte. Permite descargar en Excel el detalle con las inconsistencias presentes en el archivo cargado. Permite solicitar soporte a ENLACE OPERATIVO para la corrección de su archivo Corrección automática ENLACE OPERATIVO pone a su disposición la opción de corrección automática de los errores que se encuentren en su archivo. SuAporte efectuará la corrección con base en la información reportada en su archivo plano (número de días, IBC y cotizaciones). 37

38 SuAporte corrige IBC si el salario básico del afiliado es igual o proporcional a un SMLMV. Las correcciones se hacen usando el mínimo, haciendo una aplicación de los valores de acuerdo a la tabla del SMLMV del periodo que esté reportando el afiliado. En caso que el afiliado tenga salario básico mayor al mínimo, en el listado de errores, en la columna Corrección automática se verá el siguiente mensaje: No (salario básico es superior al salario mínimo). Tenga en cuenta: Para los afiliados que no reporten novedades o que presenten en su pago novedades de ING (ingreso), RET (retiro), VST (variación de salario transitoria), retiro en pensiones, retiro en riesgos profesionales, se podrán corregir todos los sistemas de la seguridad social. Para los afiliados que registren novedades diferentes, solo se realizan correcciones de cotizaciones a los subsistemas que no se vean afectados por el reporte de dichas novedades debido a que afectan días y su cálculo amerita un especial cuidado en su aplicabilidad a cada subsistema de la seguridad social. 6. Corrección y redondeo de aportes parafiscales Teniendo en cuenta que el IBC de parafiscales y sus cotizaciones están constituidas por prestaciones directamente relacionadas con la nómina del empleado, y es el aportante el responsable de su reporte y valor exacto en el plano, SuAporte, con base en el IBC y sin tener en cuenta las novedades que ya lo debieron haber afectado, realizará la corrección automática en los casos que sea necesario. De acuerdo con lo estipulado en la Resolución 1747 de 2008, el IBC y las cotizaciones de parafiscales deben cumplir las reglas de redondeo o aproximación para las cotizaciones, de acuerdo con las normas vigentes. SuAporte redondeará las cotizaciones de parafiscales al cien más cercano o aplicando el lineamiento del Ministerio de la Protección Social para los valores correspondientes al salario mínimo legal mensual vigente, según el periodo que esté cancelando, y el IBC se redondeará al múltiplo de mil más cercano. Tenga en cuenta: Los sistemas incluidos en los parafiscales son caja de compensación, Sena e Icbf, además de Esap y MIN para las empresas del sector público. El autocorrector aplica únicamente para planillas de activos (no para pensionados). El autocorrector no corrige días o códigos de administradoras de aportes a subsistemas. Por lo tanto, es responsabilidad del aportante conocer que si su planilla no tiene aportes a un subsistema será necesario tener el campo días en cero para que el cargue del archivo plano sea exitoso. De no ser así, en la mayoría de los casos el sistema le solicitará un valor para el IBC. 38

39 Para hacer uso de esta opción siga los siguientes pasos: Paso 1: Verificar que las inconsistencias puedan ser corregidas automáticamente El detalle de los errores encontrados aparecerá como se muestra en la siguiente imagen: El sistema genera un listado de todos los errores de IBC, cotización a pensión, salud, riesgos profesionales y parafiscales que fueron encontrados en el archivo plano e informa en la columna Corrección automática, Sí si es posible la corrección o No si no lo es. Paso 2: Seleccionar la opción Corrección automática El sistema le informará los términos por los que se rige la corrección automática y algunas de las normas en las que se apoya. Si está de acuerdo con la información, haga clic en Continuar para seguir con el proceso de autocorrección o Cancelar para realizar la corrección usted mismo. 39

40 El sistema realizará la corrección de aquellos errores que sean susceptibles de ser corregidos automáticamente. Los que no, seguirán estando en la lista de errores y usted los podrá corregir con el Corrector en línea. Si todos los errores fueran corregibles automáticamente, el sistema validará la planilla generando el valor a pagar a cada administradora y permitirá la generación de un informe para que usted realice la revisión de los valores que tenía en su archivo y los que ENLACE OPERATIVO le corrigió. Paso 3: Generar informe de corrección automática El reporte de los errores podrá ser generado en formato PDF o Excel, según la opción que se elija en la etapa 3 Totales y pago, en la opción Informe de corrección automática y validaciones opcionales. 40

41 Seleccione el formato en el que desea generar el informe: PDF Excel Haga clic en para continuar con el pago. 41

42 Validaciones adicionales Validación afiliaciones a administradoras Las validaciones opcionales se encuentran integradas para que el usuario no tenga que realizar varias veces el proceso, en caso que desee hacer varias validaciones. Aceptación de términos y condiciones Haga clic en Aceptar y el sistema realizará la validación. Si usted rechaza los términos y condiciones, el sistema regresará a la ventana Información archivo. 42

43 Resultado de la validación Filtros Estos le facilitan al usuario la búsqueda de los registros validados. Es posible realizar la búsqueda por: 43

44 o o o o Tipo de documento: CC (cédula de ciudadanía), CE (cédula de extranjería), NIT (número de identificación tributaria), PA (pasaporte), TI (tarjeta de identidad), RC (registro civil). Número de documento: se digita el número que se desea buscar. Tipo de administradora: pensión, salud. Nombre: seleccione el nombre de la administradora que desea buscar, de acuerdo al tipo previamente elegido. La búsqueda de administradora se hace sobre la información cargada en el archivo plano. Por lo tanto, es posible buscar todas las administradoras de pensión y salud. Una vez ingresado el(los) dato(s) anterior(es), haga clic en el ícono de la lupa. No es necesario llenar todos los campos para realizar la búsqueda. Puede buscar por número de identificación, por tipo de administradora o por nombre (si requiere una en particular). Para hacer una nueva búsqueda debe poner los campos en blanco y proceder a ingresar los nuevos parámetros de búsqueda. Ejemplo: o Búsqueda 1: por tipo y número de documento. El resultado es la validación tanto para pensión como para salud ya que no se seleccionó ni el tipo ni el nombre de la administradora. o Búsqueda 2: por tipo de administradora. 44

45 El resultado es la validación para pensiones de la misma cédula, ya que no se borraron los campos ingresados en la Búsqueda 1. Si deseaba buscar la validación de todos los fondos de pensiones, debió haber puesto en blanco los otros campos. Si desea volver a la búsqueda sin filtros debe vaciar todos los campos y seleccionar el ícono de la lupa. Reportes de la validación Es posible generar reportes de la validación general y de los filtros elegidos. Los informes se pueden generar en Excel o en PDF. La información que contiene es la misma del resultado de la validación. - PDF 45

46 - Excel Opciones de actualización automática 46

47 Algunos registros tienen la opción para ser seleccionados con el fin de realizar la actualización automática (ver actualización automática en el numeral 5. Actualización automática). Esto depende si se tiene o no este convenio. Si desea saber cuáles son las administradoras con convenio de actualización automática, seleccione la opción señalada en la imagen anterior. Al hacer clic en aquí aparecerá la siguiente ventana: Es posible seleccionar las validaciones o los registros que desea actualizar, de las siguientes formas: o Selección del registro validado. 47

48 o Selección de los campos disponibles en la página que se está visualizando. o Selección de todos los afiliados Se marcan como seleccionados los afiliados de todas las páginas. Nota: el alcance de esta validación solo contempla actualizaciones automáticas para administradoras de pensiones. Se bloqueará la opción de corrección automática para otro tipo de administradoras en el listado de validaciones de afiliados (no aparece el checkbox). Si el usuario selecciona la opción Seleccionar todos los afiliados, igualmente, no se autocorregirán los códigos de administradoras de salud. Una vez seleccionados los registros, haga clic en Actualización automática. 48

49 Nota: en caso que un aportante cargue un archivo con periodo de cotización vencido o anticipado no se visualizará el recuadro de la actualización automática. Actualización automática Se aplica únicamente para los afiliados que fueron seleccionados. Los siguientes son los casos que se pueden presentar durante el proceso de actualización automática: o o o Si el código de la administradora a la que aportará (la que se encuentra en el plano) tiene validación, pero no se encuentra la cédula en la base de datos o el campo en el que se almacena el código de la administradora se encuentra vacío, se genera el siguiente mensaje: El cotizante no se encuentra afiliado a la administradora, y no permite la corrección automática (no aparece el checkbox). Si el cotizante reporta código de administradora con validación y en base de datos se encuentra afiliado a otra administradora con validación, aplica corrección automática si la administradora de destino tiene validación y no es de tipo EPS. Si el cotizante registra código de administradora sin validación y en la base de datos se encuentra en otra administradora, aplica la actualización automática si la administradora de destino tiene validación y no es de tipo EPS. En otros escenarios no aplica la validación. 49

50 Resultado de la actualización Reportes de la actualización Es posible generar reportes de la validación general y de los filtros elegidos. Los informes se pueden generar en Excel o en PDF. La información que contiene es la misma del resultado de la validación. - PDF - Excel 50

51 Fin del proceso de validación y actualización de archivos planos Una vez realice la actualización, haga clic en Continuar y regresará a la ventana Pago de aportes con las actualizaciones en valores y número de afiliados de acuerdo a la modificación. Haga clic en el botón de PSE y continúe con el pago Corrección en línea ENLACE OPERATIVO pone a su disposición el mecanismo de corrección en línea que le permitirá realizar la corrección de los errores que contenga un archivo plano, directamente en nuestra aplicación, siempre y cuando estos no puedan ser autocorregidos por SuAporte. Usted podrá corregir los errores que se encuentre en los datos de los cotizantes. Importante: No disponible para archivos que contengan errores de estructura ni líneas dobles. 51

52 No es posible corregir datos del aportante, únicamente de los cotizantes. Le sugerimos seleccionar la Corrección automática antes de proceder con la Corrección en línea para que le sea más fácil realizar dicha corrección. Los pasos a seguir son: Paso 1: Seleccionar la opción Corrección en línea Si tiene novedades aparecerá el siguiente mensaje informativo, haga clic en Aceptar para seguir con la corrección: El sistema lo llevará a Planilla en línea donde podrá realizar la corrección de los errores y el sistema realizará todas las validaciones pertinentes. Seleccione la sucursal haciendo clic en el ícono presentación Sucursal) y haga clic en (en caso que su empresa tenga forma de hasta que se encuentre en la pestaña 52

53 B. Cotizantes: aparecerá el listado de cotizantes. Los que tienen inconsistencias son los que están marcados con error. Haga clic sobre cada uno para ver las inconsistencias. Paso 2: Corregir el error Haga clic sobre la cédula que contiene el error y aparecerá la información reportada en el archivo plano para ese cotizante. Desplácese por las pestañas o haga clic en Continuar para localizar el error. Para el ejemplo ilustrado anteriormente, el error se encuentra en la pestaña Novedades: 53

54 Realice la corrección. Si el cotizante no contiene más errores haga clic en o para continuar con las correcciones. Continúe con la corrección de todos los errores hasta que sean corregidos en su totalidad y ninguna línea tenga la marca Paso 3: Pagar o guardar la planilla Una vez finalizada la corrección haga clic en hasta llegar a la pestaña Totales, donde se encuentra el total a pagar y el resumen por cada administradora Inconsistencias en Excel Es posible exportar a un archivo de Excel y luego imprimir los errores encontrados en el archivo plano. Las inconsistencias serán exportadas a un archivo Excel como el siguiente: 54

55 Solicitar soporte Con el ánimo de permitirle hacer el pago de forma oportuna, ENLACE OPERATIVO pone a su disposición un equipo humano altamente capacitado en el manejo de archivos planos para pagos por planilla unificada. Para enviar un archivo plano al personal de soporte, haga clic en la casilla Solicitar soporte. En un tiempo no mayor a 48 horas lo estaremos contactando para indicarle la corrección del archivo plano. Si lo desea, puede hacer clic en Guardar para almacenar la información y efectuar en otro momento el pago de los aportes. El sistema le dará un número de planilla guardada que podrá recuperar desde la opción Autoliquidación de aportes - Planilla en línea con el botón 7. Pagar la planilla Etapa 3: Totales y pago Una vez haya pasado el proceso de creación de la planilla y validación, el sistema totalizará el valor liquidado para su revisión y pago. Allí se muestran los datos básicos de la planilla (periodo cotización, documento y nombre de empresa), así como la relación de los aportes para cada una de las administradoras relacionadas en el archivo plano. 55

56 Tenga en cuenta el horario de pago disponible por parte de ACH Colombia (lunes a viernes, exceptuando días festivos, hasta las 4 p.m.). No obstante, en algunas ocasiones el horario puede extenderse previa autorización de ACH. Usted puede visualizar nuevamente el total de los aportes que efectuaría para cada una de las administradoras y tiene la opción para hacer el pago de la planilla. Para proceder con el pago haga clic en el botón PSE ubicado al lado derecho de los datos de la planilla. Seleccione un banco de la lista y haga clic nuevamente en el botón PSE. 56

57 El sistema lo conectará directamente con la página del banco seleccionado. Importante: una vez ENLACE OPERATIVO lo direccione a la página de su banco, éste le pedirá los documentos de identificación y/o clave necesarios para autorizar el pago de sus aportes. Si se presentan inconvenientes de autenticación o si la página Web del banco presenta dificultades, debe comunicarse directamente con éste o dirigirse a la sucursal más cercana y reportar el problema. Etapa 4: Resultado de transacción El sistema le mostrará el resultado de la transacción. Si la transacción fue aprobada aparecerá el siguiente mensaje: 8. Generación de comprobantes Como indicamos anteriormente, tanto antes como después de haber efectuado el pago de sus aportes, ENLACE OPERATIVO pone a su disposición una variedad de tipos de consultas, comprobantes y certificados que le servirán de soporte de los pagos realizados a sus empleados. 57

58 Importante: para la generación de los comprobantes debe tener instalada la aplicación Acrobat Reader. Este es un software gratuito que le permitirá visualizar los reportes del pago efectuado Consultas previas al pago Este reporte permitirá visualizar el detalle de su autoliquidación antes de realizar el pago. Podrá realizar la consulta de las autoliquidaciones guardadas por rango de fechas, número de planilla o periodos de cotización. Seleccione la opción que más se ajuste a la información que posee. Haga clic en el botón. A continuación podrá visualizar las planillas que arroja el sistema como resultado de la búsqueda. Ahora puede elegir entre generar el informe en Excel que seleccione. o en PDF para el tipo Pre-factura: permite visualizar toda la autoliquidación con el detalle de sus empleados y los aportes a cada entidad. Adicionalmente, al final del informe podrá visualizar la sumatoria de los IBC y los totales a cada subsistema así como los intereses por mora y el gran total. Planilla en Excel: permite descargar toda la autoliquidación en formato.xls en caso que desee validar los totales o hacer filtros por entidad, cédulas, administradora, entre otros. Esta es una manera fácil de obtener de forma organizada la información de sus empleados y sus aportes para cada periodo. Liquidación de mora: permite visualizar los intereses moratorios causados hasta la fecha para una planilla en especial. Aquí puede validar los días de mora causados, la tasa de usura, el total de intereses y el total a pagar. 58

59 Detallado por administradora: permite visualizar de forma consolidada, pero detallada, los aportes generados a cada subsistema Consultas postpago Importante: para la generación de los comprobantes debe tener instalada la aplicación Acrobat Reader. Este es un software gratuito que le permitirá visualizar los reportes del pago efectuado Autoliquidaciones Este informe permite visualizar los aportes y empleados reportados a cada administradora de forma detallada. 59

60 Puede consultar tanto sus aportes como los que realizó por una empresa proveedora de personal que lo haya autorizado consultar sus aportes (la autorización se realiza en Aportes de terceros - Asociación de afiliados y clientes). Para generarlo, seleccione un criterio de búsqueda para ubicar la planilla. Éste puede ser por: rango de fechas, número de planilla o período de cotización. Seleccione el parámetro de búsqueda de acuerdo a la opción que más se ajuste a la información que posee. A continuación seleccione el tipo y nombre de la administradora que desea consultar. Esta búsqueda puede realizarse para personas activas o para planillas de pensionados. Los empleados relacionados en el informe pueden ordenarse por documento o por apellidos según su elección. Una vez ingrese la información, haga clic en y nuestro sistema inmediatamente le mostrará el listado de planillas que corresponden a la consulta. Haga clic sobre el ícono de la planilla que desea visualizar. 60

61 Nota: este comprobante se puede generar para una administradora en general en la que se muestra el detalle de cada empleado o de forma consolidada en donde se visualizan los aportes a cada subsistema Comprobante pago planilla o planilla Excel Este informe permite visualizar el comprobante que se genera al momento de finalizar la transacción en el portal del banco. Muestra de forma resumida los totales cancelados a cada entidad y el interés moratorio. Para generar el reporte, seleccione un criterio de búsqueda para ubicar la planilla. Éste puede ser por: rango de fechas, número de planilla o periodo de cotización. Por último, seleccione si desea visualizarlo en PDF (Comprobante de pago panilla) o en Excel (Planilla Excel). Haga clic en. Inmediatamente, nuestro sistema le mostrará los resultados de la búsqueda. Haga clic en el ícono o para visualizar el informe de acuerdo a su elección previa Pago anual Este comprobante permite generar un reporte detallado de los aportes realizados durante un año completo o por un periodo inferior. El informe puede generarse por rango de fechas seleccionando los periodos que desea visualizar o eligiendo un año completo. Adicionalmente, puede descargar el reporte en Excel o PDF, según su elección. 61

62 Una vez seleccionados los parámetros de la consulta, haga clic en automáticamente aparecerá el reporte. y 8.6. Reporte de pago administradoras Este comprobante es especial para validar consolidados y totales cancelados a una o varias administradoras en especial. Para generar el reporte ingrese el número de planilla que desee consultar y seleccione la ubicación laboral de los empleados. Este comprobante se puede filtrar por ubicación laboral o por centro de trabajo, según su elección. De esta forma traerá únicamente los empleados correspondientes a este filtro. Si realiza pagos por pensionados y quiere generar comprobantes para ellos, seleccione la casilla Pensionados, de lo contrario deje la opción Activos. Para finalizar haga clic en y descargue el comprobante. 62

63 8.7. Informe liquidación mora Descargue este comprobante para poder visualizar de forma discriminada el total de intereses cancelados (si aplica), los días de mora y la tasa de usura aplicada a su pago. Este comprobante puede ser descargado para un rango de fechas, número de planilla o un periodo de cotización específico. Adicionalmente, puede seleccionar si desea descargarlo en formato Excel o PDF. Si usted realiza pagos por pensionados y quiere generar comprobantes para ellos, seleccione la casilla Pensionados de lo contrario deje la opción Activos. Para finalizar haga clic en y descargue el comprobante haciendo clic en. 9. Recuperar planillas guardadas 63

64 Usted puede elaborar las planillas y almacenarlas en SuAporte con la posibilidad de hacer el pago en otro momento. Para recuperar las planillas que tiene guardadas realice el siguiente procedimiento: En el menú principal seleccione en Autoliquidación de aportes la opción Planilla en línea. Diligencie alguno de los datos de planilla: Número de planilla. Tipo de planilla. Período de cotización. Sucursal (en caso que su empresa tenga forma de presentación Sucursal o Dependencia). Haga clic en. 64

65 Inmediatamente aparecerán en pantalla las planillas que tenga guardadas en nuestro sistema para ese periodo. No. planilla Forma de elaboración Muestra el número de la planilla generado de forma automática por el sistema. Indica si se cargó un archivo plano o si fue realizada en línea (directamente en el aplicativo). Fecha de guardada Indica la fecha en la que se elaboró o en la que se modificó por última vez la planilla. Fecha de pago Tipo Periodo Estado Sucursal Valor Indica el día en que se pagó. Tipo de planilla. Periodo liquidado. Guardada, inconsistente o pagada. Muestra el código y el nombre de la sucursal para la que se hizo la planilla. Muestra el valor de la planilla sin tener en cuenta el interés de mora. Pagar: inicia el proceso de pago para la planilla seleccionada. Acciones Editar: muestra la relación de los aportes para cada una de las administradoras relacionadas en la planilla. Desde allí también podrá efectuar descuentos de incapacidades previamente autorizadas, así como consultar el valor de los intereses moratorios generados por pago extemporáneo. Eliminar: se elimina la planilla del sistema. 65

66 Duplicar: permite duplicar la planilla para otros períodos de pago. Marcar planilla como asistida: permite efectuar el pago de una planilla previamente guardada en la modalidad asistida. 10. Elaboración de planillas para pago asistido Si usted dispone de conexión a Internet, pero no tiene cuenta con alguna entidad financiera para realizar el pago, ENLACE OPERATIVO le permite elaborar la autoliquidación en nuestra página Web transaccional y efectuar el pago directamente en alguna de las sucursales del Banco de Bogotá o Banco AV Villas indicando para ello el PIN (o número de planilla) que le generará el sistema. Esto significa que usted puede elaborar la planilla en nuestra página (o adjuntar un archivo plano) y hacer el pago directamente en alguna de las sucursales de los bancos arriba mencionados. Para ello, después de consultar las planillas guardadas haga clic en el ícono en acciones. que se encuentra Una vez la planilla es marcada como asistida, en 24 horas podrá ir a alguna sucursal del banco con su número de planilla y diligenciar el formato único de recaudo nacional para efectuar el pago en la taquilla del banco (los horarios varían según la entidad financiera). 11. Elaboración de planillas en la página Web Ingrese por el menú Autoliquidación de aportes y la opción Planilla en línea. Etapa 1. Crear planilla Diligencie los datos de la planilla: Tipo de planilla 66

67 Planilla E Aportes que realiza una empresa por todos los empleados, excepto independientes. Planilla Y Planilla A Planilla S Planilla I Aportes que realiza una empresa para cotizantes independientes 03 (obligatorio aportes a salud y a pensión. Los periodos de cotización y servicio deben corresponder al mismo mes). Para reportar empleados que por razones operativas no hayan sido pagados en la planilla tipo E. Solo pueden incluirse cotizantes que hayan ingresado a la empresa en los últimos 7 días del periodo cotizado. Esta planilla solo podrá ser cancelada hasta el quinto día hábil de cada mes. Para el pago de empleados o del personal de servicio doméstico de un independiente. Solo aplica para los aportantes independientes. Aportes que realiza un independiente por él mismo u otros independientes (son obligatorios los aportes a salud y a pensión. Los periodos de cotización y servicio deben corresponder al mismo mes). Planillas de corrección: Ver Manual de Usuario Planilla N (Código D0038-4) Se utiliza para la corrección de periodos ya cancelados (corregir valores o novedades sobre planillas anteriores). No puede utilizarse para correcciones que impliquen devolución de valores pagados en exceso. Ver Manual de Usuario Planilla M (Código D0037-4) Se utiliza para periodos en mora. Permite cancelar uno o varios subsistemas de los que no se registra pago en periodos anteriores. Período de cotización: el sistema asigna el periodo de servicio correspondiente de acuerdo al tipo de aportante. Sucursal (en caso que su empresa tenga forma de presentación Sucursal o Dependencia). Haga clic en. 67

68 Autoliquidación Etapa 2. Validación A. Datos de la planilla Aparecen los datos del aportante y debe diligenciar lo siguiente: Seleccione la ARP (administradora de riesgos profesionales) y la caja de compensación familiar donde se encuentren afiliados los cotizantes. Si no aporta por esos subsistemas (para el caso de cotizantes independientes), seleccione Ninguna ARP y/o Ninguna CCF. Haga clic en. B. Cotizantes 68

69 Ahora visualizará el encabezado de la planilla. Como no hay cotizantes en ella, no tiene registros. En la parte inferior de la ventana encontrará los siguientes íconos: Adicionar cotizante Para ingresar un cotizante haga clic en datos del cotizante en el formulario. y proceda a diligenciar los En esta primera parte del formulario debe diligenciar los campos con los datos laborales del cotizante: tipo y número de documento, nombres, apellidos (no ingrese caracteres especiales como tildes o ñ ). El sistema autocompletará algunos campos de acuerdo a la información previamente registrada por usted. 69

70 Haga clic en para pasar a la siguiente página. Si desea reportar alguna novedad haga clic en la casilla de selección respectiva. Pensiones En este segmento, el sistema automáticamente calcula el IBC (ingreso base de cotización) y los aportes para pensiones con base en el salario básico previamente reportado. En caso de tener una tarifa especial para pensiones, puede cambiarla seleccionando una de la lista desplegable. Si para ese empleado se efectúan aportes voluntarios para el fondo de pensiones obligatorias puede ingresar el valor correspondiente, ya sea por parte del empleador o del cotizante. En caso que el empleado devengue más de 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), el sistema automáticamente calculará el aporte para el Fondo de Solidaridad Pensional (tanto en las subcuentas de solidaridad como en subsistencia). Salud 70

71 En el segmento de Salud, podrá visualizar el aporte respectivo para la EPS. En caso de hacer aportes a una UPC puede ingresar el valor en el campo UPC adicional. Riesgos Le permite ingresar Centros de trabajo definidos previamente por la ARP y le pide seleccionar la clase de tarifa que aplica para el empleado según su labor en la empresa. Las tarifas vigentes para riesgos profesionales son: Clase de riesgo Valor % % % % % Parafiscales 71

72 Los siguientes campos muestran las opciones en Parafiscales. Allí podrá seleccionar la caja de compensación en donde están afiliados los empleados y las tarifas correspondientes. Finalmente haga clic en. Observe que el registro del cotizante se incorpora en la planilla de la ventana B. Cotizantes. El sistema calcula automáticamente los aportes y presenta en pantalla los datos que usted ingresó para el cotizante. Si ingresó o seleccionó de forma incorrecta algún dato, haga clic en el documento del cotizante para que el sistema muestre nuevamente la ventana Captura detalle autoliquidación y pueda realizar las correcciones respectivas. Cada vez que ingrese a un cotizante o efectúe algún cambio en la planilla no olvide guardar los cambios haciendo clic en o. 72

73 Para ingresar más cotizantes haga clic. Eliminar cotizante En la pestaña B. Cotizantes, seleccione el cotizante que desea eliminar. Haga clic en. C. Descuentos Con esta opción usted puede reportar el valor que las administradoras de salud y riesgos le hayan autorizado a descontarse. El sistema realizará el cálculo de los totales para esas administradoras. En esta ventana aparece cada una de las administradoras relacionadas en la planilla con su respectivo aporte. Para efectuar un descuento ingrese el número de autorización que le haya dado la administradora y luego el valor autorizado a descontar. 73

74 D. Totales En esta pestaña se muestra el total a pagar por cada administradora. Para finalizar con el proceso puede guardar o pagar la planilla: Para guardarla, haga clic en. El sistema le asignará automáticamente un número de planilla. Éste será el código de referencia que utilizará para posteriores consultas. La notificación aparece en la parte superior de la pantalla: Para proceder con el pago, haga clic en el botón PSE, ubicado al lado derecho de los datos de la planilla. Seleccione un banco de la lista y haga clic nuevamente en el botón PSE. 74

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