TEMA 3. DEBERES CONTABLES DEL EMPRESARIO

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1 TEMA 3. DEBERES CONTABLES DEL EMPRESARIO I. PRINCIPALES NORMAS JURÍDICAS EN MATERIA DE CONTABILIDAD Arts. 25 a 49 del Código de Comercio (C.Com.) Arts. 253 a 284 y 536 a 538 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC). Real Decreto Legislativo 1/2011, de 1 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas (LAC). Real Decreto 1517/2011, de 31 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento que desarrolla el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2011, de 1 de julio. Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad (PGC). Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas. Normas técnicas de contabilidad y auditoría elaboradas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) [http://www.icac.meh.es] II. DEBER DE LLEVAR UNA CONTABILIDAD ORDENADA 1. Sujetos obligados y responsables de su cumplimiento Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios (art. 25 C.Com.) El sujeto principal y directo de este deber jurídico (obligado) es cualquier persona, física o jurídica, que tenga la condición de empresario. No obstante, este deber ha sido extendido legalmente a otros sujetos que ejercen ciertas actividades económicas (profesionales liberales) y a determinadas organizaciones o instituciones a través de las cuales pueden desarrollarse actividades empresariales (fundaciones, grupos de sociedades...). OCW Universidad de Murcia 1

2 El C.Com. señala, en particular, a los sujetos que están obligados a firmar las cuentas y, por tanto, serán responsables de su veracidad y, en general, del adecuado cumplimiento del deber de contabilidad: el propio empresario persona física, los socios ilimitadamente responsables de las deudas sociales (en sociedades personalistas) y todos los administradores de sociedades (art. 37 C.Com.). En todo caso, debe tenerse en cuenta que la llevanza material de la contabilidad puede encomendarse por el empresario a otras personas, presumiéndose que han sido debidamente autorizadas por este, salvo prueba en contrario (vid. art C.Com.). 2. Libros obligatorios a) Libro de inventarios y cuentas anuales (art C.Com.) Se compone de los siguientes elementos: un inventario o balance inicial, balances trimestrales de comprobación, un inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. b) Libro Diario (art C.Com.). En principio, implica el registro día a día de las operaciones que se llevan a cabo. No obstante, también cabe agruparlas por periodos no superiores al trimestre, siempre que se detallen en otros libros. c) Además de los dos anteriores, en el caso de las sociedades mercantiles se llevará también un Libro de actas (art C.Com.) donde se registre la actividad de los órganos colegiados (Junta general, Consejo de administración). Asimismo, en el caso de las sociedades de capital, existirá un Libro-registro de acciones nominativas, si se trata de una SA (art. 116 LSC) o un Libro-registro de socios, si se trata de una SL (art. 104 LSC). 3. Requisitos formales de los libros y documentos contables A) Legalización de los libros de los empresarios (arts. 27 C.Com.; RRM). Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que, antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. OCW Universidad de Murcia 2

3 B) Forma de presentación (art. 29 C.Com.) Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse, a continuación e inmediatamente después de que se adviertan, los errores u omisiones cometidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación. Las anotaciones contables deberán hacerse expresando los valores en euros. C) Deber de conservación (art. 30 C.Com.) Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime de esta obligación. En caso de fallecimiento del empresario persona física, recaerá sobre sus herederos y en caso de disolución del empresario persona jurídica, su cumplimiento corresponderá a los liquidadores. D) Comunicación o exhibición de la contabilidad. Como regla general, el C.Com. establece el carácter secreto de la contabilidad de los empresarios. En determinadas circunstancias, sin embargo, se contemplan excepciones al secreto contable, por ejemplo en el marco de un procedimiento de control administrativo o judicial. Por un lado, en los casos legalmente previstos, se admite el reconocimiento general de los libros y documentos contables ( comunicación de la contabilidad) a instancia de persona interesada. Por otro lado, podrá decretarse por la autoridad competente el reconocimiento particular de determinados elementos o puntos de la contabilidad ( exhibición de la contabilidad) (arts. 32 y 33 C.Com.) III. LAS CUENTAS ANUALES (art C.Com.) Las cuentas anuales deberán ser formuladas por el empresario al cierre del ejercicio. Forman una unidad que comprende los siguientes documentos: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, un estado de cambios en el patrimonio neto y, en su caso, un estado de flujos de efectivo (que no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal). OCW Universidad de Murcia 3

4 En el balance figurarán, de forma separada, el activo, el pasivo y el patrimonio neto (art C.Com.). La cuenta de pérdidas y ganancias recogerá el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación de los que no lo sean (art C.Com). El estado de cambios en el patrimonio neto tendrá dos partes. En la primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio; la segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones con los socios o propietarios de la empresa (art C.Com.). El estado de flujos de efectivo pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio (art C.Com.) La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales (art C.Com.) IV. VERIFICACIÓN CONTABLE: LA AUDITORÍA DE CUENTAS 1. Concepto (art. 1.2 LAC) Se entiende por auditoría de cuentas la actividad consistente en la revisión y verificación de las cuentas anuales, así como de otros estados financieros o documentos contables, teniendo por objeto la emisión de un informe sobre la fiabilidad de dichos documentos que pueda tener efectos frente a terceros. 2. Auditoría obligatoria. Como regla general, tienen obligación de someter a auditoría sus cuentas anuales las sociedades de capital (SA, SL y S.Com.p.A.), excepto cuando puedan presentar balance abreviado (arts. 257 y 263 LSC). En este último caso, no obstante, la verificación de las cuentas anuales será obligatoria cuando la solicite una minoría cualificada de socios (5% del capital social: art LSC). En cuanto a las sociedades colectivas y comanditarias, una verificación contable anual en estas formas sociales sólo es obligatoria cuando cumplen dos requisitos: 1) todos sus socios colectivos son sociedades y 2) no pueden presentar balance abreviado (art C.Com.). También deberá someter a auditoría sus cuentas cualquier empresario, cuando lo decrete el Juez competente, a petición de un sujeto interesado (art. 40 C.Com.) OCW Universidad de Murcia 4

5 Finalmente, por expresa disposición legal, es obligatoria la auditoría de cuentas anuales en caso de entidades que desarrollen una actividad financiera: entidades emisoras de valores; entidades de crédito; entidades de seguros (Disposición Adicional primera LAC). 3. Finalidad de la auditoría de cuentas anuales (arts. 1.3 LAC; 268 LSC) La auditoría de cuentas anuales consiste en verificar dichas cuentas a efectos de dictaminar si expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la entidad auditada, de acuerdo con la normativa contable vigente. 4. Informe de auditoría (art. 269 y ss. LSC; art. 3 LAC) La actividad del auditor tendrá como resultado la emisión de un informe de auditoría que contendrá, como mínimo, los elementos previstos en el art. 3 LAC, entre los que cabe destacar: a) la identificación de la entidad auditada y de las cuentas anuales verificadas; b) una descripción general del alcance de la auditoría realizada y c) una opinión técnica y d) la fecha y la firma de quien la hubiera realizado. Mediante la opinión técnica, el auditor manifestará, de forma clara y precisa, si las cuentas anuales ofrecen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la entidad auditada. Puede ser una opinión favorable (si no hay reservas), con salvedades o desfavorable (cuando existan reservas, en función de su alcance, atendiendo a las normas de auditoría) o bien denegada (cuando el auditor encuentre razones para abstenerse de efectuar la opinión técnica, debiendo hacer constar en su informe tales razones). OCW Universidad de Murcia 5

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