Gestión Administrativa

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1 ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No 19 Hora: 9:00am Fecha: 08/05/2015 Lugar: Dependencia que Convoca: Proceso: Objetivo: Agenda: Auditorio Regional Planeación y Sistemas Direccionamiento Estratégico, Gestión financiera, gestión tecnológica SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL APROBAR SOLICITUDES DE MODIFICACIONES DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS Y SOCILIZACION TEMAS TECNOLOGICOS Y FINANICEROS. 1. Verificación del quorum 2. Seguimiento compromisos comité anterior 3. Seguimiento a la ejecución presupuestal 4. Presentar y aprobar solicitudes de modificaciones de metas sociales y financieras 5. Socialización de temas estratégicos del proceso financiero según presentación macro zona llanos abril 24 de Informe de gestión DIT Plan operativo del sistema de gestión de seguridad de la información para el año Retroalimentación de la socialización de las políticas de SGSI 9. Activos de Información 10. Matriz de Riesgos y metodología de gestión del riesgo Desarrollo: 1. Verificación del quorum. Se hacen presentes la directora regional, coordinadores de grupo, como invitadas profesionales de planeación y sistemas 2. Seguimiento compromisos comité anterior Se presentan los compromisos que a la fecha no han sido cumplidos: N ACTA Compromisos Responsable Acta 13 de 08/04/2015 Enviar documentos a jurídica para tramite contractual de para la compra de banderas y manteles para los centros zonales Enviar documentos a jurídica para tramite contractual de $10,470,000 para suministro de elementos para gestión ambiental Tramitar cuenta de transporte del cz Paz de Ariporo por Mauricio Montagut Mauricio Montagut Diego Gerardo Chavez fecha de cumplimie nto 30/04/ /04/ /04/2015

2 Liberar de sostenimiento cz Paz de Ariporo $ vulneración Liberar de Becas vulneración $ Paz de Ariporo Liberar de HG Discapacidad $ Diego Gerardo Chavez Diego Gerardo Chavez Diego Gerardo Chavez 15/04/ /04/ /04/2015 Compromisos 1 y 2: Mauricio manifiesta que se encuentra en estudio de mercado para sacar un solo contrato de elementos para la gestión ambiental y de otros materiales y suministros (Banderas y manteles), y que se tiene proyectado enviar los documentos a jurídica el día 15/05/2015. Compromiso 3: Diego Chavez manifiesta que la cuenta fue tramitada mediante Radicado Compromisos 4-6: Diego Chavez dice que las liberaciones fueron realizadas mediante Radicado de 14/04/ Seguimiento a la ejecución presupuestal (Anexo 1). Se realiza presentación de la ejecución presupuestal con corte al 07 de mayo de SALDOS DE APROPIACION La profesional universitaria Margareth Ortiz informa que del valor a liberar se encuentran en trámite de contracredito $ y para aprobar liberación de $ Servicio de cafetería y restaurante, de acuerdo al comité del mes anterior se estableció que los CZ adicionarían lo que se requiera para cubrir a noviembre y saldo para devolución al nivel nacional.

3 Impuesto predial, fue cancelado el 100%, el saldo se puede devolver al nivel nacional. El valor sin análisis: vulnerabilidad y adoptabilidad saldo de no ejecución abril (en el comité presente comité los Contadores de CZ reportaran el valor a liberar). SALDOS CDP(Anexo 2) La profesional universitaria Margareth Ortiz dice que se tiene un valor a liberar por $ CDP de hogar gestor del CZ Paz Ariporo solo requiere ejecutar $ de 2 meses de 1 cupo. El saldo sin análisis de $ corresponde al valor de beca de hogares sustitutos de los 3 centros zonales (en el presente comité los Contadores de CZ reportaran el valor a liberar). Fumigación de Bodegas: El profesional especializado del área administrativa Mauricio Montaguth dice que desde el nivel nacional se le indico que se debe contratar un servicio y esperar las instrucciones para realizar la devolución del saldo. La coordinadora de GAT pregunta qué inconvenientes se puede presentar en el caso de que no se realice el contrato y se presente problemas de roedores u otro tipo de plagas en las bodegas? La directora manifiesta preocupación e indica que en el caso de un inconveniente el problema es para la regional en vista que los recursos se tienen para contratar y el área encargada en la sede nacional no ha pedido que sean devueltos, por lo que dice que se debe realizar el trámite contractual por que se tiene la necesidad se cuenta con los recursos y en vista que el no contratar le puede acarrear a la regional problemas con la contraloría y que en repetidas ocasiones se ha solicitado desde el grupo administrativo las instrucciones sobre qué hacer para el caso de la contratación para la fumigación de las bodegas de Bienestarina sin obtener una respuesta concreta por parte de la dirección de nutrición o dirección administrativa. El coordinador administrativo manifiesta no estar de acuerdo con realizar la contratación sin que así se allá manifestado desde el nivel nacional, sin embargo acata la decisión tomada por la directora regional.

4 SALDOS COMPROMISOS El saldo a liberar corresponde a no ejecución de marzo, pendiente reducción de los contratos. Saldo sin análisis, se debe descontar el valor no ejecutado en el mes de abril. ATENCION TERAPEUTICA Se requiere realizar reducción de los contratos: no ejecución de marzo del CZ Paz de Ariporo y abril; CZ Yopal no ha reportado el valor a reducir; CZ Villanueva ha reportado ejecución 100% de febrero, marzo y abril. Se solicita a los CZ tramitar las reducciones a que haya lugar. SALDOS PAC Mauricio Montagut reporta, cuentas sin pagar por 18 millones de Marly Audery, Luisa Cuta, Diego Saenz, Yeny Shirley Torres, en comité se identifica que se está solicitando PAC en administrativa y asistencia técnica; se aclara que solo lo debe tramitar asistencia. Mauricio Montaguth informa que la única cuenta atrasada es la de funcionamiento de PAC propios y dice que no alcanzo el PAC de viáticos de recursos nación para pagar las comisiones ya realizadas. La directora manifiesta importante reevaluar la necesidad de viajar más de una persona a realizar las comisiones para los mismo temas, de igual manera las pernoctadas y cuando se trate de viajes a Bogotá se debe viajar el mismo día que se termine la capacitación para evitar dejar pernoctado un día más. La coordinadora de asistencia técnica y planeación manifiesta los tiquetes aéreos no afectan el presupuesto ya que se tienen un contrato desde la sede nacional.

5 La directora dice a los contadores que se debe tener en cuenta que cuando se vaya a realizar un desplazamiento para reintegro o citas médicas de menores el trámite de los tiquetes se debe hacer una semana antes con Wilson Felipe Uribe ya que estos se deben pedir al nivel nacional. Se manifiesta que por primera infancia si se tienen recursos suficientes para viáticos, sin embargo se manifiesta que para los desplazamientos por ejemplo para recetor si se debe hacer la comisión pernoctada ya que el último transporte sale de recetor a Yopal a la 1 de la tarde y no se alcanza a cumplir con las actividades. La coordinadora de GAT y PYS manifiesta que para los casos de legalización de las comisiones del equipo de primera infancia les queda complicado ya que están fuera de la oficina prácticamente todo el mes, sin embargo la directora manifiesta que no se puede descuidar ningún proceso, por lo que da la directriz que las legalizaciones se deben realizar dentro de los términos que establece la resolución 4040 de lo contrario se realizaran las revocatorias. La coordinadora financiera informa que desde el nivel nacional se pidió un reporte de las comisiones pendientes por legalizar por lo que se recomienda realizar las respectivas legalizaciones. PAC NACION Ofelia Fernandez informa que solo se tienen pendientes las cuentas de atención terapéutica. 4. SOLICITUDES DE MODIFICACIONES DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS Solicitud de ampliación de cobertura municipio de Recetor (Anexo 3). En el 2012 se dio apertura a 1 CDI institucional con 20 cupos, en las vigencias anteriores este CDI presentó bajas coberturas, por esta razón se solicitó cambio de modalidad de atención a modalidad familiar, que inició operación en marzo de Este servicio ha tenido buena aceptación por la comunidad, creando la necesidad de aumento de coberturas. Se anexa solicitud del Alcalde municipal oficio E del 4 de abril de 2015 y acta de consejo de política social del 16 de abril de Se solicita aumento de 25 cupos para completar 1 unidad de 50 cupos con los cupos contratados actualmente. MODALIDAD COSTO FULL COSTOS FIJOS COSTO AÑO CUPOS SOLICITUD ADICIÓN (6 MESES COSTO FULL Y 0,5 COSTO FIJO) MODALIDAD FAMILIAR Solicitud de traslado de 1 unidad del HCB agrupado del municipio de la Salina a 1 tradicional (Anexo 4). En el municipio de la Salina actualmente se tiene un contrato para atención a 36 niños y niñas en modalidad HCB Agrupad, y durante los meses de febrero, marzo y abril, se ha mantenido ejecución de 20 cupos; desde el equipo de supervisión se realizó visita a dicho municipio, en el cual la comunidad y la administración municipal solicitan estudiar la posibilidad de realizar un traslado de 12 cupos para una vereda cercana, ya que en el casco urbano no hay más niños y niñas. Por lo anterior se solicita estudiar la propuesta desde el nivel nacional, el 16 de abril se realizó reunión con asistencia de comisaria de familia, secretario de desarrollo, gestora social, padres de familia, operador del HCB agrupado e ICBF, se anexa acta.

6 DIAS HABILES 200 DIAS DE ATENCION MES JUNIO/2015 JULIO/2015 AGOSTO/2015 HOGAR SEP/2015 OCT/2015 NOV/2015 DIC/2015 COSTOS FIJOS HOGAR HOGAR TRADICIONA HOGAR HOGAR HOGAR HOGAR TRADICIONAL TRADICIONAL L TRADICIONAL TRADICIONAL TRADICIONAL TRADICIONAL GRUPO CONCEPTO PRESUPUESTODO JUNIO/15 JULIO/15 AGOSTO/15 SEP/15 OCT/15 NOV/15 DIC/15 TOTAL PRESUPUESTO DIC/15 TALENTO HUMANO SUELDO MES $ $ $ $ $ $ $ $ DOTACION SUBTOTAL TALENTO HUMANO $ $ $ $ $ $ $ $ GRUPO RUBRO JUNIO/15 JULIO/15 AGOSTO/15 SEP/15 OCT/15 NOV/15 DIC/15 REGISTROS $ $ $ $ $ $ $ $ ADMINISTRATIVOS MATERIAL DIDACTICO $ $ $ $ $ $ $ $ ASEO $ $ $ $ $ $ $ $ GASTOS OPERATIVOS MATERIAL DIDACTICO DURADERO REPOSICION DE DOTACION SUB TOTAL COSTOS FIJOS $ $ $ $ $ $ $ $ COSTOS VARIABLES GRUPO RUBRO PRESUPUESTODO JUNIO/15 JULIO/15 AGOSTO/15 SEP/15 OCT/15 NOV/15 DIC/15 ALIMENTACION RACION $ $ $ $ $ $ $ $ REFRIGERIOS RACION VACACIONAL $ $ TOTAL COSTO VARIABLE $ $ $ $ $ $ $ $ GRAN TOTAL $ $ $ $ $ $ $ $ PRESUPUESTODO MES DIAS HABILES JUNIO 18 JULIO 19 AGOSTO 19 SEP 22 OCT 21 NOV 19 DIC 5 TOTAL DE DIAS 123 NOTA: De no ser posible este traslado se tendría que realizar reducción de cupos y por ende realizar terminación de contrato a una madre comunitaria. Se solicita Modificación en Metas sociales y Financieras para el servicio HOGAR GESTOR VICTIMAS DE CONFLICTO ARMADO en los siguientes municipios El CZ Yopal solicita reubicación de cupos de hogar gestor víctimas a partir del 1 de mayo. MUNICIPIO RUBRO META FINANCIERA PROGRAMADA (2 MESES) VR REDUCCION / ADICION META FINANCIERA JUSTIFICACIÓN YOPAL C ( ) Se solicita modificación de metas F reducción de 4 cupos del municipio meta Financiera Definitiva correspo de servicio AGUAZUL C Se solicita modificación de metas F Adición de 2 cupos al municipio de Financiera Definitiva corresponde a servicio MANI C Se solicita modificación de metas F Adición de 2 cupos al municipio de Financiera Definitiva corresponde a servicio

7 Redistribución Metas Sociales Centro Zonal Yopal a partir del 1 de Mayo de 2015 MUNICI PIO RUBR O SERVI CIO UNIDA DES CUPOS USUA RIOS META FINANCI ERA JUSTIFICACIÓN YOPAL AGUAZU L MANI C C C HOGAR GESTO R VICTIM AS DEL CONFLI CTO HOGAR GESTOR VICTIMA S DEL CONFLIC TO HOGA R GESTO R VICTIM AS DEL CONFL ICTO defensora de familia de víctimas del conflicto armado de la regional Casanare del ICBF, en uso de sus facultades legales y de manera especial en las conferidas en los artículos 81,82,86,99 y 100 de la ley 1098 de 2006, código de infancia y adolescencia y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 numerales 6 y 11, en concordancia con la ley 1448 de 2011 y normas nacionales e internacionales en materia de derechos de infancia y adolescencia, dan auto de apertura a la investigación administrativa de restablecimiento de derechos y mediante el articulo 4 ordenan la medida provisional de restablecimiento de derechos la constitución de HOGAR GESTOR CON APOYO ECONOMICO, por el cual se solicita la redistribución de los municipios programados en metas sociales a inicio de año para el cumplimiento y beneficio a las nuevas familias de los hogares gestores - desplazamiento forzado huérfanos por violencia armada 5. SOCIALIZACIÓN DE TEMAS ESTRATEGICOS DEL PROCESO FINANCIERO SEGÚN PRESENTACION MACROZONA LLANOS abril 24 de 2015(Anexo 5). La coordinadora financiera socializa información vista en una videoconferencia realizada por la dirección financiera donde se trataron temas como: Recaudo: Implementación del nuevo modelo operativo de recaudo, seguimiento a los procesos de recaudo. Se recomienda promocionar a los aportantes que tengan cartera pendiente por pagar el beneficio otorgado por la ley 1739 que concede la rebaja en los intereses de mora. Tesorería: Se informa que la regional tienen unas cuentas que deben ser canceladas pero para tal fin la directora se debe acercar a los bancos con la pagadora y realizar actualización de las firmas ya que dichas cuentas aún están con la información de la anterior directora y pagador, y después de realizar esta actualización se realiza la cancelación de las cuentas. Recuerda a los asistentes que desde el nivel nacional se vienen realizando mensualmente videoconferencias donde se realiza el comparativo de la ejecución presupuestal con PACCO. Informa que para esta vigencia cambio la asignación del PAC NACION se debe solicitar dentro de los primeros 10 días de cada mes y dicho PAC lo están asignando los primeros días del mes siguiente para el pago de cuentas.

8 Presupuesto RESERVAS PRESUPUESTALES Se indica que ya llego la comunicación para la solicitud del PAC DEL REZAGO DEL AÑO ANTERIOR y que se envió correo informando que deben tramitar las cuentas de las reservas dado para solicitud del Pac y pago de estas cuentas en el mes junio, fecha indicada por el Nivel Nacional para no afectar el indicador; sin embargo en el caso del contrato de caño mochuelo no se ha podido realizar el pago de la cuenta en vista que no se tiene claro si los bienes adquiridos se deben ingresar a almacén por lo que en caso que se manifieste que se requiere el ingreso a almacén para poder pagar se requiere el soporte del ingreso, a lo que la directora manifiesta que según lo que se ha dicho al parecer no se requiere el ingreso a almacén ya que los bienes son directamente para la comunidad y no se tiene una forma de devolución de dichos bienes a la regional; la coordinadora financiera dice que lo último que informo la Sede Nacional Grupo de Gestión de bienes es que se está pidiendo un concepto técnico a la Dirección de Contratación y este a su vez está solicitando concepto al área de Programa de familias y comunidades. La directora dice que se tienen los soportes para el ingreso a almacén sin embargo no se tiene la respuesta concreta por parte de la sede pero al parecer no se requiere por lo que se manifiesta que la regional puede realizar el pago si el operador hizo entrega de los soportes necesarios para dicho pago. Se indica que para el rezago el supervisor del contrato debe enviar un oficio informando que autoriza el pago trámite del cual ya se le informo a la supervisora del contrato de caño mochuelo. Paola Mendoza dice que se debe dejar la aclaración en el caso del contrato de fundeupia ya que se debió realizar otro proceso en vista que se tuvo que realizar la liquidación unilateral y para realizar dicho proceso se deben surtir unos trámites legales como envió por correo certificado, de igual forma manifiestan que el operador no ha tramitado la cuenta de cobro y dentro de la fundación se presentó renuncia del representante legal y nadie se hace responsable de la firma de documentos y a la fecha no han enviado la cuenta de cobro, por lo que se les indica que la regional no puede realizar el pago sin que el operador pase la cuenta de cobro con los respectivos soportes, a lo que la directora dice que quien este actualmente como representante legal de la fundación debe pasar la cuenta por el saldo, si consideran que se les adeuda más la regional igualmente solo puede realizar el pago de lo autorizado de acuerdo al proceso sancionatorio. La directora manifiesta que se debe enviar un oficio solicitando el paso de la cuenta de cobro. La coordinadora financiera manifiesta que las reservas vencen el 31 de diciembre de 2015, por lo que se debe garantizar que todos los trámites requeridos legales y demás se surtan para realizar el pago antes de esta fecha como máximo, sin embargo manifiesta que se había proyectado a junio ya tener pagas estas cuentas, por lo que desde la sede ya se está preguntando cuales son los inconvenientes presentados por lo que no se han realizado los trámites para pago. CONTABILIDAD Se informa que todos los movimientos o transacciones que realiza el instituto deben quedar registrados, de igual manera que además de las actividades ya conocidas como depuración a

9 partidas contables, conciliación, verificación de soportes contables para expedición de CDPs, RPs, verificación de números de cuentas bancarias, revisar soportes para legalización, comités de sostenibilidad, el área de contabilidad presenta los diferentes informes como: Retención en la Fuente, Industria y Comercio ICA, ReteICA y presentación de información exógenas y demás informes que requieren los entes externos CGN, Entidades territoriales y otros. 6. INFORME DE GESTIÓN DIT 2014 (Anexo 6) Los ingenieros de la regional Marbiz Ducuara y Willmar Suarez realizan presentación del plan de trabajo el cual se realiza para la 33 regionales por parte de la SRT el cual consta de 206 actividades a las cuales se les debe dar cumplimiento. Se presentan las estadísticas del año 2014 de las cuales se dice que se puede entrever que muchas veces los ingenieros realizan soporte y dichos casos no quedan todos reportados situación que puede llevar a que se quite el soporte en sitio por tal motivo los ingenieros recomiendan que cada actividad en la que se requiera el apoyo de un ingeniero debe ser solicitado por medio de un tiqueck a MIS, sin embargo se solicita que se tenga en cuenta que actividades como preparar equipos para un evento pueden ser realizados directamente por cada funcionario en vista que ya se han realizado socializaciones con respecto al tema, además que la generación de cada tiqueck le cuesta la instituto cerca de $7000 suma que se reduce a más de la mitad al realizar el tiqueck directamente en el módulo de autoservicio pero que actualmente no está operando. El coordinador administrativo dice que si se puede solicitar en el mes de noviembre la copia de seguridad a lo que se informa que se debe solicitar mediante un formato y los ingenieros realizan la copia de seguridad del usuario que se solicita y se le hace la entrega al coordinador. 7. PLAN OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA EL AÑO 2015 (Anexo 7). Se realiza socialización de las actividades dispuestas en el plan operativo para el eje de SGSI por lo que se informa que en pro del cumplimiento de dichas actividades se programó las socializaciones para dar a conocer las políticas dentro del marco de los días EPICO que se realizan mensualmente, sin embargo estas solo han tenido buena acogida en los centros zonales Villanueva y Paz de Ariporo, mientras que en los días EPICO realizados en la regional se ha evidenciado poca asistencia por parte de los colaboradores del centro zonal Yopal, por lo que se requiere buscar otro espacio con ellos, de igual manera dichas socializaciones deben realizarse al interior del grupo planeación y sistemas, con los operadores y se debe retroalimentar los resultados en el marco de los comité estratégicos ampliados. 8. RETROALIMENTACIÓN DE LA SOCIALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE SGSI (Anexo 8). El ingeniero informa que el instituto adelanta la certificación en SGSI ISO 27001:2013, los líderes de la sede manifiestan que se inició desde la línea base que se tenía y en algunos temas se inició de cero en su implementación, seguidamente realiza la socialización de las políticas del eje SGSI. 9. ACTIVOS DE INFORMACIÓN

10 Se informa que se realizó el levantamiento de los activos de información basados en un formulario que se solicitó contestaran todos los colaboradores y luego el consolidado fue enviado al nivel nacional. Se subieron las evidencias de acuerdo al plan operativo para su calificación. Posteriormente se retroalimentara sobre las matrices de activos de información realizadas. 10. MATRIZ DE RIESGOS Y METODOLOGIA DE GESTION DEL RIESGO (Anexo 9) La metodología de gestión de riesgo cambio con respecto a la del año 2014 por lo que se está realizando el levantamiento de los riesgos de SGSI en la matriz dispuesta según la guía y en vista que dicha tarea debe ser culminada y enviada como máximo el día viernes 15 de mayo la coordinadora de GAT y planeación y sistemas como plan de choque asigno como apoyo a la ingeniera Noraima Alvarez quien junto al ingeniero Marbiz Ducuara se desplazara el 11 y 13 de mayo a los centros zonales Villanueva y Paz de Ariporo y los días restantes en la regional, mientras que en el centro zonal Yopal los riesgos serán levantados por la profesional EPICO. Decisiones: Se aprueba devolver al nivel nacional del rubro Servicio de cafetería y restaurante. Y de impuesto predial. El comité aprueba continuar con el trámite solicitar al nivel nacional las modificaciones de metas sociales y financieras presentados en el comité. Realizar la contratación de la fumigación de bodegas de Bienestarina en vista que desde el nivel nacional no se ha dado instrucciones precisas. Compromisos / tareas Responsables Fechas Radicar adición de restaurante Diego Chavez 12/05/2015 Liberar sostenimiento RP Ruben Dario Ramirez Radicado en jurídica Liberar de becas RP Ruben Dario Ramirez Radicado en jurídica Liberar de CDP HG victimas Ruben Dario Ramirez Radicado en jurídica Informar el saldo a liberar del CDP de becas Ruben Dario Ramirez 12/05/2015 Liberar de RP de sostenimiento Diego Chavez Radicado en jurídica Liberar de becas RP Diego Chavez Radicado en jurídica Liberar de CDP becas Diego Chavez 12/05/2015 Liberar de HG discapacidad RP Diego Chavez Radicado en jurídica Liberar de CDP HG discapacidad Diego Chavez 12/05/2015 Reportar valor a Liberar de atención terapéutica Diego Chavez 12/05/2015 Liberar sostenimiento $ vulneración RP Maria Alejandra Vargas 19/05/2015 Liberar de HS discapacidad RP Maria Alejandra Vargas 19/05/2015

11 Liberar RP HG discapacidad Maria Alejandra Vargas 19/05/2015 Reportar valor a liberar de atención terapéutica Maria Alejandra Vargas 19/05/2015 Reportar valor a liberar de becas Yopal Maria Alejandra Vargas 19/05/2015 Liberar de inejecución de capuchinos Maria Alejandra Vargas 19/05/2015 Solicitar por escrito la cuenta de cobro Ruben Dario Ramirez y con informe final y soportes a Coordinadora Villanueva fundeupua 11/05/2015 Realizar solicitud de liquidación de contratos de primera infancia Paola Mendoza 15/05/2015

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