Contenido. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

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1 Contenido Código de Ética: nuestra manera de ser Anexo 2: Contexto de las políticas 1. Gestión Humana Marco conceptual Principios rectores Elementos Calidad Marco conceptual Principios rectores Elementos Gestión y control de la información y la comunicación Marco conceptual Principios rectores Elementos Gestión de la seguridad de la información digital Marco conceptual Principios rectores Elementos Comunicación organizacional Marco conceptual Principios rectores Elementos de la comunicación organizacional en la DIAN Comunicación informativa Marco conceptual Principios rectores Elementos Rendición de cuentas Marco conceptual Principios rectores Elementos... 82

2 8. Medio ambiente Marco conceptual Principios rectores Elementos Servicios Marco conceptual Principios rectores Elementos Relación con proveedores y contratistas Marco conceptual Principios rectores Elementos Socios de valor Marco conceptual Principios rectores Elementos Administración de riesgos operacionales Marco conceptual Principios rectores Elementos Control Interno Marco conceptual Principios rectores Elementos Organismos de Control Órganos de control Principios rectores Elementos Auditorías que realiza la entidad Marco conceptual Principios rectores Elementos

3 Anexo 2: Contexto de las políticas 1. Gestión Humana 1.1. Marco conceptual El proceso de Gestión Humana en la DIAN es el sistema que permite seleccionar, entrenar, desarrollar, evaluar, retener y compensar continua y adecuadamente al personal, y permite dirigir y potenciar el desarrollo de competencias de las personas a través del aprendizaje, el trabajo coordinado y la gestión de estrategias de mejoramiento del conocimiento en función de la misión y visión de la Entidad, en su normatividad y procesos Principios rectores Fundamentada en valores Los valores institucionales son el fundamento de la gestión humana de la Entidad, tanto en sus acciones y relaciones internas como externas; éstos se acuerdan, definen y ponen en práctica para garantizar el cumplimiento de la responsabilidad social de la Entidad, el respeto por lo público y el fortalecimiento y defensa de la Entidad institucional. Los valores institucionales son: Honestidad, Compromiso, Respeto y Responsabilidad. 49

4 Estructurada desde perfiles del rol y las competencias La gestión humana y la administración de personal están basadas en el perfil del rol y las competencias laborales, es decir, en los comportamientos, actitudes, aptitudes, habilidades, destrezas, así como las condiciones para el acceso al servicio las cuales deben ser coherentes con el contenido funcional y demás aspectos asociados a las exigencias y requerimientos propios de los empleos de la Entidad. El enfoque basado en competencias laborales tiene como propósito garantizar el desempeño exitoso de los empleados públicos de la DIAN, facilitar su desarrollo y la motivación y mejorar la preparación técnica de los mismos. La gestión humana basada en el perfil del rol, permite el dinamismo de la organización en la medida en que sus empleados pueden desempeñarse en diferentes empleos, acordes con sus competencias y con las necesidades de la Entidad. Integralidad Los programas de la gestión humana se conciben a partir de las necesidades y requerimientos de los demás procesos de la organización, se implementan de forma coordinada con los mismos y promueven el bienestar y desarrollo de los empleados públicos de la DIAN, mediante el manejo integral de aspectos como los procesos, la tecnología, lo humano y las relaciones con el entorno. Orientada al desarrollo humano La gestión humana, reconoce a las personas como la principal fuente sólida de ventaja competitiva sostenible a largo plazo, y en consecuencia propicia el crecimiento físico, mental, emocional y espiritual de las mismas, de una manera sistemática, estructurada y continua. 50

5 Adaptabilidad La gestión humana responde de manera ágil y efectiva a las influencias internas y externas, generando en sus programas las variaciones estratégicas necesarias, modificando su ritmo y anticipándose a las nuevas exigencias y retos que surjan con motivo de los cambios que se presenten en las personas, los procesos, la tecnología y el entorno. Participación La gestión humana en la DIAN se construye y desarrolla a través de la contribución activa de sus empleados, mediante la generación de propósitos y acciones que son asimilados y compartidos. Esta participación debe ser liderada en cada una de las áreas que conforman la Entidad, mediante la adopción de programas específicos y la apertura de espacios que la propicien y promuevan. Dinamismo En la DIAN la gestión humana facilita y promueve el mejoramiento continuo de los procesos, los servicios y las relaciones en la organización. Hace especial énfasis en el impacto de los programas, previendo los efectos o consecuencias en el comportamiento humano. Evaluable La gestión humana en la DIAN es evaluada de manera integral, es decir, en las múltiples dimensiones de lo humano y en sus relaciones con la información, los procesos, la organización y los recursos, lo que permite verificar el impacto de sus acciones en el cumplimiento de la estrategia institucional y adoptar los correctivos necesarios. 51

6 1.3. Elementos El conocimiento El conocimiento en la DIAN comprende los contenidos sabidos, conocidos y generados que fluye a toda la entidad, por medio de la producción, documentación, apropiación y comunicación en los procesos y procedimientos de la DIAN. Gestionarlo crea condiciones favorables para el cumplimiento de propósitos institucionales. Para la DIAN la gestión del conocimiento implica: Producción del conocimiento: Es la generación de conocimiento nuevo para la Entidad, que contribuye al mejoramiento de la misma. Proviene de dos fuentes: la cotidianidad, esto es, la ejecución diaria de las labores propias de la organización; y la investigación, es decir, el desarrollo de actividades específicas encaminadas a la obtención de nuevos conocimientos. Documentación: Es la descripción, compilación y organización del conocimiento institucional y del entorno para su conservación, socialización, y aprovechamiento en beneficio de la organización y los agentes externos. Incluye la descripción sistemática de experiencias exitosas de gestión institucional y la organización y fortalecimiento de bibliotecas y centros de documentación. Aprendizaje: Es el desarrollo de actividades que buscan a través de los programas de formación, capacitación, inducción, reinducción y demás acciones pedagógicas y educativas fortalecer y desarrollar las competencias laborales de los empleados públicos en el saber ser, saber hacer, y saber aprender para optimizar la gestión de la Entidad. Docencia institucional: Es la identificación, promoción y apoyo de empleados públicos que por su trayectoria y conocimiento tienen la capacidad de facilitar el aprendizaje entre los demás empleados de la Entidad, mediante la socialización del conocimiento. Cultura: Es el reconocimiento y apropiación de los valores institucionales y la sensibilización para la transformación de las creencias, valores, hábitos y prácticas institucionales, tendiente al mejor cumplimiento de la responsabilidad social de la Entidad. 52

7 El desempeño Se refiere a la forma de gerencia del talento humano mediante la cual la Dian, en función de su estrategia institucional, identifica los requerimientos, características, requisitos y competencias que deben acreditar los empleados públicos de la entidad para desempeñar un empleo; aplica los mecanismos necesarios para garantizar su cumplimiento y optimizar las capacidades y el potencial de los empleados públicos de la DIAN, para generar posibilidades de desarrollo, mejoramiento y reconocimiento, con lo cual obtiene una mayor eficiencia y eficacia en los resultados de sus procesos. Para la DIAN la gestión del desempeño implica: Identificación y actualización de empleos: Es el proceso mediante el cual se determinan los empleos necesarios para desarrollar con efectividad las labores inherentes a la Entidad; así como el número ideal de empleado públicos que se requieren. Selección: Es el proceso basado en competencias laborales que permite atraer y vincular a las personas aptas y que se ajusten a las exigencias del empleo y de la organización en su conjunto. El proceso de selección va orientado a vincular personas con desempeño exitoso. Planes de carrera: Es el diseño del conjunto de pasos y niveles distribuidos en años de experiencia, logros académicos, calidad del desempeño y otros factores de importancia relativa que se le brindan al empleado de la DIAN, con la firme intención de motivarlo y ofrecerle un futuro basado principalmente en su esfuerzo y mérito. 53

8 Promoción: Son las acciones institucionales que a través del mérito se orientan a satisfacer las expectativas de los empleados públicos de la DIAN, en relación con obtener reconocimiento de sus aptitudes, esfuerzos y habilidades; obtener mejor retribución, encontrar posibilidades de desarrollo y crecimiento y abordar nuevos retos para conseguir mayor estatus. Evaluación de desempeño: Es el proceso transparente, sistemático y periódico mediante el cual, en el marco de la gestión institucional, se evalúan los resultados de la gestión individual del empleado, y su grado de avance y mejoramiento respecto de las competencias del empleo. Reconocimientos: Es el proceso mediante el cual se conceden estímulos de tipo pecuniario y no pecuniario a los empleados que se destaquen en el desempeño de su empleo, y a los equipos de trabajo en el cumplimiento sobresaliente de los proyectos que emprenden. Administración de Personal: Es la gestión efectiva del talento humano, a partir de la planificación estratégica de las necesidades de personal, que garantice la ubicación de las personas en los procesos de la organización que más se adecuan a su perfil y a los requerimientos de la Entidad. Implica la adopción de unas políticas claras de movilidad de personal ajustada a criterios técnicos, definidos a través del perfil del rol y de las cargas de trabajo. 54

9 Calidad de Vida Se define la Calidad de la Vida laboral del empleado como la satisfacción equilibrada de necesidades en su entorno laboral: La necesidad de sentirse respaldado y en un ambiente seguro. La necesidad de que se le faciliten medios y recursos. La necesidad de mantener buenas relaciones personales. La necesidad de ser reconocido por otros. En la DIAN las acciones que se adelantan para mejorar la calidad de vida de sus empleados se dirigen a buscar su desarrollo, elevar su nivel de motivación, mejorar su desempeño laboral y alcanzar satisfacción en el empleo. La gestión de la calidad de vida de los empleados en la DIAN se desarrolla a través de los siguientes programas: Salud Ocupacional. Busca contribuir con la seguridad e integridad de los empleado públicos de la DIAN, mediante programas de higiene y seguridad industrial, seguridad ambiental, atención en salud, comité paritario de salud ocupacional, medicina preventiva y del trabajo, entre otros. Recreación y Deporte. Busca generar espacios de sano esparcimiento y recreación que contribuyan al fortalecimiento de la salud de los empleados públicos y sus familias y a fomentar la integración sociocultural y el desarrollo personal. Asistencia en la desvinculación laboral. Es el acompañamiento oportuno a las personas, antes, durante y después de su desvinculación laboral de la Entidad, de manera que puedan asumir constructivamente su nueva situación. Para ello, la DIAN crea espacios de participación mediante asesoría legal, actividades recreativas, formativas y de servicios. 55

10 El Cambio El cambio en la DIAN se define como la creación de las condiciones que permitan a las personas dentro y fuera de la Entidad, visualizar y participar en los cambios que inciden en los procesos, la tecnología, los sistemas de información y las formas y estilos de gerencia. La gestión del cambio en la DIAN implica: Identificación de los componentes del cambio: incluye productos, procesos, cambios en infraestructura, asignación de recursos, sostenibilidad y otros desarrollos de apoyo. Preparación interna para el cambio: informar, divulgar, sensibilizar, capacitar y entrenar a los empleado públicos, en los distintos niveles de la organización, con el fin de conocer, asimilar e interiorizar los cambios que se van a realizar, así como su impacto en la gestión a nivel individual y colectivo. Divulgación externa del cambio: informar e involucrar a la ciudadanía, usuarios, contribuyentes, gremios y demás interesados en la actividad institucional. Seguimiento y evaluación, incluyendo el diseño de instrumentos de seguimiento e indicadores de impacto, gestión y resultados. 56

11 2. Calidad 2.1. Marco conceptual Es una forma de trabajar, mediante la cual la entidad planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos, bajo un esquema de eficiencia, eficacia y efectividad, con el propósito de crear valor y cumplir con las expectativas del cliente de una manera óptima, contando para ello con un grupo de colaboradores altamente comprometidos y motivados. Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno en la DIAN Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad, la cual estará enmarcada en el plan estratégico y de desarrollo. El sistema de gestión de calidad y control interno está conformado por el Talento humano, las políticas, el conocimiento, los procedimientos y los sistemas de información, entre otros. Que sistemas integra En el Sistema de Gestión Integrado de la DIAN, convergen el Sistema de Gestión de Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, entre otros. 57

12 2.2. Principios rectores Liderazgo. En la DIAN bajo la orientación y compromiso de la alta dirección se desarrolla una conciencia hacia la calidad, que implica la búsqueda de unidad de propósito, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los empleados públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos institucionales. Participación activa de los empleados públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. En la DIAN los empleados públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, están comprometidos y trabajan en la consecución del logro de los objetivos de la entidad. Coordinación, cooperación y articulación. El trabajo en equipo entre la DIAN y otras entidades permite establecer relaciones que benefician a sus clientes y el empleo racional los recursos disponibles. Transparencia. La gestión de los procesos de la entidad en todos los niveles se fundamenta en actuaciones y decisiones claras, soportadas en el análisis de los datos, la información y la normatividad aplicable. Mejora Continua. En la DIAN la identificación permanente de problemas detectados en los procesos institucionales, y las acciones orientadas al mejoramiento sistemático de los niveles de calidad y productividad en los mismos, es la herramienta que permite orientar sus esfuerzos para incrementar los índices de satisfacción de sus clientes. 58

13 2.3. Elementos Procesos Los procesos en la DIAN se definen como una serie de actividades secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a satisfacer una necesidad. En la DIAN, los procesos se encuentran clasificados de la siguiente manera: Estratégicos: Inteligencia Corporativa. Misionales: Administración de Cartera, Asistencia al cliente, Comercialización, Fiscalización y Liquidación, Gestión Jurídica, Gestión Masiva, Operación aduanera y Recaudación. Apoyo: Gestión Humana, Recursos Financieros, Recursos Físicos y Servicios informáticos Control y Evaluación: Control Interno, Investigación disciplinaria y Defensoría del Contribuyente. 59

14 Clientes y partes interesadas de la DIAN La DIAN identifica como clientes a todas aquellas organizaciones, entidades o personas receptoras de sus productos o servicios, así: Sociedad, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Contribuyentes y Declarantes, Importadores, Exportadores, Viajeros, Usuarios Aduaneros. Red de Acción social, Policía Nacional, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Sena, Entidades del Estado, Entes territoriales, Entidades y Ciudadanía en general. Son partes interesadas en el buen desempeño de la DIAN, las siguientes; Gremios, Sindicatos, Organismos de transparencia, Universidades, Defensor del Contribuyente y Usuario Aduanero, organismos internacionales, DANE, ciudadanía y empleados en general. Productos y/o servicios de la DIAN En la DIAN un producto es el resultado obtenido a partir de la ejecución de los procesos, encaminado a satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes. Los productos y/o servicios prestados por la DIAN, son los siguientes: Tributos administrados, Recaudo, Orientación, Conceptos jurídicos, Conceptos técnicos aduaneros, Impuestos determinados, Operaciones de comercio exterior agilizadas, Donaciones de bienes, muebles o inmuebles decomisados, abandonados y dados en forma de pago e Información. Recursos En la DIAN los recursos se constituyen en el conjunto de elementos necesarios para resolver las necesidades de los clientes y/o partes interesadas y se utilizan en la obtención de productos o servicios, a través de la ejecución de los procesos. Competencia Técnica En la DIAN, la competencia técnica se define como el conjunto de conocimientos, determinados por la educación, formación, experiencia y habilidades de sus empleados, para desempeñar sus funciones. 60

15 3. Gestión y control de la información y la comunicación 3.1. Marco conceptual Gestionar y controlar la información en la DIAN consiste en establecer y ajustar los procedimientos administrativos, técnicos y logísticos que permiten la captura y recolección, el flujo, el procesamiento y análisis y la conservación de la información insumo y resultado de los procesos de la entidad para garantizar la ejecución de sus procedimientos. Información primaria Es la información suministrada por declarantes y usuarios aduaneros; la información económica, contable y de operaciones informada por contribuyentes y terceros en cumplimiento de las obligaciones ante la DIAN, la procedente del Congreso de la República, Gobierno Nacional, Banco de la República, Organismos Internacionales, la que tiene origen en los convenios nacionales e internacionales, que se convierten en insumo para los procesos de la DIAN, así como la obtenida por la acción ciudadana suministrada a través de quejas, reclamos, sugerencias y peticiones, y la obtenida en los procesos de rendición de cuentas. Información secundaria Es la información resultante de la ejecución de los procesos al interior de la entidad tomando como base la información primaria y aquella que permite la toma de decisiones y el cumplimiento de su misión. En la DIAN corresponde a información secundaria la relativa a los actos administrativos de carácter general y particular, los informes generales y de auditorías realizadas, los conceptos jurídicos y técnicos, los estados financieros y de gestión, la documentación de capacitación y orientación, manuales y metodologías de procesos, entre otros. 61

16 3.2. Principios rectores La Pertinencia Los procedimientos, métodos y protocolos administrativos, técnicos y logísticos para la captura y recolección, el flujo, el procesamiento y análisis, así como la conservación de la información que requieren los procesos de la entidad son los adecuados en tiempo modo y lugar. La Trazabilidad Los procedimientos, métodos y protocolos administrativos, técnicos y logísticos para la captura y recolección, el flujo, el procesamiento y análisis, así como la conservación de la información que requieren los procesos de la entidad evidencian los eventos sucedidos durante la realización de éstos, permitiendo su rastreo y recuperación Elementos Procedimientos para captura y recolección de información Son los procedimientos, métodos y protocolos administrativos, técnicos y logísticos para la captura y recolección manual o automatizada de la información primaria, que permita disponer e integrar la información para contar con información de calidad entre los distintos procesos institucionales. En la DIAN corresponden a procedimientos de captura y recolección los establecidos a través del uso de medios impresos y litográficos entregados a las Entidades Autorizadas para Recaudar y a las dependencias de la entidad, así mismo los procedimientos electrónicos dispuestos a través de servicios informáticos electrónicos. 62

17 Procedimientos para el flujo, procesamiento y análisis de información Son los procedimientos, métodos y protocolos administrativos, técnicos y logísticos para el flujo, procesamiento y análisis manual o automatizado de la información que permitan realizar las transformaciones y utilización de la información primaria para cumplir con los propósitos de los procesos y de las funciones establecidas. En la DIAN corresponden a procedimientos de flujo, procesamiento y análisis manuales los que se realizan mediante flujos de documentos físicos, manuscritos, o impresos organizados y operados a través de medios físicos. Igualmente, corresponden a procedimientos de flujo, procesamiento y análisis automatizados que se realizan a través de registros y documentos electrónicos organizados y operados mediante servicios electrónicos y tecnología de información y telecomunicaciones. Procedimientos de conservación Son los procedimientos, métodos y protocolos administrativos, técnicos y logísticos para la conservación manual, magnética y electrónica de la información primaria y secundaria en los archivos ordenados e inventariados de una manera lógica que permita su resguardo y recuperación. En la DIAN son procedimientos de conservación los establecidos para los archivos físicos de las diferentes dependencias y son automatizados los que se siguen a través de sistemas digitales de almacenamientos. 63

18 4 Gestión de la seguridad de la información digital 4.1. Marco conceptual Gestionar la seguridad de la información digital corporativa contenida en medios magnéticos y electrónicos de la DIAN consiste en asegurar que los recursos de los servicios informáticos electrónicos sean utilizados de la manera en que la Entidad establece y que su acceso sólo sea posible a las personas que se encuentren acreditadas y dentro de los límites de su autorización. 4.2 Principios rectores La confidencialidad La información almacenada digitalmente es vista y manejada por los autorizados. La Integridad La información almacenada digitalmente se conserva en su estado original. La Disponibilidad La información almacenada digitalmente es accesible y utilizable cuando se requiere. Originalidad La información almacenada digitalmente es atribuible a un autor. 64

19 4.3. Elementos Los usuarios Los usuarios externos y los empleados públicos que acceden a la información digital y hacen uso de los servicios informáticos electrónicos. Las telecomunicaciones y las redes El equipamiento técnico para transportar la información digital. Los equipos de acceso, almacenamiento y procesamiento electrónico de datos El equipamiento técnico para acceder, almacenar y procesar la información digital. La información digital Información codificada y almacenada en formatos electrónicos, magnéticos o lumínicos. Los servicios informáticos electrónicos Son los servicios que la DIAN ofrece a los usuarios a través de la implementación de software, herramientas informáticas y mecanismos de acceso, consulta, seguimiento y en general gestión de la información digital. 65

20 5. Comunicación organizacional 5.1. Marco conceptual Es el proceso mediante el cual se produce y comparte información de carácter institucional con el propósito de generar respuestas, acciones o cambios, dirigidos al cumplimiento de la misión y a la obtención de los logros en cada uno de los procesos de la entidad. Su contenido está referido necesariamente a aspectos laborales y, como todos los procesos misionales, se circunscribe al marco legal y ético de la entidad Principios rectores Equidad Las acciones de comunicación organizacional en la DIAN permiten que todos los empleados tengan acceso a la información, a los productos y a los servicios que resulten de la ejecución de estrategias y campañas de comunicación, con igualdad en la oportunidad para expresarse cuando ello sea pertinente. Participación En la DIAN se promueve la construcción de nuevas formas de comunicación organizacional y el mejoramiento de las existentes, con fundamento en procesos participativos, que les permita a sus empleados apropiarse de la política de comunicación organizacional y potenciar sus capacidades de actuar e incidir en la gestión de la entidad. Enfoque estratégico El proceso de comunicación organizacional se enfoca en los grandes retos institucionales definidos en el Direccionamiento Estratégico de la entidad, constituyéndose en una importante herramienta gerencial. Efectividad La comunicación organizacional en la DIAN promueve el cumplimiento de los logros y objetivos misionales y facilita la integración de procesos, empleados, recursos, tecnología e información, en aras de una gestión de calidad total. 66

21 5.3. Elementos de la comunicación organizacional en la DIAN Emisor y receptor Emisor Es el sujeto o elemento a quien se le atribuye el mensaje e inicia el proceso de comunicación. Receptor Es el sujeto o elemento destinatario del mensaje y puede convertirse en emisor en el momento de generar una respuesta. En la DIAN son emisores y receptores de la comunicación organizacional: Los empleados, las áreas definidas en la estructura organizacional, así como los procesos y los procedimientos que ejecuta la entidad. Mensaje Es la información que se transmite entre el emisor y el receptor; corresponde al objeto de la comunicación. Los mensajes que se transmiten al interior de la DIAN pueden estar contenidos en documentos institucionales reglamentados y documentos institucionales no reglamentados: 67

22 Documentos institucionales reglamentados Son los actos administrativos y otros documentos de carácter interno (resoluciones, órdenes administrativas, instrucciones, conceptos, circulares, memorandos, oficios y actas) cuyos destinatarios son los empleados, áreas, procesos o procedimientos de la entidad, de manera general o particular, expedidos de acuerdo con la reglamentación institucional 1. Deben elaborarse de conformidad con la papelería, formatos y plantillas diseñados por la entidad con el propósito de normalizar, estandarizar y conservar la imagen corporativa 2. Documentos institucionales no reglamentados Se transmiten entre los empleados, áreas, procesos o procedimientos de la entidad, con fines de: Asignar tareas, coordinar actividades, agilizar trámites internos, y solicitar o enviar información en general. También son documentos de este tipo aquellos que corresponden a materiales de capacitación u orientación en procesos y procedimientos (manuales, guías, cartillas y similares). No están sometidos a una reglamentación específica, sin embargo, la entidad puede establecer papelería, formatos y plantillas para su elaboración con el propósito de normalizar, estandarizar y conservar la imagen corporativa 3. 1 Resolución No. 080 del 5 de enero de Resolución No del 18 de mayo de 2006, Orden Administrativa No del 18 de mayo de Resolución No del 18 de mayo de

23 Canal Es el instrumento que se utiliza para transmitir los mensajes. En la DIAN existen tres clases de canales institucionales de comunicación organizacional: Individuales o particulares, Grupales, y Masivos. Los Canales de comunicación organizacional individual o particular son: Correo regular: Es el correo físico documental en el que interviene para su entrega un empleado de la entidad o un dependiente de una empresa de correos postales. Su uso y modalidades se encuentran reglamentados 4. Correo electrónico: Es un sistema para intercambiar mensajes escritos, imágenes y archivos en la red de la entidad. Sirve para transmitir información institucional contenida en documentos formales e informales y también puede utilizarse para enviar mensajes a un grupo reducido de receptores. Su uso está reglamentado. 5 Teléfono: Es el medio por el cual se transmite a distancia la palabra y permite realizar acciones de comunicación de forma inmediata. Para la comunicación telefónica interna de larga distancia la entidad cuenta con la red de voz corporativa red wan o magneto. Su uso está regulado. 6 Fax: Es el medio que permite transmitir a distancia por la línea telefónica información impresa. Por su naturaleza comparte la reglamentación del canal telefónico. 7 4 Memorando No del 9 de octubre de 2007, Memorando No del 10 de julio de 2007, Orden administrativa No del 18 de mayo de 2004, Instrucción No del 29 de septiembre de Resolución No del 22 de julio de 2008, Orden Administrativa No del 21 de septiembre de 1998 y el Memorando No de julio de Instrucción No del 29 de septiembre de 2003, Memorando No del 9 de octubre de Instrucción No del 29 de septiembre de 2003, Memorando No del 9 de octubre de