Competencias para la productividad de las mipymes centroamericanas en la economía del conocimiento y la innovación

Transcripción

1 Proyecto Protocolo trabajo Número 016 Guía para la ejecución de grupos focales para la identificación de competencias por Equipo Avanza Costa Rica Fundación Omar Dengo Noviembre 2011 Competencias para la productividad de las mipymes centroamericanas en la economía del conocimiento y la innovación Número de proyecto: Costa Rica, El Salvador y Nicaragua

2 Institución investigadora: Fundación Omar Dengo Barrio Francisco Peralta, Avenidas 10-12, Calle 25. Apartado San José, Costa Rica Tel: (506) Fax: (506) Correo electrónico: Equipo de investigación: María Eugenia Bujanda Bujanda, coordinadora. Olga Ruiz Alfaro, investigadora. Cindy Guevara Cárdenas, investigadora. Emnanuel Fonseca Ugalde, investigador. Sitio web del proyecto Este informe se presenta tal y como se recibió de parte de los becarios del proyecto. No ha sido evaluado por expertos ni ha pasado por otro proceso de evaluación. Este trabajo se utiliza con el permiso de Fundación Omar Dengo, Costa Rica 1

3 Resumen: El proyecto surge para contribuir al desarrollo en los empresarios de mipymes centroamericanas de las competencias estratégicas que demanda la actual economía globalizada, competencias que permitan orientar los emprendimientos hacia la agregación de valor y la mejora continua, la eficiencia, el aprendizaje permanente, la sostenibilidad ambiental, en el marco de los modelos emergentes de desarrollo económico y social. Fue desarrollado entre 2011 y 2013 por la Fundación Omar Dengo ( junto con el OIT/CINTERFOR ( y financiado por el Centro de Investigación para el Desarrollo Internacional de Canadá ( Participaron tres países: Costa Rica, El Salvador y Nicaragua. En cada país se conformó un equipo investigador local bajo la coordinación general de la Unidad de Investigación de la Fundación Omar Dengo. El equipo estuvo integrado por investigadores del área de la economía, la psicología, la sociología y la pedagogía, apoyados por un valioso grupo de expertos en estadística, administración de empresas, tecnología e innovación. La metodología de la investigación consistió en una revisión documental exhaustiva sobre las características de la economía del conocimiento y la innovación y sus principales retos para los empresarios, el levantamiento de indicadores conductuales asociados a las competencias clave mediante grupos focales y entrevistas a empresarios así como consultas a expertos en los tres países participantes (Costa Rica, El Salvado y Nicaragua); y en la realización de un estudio cuantitativo con población empresaria de los tres países para obtener evidencias de validez de un instrumento para la evaluación de estas competencias basado en los indicadores y su articulación en distintos niveles de desempeño. El principal resultado del proyecto es el Marco de competencias para líderes de mipymes centroamericanas en la economía del conocimiento y la innovación y un conjunto de herramientas digitales de apoyo al desarrollo de estas competencias. El marco generado contiene las progresiones de aprendizaje que indican la ruta que debe seguir una persona empresaria para ir adquiriendo cada vez mayores cotas de dominio de estas competencias, y constituyen una valiosa herramienta para apoyar procesos de formación o desarrollo empresarial. Palabras clave: Competencias, habilidades empresariales, economía del conocimiento, innovación, pymes, formación continua, metodología para identificación de competencias, economía del conocimiento

4 INDICE INTRODUCCIÓN Y MOTIVACIÓN... 2 OBJETIVO DE LOS GRUPOS FOCALES... 3 FUNDAMENTOS TEÓRICOS CLAVE... 3 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD... 7 ACCIONES PREVIAS A LA MESA DE TRABAJO Papel del equipo facilitador Documentación Algunas sugerencias prácticas Propuesta de cronograma de la mesa de trabajo con empresarios ANEXOS

5 INTRODUCCIÓN Y MOTIVACIÓN Los grupos focales a los que se refiere esta guía forman parte de la metodología seleccionada para identificar y describir las competencias que integrarán el marco o repertorio de competencias clave asociadas a la economía del conocimiento y la innovación (ECI) para empresarios emprendedores centroamericanos. Otras estrategias que proporcionarán insumos para construir este marco son las entrevistas en profundidad a empresarios destacados, las consultas a expertos y la revisión bibliográfica. El trabajo de campo contempla una primera etapa de identificación de competencias, y una segunda etapa de descripción de las competencias identificadas. La identificación de competencias permitirá determinar las competencias que son identificadas por los empresarios dueños de micro, pequeñas y medianas empresas (mipymes) para hacer que sus negocios sean exitosos en el marco de la ECI. La posterior descripción de competencias permitirá desarrollar estándares de desempeño, intensidad y evidencias de logro para constatarlas. Es decir, supone el desarrollo detallado de cómo toman forma concreta las competencias previamente identificadas. La presente guía brinda las orientaciones necesarias para que los tres equipos de investigación locales (en Costa Rica, El Salvador y Nicaragua) lleven a cabo los grupos focales de la primera etapa de identificación de competencias. A partir de los informes de ejecución de los tres equipos, se generará un primer mapa de competencias clave para la ECI para cada una de las 4 etapas del desarrollo empresarial identificadas, en cada sector económico estudiado (el turismo en Costa Rica, la química farmacéutica en El Salvador y la agroindustria en Nicaragua). Los grupos focales a realizarse consisten en una actividad grupal con empresarios en la que estos manifiestan sus percepciones y opiniones sobre las competencias que ellos identifican para hacer productivos y sostenibles sus negocios en la nueva economía, a partir de un conjunto de preguntas motivadoras. Con el fin de hacer estas actividades comprensibles y atractivas para los empresarios, en Costa Rica hemos optado por llamarlas mesas de trabajo, aunque desde el punto de vista metodológico es claro que se trata de grupos de discusión o grupos focales. 2

6 OBJETIVO DE LOS GRUPOS FOCALES El objetivo general de los grupos focales es obtener insumos sobre las competencias que se requieren en las mipymes para ser exitosas en la nueva economía a partir del conocimiento y la experiencia de los empresarios presentes (en su calidad de expertos). Se espera que estos insumos permitan identificar competencias clave en cada una de las dimensiones definidas de la ECI, para cada etapa del modelo de desarrollo empresarial (ver más adelante) en el sector económico de estudio en cada país. FUNDAMENTOS TEÓRICOS CLAVE Los grupos focales se han diseñado tomando en cuenta dos fundamentos teóricos clave: 1) las competencias para la ECI; y 2) el modelo de desarrollo empresarial. Competencias para la ECI Por competencias se va a entender un conjunto de habilidades, conocimientos, actitudes y valores que el empresario moviliza para ejecutar exitosamente acciones concretas y que le permiten lograr objetivos empresariales estratégicos. Por competencias para la ECI se van a entender aquellas que marcan una diferencia con anteriores modelos de desarrollo y que permiten a los empresarios en la actualidad orientarse hacia la sostenibilidad, el aprendizaje permanente, la agregación de valor y la innovación, en el marco de los modelos emergentes de desarrollo económico y social. Como parte del marco de análisis teórico del proyecto, se ha generado un documento explicativo del significado de la ECI (ver documentación adjunta), y los ámbitos que la literatura sobre el tema ha considerado que son los más importantes de analizar. Ellos son: 1. TRABAJO EN REDES (articulación con clientes, proveedores, distribuidores, empresas de la competencia, e incluso otros actores no involucrados al proceso productivo, para lograr objetivos comunes). 2. APRENDIZAJE PERMANENTE (procesos de aprendizaje personal y organizacional en un entorno en constante cambio, tanto como parte de su proceso de investigación para actualizarse y a la vez anticiparse a nuevos escenarios, ) 3. CULTURA DEL LOGRO (establecimiento de metas y planificación, búsqueda de la mejora continua, identificación y superación de errores) 3

7 4. USO DE TECNOLOGÍA (como medio para aumentar la productividad de los recursos, así como identificar clientes, acercar mercados, y en general, posibilitar nuevos negocios) 5. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL (nuevos objetivos empresariales relativos a, la identificación de las consecuencias sociales y económicas de la actividad económica, así como al cuidado del medio ambiente). 6. INNOVACIÓN (generación de algo nuevo o la modificación de algo existente, aportándole un valor que es reconocido por el mercado). Estos son los temas clave que se consideran para el trabajo de esta primera etapa de grupos focales, como los elementos en que los empresarios deben enfatizar en sus propias sendas de desarrollo. De esta forma, la actividad de los grupos focales toma estas temáticas como elementos motivadores para que sean los propios empresarios quienes sugieran las competencias asociadas a cada uno de los temas tratados. El modelo de desarrollo empresarial El modelo de desarrollo empresarial desarrollado para el proyecto se basa en el planteamiento del Global Entrepreneurship Monitor 1 (GEM), en el cual se consideran tres grandes etapas del proceso de desarrollo de la empresa: (i) una de concepción, donde lo que se resalta es el paso de la idea a la realización del negocio; (ii) el nacimiento, que abarca desde que la empresa nace hasta sus tres y medio primeros años, los cuales son momentos críticos para ver si es capaz de sobrevivir o no, y (iii) la persistencia, cuando la empresa ha superado los 42 meses, tiempo considerado por el GEM como suficiente para ver si la empresa es viable. El gráfico a continuación muestra el proceso: 1 Ver 4

8 CONCEPCIÓN NACIMIENTO DEL NEGOCIO NACIMIENTO DEL NEGOCIO PERSISTENCIA Fomento de cultura emprendedora Creación y gestación de emprendimiento (actividad emprendedora total TEA) Sostenibilidad y consolidación Emprendedor potencial (Oportunidades, conocimiento y habilidades) Emprendedor naciente (involucrado en el inicio de un nuevo negocio) Dueño, gerente de una nueva empresa (hasta 3.5 años) Dueño, gerente de una empresa establecida (más de 3.5 años) Fuente: Elaboración propia con base en Amorós, J. y otros (2008). GEM Reporte Nacional de Chile 2007 A diferencia del GEM, el proyecto Avanz@ no considera directamente como parte del estudio la etapa de concepción del negocio ya que el proyecto se involucra solo con empresas existentes. Sin embargo, se recomienda (en lo posible), indagar respecto de cuáles fueron las habilidades que los empresarios ya establecidos consideran fueron importantes al momento de decidirse por instalar el negocio (es decir, desde la perspectiva GEM, como pasaron de la concepción al nacimiento del negocio). En el modelo del proyecto Avanz@, se incluye una nueva etapa de desarrollo de la empresa, denominada MADUREZ, que se caracteriza por un permanente sentido de la innovación, y la generación de nuevas oportunidades de negocio (bien en la propia empresa, o creando nuevos negocios). Visto de esta forma el proceso de desarrollo empresarial, el nuevo modelo adoptaría la siguiente forma: 5

9 CONCEPCIÓN NACIMIENTO DEL NEGOCIO NACIMIENTO EL NEGOCIO CONSOLIDACIÓN MADUREZ Etapas de análisis Emprendedor Potencial Emprendedor Naciente Nuevo Empresario Empresario Establecido Empresario Maduro (asociado a una idea de negocio) (un año o menos) (entre uno y tres años y medio aprox.) (entre tres años y medio y siete años aprox.) (de siete años en adelante) Elaboración: Equipo Avanz@ De ahí la importancia de contar con una base de información de empresarios de cada una de las etapas de desarrollo empresarial. Los criterios seleccionados inicialmente para establecer las etapas son temporales, dado que son las más sencillas de identificar. Etapa 1: EMPRENDEDOR NACIENTE - menos de un año en el negocio (en busca de sobrevivir a las difíciles condiciones del entorno, tanto como a su novata planificación) Etapa 2: NUEVO EMPRESARIO - de uno a tres años y medio (intentando consolidar el negocio, los clientes, las relaciones y las redes) Etapa 3: EMPRESARIO ESTABLECIDO - de tres años y medio hasta siete años (consolidado en el mercado, con una cartera de clientes y relaciones empresariales estables con el sistema financiero) Etapa 4: EMPRESARIO MADURO - más de siete años (en busca de nuevos negocios, de repensar los existentes) De ahí la importancia de identificar que todos los integrantes del grupo pertenezcan a los rangos de años definidos para cada etapa. Aunque no es un criterio definitivo, es el más sencillo de identificar y por tanto, es funcional. 6

10 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Se sugiere que los grupos focales tengan entre 8-12 participantes. Se requiere que los participantes sean empresarios emprendedores 2, dueños de mipymes. En caso de que se trate de empresas de cierto tamaño, en las que el dueño no participa en el día a día de la gestión del negocio, se podría valorar la posibilidad de contar con el gerente en su lugar, pero esta última es la opción menos deseable; siempre lo preferible es contar con el dueño (quien toma las decisiones finales). La duración aproximada de la actividad es de cuatro horas aproximadamente (independientemente de los tiempos de alimentación, si corresponde). En Costa Rica, los grupos focales se han celebrado en horas de la mañana, pero esto puede ser decidido a conveniencia por parte de cada equipo 3. Aunque se define el tiempo para cada punto de la agenda, en general la posibilidad de variarlo es responsabilidad de los facilitadores en conjunto con las personas participantes. Una recomendación en este sentido es que el tiempo debe calcularse de modo suficiente para que todas las personas participen, pero en equilibrio con los horarios establecidos. La metodología de la mesa de trabajo combina técnicas de educación para adultos (como trabajo en parejas, discusión en plenaria, etc.), y breves presentaciones por parte de los facilitadores. El grueso de la actividad consiste en la interacción de los participantes haciendo uso de tarjetas (técnica conocida como metaplan) con algunas orientaciones de los facilitadores. La ventaja de esta metodología es que asegura la participación de todos (todas las voces son escuchadas), y al mismo tiempo, permite que toda la información se encuentre documentada en el acto. A continuación se describen los principales pasos de la actividad (ver modelo de agenda usado en Costa Rica mas adelante): 1. LLEGADA Y CUESTIONARIO. A la llegada de los participantes se les asigna una posición (definida de antemano) en las mesas de trabajo 4. Mientras llegan todos los invitados, se les entrega un cuestionario que indaga sobre algunas características del empresario y el negocio (ver anexo). 2. BIENVENIDA Y PRESENTACIÓN. El grupo focal se inicia con la presentación de los participantes 5. Debe ser lo más breve posible para evitar alargar innecesariamente esta primera parte con comentarios sobre las características de cada negocio. También se presenta el equipo del proyecto. 2 Un empresario emprendedor es la personal que lidera el negocio, y que independientemente del tamaño el mismo- es responsable de la operación. Es el individuo que permanentemente se encuentra viendo nuevas oportunidades para su negocio y que, a pesar de tener muchos años en el mercado, siempre se encuentra pensando en como mejorar, innovar. 3 Es factible también desarrollar la actividad en la tarde-noche sin embargo, la experiencia muestra que es difícil que los participantes puedan estar todo ese tiempo después de las 6 pm. 4 Lo normal es que venga solo una persona por empresa (el dueño), pero si se diera el caso de que llegan varios representantes, lo deseable es que no trabajen juntas. 5 La presentación en esta parte es muy breve. La recomendación es que cada invitado diga su nombre, el de su empresa, el sector al que pertenece y cuantos años lleva en el negocio. 7

11 3. EXPLICACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ACTIVIDAD Y DE LA AGENDA. Se les explica el objetivo de su presencia en la mesa de trabajo, de forma que los asistentes tengan una visión clara de lo que se espera de ellos. 4. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO. Posteriormente se hace una breve presentación del proyecto de 10 minutos de duración (ver modelo en el paquete de materiales que acompañan esta guía). Dado que el proyecto en sí como algunos de los temas y/o enfoques podrían ser algo nuevo para algunos de los involucrados en la mesa de trabajo, es importante tratar de introducirlos a partir de elementos conocidos para ellos. Si los equipos locales desearan introducir algún contenido adicional o modificar la presentación modelo, se solicita que este sea enviado previamente al equipo coordinador. 5. PRESENTACIÓN SOBRE LA ECI. Se procede a presentar algunos conceptos asociados a la economía del conocimiento y la innovación que interesa particularmente desarrollar como eje de la conversación (ver modelo en el paquete de materiales que acompañan esta guía), en 10 minutos. 6. TRABAJO EN PAREJAS. Con este ejercicio se inicia la discusión grupal en torno al principal objetivo de la actividad, lo que en la agenda se denomina Construcción conjunta del mapa de competencias (ver modelo de agenda mas adelante). La discusión se estructura alrededor de las siguientes preguntas en correspondencia con cada una de las dimensiones de la ECI: Qué hacemos para innovar en la empresa? (innovación) Qué hacemos para estar continuamente aprendiendo cosas que mejoren el negocio? (aprendizaje permanente) Qué hacemos para tomar responsabilidad de los impactos de nuestra actividad productiva en el entorno (social y ambiental)? (responsabilidad social y ambiental) Qué hacemos para lograr cumplir nuestras metas empresariales y luego superarlas permanentemente? (cultura de logro) Qué hacemos para fomentar alianzas productivas para la empresa? Cómo trabajamos en red? (trabajo en red) Qué hacemos para usar la tecnología de manera efectiva y productiva en la empresa? (uso de tecnología) Los participantes se agrupan en parejas (en función de cómo se han ordenado a las personas en la mesa de trabajo 6 ) para responder las preguntas, que se les presentan de una en una. Las parejas tienen unos 6-7 minutos 6 Si el número de personas es impar, habrá un grupo de tres personas. 8

12 para discutir y anotar sus respuestas en tarjetas de diferentes colores 7. Indicaciones importantes para dar al grupo en este momento: Escribir todas las ideas que aporten los miembros de la pareja (aunque sean repetidas u otro grupo ya las haya escrito ya). Es importante no desechar ninguna idea, porque no hay respuestas buenas ni malas, todas las opiniones son válidas. Esto nos ayuda a nosotros a identificar donde hay acuerdos. Escribir una idea por tarjeta. Si tienen muchas ideas, usen una tarjeta para cada una. Sean enfáticos en que no presenten más de una idea en la misma tarjeta porque luego se deben clasificar y tener dos o más ideas en una tarjeta obstaculizará ese procedimiento. Expresar la idea completa, para que se entienda con claridad qué se quiso decir y no sea necesario que el autor la explique verbalmente. Esto supone no solo que la letra sea clara sino que la idea sea clara. Usar el espacio de la tarjeta para describir la idea.. No se trata ni de poner solo una palabra, o de escribir un artículo. Explique la idea de forma que sea fácil de entender por quien la lea. Esto la hace más clara y visible para todos. NOTA: Es importante que las tarjetas lleguen a la pizarra de la forma más clara posible, por lo que sería bueno poder leerlas y aclarar las dudas con la persona antes de llegar a la pizarra. Así, se reduce la parte de las dudas y se aprovecha para la agrupación de las tarjetas. Una vez escritas las tarjetas, uno de los facilitadores las recoge y pega en una pizarra específica para cada pregunta (o en una pizarra dividida por secciones). Mientras las parejas avanzan en la tarea, los facilitadores agrupan las tarjetas que muestran ideas parecidas y les ponen un título que las englobe. Las tarjetas con ideas que no coinciden con otras se ponen por separado (ver imagen en 6). 7. PAUSA PARA QUE LOS FACILICATORES REVISEN LAS TARJETAS. Una vez finalizada la etapa donde los participantes escribieron sus opiniones sobre las 6 preguntas establecidas, se sugiere hacer un pequeño receso (pausa de café), de unos 10 minutos para que los asistentes se relajen, y a la vez el equipo facilitador revise las tarjetas y las agrupe de acuerdo a grandes temas. Al mismo tiempo, el equipo facilitador busca identificar algunas tarjetas sueltas o agrpadas en las que considera relevante detenerse y pedir ampliaciones (no son explicaciones, ya que estas se dieron durante la primera parte). 8. PRIMERA RONDA DE DISCUSIÓN EN PLENARIA. Cuando todas las tarjetas han sido colocadas, el facilitador repasa con el grupo los grandes temas en los que se agruparon las tarjetas, y las que quedaron por fuera de 7 Se recomienda utilizar un color de tarjeta para cada una de las seis preguntas a fin de que sea más sencillo el manejo de las mismas. 9

13 estos. Pide aclaraciones si fuera necesario y pregunta si el grupo está satisfecho con esa primera producción de ideas o se les ocurren otras, así como con la agrupación que se hizo de las mismas. Toda nueva idea es anotada en tarjetas y añadida a la pizarra respectiva, utilizando otro color a fin de diferenciar la tarjeta de las primeras. Una vez realizado el procedimiento; se solicita a cada participante que señale cual sería para él el grupo de ideas más importante (y porque). Este procedimiento se lleva a cabo con cada una de las seis preguntas. Recomendaciones sobre normas de participación durante la discusión: Hacer intervenciones breves, pertinentes, para que se pueda maximizar la participación de los asistentes No cuestionar las opiniones, recuerden que el papel del facilitador es justamente facilitar 9. SEGUNDA RONDA DE DISCUSIÓN EN PLENARIA. Dependiendo del tiempo restante de la actividad, en esta segunda ronda de discusión el facilitador escoge uno o dos temas (tarjetas) clave de los que surgieron sea en alguna o varias dimensiones y se invita al grupo a desarrollar o especificarlo un poco más, incorporando a la tarjeta nuevamente la pregunta Qué debe hacerse para?. El objetivo es profundizar o ampliar ideas clave. Igualmente, toda nueva idea es añadida a la pizarra respectiva, usando tarjetas de otro color a fin de diferenciarlas de las primeras tarjetas producidas. En este escenario, es posible que los empresarios no escriban sino que simplemente digan a viva voz la idea. En ese caso, alguien asignado previamente del equipo facilitador debe escribir en una tarjeta la idea y presentarla para validar su contenido con el grupo. 10. VALIDACIÓN Y CIERRE. La discusión termina solicitando al grupo una validación global de los mapas de ideas/competencias que el grupo logró construir. Al final de la actividad, los empresarios deben completar una encuesta de evaluación la actividad (ver anexo 4). Finalmente hay un espacio para el agradecimiento al grupo, la despedida y en caso de ser algo programado, un almuerzo o refrigerio. ACCIONES PREVIAS A LA MESA DE TRABAJO Convocatoria de participantes En esta primera etapa de identificación de competencias, se requiere la realización de un grupo focal por cada etapa de desarrollo empresarial: 1 grupo focal con empresarios cuyos negocios tengan un año o menos 1 grupo focal con empresarios cuyos negocios tengan entre un año y tres años y medio 1 grupo focal con empresarios cuyos negocios tengan entre tres años y medio y siete años 1 grupo focal con empresarios cuyos negocios tengan más de siete años en su negocios actuales) 10

14 En cada grupo focal se espera contar con 8-12 empresarios que cumplan con el criterio temporal de la etapa correspondiente. Para alcanzar esta meta, la experiencia recomienda que se invite como mínimo al triple del número requerido para cada grupo focal (24-30 invitaciones) y lograr que de estos invitados al menos la mitad confirme su asistencia (entre 16 y 20 confirmaciones). Pasos recomendados para realizar la convocatoria: 1. IDENTIFICACIÓN INICIAL DE LA ETAPA DE DESARROLLO EMPRESARIAL. Para saber a qué empresarios convocar, se recomienda preguntar los años de vida y la cantidad de trabajadores con los que cuenta el negocio. Esto se realiza por medio de llamadas telefónicas para las que se sugiere seguir un guión como el que se presenta en a continuación. Tabla 1. Guión de la llamada para identificar etapa de desarrollo empresarial e invitar a participar a grupo focal Pasos: Identificarse y señalar la institución a la que se representa (en el caso de Costa Rica, de parte de la FOD; en el caso de Nicaragua puede mencionarse la alianza con la FOD y los otros cooperantes del proyecto OIT CInterfor, IDRC; y en el caso de El Salvador, puede mencionarse la alianza con la FOD y los otros cooperantes del proyecto OIT CInterfor, IDRC). Describir brevemente el proyecto: que trata de una investigación importante que se está haciendo a nivel regional, en conjunto con la cooperación canadiense y la Organización Internacional del Trabajo sobre las destrezas que requieren los empresarios dueños de mipymes para afrontar con éxito los desafíos de la economía actual; que el objetivo último es generar herramientas de apoyo a los empresarios que les permitan fortalecer y desarrollar estas habilidades estratégicas (que estarán disponibles al público general). Indicar de qué fuente se obtuvo la información del negocio (gremio, cámara, internet, u otro, depende de cada país). Indicar que el objetivo de la llamada es identificar empresarios que tengan más de x años en el mercado (de acuerdo al grupo focal) y que estén interesados en participar en un grupo focal que se está organizando en el marco del proyecto. El grupo focal tiene como objetivo obtener insumos de los empresarios acerca de las capacidades y competencias que requieren los empresarios para hacer exitosos sus negocios en la nueva economía. Realizar de manera cuidadosa las preguntas para conocer tanto los años de existencia del negocio como el nombre de la persona dueña del negocio. Se les debe explicar que las mesas de trabajo se segmentarán de acuerdo con la antigüedad de los negocios y que el interés particular es contar con la 11

15 presencia de las personas propietarias que cuentan con el conocimiento general de su empresa y el día a día de la misma. Corroborar el nombre de la persona propietaria ya que la correspondencia será dirigida de manera personalizada a esa persona, solicitar una dirección de correo electrónico o número de fax para hacer llegar la correspondencia. Agradecer por el tiempo brindado. 2. ENVIO DE INVITACIONES. Una vez identificados los empresarios que entran en las etapas de interés, se puede proceder a enviar las cartas de invitación formalmente. En el Anexo 1 se facilita un modelo de carta. Esta debe contener: Fecha y número de consecutivo respectivo (para llevar un control de cartas enviadas) Nombre de la persona a quién va dirigida así como el nombre de su empresa Saludo y motivo de la invitación Día, lugar y hora de la actividad Vinculación de la actividad con el proyecto y beneficios del proyecto Agradecimiento Nombres de contactos y números de teléfono a disposición para consultas 3. HACER SEGUIMIENTO PARA OBTENER CONFIRMACIONES. Posteriormente, se recomienda enfáticamente hacer un seguimiento de la convocatoria. Este implica realizar llamadas a las empresas convocadas para aclarar cualquier punto y confirmar su asistencia a la actividad. La experiencia de Costa Rica muestra la necesidad de este seguimiento para asegurar la participación. Logística y planeamiento de la actividad La logística de la actividad involucra disponer de la sala y su equipamiento, los materiales, los refrigerios, etc., que deben ser contemplados previamente (ver más adelante). Al escribir la planificación de la actividad es importante considerar las siguientes preguntas que sirven como un check list metodológico: Para qué se va a realizar la mesa de trabajo? Esto ayudará a tener siempre en mente el objetivo que perseguimos. Con quiénes vamos a interactuar? Conocer quiénes van a participar nos ayuda a identificar sus intereses y necesidades, así como su formación académica y otros aspectos importantes que nos van a ayudar a preparar mejor el terreno para la actividad. 12

16 Con qué materiales vamos a trabajar? En cada sesión necesitaremos determinados recursos materiales, por ello debemos establecer una lista lo más precisa posible. Dónde lo haremos? Nos ayuda a definir de antemano el lugar en el que se realizará la mesa de trabajo. Cuándo lo haremos? Responder la pregunta supone saber de cuánto tiempo disponemos para realizar la actividad. Quiénes son responsables? Estas son las personas encargadas de ejecutar el plan de trabajo; incluyen al facilitador, sus asistentes y las autoridades que deciden acerca de los recursos. A continuación se brindan algunas recomendaciones específicas sobre ciertos aspectos logísticos: Espacio donde se ejecutará la actividad. La mejor distribución probada ha sido la de herradura (ver diagramas mas adelante). Se recomienda que sobre la mesa, haya identificaciones con el nombre de cada participante, a fin de poder dirigirse a ellos por su nombre. Se busca que las personas se conozcan entre sí y se genere un clima de confianza, dado que se necesita que la gente se anime a hablar y construir ideas en equipo. Para ello se requiere de un espacio suficiente. Dado que se realizarán algunas actividades en pareja y desplazamientos en la sala, se debe procurar que el salón, además de la amplitud,, sea ventilado y bien iluminado; los asientos deben ser cómodos, con mesas (si es posible rectangulares) para trabajos grupales. En la medida de lo posible debe haber una pizarra, o al menos las paredes deben estar vacías para que puedan pegarse los pliegos de papel periódico; sino es posible, un rotafolio puede reemplazarlo. Recursos elementales (check list en anexo 5): o Identificadores con los nombres de los participantes. o Pizarras: dado que se requiere que todos los participantes vean los resultados de todas las seis dimensiones analizadas, es importante contar con un número de pizarras suficiente o la posibilidad de pegar los papeles con las tarjetas en las paredes, dado que los participantes deben poder verlas en todo momento. o Pilots o marcadores para pizarra y permanentes de distintos colores. o Rotafolio, papelógrafo o Tarjetas de distintos colores pastel de cartulina (celeste, amarilla, rosa, verde de tamaño media carta aproximadamente seis de cada color por participante; 36 en total por participante) o Una cinta scotch (con dispensador) o Una cinta masking y una caja de chinches o Una computadora y equipo de Data Show (videovin) para las presentaciones en Power Point o Tijeras o Extensiones eléctricas 13

17 o o o Grabadoras de audio y video Cámara fotográfica para documentar la experiencia Es opcional ofrecer a los participantes una carpeta con hojas, lapicero o bolígrafo para que tomen notas. Papel del equipo facilitador El papel equipo facilitador es el de propiciar un proceso de diálogo e intercambio de experiencias, manteniendo siempre presentes los objetivos de la mesa de trabajo y en un ambiente relajado, pero de respeto. Para ello, es necesario: Construir un ambiente agradable, de respeto y confianza, en el que todas las personas se sientan cómodas y puedan expresarse con libertad Ordenar las intervenciones, sin darle excesivo protagonismo a algunos en desmedro de los otros Mantener presente los objetivos de la mesa de trabajo Velar por el cumplimiento de las actividades Estimular la participación de cada participante Aclarar dudas sobre el proceso Manejar adecuadamente el tiempo Se recomienda que la sesión sea facilitada por dos personas: una de ellas podría encargarse de llevar el liderazgo en las presentaciones y en la moderación de la discusión y la otra podría ayudarle a llevar los tiempos, colocar y ordenar tarjetas, detectar temas clave para profundizar en la discusión, organizar los materiales de trabajo, etc. En Costa Rica ha sido sumamente valioso contar -además- con una tercera persona encargada de tomar notas durante la actividad. Además de las notas es importante que esta persona identifique los temas en que hubo más discusión (y que no siempre se plasman en las tarjetas), los énfasis de cada uno, así como si un tema generó algún tipo de incomodidad. A modo de recomendación, se sugiere que al menos el facilitador principal cuente con conocimientos básicos sobre el entorno económico y social del país. En segundo lugar, es necesario conocer sobre la pequeña empresa, los emprendedores y los fundamentos del proceso emprendedor y desarrollo empresarial, además del sector involucrado en la actividad. Estas herramientas ayudan a tener seguridad al responder las preguntas que puedan hacerse sobre aspectos aplicados del desarrollo empresarial, sin olvidar que no necesariamente son especialistas en el tema. Es muy recomendable que revisen bibliografía sobre mipymes y emprendedurismo en su país (mucha de ella está en Internet y es de libre acceso). 14

18 Documentación Es recomendable que todos los grupos focales sean grabados en audio e idealmente en video (algunos al menos). Posteriormente, se requiere hacer una transcripción completa de la sesión. Se recomienda además fotografiar la actividad, a fin de poder ilustrar la página web. La intención es poder apreciar con más calma lo que sucedió durante el grupo También se requiere que se sistematice la información obtenida de los cuestionarios sobre datos de los empresarios y sus negocios (ver anexo 3), así como de la encuesta de evaluación de la actividad (ver anexo 4). Es posible que algunas preguntas del cuestionario para empresarios tengan que ser adaptadas según el sector económico. Les rogamos que nos informen de estos ajustes que se realicen al modelo de encuesta. Algunas sugerencias prácticas A continuación se presentan algunas recomendaciones que van a facilitar la organización y puesta en marcha del grupo focal: Realizar una presentación inicial de los participantes es útil tanto para romper el hielo como para ir identificando ciertas afinidades en el grupo. Durante todo el grupo focal, mantener un monitoreo permanente de la forma en que están respondiendo los(as) participantes, tales como la permanencia en el grupo, la cantidad y calidad de las participaciones, la profundidad de las reflexiones y discusiones, etc. Desarrollar un proceso transparente; informando al grupo sobre cada paso a dar, los objetivos que se persiguen, las actividades a realizar, los métodos y técnicas que se emplearan,. Mantener una actitud abierta, respetuosa de los puntos de vista de las personas participantes, que permita crear un clima apropiado para el aprendizaje, el intercambio y la construcción conjunta. Es muy importante nunca cuestionar las observaciones de los participantes. No olvidar que el aprendizaje se nutre del conocimiento y experiencia de todas las personas que participan en el proceso, privilegiando la reflexión que contribuye a asociar el conocimiento teórico con la práctica cotidiana. Procurar la mayor comprensión posible mediante explicaciones oportunas, y con un lenguaje sencillo. La estrategia de aprendizaje tiene como aspecto central lograr que el grupo reflexione y valore el nuevo conocimiento a la luz de sus prácticas y concepciones del tema. 15

19 Propuesta de cronograma de la mesa de trabajo con empresarios HORARIO ACTIVIDAD MATERIALES OBSERVACIONES 9:00 9:20 Llegada de participantes / Refrigerio (si corresponde) Se les entrega un pequeño El llenado del cuestionario antes de iniciar cuestionario es Cuestionario (ver anexo la actividad y un formato voluntario, pero 3) y formulario (ver para autorizar de que puedan deseable anexo 2) ser grabados en audio y video Cada participante Bienvenida y presentación de se presenta los participantes y el equipo diciendo: Nombre, Avanz@ nombre de la empresa, sector, años en el negocio Explicación de la agenda de la Aclarar dudas de :50 sesión y los objetivos asociados ellos sobre la a la participación de los Agenda actividad empresarios : Presentación del proyecto Avanz@ Presentación sobre el significado de la economía del conocimiento y la innovación Actividad de identificación de competencias A partir de seis preguntas generadoras, se busca conocer la percepción de los empresarios sobre ellas y su relación con las nuevas formas de hacer negocios Power Point titulado Presentacion Proyecto avanza Power point titulado Economía del Conocimiento y la innovación (ver anexo 8 en archivo aparte) Tarjetas de distintos colores. PowerPoint titulado Preguntas (ver anexo 9 en archivo aparte) Empresarios ubicados en parejas Cada pareja responde cada una de las preguntas / usa una tarjeta para cada respuesta Se pegan en pizarra, se agrupan y se leen para tener la visión del grupo 11:30 11:40 Breve receso 11: Construcción conjunta del Se requiere 16

20 :00-14:00 mapa de competencias parte 2 Sobre los resultados obtenidos de la actividad anterior, se trabaja colectivamente para profundizar en algunas competencias señaladas en la parte anterior Agradecimiento, entrega de presente (si aplica) y encuesta de evaluación Almuerzo y despedida Reconocimiento u obsequio por su participación Encuesta de evaluación (ver anexo 4) identificar aspectos o comptencias clave sobre las que profundizar la discusión y establece un acuerdo final sobre el mapa elaborado para cada uno de los seis temas tratados A los participantes se les entrega un pequeño obsequio en reconocimiento por su participación 17

21 ANEXOS Anexo 1 Carta de invitación Provincia o región, fecha Consecutivo XXXXX Señor(a) XXXXXXXX Nombre de empresa Lugar Estimado señor (a): Tengo el agrado de saludarle y a la vez invitarle a participar en una mesa de trabajo que la XXXXXXX está organizando con un selecto grupo de empresarios del sector XXXXXX; el tema a trabajar es sobre competencias requeridas por las mipymes en la economía del conocimiento y la innovación. La actividad tendrá lugar el próximo FECHA X de x hora a x hora. En lugar, zona y ubicación. Por su perfil y exitosa experiencia empresarial, nos gustaría contar con su colaboración para identificar aquellas características personales que necesitan los empresarios de su sector para hacer sus empresas competitivas y sostenibles en un entorno cada vez más complejo, tecnológico y globalizado. Esta actividad forma parte del Proyecto Avanz@, un proyecto regional de investigación que se está ejecutando en conjunto con la Organización Internacional del Trabajo y la cooperación canadiense. Su objetivo es generar herramientas de apoyo a los empresarios que les permitan fortalecer y desarrollar habilidades estratégicas para competir exitosamente y hacer a sus empresas sostenibles. Una vez concluido el proyecto, las herramientas generadas estarán disponibles al público general por medio del sitio Web del proyecto. En agradecimiento por la gentileza de su participación, contaremos con refrigerio y almuerzo al final de la actividad. Las coordinadoras de la actividad, XXXXXX, están a su disposición para cualquier consulta que desee hacer, en los teléfonos XXXXX o en los correos electrónicos XXXXXXXXXX Esperando contar con su valiosa presencia, les saluda cordialmente, FIRMA REPRESENTANTE INSTITUCIÓN 18

22 Anexo 2 Consentimiento de imagen Estimado participante: La captura de la imagen de las personas por medio de cámaras fotográficas o de vídeo, para su posterior publicación en libros, revistas o páginas web, constituye un valioso elemento gráfico que nos permitirá compartir con el público en general, parte de lo que ha sido el desarrollo de la investigación, el trabajo realizado y los actores que han hecho que los resultados sean posibles. El Proyecto Avanz@ de la Fundación Omar Dengo, respetuoso de los derechos de las personas empresarias ha confeccionado el siguiente formulario con objeto de reconocer el derecho que usted ostenta a la propiedad de su imagen y -consecuentemente- también a poder compartirla -legal y gratuitamente- a través de nuestras publicaciones, siempre bajo nuestros estrictos estándares de calidad, legalidad, seguridad y de respeto hacia todos los seres humanos. FORMULARIO DE CESIÓN DE DERECHOS DE IMAGEN Por este medio, yo,, mayor de edad, con cédula número y domicilio en DECLARO QUE: Con fecha he sido retratado/a en una sesión fotográfica organizada por el proyecto Avanz@: Competencias para la productividad de mipymes centroamericanas en la economía del conocimiento y la innovación de la Fundación Omar Dengo, en Puerto Viejo de Limón, Costa Rica. La captura de estas imágenes tiene por finalidad ilustrar el contenido y los resultados de la investigación del proyecto Avanz@ en las publicaciones físicas y electrónicas que se elaborarán, así como en su sitio web: Por ello, AUTORIZO a la Fundación Omar Dengo a utilizar mi imagen personal resultante de dicha sesión para la finalidad mencionada, sin que dicha autorización esté sometida a ningún plazo temporal ni esté restringida al ámbito nacional de ningún país. Acepto que el proyecto Avanz@ de la Fundación Omar Dengo no está obligado a compensar -pecuniariamente o en especies- por la utilización mis imágenes. Firmo conforme, anteponiendo fe de haber entendido lo anteriormente expresado, Firma de autorización / / Fecha (dd/mm/aaaa) 19

23 Anexo 3 Encuesta Exploratoria Proyecto Avanz@ Competencias para la productividad de las mipymes centroamericanas en la economía del conocimiento y la innovación ENCUESTA EXPLORATORIA PARA EMPRESARIOS / / / / La Fundación Omar Dengo está desarrollando el proyecto de investigación Avanz@: Competencias para la productividad de las mipymes centroamericanas en la economía del conocimiento y la innovación. Su objetivo es contribuir a identificar, describir y desarrollar competencias clave requeridas por empresarios emprendedores de la región centroamericana para incrementar su productividad y competitividad en el marco de una economía con creciente base de conocimiento y utilización de tecnologías. Esta encuesta nos permitirá conocer algunas de las características y prácticas de ustedes y sus empresas. Es importante que tome en cuenta lo siguiente: Sus respuestas se mantendrán confidenciales. Se utilizará un lenguaje incluyente que designa tanto hombres como mujeres. La participación en este cuestionario es voluntaria. Agradecemos su tiempo y esfuerzo para llenar esta encuesta. 1. Tiene su empresa algunos de estos recursos? Marque todas las casillas que apliquen 1. ( ) Computadora de escritorio 2. ( ) Una computadora portátil 3. ( ) Conexión a Internet 4. ( ) Celular 5. ( ) Disco duro externo 6. ( ) Impresora 7. ( ) Cámaras de seguridad 20

24 8. ( ) Dispositivo para pago electrónico 9. ( ) Dispositivo USB ( Llave maya ) 10. ( ) Sitio web 11. ( ) Perfil en alguna red social (facebook, etc.) 2. Para qué actividades utiliza la computadora? Marque todas las casillas que apliquen 1. ( ) Control de cuentas por cobrar / pagar 2. ( ) Control de inventarios 3. ( ) Análisis de ventas 4. ( ) Manejo de la planilla 5. ( ) Facturas 6. ( ) Contabilidad de costos 7. ( ) Manejo de procesos productivos 8. ( ) Desarrollo /administración de bases de datos (clientes) 9. ( ) Diseño de publicidad, productos de comunicación (folletos, etc.) 10. ( ) Envío de faxes 11. ( ) Uso de programas o software para mejorar el servicio al cliente Indicar cuáles: 3. Para qué actividades utiliza el internet? Marque todas las casillas que apliquen 1. ( ) Descarga de software 2. ( ) Investigación de la competencia / mercado 3. ( ) Identificación de proveedores nacionales y/o internacionales 4. ( ) Relaciones por correo electrónico y/o chat con proveedores 5. ( ) Relaciones por correo electrónico y/o chat con clientes 6. ( ) Relaciones por correo electrónico y/o chat con empleados 7. ( ) Comunicación con clientes y otros mediante redes sociales 8. ( ) Transacciones en línea 9. ( ) Ventas por internet 10. ( ) Ver videos y/o conferencias 11. ( ) Capacitación (propia y/o de trabajadores) 12. ( ) Participación en compras públicas / licitaciones 13. ( ) Pagos en línea (servicios básicos, planilla, impuestos, etc.) 14. ( ) Recepción de pedidos y/o reservaciones 4. Cuántos proveedores tiene su empresa? Marque una opción 1. ( ) Uno 2. ( ) De dos a cinco 3. ( ) De seis a diez 4. ( ) Más de diez 5. ( ) Ninguno 5. Cuántos distribuidores tiene su empresa? Marque una opción 1. ( ) Uno 2. ( ) De dos a cinco 3. ( ) De seis a diez 21

25 4. ( ) Más de diez 5. ( ) Ninguno 6. Cuántos de estos distribuidores representan aproximadamente el 80% de sus ventas? Marque una opción 1. ( ) Uno 2. ( ) De dos a cinco 3. ( ) De seis a diez 4. ( ) Más de diez 7. Su empresa vende: Marque una opción 1. ( ) Al por mayor 2. ( ) Al detalle 3. ( ) Ambos 4. ( ) Servicios 8. Quiénes son sus principales clientes? Marque una opción 1. ( ) Al por mayor 2. ( ) Al detalle 3. ( ) Ambos 4. ( ) Servicios 9. Cuántos años tiene su empresa en el mercado? 1. ( ) un año o menos 2. ( ) entre uno y tres años 3. ( ) entre tres y siete años 4. ( )más de siete años 10. Cuántos empleados tiene su empresa?: 1. ( ) menos de 6 2. ( ) entre 6 y ( ) entre 31 y ( ) más de Cuál es el tipo de actividad empresarial que desarrolla? Marque las opciones que apliquen 1. ( ) Hotel 2. ( ) Restaurante 3. ( ) Agencia de viajes 4. ( ) Rent-a-car 5. ( ) Actividades turísticas 6. ( ) Artesanías 7. ( ) Otra (señale) 12. Sexo 22

26 1. ( ) Hombre 2. ( ) Mujer 13. Edad en años cumplidos: 14. Estudios realizados Por favor marque una sola opción 1. ( ) Primaria incompleta 2. ( ) Primaria completa (6to grado) 3. ( ) Secundaria incompleta 4. ( ) Secundaria completa (bachillerato) 5. ( ) Universitaria incompleta 6. ( ) Universitaria completa(licenciatura, bachillerato) 7. ( ) Maestría Universitaria 8. ( ) Para universitaria (INA, etc.) Actividad / / / / Fecha / / / / País / / / / 23

27 Anexo 4 Evaluación de los grupos focales Proyecto Avanz@ Competencias para la productividad de las mipymes centroamericanas en la economía del conocimiento y la innovación / / / / Marque con una 'X' la opción que mejor refleje su grado de acuerdo con respecto al logro de cada una de las proposiciones que se presentan continuación: 1 - Totalmente en desacuerdo 2 - En desacuerdo 3 - Ni de acuerdo ni en desacuerdo 4 - De acuerdo 5 - Totalmente de acuerdo Si siente que algún aspecto no es pertinente o bien no sabe, marque la opción NA (no aplica). A. CONTENIDOS NA Se cumplieron los objetivos del mesa de trabajo Se trabajaron todos los temas propuestos en el mesa de trabajo Su comprensión de los temas tratados fue apropiada B. METODOLOGÍA Considera que se incentivó la participación de los asistentes Los temas tratados se relacionan adecuadamente a sus prácticas cotidianas Se apreció una mezcla adecuada de presentaciones (teóricas) y dinámicas de aplicación (prácticas) La efectividad de las dinámicas de trabajo le pareció apropiada C. FACILITADORES La mediación del equipo facilitador le pareció adecuada La puntualidad del equipo facilitador le pareció buena NA La relación del equipo facilitador con el grupo le pareció positiva 24

28 La capacidad del equipo facilitador para motivar al grupo fue buena La capacidad de comunicación del equipo facilitador (claridad, pertinencia, tiempos) le pareció buena El grado de tolerancia (acepta opiniones diversas) del equipo facilitador fue buena La disposición del equipo facilitador para responder dudas fue buena El equipo facilitador prestó atención a las opiniones de los participantes D. MATERIALES Y APOYO Los materiales de apoyo a los contenidos (presentaciones) le parecieron apropiadas Los materiales de apoyo para las dinámicas (tarjetas) le parecieron apropiados E. ATENCION E INFRAESTRUCTURA El trato que recibió por parte del personal de la Fundación Omar Dengo le pareció apropiado La organización (buen funcionamiento general) de la actividad le pareció adecuada La calidad de las instalaciones de trabajo (sala, equipos) le pareció apropiada Las condiciones para el trabajo (disposición de la sala, luz, temperatura, ventilación, ruido) fueron apropiadas La organización de aspectos de logística adicionales (refrigerio, comida, parqueo y otros apoyos) le parecieron apropiados Como valoraría la actividad en general: (marque con una X) Completamente satisfecho En gran parte satisfecho Sólo un poco satisfecho No le satisfizo Estimado participante, Por favor agregue sus comentarios y opiniones en esta página. Serán de gran utilidad para nosotros. Muchas gracias! 25

29 Anexo 5 Lista de Chequeo (checklist) Se recomienda tener una lista de chequeo para verificar que todos los materiales necesarios estén contemplados Por ejemplo la siguiente lista: Material Proyector / videovin / datashow Computadora Extensión eléctrica y regleta Lista de asistencia (nombre y correo electrónico) Documentos para cada participante:, consentimiento de uso de imagen, cuestionario exploratorio, encuesta de evaluación de la actividad Presentaciones listas y cargadas en la computadora (Presentación del proyecto, ECI, Bienvenida, preguntas) Tarjetas de colores Marcadores de colores 20 hojas de papel periódico de tamaño 108 * 75 aproximadamente Nombres de las personas para colocar en las mesas Masking Tape Grabadoras de audio Grabadora de video Cámara fotográfica. Chinches (tachuelas) Cinta scotch Listo o pendiente 26