1. INTRODUCCIÓN 4. MARCO LEGAL Y TÉCNICO

Transcripción

1 : DSFE-P-09 Agosto 2014 Elaborado por: Jefe SG. Nombre: Azarias Ruiz Villalobos Fecha: Julio, INTRODUCCIÓN Ministerio de Agricultura y Ganadería Dirección Revisado por: Jefe PCCI. Nombre: Adrian Gómez Díaz Fecha: Julio, de 6 Aprobado por: Dirección SFE. Nombre: Magda González A. Fecha: Julio, 2014 La flota de vehículos del SFE se constituye en un recurso indispensable e insustituible para el funcionamiento de la Institución. Estos activos resultan esenciales para el cumplimiento del mandato legal dado por la Ley 7664; por lo que el adecuado estado y funcionamiento de los vehículos es fundamental para garantizar el accionar de sus usuarios dentro de la organización. 2. PROPÓSITO Establecer una forma razonable, de sustituir en el tiempo la flota vehicular de la institución, sin impedir el buen accionar del, y acorde con la normativa vigente. 3. ALCANCE Esta política es aplicable a todos los funcionarios del SFE que utilicen vehículos, en las diligencias que llevan a cabo para cumplir con los objetivos establecidos en la Ley 7664 de Protección Fitosanitaria y los reglamentos vinculantes de la labor propia de la institución. 4. MARCO LEGAL Y TÉCNICO La depreciación de un activo material es la pérdida de valor anual que sufre dicho bien. Para un vehículo, la depreciación se debe fundamentalmente a tres factores: 1. Depreciación física, simplemente como consecuencia del paso del tiempo. 2. Depreciación funcional, causada por el uso del vehículo y 3. Depreciación económica, motivada por la aparición de novedades tecnológicas.

2 2 de 6 La decisión de sustituir los vehículos, y cada cuánto tiempo, representa un claro impacto económico para el SFE, así como también afecta la capacidad de la flota para atender las necesidades demandadas por la Institución. Lo anterior se debe a que las unidades más antiguas requieren más actividades de mantenimiento y reparación. Aumentan los días de inmovilización técnica, es decir, los días que la unidad está parada y que podría estar operando. Por lo tanto, cuánto más vieja es una flota menor es su disponibilidad para prestar el mismo servicio. El también se publicita a través de sus vehículos de manera directa, o de manera indirecta; con el simple hecho de circular por las vías, un vehículo nuevo contribuye a dar mejor imagen (para usuarios o público en general) que uno viejo, por lo que puede considerarse también la renovación de la flota vehicular como una inversión en publicidad para la institución. La decisión estratégica de cambiar, renovar y/o ampliar la capacidad de la flota de la institución, es muy importante para poder afrontar nuevas actividades o fomentar potencialmente la competencia. Además, la adquisición de nuevos vehículos viene acompañada de una oportunidad para mejorar tecnológicamente la flota, así como para conseguir unidades más recientes y que incorporen una tecnología más avanzada que las actuales. Todo lo anterior suma para que, con la renovación de la flotilla vehicular, el SFE mejore la calidad del servicio que ofrece y sea más competitiva en el mercado. En el siguiente cuadro se presentan los documentos que respaldan esta política:

3 3 de 6 Cuadro 1. Directrices, políticas y procedimientos que la respaldan. CÓDIGO GC-Ex-37 GC-Ex-10 GC-Ex-04 GC-Ex-102 PCCI-CI-MO-01 DAF-SG-PO-02 GC-Ex-02 GC-Ex-172 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Ley 8131 de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Ley 8292, Ley General de Control Interno. Decreto Ejecutivo Nº MAG. Reglamento de la Estructura Organizativa del. Ley 9078, Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial Modelo del Sistema de Control Interno del SFE. Determinación de la responsabilidad administrativa de los funcionarios del SFE en los accidentes de tránsito. Ley N Ley de Protección Fitosanitaria. Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, Decreto Ejecutivo N H. 5. DEFINICIONES 5.1. Flotilla Vehicular: Conjunto de unidades vehiculares de uso oficial con que cuenta el SFE para realizar las actividades diarias de inspección, control y demás labores propias de la Institución. 6. POLÍTICA DE RENOVACIÓN DE VEHÍCULOS EN EL SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO La Administración del en cumplimiento de la legislación dada por la Ley 7664, el Decreto Nº MAG denominado Reglamento de la Estructura Organizativa del y en procura de una mejora continua de la calidad de los servicios y la sostenibilidad institucional; define la siguiente política para la renovación de los vehículos de la Organización: 1. El SFE procurará en la medida que la normativa vigente lo permita, renovar aquellas unidades vehiculares que tengan más de 10 años de antigüedad, lo que

4 4 de 6 garantizará en buena medida que el presupuesto anual por mantenimiento de la flota no se vea tan impactado en su costo. 2. La Unidad de Servicios Generales debe garantizar el buen funcionamiento y la actualización de los vehículos, de acuerdo con lo que establece esta política, gestionando la adquisición de nuevos vehículos de transporte para el SFE. 3. La Dirección del SFE debe apoyar, con el presupuesto institucional, la renovación de los vehículos de la institución, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico vigente. 4. La Dirección del SFE debe apoyar la toma de decisiones de la Unidad de Servicios Generales, basada en la administración y la evidencia con respecto a la flotilla vehicular. 5. La Dirección del SFE debe fomentar la coherencia entre la conducción de vehículos y el sistema de control interno de la Flotilla Vehicular, por medio de la Unidad de Servicios Generales del Departamento Administrativo Financiero del SFE. 6. Todos los vehículos del deben portar en todo momento los logos oficiales vigentes. 7. La Unidad de Servicios Generales debe establecer, en concordancia con los procedimientos existentes, las buenas prácticas y custodia de los vehículos, para brindar servicios de calidad en el suministro eficaz y eficiente de los servicios del SFE. 8. La Unidad de Servicios Generales debe regular conjuntamente con las jefaturas de los Departamentos y Unidades del SFE, la aplicación real de las actividades que respondan a necesidades del uso de vehículos oficiales. 9. Los Jefes de Departamentos y Unidades deben implementar y mantener documentos auxiliares como parte integral de su trabajo, que permitan respaldar las actuaciones de los usuarios de los vehículos asignados en el cumplimiento de sus funciones.

5 5 de Los funcionarios encargados de usar los vehículos oficiales deben darle a los activos el mejor cuidado, siempre en el cumplimiento de sus funciones, utilizándolos exclusivamente para las labores esenciales y propias de la Organización. 11. Los usuarios de los vehículos del SFE deben documentar correctamente los desperfectos que se detecten en los vehículos mientras los conducen, e informar a la Unidad de Servicios Generales del SFE, para que se tomen las medidas correspondientes sobre el cuido de los mismos, de acuerdo con las políticas y procedimientos previamente establecidos. 12. Los activos que se sustituyen pueden trasladarse o donarse a entes receptores, que previamente demuestren estar autorizados para tal fin por el Ministerio de Hacienda, en concordancia con el Decreto Ejecutivo N H, denominado Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central. Lo anterior permitirá al, beneficiar a otras organizaciones. 13. Todo incumplimiento a ésta Política es regulada bajo las disposiciones del Reglamento Autónomo de Servicio del MAG y la legislación vigente, aplicable según sea el caso. 6. REVISIÓN DE LA POLÍTICA Esta política será revisada cada dos años o cuando los cambios en el ordenamiento jurídico y técnico así lo exijan; situación que debe propiciar mantener su pertinencia y suficiencia. 7. RESPONSABLES DE LA REVISIÓN DE LA POLÍTICA La Dirección del SFE con el apoyo de la Unidad de Servicios Generales, será la responsable de mantener actualizada esta política.

6 6 de 6 8. CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de Aprobación y Control de Cambios en el Documento de esta política, el cual se encuentra en custodia del Gestor de la Calidad Última Línea -----