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1 REQUISITOS DEL USUARIO Código: GC-D05 Versión: 01 Página 1 de 5 Proceso Productos Requisitos del producto Requisitos del servicio Cliente PEIL Aprobado, Legal, Adecuado, Disponible MEN Egresados Académicos y Planeación Institucional Participativa,, Aprobada, Viable - medible, Socializada MEN Académicos y PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Cumplimiento Planeación Institucional Verificable, Oportuna, Efectiva (propósitos) y partes interesadas Política y Objetivos de Calidad, Viable - Medibles, Socializado, Aprobado Planes de Mejoramiento, Suficiente, Viable, Oportuno Página 1

2 PLANEACIÓN FINANCIERA Presupuesto Ejecución Presupuestal Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad: Manual de Calidad y Procedimientos del S.G.C. (obligatorios) Discriminado, verificable, oportuno, completo, aprobado, exacto, viable, pertinente, oportuno, aprobado, apropiado, viable Apropiado, Completo, Controlado, Aprobado, Coherente, Disponible, Actualizado Gestión Financiera Todos los Procesos Ente certificador GESTIÓN DE CALIDAD Programa de Auditorias Internas Oportuno, Aprobado, Apropiado, Completo, Viable Todos los Procesos Auditores Internos Informe para la Revisión por la Dirección: Apropiado, Coherente, Completo Oportuno, Verificable, Actualizado Planeación Institucional Estados financieros Aprobados, oportunos, claros, razonables, verificables, coherentes Órganos de Gobierno Institucional, Entidades de Vigilancia y Control y Demás Usuarios Externos GESTIÓN FINANCIERA Informe de costos Informe de ejecución presupuestal Informe de las inversiones Pago de obligaciones y desembolsos Pago de obligaciones y desembolsos Nómina y planillas pago seguridad social y parafiscales Oportuno, claro, razonable, verificable, coherente Oportuno, coherente, comparable, verificable Oportuno, entendible, verificable, aprobado Oportunos, razonables, verificables, autorizados, firmados Oportunos, razonables, verificables, autorizados, firmados Oportuna, aprobada, legal, verificable, coherente Órganos de Gobierno Institucional Órganos de Gobierno Institucional y Comité Financiero Órganos de Gobierno Institucional, Proveedores, Acreedores, Entidades Gubernamentales, Proveedores, Acreedores, Entidades Gubernamentales Todos los Procesos, Fondos de Pensión y salud, ARP, Cajas de Compensación, ICBF, SENA Página 2

3 GESTIÓN FINANCIERA Recaudo Cartera Caja Menor Reintegro a Pagos Diferentes Medios Verificable, Oportuno,, Completo, Legal, Preciso Verificable, Preciso, Actualizado, Oportuno Confiable, Verificable, Oportuno, Aprobado Oportuno, Verificable, Justificable, Aprobado, Cumplimiento de la normatividad Oportuno, Verificable, Confiable, Completos, Legales, Aprobado Trato cordial y respetuoso Información clara y coherente - Entidades Financieras Coovinoc ICETEX Dirección Financiera - proveedores - Cuadro comparativo de proveedores Oportuno, verificable, completo, aprobado, comparable, verídico Comité de Compras ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Orden de compra Facturas y cuentas de cobro aprobadas Aprobada, completa, clara, oportuna veraz Oportuna, aprobada, completa, clara preciso, cumplimiento de los requisitos legales Proveedores Gestión Financiera Entrega de materiales y productos Oportuno, completo, verificable, claro preciso Inventario de activos fijos Oportuno, completo, confiable, aprobado, verificable Vicerrectoría Administrativa Contraloría Gestión financiera GESTIÓN DE BIBLIOTECA Material Bibliográfico Solicitud de compra de material bibliográfico Inventarios Oportuno,, Completo, Exacto Preciso, Accesible Oportuna,, Exacta Completo, Oportuno, Coherente Verificable Trato cordial y respetuoso Información clara y coherente,, Personal Administrativo Adquisición de bienes y servicios Vice Administrativa/ Vice Académica Página 3

4 GESTIÓN TECNOLÓGICA Servicios de Comunicación Red Institucional y Plataforma Tecnológica Soporte Aplicaciones Misión Critica Soporte Técnico Oportuno, Seguro, Disponible, Estable Funcional, Administrable Disponible, Oportuno, Confiable, Estable Actualizado, Completo, Oportuno, Eficaz Equipos con Software Licenciado Legal, Claro, Confiable, Oportuno, Adecuado, Completo Personal contratado Competente, Oportuno DESARROLLO HUMANO Afiliaciones a seguridad social Inducción del personal Resultados Evaluación del desempeño / periodo de prueba Plan de Capacitación Certificaciones Oportuna, Precisa, Legal Oportuna,, Confiable, Oportuna,, Veraz, Oportuno,, Veraz, Oportuna, Todo el Personal vinculado laboralmente con la Institución EPS, AFP, ARP y Caja de Compensación Familiar Alta Dirección Jefes Inmediatos Personal Contratado. Reporte de accidente de trabajo a la ARP Programa de salud ocupacional Reporte de Novedades Oportuno, Legal, Completo, viable Legal, oportuno, completo Completo, Veraz, Oportuna ARP Todos los funcionarios Gestión Financiera. Página 4

5 Remodelación y mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura Oportuna, Aprobada,, :,, y Visitantes DIVISIÓN DE LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO Apoyo logístico a eventos Traslados de elementos y activos fijos Condiciones sanitarias conformes a la normatividad Préstamo de Escenarios (auditorios y plazoletas) para Eventos Institucionales Autorización de salida de elementos Aprobados, Oportunos, Completo, Aprobados, Oportunos,, Completos s, Legal, Oportunas Oportuna,, Aprobada, Oportuna,, y, y Alta Dirección,, y Secretaria de Salud,, y,, y APOYO A PUBLICACIONES Diseño de Producto Editorial y Publicitario Legibilidad, Accesibilidad, Oportunidad Pertinencia, Funcionalidad, Legal Usable, Preciso, Completo Recibos de Pago de Matrícula Exactos, Oportunos REGISTRO Y CONTROL DE CALIFICACIONES SEGURIDAD Listas Oficiales de Matriculados Listados Oficiales de Notas Historias Académicas Certificados Carné Personal de Vigilancia Seguridad planta física s, Actualizadas, Confiables Oportunas Verificables, Oportunos, Confiables, Exactos, Seguros Verificables, Oportunas, Confiables, Actualizadas, Seguras Exactos, Oportunos, Verificables Confiables Completo, Coherente, Exacto, Activo Competente, Confiable, Completo Oportuno, Adecuado, Confiable, Procesos Misionales y Seguridad y Gestión Académica y Gestión Académica, Secretaría de Educación, ICETEX, EPS's y Entidades Externas Estudiante, Personal Administrativo y Visitantes,, Personal Administrativo y Visitantes,, Personal Administrativo y Reporte Ingreso sistema LENEL Oportuno, Completo, Confiable Proceso Desarrollo Humano Página 5

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