AGENCIA NACIONAL DE ALIANZAS PARA EL DESARROLLO DE INFRAESTRUCTURA ECONÓMICA

Transcripción

1 AGENCIA NACIONAL DE ALIANZAS PARA EL DESARROLLO DE INFRAESTRUCTURA ECONÓMICA MANUAL DE VIÁTICOS 1. Disposiciones Generales El presente Manual establece las disposiciones, procedimientos y formularios para el manejo de las solicitudes, asignación, entrega y liquidación de gastos derivados de viáticos y otros gastos conexos, originados para el cumplimiento de las actividades que lleven a cabo funcionarios de la Agencia Nacional de Alianzas para el Desarrollo de Infraestructura Económica ANADIE Autorización: Se autorizará el pago de gastos de viático y otros gastos conexos a los funcionarios o consultores de la Agencia o la Entidad Contratante que nombre la Dirección Ejecutiva o Subdirector de Estructuración y Contratación de la Agencia para el desempeño de una comisión oficial que deba cumplirse fuera del lugar permanente de sus labores. En el caso de trabajadores que cobren sus salarios por planilla, podrán autorizárseles los pagos antes dichos, siempre que en el lugar donde deban ejecutar la comisión o trabajo no hubiere trabajadores para la actividad que se necesita realizar. 1.2 Gastos de Viáticos: Son gastos de viáticos, las asignaciones destinadas a cubrir los desembolsos por hospedaje, alimentación y otros gastos conexos, en que se incurriere en el cumplimiento de las comisiones oficiales a los funcionarios o consultores de la Agencia o la Entidad Contratante, fuera del lugar de trabajo, en el interior o exterior del país. 1.1 Viáticos al Interior. Comprende gastos por concepto de hospedaje, alimentación y transporte terrestre, en el cumplimiento de comisiones de trabajo al interior del país. En el cumplimiento de actividades a los municipios del departamento de Guatemala no se reconocerá viáticos. 1.2 Viáticos al Exterior. Comprende gastos por concepto de hospedaje, alimentación y transporte terrestre, en el cumplimiento de comisiones de trabajo al exterior del país. 1.3 Las comisiones en el interior, no deberán exceder de treinta (30) días calendario, salvo casos de fuerza mayor debidamente comprobados y autorizados por la Dirección Ejecutiva de la Agencia. 1.4 Nombramientos de comisión: Los nombramientos de comisión se harán en los formularios respectivos, indicando los días de duración, el lugar donde se realizará la comisión y el asunto por el cual se realiza la comisión, con la aprobación del Director Ejecutivo de la Agencia. En el caso de las comisiones al interior o exterior realizadas por el Director Ejecutivo de la Agencia el nombramiento y la liquidación será aprobado por 1 / 7

2 el CONADIE, Ministro o Viceministro de Finanzas Públicas, para el efecto ser utilizarán los formularios respectivos. 1.5 Formularios. Para la liquidación de gastos de viáticos y otros gastos conexos, se establecen los formularios siguientes: Formulario V-A Viático Anticipo Formulario V-C "Viático Constancia" Formulario V-L "Viático Liquidación". Los formularios para liquidación de viáticos, no deberán presentar por ningún motivo: borrones, manchones, tachaduras, enmiendas, raspaduras, alteraciones y otros, ya que será motivo de rechazo. 1.6 Tasa de Viáticos Aplicable. Para las comisiones al interior y al exterior del país, la tasa de viáticos aplicable, serán sujetas a revisión anualmente por parte de la Dirección Ejecutiva de la Agencia, la que será sometida a aprobación del CONADIE, y de ser aprobada se emitirá una Resolución de Dirección Ejecutiva, a efecto que las mismas sean actualizadas según el comportamiento de la economía nacional. 1.7 Tarifas Diarias: La tarifa diaria cubre veinticuatro horas a partir de las cero horas, cuando el tiempo empleado en las actividades comprenda fracciones de día, los gastos de viáticos se computarán conforme a los porcentajes proporcionales al tipo de viático. 1.8 Fracción de Día: Cuando se lleve a cabo una actividad que se cumpla en menos de veinticuatro horas, los gastos en concepto de viáticos para alimentación se reconocerán de forma proporcional de la siguiente forma: Para el desayuno un treinta por ciento (30%) Para el almuerzo un cuarenta por ciento (40%) Para la cena un treinta por ciento (30%) Para el hospedaje cincuenta por ciento (50%) 1.9 Anticipo de Gastos de Viático. A la persona nombrada para el desempeño de una comisión oficial, mediante firma del formulario V-A "Viático Anticipo", se le entregará los fondos asignados para la comisión, quedando obligada a presentar posteriormente la respectiva liquidación en el formulario V-L "Viático Liquidación", conforme las disposiciones que para el efecto se establecen en el presente Reglamento. Una vez iniciada, ninguna comisión podrá suspenderse por falta de gastos de viático. Si el anticipo autorizado resultare insuficiente para terminar la comisión, podrá gestionarse el complemento por la vía más rápida, con la debida justificación ante la autoridad que corresponda. El que recibe los viáticos, queda obligado a presentar su liquidación por el total recibido. 2 / 7

3 1.10 Viático Constancia: Para comprobar gastos de viático se utilizará el formulario V-C "Viático Constancia" si se trata de comisiones en el interior del país. El formulario deberá ser firmado y sellado por la autoridad u organización visitada Viáticos Liquidación: Para la liquidación de viáticos y otros gastos conexos, el personal comisionado debe presentar el formulario V-L "Viático Liquidación, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión, con la aprobación de la Dirección Ejecutiva de la Agencia, la liquidación de los gastos efectuados, acompañando, según sea el caso, el formulario V-A "Viático Anticipo", el formulario V-C "Viático Constancia", o cuando se tratare de viaje al exterior deberá presentar por fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país Liquidación de Viáticos y otros gastos conexos: Para que los formularios sean procesados como liquidación, deben contener la siguiente información: Debe ser firmado por el funcionario o consultor (a) que realiza la actividad y por el Supervisor que aprobó la consultoría Completar la información que requiere el formulario estándar (nombre del consultor, cargo, comisión, fecha de la misma, entre otros) Presentar un breve informe de la actividad que se realizó Cuando la liquidación no se presente dentro del término indicado, la autoridad respectiva ordenará el reintegro inmediato de los fondos anticipados La institución no podrá emitir nuevos viáticos si no se ha completado la liquidación de viáticos correspondientes Comisiones Suspendidas. Cuando por alguna causa la comisión encomendada quedare en suspenso o fuere cancelada, los fondos anticipados deberán reintegrarse inmediatamente contra devolución del formulario V-A "Viático Anticipo". Si se hubiere efectuado algún gasto por la citada comisión, es obligatoria la liquidación en el formulario V-L "Viático Liquidación" en la forma prescrita en el presente Reglamento Comprobación: Para comprobar gastos de viático se utilizará el formulario V-C Viático Constancia si se trata de comisiones en el interior del país, y cuando se trate de comisiones en el exterior del país se comprobará la comisión con la fotocopia del pasaporte de quien realizó la comisión oficial, debidamente sellado de salida y entrada de Guatemala así como de llegada al país de comisión Otros Gastos Conexos: Se entiende por gastos conexos, los que en cumplimiento de las actividades a realizar en comisiones oficiales por los funcionarios y consultores de la Agencia o Entidad Contratante, se ocasionen en concepto de: Pasajes Transporte de equipo de trabajo 3 / 7

4 Reparación de vehículos del Estado, así como sus repuestos, combustibles y lubricantes. Estos se reconocerán en casos debidamente justificados y hasta por un monto máximo de quinientos quetzales (Q ); si fueren mayores de esa cantidad se deberá obtener autorización de la Dirección Ejecutiva, por la vía más rápida Pago documentado de derecho de salida tanto de Guatemala como de otros países Gastos por Rooming y llamadas telefónicas en el marco de sus funciones laborales, se deberá presentar copia de la factura de teléfono donde se indique los cobros realizados en los períodos de la comisión al exterior y deberán estar autorizados por el Director Ejecutivo Gastos debidamente comprobados que se ocasionen por caso fortuito o fuerza mayor en el desempeño de las actividades en el interior o en el exterior del país Cuando se utilice vehículos propiedad de las personas comisionadas, la Agencia no se hará responsable por daños o perjuicios ocasionados al vehículo y sus tripulantes. Adicionalmente se reconocerá el valor de los combustibles cuando se utilice los vehículos propiedad de los funcionarios o consultores Liquidación Incompleta: No se aprobará la liquidación de los gastos de viático y otros gastos conexos, a que se refiere el artículo anterior, si en la liquidación faltaren comprobantes o requisitos que se deban cumplir, o existan anomalías. En tales casos, se le fijará al responsable el término improrrogable de ocho (8) días, contados a partir de la fecha de la notificación, para que presente nueva liquidación con los documentos y requisitos correspondientes Gastos de viáticos al personal de distinta dependencia: Se podrá pagar en concepto de gasto de viáticos y gastos conexos a personal de distintas dependencias, siempre que la institución a la que pertenece el funcionario o consultor no le haya entregado viáticos para la misma comisión, el nombramiento de comisión deberá ser autorizado por el Director Ejecutivo de la Agencia Viáticos a particulares: Podrá autorizarse el pago de viático y otros gastos conexos, en la forma y condiciones que establece el presente Reglamento, a las personas que sin tener la calidad de servidores públicos o personal temporal, desempeñen o formen parte de las comisiones oficiales según la categoría que se les asigne en el nombramiento respectivo emitido por el Director Ejecutivo de la Agencia. 2. Viáticos al Interior: Comprende gastos por concepto de hospedaje, alimentación y transporte terrestre, en el cumplimiento de comisiones de trabajo al interior del país. Se reconocerá adicionalmente el 4 / 7

5 pago de gastos conexos y los gastos excepcionales que no estén contemplados dentro de los viáticos, que puedan ser justificados y aprobados por la Dirección Ejecutiva. Para el cobro y comprobación de viáticos, el expediente deberá documentarse de la forma siguiente: 2.1. Nombramiento de Comisión: El Director Ejecutivo o Subdirector de Estructuración y Contratación harán el nombramiento para el cumplimiento de las actividades en el interior para los funcionarios y consultores de la Agencia, con por lo menos un día de anticipación. Cuando se nombre a una persona a cumplir sus actividades, al mismo lugar, en fechas diferentes, puede elaborarse un solo nombramiento, siempre y cuando no exceda de 30 días calendario Formulario Viático Anticipo: Se pagará por anticipado los viáticos por día de comisión los que deberán estar aprobados por la Dirección Ejecutiva Cambio de lugar de destino: Si por alguna razón de fuerza mayor se tuvo que realizar un cambio en el lugar de destino, se deberá anexar una hoja indicando las justificaciones del cambio Formulario Viático Liquidación: Se deberán liquidar el monto de viáticos autorizados por la Dirección Ejecutiva de la Agencia, dentro del término de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión, acompañado del Informe del resultado de la comisión realizada, con el Visto Bueno del Coordinador del Componente y autorizado por Director Ejecutivo. Todos los documentos deben coincidir en fechas y lugares visitados para ser elegibles de pago Horarios para liquidación: Los horarios que regirán para la aplicación del pago de viáticos, serán los siguientes: El horario para tener derecho a cobrar desayuno la comisión debe salir antes de las 7:00 horas El horario para tener derecho a cobrar almuerzo la comisión debe salir antes de las 12:00 horas El horario para tener derecho a cobrar cena la comisión debe salir antes de las 19:00 horas Tarifa de Viáticos al Interior: Al interior del país se otorgará la tarifa que se describe en la tabla siguiente: Concepto (por día de comisión) Alimentación Hospedaje Total diario Valor (Quetzales) Q Q Q / 7

6 3. Viáticos al Exterior: Comprende gastos por concepto de hospedaje, alimentación y transporte terrestre, en el cumplimiento de comisiones de trabajo al exterior del país. Se reconocerá adicionalmente el pago de gastos conexos de comunicaciones oficiales e impuestos de salida, los gastos excepcionales que no estén contemplados dentro de los viáticos, que puedan ser justificados y aprobados por la Dirección Ejecutiva. Para el cobro y comprobación de viáticos, el expediente deberá documentarse de la forma siguiente: 3.1 Nombramiento para cumplimiento de las actividades en el exterior firmado por el Director Ejecutivo. 3.2 Formulario Viático Anticipo: Deberá presentar el nombramiento para cumplimiento de actividades en el exterior con al menos 15 días de anticipación y debidamente firmado y autorizado por el Director Ejecutivo. 3.3 Formulario Viático Liquidación: Se deberán liquidar en moneda nacional los gastos efectuados, utilizando el tipo de cambio del día en que se compren las divisas (adjuntar comprobante de compra emitido por el banco), dentro del término de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión, acompañado del Informe del resultado de la comisión realizada con el Visto Bueno de la Dirección Ejecutiva. Para la liquidación de gastos conexos se utilizará el tipo de cambio de referencia del Banco de Guatemala de la fecha de la liquidación. Adicionalmente deberá acompañarse con la siguiente documentación: Constancia de entrada y salida del país: Se deberá incluir copia del pasaporte completo, destacando los sellos de entrada al país visitado y de retorno a Guatemala Copia de Boleto Electrónico Boarding pass 3.4 Tarifa de Viáticos al Exterior: Al exterior del país se otorgará la tarifa única de viáticos de US$ diarios. 3.5 La asignación de los gastos de viáticos al exterior de los consultores, para el cumplimiento de sus actividades, se determinará tomando en cuenta el día de salida del país (se pagará completo) y para el retorno, se pagará el ochenta por ciento (80%), conforme la cuota diaria que le corresponde. 6 / 7

7 4. Asignaciones por Kilómetro Recorrido: Los vehículos que se utilicen para comisiones oficiales, transporte de pasajeros o de carga y para trabajos de campo, deberán ser dotados de combustible con la autorización del Director Ejecutivo de la Agencia. Para el efecto, en la tarjeta de control respectiva debe anotarse previamente la distancia a recorrer y el combustible a consumir de conformidad con la escala siguiente: Tipo de Transporte PARA UNIDADES DE TRANSPORTE ACCIONADAS CON GASOLINA Kilómetros por Galón Transporte pesado Camiones -Tanque y otros vehículos similares 6 Camiones y autobuses 10 Automóviles, pickups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares, según su cilindraje: De 4 cilindros De 6 cilindros De 8 cilindros De 8 cilindros de lujo PARA UNIDADES DE TRANSPORTE ACCIONADAS CON DIESEL Transporte pesado Camiones -Tanque y otros vehículos similares 14 Camiones y autobuses 16 Automóviles, pickups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares, según su cilindraje: De 4 cilindros De 6 cilindros De 8 cilindros De 8 cilindros de lujo MOTOCICLETAS De más de 30 HP De 10 a 30 HP Menores de 10 HP El recorrido de los vehículos se comprobará con el medidor de distancias de los mismos. Cuando en cumplimiento de una comisión se utilicen vehículos de cuatro (4) ruedas propiedad de las personas comisionadas, se reconocerá un quetzal (Q.2.00) por cada kilómetro recorrido, el cual cubre: desgaste, servicio de mantenimiento, combustibles, lubricantes y otros gastos similares. 7 / 7